TEMA 1. CONTABILITATEA LUCRĂRILOR DE BIBLIOTECĂ

Planul lecției:

1. Tipuri de contabilitate în activitățile bibliotecii.

2. Înregistrarea în bibliotecă a utilizatorilor, împrumut de cărți de vizite și în masă

3. Contabilitatea lucrărilor de referință, bibliografice și informaționale.

4. Contabilitatea fondului de carte.

1.Tipuri de contabilitate în activitățile bibliotecii

Contabilitate este înregistrarea și calculul sistematic al factorilor în scopul caracterizării cantitative și calitative a fenomenelor.
Scopul contabilității este de a documenta progresul și rezultatele muncii pentru a înregistra experiența și a ghida activitățile.

Există trei tipuri de contabilitate: operațional, contabil, statistic.
Operațional Contabilitatea este înregistrarea faptelor necesare conducerii bibliotecii, stabilirea controlului și întărirea disciplinei. Aceasta include înregistrarea muncii și respectarea standardelor, înregistrarea sosirii și plecării angajaților (foaia de pontaj), înregistrarea mișcării loturilor de cărți în timpul procesării și înregistrarea noilor încasări în registrul de inventar, verificarea fondului contabil etc. Volumul și natura a modificărilor contabile operaționale în concordanță cu nevoile bibliotecilor sau departamentelor specifice.

Contabilitate contabilitatea înregistrează cifra de afaceri a fondurilor, stabilește controlul asupra primirii și cheltuirii fondurilor și respectarea disciplinei financiare. (Efectuat pe baza unor metode și reguli speciale de către contabili).

Statistic Contabilitatea reprezintă înregistrarea, calculul și caracteristicile cantitative ale faptelor în vederea studierii activităților bibliotecilor, generalizării experienței și planificarii dezvoltării acestora. Un exemplu de astfel de contabilitate este ținerea unui jurnal statistic, a unui registru de mișcare a fondurilor. Contabilitatea statistică este cea de vârf, este obligatorie pentru toate tipurile și tipurile de biblioteci și se realizează prin metode uniforme.

Fundamentul statisticii și raportării bibliotecii este contabilitatea primară - înregistrarea în documente a formei stabilite a evenimentelor și faptelor pe măsură ce acestea apar. În biblioteci contabilitate primară efectuate în conformitate cu instrucțiunile acceptate. Noile chitanțe și documentele retrase se notează în registrul de inventar, catalogul contabil și se înregistrează în registrul de mișcare a fondului (contabilitatea totală). Sosirea și plecarea cititorilor, numărul de vizite și eliberarea documentelor, evenimentele publice, lucrările bibliografice sunt consemnate în jurnalele bibliotecii, iar indicatorii de performanță ai centrelor de informare și biblioteci sunt înregistrați în forme stabilite.

Pe baza datelor contabile primare, raportare , adică rezultatele sunt însumate periodic, munca este descrisă și analizată pentru o anumită perioadă de timp (lună, trimestru, an).

2. Contabilitatea bibliotecii a utilizatorilor, împrumutul de cărți, vizitele și munca în masă.

Fiecare unitate structurală a bibliotecii trebuie să țină evidența:

a) cititori, b) distribuție de literatură, c) vizite, d) evenimente publice, e) lucrări de referință, bibliografică și de informare.

Numărul de cititori. Documentul principal pentru înregistrarea cititorilor, vizitelor și împrumutului de cărți este forma cititorului . Numărul total de cititori este determinat prin numărarea formularelor de citire.
În fiecare an (de la 1 ianuarie) cititorii sunt reînregistrați în bibliotecile publice. Acest lucru este necesar pentru a stabili numărul exact de cititori, deoarece... Unii cititori pot înceta să mai folosească biblioteca în cursul anului precedent din diverse motive. Unitatea de citire contabilă este o persoană înregistrată în caietul de înregistrare a cititorului sau în formularul cititorului. Doar aceste două documente stau la baza calculării numărului de cititori.

Împrumut de cărți - unitatea de contabilitate pentru eliberarea documentelor și a copiilor acestora este copia primită de utilizator la cererea acestuia (GOST 7.20-2000, clauza 10.1).B Documentele eliberate utilizatorului sunt notate în formularul cititorului.

Contabilitatea eliberarii de copii achitate ale documentelor completate/produse de departamentele de service se realizeaza separat si este inclusa in numarul total de documente emise. (GOST 7.20-2000, clauza 10.5). Documentul din care se face o copie este socotit ca 1 emisiune de carte.

Prezența- unul dintre cei mai importanți indicatori care caracterizează nu numai volumul lucrării bibliotecii, ci și activitatea cititorilor. Unitatea de înregistrare a vizitelor este faptul sosirii unui cititor la bibliotecă, înregistrat în formularul cititorului, fișă de control.
Numărul de vizite este înregistrat de către toate departamentele Bibliotecii Centrale pe care cititorul le-a vizitat pentru a face schimb de publicații, a returna sau a prelungi perioada de utilizare a acestora, a citi literatură în bibliotecă pentru a obține informații bibliografice, a se familiariza cu noile sosiri și expoziții, precum precum și să participe la evenimente publice organizate în bibliotecă .

Cum se completează „Jurnalul bibliotecii”?

Fiecare bibliotecă completează un „Jurnal de bibliotecă” în fiecare zi pe tot parcursul anului. Jurnalele sunt principalele documente contabile în care se înregistrează toată activitatea bibliotecii, iar munca cu cititorii adulți și cititorii copii este luată în considerare separat. Nu sunt permise corecțiile și erorile aritmetice din jurnale.

„Jurnalul bibliotecii” este format din 5 părți.

Partea 1. Contabilitatea cititorilor și a prezenței.

Prima parte a jurnalului oferă caracteristici cantitative și calitative ale cititorilor și ale prezenței. Se completează zilnic folosind formulare de citire.

• Datele din coloana nr.2 trebuie să coincidă cu caietul de înregistrare a numerelor de înregistrare a formularelor de citire.
• Rezultatele lucrărilor pentru luna sunt rezumate și notate în coloana „Total pentru lună”.
• Datele din coloana „Total de la începutul anului” sunt suma coloanei „Constă la începutul lunii”. și „În doar o lună”. Datele primite sunt transferate în luna următoare în coloana „Disponibil la începutul lunii”.

Partea 2. Contabilitate pentru emiterea de carti, brosuri si reviste

Această parte a jurnalului oferă caracteristici cantitative și calitative ale distribuției cărților. Se completează zilnic folosind formulare de citire.

• Coloanele N 11-16 sunt desemnate independent.

Partea 3. Contabilitatea muncii în masă

• Vă recomandăm ca în această parte a jurnalului să fie luate în considerare separat expozițiile de carte, lecțiile de bibliotecă și alte evenimente publice. Pentru a face acest lucru, trebuie să creați titluri adecvate. Fiecare secțiune este completată în ordine cronologică.

Secțiunea „Expoziții de carte”

• Când descrieți expoziții cu o structură complexă, este necesar să indicați secțiunile acesteia.
  Secțiunea „Evenimente în masă”
• Pe lângă numele, tema și forma evenimentului, conținutul acestuia este descris pe scurt. De asemenea, puteți oferi o evaluare a eficacității.

Partea 4. Contabilitatea muncii cu peredvizhniki și mișcări

Partea 5. Contabilitatea lucrărilor de referință și bibliografice.

Aceste părți ale jurnalului nu sunt completate, deoarece se păstrează alte formulare contabile.

3. Contabilitatea referințelor bibliografice.

Toate unitățile structurale înregistrează certificatele folosind un singur formular în „Caiete pentru înregistrarea referințelor bibliografice” . „Caietul pentru înregistrarea referințelor bibliografice” este un document contabil primar și se păstrează până la lichidarea bibliotecii.

Anexa 1
Caiet pentru înregistrarea referințelor bibliografice

Nu.	Data	De la cine a venit cererea?	Conținutul și scopul cererii	Tip de ajutor*	Ramura cunoasterii	Sursa de execuție	Bibliografice consultare	Eșecuri	Note
1	2	3	4	5	6	7	8		9
		Numele complet ria cititorului	Subiecte prioritare (evidențiate prin culoare, semn etc.): Drepturile consumatorilor Probleme de dependență de droguri Istoria locală	Tipuri de certificate: Tematic Adresa Clarificare Factografic	Index sau denumirea etapei de împărțire a tabelelor BBK	Elementul(ele) SBA cu care a fost făcută cererea. AK, SK, SKS, KKS, cărți de referință, EDB, Internet * Este posibil să împărțiți coloana în coloane			Informații furnizate: Despre solicitările redirecționate Despre certificate cu rezultate negative Despre sursa informațiilor faptice, faptul însuși constatat etc.

Pe lângă întrebări și consultări, sunt cunoscute și alte tipuri de răspunsuri la solicitările utilizatorilor, și anume răspuns negativ, redirecționare (se notează în coloana „Notă”) și refuz (în coloana „Refuzuri”).

Un refuz este un răspuns care conține o explicație a regulilor, conform căreia cererea nu este acceptată spre executare. Refuzul este dat de obicei în etapa primirii cererii. Nu se acceptă la execuție:

Solicitări de clarificare în lipsa unor informații suficiente despre un document pentru a efectua o căutare bibliografică;

Interogări tematice, al căror subiect nu este clar formulat.

Dacă toate elementele SBA examinate în timpul căutării nu conțin informații corespunzătoare cererii, atunci rezultatul căutării este un răspuns negativ pentru utilizator.

Redirecționarea implică notificarea utilizatorului că solicitarea acestuia a fost redirecționată către o altă bibliotecă. Se notează în coloana „Notă” unde a fost redirecționată solicitarea.

În fiecare lună (în primele zile ale lunii următoare celei de raportare), biblioteca furnizează rezultate rezumative ale serviciilor de referință și bibliografice

4. Contabilitatea fondului de carte:

Contabilitatea colecției bibliotecii include: acceptarea documentelor, marcarea acestora, înregistrarea la primire, deplasare, plecare, precum și verificarea disponibilității documentelor în fond.
Contabilitatea pentru primirea documentelor din colecția bibliotecii

Contabilitatea primirii documentelor în fond se realizează diferențiat, prin împărțirea acestora în documente de depozitare permanentă, de lungă durată și temporară.

Un exemplar al documentelor interne primite de biblioteci cu funcțiile de păstrare permanentă a unui depozit legal gratuit, precum și documentele acceptate pentru depozitare, sunt supuse înregistrării pentru păstrare permanentă cu atribuirea unui număr de acces.

Documentele destinate să satisfacă cererea curentă și proiectată a cititorilor sunt supuse înregistrării pentru depozitare pe termen lung cu atribuirea unui număr de inventar, indiferent de tipul documentului, volumul, obiectul și alte caracteristici formale.

Documentele care conțin informații de valoare pe termen scurt sunt supuse înregistrării pentru stocare temporară (fără numere de acces) și, prin urmare, sunt excluse din colecția bibliotecii după o perioadă scurtă de timp.

Documentele incluse în colecția bibliotecii sunt marcate. În acest caz, se pot utiliza ștampile, semne de carte și coduri de bare individuale care pot fi citite de mașină. Cerințe de bază care trebuie îndeplinite la marcarea documentelor: desemnarea dreptului de proprietate, estetică, durabilitatea mărcii de marcare, siguranța textului sau a altor informații simbolice.

Contabilitatea documentelor individuale

Contabilitatea individuală a fiecărei copii a unui document sau a fiecărei denumiri a unui document se efectuează folosind metode de inventar cu atribuirea unui număr de inventar documentului sau înregistrarea unui document fără a-i atribui un număr de inventar. Documentului i se atribuie un număr individual pentru tot timpul în care se află în colecția bibliotecii.

Formele de contabilitate individuală a documentelor sunt carte (carte de inventar), fișă (fișa catalogului contabil), fișă (fișă de fișe de act), fișă de înregistrare pentru un anumit tip de publicație (inclusiv electronică sau AED).

În Novozybkovskaya GSBS, înregistrările individuale sunt păstrate cartea de inventar si catalogul contabil în sectorul achizițiilor și procesării, precum și în alte divizii structurale în cataloage topografice (folosind indicatori).

Formularele de evidență individuală a documentelor trebuie să conțină în mod obligatoriu următorii indicatori: data înscrierii, numărul de înscriere în „Cartea de contabilitate sumară a fondurilor bibliotecii”, numărul de inventar, autorul și titlul, anul publicării, prețul, marca de control, numărul actului de eliminare. .

Contabilitatea sumară a documentelor

Contabilitatea totală a tuturor tipurilor de documente care intră sau ies din colecția bibliotecii se realizează în loturi de un document însoțitor (fișă de înregistrare de stat, factură, factură, registru, act).

În lipsa unui document de însoțire, se întocmește un certificat de acceptare.

Dacă în loturile primite sunt detectate discrepanțe cu datele documentului de însoțire, precum și copii inutile sau defecte trimise fără comandă, reclamațiile se fac către organizația furnizorului în termen de 1 lună de la data acceptării lotului de noi sosiți.

Forma contabilității de sinteză este o carte (revista, fișe de contabilitate sumară a colecției bibliotecii) în formă tradițională sau citibilă automat.

Indiferent de natura suportului material al formularului contabil, informațiile despre mișcarea fondului sunt înregistrate în 3 părți „ Cărți de contabilitate totală a colecțiilor bibliotecii „sau altă formă de contabilitate sumară:

Partea 1 – „Admiterea în fond”;

Partea 2 – „Retragerea din fond”;

Partea 3 – „Rezultatele mișcării fondului”.

Informațiile despre documentele primite de colecția bibliotecii se consemnează în prima parte a „Cartei de contabilitate totală a colecției bibliotecii” în următorii indicatori: data și N evidența, sursa primirii, N și/sau data însoțitoare. document, numărul de documente primite (total, inclusiv după tip, conținut și limba naționalității indigene), costul documentelor achiziționate.

Informațiile despre documentele scoase din bibliotecă sunt reflectate în partea a doua a „Cartei de evidență sumară a colecției bibliotecii” sau în altă formă de evidență sumară, indicând motivele excluderii.

Rezultatele mișcării fondului sunt rezumate fără greșeală pentru anul. În funcție de procedura contabilă acceptată în bibliotecă, rezultatele mișcării fondului pot fi însumate pentru un trimestru sau jumătate de an.

Toate publicațiile periodice, indiferent de baza materială a purtătorului de informații, sunt supuse unei înregistrări sumare.

Baza înscrierii periodicelor în „Cartea Contabilității Sumar a Colecției Bibliotecii” este un act întocmit de destinatar pe măsură ce se finalizează primirea periodicelor pentru anul în curs.

Contabilitatea pentru eliminarea documentelor din colecția bibliotecii

Eliminarea documentelor din fond se formalizează printr-un act de excludere și se reflectă în „Cartea Contabilității de Sumar” și în formele de contabilitate individuală a fondului. Fiecare act înregistrează informații despre documentele excluse dintr-un singur motiv: deteriorare (uzură fizică), defectivitate, învechire a conținutului, duplicare, non-core, pierdere (indicând circumstanțele specifice ale pierderii: pierdere din fonduri cu acces deschis sau IBA, pierdere de către cititori , furt , ca urmare a dezastrelor naturale și provocate de om, din motive necunoscute (lips)

La act se anexează o listă de documente supuse excluderii, se permite înlocuirea listei cu formulare de carte pentru documentele care nu sunt incluse în evidențele contabile.

Documentele acceptate de la cititori pentru a le înlocui pe cele pierdute sunt înregistrate în „Caiete pentru înregistrarea cărților și a altor documente acceptate de la cititori pentru a le înlocui pe cele pierdute.”

Anexa 2 .

Forma actului de excludere din fond

documente pierdute de cititori și admitere în fond

documente recunoscute ca echivalente

Considerat de comisia pe care o aprob

privind siguranța fondurilor

Protocol Nr. ____________ (semnătura persoanei care a aprobat actul)

din „__” _________ 19__ din „__” _________ 19__

„__” _________ 19__ G.

Prezentul act a fost întocmit de ________________________________________________

(nume, prenume, patronimime și funcții ale persoanelor,

participarea la pregătirea actului)

__________________________________________________________________

privind excluderea din colecția bibliotecii ___________________________________

(numele bibliotecii sau

diviziunile sale)

Ex. carti (alte documente) in valoare de ________________

din cauza pierderii de către cititori și a primirii de _________ exemplare în locul lor. Cărți

(alte documente) în valoare de _____________________________________

Este atașată o listă de cărți (alte documente).

Lista publicațiilor și a altor documente pentru Legea N _______

1. ORDIN al Ministerului Culturii al Federației Ruse din 02-12-98 590 PRIVIND APROBAREA INSTRUCȚIUNILOR PRIVIND CONTABILITATEA FONDULUI BIBLIOTECEI http://www.zakonprost.ru/content/base/part/279720

2. Organizarea activității Băncii Centrale: instrucțiuni și formulare contabile [Text] / Ed. R.Z Zotova – ed. a II-a. – M.: Carte, 1985.

3. Frumin I. M. Biblioteconomie: organizare și conducere [Text]: manual pentru biblioteci. Facultatea de Cultură și Universități Pedagogice / I.M. Frumin. – Ed. a II-a. – M.: Carte, 1980.

4. Școala de pregătire în bazele profesiei de bibliotecar: Lecția 1: Forme contabile de muncă [Text] / MUK MCB; MBO; comp. și resp. pe număr A. O. Kesheshyan. – Chaltyr, 2009 – 10 exemplare. http://www.chaltlib.ru/articles/Library/spetsialistu/ucheba/shkola_obuchenija_osnovam_bibliotechnojj_professii/

1. Statistica bibliotecii: colecție de materiale normative, instrucționale și metodologice / științifice din regiunea Kemerovo. b-ka http://www.kemrsl.ru/catalog/113.html

2. Instrucțiunea „Procedura de înregistrare a indicatorilor statistici ai activității bibliotecilor municipale din regiunea Pskov”: Mod de acces //http://pandia.ru/text/79/209/86598.php

3. Contabilitatea indicatorilor statistici ai activităților bibliotecilor municipale din Izhevsk: scrisoare instrucțională și metodologică: Modul de acces

privind contabilitatea statistică a indicatorilor de servicii

utilizatorii bibliotecii

Prevederi generale

Baza statisticilor bibliotecii este înregistrarea corectă a tuturor indicatorilor principali ai performanței bibliotecii. Indicatorii serviciului utilizatorilor în biblioteci ar trebui înregistrați zilnic.

· Documente de reglementare adoptate în diferite biblioteci din regiunea Kemerovo.

Forme de bază ale statisticii bibliotecii

1. Documente contabile primare pentru completarea zilnică:

· Formularul cititor(formular cititor electronic) – destinat să înregistreze cititorul bibliotecii, să controleze și să înregistreze lucrările tipărite care i-au fost eliberate și returnate de acesta și alte documente și analize de lectură;

· Baza de date electronica utilizatorii bibliotecii;

· Card de înregistrare abonat IBA(bază de date electronică) sunt concepute pentru a înregistra abonații și a analiza informații despre aceștia;

· Informații despre cardul de înregistrare a abonatului(bază de date electronică) are scopul de a înregistra abonații și de a analiza informații despre aceștia;

· Card de înregistrare a cititorului conceput pentru a înregistra cititorii bibliotecii și a analiza informații despre aceștia*;

· Formular de carte menite să înregistreze și să controleze documentul emis și returnat de utilizator (cititor, abonat) și să analizeze utilizarea acestuia;

· Lista de verificare conceput pentru a înregistra vizitele utilizatorilor la departamentele bibliotecii, a controla documentele emise și returnate*;

· Foaie de verificare unică conceput pentru a înregistra vizitele utilizatorilor unici la un departament de bibliotecă;

· Fișa de solicitare a cititorului concepute pentru căutarea și emiterea de lucrări tipărite și alte documente, înregistrarea și analizarea cererilor și refuzurilor*;

· Fișa de statistici zilnice concepute pentru înregistrarea zilnică a indicatorilor numărului de vizite, solicitări și eliberare de documente către utilizatori în domenii de cunoaștere*;

· Fișa „Contabilizarea numărului de cereri” sau „Jurnal de informații și consultări” concepute pentru a lua în considerare cererile pentru orice: informații și consultații;

· „Jurnalul defecțiunilor” sau „Fișier de eșec” conceput pentru înregistrarea defecțiunilor la cerere și analiza defecțiunilor;

· Pașaport pentru eveniment concepute pentru a înregistra și analiza evenimentele organizate de bibliotecă;

· Vizitați ghișeelewww-site-ul bibliotecii*.

2. Documente secundare:

· Jurnal de lucru al bibliotecii;

· Forma statistică;

· Rapoarte despre activitatea bibliotecilor pe o perioadă de timp.

3. Documente optionale (marcat*) au caracter de recomandare pentru înregistrarea lucrărilor bibliotecii.

Înregistrarea utilizatorului bibliotecii

Utilizator bibliotecă: O persoană fizică sau juridică care utilizează serviciile bibliotecii (cititor, vizitator eveniment, abonat). Unitatea de cont pentru cititori este cititorul. Numărul total de cititori este înregistrat pe baza numărului de cititori deserviți de toate diviziile structurale ale bibliotecii și înregistrați într-un singur fișier de înregistrare sau într-o singură bază de date de cititori. Dacă în bibliotecă există o singură unitate structurală, contabilizarea numărului total de cititori poate fi efectuată pe baza unui index de fișă de formulare de citire sau a unei baze de date cititoare. Înregistrarea utilizatorilor unici se realizează folosind fișe de verificare unică sau în fișe de statistică zilnică în conformitate cu metodologia adoptată în bibliotecă. Evidențele cititorilor sunt păstrate în prima parte a jurnalului de lucru al bibliotecii, „Înregistrarea cititorilor și a prezenței”, conform indicatorilor principali și prioritari.

Vezi: anexele nr. 1 și nr. 2

6. Unitatea de contabilitate pentru abonații la împrumuturi interbibliotecare (denumite în continuare ILA) este un abonat.

7. Contabilitatea numărului total de abonați se realizează în funcție de numărul de biblioteci înregistrate în dosarul sau baza de date de înregistrare a abonaților IBA.

8.Unitatea de contabilitate a abonaților de informații este un abonat individual (individual) sau colectiv (organizație) înregistrat în indexul cardurilor sau baza de date de înregistrare.

9. Contabilitatea numărului total de abonați la informații se realizează în funcție de numărul de abonați înscriși în indexul cardurilor sau baza de date a sistemului IRI.

10. Unitatea de contabilitate a utilizatorilor care accesează biblioteca prin intermediul rețelelor electronice de informații este codul utilizatorului (persoană sau organizație) înregistrat pe serverul bibliotecii.

11. Contabilitatea numărului total de utilizatori care accesează biblioteca prin intermediul rețelelor electronice de informare se realizează după numărul de coduri inegale ale persoanelor și organizațiilor înregistrate pe serverul bibliotecii.

12. Unitatea de înregistrare a vizitatorilor evenimentului este persoana prezentă la eveniment și înregistrată în documentele acceptate de bibliotecă.

Vezi Anexa nr. 3

13. Numărul total de vizitatori la evenimente se înregistrează prin însumarea numărului de persoane prezente la evenimentele înregistrate în documentele acceptate de fiecare unitate structurală a bibliotecii.

Contabilitatea evenimentelor

1. Unitatea de înregistrare a evenimentelor este un singur eveniment: expoziție, recenzie orală, zi de informare, excursie etc., înregistrat în documentația acceptată în bibliotecă.

Vezi anexele nr. 4 și nr. 5

2. Contabilitatea numărului total de evenimente se realizează prin însumarea evenimentelor înregistrate de fiecare departament al bibliotecii.

3. Un eveniment la care au participat mai multe unități structurale la organizare și implementare se numără o singură dată.

4. Un eveniment care include desfășurarea simultană a diferitelor forme (de exemplu, o expoziție și o recenzie bibliografică orală) este considerat un eveniment, dar componentele acestui eveniment sunt denumite în documentația acceptată.

Înregistrarea vizitelor și solicitărilor

1. Unitatea de evidență a vizitelor este o vizită înregistrată în documentația sau baza de date acceptată în bibliotecă.

Notă: numărul de vizite nu include participanții la evenimente publice, seminarii, conferințe etc., susținute la bibliotecă de alte organizații.

2. Unitatea de contabilitate a cererilor către biblioteca electronică și rețeaua de informații este o cerere către serverul bibliotecii.

3. Contabilitatea numărului total de vizite (cereri) se realizează prin însumarea vizitelor (cererilor) înregistrate de fiecare unitate structurală a bibliotecii.

4. Evidența se ține în prima parte a jurnalului de lucru al bibliotecii, „Contabilitatea compoziției cititorilor și prezenței”, pe două coloane: vizite și solicitări. Contactele sunt incluse în numărul total de vizite.

1. Unitatea de evidență pentru eliberarea documentelor și a copiilor acestora este copia primită de utilizator la cererea acestuia.

2. Unitatea de evidență pentru emiterea publicațiilor periodice este o copie sau liantul primit de utilizator la cererea acestuia.

3. Contabilitatea emiterii revistelor, ziarelor, notițelor, hărților, brevetelor, standardelor etc., combinate sau depozitate în mape, cutii, referate, seturi etc., se realizează în funcție de numărul de copii ale documentelor care corespund la cererea utilizatorului.

4. Contabilitatea emiterii documentelor se efectuează în funcție de numărul de exemplare emise înregistrate în formularul cititorului, fișa de solicitare a cititorului și alte documentații acceptate în bibliotecă, precum și în baza de date electronică.

5. La emiterea documentelor de la o unitate structurală a bibliotecii la alta, contabilizarea eliberării se realizează numai de către unitatea structurală care eliberează direct documente către utilizator (cititor, abonat).

6. Contabilitatea numărului total de documente emise se realizează prin însumarea numărului de exemplare înregistrate de fiecare unitate structurală a bibliotecii.

7. Unitatea de înregistrare pentru eliberarea unei copii a unui document este o copie a unui document de bibliotecă (capitol de carte, alineat, articol, dosar, înregistrare audio de pe fiecare suport, înregistrare pe disc, tipărire a unui document de pe un suport electronic), indiferent de numărul de pagini copiate.

8. Copiile documentelor care nu au legătură cu colecția bibliotecii nu sunt supuse înregistrării.

9. Eliberarea exemplarelor plătite ale documentelor bibliotecii se realizează separat și se include în numărul total de documente emise.

10. Contabilitatea eliberării de copii și documente din expoziție este inclusă în numărul total de documente emise.

Vezi anexele nr. 6, nr. 7, nr. 8

Contabilitatea cererilor și răspunsurilor la serviciile de referință și informare

1. Unitatea de contabilitate a cererilor unice de servicii de referință și informații (IDS) este o cerere.

2. Contabilitatea cererilor de informații și informații finalizate se efectuează în funcție de număr

· Referințe tematice;

· Informații clarificatoare;

· Informații faptice;

· Informații despre adresă;

· Consultatii metodologice.

Vezi Anexa nr. 9

3. Numărul total de solicitări de informații și informații se ia în considerare prin însumarea cererilor înregistrate în documentația (sau baza de date) acceptată în bibliotecă.

4. Evidența solicitărilor se păstrează în „Jurnalul/caietul de anchete și consultări” și fișa „Înregistrarea numărului de solicitări”, precum și în jurnalul de lucru al bibliotecii.

Contabilitatea eșecului

1. Unitatea de înregistrare a refuzurilor pentru documente, copiile acestora și SIR este cererea neîndeplinită a utilizatorului înregistrată în fișa de solicitare a cititorului (sau DB), alte documentații (revista/caiet de refuzuri) acceptate în bibliotecă.

2. Numărul total de refuzuri se ia în calcul prin însumarea solicitărilor neîndeplinite ale utilizatorilor înscriși în fiecare unitate structurală a bibliotecii.

Procedura contabila

1. Contabilitatea indicatorilor cheie de servicii se realizează în diviziile structurale ale bibliotecii.

2. Statisticile zilnice se țin pe fișe contabile sau în caiete contabile. Suma totală pentru principalii indicatori contabili este înscrisă în jurnalul de lucru al bibliotecii.

3. Indicatorii de mai sus sunt incluși în raportul anual și formularul statistic nr. 6 - Codul Fiscal.

Responsabilitate

Responsabilitatea pentru menținerea evidenței revine șefilor departamentelor structurale ale bibliotecii.

Controlul este exercitat de administrația bibliotecii.

APLICAȚII

Aplicație

Completarea primei părți a jurnalului

Când înregistrați utilizatorii în Jurnal, trebuie să respectați următoarele reguli:

1. Coloana „Total cititori înregistrați” ia în considerare numărul de cititori înregistrați (sau reînregistrați) într-o anumită zi într-un anumit departament sau departament de service. Din numărul total de cititori, se disting tineri - 15-24 de ani (o coloană separată în Jurnal) și copiii sub 14 ani (o coloană separată în Jurnal).

2. Informațiile despre cititorii nou înregistrați (sau reînregistrați) sunt introduse pe baza formularelor de citire.

Nota:

În rubrica „studenți” sunt luați în considerare doar acei cititori a căror ocupație principală este studiul;

Cititorii care sunt pensionari aparțin grupului „celălalt”;

În rubricile „grupuri separate de cititori”, biblioteca ia în considerare acele grupuri de cititori pe care le deservește în mod diferențial (de exemplu: gospodine, șomeri, persoane cu dizabilități, antreprenori privați etc.).

La sfârșitul lunii, se însumează evidențele de cititori pentru luna și se calculează, de asemenea, numărul total de cititori dintr-un anumit departament de bibliotecă și componența acestora de la începutul anului. Ultimul total este apoi transferat pe prima linie a paginii următoare.

4. În coloana „număr de vizite” sunt introduse informații despre vizitele tuturor grupurilor de utilizatori. Vizitele la categoria de cititori „tineri” sunt enumerate într-o coloană separată.

Aplicație

INSTRUCŢIUNI

Înregistrarea cititorului în bibliotecă și reînregistrarea

Înregistrarea utilizatorilor în bibliotecă se realizează în conformitate cu Regulile de utilizare a bibliotecii, aprobate de directorul bibliotecii de comun acord cu fondatorul bibliotecii. Utilizatorul se înregistrează în bibliotecă furnizând un document de identificare: un pașaport al unui cetățean al Federației Ruse sau un alt document - pentru utilizatorii cu vârsta peste 14 ani. Pentru utilizatorii cu vârsta sub 14 ani, acest document este o petiție din partea părinților sau a tutorilor.

Se completează un formular pentru utilizator care indică numele de familie, prenumele, patronimul, data înscrierii, numărul formularului și alte date. Datele suplimentare (locul de muncă, înregistrarea, postul etc.) sunt introduse pe baza soluției metodologice - „Tehnologie de înregistrare în bibliotecă”. Se încheie un contract cu cititorul. Dacă biblioteca nu încheie un acord cu un utilizator - o persoană, atunci faptul de familiarizare și acord cu Regulile de utilizare a bibliotecii este certificat prin semnătura sa pe formularul cititorului, adică, prin aceasta, se încheie un contract de aderare.

În practica bibliotecilor, cazurile de procese privind procedura de încheiere a acordurilor cu persoanele fizice au devenit în ultima perioadă din ce în ce mai frecvente, așa că este și mai indicat să se încheie un contract de servicii.

Înainte de a începe înregistrarea unui formular de cititor electronic, se efectuează control automat pentru reintrarea neautorizată, ceea ce este imposibil, întrucât formularul de cititor electronic al unui cititor care s-a înscris la Bibliotecă este stocat permanent.

În timpul procesului de înregistrare, în formularul electronic de citire sunt completate anumite câmpuri, unde se introduc diverse informații despre cititor: nume complet, sex, adresă de înregistrare și număr de telefon, adresa de reședință temporară și număr de telefon, locul de muncă sau de studiu (studenți). furnizați numele detaliat al instituției de învățământ, cursul și clasa), profesia, detaliile pașaportului. Aceste informații sunt necesare pentru comunicarea ulterioară cu cititorul, pentru studierea cititorilor în funcție de diverși parametri și statistici. Toate înregistrările sunt convertite într-un card electronic de bibliotecă, iar informațiile despre un nou cititor sunt trimise imediat tuturor diviziilor structurale ale Bibliotecii.

Cititorii care au doar înregistrare sunt înregistrați pe o bază generală, dar formularul lor electronic de citire trebuie să indice perioada de înregistrare. La sfârșitul perioadei de înregistrare, în formular este introdusă mențiunea „Fără înregistrare”. Această înregistrare este văzută de angajații tuturor sălilor.

Informațiile obținute despre cititori sunt disponibile numai la locurile de muncă; Confidențialitatea informațiilor este menținută.

Dacă se pierde un card de bibliotecă, cititorul plătește o amendă și primește un alt card cu un nou cod de bare.

În fiecare an, cititorii sunt reînregistrați în toate departamentele de service. Scopul său este de a identifica numărul real de cititori care folosesc biblioteca, precum și de a clarifica informații despre cititori (schimbări de vârstă, educație, schimbare de adresă, loc de muncă etc.).

La reînregistrare, este necesară prezentarea unui pașaport. Toate modificările necesare sunt făcute în formularul cititorului, iar noul număr este indicat pe formular. În timpul reînregistrării, orice modificări ale informațiilor despre cititor sunt introduse în formularul electronic de citire, iar un nou an calendaristic este introdus automat. Fără aceasta, cititorul nu va fi servit în săli.

Când se înregistrează la bibliotecă, cititorul se familiarizează mai întâi cu regulile de utilizare a bibliotecii, structura, colecțiile și cataloagele acesteia. De la prima conversație, cititorul ar trebui să afle în ce departamente ale bibliotecii poate obține cărți, cine îl va ajuta să aleagă cartea de care are nevoie, ce cluburi sau cercuri lucrează la bibliotecă, ce evenimente publice au loc în ea. Această primă introducere este importantă pentru cititor, dar și mai importantă pentru bibliotecar.

Când serviți cititorilor printr-un formular electronic, puteți utiliza o obligație de primire, de exemplu:

MUK "CBS......."

ANGAJAMENT

Citind termenii și condițiile de utilizare ale Bibliotecii (departamentul), mă angajez:

1. Returnarea în timp util a documentelor furnizate de Bibliotecă (departament) la domiciliu prin formularul electronic al utilizatorului;

2. Asigurarea siguranței documentelor furnizate de Bibliotecă (departament);

3. În caz de întârziere, deteriorare sau pierdere a documentelor furnizate de Bibliotecă (departament), despăgubiți Biblioteca pentru daune materiale.

Cititor: __________________________________

(F.I.O., numărul cardului bibliotecii)

Semnătura _____________________ Data „___” ___________ 200 g .

Aplicație

Înregistrarea vizitatorilor evenimentului

Documentele de înregistrare a vizitatorilor evenimentului sunt:

1. Jurnalul muncii de bibliotecă (partea nr. 3 „Contabilitatea muncii în masă” și partea nr. 1 „Contabilitatea și componența cititorilor și prezența”, coloana „Numărul de vizite”);

2. „Pașaportul unui eveniment în masă” cu o listă atașată, care include:

· numărul de persoane prezente, inclusiv principalele grupuri de cititori – copii, tineri,

· numărul de documente furnizate/eliberate, inclusiv pe domenii de cunoaștere etc.

La înregistrarea jurnalului de lucru al bibliotecii în partea nr. 1, numărul de vizitatori ai evenimentului se însumează cu numărul total de vizite la bibliotecă; suma primită se înscrie în rubrica „număr de vizite” din Jurnal.

Prezența la evenimentele desfășurate în afara bibliotecii este înregistrată în pașaportul evenimentului și inclusă în numărul total de vizite.

Aplicație

Pașaport pentru un eveniment de masă

1. Data „__” _____________ 200

2. Forma și denumirea evenimentului________________________________________________

3. Locul de desfășurare (organizație, instituție)______________________

__________________________________________________________________

4. Numărul de persoane prezente, inclusiv pe principalele grupuri de cititori:

Total _______________________

Tineret __________________

Copii _______________________

5. Numărul de documente furnizate/eliberate, inclusiv pe domeniul de cunoaștere:

2 ____________________________

3 ____________________________

4 ____________________________

5 ____________________________

6 ____________________________

75____________________________

81____________________________

83____________________________

85____________________________

86____________________________

9 _____________________________

82-84__________________________

6. Numele complet responsabil________________________________________________

7. Note_________________________________________________

__________________________________________________________________

Aplicație

PASAPORT EXPOZITIV

Numele expoziției _________________________________________________

__________________________________________________________________

Subiect ________________________________________________________________

Perioada de lucru cu „___” ________________ 20

prin „_____” ______________ 20

Locul de desfășurare ________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Numărul de participanți________________________________________________

Număr de literatură furnizată/eliberată ____________________

__________________________________________________________________

Numărul de exponate prezentate ________________________________

__________________________________________________________________

Responsabil_____________________________________________________

__________________________________________________________________

Note ________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Aplicație

Contabilitatea eliberarii documentelor si a copiilor acestora

1. Toate documentele eliberate cititorilor la domiciliu sunt înregistrate într-o formă tradițională sau în formă electronică (denumită în continuare formular), indicând perioada de returnare, numărul de inventar, indicele de clasificare, autorul și titlul cărții.

Data și numărul formularului cititorului sunt indicate pe formularul documentului emis și pe lista de verificare a termenului limită de returnare.

Dacă un document este emis într-o sală de lectură, atunci data emiterii documentului este indicată pe foaia de control sau pe formularul de carte.

Formularele tradiționale de citire sunt aranjate în funcție de datele de returnare și în cadrul perioadei - în ordinea alfabetică a numelor de familie sau după numerele de formulare de citire.

Formele tradiționale pentru cititorii care nu au luat cartea sunt plasate separat, în ordine alfabetică.

La returnarea documentelor, bibliotecarul este obligat să-și bareze bonul în prezența cititorului și să anexeze formularul de carte în document.

Prelungirea perioadei de citire a documentelor, la cererea cititorului, este considerată ca o nouă emisiune.

Contabilitatea problemelor din sălile de lectură cu colecții deschise se realizează prin numărarea documentelor scoase de pe rafturi de către cititor și returnate bibliotecarului după utilizare. Documentele folosite direct lângă rafturi în procesul de selectare a literaturii nu sunt luate în considerare ca împrumut de cărți.

În sălile de lectură cu o colecție deschisă este permisă păstrarea unor evidențe selective. Contabilitatea selectivă presupune înregistrarea emisiunii medii de carte de o zi pe săptămână timp de o lună. Indicatorii obținuți se înmulțesc cu numărul de zile lucrătoare ale sălii de lectură.

2. Eliberarea documentelor către utilizatori este consemnată în Partea 2 a Jurnalului Bibliotecii pe secțiuni în conformitate cu deciziile metodologice adoptate. Eliberarea documentelor pentru categoria „tineret” se ia în considerare separat.

Jurnalul de lucru ia în considerare copiile documentelor pentru 5 articole principale: Total copii, inclusiv cele plătite. Total sunt împărțite în trei grupe: documente tipărite, electronice, audiovizuale.

3. Contabilitatea emiterii literaturii din expoziții poate fi efectuată în mai multe moduri:

· desemnarea numărului total de cărți scoase din expoziție în fișa de statistică zilnică prin observație;

· utilizarea coeficientului de emitere a literaturii din expoziţie.

Coeficientul este elaborat de un grup de experți; în concordanță cu organul public al bibliotecii (consiliu de serviciu, consiliu metodologic, consiliu de cercetare, consiliu pe lângă director etc.), aprobat prin ordin al directorului bibliotecii; distribuite tuturor departamentelor bibliotecii. Ratele de împrumut din expozițiile bibliotecii, evenimentele de teren, evenimentele desfășurate în comun cu alte organizații etc., pot fi dezvoltate în raport cu cantitatea de literatură prezentată sau cu numărul de vizitatori prezenți. Ca recomandare, puteți folosi experiența din Karelia, unde sunt stabiliți următorii coeficienți:

Pentru mediul rural și bibliotecile care nu au spațiu expozițional semnificativ - coeficient 1 din cantitatea de literatură prezentată;

Pentru băncile centrale și bibliotecile cu peste 10 rafturi expoziționale - un coeficient de 2 pe lună în funcție de cantitatea de literatură prezentată;

Pentru bibliotecile mari cu fonduri semnificative (mai mult de 1 milion de exemplare) - un coeficient de 3-5 pe lună în funcție de cantitatea de literatură prezentată.

4. Contabilitatea emiterii publicațiilor electronice (atât locale, cât și online) se efectuează în conformitate cu GOST 7.20 - 2004 și GOST 7.83 - 2001.

În Jurnalul Partea 2, înregistrările documentelor electronice și audiovizuale sunt păstrate separat și sunt incluse în numărul total de documente emise.

GOST 7.20 – 2000. Statistica bibliotecii [Text]. – Introdus 01.01.2002 // Culegere de standarde rusești de bază pentru activități de bibliotecă și informare / comp. . – Sankt Petersburg, 2006. – P. 191.

Recomandări pentru implementarea GOST 7.20-2000 „Statistici de bibliotecă”, adoptate de Asociația Bibliotecilor din Republica Karelia din 01.01.2001 [Electron. resursă] – Mod de acces: // http://bibliotecă. *****/bark/files/e_10_05_07.doc. - Cap. de pe ecran.

Începând cu data de 06.02.2013, a intrat în vigoare Procedura de înregistrare a documentelor incluse în colecția bibliotecii, aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 10.08.2012 nr. 1077 (în continuare -

Ordinul nr. 1077). În articol vom lua în considerare principalele prevederi de contabilizare pentru primirea și eliminarea obiectelor din colecția bibliotecii în bibliotecă, precum și procedura de reflectare a acestor operațiuni în contabilitatea bugetară.

Există două tipuri de contabilitate a colecțiilor bibliotecii: intra-bibliotecar și contabilitate (buget). În instituțiile guvernamentale, atât evidența bibliotecii interne, cât și evidența contabilă sunt ținute simultan.

Direct în bibliotecă, contabilitatea, achiziționarea, păstrarea și utilizarea documentelor cuprinse în colecțiile bibliotecii se asigură în modul stabilit de Ministerul Culturii ( clauza 6 art. 12 Legea federală din 29 decembrie 1994 nr.  78‑FZ „Despre biblioteconomie”). După cum sa menționat mai sus, Ordinul nr. 1077 este în prezent în vigoare.

Serviciul de contabilitate ia în considerare colecția bibliotecii ca obiect al mijloacelor fixe pe baza registrelor contabile primare întocmite la primirea documentelor în fond sau la dispunerea acestora, în conformitate cu instructiunile nr.  157nŞi 162n.

Procedura de înregistrare a documentelor în bibliotecă

Documentele colecției bibliotecii includ ( secțiune Ordinul III nr. 1077 ):

• publicații tipărite și inedite (cărți, broșuri, periodice, partituri etc.);
• documente audiovizuale (documente fonologice, documente video, documente de film, documente fotografice);
• documente pe microforme (microfilm și microfișă);
• documente electronice (documente aflate pe hard disk-ul computerului, pe mijloace tehnice externe).

Unitățile principale de înregistrare a documentelor din colecția bibliotecii sunt copie și titlu, pentru ziare - set anual și titlu. Sunt utilizate și unități contabile suplimentare, de exemplu, raft metrou, liant, unitate de memorie de date (pentru documente electronice).

Contabilitatea documentelor din bibliotecă se efectuează în registrele de contabilitate sumară și individuală.

Registre contabile individuale - aceasta este o carte de înregistrare, o carte de înregistrare pentru un anumit tip de document pentru ziare, reviste și alte tipuri de documente. De asemenea, este permis să se considere ca registre contabile individuale un inventar topografic (catalog), un catalog contabil, un dosar contabil cu formulare de ieșire generate în ordinea inventarului sau alte numere de identificare ale documentelor. Registrele de contabilitate individuală a documentelor din colecția bibliotecii conțin detalii de identificare a fiecărui document indicând informații despre primirea documentului și plecarea acestuia din colecția bibliotecii ( clauza 1.5.1 din Ordinul nr. 1077 ).

Registre rezumative - aceasta este o carte de contabilitate totală a colecției bibliotecii, fișe de contabilitate sumară a colecției bibliotecii, un jurnal. Sunt permise diferite modificări ale registrului contabil de sinteză. Indiferent de tipul documentului contabil, registrele contabile de sinteză conțin trei părți interconectate:

- „Primirea documentelor în colecția bibliotecii”;

- „Aruncarea documentelor din colecția bibliotecii”;

- „Rezultatele mișcării colecției bibliotecii: date finale la sfârșitul perioadei de raportare.”

Datele rezumate sunt reflectate în fiecare parte a registrului contabil de sinteză. Într-un sistem electronic de contabilitate, aceste părți sunt integrate într-un singur fișier contabil ( clauza 1.5.2 din Ordinul nr. 1077 ).

De menționat că formularele de înregistrare nu sunt date în Ordinul nr. 1077 și, prin urmare, sunt elaborate chiar de instituții. În același timp, vă reamintim că modelele de formulare nu mai sunt valabile Instrucțiuni pentru înregistrarea colecțiilor bibliotecii, aprobat Prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 2 decembrie 1998 nr. 590 . Acestea pot fi luate ca bază la elaborarea și aprobarea documentelor dvs. interne de contabilitate primară (registre de contabilitate individuală și sumară, precum și alte documente primare pentru contabilizarea colecției bibliotecii).

Primirea documentelor la bibliotecă se realizează prin cumpărare, abonament, donație, donație, livrarea unui depozit legal etc. Documentele sunt acceptate în contabilitate pe baza documentelor contabile primare (factură de la furnizor, act de acceptare a documentelor). Dacă documentele sunt primite gratuit (ca urmare a transferului depozitelor legale etc.), se întocmește un act de acceptare a documentelor. Documentele primite de la cititori pentru a le înlocui pe cele pierdute și recunoscute ca echivalente cu cele pierdute sunt formalizate într-un act de acceptare a documentelor pentru a le înlocui pe cele pierdute.

Acceptarea documentelor la bibliotecă, primite sub formă de cadou de la persoane juridice și persoane fizice care indică scopul - completarea colecției bibliotecii, se formalizează printr-un acord de donație în conformitate cu Artă. 574, 582 Cod civil al Federației Ruse.

Documentele care intră în bibliotecă sunt mai întâi supuse unei contabilități sumare (înregistrate într-o carte contabilă sumară sau alt registru în conformitate cu clauza 1.5.2 din Ordinul nr. 1077 ). Registrul conține date despre lotul de documente primit: data și numărul de serie al înregistrării (numărul de ordine al înregistrării începe anual cu nr. 1), sursa primirii, numărul și data documentului contabil primar, numărul documentelor primite si cost.

În ceea ce privește documentele electronice, trebuie menționate următoarele. Conform clauza 4.3.2, 4.3.3 Nr. 1077 o evidență sumară a primirii documentelor locale din rețeaua electronică este menținută într-un registru electronic care indică data încărcării chitanțelor în sistem. Primirea documentelor de la distanță din rețeaua electronică se păstrează într-un registru electronic care reflectă următorii indicatori: data și numărul de serie al înregistrării, detaliile contractului de licență (denumirea și numărul documentului, perioada de valabilitate a acestuia, costul), numărul de bazele de date (pachete) și denumirile incluse în acestea. La calcularea numărului total de titluri, titlurile duplicate din pachete de pe aceeași platformă sunt excluse.

În continuare, se efectuează contabilizarea individuală a documentelor - prin atribuirea fiecărei copii a documentului a unui număr de înregistrare, a unui alt semn (numărul de sistem al unui program de calculator, cod de bare și altele) ( clauza 4.4.1 Nr. 1077 ). Documentului i se atribuie un număr individual pentru tot timpul în care se află în colecția bibliotecii. În același timp, numerele de înregistrare ale documentelor excluse din fond nu sunt atribuite documentelor nou acceptate.

Numerele de înregistrare sunt aplicate direct pe documente și se reflectă în registrul de evidență individuală a documentelor adoptate în bibliotecă în conformitate cu clauza 4.4 din Ordinul nr. 1077 .

Înregistrările individuale ale publicațiilor periodice sunt păstrate în fișa de înregistrare a periodicelor, concepută pentru a înregistra fiecare titlu și fiecare exemplar, sau într-o bază de date automatizată.

Toate documentele incluse în colecția bibliotecii sunt marcate. Pentru aceasta, se pot folosi ștampile, semne de carte, coduri de bare individuale și alte tipuri de marcaje. Cerințele de bază care trebuie îndeplinite la marcarea documentelor sunt identificarea dreptului de proprietate, estetica, durabilitatea mărcii de marcare, siguranța textului sau a altor informații simbolice. Documentele care sunt un apendice la transportatorul principal și parte integrantă a acestuia sunt atașate cu aceleași detalii ca și pe documentul principal.

Documentele locale de rețea electronică și documentele de rețea electronică la distanță sunt identificate prin software special.

Eliminarea documentelor din bibliotecă reflectat în contabilitate din cauza pierderii fizice sau a pierderii proprietăților consumatorului (din cauza deteriorării, defectuosității, învechirii în conținut, non-core). Să remarcăm imediat că caracterul non-core al documentelor se determină pe baza profilului colecției sau a altui document aprobat de șeful bibliotecii.

Excluderea documentelor din cauza învechirii în conținut, a conținutului necorespunzător, a deteriorării, a defectelor nu este permisă în legătură cu copiile unice ale documentelor de stocare permanentă (nedeterminată). Excluderea documentelor clasificate ca monumente de carte este permisă numai din cauza pierderii, cu condiția ca informațiile despre monumentul de carte să fie reflectate în registrul monumentelor de carte ( clauza 5.1.1, 5.1.2. Comanda nr. 1077 ).

La eliminarea documentelor din bibliotecă se întocmește un act de radiere a obiectelor excluse din colecția bibliotecii (f. 0504144) (denumit în continuare act de radiere), la care se anexează o listă de obiecte excluse din fondul bibliotecii. Actul de radiere reflectă informații despre numărul și valoarea totală a documentelor excluse, precum și motivul radierii și direcția documentelor după radiere. Lista atașată actului indică:

Număr de înregistrare și cod de stocare a documentelor;

Scurtă descriere bibliografică;

Costul înregistrat în registrul de evidență individuală a documentelor;

Coeficient de reevaluare, valoare după reevaluare;

Costul total al documentelor excluse.

Trebuie remarcat faptul că, pentru documentele tipărite de stocare temporară, este permisă înlocuirea listei cu formulare de carte, iar pentru documentele procesate în mod grup, în locul unei liste, o listă cu numerele de înregistrare, tipul documentelor excluse și numărul lor este dat.

În plus, în caz de pierdere a documentelor tipărite, documentele care confirmă pierderea se anexează actului de radiere și listei. Aceasta poate fi o notă explicativă, în caz de furt sau delapidare - o concluzie a organelor abilitate, iar în cazul despăgubirii prejudiciului - un document de despăgubire.

Despăgubirea de către cititori a prejudiciului este permisă sub forma înlocuirii unui document pierdut cu unul echivalent sau sub formă de despăgubire bănească. Cuantumul prejudiciului se stabilește de o comisie de expertiză de evaluare a documentelor, desemnată prin ordin al șefului. La acceptarea banilor de la cititori în schimbul cărților sau altor documente pierdute, se întocmește un ordin de primire și i se dă cititorului o chitanță conform formularului stabilit ( clauza 5.4, 5.5 Nr. 1077 ).

Actul de radiere întocmit este semnat de membrii comisiei și aprobat de conducătorul instituției. După care, în conformitate cu clauza 5.7.1, 5.7.2 Nr. 1077 Se desfășoară următoarele activități:

Documentele excluse din motive non-profil sunt transferate conform actelor la fondul de schimb în scopul transferului ulterioar gratuit către biblioteci sau în scopul vânzării către persoane fizice și juridice;

Documentele excluse din cauza deteriorării, defecte, uzură a conținutului sunt trimise la punctele de reciclare;

Microformele pe folie cu halogenură de argint excluse de la colectare trebuie să fie predate ca deșeuri care conțin argint în conformitate cu legislația Federației Ruse.

În lipsa punctelor de reciclare sau în cazurile în care depunerea documentelor pentru reciclare nu este fezabilă din punct de vedere economic, bibliotecile distrug documentele excluse la fața locului în prezența persoanelor care întocmesc un act privind distrugerea obiectelor scoase din funcțiune ale colecției bibliotecii ( clauza 5.7.1 Ordin Nr. 1077 ).

Actului de radiere se anexează un document care confirmă faptul predării obiectelor șters la un punct de reciclare sau un act privind distrugerea obiectelor șters din colecția bibliotecii. În acest caz, numărul și data unui astfel de document sunt de asemenea consemnate în act.

Dupa finalizarea activitatilor prevazute in actul de scoatere din functiune, un exemplar al actului cu lista si documentul de confirmare a dispozitiei este transferat la compartimentul de contabilitate, al doilea exemplar ramane la compartimentul care inregistreaza colectia bibliotecii pentru a reflecta actul in registre contabile sumare și individuale.

În plus, documentele excluse din colecția bibliotecii (cărți, reviste, alte tipuri de documente) trebuie executate corespunzător: este necesară anularea ștampilelor bibliotecii cu ștampilă specială.

În ceea ce privește documentele electronice, documentele din rețeaua locală sunt șterse din biblioteca electronică pe baza unui act de radiere care indică motivul excluderii. Numele, numărul și data actului sunt introduse în baza de date ca metainformații pentru documentul corespunzător. Pe baza informațiilor introduse, se generează o listă de acte de radiere (registrul contabilității totale a eliminării documentelor locale din rețea) și o listă a obiectelor de bibliotecă electronică șterse (registrul contabilității individuale a eliminării documentelor locale din rețea).

Eliminarea documentelor de la distanță din rețeaua electronică nu este documentată într-un document special. Confirmarea eliminării este expirarea documentului (acord, contract, acord de licență) emis pentru dreptul de acces la o anumită bază de date (pachet) de documente de rețea și absența unui acord, contract, acord de licență pentru un nou termen.

Contabilitatea bugetară a colecţiei bibliotecii

După cum s-a menționat mai sus, obiectele care alcătuiesc colecția de bibliotecă a unei instituții, cu excepția publicațiilor periodice, indiferent de durata lor de viață utilă, sunt acceptate în contabilitate ca mijloace fixe ( p. 38 Instrucțiuni nr.  157n) pe baza documentelor primare transferate din bibliotecă (facturi, acte de transfer etc.). În aceste scopuri este folosit verifica0 101 37 000 „Colecția bibliotecii este un alt bun mobil al instituției.”

Obiectele colecției bibliotecii sunt acceptate pentru contabilitate la costul lor original (real). Costul inițial al obiectelor achiziționate este recunoscut ca fiind suma investițiilor efective în achiziția acestora, ținând cont de sumele de TVA prezentate instituției de către furnizori. Obiectele primite în cadrul unui contract cadou sunt acceptate în contabilitate la valoarea de piață la data acceptării în contabilitate.

Valoarea curentă de piață a unui element de imobilizări se determină pe baza prețului în vigoare la data acceptării în contabilitate (capitalizare) a proprietății primite gratuit pentru acest tip de proprietate sau un alt tip similar. Informațiile despre prețul curent trebuie confirmate prin documente, iar dacă confirmarea documentară nu este posibilă - prin mijloace experte ( clauza 25 Instrucțiuni Nr.  157n).

În contabilitatea bugetară, obiectelor colecțiilor bibliotecii nu li se atribuie numere de inventar, iar listele de inventar ale colecțiilor bibliotecii nu sunt menținute ( paragraful 46, 54 Instrucțiuni Nr.  157n). Contabilitatea inventarului cu atribuirea numerelor de înregistrare la unitățile contabile ale colecției bibliotecii se realizează direct în bibliotecă cu contabilizarea individuală a documentelor.

De asemenea, vă atragem atenția că în scopul contabilității bugetare, la primirea obiectelor din colecția bibliotecii, se întocmește o fișă de inventar pentru evidența de grup a mijloacelor fixe.

(f. 0504032) ( paragraful 54 Instrucțiunile Nr.  157n). Se deschide un card pentru întregul fond, iar contabilitatea în acesta se efectuează numai în termeni monetari în suma totală (Orientări pentru utilizarea formularelor de contabilitate primară de către instituțiile de stat (municipale).

În același timp, este recomandabil să luați în considerare obiectele colecției bibliotecii, al căror cost depășește 40.000 de ruble, separat, deoarece din cauza clauza 92 din Instrucțiunea nr.  157n sunt supuse amortizarii in conformitate cu ratele calculate conform procedurii stabilite (pe baza duratei de viata a acestora).

Potrivit acestui alineat, amortizarea se acumulează pentru obiectele din colecția bibliotecii contabilizate ca parte a mijloacelor fixe, după cum urmează:

Pentru obiecte în valoare de până la 40.000 de ruble. inclusiv - în cuantum de 100% din valoarea contabilă la data punerii în funcțiune;

Pentru obiecte care costă peste 40.000 de ruble. - în conformitate cu ratele de amortizare calculate conform procedurii stabilite.

Instituția de stat a primit cărți achiziționate în baza unui contract de furnizare în valoare de 30.000 de ruble, precum și cărțile primite de la o persoană în temeiul unui acord de donație, a căror valoare de piață era de 1.000 de ruble.

Următoarele tranzacții sunt reflectate în contabilitatea bugetară.

Conținutul operațiunii	Debit	Credit	Cantitate, frecați.
Se reflectă primirea cărților de la furnizor	1 106 31 310	1 302 31 730	30 000
Obiectele din colecția bibliotecii au fost acceptate pentru înregistrare	1 101 37 310	1 106 31 310	30 000
	1 401 20 271	1 104 37 410	30 000
Cărțile primite în baza unui acord de donație au fost acceptate pentru contabilitate	1 101 37 310	1 401 10 180	1 000
Amortizarea acumulată în valoare de 100% din valoarea contabilă	1 401 20 271	1 104 37 410	1 000

Aruncarea obiectelor din bibliotecă reflectate în contabilitatea bugetară pe baza unui act de radiere aprobat primit de la bibliotecă. La stergerea (dispunerea) obiectelor din colecția bibliotecii, concomitent cu costul acestora, trebuie radiată din bilanț suma cheltuielilor de amortizare cumulate pentru aceste obiecte.

Tabelul prezintă conturile de corespondență tipice pentru eliminarea obiectelor din colecția bibliotecii în conformitate cu clauza 10Instrucțiunile nr.  162n.

Conținutul operațiunii	Debit*	Credit
Obiectele colecției bibliotecii au fost anulate din cauza deteriorării (uzură fizică), defectiuni, învechire a conținutului (învechire), lipsă de profil etc.	1 401 10 172	1 101 37 410
Obiectele din colecția bibliotecii au fost anulate din cauza pierderii de către cititori sau furtului
Obiectele din colecția bibliotecii au fost eliminate ca urmare a vânzării lor
Obiectele din colecția bibliotecii au fost anulate din cauza pierderilor ca urmare a dezastrelor naturale și provocate de om	1 401 20 273	1 101 37 410
Au fost eliminate obiecte din colecția bibliotecii de așezări între instituția principală și divizii (filiale) separate.	1 304 04 310	1 101 37 410
Obiectele din colecția bibliotecii au fost eliminate atunci când au fost transferate gratuit:
- autoritate, instituție de stat (municipală) (ca parte a deplasării obiectelor între instituții subordonate diferiților administratori principali ai fondurilor bugetare de același nivel bugetar)	1 401 20 241	1 101 37 410
- organizații, cu excepția organizațiilor de stat și municipale	1 401 20 242	1 101 37 410
- autoritate, instituție de stat (municipală) (ca parte a deplasării obiectelor între instituții cu bugete diferite)	1 401 20 251	1 101 37 410
- organizaţii supranaţionale şi guverne străine	1 401 20 252	1 101 37 410
- organizatii internationale	1 401 20 253	1 101 37 410

În locul simbolurilor „xx”, sunt plasate grupul și codul corespunzător tipului de cont sintetic.

Periodice (ziare, reviste etc.) achiziționate de o instituție guvernamentală pentru a completa colecția bibliotecii sunt contabilizate contul în afara bilanțului 23„Reviste de utilizare” într-o evaluare condiționată: un obiect (număr reviste, set de ziare anual) - o rublă. Contabilitatea analitică a contului se efectuează în funcție de obiectele contabile din cardul pentru contabilitatea cantitativă și totală a activelor materiale ( articolul 377, 378 Instrucțiuni Nr.  157n). Cedarea periodicelor din orice motiv se reflectă și pe baza deciziei comisiei instituției privind primirea și cedarea activelor, documentată în documentul contabil primar (actul de acceptare și transfer, act de radiere, alt act).

Procedura de înregistrare a tranzacțiilor compensarea prejudiciului în natură (dacă cititorii pierd cărți) să ne uităm la un exemplu.

Pe baza documentelor primite de la bibliotecă către departamentul de contabilitate, costul cărții pierdute la data la care a fost acceptată pentru contabilitate a fost de 500 de ruble. Valoarea de piață a acestei cărți la momentul pierderii era de 700 de ruble. Cititorul a returnat o carte nouă de valoare egală pentru a o înlocui pe cea pierdută.

Următoarele înregistrări sunt reflectate în contabilitatea bugetară.

Conținutul operațiunii	Debit	Credit	Cantitate, frecați.
Cartea pierdută a fost radiată (în baza deciziei comisiei, documentată în actul de radiere (f. 0504144))	1 401 10 172	1 101 37 410	500
S-a luat în considerare valoarea deficitului identificat (la valoarea de piață)	1 209 71 560	1 401 10 172	700
Cartea primită pentru compensare a fost acceptată în contabilitate	1 101 37 310	1 401 10 172	700
Amortizarea acumulată în valoare de 100% din valoarea contabilă	1 401 20 271	1 104 37 410	700
Totodată, cuantumul daunelor despăgubite este anulat de la partea vinovată	1 401 10 172	1 209 71 660	700

Instrucțiuni de aplicare a Planului unificat de conturi pentru autoritățile publice (organe de stat), organe de autoguvernare locală, organe de gestionare a fondurilor extrabugetare de stat, academii de științe de stat, instituții de stat (municipale), aprobate. Prin ordinul Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 1 decembrie 2010 nr. 157n.

Instrucțiuni de utilizare a Planului de conturi pentru Contabilitatea bugetară, aprobate. Prin ordinul Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 6 decembrie 2010 nr. 162n.

Îndrumări de utilizare a formularelor de documente contabile primare și întocmirea registrelor contabile de către autoritățile publice (organe de stat), organele administrației publice locale, organele de conducere ale fondurilor extrabugetare de stat, academiile de științe de stat, instituțiile de stat (municipale), aprobate. Prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 15 decembrie 2010 nr. 173n.

Sistem de raportare

Consultare

GOST 7.20 – 2000 Statistica bibliotecii

Indicatori statistici biblioteci

Jurnal de lucru al bibliotecii

Card de profil cititor

Scheme de rapoarte lunare statistice și informaționale

Exemple de completare a documentelor de raportare

Formularul 6NK

Există trei tipuri de contabilitate în biblioteci: operațională, statistică și contabilă.

Contabilitatea operațională(sau contabilitatea primară) constă într-o înregistrare sistematică constantă, continuă a tuturor proceselor activității bibliotecii: imediat după finalizarea acesteia:

Pregătirea la timp a documentelor pentru literatura de intrare și de ieșire,

Înregistrarea literaturii primite în cartea de contabilitate sumară și contabilitate individuală,

Completarea formularelor de citire și înregistrarea cărților emise în acestea, modificarea datelor cititorului;

Înregistrări curente ale vizitelor și problemelor.

Menținerea regulată a unui „Jurnal de lucru”, care este completat conform anumitor forme și reguli.

Fără contabilitate operațională, nicio altă contabilitate în bibliotecă nu este posibilă.

Contabilitatea statistică este obligatorie pentru toate tipurile de biblioteci și se realizează după metode uniforme stabilite în documentele de reglementare, care se realizează prin formulare contabile uniforme.

Scopul contabilității statistice este de a stabili date exacte:

Cu privire la dimensiunea, compoziția și mișcarea colecției bibliotecii,

Despre numărul și componența cititorilor;

Numărul și componența distribuirii cărților,

Despre volumul de masă, informații - lucrări bibliografice, metodologice, precum și despre formele nestaționare de serviciu.

Toate aceste informații sunt obținute pe baza înregistrărilor operaționale din „Jurnalul bibliotecii”. Rezultatele cantitative sunt rezumate la sfârșitul fiecărei luni, trimestri și an. Datele statistice sunt folosite pentru a studia activitățile bibliotecilor, a rezuma rezultatele și planificarea ulterioară.

Contabilitate are ca scop documentarea tuturor încasărilor și cheltuielilor cu bunurile materiale ale bibliotecii: proprietate carte, echipamente, mese, scaune, vitrine etc. Cheltuirea banilor trebuie confirmată prin documente - acestea sunt cecurile și facturile organizațiilor relevante, chitanțele pentru plata banilor pentru servicii plătite etc. În sistemul nostru central de contabilitate, contabilitatea este efectuată de departamentul de contabilitate centralizat al Administrației din Abakan.

Indicatori statistici biblioteci – acestea sunt caracteristici cantitative ale unui anumit fenomen sau proces de activitate a bibliotecii și sunt exprimate în valori absolute și relative.

Valori absolute– acesta este numărul de cititori, împrumut de cărți, vizite, evenimente de lucru în masă, referințe bibliografice etc.

Valori relative (indicatori de intensitate, indicatori de calitate)– sunt indicatori care măsoară raportul a doi indicatori diferiți ca conținut, dar interdependenți.

Organizarea și menținerea evidenței documentelor din bibliotecă 2

Prevederi de bază pentru contabilitatea colecțiilor bibliotecii 3

Funcții contabile 3

Tipuri și forme de contabilitate 4

Acceptarea noilor sosiri 9

Contabilitatea documentelor de retragere 10

Reevaluarea colecției bibliotecii 10

Verificarea colecției bibliotecii 11

Concluzia 12

Referințe 13

Organizarea și menținerea evidenței documentelor din bibliotecă

Contabilitatea colecției bibliotecii face parte din sistemul de management al procesului economic; Acesta este cel mai important element de conservare a colecției bibliotecii. Documentele contabile care înregistrează admiterea, înstrăinarea și mișcarea fondului sunt documente legale. Contabilitatea colecțiilor bibliotecii este, de asemenea, un proces tehnologic de organizare a acestora. Scopul principal al contabilității este generarea de date exacte și fiabile asupra tuturor tipurilor de documente, asigurând controlul asupra mișcării și siguranței acestora în conformitate cu documentele de reglementare în vigoare.

Principalele documente de reglementare sunt:

Scrisoare din partea Ministerului de Finanțe al Federației Ruse „Cu privire la inventarul fondului bibliotecii” din 7 octombrie 1998.

Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse „Cu privire la aprobarea „Instrucțiunilor privind contabilitatea colecțiilor bibliotecii” din 2 decembrie 1998.

Programul Naţional de Conservare a Bibliotecii de la...

A doua etapă a programului național de conservare a colecției bibliotecii este asociată cu:

Îmbunătățirea contabilității colecțiilor în biblioteci.

Îmbunătățirea sistemului de suport de reglementare pentru contabilitatea fondurilor.

Determinarea principiilor de unificare a unităților contabile de documente situate la diferite niveluri de contabilitate, identificarea indicatorilor contabili comuni, asigurarea comparabilității acestora între ei și a respectării standardelor interne și internaționale (unități de contabilitate, unități de măsură și reguli de descriere).

trecerea la noi tehnologii care asigură integrarea tipurilor de contabilitate și procesarea automată;

suport informativ pentru lucrul pe probleme de contabilitate a colecţiilor bibliotecii din ţară şi străinătate.

Prevederi de bază pentru contabilizarea colecțiilor bibliotecii

Contabilitatea colecției bibliotecii reflectă primirea documentelor în fond, plecarea din fond, mărimea întregului fond al bibliotecii și servește pentru contabilitatea statistică de stat, raportarea bibliotecii, planificarea activităților acesteia, asigurarea siguranței fondurilor, monitorizarea disponibilității. și circulația documentelor.

Următoarele cerințe se aplică pentru menținerea înregistrărilor colecțiilor bibliotecii:

completitudinea și fiabilitatea informațiilor contabile;

înregistrarea documentată a fiecărei intrări în fond și ieșire din fond;

compatibilitatea metodelor și formelor contabile;

conformitatea indicatorilor contabili ai colecţiilor bibliotecii cu indicatorii similari ai bibliotecii de stat.

Funcții contabile

Principalele funcții ale contabilității sunt informaționale, manageriale și de control. În fiecare tip de contabilitate, în conformitate cu scopul său, una dintre funcții devine prioritară. Astfel, cu un anumit grad de convenție, funcțiile de informare și management sunt realizate folosind contabilitatea de sinteză, în timp ce funcțiile de control sunt realizate folosind contabilitatea individuală și de cost. În condiţiile relaţiilor de piaţă, rolul contabilităţii costurilor creşte, prin urmare, funcţiile de control ale contabilităţii sunt întărite.

Contabilitatea fondului, adică procesul de înregistrare a documentelor care ajung la fond sau sunt excluse din acesta, se realizează în două forme: statisticŞi contabilitate

Contabilitate statistică- aceasta este compilarea unei caracteristici cantitative a volumului, compoziției și mișcării (schimbare constantă) a BF în procesul de formare și funcționare a acestuia. Se realizează de către bibliotecă folosind formulare contabile speciale, care oferă posibilitatea extinderii informațiilor despre colecție, astfel încât să poată fi folosite date suplimentare pentru studierea acesteia. Compararea și analiza informațiilor cantitative suplimentare despre contabilitatea fondului bibliotecii cu alți indicatori de performanță ne permite să tragem concluzii despre calitatea și perspectivele activităților bibliotecii în ansamblu. Contabilitatea face posibilă stabilirea unor indicatori de performanță precum disponibilitatea cărții, circulația, lizibilitatea întregului fond și a părților sale. Organizarea corectă a contabilității contribuie și la protejarea Fondului Baltic - proprietate de stat și publică de o valoare culturală și materială enormă.

Contabilitate- este controlul financiar al departamentului de contabilitate al unei biblioteci sau instituții asupra expresiei valorice a fundației caritabile, adică asupra cheltuirii fondurilor pentru achiziția, organizarea și utilizarea fondului. Costul publicațiilor și materialelor nu include costurile generale (pentru prelucrarea bibliotecii, poștă și transport).

Tipuri și forme de contabilitate

Există două tipuri de contabilitate: sumară și individuală.

Contabilitatea totală (SA) oferă o descriere cantitativă completă a fondului. Contabilitatea de sinteză este contabilizarea documentelor în loturi care ajung sau pleacă conform unui document însoțitor (factură, factură, act etc.)

În lipsa unui document de însoțire, se întocmește un certificat de acceptare.

Forma contabilității de sinteză este „Cartea de contabilitate sumară a colecției bibliotecii” (Anexa 1).

Este format din trei părți:

Partea 1 – „admiterea în fond”.

– Conține o înregistrare: data și numărul de înregistrare, sursa primirii, numărul documentului de însoțire, numărul documentelor primite (pe tip și conținut), costul documentelor achiziționate. Numerotarea înregistrărilor la admitere începe anual cu nr. 1, la plecare - tot cu nr. 1 și continuă în ordine crescătoare de la an la an, indiferent de motivele plecării. Literatura care nu este supusă înregistrării în IK (stocare temporară) este înregistrată în partea I a Codului penal al Ucrainei fără a indica valoarea acesteia și este distribuită în funcție de conținut. Materialele de uz oficial nu fac obiectul contabilității și nu sunt incluse în fond (produse software care sunt instrumentele de lucru ale personalului și programatorilor bibliotecii, materiale achiziționate pentru proiectarea bibliotecii și alte lucrări auxiliare care nu au legătură cu achiziționarea bibliotecii). Fond).

Partea 2 – „plecarea din colecție” - toate informațiile despre documentele scoase din bibliotecă sunt colectate aici. Acestea sunt pensionate conform actelor care indică motivele dezafectării: dărăpănare, pierdere de către cititori, învechit etc.

Partea 3 – „rezultatele mișcării fondului”.

Această coloană se completează la sfârșitul anului, când toate loturile de documente au fost acceptate și toate actele de radiere au fost finalizate.

Primirea CD-ROM, multimedia etc. sunt reflectate în prima parte a registrului contabil de sinteză, cedările în a doua, iar rezultatele mișcării în partea a treia.

Toate periodicele sunt supuse unei înregistrări rezumative. realizat cu scopul de a prezenta o idee a potențialului de conținut al CF și a numărului de titluri de documente. Vă permite să determinați cât de multidimensional sunt reflectate în fond anumite subiecte, întrebări, probleme, adică să identificați diversitatea conținutului acestuia cu informații. Există mai multe forme de contabilitate individuală: contabilitatea este adesea numită bibliografică se realizează sub formă de cataloage (cataloage alfabetic (AK), catalog sistematic (SC), numerotare; pentru contabilitatea documentelor - cu numerotare continuă: GOST, descrieri ale invenții, etichete de preț, listă de prețuri etc.) . Au un card separat pentru fiecare nume. Fișierele și cataloagele de înregistrare sunt păstrate pentru publicațiile și buletinele în serie și continue.

Catalogul contabil combină contabilitatea instituțiilor financiare după nume și după număr. Pentru fiecare titlu se completează un card cu o descriere bibliografică completă și preț. Cardului și documentului li se atribuie un alt număr de serie. Pe card este înregistrată o ediție de până la 48 de pagini, dar nu este numerotată. Pe spatele cardului se înregistrează distribuirea de copii ale documentului între diviziile Fondului Băncii Centrale. Un număr de acces comun este dat pentru toate copiile documentului și toate tipurile de publicații în mai multe volume. Cărțile sunt aranjate în ordine alfabetică. Fiecare fișă din catalogul contabil și inventarul general al numerelor de inventar sunt înregistrate în reviste speciale. Apoi, numărul de inventar se aplică cu numărător pe spatele paginii de titlu a cărții, pe formulare de carte și pe fișa catalogului contabil.

Fiecare tip de publicație are propriul formular de card. Cataloagele contabile sunt depozitate în dulapuri încuiate sau într-o cameră de service care este sigilată. Cardurile din cutii sunt asigurate cu tije accesul la cataloage este disponibil pentru un număr limitat de angajați.

Se face puțin diferit contabilitatea periodicelor.Încasările curente ale revistelor și ziarelor se înregistrează în dosarul cardului contabil. La sfârșitul anului se calculează numărul total de numere de jurnal primite pentru anul și se întocmește un act, în baza căruia se face o înscriere în CSU. Aceste acte nu se depun la departamentul de contabilitate, deoarece există chitanțe de abonament care confirmă cheltuirea fondurilor pentru abonament. Ziarele sunt înregistrate într-un card index sunt supuse depozitării doar ziarele locale, cele centrale - în funcție de disponibilitatea spațiului.

Contabilitate pentru manualele BF diferă semnificativ de alte relatări din literatură. Este deosebit de dificil să iei în considerare cărțile de lectură, dicționarele, colecțiile de probleme și materialele didactice. Manualele școlare includ dicționare de ortografie, tabele matematice, culegeri de probleme și exerciții și ateliere. Contabilitatea manualelor experimentale și de probă se realizează în CSU și cataloagele de contabilitate.

Înregistrarea publicațiilor în mai multe exemplare (dublete) se efectuează fie prin metoda ghilimelor (în loc să se repete numele, se pun ghilimele), fie prin metoda numărului extrem (primul și ultimul număr din numărul de dublete sunt scrise pe una linie, despărțite printr-o liniuță). Numerele sunt lăsate pe un rând înainte ca titlul documentului să fie introdus în total 20 de intrări; În cadrul acestei numerotări, fiecărui exemplar i se atribuie un număr individual. Această metodă este economică și utilizată pe scară largă pentru înregistrarea literaturii educaționale și în mai multe copii. Numărul de inventar este pur individual și nu este niciodată atribuit altor documente, chiar dacă toate copiile sunt eliminate din bibliotecă.

În ultimii ani, funcția unui număr de inventar a fost îndeplinită cu succes de un cod de bare utilizat în procesarea automată și emiterea unui document.

Toate paginile IC sunt numerotate, dantelate și sigilate. Nu sunt permise pete sau ștergeri. Dacă apar, erorile trebuie notate în coloana „Note” - „Corectate pentru a fi crezute” - și certificate cu o semnătură. Toate înscrierile trebuie făcute scris de mână curat, lizibil, instrumente de scris durabile Este acceptabilă utilizarea mijloacelor de mecanizare și automatizare. Toate coloanele sunt îndeplinite la înregistrarea unui nou lot, cu excepția coloanei de verificare, care se completează în timpul verificării. În coloana „Anul publicării”, introduceți numai ultimele două cifre. Coloana „Preț” este completată la înregistrare, ținând cont de costul care este indicat pe publicație folosind factorii de conversie BF actuali. Pentru ușurință în utilizare, se recomandă să lipiți un tabel cu indicatori ai coeficienților de reevaluare a fondului pe foaia IC. Pe legarea IC, se notează numărul de serie al cărții în sine, precum și primul și ultimul număr de inventar inclus în ea. Apoi, pe pagina de titlu este indicat numele complet al bibliotecii, numărul IC este repetat și este indicat când a început și s-a terminat. La sfârșitul cărții fac o inscripție de certificare: „Această carte conține... pagini numerotate. Data, semnătura, sigiliul.”

La sfârșitul anului, pe fiecare pagină a tuturor IC-urilor (actelor), se calculează numărul total de exemplare disponibile (excluzând cele pensionate conform actelor), costul și distribuția acestora pe industrie. Datele din totalurile pagină cu pagină sunt rezumate, se face o înregistrare pe foaierul IC, iar rezultatele finale ale calculului sunt comparate cu datele contabile.

Astfel, păstrarea evidenței colecției bibliotecii este supusă unui număr de cerințe obligatorii. Trebuie să fie complet și fiabil și să respecte statisticile guvernamentale. Completitudinea și fiabilitatea contabilității sunt asigurate prin documentarea fiecărei intrări în fond și a fiecărei retrageri din acesta.

Acceptarea noilor sosiri

Recepția noilor chitanțe este efectuată de departamentul de achiziții și procesare (Întrebări și răspunsuri). Recepția are loc pe baza unei facturi (facturi), care este atașată la lotul de documente și conține în mod necesar inventarul acestora. Dacă documentele sunt primite fără inventar (de exemplu, ca cadou), atunci bibliotecarul întocmește un act pentru primirea lor, care este transferat împreună cu alte documente la următoarele operațiuni. Toate documentele primite sunt verificate cu dosarul de achiziție și cataloagele (pentru duplicare) și marcate cu o ștampilă sau un cod de bare care atestă că au devenit proprietatea bibliotecii.

La reconciliere, lângă fiecare nume din inventar este plasată o notă. În continuare, fiecare carte individuală este examinată pentru a afla dacă există copii defecte printre ele. În cazul în care există lipsuri, copii defecte sau înlocuirea unor documente cu altele în lotul de documente primit, acestea se înlocuiesc la sursa de achiziție de unde provine lotul, având întocmit în prealabil un act în două exemplare - pentru bibliotecă și pt. unitatea de vânzări de cărți. Pentru documentele primite fără document de însoțire, un act se întocmește în două părți: una textuală și o anexă - o listă de documente. Dacă în partid nu sunt mai mult de cinci dintre aceștia din urmă, lista acestora este inclusă în textul actului. Numerotarea actelor de acceptare începe anual cu Nr. 1. În cazul în care au fost primite documente care nu au fost comandate de bibliotecă, acestea sunt verificate cu catalogul alfabetic și se află dacă biblioteca are nevoie sau nu de ele. După verificarea cu documentele însoțitoare (dacă nu există inexactități), toate copiile documentelor sunt ștampilate. Ștampila este plasată pe pagina de titlu și pe pagina 17. Pentru publicațiile deosebit de valoroase și rare, se poate folosi un marcaj sau un cod de bare.

După aceasta, documentul de însoțire este transferat departamentului de contabilitate.

Contabilitatea documentelor de retragere

Dispunerea documentelor și a colecțiilor bibliotecii este documentată prin acte. Fiecare act înregistrează documente care sunt excluse dintr-un singur motiv: dărăpănare, dublare excesivă, pierdere de către cititori etc. Actul poate include documente de diferite tipuri, dar anulate dintr-un singur motiv. La eliminarea documentelor de depozitare pe termen lung, la act se anexează o listă, care nu poate fi înlocuită cu formulare de carte. După aprobarea actului, datele cuprinse în acesta se consemnează în partea a doua a „Cartei de contabilitate sumară” a colecției bibliotecii.”

Dacă documentele sunt pierdute de către utilizatori, se întocmește un act (pe baza unui „caiet de înregistrare a cărților acceptate de la cititori pentru a le înlocui pe cele pierdute”). Conținutul acestui act este consemnat în prima parte a „Cartei de contabilitate sumară”

Actul de radiere a literaturii lipsă identificată în timpul unei inspecții a fondului de carte este aprobat de directorul general.

Reevaluarea colecției bibliotecii

Radierea documentelor contabile se realizează folosind factori de reevaluare. Lucrările de reevaluare a colecției reprezintă o nouă direcție în activitatea bibliotecilor. Colecțiile bibliotecii se reevaluează până la anul primirii documentelor pe baza evidențelor individuale și sumare și a documentelor contabile. Condiția principală pentru reevaluare este ca valoarea contabilă să corespundă datelor contabile primare ale bibliotecii. Datele inițiale pentru reevaluare sunt valoarea contabilă a fondului conform datelor contabile. La reevaluarea fiecărei publicații se ia ca bază prețul inițial, apoi se determină costul de înlocuire în ziua pierderii (prețul de achiziție înmulțit cu coeficientul corespunzător anului.

Verificarea colecției bibliotecii

În conformitate cu Legea Federației Ruse „Cu privire la contabilitate” (1996), se efectuează o inspecție obligatorie a stocului de carte pentru a determina prezența publicațiilor înregistrate în documentația contabilă, precum și pentru a stabili conformitatea acestora cu documente contabile.

În timpul inspecției se analizează corectitudinea documentației contabile, iar erorile comise în perioada dintre inspecții sunt eliminate. Verificările pot fi periodice, regulate etc. Toate tipurile de documente, publicațiile electronice și toate documentele cărora li se atribuie un număr de inventar sunt supuse verificării.

Baza inspecției este ordinul directorului general. Se creează o comisie, se elaborează un plan de inspecție și se elaborează termene.

În perioada pregătitoare se verifică corectitudinea înregistrării documentelor contabile (carte contabilă sumară, carnet de inventar, facturi, acte etc.). În această etapă, toate erorile în menținerea documentelor contabile trebuie identificate și corectate.

Fondul poate fi verificat folosind una dintre metodele de verificare: (reconciliere cu registrul de inventar, folosind cupoane de control, folosind un catalog topografic.

Etapa finală este însumarea rezultatelor și întocmirea documentației relevante - un act (cu o notă explicativă) și o listă a documentelor lipsă.

Documentele în care se evidențiază colecția bibliotecii sunt documente financiare și trebuie depozitate în seifuri sau dulapuri speciale.

Concluzie

Programul național pentru conservarea colecțiilor bibliotecilor din Federația Rusă (2000) a identificat crearea unui sistem de contabilitate unificată de stat a colecțiilor bibliotecii ca sarcină principală în domeniul contabilității.

Pe baza legislației actuale (legi federale privind biblioteconomia, standardizarea, contabilitatea), bibliotecile își formează în mod independent propria documentație contabilă care nu contrazice documentele de stat.

Ca parte a creării unui sistem de contabilitate unificată de stat a colecțiilor bibliotecilor, cerințele pentru contabilitate sunt deosebit de semnificative și anume: exhaustivitatea, acuratețea și fiabilitatea informațiilor despre potențialul informațional al tuturor bibliotecilor din țară.

Valoarea principală a colecției bibliotecii constă în unitatea principiilor spirituale și materiale.

Prin urmare, o sarcină importantă este ridicarea la un nivel calitativ nou de conștientizare a importanței colecției bibliotecii ca comoară națională a țării care creează capitalul intelectual al societății.

Referințe

Fundamentele legislației Federației Ruse cu privire la cultură // Bibliotecă și Drept. – M.: Liberea, 1996.-Numărul. 1.-S. 17-38.

Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la biblioteconomie” //

Bibliotecă și drept. – M.: Liberea, 1996. – Numărul. 1. – p. 42-53.

Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la depozitul legal de documente” // Bibliotecă și lege. – M.: Liberea. – 2002. – Numărul. 12. – p. 53-67.

Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor” // Culegere de legislație a Federației Ruse. – 1995. – Nr. 8. – P. 1213.

Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la contabilitate” //

Culegere de legi ale Federației Ruse cu cele mai recente modificări și completări de la 1 iulie 2004 - M: EKSMO. – 2004. – P. 226-229.

Publicații

Alekseeva, I. V. Biblioteca și contabilitatea colecțiilor bibliotecii // Director’s Directory: Cultural Institutions.-2004. – Nr. 9. – P. 25-36.

Alekseeva, I. V. Biblioteca și contabilitatea colecțiilor bibliotecii // Directorul directorilor: instituții culturale. – 2004. – Nr. 10. – P. 24-27.

Antopolsky, A. B. Probleme actuale de contabilitate și înregistrare a resurselor electronice // Biblioteconomie - secolul XXI: științific și practic. sat. / Antopolsky A. B. // Ross. stat b-ka. – M., 2003. – Numărul. 1(5). – p. 133-137.

Antopolsky, A. B. Resurse informaționale ale Rusiei / Antopolsky A. B. – M.: Liberea. – 2004. – 424 p.

Arkhipov, D. Verificarea computerizată a fondului / Arkhipov, D. // Biblioteca.

– 2002. – Nr. 1. – pp. 33-37.

Rețele de calculatoare ale bibliotecii: Rusia și Occident. Vol. 2. – M.: Liberea, 2002. – 200 p.

Veselova, I. V. Criterii de evaluare a publicațiilor dobândite de bibliotecă // Biblioteconomie - secolul XXI: științific și practic.

sat. / Veselova, I. V., Svetlov S. A. // Ross.

stat b-ka. – M., 2003. – Numărul. 1(5).-S. 144-151.

Voroisky F. S. Fundamentele proiectării sistemelor informatice și bibliotecii automatizate.-M., 2002.-384 p.

Gorshkov Yu A. Estimarea costului unui produs de bibliotecă folosind tehnologii digitale electronice // Biblioteca electronică a Bibliotecii de stat ruse: probleme de formare și utilizare: colecție de articole. - M., 2003. -S. 82-92.

Politica statului în domeniul conservării colecțiilor bibliotecii: Materialele lui Vseros. întâlnire 10-14 aprilie 2000 - Sankt Petersburg: RNB - 2000.-192 p.

Grikhanov Yu A. Noi tendințe în dezvoltarea colecțiilor bibliotecii // Biblioteconomie - secolul XXI: științific și practic.

sat. / Ross. stat b-ka. - M., 2003. -(Numărul 2 (6). - P. 130-153.

Grishina. F. E., Antoshkova, O. A., Efremova, O. I. Starea și perspectivele dezvoltării standardizării în domeniul informației științifice și tehnice, bibliotecii și editării // NTI.

Ser. 1.-2002. -Nr 1.-S. 22-24.

Lavrenova O. A. Funcții de contabilitate de fond în sisteme informatice automatizate // Biblioteconomie-Secolul XXI: Științific. practica. sat. / Ross. stat b-ka.- M., 2003.-Numărul. 1(5).-S. 159-164.

Maystrovich T.V. Documentul electronic ca obiect al biblioteconomiei.-M.: Casa Pashkov, 2004.-248 p.

Recomandări metodologice de utilizare a „Instrucțiunilor privind contabilitatea colecțiilor bibliotecii” în bibliotecile instituțiilor de învățământ // Bibliotecă și Drept: Director, comentarii, consultări. Consiliere juridică pentru fiecare zi.-M.: Liberea, 2001.-Numărul. 10.-S.

146-167.

Mednikova S. A. Conservarea colecțiilor bibliotecilor din regiunea Murmansk: stare, probleme și perspective//Biblioteci și asociații într-o lume în schimbare: noi tehnologii și noi forme de cooperare: Actele conferinței. 7-15 iunie 2003. Biblioteca Publică de Stat pentru Știință și Tehnologie a Rusiei.-M., 2003.-T. 2.-S. 509-511.