자금 지출을 위한 1c ERP 애플리케이션입니다. "자금 지출 신청"문서 작업 설명

자금 지출 신청서 생성 시 BDDS 재무 관리 시스템을 구현하려면 재무 부서와 다른 부서 간의 상호 작용을 연구하고 통일된 규제 및 참조 정보를 개발해야 합니다. 예산을 통해 현금 흐름 제어를 자동화할 수 없는 경우 자금 지출 요청을 통해 자동화할 수 있습니다.

이전에는 JSC NAPO im에서 재무 부서를 이끌었습니다. V. P. Chkalova." 이는 약 7,000명의 직원을 보유한 러시아 최대 항공기 제조 기업 중 하나입니다. 그러나 회사에는 계획 규칙이 전혀 없었습니다. 돈을 쓰다, 지불 문서 작성 규정, 승인 원칙. 각 부서에서는 월별 또는 분기별 자금 및 예산 지출 요청을 메모 형식으로 제공했습니다. 동시에 승인된 예산 항목 및 양식 목록과 재정 책임 센터가 하나도 없었습니다. 결과적으로 재무 부서와 다른 부서 사이에 끊임없는 갈등이 발생했으며 직원들은 신청서가 제때 지불되지 않고 분실되어 명시된 예산이 이행되지 않는다고 불평했습니다.

지불을 간소화하고 자금 지출을 통제하기 위해 기존 정보 시스템 "1C: UPP" 및 SyteLine을 기반으로 예산 시스템을 구현하는 프로젝트의 일부로 "재무부" 블록을 구현하기로 결정했습니다. 이를 달성하기 위해 네 가지 문제가 해결되었습니다.

자금 지출을 통제하기 위해 현금 흐름을 구조화

우선, 현금 흐름 예산 구성 구조가 결정되었습니다. 현금 흐름 항목과 우선 순위, 지불 등록 양식 및 지불 일정, 자금 지출 및 수령 요청이 개발되었습니다.

이용자의 편의를 위해 결제 우선순위를 현금흐름 항목으로 묶는 동시에 약정 및 금융중심지역에 따라 항목 선택을 제한하기로 했다. 모든 부서에서 명확하게 결제 프로세스를 구성하는 통일된 규칙을 보장하기 위해 회사는 "자금 사용 원칙 및 절차" 규정을 개발하고 시행했습니다. 이 문서에는 다음이 포함됩니다.

자금 수령 및 지출에 관한 문서 준비 규칙;
승인 원칙 및 절차와 지불 문서 순서;
운영 및 현재 지불 계획을 위한 알고리즘.

규정의 중요한 임무는 금전적 지출이 해당 항목의 가치를 초과하지 않는 금액으로 제한되도록 하는 것입니다. DDS각 중앙 연방 지구에 대해 승인된 BDDS(연간, 분기별 또는 월별)에 따라.

자금 지출 요청 생성 소개

책임집행자가 지불 방식(현금 또는 비현금)에 관계없이 자금을 지출해야 하는 경우 지불 요청을 작성할 의무가 있습니다. 이 문서는 "1C: UPP" 또는 SyteLine이라는 두 가지 시스템에서 전자적으로 생성됩니다. 결제 개시자는 신청서에 필요한 모든 세부 정보를 입력해야 합니다. 다음으로 자금 지출 문서가 "준비됨"상태로 정보 시스템 "1C : UPP"에 자동으로 업로드되어 게시됩니다.

예산 관리 시스템 구성 방법 : 프로젝트 경험

신청서를 제출하면 해당 월(분기, 연도)의 DDS 항목에 있는 잔액이 부서(CFD 실행자 및 CDF 고객), 프로젝트 및 계약별로 자동으로 모니터링됩니다. 결제 문서에 지정된 DDS 항목 중 하나에 대한 한도를 초과하면 1C: UPP 시스템에 기록되지만 게시되지는 않습니다. 동시에 해당 정보 메시지가 발행됩니다.

실제로 다음과 같은 상황이 발생할 수 있습니다. DDS 항목에 따른 한도가 소진되었지만 자금 지출 신청의 우선순위가 높으며 현재 기간의 예산에 제공되지 않았습니다. 이 경우 이 중앙 연방 지구 DDS의 다른 조항 또는 이 단위의 예산 변경에 따라 사용 가능한 자금을 사용하여 조정 가능성이 있는지 문서를 확인합니다.

1C : UPP 시스템에서 자금 지출 신청에 대해 지불 취소 결정이 내려 졌거나 상대방이 지불 의무를 이행하지 않은 경우 (상품 및 자재를 배송하지 않았거나 서비스를 제공하지 않음) 해당 문서 1C: UPP 시스템과 반드시 SyteLine 시스템에서 닫혀야 합니다.

자금 지출 신청 승인은 다음과 같이 이루어집니다. 신청서가 인쇄되고, 결제에 필요한 서류가 첨부되며, 결제 승인 과정에 참여하는 담당자의 승인을 받습니다. 승인된 모든 신청서는 자금 수령 및 이체 등록에 따라 재무 부서에 제출되며 "수락됨" 상태로 지정됩니다.

지불 등록 생성 및 자금 지출 신청 계획 개발

재무 부서의 담당 직원은 매일 1C: UPP 시스템에서 현금 및 비현금 지불에 대한 예비 지불 등록을 생성하여 다음 영업일 지불을 계획합니다. 등록부에는 당일 정오 12시 이전에 재무부에 제출된 모든 신청서가 포함됩니다. 동시에, 월(분기, 연도)에 대한 DDS 항목의 잔액은 각 부서(CFD 실행자 및 CDF 고객), 프로젝트, 계약에 대해 두 번째로 모니터링됩니다.

이번 달에 계획된 한도를 초과하는 경우 자금 지출 신청이 지불 기록에 포함되지 않습니다. 동시에 1C: UPP 시스템에서는 "거부됨" 상태가 할당되고 영업일 기준 1일 이내에 문서는 결정을 내리기 위해 서명을 받아 결제 개시자에게 반환됩니다.

1C: UPP 시스템이 형성된 후 예비 지불 등록이 인쇄되고 재무 부서장, 최고 회계사 및 경제 및 상업 부국장과 합의됩니다. 결제일 오전에 예비등록부를 사무국장에게 제출하여 서명을 받습니다. 등록 승인 후 일부 지불을 변경해야 하는 경우 1C: UPP 시스템의 재무 부서 담당 직원이 자금 지출 신청 시 "비용 날짜"를 변경하고 등록에서 제외합니다. 그 후 지불 등록에는 "승인됨" 상태가 할당되고 등록에 포함된 자금 지출에 대한 모든 신청은 자동으로 유사한 상태를 받게 됩니다.

1C : UPP 시스템에서 지불 문서 (비용 현금 주문 및 지불 주문)를 생성하고 게시하는 것은 지불 운영 등록에 포함 된 것을 제외하고 총책임자가 승인 한 자금 지출 신청을 기반으로 만 가능합니다. .

결제에 대한 정보(자금 지출 신청)는 다음과 같은 보고서를 사용하여 1C: UPP 시스템을 사용하여 수행됩니다.

자금 지출 신청 등록 분석
DDS 품목, 주문 및 자금 출처별 지불금 분배
FP 품목별 지급분배.

보고서는 결제일로부터 영업일 기준 2일 이내에 재무 부서 직원이 결제 정보를 입력한 후 생성됩니다.

당월 예산에 의해 승인되었지만 이 기간에 지불되지 않은 자금 지출에 대한 모든 요청은 재무 부서장의 동의에 따라 다음 달 예산의 시작 부서에 포함됩니다. 그러면 그는 이번 달의 마지막 영업일에 모든 신청서에서 "비용 날짜" 매개변수를 다음 계획된 달의 두 번째 영업일로 변경합니다.

지불 달력 작성

운영 및 현재 현금 흐름 계획을 위해 계획된 영수증 및 지출 자금 요청과 같은 전자 문서를 기반으로 1C: UPP 시스템에서 지불 달력이 생성됩니다.

지불 달력: 현금 관리 도구 생성 작업

지불 달력의 조정(균형 조정)은 분석 결과에 따라 영수증 및 지불 계획의 변경 사항을 고려하여 매일 수행됩니다. 이 이벤트 동안 모든 계좌와 금전 등록기의 일일 총 현금 잔액이 마이너스가 아닌지 확인해야 합니다. 이 값이 양수이지만 개인 계좌나 금전 등록기에 비용을 지불할 자금이 충분하지 않은 경우 다른 계좌에서 돈을 이체하기로 결정합니다. 잔액 규모에 따라 적자를 없애거나 회사의 무료 자금을 사용하기 위한 조치가 취해집니다.

자금이 부족한 경우 지불 날짜(중요)가 아직 도착하지 않은 신청서의 비용 날짜를 나중 날짜로 변경해야 합니다.
예상치 못한 비용에 대해 설정된 준비금 금액을 초과하는 잉여금이 있는 경우, 지불 날짜가 설정된 마감일보다 빠른 경우(예정) 지불 개시자와 합의하여 비용 날짜가 더 빠른 날짜로 변경됩니다.
현금 잉여 금액이 기업의 요구 사항을 초과하는 경우 출시된 금액 사용 옵션에 대한 결정이 내려집니다.

구현된 솔루션 덕분에 회사는 실시간으로 현금 예산에 대한 이중 제어를 구현하고, 프로세스 참가자 간의 피드백을 설정하고, 현금 격차의 위험을 줄이고, 보다 합리적인 자금 사용을 구성할 수 있었습니다.

Larisa Kazakova, PA Polet - 연방정부 단일 기업 GKNPTs im. M.V. 흐루니체프"

13년 넘게 금융계에서 일해왔습니다. 그녀는 MarketService LLC, Commercial Equipment Factory Group of Companies와 같은 회사의 재무 이사이자 JSC NAPO im의 재무 부서 책임자였습니다. V. P. Chkalova”, iLogistica 기업 그룹. 2014년 12월부터 그는 연방정부 단일 기업 GKNPTs im의 지점인 PA Polet에서 근무하고 있습니다. M.V.흐루니체프." 구현된 중요한 프로젝트 중에는 MarketService LLC의 BEST-4, "1C:7" 시스템에서 후속 자동화를 통한 관리회계의 설정 및 구현이 있습니다. 무역 장비 공장 그룹의 예산 시스템 도입, 관리 회계 및 재무 안정성 복원; JSC NAPO im에서 개발 및 구현. V.P. Chkalov" 미수금 모니터링, 현금 흐름 예산 실행 모니터링을 위한 시스템입니다. 현재 그는 Polet 소프트웨어의 1C: UPP 1.3 플랫폼을 기반으로 회계 및 세무 회계를 추모 주문 시스템에서 1C: UPP 시스템으로 이전하는 프로젝트를 실행하고 있습니다.

합리적으로 돈을 쓰려면 특정 요구에 대한 지출 타당성을 분석해야합니다. 회사의 모든 직원은 특정 비용에 관심이 있지만 현재 예산을 고려할 때 실제 요구 사항은 종종 종속 계층의 상위 계층에 의해서만 결정될 수 있습니다.

자신의 요구를 충족시키기 위해 직원은 관리자에게 메모를 작성하고 관리자는 이를 관리자와 조율하는 식으로... 관리자는 자신이 담당하는 비용 항목에 따라 자금 지출에 동의합니다. 또한 비용 금액에 따라 동일한 비용 항목에 대해 서로 다른 사람들이 동의하는 경우도 종종 발생합니다. 예를 들어 Ivanov 관리자는 10,000 루블 이내의 비용만 승인할 수 있습니다. 금액이 10,000을 초과하면 Petrov가 이를 승인합니다. 또는 특정 부서의 직원이 모든 부서의 비용 타당성을 평가할 수 있습니다. 많은 상황이 있을 수 있습니다.

"전자 신청" 하위 시스템은 자금 지출 신청 승인 단계를 단순화하는 도구 세트입니다. 유연한 설정을 통해 조정자 결정 및 승인 순서를 위한 다양한 상황을 설명할 수 있습니다.

하위 시스템은 다음과 같습니다.

향후 비용 분석을 위한 애플리케이션 보고:

하위 시스템은 UPP 1.3, KA 1.1, UT 10.3과 같은 표준 구성에 통합하는 것이 편리합니다. 하위 시스템을 설치할 때 표준 구성 개체는 영향을 받지 않습니다(응용 프로그램에 파일을 첨부하기 위한 "추가 정보 저장소" 디렉터리의 "개체" 속성 제외). 이를 통해 설정 손실 없이 구성 업데이트를 빠르게 설치할 수 있습니다.

하위 시스템은 다음 구성의 일반 형식으로 실행됩니다.

"프로덕션 엔터프라이즈 관리" 구성에서 릴리스 1.3.2.1부터 최대 10.3.32.2까지.
안에 "포괄적인 자동화" 구성,릴리스 1.1.1.1부터 최대 1.1.61.2까지.
안에 릴리스 10.3.3.3부터 최대 1.3.66.2까지의 "Trade Management" 구성.

플랫폼 8.2 및 8.3에서 작동합니다.

다른 구성의 경우 수정이 필요할 수 있으며, 수정에는 1~10시간이 소요됩니다. 시간당 요금은 1000 RUR/시간입니다.

하위 시스템 코드는 완전히 공개되어 있으므로 필요에 맞게 하위 시스템에 기능을 직접 추가하거나 수정을 위해 저에게 연락할 수 있습니다.

하위 시스템의 기능을 개선하기 위한 제안 사항이 있으면 저에게 편지를 보내주세요. 가능하다면 하위 시스템이 개선되고 새 버전이 출시됩니다. 모든 수정 사항은 무료로 제공됩니다. 개선 사항은 자세한 설치 지침이 포함된 구성 형태로 제공됩니다.

기술지원 서면으로 무료로. 시간당 1000루블의 속도로 Skype를 통해 통신하고 컴퓨터에 연결할 수 있습니다.

하위 시스템을 사용하는 작업 수에는 제한이 없습니다.

구매 이유:

1. 하위 시스템은 돈 지출의 효율성을 제어하는 데 도움이 됩니다.

2. 비용을 청구한 사람과 동의한 사람이 누구인지 항상 추적할 수 있습니다.

3. 지불 문서의 스캔을 저장할 수 있습니다.

하위 시스템은 대규모 무역 회사에서 개발, 디버깅 및 구현되었습니다. 전자신청을 활용하여 승인시간 단축 및 통제력 강화 지출자금.

이 하위 시스템의 개발에는 설정을 포함해 90시간이 걸렸습니다. 개별적으로회사의 세부 사항에.

배송에는 결합을 위한 구성 파일, 설치 지침 및 사용자 설명서가 포함되어 있습니다.

1개월 무료 기술 지원.

환불 보장

Infostart LLC는 프로그램이 설명에 명시된 기능과 일치하지 않는 경우 100% 환불을 보장합니다. 당사 계좌에 돈이 입금된 날로부터 14일 이내에 요청하시면 전액을 돌려 받으실 수 있습니다.

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"자금 지출 요청" 문서는 현금 또는 비현금 지불(지불 그룹) 또는 자금 이동 결정을 기록하기 위한 것입니다. 문서 내용 및 이용 절차는 기본적으로 “지급지시(발신)”, “현금지출지시” 문서와 유사합니다.

예약 및 배치 매개변수는 자동으로 입력될 수 있습니다. 이를 위해 문서는 플래그와 "자동 배치".

이러한 플래그가 설정된 경우 버튼을 클릭하면 "배치" 열이 자동으로 채워질 수 있습니다. "채우기 및 게시".

자동 및 수동 배치 방식을 결합할 수 있습니다. 플래그가 설정되면 "자동 예약"그리고 "자동 배치"신청 금액의 일부에 대한 배치 옵션을 수동으로 지정할 수 있습니다. 그러다가 버튼을 누르면 "채우기 및 게시"남은 금액에 대해서만 자동 배치됩니다.

작업 유형이 "로 설정된 경우 공급자에게 지불"또는 " 구매자에게 환불"거래상대방과의 운영상 합의가 변경됩니다.

“자금사용신청서” 문서를 바탕으로 은행 및 현금지급서류를 입력할 수 있습니다. 이러한 문서는 다음과 같은 필수 사항을 제공합니다. 매기다", 이를 기반으로 입력할 때 채워지거나 수동으로 채울 수 있습니다. 자금 지출을 위해 지정된 신청서와 함께 지불 문서를 게시하는 경우 해당 신청서에 대한 현재 미결제 잔액과 문서 금액이 일치하는지 확인합니다.

추가 권한을 설정할 때 자금 지출 신청을 표시하지 않고 사용자가 결제 문서를 처리하는 것을 금지할 수 있습니다.

"자금 지출 요청"문서는 현금 관리 하위 시스템과 예산 하위 시스템 간의 링크 역할을 할 수도 있습니다. 이를 위해 애플리케이션은 "예산 운영" 문서(계획 시나리오, 매출액 항목, 중앙 금융 구역, 프로젝트 등)와 유사한 세부 정보 블록을 제공합니다. 신청서를 제출할 때 지정된 세부 정보를 사용하여 지출이 승인된 총 자금 금액이 이전에 설정된 제한 값을 준수하는지 모니터링합니다.

애플리케이션 승인 메커니즘을 사용할 때 애플리케이션 작업 기능

신청 승인 메커니즘은 선택적으로 조직 목록에 사용됩니다.

애플리케이션 일치 메커니즘을 사용할 때 다음 기능이 발생합니다.

신청서에 기관이 명시되어 있지 않으면 본 신청서는 승인에 참여하지 않습니다.

신청 승인 경로는 신청서에 명시된 부서별 설정에 따라 결정됩니다.

신청서가 승인경로를 통과하지 못한 경우(신청상태가 '승인'이 아닌 경우), 그에 따른 지급서류를 발급할 수 없습니다.

신청이 승인경로를 거치기 시작하면 신청이 변경될 수 있습니다.

현재 신청서가 승인 중인 사용자입니다.

더 높은 승인 단계에서 애플리케이션을 승인하는 사용자
다른 사용자는 애플리케이션을 변경할 수 없습니다.

주문이 '승인됨' 상태인 경우 변경할 수 없습니다.

신청이 "거부" 상태가 되면 신청이 취소됩니다.

신청 현황은 신청 목록에 있습니다.

상태는 별도의 열에 표시됩니다.

주문 상태별 그룹화가 사용됩니다.

응용 프로그램은 배경색으로 강조 표시됩니다.
- 거부됨 - 분홍색

현대의 경쟁 환경에서 기업이 효과적으로 존재하기 위한 필수 조건은 신속하고 신뢰할 수 있는 정보 생성, 상호 결제 규제, 지불 규율 강화 및 궁극적으로 현금 가속화를 보장하는 효과적인 현금 흐름 관리 메커니즘을 구축하는 것입니다. 회전율.

구성에는 두 가지 주요 기능을 수행하는 자동화된 기업 현금 관리 도구가 포함되어 있습니다.

결제 계좌 및 현금 데스크에서 기업의 실제 자금 이동에 대한 운영 회계;
기업의 현금 수령 및 지출에 대한 운영 계획.

기업의 지출 및 자금 수령에 대한 일반 계획은 예산 체계 내에서 수행됩니다. 작성되는 재무 계획(예산)은 현금 관리 하위 시스템에 대한 일련의 지침 및 제약 조건 역할을 합니다.

그러나 현금 관리 기능의 틀 내에서 운영 재무 계획, 즉 지불 일정이 유지됩니다. 며칠 전에 지불 달력을 만드는 것이 좋습니다.

지불 달력은 지출 자금 및 계획된 현금 영수증에 대한 요청 모음입니다. 지불 달력에는 자금이 저장되는 장소(기업의 은행 계좌 및 현금 데스크)까지의 세부 정보가 포함되어 있습니다. 지불 일정을 작성할 때 타당성이 자동으로 확인됩니다. 즉, 보관 장소의 현금 준비금이 충분한지 확인됩니다.

재무 계획 기능을 두 가지 구성 하위 시스템, 즉 예산 하위 시스템과 현금 관리 하위 시스템으로 나누는 것은 기업의 다양한 부서와 직원 간의 재무 관리 기능 구분에 해당합니다. 금융 서비스에서 예산을 편성하는 경우 회사의 상대방과 직접 상호 작용하는 직원 및 부서에서 자금 지출 요청이 생성됩니다.

구성에서 화폐 문서가 생성되고(지불 주문, 현금 영수증 및 직불 주문 등) "은행 클라이언트"와 같은 전문 은행 프로그램과의 상호 작용이 보장되고 재무 흐름이 제어되며 저장 영역의 자금 가용성이 보장됩니다. 모니터링. 외화로 현금 결제가 가능합니다.

"자금 지출 신청서"문서는 현금 또는 비현금 지불(지불 그룹)을 하거나 자금을 이동하기로 한 결정을 등록하는 데 사용됩니다. 문서 매개변수 및 적용 방법은 "지불 주문(출금)" 및 "현금 출금 주문" 문서와 유사한 경우가 많습니다.

예약 및 숙박정보가 자동으로 입력됩니다. 이를 위해 문서에 "자동 예약" 및 "자동 배치" 확인란이 할당되어 있습니다.

이 확인란을 선택하면 "채우기 및 게시" 버튼을 클릭하여 "배치" 열을 자동으로 채울 수 있습니다.

자동 및 수동 배치 기술을 결합하는 것이 허용됩니다. '자동예약', '자동배치' 체크박스를 선택한 경우, 신청금액의 일부에 대하여 배치여부를 수동으로 결정하는 것이 허용됩니다. 이 경우, “채우고 올리기” 버튼을 클릭하시면 남은 금액에 대해서만 자동배치가 이루어집니다.

작업 유형이 "공급자에게 지불" 또는 "소비자에게 돈 반환"으로 설정된 경우 상대방과의 작업 정산이 편집됩니다.

“자금사용신청서” 문서를 바탕으로 은행 및 현금지급서류를 작성할 수 있습니다. 이러한 문서에는 기본적으로 작성할 때 입력하거나 수동으로 입력할 수 있는 "신청" 매개변수가 있습니다. 자금 지출을 위해 지정된 신청서로 결제 문서를 처리할 때 이 신청서에 대한 현재 미결제 잔액에 대한 문서 금액의 비율이 제어됩니다.

추가 권한 설정 시, 자금 사용 신청을 정의하지 않은 상태에서 사용자가 결제 문서를 게시하는 것을 금지할 수 있습니다.

"자금 지출 요청"문서는 현금 관리 하위 시스템과 예산 하위 시스템 간의 링크 역할을 할 수도 있습니다. 이를 위해 애플리케이션은 "예산 운영" 문서(계획 시나리오, 매출액 항목, 중앙 금융 구역, 프로젝트 등)와 유사한 매개변수 블록을 구현합니다. 주어진 세부 사항을 사용하여 신청하는 동안 이전에 지정된 제한 값에 대한 지출이 승인된 일반 자금 금액의 비율이 제어됩니다.

또한 문서에는 애플리케이션을 설명하는 추가 정보(파일, 샘플 문서)에 대한 링크를 저장할 수 있는 기능도 있습니다.

애플리케이션 승인 알고리즘을 적용할 때 애플리케이션 작업의 뉘앙스

신청 승인 알고리즘은 선택적으로 기업 목록에 사용됩니다.

순서 일치 알고리즘을 적용하면 다음과 같은 미묘한 차이가 나타납니다.

* 신청서에 소속 기관이 명시되지 않은 경우, 본 신청서는 승인 대상에 포함되지 않습니다.

* 신청 승인 경로는 신청서에 명시된 부서에 따라 설정에 따라 결정됩니다.

* 신청서가 승인경로를 통과하지 못한 경우(신청상태가 '승인'이 아닌 경우), 이에 따른 결제서류 등록이 금지됩니다.

* 신청서가 승인경로를 거치기 시작하면 신청서 수정이 가능합니다.
o 현재 신청 승인 대기 중인 사용자
o 더 높은 승인 단계에서 애플리케이션을 승인하는 사용자
다른 사용자는 애플리케이션을 편집할 수 없습니다.

* 신청서가 '승인' 상태인 경우 수정이 불가능합니다.

* 신청이 '거절' 상태가 되면 신청이 취소됩니다.

* 현재 지원 현황은 지원 목록에 있습니다.
o 상태는 별도의 열에 표시됩니다.
o 주문 상태별 그룹화가 적용됩니다.
o 응용 프로그램은 배경색으로 강조 표시됩니다.

거부됨 - 분홍색