धन खर्च करने के लिए 1सी ईआरपी अनुप्रयोग। दस्तावेज़ के साथ काम का विवरण "धन खर्च करने के लिए आवेदन
धन खर्च करने के लिए आवेदन तैयार करते समय बीडीडीएस वित्तीय नियंत्रण प्रणाली को लागू करने के लिए, अन्य विभागों के साथ वित्तीय विभाग की बातचीत का अध्ययन करना आवश्यक है, साथ ही एकीकृत नियामक और संदर्भ जानकारी विकसित करना आवश्यक है। यदि बजट के माध्यम से नकदी प्रवाह के नियंत्रण को स्वचालित करना संभव नहीं है, तो आप धन खर्च करने के अनुरोधों के माध्यम से इसे स्वचालित कर सकते हैं।
पहले, मैं JSC NAPO im में वित्तीय विभाग का प्रमुख था। वी. पी. चाकलोवा।" यह लगभग 7,000 लोगों के कर्मचारियों के साथ रूस में सबसे बड़े विमान निर्माण उद्यमों में से एक है। हालाँकि, कंपनी में नियोजन नियमों का पूर्णतः अभाव था पैसा खर्चना, भुगतान के लिए दस्तावेज़ तैयार करने के नियम, उनके अनुमोदन के सिद्धांत। इकाइयों ने मेमो के रूप में महीने या तिमाही के लिए धनराशि और बजट खर्च करने के अनुरोध प्रदान किए। साथ ही, बजट मदों और प्रपत्रों के साथ-साथ वित्तीय जिम्मेदारी केंद्रों की एक भी अनुमोदित सूची नहीं थी। परिणामस्वरूप, वित्तीय विभाग और अन्य विभागों के बीच लगातार टकराव पैदा हुआ; कर्मचारियों ने शिकायत की कि आवेदन खो गए, समय पर भुगतान नहीं किया गया, और परिणामस्वरूप, घोषित बजट पूरा नहीं हुआ।
भुगतान को सुव्यवस्थित करने और धन के व्यय पर नियंत्रण सुनिश्चित करने के लिए, मौजूदा सूचना प्रणाली "1सी: यूपीपी" और साइटलाइन पर आधारित बजट प्रणाली को लागू करने के लिए एक परियोजना के हिस्से के रूप में "ट्रेजरी" ब्लॉक को लागू करने का निर्णय लिया गया था। इसे प्राप्त करने के लिए, चार समस्याओं का समाधान किया गया।
धन के व्यय को नियंत्रित करने के लिए नकदी प्रवाह की संरचना करना
सबसे पहले, नकदी प्रवाह बजट के निर्माण की संरचना निर्धारित की गई थी: नकदी प्रवाह आइटम और उनकी प्राथमिकता, भुगतान रजिस्टर और भुगतान कैलेंडर के लिए फॉर्म, साथ ही व्यय और धन की प्राप्ति के लिए अनुरोध विकसित किए गए थे।
उपयोगकर्ताओं की सुविधा के लिए, भुगतान की प्राथमिकता को नकदी प्रवाह मदों से जोड़ने का निर्णय लिया गया, और साथ ही समझौते और केंद्रीय वित्तीय जिले के आधार पर वस्तुओं की पसंद को सीमित किया गया। भुगतान प्रक्रिया के आयोजन के लिए समान नियम सुनिश्चित करने के लिए जो सभी विभागों के लिए स्पष्ट हों, कंपनी ने "धन के व्यय के लिए सिद्धांत और प्रक्रियाएं" विनियमन विकसित और कार्यान्वित किया। इस दस्तावेज़ में शामिल हैं:
- धन की प्राप्ति और व्यय के लिए दस्तावेज़ तैयार करने के नियम;
- भुगतान के लिए दस्तावेजों के अनुमोदन और आदेश के लिए सिद्धांत और प्रक्रिया;
- परिचालन और वर्तमान भुगतान योजना के लिए एल्गोरिदम।
विनियमों का एक महत्वपूर्ण कार्य यह सुनिश्चित करना है कि कोई भी मौद्रिक व्यय संबंधित वस्तुओं के मूल्य से अधिक न हो डीडीएसप्रत्येक केंद्रीय संघीय जिले के लिए अनुमोदित बीडीडीएस (वार्षिक, त्रैमासिक या मासिक) के अनुसार।
धन खर्च करने के लिए अनुरोध उत्पन्न करने का परिचय
जब जिम्मेदार निष्पादक को भुगतान के प्रकार (नकद या गैर-नकद) की परवाह किए बिना, धन खर्च करने की आवश्यकता होती है, तो वह भुगतान के लिए अनुरोध बनाने के लिए बाध्य होता है। यह दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप से दो प्रणालियों में बनाया गया है: "1C: UPP" या SyteLine। भुगतान आरंभकर्ता को आवेदन में सभी आवश्यक विवरण भरने होंगे। इसके बाद, धनराशि खर्च करने के दस्तावेज़ स्वचालित रूप से "तैयार" स्थिति में सूचना प्रणाली "1C: UPP" पर अपलोड किए जाते हैं और वहां पोस्ट किए जाते हैं।
- बजट नियंत्रण प्रणाली कैसे व्यवस्थित करें: परियोजना अनुभव
आवेदन जमा करते समय, प्रत्येक डिवीजन (सीएफडी-निष्पादक और सीडीएफ-ग्राहक), परियोजना और अनुबंध के लिए महीने (तिमाही, वर्ष) के लिए डीडीएस मद के तहत शेष राशि की स्वचालित रूप से निगरानी की जाती है। यदि भुगतान दस्तावेज़ में निर्दिष्ट डीडीएस आइटमों में से किसी एक की सीमा पार हो गई है, तो इसे 1सी: यूपीपी सिस्टम में दर्ज किया जाता है, लेकिन पोस्ट नहीं किया जाता है। उसी समय, एक संबंधित सूचना संदेश जारी किया जाता है।
व्यवहार में, निम्नलिखित स्थिति उत्पन्न हो सकती है: डीडीएस मद के तहत सीमा समाप्त हो गई है, लेकिन धन खर्च करने के लिए आवेदन की उच्च प्राथमिकता है और इसे वर्तमान अवधि के लिए बजट में प्रदान नहीं किया गया था। इस मामले में, इस केंद्रीय संघीय जिले के डीडीएस के किसी अन्य लेख के तहत उपलब्ध धन का उपयोग करके समायोजन की संभावना या इस इकाई के बजट में बदलाव के लिए दस्तावेज़ की जाँच की जाती है।
यदि भुगतान रद्द करने का निर्णय लिया गया था या प्रतिपक्ष ने 1सी: यूपीपी प्रणाली में किए गए धन खर्च करने के आवेदन पर अपने भुगतान किए गए दायित्वों को पूरा नहीं किया (माल और सामग्री वितरित नहीं की, सेवा प्रदान नहीं की), तो संबंधित दस्तावेज़ 1C: UPP सिस्टम में और आवश्यक रूप से SyteLine सिस्टम में बंद होना चाहिए।
धनराशि खर्च करने के लिए आवेदन की स्वीकृति निम्नानुसार होती है। आवेदन मुद्रित किया जाता है, भुगतान के लिए आवश्यक दस्तावेज़ इसके साथ संलग्न होते हैं, और भुगतान अनुमोदन प्रक्रिया में शामिल अधिकारियों द्वारा इसका समर्थन किया जाता है। सभी स्वीकृत आवेदन धन की प्राप्ति और हस्तांतरण के रजिस्टर के अनुसार वित्तीय विभाग को प्रस्तुत किए जाते हैं, और उन्हें "स्वीकृत" का दर्जा दिया जाता है।
भुगतान का एक रजिस्टर और धन खर्च करने के लिए एक एप्लिकेशन बनाने के लिए एक योजना का विकास
वित्तीय विभाग के जिम्मेदार कर्मचारी अगले कारोबारी दिन के लिए भुगतान की योजना बनाने के लिए प्रतिदिन 1सी: यूपीपी प्रणाली में नकद और गैर-नकद भुगतान के लिए भुगतान का प्रारंभिक रजिस्टर बनाते हैं। रजिस्टर में वर्तमान दिन के 12 बजे से पहले वित्तीय विभाग को प्रस्तुत किए गए सभी आवेदन शामिल हैं। इस मामले में, प्रत्येक डिवीजन (सीएफडी-निष्पादक और सीडीएफ-ग्राहक), परियोजनाओं, अनुबंधों के लिए महीने (तिमाही, वर्ष) के लिए डीडीएस मद के तहत शेष राशि की दूसरी बार निगरानी की जाती है।
यदि चालू माह में नियोजित सीमा पार हो जाती है, तो धनराशि खर्च करने का आवेदन भुगतान रजिस्टर में शामिल नहीं किया जाता है। उसी समय, 1सी: यूपीपी प्रणाली में इसे "अस्वीकृत" का दर्जा दिया जाता है, और एक व्यावसायिक दिन के भीतर निर्णय लेने के लिए भुगतान आरंभकर्ता को हस्ताक्षर के तहत दस्तावेज़ वापस कर दिया जाता है।
1सी: यूपीपी प्रणाली में गठन के बाद, भुगतान का प्रारंभिक रजिस्टर मुद्रित किया जाता है और वित्तीय विभाग के प्रमुख, मुख्य लेखाकार और अर्थशास्त्र और वाणिज्य के उप महा निदेशक के साथ सहमति व्यक्त की जाती है। भुगतान दिवस की सुबह, प्रारंभिक रजिस्टर हस्ताक्षर के लिए महानिदेशक को प्रस्तुत किया जाता है। यदि, रजिस्टर के अनुमोदन के बाद, कुछ भुगतानों को बदलने की आवश्यकता होती है, तो 1सी: यूपीपी प्रणाली में वित्तीय विभाग के जिम्मेदार कर्मचारी धन खर्च करने के लिए आवेदनों में "व्यय की तिथि" को बदल देते हैं और उन्हें रजिस्टर से बाहर कर देते हैं। इसके बाद, भुगतान रजिस्टर को "स्वीकृत" का दर्जा दिया जाता है, और रजिस्टर में शामिल धनराशि खर्च करने के सभी आवेदनों को स्वचालित रूप से एक समान स्थिति प्राप्त होती है।
1सी: यूपीपी प्रणाली में भुगतान दस्तावेज (व्यय नकद आदेश और भुगतान आदेश) बनाना और पोस्ट करना केवल सामान्य निदेशक द्वारा अनुमोदित धन खर्च करने के लिए आवेदनों के आधार पर संभव है, भुगतान के परिचालन रजिस्टर में शामिल लोगों को छोड़कर। .
किए गए भुगतानों के बारे में जानकारी (धन खर्च करने के लिए आवेदन) 1C: UPP प्रणाली का उपयोग करके रिपोर्ट का उपयोग करके की जाती है:
- धन खर्च करने के लिए आवेदनों के रजिस्टर का विश्लेषण;
- डीडीएस मदों, आदेशों और वित्तपोषण के स्रोतों द्वारा भुगतान का वितरण;
- एफपी मदों द्वारा भुगतान का वितरण।
वित्तीय विभाग के कर्मचारियों द्वारा भुगतान के बारे में जानकारी दर्ज करने के बाद, भुगतान की तारीख से दो कार्य दिवसों के भीतर रिपोर्ट तैयार की जाती है।
चालू माह के बजट द्वारा अनुमोदित धनराशि खर्च करने के सभी आवेदन, लेकिन इस अवधि में भुगतान नहीं किए गए, वित्तीय विभाग के प्रमुख के साथ समझौते में अगले नियोजित माह के बजट में आरंभ करने वाले विभागों द्वारा शामिल किए जाते हैं। बदले में, वह ऐसे सभी अनुप्रयोगों में चालू माह के अंतिम कार्य दिवस पर "व्यय की तिथि" पैरामीटर को अगले नियोजित माह के दूसरे कार्य दिवस में बदल देता है।
भुगतान कैलेंडर तैयार करना
परिचालन और वर्तमान नकदी प्रवाह योजना के प्रयोजन के लिए, नियोजित रसीदों और धन खर्च करने के अनुरोध जैसे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आधार पर 1सी: यूपीपी प्रणाली में एक भुगतान कैलेंडर तैयार किया जाता है।
- भुगतान कैलेंडर: नकदी प्रबंधन उपकरण बनाने के कार्य
भुगतान कैलेंडर का समायोजन (संतुलन) उसके विश्लेषण के परिणामों के आधार पर, प्राप्तियों और भुगतान की योजनाओं में परिवर्तन को ध्यान में रखते हुए प्रतिदिन किया जाता है। इस घटना के दौरान, यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि सभी खातों और नकदी रजिस्टरों में दैनिक कुल नकदी शेष गैर-नकारात्मक है। ऐसे मामलों में जहां यह मान सकारात्मक है, लेकिन व्यक्तिगत खातों में या नकदी रजिस्टर में खर्चों का भुगतान करने के लिए पर्याप्त धनराशि नहीं है, अन्य खातों से धन स्थानांतरित करने का निर्णय लिया जाता है। शेष राशि के आकार के आधार पर, घाटे को खत्म करने या कंपनी के मुफ्त फंड का उपयोग करने के उपाय किए जाते हैं:
- धन की कमी की स्थिति में, उन आवेदनों में व्यय तिथि को बाद की तारीख में बदलना आवश्यक है जिनके लिए भुगतान तिथि (महत्वपूर्ण) अभी तक नहीं आई है;
- यदि कोई अधिशेष है जो अप्रत्याशित खर्चों के लिए स्थापित रिजर्व की राशि से अधिक है, तो स्थापित समय सीमा से पहले भुगतान तिथि (योजनाबद्ध) वाले अनुप्रयोगों में, भुगतान आरंभकर्ता के साथ समझौते में, व्यय तिथि को पहले की तारीख में बदल दिया जाता है;
- यदि नकद अधिशेष की राशि उद्यम की जरूरतों से अधिक है, तो जारी राशि का उपयोग करने के विकल्पों पर निर्णय लिया जाता है।
कार्यान्वित समाधान के लिए धन्यवाद, कंपनी वास्तविक समय में नकदी बजट के दोहरे नियंत्रण को लागू करने, प्रक्रिया में प्रतिभागियों के बीच प्रतिक्रिया स्थापित करने, नकदी अंतराल के जोखिम को कम करने और धन के अधिक तर्कसंगत उपयोग को व्यवस्थित करने में सक्षम थी।
लारिसा काजाकोवा, पीए पोलेट - संघीय राज्य एकात्मक उद्यम जीकेएनपीटी की शाखा। एम.वी. ख्रुनिचेव"
13 वर्षों से अधिक समय से वित्तीय क्षेत्र में काम कर रहे हैं। वह मार्केटसर्विस एलएलसी, कमर्शियल इक्विपमेंट फैक्ट्री ग्रुप ऑफ कंपनीज जैसी कंपनियों की वित्तीय निदेशक और जेएससी एनएपीओ आईएम में वित्तीय विभाग की प्रमुख थीं। वी. पी. चाकलोवा", आईलॉजिस्टिका ग्रुप ऑफ कंपनीज। दिसंबर 2014 से, वह संघीय राज्य एकात्मक उद्यम GKNPTs im की एक शाखा, पीए पोलेट में काम कर रहे हैं। एम.वी. कार्यान्वित की गई महत्वपूर्ण परियोजनाओं में मार्केटसर्विस एलएलसी में BEST-4, "1C: 7" प्रणाली में बाद के स्वचालन के साथ प्रबंधन लेखांकन की स्थापना और कार्यान्वयन शामिल है; कंपनियों के व्यापार उपकरण संयंत्र समूह में एक बजट प्रणाली की शुरूआत, प्रबंधन लेखांकन और वित्तीय स्थिरता की बहाली; JSC NAPO im में विकास और कार्यान्वयन। प्राप्य खातों की निगरानी, नकद प्रवाह बजट के निष्पादन और निगरानी के लिए वी.पी. चाकलोव" प्रणाली। वर्तमान में, वह पोलेट सॉफ्टवेयर में 1C: UPP 1.3 प्लेटफॉर्म पर आधारित मेमोरियल ऑर्डर सिस्टम से 1C: UPP सिस्टम में लेखांकन और कर लेखांकन को स्थानांतरित करने के लिए एक परियोजना लागू कर रहा है।
तर्कसंगत रूप से पैसा खर्च करने के लिए, कुछ जरूरतों पर खर्च करने की व्यवहार्यता का विश्लेषण करना आवश्यक है। कंपनी का कोई भी कर्मचारी कुछ लागतों में रुचि रखता है, लेकिन वास्तविक आवश्यकता, वर्तमान बजट को देखते हुए, अक्सर अधीनता के पदानुक्रम में उच्चतर लोगों द्वारा ही निर्धारित की जा सकती है।
अपनी जरूरतों को पूरा करने के लिए, एक कर्मचारी प्रबंधक को एक ज्ञापन लिखता है, प्रबंधक, बदले में, इसे अपने प्रबंधक के साथ समन्वयित करता है, और इसी तरह... प्रबंधक उन लागत मदों के अनुसार धन के व्यय पर सहमत होते हैं जिनमें वे सक्षम हैं। अक्सर ऐसा भी होता है कि अलग-अलग लोग लागत की मात्रा के आधार पर एक ही लागत मद पर सहमत होते हैं। उदाहरण के लिए, मैनेजर इवानोव केवल 10 हजार रूबल के भीतर के खर्चों को मंजूरी दे सकता है। यदि राशि 10 हजार से अधिक है, तो पेत्रोव इसे मंजूरी दे देता है। या किसी निश्चित विभाग का एक कर्मचारी सभी विभागों के लिए लागत की व्यवहार्यता का मूल्यांकन कर सकता है। कई स्थितियाँ हो सकती हैं.
"इलेक्ट्रॉनिक एप्लिकेशन" सबसिस्टम उपकरणों का एक सेट है जो धन खर्च करने के लिए आवेदनों को मंजूरी देने के चरण को सरल बनाता है। लचीली सेटिंग्स आपको समाधानकर्ताओं और अनुमोदन आदेश को निर्धारित करने के लिए विभिन्न स्थितियों का वर्णन करने की अनुमति देती हैं।
उपप्रणाली है:
आगामी खर्चों का विश्लेषण करने के लिए आवेदनों पर रिपोर्ट:
सबसिस्टम को मानक कॉन्फ़िगरेशन, जैसे यूपीपी 1.3, केए 1.1, यूटी 10.3 में एकीकृत करना सुविधाजनक है। सबसिस्टम स्थापित करते समय, मानक कॉन्फ़िगरेशन ऑब्जेक्ट प्रभावित नहीं होते हैं (एप्लिकेशन में फ़ाइलें संलग्न करने के लिए "अतिरिक्त सूचना संग्रहण" निर्देशिका की "ऑब्जेक्ट" विशेषता के अपवाद के साथ), जो आपको सेटिंग्स खोए बिना कॉन्फ़िगरेशन अपडेट को तुरंत इंस्टॉल करने की अनुमति देता है।
सबसिस्टम निम्नलिखित कॉन्फ़िगरेशन में नियमित रूपों पर चलता है:
- "प्रोडक्शन एंटरप्राइज मैनेजमेंट" कॉन्फ़िगरेशन में, रिलीज़ 1.3.2.1 से शुरू होकर 10.3.32.2 तक।
- में "व्यापक स्वचालन" विन्यास,रिलीज़ 1.1.1.1 से शुरू होकर 1.1.61.2 तक।
- में "व्यापार प्रबंधन" कॉन्फ़िगरेशन, रिलीज़ 10.3.3.3 से शुरू होकर 1.3.66.2 तक।
प्लेटफॉर्म 8.2 और 8.3 पर काम करता है।
अन्य कॉन्फ़िगरेशन के लिए, संशोधन की आवश्यकता हो सकती है, जिसमें 1 से 10 घंटे लगेंगे। प्रति घंटा दर 1000 आरयूआर/घंटा।
सबसिस्टम कोड पूरी तरह से खुला है, इसलिए आप अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप सबसिस्टम में कार्यक्षमता जोड़ सकते हैं या संशोधन के लिए मुझसे संपर्क कर सकते हैं।
यदि आपके पास सबसिस्टम की कार्यक्षमता में सुधार के लिए कोई सुझाव है, तो कृपया मुझे लिखें। यदि संभव हुआ तो सबसिस्टम में सुधार किया जाएगा और एक नया संस्करण जारी किया जाएगा। सभी संशोधन निःशुल्क प्रदान किये जाते हैं। सुधार विस्तृत इंस्टॉलेशन निर्देशों के साथ कॉन्फ़िगरेशन के रूप में होंगे।
तकनीकी समर्थन नि:शुल्क लिखित रूप में। स्काइप के माध्यम से संचार करना और 1000 रूबल/घंटा की दर से आपके कंप्यूटर से जुड़ना संभव है।
उपप्रणाली का उपयोग करने वाली नौकरियों की संख्या सीमित नहीं है।
खरीदने के कारण:
1. सबसिस्टम पैसा खर्च करने की दक्षता को नियंत्रित करने में मदद करेगा।
2. आप हमेशा ट्रैक कर सकते हैं कि लागत किसने शुरू की और वे किसके साथ सहमत हुए।
3. आपको भुगतान दस्तावेज़ों के स्कैन संग्रहीत करने की अनुमति देता है।
सबसिस्टम को एक बड़ी ट्रेडिंग कंपनी में विकसित, डिबग और कार्यान्वित किया गया था। इलेक्ट्रॉनिक अनुप्रयोगों के उपयोग से अनुमोदन समय को कम करना और नियंत्रण बढ़ाना संभव हो गया खर्चनिधि.
इस सबसिस्टम के विकास में 90 घंटे से अधिक का समय लगा व्यक्तिगत रूप सेकंपनी की विशिष्टताओं के लिए.
डिलीवरी में संयोजन के लिए एक कॉन्फ़िगरेशन फ़ाइल, इंस्टॉलेशन निर्देश और एक उपयोगकर्ता मैनुअल शामिल है।
1 महीने की निःशुल्क तकनीकी सहायता।
पैसे वापस गारंटी
यदि प्रोग्राम विवरण में घोषित कार्यक्षमता के अनुरूप नहीं है तो इन्फोस्टार्ट एलएलसी आपको 100% रिफंड की गारंटी देता है। यदि आप हमारे खाते में धन प्राप्त होने की तारीख से 14 दिनों के भीतर अनुरोध करते हैं तो पूरा पैसा वापस किया जा सकता है।
कार्यक्रम इतना कारगर साबित हुआ है कि हम पूरे विश्वास के साथ ऐसी गारंटी दे सकते हैं। हम चाहते हैं कि हमारे सभी ग्राहक अपनी खरीदारी से संतुष्ट हों।
दस्तावेज़ "धन खर्च करने का अनुरोध" का उद्देश्य नकद या गैर-नकद भुगतान (भुगतान का समूह) करने या धन स्थानांतरित करने के निर्णय को रिकॉर्ड करना है। दस्तावेज़ विवरण और उनके उपयोग की प्रक्रिया मूल रूप से "भुगतान आदेश (आउटगोइंग)" और "नकद व्यय आदेश" दस्तावेजों के समान है।
आरक्षण और प्लेसमेंट पैरामीटर स्वचालित रूप से भरे जा सकते हैं। इस प्रयोजन के लिए, दस्तावेज़ झंडे और प्रदान करता है "स्वचालित प्लेसमेंट".
यदि ये झंडे सेट हैं, तो बटन पर क्लिक करने पर "प्लेसमेंट" कॉलम स्वचालित रूप से भरा जा सकता है "भरें और पोस्ट करें".
स्वचालित और मैन्युअल प्लेसमेंट योजना को जोड़ा जा सकता है। जब झंडे लगाए जाते हैं "स्वचालित आरक्षण"और "स्वचालित प्लेसमेंट"आप आवेदन राशि के भाग के लिए प्लेसमेंट विकल्प को मैन्युअल रूप से निर्दिष्ट कर सकते हैं। फिर जब आप बटन दबाएंगे "भरें और पोस्ट करें"केवल शेष राशि के लिए स्वचालित प्लेसमेंट होगा।
जब ऑपरेशन प्रकार "पर सेट किया जाता है आपूर्तिकर्ता को भुगतान"या " खरीदार को धन वापसी"प्रतिपक्षकारों के साथ परिचालन निपटान में परिवर्तन किए जाते हैं।
दस्तावेज़ "धन खर्च करने के लिए आवेदन" के आधार पर, बैंक और नकद भुगतान दस्तावेज़ दर्ज किए जा सकते हैं। ऐसे दस्तावेज़ अपेक्षित प्रदान करते हैं " बोली लगाना", जो आपके टाइप करते ही भर दिया जाता है या मैन्युअल रूप से भरा जा सकता है। धनराशि खर्च करने के लिए एक निर्दिष्ट आवेदन के साथ भुगतान दस्तावेज़ पोस्ट करते समय, इस आवेदन के लिए बकाया भुगतान के वर्तमान शेष के साथ दस्तावेज़ राशि के अनुपालन की जाँच की जाती है।
अतिरिक्त अधिकार स्थापित करते समय, उपयोगकर्ता को धन खर्च करने के लिए आवेदन का संकेत दिए बिना भुगतान दस्तावेजों को संसाधित करने से रोकना संभव है।
दस्तावेज़ "धन के व्यय के लिए अनुरोध" नकदी प्रबंधन उपप्रणाली और बजट उपप्रणाली के बीच एक कड़ी के रूप में भी काम कर सकता है। इस प्रयोजन के लिए, एप्लिकेशन "बजट ऑपरेशन" दस्तावेज़ (योजना परिदृश्य, टर्नओवर आइटम, केंद्रीय वित्तीय जिला, परियोजना, आदि) के समान विवरण का एक ब्लॉक प्रदान करता है। निर्दिष्ट विवरणों का उपयोग करते हुए, आवेदन जमा करते समय, पहले से स्थापित सीमित मूल्यों के साथ व्यय के लिए अनुमोदित धनराशि की कुल राशि के अनुपालन की निगरानी की जाती है।
एप्लिकेशन अनुमोदन तंत्र का उपयोग करते समय एप्लिकेशन के साथ काम करने की विशेषताएं
आवेदन अनुमोदन तंत्र का उपयोग वैकल्पिक रूप से किया जाता है: संगठनों की सूची के लिए।
एप्लिकेशन मिलान तंत्र का उपयोग करते समय, निम्नलिखित विशेषताएं उत्पन्न होती हैं:
वह उपयोगकर्ता जिसका आवेदन वर्तमान में स्वीकृत किया जा रहा है
उपयोगकर्ता अनुमोदन के उच्च चरणों में किसी एप्लिकेशन को मंजूरी दे रहे हैं
अन्य उपयोगकर्ता एप्लिकेशन को नहीं बदल सकते.स्थिति एक अलग कॉलम में प्रदर्शित होती है
ऑर्डर स्थिति के आधार पर समूहीकरण का उपयोग किया जाता है
एप्लिकेशन को पृष्ठभूमि रंग से हाइलाइट किया जाता है
अस्वीकृत - गुलाबी
यदि एप्लिकेशन किसी संगठन को इंगित नहीं करता है, तो यह एप्लिकेशन अनुमोदन में भाग नहीं लेता है
आवेदन को मंजूरी देने का मार्ग आवेदन में निर्दिष्ट प्रभाग के आधार पर सेटिंग्स के अनुसार निर्धारित किया जाता है।
यदि आवेदन ने अनुमोदन मार्ग पारित नहीं किया है (आवेदन की स्थिति "स्वीकृत" नहीं है), तो इसके आधार पर भुगतान दस्तावेज़ जारी नहीं किया जा सकता है
यदि आवेदन अनुमोदन मार्ग से गुजरना शुरू हो जाता है, तो आवेदन को बदला जा सकता है
यदि आदेश "स्वीकृत" स्थिति में है, तो इसे बदला नहीं जा सकता
यदि आवेदन "अस्वीकृत" स्थिति में प्रवेश करता है, तो आवेदन रद्द कर दिया जाता है
आवेदनों की वर्तमान स्थिति आवेदनों की सूची में है
आधुनिक प्रतिस्पर्धी माहौल में किसी उद्यम के प्रभावी अस्तित्व के लिए एक अभिन्न शर्त एक प्रभावी नकदी प्रवाह प्रबंधन तंत्र का निर्माण है जो त्वरित और विश्वसनीय जानकारी का सृजन, आपसी बस्तियों का विनियमन, भुगतान अनुशासन में वृद्धि और अंततः नकदी में तेजी सुनिश्चित करता है। टर्नओवर.
कॉन्फ़िगरेशन में स्वचालित उद्यम नकदी प्रबंधन के लिए उपकरण शामिल हैं, जो दो मुख्य कार्य करता है:
- निपटान खातों और कैश डेस्क पर उद्यम के धन की वास्तविक आवाजाही का परिचालन लेखांकन;
- उद्यम की नकद प्राप्तियों और व्यय की परिचालन योजना।
किसी उद्यम के व्यय और धन की प्राप्ति की सामान्य योजना बजटिंग के ढांचे के भीतर की जाती है। तैयार की जा रही वित्तीय योजना - बजट - नकदी प्रबंधन उपप्रणाली के लिए दिशानिर्देशों और बाधाओं के एक सेट के रूप में कार्य करती है।
लेकिन नकदी प्रबंधन कार्यक्षमता के ढांचे के भीतर, एक परिचालन वित्तीय योजना बनाए रखी जाती है - एक भुगतान कैलेंडर। कई दिन पहले भुगतान कैलेंडर बनाना समझदारी है।
भुगतान कैलेंडर धनराशि खर्च करने और नियोजित नकद प्राप्तियों के अनुरोधों का एक संग्रह है। भुगतान कैलेंडर को उन स्थानों के विवरण के साथ संकलित किया गया है जहां धन संग्रहीत किया जाता है - बैंक खाते और उद्यम के कैश डेस्क। भुगतान कैलेंडर संकलित करते समय, इसकी व्यवहार्यता स्वचालित रूप से जाँच की जाती है - उन स्थानों पर नकदी भंडार की पर्याप्तता जहां वे संग्रहीत हैं।
वित्तीय नियोजन कार्य का विभाजन दो कॉन्फ़िगरेशन उपप्रणालियों में - बजटिंग उपप्रणाली और नकदी प्रबंधन उपप्रणाली - उद्यम के विभिन्न विभागों और कर्मचारियों के बीच वित्तीय प्रबंधन कार्यों के विभाजन से मेल खाता है। यदि बजट वित्तीय सेवाओं द्वारा तैयार किया जाता है, तो धन खर्च करने के अनुरोध कर्मचारियों और विभागों द्वारा उत्पन्न होते हैं जो सीधे कंपनी के समकक्षों के साथ बातचीत करते हैं।
कॉन्फ़िगरेशन में, मौद्रिक दस्तावेज़ उत्पन्न होते हैं (भुगतान आदेश, नकद रसीदें और डेबिट आदेश इत्यादि), "बैंक क्लाइंट" जैसे विशेष बैंकिंग कार्यक्रमों के साथ बातचीत सुनिश्चित की जाती है, वित्तीय प्रवाह नियंत्रित होते हैं, और भंडारण क्षेत्रों में धन की उपलब्धता होती है निगरानी की गई. विदेशी मुद्राओं में नकद भुगतान की संभावना प्रदान की गई है।
दस्तावेज़ "धन खर्च करने के लिए आवेदन" का उपयोग नकद या गैर-नकद भुगतान (भुगतान का समूह) करने या धन स्थानांतरित करने के निर्णय को पंजीकृत करने के लिए किया जाता है। दस्तावेज़ पैरामीटर और उनके आवेदन की विधि अक्सर "भुगतान आदेश (आउटगोइंग)" और "नकद व्यय आदेश" दस्तावेजों के समान होती है।
आरक्षण और आवास विवरण स्वचालित रूप से दर्ज किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ में "स्वचालित आरक्षण" और "स्वचालित प्लेसमेंट" चेकबॉक्स असाइन किए गए हैं।
यदि ये चेकबॉक्स चेक किए गए हैं, तो "प्लेसमेंट" कॉलम "भरें और पोस्ट करें" बटन पर क्लिक करके स्वचालित रूप से भरा जा सकता है।
स्वचालित और मैन्युअल प्लेसमेंट तकनीकों को संयोजित करने की अनुमति है। यदि "स्वचालित आरक्षण" और "स्वचालित प्लेसमेंट" चेकबॉक्स चयनित हैं, तो आवेदन राशि के हिस्से के लिए प्लेसमेंट के मामले को मैन्युअल रूप से निर्धारित करने की अनुमति है। इस मामले में, जब आप "भरें और पोस्ट करें" बटन पर क्लिक करते हैं, तो स्वचालित प्लेसमेंट केवल शेष राशि के लिए होगा।
जब ऑपरेशन का प्रकार "आपूर्तिकर्ता को भुगतान" या "उपभोक्ता को पैसे की वापसी" पर सेट किया जाता है, तो समकक्षों के साथ परिचालन निपटान संपादित किया जाता है।
दस्तावेज़ "धन खर्च करने के लिए आवेदन" के आधार पर, बैंक और नकद भुगतान दस्तावेज़ भरे जा सकते हैं। ऐसे दस्तावेज़ों में एक "आवेदन" पैरामीटर होता है, जिसे आधार भरते समय दर्ज किया जाता है या मैन्युअल रूप से दर्ज किया जा सकता है। धनराशि खर्च करने के लिए दिए गए आवेदन के साथ भुगतान दस्तावेजों को संसाधित करते समय, इस आवेदन के लिए बकाया भुगतान के वर्तमान शेष के लिए दस्तावेज़ राशि का अनुपात नियंत्रित किया जाता है।
अतिरिक्त अधिकार स्थापित करते समय, उपयोगकर्ता को धन खर्च करने के लिए आवेदन को परिभाषित किए बिना भुगतान दस्तावेज़ पोस्ट करने से रोकना संभव है।
दस्तावेज़ "धन के व्यय के लिए अनुरोध" नकदी प्रबंधन उपप्रणाली और बजट उपप्रणाली के बीच एक कड़ी के रूप में भी काम कर सकता है। ऐसा करने के लिए, एप्लिकेशन "बजट ऑपरेशन" दस्तावेज़ (योजना परिदृश्य, टर्नओवर आइटम, केंद्रीय वित्तीय जिला, परियोजना, आदि) के समान मापदंडों का एक ब्लॉक लागू करता है। दिए गए विवरण का उपयोग करते हुए, आवेदन के दौरान पहले निर्दिष्ट सीमित मूल्यों को खर्च करने के लिए अनुमोदित धन की सामान्यीकृत राशि का अनुपात नियंत्रित किया जाता है
दस्तावेज़ में एप्लिकेशन (फ़ाइलें, नमूना दस्तावेज़) का वर्णन करने वाली अतिरिक्त जानकारी के लिंक संग्रहीत करने की क्षमता भी है।
एप्लिकेशन अनुमोदन एल्गोरिदम लागू करते समय एप्लिकेशन के साथ काम करने की बारीकियां
एप्लिकेशन अनुमोदन एल्गोरिदम का उपयोग वैकल्पिक रूप से किया जाता है: उद्यमों की सूची के लिए।
ऑर्डर मिलान एल्गोरिदम लागू करते समय, निम्नलिखित बारीकियाँ दिखाई देती हैं:
* यदि एप्लिकेशन किसी संगठन को निर्दिष्ट नहीं करता है, तो यह एप्लिकेशन अनुमोदन में भाग नहीं लेता है
* आवेदन को मंजूरी देने का मार्ग आवेदन में निर्दिष्ट प्रभाग के आधार पर सेटिंग्स के अनुसार निर्धारित किया गया है।
* यदि आवेदन ने अनुमोदन मार्ग पारित नहीं किया है (आवेदन की स्थिति "स्वीकृत" नहीं है), तो इसके आधार पर भुगतान दस्तावेज़ पंजीकृत करना निषिद्ध है
* यदि एप्लिकेशन अनुमोदन मार्ग से गुजरना शुरू कर देता है, तो आप एप्लिकेशन को संपादित कर सकते हैं
o वह उपयोगकर्ता जिसका आवेदन वर्तमान में अनुमोदन के लिए लंबित है
o उपयोगकर्ता अनुमोदन के उच्च चरणों में आवेदन को मंजूरी दे रहे हैं
अन्य उपयोगकर्ता एप्लिकेशन को संपादित नहीं कर पा रहे हैं.
* यदि एप्लिकेशन "स्वीकृत" स्थिति में है, तो यह संपादन के लिए उपलब्ध नहीं है
* यदि आवेदन "अस्वीकृत" स्थिति में प्रवेश करता है, तो आवेदन रद्द कर दिया जाता है
* आवेदनों की वर्तमान स्थिति आवेदनों की सूची में है
o स्थिति एक अलग कॉलम में दिखाई गई है
o आवेदन की स्थिति के आधार पर समूहीकरण लागू किया गया है
o एप्लिकेशन को पृष्ठभूमि रंग से हाइलाइट किया जाता है
अस्वीकृत - गुलाबी
आस्थगित - धूसर
स्वीकृत - हरा
o उनकी स्थिति के साथ आवेदनों की सूची देखी जा सकती है
- अनुरोधों की सूची में एक प्रबंधित एप्लिकेशन में (अनुभाग "पैसा खर्च करने के लिए अनुरोध")
एक नियमित अनुप्रयोग में (नकद प्रबंधन इंटरफ़ेस, मेनू "योजना - अनुप्रयोग -
आवेदन अनुमोदन स्थिति")