1c aplicații erp pentru cheltuirea fondurilor. Descrierea lucrării cu documentul „Cerere de cheltuire a fondurilor

Pentru a implementa sistemul de control financiar BDDS la momentul generării cererilor de cheltuire a fondurilor, este necesar să se studieze interacțiunea departamentului financiar cu alte departamente, precum și să se elaboreze informații unificate de reglementare și de referință. Dacă nu este posibilă automatizarea controlului fluxurilor de numerar prin buget, atunci îl puteți automatiza prin solicitări de cheltuire a fondurilor.

Anterior, am condus departamentul financiar la SA NAPO im. V. P. Chkalova." Aceasta este una dintre cele mai mari întreprinderi de producție de avioane din Rusia, cu un personal de aproximativ 7.000 de oameni. Cu toate acestea, companiei îi lipseau complet regulile de planificare bani de buzunar, reglementări pentru întocmirea documentelor de plată, principii pentru aprobarea acestora. Unitățile au furnizat solicitări de cheltuire a fondurilor și bugetelor pentru luna sau trimestrul sub formă de memorii. În același timp, nu a existat o listă unică aprobată de articole și formulare bugetare, precum și centre de responsabilitate financiară. Ca urmare, au apărut conflicte constante între departamentul financiar și alte departamente s-au plâns că cererile au fost pierdute, nu au fost plătite la timp și, ca urmare, bugetul declarat nu a fost îndeplinit.

Pentru eficientizarea plăților și asigurarea controlului asupra cheltuirii fondurilor, s-a decis implementarea blocului „Trezorerie” ca parte a unui proiect de implementare a unui sistem de bugetare bazat pe sistemele informaționale existente „1C: UPP” și SyteLine. Pentru a realiza acest lucru, au fost rezolvate patru probleme.

Structurarea fluxurilor de numerar pentru a controla cheltuirea fondurilor

În primul rând, a fost stabilită structura pentru construirea unui buget de numerar: au fost elaborate elemente de flux de numerar și prioritatea acestora, formulare pentru registrul plăților și calendarul plăților, precum și cererile de cheltuială și primire de fonduri.

Pentru comoditatea utilizatorilor, s-a decis să se lege prioritatea plății de elementele fluxului de numerar și, în același timp, să se limiteze alegerea articolelor în funcție de acord și de districtul financiar central. Pentru a asigura reguli uniforme de organizare a procesului de plată, care să fie clare pentru toate departamentele, compania a elaborat și implementat un regulament „Principii și proceduri pentru cheltuirea fondurilor”. Acest document conține:

reguli de întocmire a documentelor pentru primirea și cheltuirea fondurilor;
principiile și procedura de aprobare și ordine a documentelor de plată;
algoritm pentru planificarea operațională și curentă a plăților.

O sarcină importantă a reglementărilor este să se asigure că orice cheltuieli monetare sunt limitate la sume care nu depășesc valoarea elementelor relevante. DDS conform BDDS aprobate (anual, trimestrial sau lunar) pentru fiecare District Federal Central.

Introducerea generării cererilor de cheltuire a fondurilor

Atunci când executorul responsabil are nevoie să cheltuiască fonduri, indiferent de forma de plată (numerar sau nu), el este obligat să creeze o cerere de plată. Acest document este creat electronic în două sisteme: „1C: UPP” sau SyteLine. Inițiatorul plății trebuie să completeze toate detaliile solicitate în cerere. În continuare, documentele pentru cheltuirea fondurilor sunt încărcate automat în sistemul de informații „1C: UPP” în starea „Pregătit” și sunt postate acolo.

Cum se organizează un sistem de control bugetar: experiență în proiect

La depunerea cererilor, soldul de la postul DDS pentru luna (trimestru, an) este monitorizat automat pentru fiecare divizie (CFD-executor și CDF-client), proiect și contract. Dacă limita pentru unul dintre articolele DDS specificate în documentul de plată este depășită, aceasta este înregistrată în sistemul 1C: UPP, dar nu este înregistrată. În același timp, este emis un mesaj de informare corespunzător.

În practică, poate apărea următoarea situație: limita de la postul DDS a fost epuizat, dar cererea de cheltuire a fondurilor are o prioritate ridicată și nu a fost prevăzută în bugetul pentru perioada curentă. În acest caz, documentul este verificat pentru posibilitatea de ajustare folosind fondurile disponibile în conformitate cu un alt articol din DDS al acestui District Federal Central sau modificări ale bugetului acestei unități.

Dacă a fost luată o decizie de anulare a plății sau contrapartea nu și-a îndeplinit obligațiile plătite (nu a livrat bunuri și materiale, nu a furnizat un serviciu) la o cerere de cheltuire a fondurilor efectuată în sistemul 1C: UPP, atunci documentul corespunzător trebuie să fie închis în sistemul 1C: UPP și neapărat în sistemul SyteLine.

Aprobarea unei cereri de cheltuire a fondurilor are loc după cum urmează. Cererea este tipărită, i se anexează documentele necesare plății și este vizată de funcționarii implicați în procesul de aprobare a plății. Toate cererile aprobate sunt depuse la departamentul financiar conform registrului de primire și transfer de fonduri și li se atribuie statutul „Acceptate”.

Dezvoltarea unei scheme de creare a unui registru de plăți și a unei cereri de cheltuire a fondurilor

Angajații responsabili ai departamentului financiar creează zilnic în sistemul 1C: UPP un registru preliminar al plăților pentru plăți în numerar și fără numerar pentru a planifica plata pentru următoarea zi lucrătoare. Registrul cuprinde toate cererile depuse la departamentul financiar înainte de ora 12 a zilei curente. Totodata, soldul la postul DDS pe luna (trimestru, an) este monitorizat pentru a doua oara pentru fiecare divizie (CFD-executor si CDF-client), proiecte, contracte.

Dacă limita planificată este depășită în luna curentă, cererea de cheltuire a fondurilor nu este inclusă în registrul de plăți. Totodată, în sistemul 1C: UPP i se atribuie statutul „Respins”, iar în termen de o zi lucrătoare documentul este returnat sub semnătură inițiatorului plății pentru a se lua o decizie.

După formarea în sistemul 1C: UPP, registrul preliminar de plăți este tipărit și convenit cu șeful departamentului financiar, contabil șef și director general adjunct pentru economie și comerț. În dimineața zilei plății, registrul preliminar se depune către directorul general spre semnare. Dacă, după aprobarea registrului, este necesară modificarea unor plăți, atunci angajații responsabili ai departamentului financiar din sistemul 1C: UPP în cererile de cheltuire a fondurilor modifică „Data cheltuielilor” și îi exclud din registru. După aceasta, registrului de plăți i se atribuie statutul „Aprobat”, iar toate cererile de cheltuire a fondurilor incluse în registru primesc automat un statut similar.

Este posibilă crearea și afișarea documentelor de plată (ordine de numerar de cheltuieli și ordine de plată) în sistemul 1C: UPP numai pe baza cererilor de cheltuire a fondurilor aprobate de directorul general, cu excepția celor cuprinse în registrul operațional de plăți. .

Informațiile despre plățile efectuate (cererile pentru cheltuirea fondurilor) se realizează folosind sistemul 1C: UPP folosind rapoarte precum:

Analiza registrului cererilor de cheltuire a fondurilor;
Repartizarea plăților pe articole DDS, comenzi și surse de finanțare;
Repartizarea plăților pe articole FP.

Rapoartele sunt generate după ce informațiile despre plată sunt introduse de către angajații departamentului financiar, în cel mult două zile lucrătoare de la data plății.

Toate cererile de cheltuire a fondurilor aprobate prin bugetul lunii curente, dar neachitate în această perioadă, sunt incluse de către compartimentele inițiatoare în bugetul lunii planificate următoare de comun acord cu șeful compartimentului financiar. El, la rândul său, în ultima zi lucrătoare a lunii curente în toate astfel de aplicații schimbă parametrul „Data cheltuielii” în a doua zi lucrătoare a lunii planificate următoare.

Întocmirea unui calendar de plăți

În scopul planificării operaționale și curente a fluxului de numerar, în sistemul 1C: UPP este generat un calendar de plăți bazat pe documente electronice, cum ar fi chitanțele planificate și cererile de cheltuire a fondurilor.

Calendar de plăți: sarcini pentru crearea unui instrument de gestionare a numerarului

Ajustarea (echilibrarea) calendarului de plăți se efectuează zilnic pe baza rezultatelor analizei acestuia, ținând cont de modificările planurilor de încasări și plăți. În timpul acestui eveniment, este necesar să ne asigurăm că soldul total zilnic de numerar din toate conturile și casele de marcat este nenegativ. În cazurile în care această valoare este pozitivă, dar nu există suficiente fonduri în conturile individuale sau în casa de marcat pentru a plăti cheltuieli, se ia decizia de a muta banii din alte conturi. În funcție de mărimea soldurilor, se iau măsuri pentru eliminarea deficitului sau utilizarea fondurilor gratuite ale companiei:

în cazul unui deficit de fonduri, este necesar să se schimbe data cheltuielii la o dată ulterioară în acele aplicații pentru care data plății (critică) nu a sosit încă;
dacă există un excedent care depășește cuantumul rezervei constituite pentru cheltuieli neprevăzute, în cererile cu o dată de plată (planificată) anterioară termenului stabilit, de comun acord cu inițiatorul plății, data cheltuielii se modifică cu una anterioară;
dacă suma excedentului de numerar depășește nevoile întreprinderii, atunci se ia o decizie cu privire la opțiunile de utilizare a sumelor eliberate.

Datorită soluției implementate, compania a reușit să implementeze controlul dublu al bugetului de numerar în timp real, să stabilească un feedback între participanții la proces, să reducă riscul apariției lipsurilor de numerar și să organizeze o utilizare mai rațională a fondurilor.

Larisa Kazakova, PA Polet - filiala a Întreprinderii Unitare de Stat Federal GKNPTs im. M.V. Hrunichev"

Lucrează în sectorul financiar de mai bine de 13 ani. Ea a fost director financiar al unor companii precum MarketService LLC, Grupul de Companii pentru Fabrica de Echipamente Comerciale și șeful departamentului financiar la SA NAPO im. V. P. Chkalova”, Grupul de companii iLogistica. Din decembrie 2014, lucrează la PA Polet, o filială a Întreprinderii Unitare de Stat Federal GKNPTs im. M.V. Hrunichev.” Printre proiectele semnificative implementate se numără înființarea și implementarea contabilității de gestiune cu automatizare ulterioară în sistemul BEST-4, „1C: 7” în MarketService LLC; introducerea unui sistem de bugetare, restabilirea contabilității de gestiune și a stabilității financiare în Grupul de Companii Uzina Utilaje Comerciale; dezvoltare și implementare la SA NAPO im. V.P. Chkalov” sisteme de monitorizare a conturilor de încasat, formarea și monitorizarea execuției bugetului fluxului de numerar. În prezent, el implementează un proiect de transfer de contabilitate și contabilitate fiscală din sistemul de ordine memorială în sistemul 1C: UPP bazat pe platforma 1C: UPP 1.3 în software-ul Polet.

Pentru a cheltui banii rațional, este necesar să se analizeze fezabilitatea cheltuirii pentru anumite nevoi. Orice angajat al companiei este interesat de anumite costuri, dar nevoia efectivă, având în vedere bugetul actual, poate fi de multe ori determinată doar de cei mai înalți în ierarhia de subordonare.

Pentru a-și satisface nevoile, un angajat îi scrie un memoriu managerului, managerul, la rândul său, îl coordonează cu managerul său și așa mai departe... Managerii convin asupra cheltuirii fondurilor în funcție de elementele de cost în care sunt competenți. De asemenea, se întâmplă adesea ca persoane diferite să fie de acord asupra aceluiași element de cost, în funcție de valoarea costurilor. De exemplu, managerul Ivanov poate aproba doar cheltuieli în limita a 10 mii de ruble. Dacă suma depășește 10 mii, atunci Petrov o aprobă. Sau un angajat al unui anumit departament poate evalua fezabilitatea costurilor pentru toate departamentele. Pot fi multe situații.

Subsistemul „Aplicații electronice” este un set de instrumente care simplifică etapa de aprobare a cererilor de cheltuire a fondurilor. Setările flexibile vă permit să descrieți diferite situații pentru determinarea reconciliatorilor și a ordinului de aprobare.

Subsistemul este:

Raport privind aplicațiile pentru a analiza cheltuielile viitoare:

Subsistemul este convenabil de integrat în configurații standard, cum ar fi UPP 1.3, KA 1.1, UT 10.3. La instalarea subsistemului, obiectele de configurare standard nu sunt afectate (cu excepția atributului „Obiect” din directorul „Stocare de informații suplimentare” pentru atașarea fișierelor la aplicație), ceea ce vă permite să instalați rapid actualizări de configurare fără a pierde setările.

Subsistemul rulează pe formulare obișnuite în următoarele configurații:

În configurația „Production Enterprise Management”, începând cu versiunea 1.3.2.1 și până la 10.3.32.2.
ÎN Configurații „Automatizare completă”,începând cu versiunea 1.1.1.1 și până la 1.1.61.2.
ÎN Configurații „Trade Management”, începând cu versiunea 10.3.3.3 și până la 1.3.66.2.

Funcționează pe platforma 8.2 și 8.3.

Pentru alte configurații, pot fi necesare modificări, care vor dura de la 1 la 10 ore. Tarif orar 1000 RUR/oră.

Codul subsistemului este complet deschis, așa că puteți adăuga funcționalități subsistemului pentru a se potrivi nevoilor dvs. sau contactați-mă pentru modificare.

Dacă aveți sugestii pentru îmbunătățirea funcționalității subsistemului, vă rugăm să-mi scrieți. Dacă este posibil, subsistemul va fi îmbunătățit și va fi lansată o nouă versiune. Toate modificările sunt furnizate gratuit. Îmbunătățirile vor fi sub forma unei configurații cu instrucțiuni detaliate de instalare.

Suport tehnic în scris gratuit. Este posibil să comunicați prin Skype și să vă conectați la computer la o rată de 1000 de ruble/oră.

Numărul de joburi care utilizează subsistemul nu este limitat.

Motive pentru a cumpăra:

1. Subsistemul va ajuta la controlul eficienței cheltuirii banilor.

2. Puteți urmări oricând cine a inițiat costurile și cu cine au fost de acord.

3. Vă permite să stocați scanări ale documentelor de plată.

Subsistemul a fost dezvoltat, depanat și implementat într-o mare companie comercială. Utilizarea aplicațiilor electronice a făcut posibilă reducerea timpilor de aprobare și creșterea controlului cheltuieli fonduri.

Dezvoltarea acestui subsistem a durat 90 de ore plus setări individual la specificul firmei.

Livrarea include un fișier de configurare pentru combinare, instrucțiuni de instalare și un manual de utilizare.

1 lună de suport tehnic gratuit.

Garanție de returnare a banilor

Infostart LLC vă garantează o rambursare de 100% dacă programul nu corespunde funcționalității declarate din descriere. Banii pot fi returnați integral dacă solicitați acest lucru în termen de 14 zile de la data primirii banilor în contul nostru.

Programul a fost atât de dovedit că funcționează, încât putem oferi o astfel de garanție cu deplină încredere. Ne dorim ca toți clienții noștri să fie mulțumiți de achiziția lor.

Documentul „Cerere de cheltuire a fondurilor” este destinat să înregistreze decizia de a efectua o plată în numerar sau fără numerar (grup de plăți) sau de a muta fonduri. Detaliile documentului și procedura de utilizare a acestora sunt practic similare cu documentele „Ordin de plată (ieșire)” și „Ordin de cheltuieli în numerar”.

Parametrii de rezervare și plasare pot fi completați automat. În acest scop, documentul oferă steaguri și „Plasare automată”.

Dacă aceste steaguri sunt setate, atunci coloana „Plasament” poate fi completată automat când faceți clic pe butonul „Umpleți și postați”.

Schema de plasare automată și manuală poate fi combinată. Cu steaguri puse „Rezervare automată”Şi „Plasare automată” Puteți specifica manual opțiunea de plasare pentru o parte din suma aplicației. Apoi, când apăsați butonul „Umpleți și postați” Va exista o plasare automată numai pentru suma rămasă.

Când tipul de operație este setat la " Plata catre furnizor" sau " Rambursare cumparatorului" se efectuează modificări ale decontărilor operaționale cu contrapărțile.

Pe baza documentului „Cerere de cheltuire a fondurilor”, pot fi introduse documente de plată bancară și numerar. Asemenea documente oferă cerințele „ Licitați", care se completează pe măsură ce tastați sau poate fi completat manual. La postarea documentelor de plată cu o aplicație specificată pentru cheltuirea fondurilor, se verifică conformitatea sumei documentului cu balanța curentă de plăți restante pentru această aplicație.

La configurarea drepturilor suplimentare, este posibil să interziceți utilizatorului să proceseze documentele de plată fără a indica o cerere de cheltuire a fondurilor.

Documentul „Cererea de cheltuire a fondurilor” poate servi și ca o legătură între subsistemul de gestionare a numerarului și subsistemul de bugetare. În acest scop, aplicația furnizează un bloc de detalii similar documentului „Funcționare bugetară” (scenariu de planificare, post cifra de afaceri, district financiar central, proiect etc.). Folosind detaliile specificate, la depunerea unei cereri, se monitorizează conformitatea sumei totale a fondurilor aprobate pentru cheltuieli cu valorile limită stabilite anterior.

Caracteristici de lucru cu aplicații atunci când se utilizează mecanismul de aprobare a aplicației

Mecanismul de aprobare a cererii este utilizat opțional: pentru o listă de organizații.

Când utilizați mecanismul de potrivire a aplicațiilor, apar următoarele caracteristici:

Dacă cererea nu indică o organizație, această aplicație nu participă la aprobare

Calea de aprobare a cererii este determinată în conformitate cu setările în funcție de Divizia specificată în cerere.

Dacă cererea nu a trecut pe calea de aprobare (statutul cererii nu este „Aprobat”), nu poate fi emis un document de plată pe baza acestuia

Dacă aplicația începe să parcurgă calea de aprobare, cererea poate fi schimbată

Utilizatorul a cărui aplicație este în prezent aprobată

Utilizatorii care aprobă o aplicație în stadii superioare de aprobare
Alți utilizatori nu pot schimba aplicația.

Dacă comanda este în starea „Aprobată”, nu poate fi modificată

Dacă cererea intră în starea „Respinsă”, cererea este anulată

Starea actuală a cererilor se află în lista de cereri

starea este afișată într-o coloană separată

Se utilizează gruparea după starea comenzii

aplicațiile sunt evidențiate cu culoarea de fundal
- respins - roz

O condiție integrală pentru existența efectivă a unei întreprinderi într-un mediu concurential modern este crearea unui mecanism eficient de gestionare a fluxului de numerar care să asigure generarea de informații prompte și fiabile, reglementarea decontărilor reciproce, creșterea disciplinei de plată și, în ultimă instanță, accelerarea numerarului. cifra de afaceri.

Configurația conține instrumente pentru gestionarea automată a numerarului întreprinderii, care îndeplinește două funcții principale:

contabilitatea operațională a mișcării efective a fondurilor întreprinderii pe conturile de decontare și casele de casă;
planificarea operaţională a încasărilor şi cheltuielilor de numerar ale întreprinderii.

Planificarea generală a cheltuielilor și a primirii fondurilor unei întreprinderi se realizează în cadrul bugetării. Planul financiar în curs de elaborare - bugetul - acţionează ca un set de linii directoare şi constrângeri pentru subsistemul de gestionare a numerarului.

Dar în cadrul funcționalității de gestionare a numerarului, se menține un plan financiar operațional - un calendar de plăți. Este logic să creați un calendar de plăți cu câteva zile înainte.

Calendarul de plăți este o colecție de solicitări de cheltuire a fondurilor și a încasărilor de numerar planificate. Calendarul de plăți este întocmit cu detalii până la locurile în care sunt stocate fondurile - conturile bancare și casele de casă ale întreprinderii. La alcătuirea unui calendar de plăți, fezabilitatea acestuia este verificată automat - suficiența rezervelor de numerar în locurile în care sunt depozitate.

Împărțirea funcției de planificare financiară în două subsisteme de configurare - subsistemul de bugetare și subsistemul de gestionare a numerarului - corespunde împărțirii funcțiilor de management financiar între diferite departamente și angajați ai întreprinderii. Dacă bugetul este întocmit de serviciile financiare, atunci solicitările de fonduri de cheltuire sunt generate de angajați și departamente care interacționează direct cu contrapărțile companiei.

În configurație se generează documente bănești (ordine de plată, încasări de numerar și ordine de debit etc.), se asigură interacțiunea cu programe bancare specializate precum „Client bancar”, se controlează fluxurile financiare, iar disponibilitatea fondurilor în spațiile de depozitare este asigurată. monitorizat. Este prevăzută posibilitatea plăților în numerar în valută străină.

Documentul „Cerere de cheltuire a fondurilor” este utilizat pentru a înregistra o decizie de a efectua o plată în numerar sau fără numerar (grup de plăți) sau de a muta bani. Parametrii documentului și metoda de aplicare a acestora sunt adesea similare cu documentele „Ordin de plată (ieșire)” și „Ordin de cheltuieli în numerar”.

Detaliile de rezervare și cazare pot fi introduse automat. Pentru a face acest lucru, casetele de selectare „Rezervare automată” și „Plasare automată” sunt atribuite în document.

Dacă aceste casete de selectare sunt bifate, atunci coloana „Plasament” poate fi completată automat făcând clic pe butonul „Completați și postați”.

Este permisă combinarea tehnicilor de plasare automată și manuală. Dacă casetele de selectare „Rezervare automată” și „Plasare automată” sunt selectate, este permisă determinarea manuală a cazului de plasare pentru o parte din suma cererii. În acest caz, când faceți clic pe butonul „Umpleți și postați”, plasarea automată va avea loc numai pentru suma rămasă.

Când tipul operațiunii este setat la „Plată către furnizor” sau „Returul banilor către consumator”, decontările operaționale cu contrapărțile sunt editate.

Pe baza documentului „Cerere de cheltuire a fondurilor”, se pot completa documente de plată bancară și numerar. Astfel de documente au un parametru „Aplicație”, care este introdus la completare pe bază sau poate fi introdus manual. La procesarea documentelor de plată cu o anumită cerere de cheltuire a fondurilor, este controlat raportul dintre suma documentului și balanța curentă de plăți restante pentru această aplicație.

Când se configurează drepturi suplimentare, este posibil să se interzică utilizatorului să posteze documente de plată fără a defini o aplicație pentru cheltuirea fondurilor.

Documentul „Cererea de cheltuire a fondurilor” poate servi și ca o legătură între subsistemul de gestionare a numerarului și subsistemul de bugetare. Pentru a face acest lucru, aplicația implementează un bloc de parametri similar documentului „Funcționare bugetară” (scenariu de planificare, articol de cifră de afaceri, district financiar central, proiect etc.). Folosind detaliile date, în timpul aplicării se controlează raportul dintre suma generalizată a fondurilor aprobate pentru cheltuieli și valorile limită specificate anterior

Documentul are, de asemenea, capacitatea de a stoca link-uri către informații suplimentare care descriu aplicația (fișiere, exemple de documente).

Nuanțe de lucru cu aplicații atunci când se aplică algoritmul de aprobare a aplicației

Opțional se folosește algoritmul de aprobare a aplicației: pentru lista întreprinderilor.

La aplicarea algoritmului de potrivire a comenzii, apar următoarele nuanțe:

* Dacă cererea nu specifică o organizație, această cerere nu este inclusă în aprobare

* Calea de aprobare a cererii este stabilită în conformitate cu setările, în funcție de Divizia specificată în cerere.

* Dacă cererea nu a trecut de calea de aprobare (statutul cererii nu este „Aprobat”), este interzisă înregistrarea unui document de plată pe baza acestuia

* Dacă aplicația începe să parcurgă calea de aprobare, puteți edita aplicația
o Utilizatorul a cărui aplicație este în așteptarea aprobării
o Utilizatorii care aprobă aplicația în stadii superioare de aprobare
Alți utilizatori nu pot edita aplicația.

* Dacă aplicația este în starea „Aprobată”, nu este disponibilă pentru editare

* Dacă cererea intră în starea „Respinsă”, cererea este anulată

* Starea actuală a aplicațiilor este în lista de aplicații
o starea este afișată într-o coloană separată
o se aplică gruparea după starea comenzii
o aplicațiile sunt evidențiate cu culoarea de fundal

Respins - roz

Amânat - gri

Aprobat - verde
o poate fi văzută o listă de aplicații cu statutul acestora
- într-o aplicație gestionată din lista de solicitări (secțiunea „Solicitări de cheltuire a banilor”)

Într-o aplicație obișnuită (interfața Cash Management, meniul „Planificare - Aplicații -
Starea de aprobare a cererii")