Applications erp 1c pour dépenser des fonds. Description des travaux avec le document « Demande de dépenses de fonds

Afin de mettre en œuvre le système de contrôle financier BDDS au moment de la génération des demandes de dépenses de fonds, il est nécessaire d'étudier l'interaction du service financier avec d'autres services, ainsi que de développer des informations réglementaires et de référence unifiées. S'il n'est pas possible d'automatiser le contrôle des flux de trésorerie via le budget, vous pouvez l'automatiser via des demandes de dépenses de fonds.

Auparavant, je dirigeais le département financier de JSC NAPO im. V. P. Chkalova. Il s'agit de l'une des plus grandes entreprises de construction aéronautique de Russie, avec un effectif d'environ 7 000 personnes. Cependant, l'entreprise manquait complètement de règles de planification dépenser de l'argent, les règles d'établissement des documents de paiement, les principes de leur approbation. Les unités ont fourni des demandes de dépenses et de budgets pour le mois ou le trimestre sous forme de notes. Dans le même temps, il n'existait pas de liste unique approuvée de postes et de formulaires budgétaires, ni de centres de responsabilité financière. En conséquence, des conflits constants sont survenus entre le service financier et d'autres départements ; les employés se sont plaints du fait que les candidatures étaient perdues, non payées à temps et, par conséquent, le budget déclaré n'était pas respecté.

Afin de rationaliser les paiements et d'assurer le contrôle des dépenses des fonds, il a été décidé de mettre en œuvre le bloc « Trésorerie » dans le cadre d'un projet de mise en œuvre d'un système budgétaire basé sur les systèmes d'information existants « 1C : UPP » et SyteLine. Pour y parvenir, quatre problèmes ont été résolus.

Structuration des flux de trésorerie afin de maîtriser les dépenses des fonds

Tout d'abord, la structure de construction d'un budget de trésorerie a été déterminée : les postes de trésorerie et leur priorité, les formulaires d'un registre des paiements et d'un calendrier de paiement, ainsi que les demandes de dépenses et de réception de fonds ont été élaborés.

Pour la commodité des utilisateurs, il a été décidé de lier la priorité de paiement aux postes de trésorerie, et en même temps de limiter le choix des postes en fonction de la convention et de la circonscription financière centrale. Afin de garantir des règles uniformes d'organisation du processus de paiement et claires pour tous les services, l'entreprise a élaboré et mis en œuvre un règlement « Principes et procédures de dépense des fonds ». Ce document contient :

règles de préparation des documents pour la réception et la dépense des fonds ;
principes et procédure d'approbation et d'ordre des documents de paiement ;
algorithme pour la planification des paiements opérationnels et actuels.

Une tâche importante de la réglementation est de garantir que toutes les dépenses monétaires sont limitées à des montants n'excédant pas la valeur des éléments concernés. DDS selon le BDDS approuvé (annuel, trimestriel ou mensuel) pour chaque District Fédéral Central.

Introduction de la génération de demandes de dépenses de fonds

Lorsque l'exécuteur testamentaire responsable a besoin de dépenser des fonds, quelle que soit la forme de paiement (en espèces ou autre qu'en espèces), il est tenu de créer une demande de paiement. Ce document est créé électroniquement dans deux systèmes : « 1C : UPP » ou SyteLine. L'initiateur du paiement doit remplir tous les détails requis dans la demande. Ensuite, les documents de dépense des fonds sont automatiquement téléchargés dans le système d'information « 1C : UPP » dans le statut « Préparé » et y sont publiés.

Comment organiser un système de contrôle budgétaire : expérience projet

Lors du dépôt des candidatures, le solde du poste DDS pour le mois (trimestre, année) est automatiquement suivi pour chaque division (CFD-exécuteur et CDF-client), projet et contrat. Si la limite d'un des éléments DDS précisée dans le titre de paiement est dépassée, il est enregistré dans le système 1C : UPP, mais n'est pas comptabilisé. En même temps, un message d'information correspondant est émis.

En pratique, la situation suivante peut se présenter : le plafond du poste DDS est épuisé, mais la demande de dépenses de fonds est hautement prioritaire et n'était pas prévue dans le budget de la période en cours. Dans ce cas, le document est vérifié pour la possibilité d'ajustement en utilisant les fonds disponibles en vertu d'un autre article du DDS de ce District fédéral central ou de modifications dans le budget de cette unité.

Si une décision a été prise d'annuler le paiement ou si la contrepartie n'a pas rempli ses obligations payées (n'a pas livré de biens et de matériaux, n'a pas fourni de service) sur une demande de dépense de fonds faite dans le système 1C : UPP, alors le document correspondant doit être fermé dans le système 1C : UPP et nécessairement dans le système SyteLine.

L'approbation d'une demande de dépense de fonds s'effectue comme suit. La demande est imprimée, les documents nécessaires au paiement y sont joints et elle est approuvée par les fonctionnaires impliqués dans le processus d'approbation du paiement. Toutes les demandes approuvées sont soumises au service financier selon le registre de réception et de transfert de fonds, et elles se voient attribuer le statut « Accepté ».

Développement d'un schéma de création d'un registre des paiements et d'une demande de dépense de fonds

Les employés responsables du service financier créent quotidiennement dans le système 1C : UPP un registre préliminaire des paiements pour les paiements en espèces et autres qu'en espèces afin de planifier le paiement pour le jour ouvrable suivant. Le registre comprend toutes les demandes déposées auprès du service financier avant 12 heures du jour en cours. Dans ce cas, le solde du poste DDS du mois (trimestre, année) est suivi une deuxième fois pour chaque division (CFD-exécuteur et CDF-client), projets, contrats.

Si la limite prévue est dépassée dans le mois en cours, la demande de dépense des fonds n'est pas inscrite au registre des paiements. Parallèlement, dans le système 1C : UPP, le statut « Rejeté » lui est attribué et, dans un délai d'un jour ouvrable, le document est renvoyé sous signature à l'initiateur du paiement pour qu'une décision soit prise.

Après formation dans le système 1C : UPP, le registre préliminaire des paiements est imprimé et convenu avec le chef du service financier, le chef comptable et le directeur général adjoint de l'économie et du commerce. Le matin du jour du paiement, le registre préliminaire est soumis au Directeur Général pour signature. Si, après l'approbation du registre, il est nécessaire de modifier certains paiements, les employés responsables du service financier du système 1C : UPP dans les demandes de dépenses de fonds modifient la « Date de dépense » et les excluent du registre. Après cela, le registre des paiements se voit attribuer le statut « Approuvé » et toutes les demandes de dépenses de fonds incluses dans le registre reçoivent automatiquement un statut similaire.

Il est possible de créer et de comptabiliser des documents de paiement (ordres de dépenses et ordres de paiement) dans le système 1C : UPP uniquement sur la base des demandes de dépenses de fonds approuvées par le Directeur Général, à l'exception de celles inscrites au registre opérationnel des paiements. .

Les informations sur les paiements effectués (demandes de dépenses de fonds) sont effectuées à l'aide du système 1C : UPP à l'aide de rapports tels que :

Analyse du registre des demandes de dépenses de fonds ;
Répartition des paiements par articles DDS, commandes et sources de financement ;
Répartition des paiements par postes FP.

Les rapports sont générés après saisie des informations sur le paiement par les employés du service financier, au plus tard deux jours ouvrables à compter de la date de paiement.

Toutes les demandes de dépenses de fonds approuvées par le budget du mois en cours, mais non versées au cours de cette période, sont inscrites par les services initiateurs dans le budget du mois suivant prévu en accord avec le chef du service financier. À son tour, le dernier jour ouvrable du mois en cours, dans toutes ces applications, il modifie le paramètre « Date de la dépense » au deuxième jour ouvrable du mois prévu suivant.

Etablir un calendrier de paiement

Aux fins de la planification opérationnelle et actuelle des flux de trésorerie, un calendrier de paiement est généré dans le système 1C : UPP sur la base de documents électroniques tels que les reçus prévus et les demandes de dépenses de fonds.

Calendrier de paiement : tâches de création d'un outil de gestion de trésorerie

L'ajustement (équilibrage) du calendrier de paiement est effectué quotidiennement en fonction des résultats de son analyse, en tenant compte de l'évolution des plans d'encaissements et de paiements. Lors de cet événement, il est nécessaire de s'assurer que le solde de trésorerie total quotidien de tous les comptes et caisses enregistreuses n'est pas négatif. Dans les cas où cette valeur est positive, mais qu'il n'y a pas suffisamment de fonds dans les comptes individuels ou dans la caisse enregistreuse pour payer les dépenses, il est décidé de transférer de l'argent d'autres comptes. En fonction de l'importance des soldes, des mesures sont prises pour éliminer le déficit ou utiliser les fonds disponibles de l'entreprise :

en cas de manque de fonds, il est nécessaire de reporter la date de dépense à une date ultérieure dans les demandes pour lesquelles la date de paiement (critique) n'est pas encore arrivée ;
s'il existe un excédent supérieur au montant de la réserve constituée pour dépenses imprévues, dans les demandes dont la date de paiement (prévue) est antérieure à la date limite fixée, en accord avec l'initiateur du paiement, la date de dépense est remplacée par une date antérieure ;
si le montant de l'excédent de trésorerie dépasse les besoins de l'entreprise, une décision est alors prise sur les options d'utilisation des montants libérés.

Grâce à la solution mise en œuvre, l'entreprise a pu mettre en place un double contrôle du budget de trésorerie en temps réel, établir un retour d'information entre les participants au processus, réduire le risque de déficit de trésorerie et organiser une utilisation plus rationnelle des fonds.

Larisa Kazakova, PA Polet - branche de l'Entreprise unitaire de l'État fédéral GKNPTs im. M.V. Khrounitchev"

Travaille dans le secteur financier depuis plus de 13 ans. Elle a été directrice financière de sociétés telles que MarketService LLC, le groupe de sociétés Commercial Equipment Factory et chef du département financier de JSC NAPO im. V. P. Chkalova », Groupe d'entreprises iLogistica. Depuis décembre 2014, il travaille chez PA Polet, une branche de l'Entreprise unitaire de l'État fédéral GKNPTs im. M.V. Khrounitchev." Parmi les projets importants mis en œuvre figurent l'établissement et la mise en œuvre d'une comptabilité de gestion avec automatisation ultérieure dans le système BEST-4, « 1C : 7 » dans MarketService LLC ; introduction d'un système budgétaire, rétablissement de la comptabilité de gestion et de la stabilité financière dans le groupe d'entreprises Trade Equipment Plant ; développement et mise en œuvre chez JSC NAPO im. V.P. Chkalov" systèmes de suivi des comptes clients, de constitution et de suivi de l'exécution du budget de trésorerie. Actuellement, il met en œuvre un projet visant à transférer la comptabilité et la comptabilité fiscale du système d'ordres commémoratifs vers le système 1C : UPP basé sur la plateforme 1C : UPP 1.3 du logiciel Polet.

Pour dépenser de l'argent de manière rationnelle, il est nécessaire d'analyser la faisabilité de dépenser pour certains besoins. Tout employé de l'entreprise est intéressé par certains coûts, mais le besoin réel, compte tenu du budget actuel, ne peut souvent être déterminé que par ceux qui sont plus élevés dans la hiérarchie de subordination.

Pour satisfaire ses besoins, un salarié rédige une note au manager, le manager, à son tour, la coordonne avec son manager, et ainsi de suite... Les managers s'accordent sur la dépense des fonds en fonction des postes de coûts dans lesquels ils sont compétents. Il arrive aussi souvent que différentes personnes s’accordent sur un même poste de coût, en fonction du montant des frais. Par exemple, le directeur Ivanov ne peut approuver des dépenses que dans la limite de 10 000 roubles. Si le montant dépasse 10 000, Petrov l'approuve. Ou bien, un employé d'un certain département peut évaluer la faisabilité des coûts pour tous les départements. Il peut y avoir de nombreuses situations.

Le sous-système « Applications électroniques » est un ensemble d'outils qui simplifient l'étape d'approbation des demandes de dépenses de fonds. Des paramètres flexibles vous permettent de décrire diverses situations pour déterminer les réconciliateurs et l'ordre d'approbation.

Le sous-système est :

Rapport sur les applications pour analyser les dépenses à venir :

Le sous-système est pratique à intégrer dans des configurations standard, telles que UPP 1.3, KA 1.1, UT 10.3. Lors de l'installation du sous-système, les objets de configuration standard ne sont pas affectés (à l'exception de l'attribut « Objet » du répertoire « Stockage d'informations supplémentaires » pour joindre des fichiers à l'application), ce qui permet d'installer rapidement des mises à jour de configuration sans perdre les paramètres.

Le sous-système s'exécute sur des formulaires standards dans les configurations suivantes :

Dans la configuration "Production Enterprise Management", à partir de la version 1.3.2.1 et jusqu'à 10.3.32.2.
DANS Configurations « Automatisation complète »,à partir de la version 1.1.1.1 et jusqu'à 1.1.61.2.
DANS Configurations "Trade Management", à partir de la version 10.3.3.3 et jusqu'à 1.3.66.2.

Fonctionne sur les plateformes 8.2 et 8.3.

Pour d'autres configurations, des modifications peuvent être nécessaires, ce qui prendra de 1 à 10 heures. Tarif horaire 1000 RUR/heure.

Le code du sous-système est complètement ouvert, vous pouvez donc ajouter des fonctionnalités au sous-système en fonction de vos besoins par vous-même ou me contacter pour modification.

Si vous avez des suggestions pour améliorer les fonctionnalités du sous-système, veuillez m'écrire. Si possible, le sous-système sera amélioré et une nouvelle version sera publiée. Toutes les modifications sont fournies gratuitement. Les améliorations prendront la forme d'une configuration avec des instructions d'installation détaillées.

Assistance technique par écrit gratuitement. Il est possible de communiquer via Skype et de se connecter à votre ordinateur au tarif de 1000 roubles/heure.

Le nombre de tâches utilisant le sous-système n'est pas limité.

Raisons d'acheter :

1. Le sous-système aidera à contrôler l’efficacité des dépenses.

2. Vous pouvez toujours savoir qui a initié les coûts et avec qui ils se sont mis d'accord.

3. Vous permet de stocker des scans de documents de paiement.

Le sous-système a été développé, débogué et implémenté dans une grande société commerciale. Le recours aux applications électroniques a permis de réduire les délais d'approbation et d'augmenter le contrôle dépenses fonds.

Le développement de ce sous-système a pris 90 heures plus les réglages individuellement aux spécificités de l'entreprise.

La livraison comprend un fichier de configuration pour la combinaison, des instructions d'installation et un manuel d'utilisation.

1 mois de support technique gratuit.

Garantie de remboursement

Infostart LLC vous garantit un remboursement à 100% si le programme ne correspond pas à la fonctionnalité déclarée dans la description. L'argent peut être restitué intégralement si vous en faites la demande dans les 14 jours à compter de la date de réception de l'argent sur notre compte.

Le programme a fait ses preuves à tel point que nous pouvons donner une telle garantie en toute confiance. Nous voulons que tous nos clients soient satisfaits de leur achat.

Le document « Demande de dépense de fonds » est destiné à enregistrer la décision d'effectuer un paiement en espèces ou autre (groupe de paiements) ou de déplacer des fonds. Les détails du document et la procédure de leur utilisation sont fondamentalement similaires aux documents « Ordre de paiement (sortant) » et « Ordre de dépense en espèces ».

Les paramètres de réservation et de placement peuvent être renseignés automatiquement. A cet effet, le document fournit des indicateurs et "Placement automatique".

Si ces indicateurs sont définis, la colonne « Placement » peut être remplie automatiquement lorsque vous cliquez sur le bouton "Remplir et publier".

Les schémas de placement automatique et manuel peuvent être combinés. Quand les drapeaux sont posés "Réservation automatique" Et "Placement automatique" Vous pouvez spécifier manuellement l'option de placement pour une partie du montant de la demande. Puis quand tu appuies sur le bouton "Remplir et publier" Il y aura un placement automatique uniquement pour le montant restant.

Lorsque le type d'opération est défini sur " Paiement au fournisseur" ou " Remboursement à l'acheteur" des modifications sont apportées aux règlements opérationnels avec les contreparties.

Sur la base du document « Demande de dépense de fonds », les documents de paiement bancaire et en espèces peuvent être saisis. Ces documents fournissent les informations requises » Offre", qui est rempli au fur et à mesure que vous tapez ou peut être rempli manuellement. Lors de la comptabilisation des documents de paiement avec une demande spécifiée de dépense de fonds, la conformité du montant du document avec le solde actuel des paiements impayés pour cette demande est vérifiée.

Lors de la configuration de droits supplémentaires, il est possible d'interdire à l'utilisateur de traiter les documents de paiement sans indiquer de demande de dépense de fonds.

Le document « Demande de dépense de fonds » peut également servir de lien entre le sous-système de gestion de trésorerie et le sous-système de budgétisation. A cet effet, l'application met à disposition un bloc de détails similaire au document « Fonctionnement Budgétaire » (scénario de planification, poste de chiffre d'affaires, circonscription financière centrale, projet, etc.). À l'aide des détails spécifiés, lors du dépôt d'une demande, la conformité du montant total des fonds approuvés pour les dépenses avec les valeurs limites précédemment établies est contrôlée.

Caractéristiques de l'utilisation des applications lors de l'utilisation du mécanisme d'approbation des applications

Le mécanisme d'approbation des candidatures est utilisé facultativement : pour une liste d'organisations.

Lors de l'utilisation du mécanisme de correspondance d'applications, les fonctionnalités suivantes apparaissent :

Si la demande n'indique pas d'organisme, cette demande ne participe pas à l'agrément

La voie d'approbation de la demande est déterminée conformément aux paramètres en fonction de la Division spécifiée dans la demande.

Si la demande n'a pas passé la voie d'approbation (le statut de la demande n'est pas « Approuvé »), un document de paiement ne peut pas être émis sur cette base.

Si la demande commence à suivre la voie d'approbation, la demande peut être modifiée

L'utilisateur dont la candidature est en cours d'approbation

Utilisateurs approuvant une demande à des stades d'approbation supérieurs
Les autres utilisateurs ne peuvent pas modifier l'application.

Si la commande est à l'état « Approuvée », elle ne peut pas être modifiée.

Si la candidature passe à l'état « Rejetée », la candidature est annulée

L'état actuel des candidatures est dans la liste des candidatures

le statut est affiché dans une colonne séparée

Le regroupement par statut de commande est utilisé

les applications sont mises en évidence avec une couleur d'arrière-plan
- rejeté - rose

Une condition essentielle à l'existence efficace d'une entreprise dans un environnement concurrentiel moderne est la création d'un mécanisme efficace de gestion des flux de trésorerie qui garantit la génération d'informations rapides et fiables, la régulation des règlements mutuels, une discipline de paiement accrue et, en fin de compte, l'accélération des flux de trésorerie. chiffre d'affaires.

La configuration contient des outils de gestion automatisée de la trésorerie d'entreprise, qui remplissent deux fonctions principales :

comptabilité opérationnelle des mouvements réels des fonds de l'entreprise sur les comptes de règlement et les caisses ;
planification opérationnelle des recettes et des dépenses de trésorerie de l'entreprise.

La planification générale des dépenses et de la réception des fonds d'une entreprise est effectuée dans le cadre de la budgétisation. Le plan financier en cours d'élaboration - le budget - constitue un ensemble d'orientations et de contraintes pour le sous-système de gestion de trésorerie.

Mais dans le cadre de la fonctionnalité de gestion de trésorerie, un plan financier opérationnel est maintenu : un calendrier de paiement. Il est judicieux de créer un calendrier de paiement plusieurs jours à l’avance.

Le calendrier de paiement est un ensemble de demandes de dépenses de fonds et d'encaissements prévus. Le calendrier de paiement est établi avec des détails jusqu'aux endroits où les fonds sont stockés - comptes bancaires et caisses de l'entreprise. Lors de l'élaboration d'un calendrier de paiement, sa faisabilité est automatiquement vérifiée - la suffisance des réserves de trésorerie dans les endroits où elles sont stockées.

La division de la fonction de planification financière en deux sous-systèmes de configuration - le sous-système de budgétisation et le sous-système de gestion de trésorerie - correspond à la division des fonctions de gestion financière entre les différents départements et employés de l'entreprise. Si le budget est établi par les services financiers, les demandes de dépenses sont générées par les employés et les services qui interagissent directement avec les contreparties de l'entreprise.

Dans la configuration, les documents monétaires sont générés (ordres de paiement, encaissements et ordres de débit, etc.), l'interaction avec des programmes bancaires spécialisés tels que « Bank Client » est assurée, les flux financiers sont contrôlés et la disponibilité des fonds dans les zones de stockage est surveillé. La possibilité de paiements en espèces en devises étrangères est prévue.

Le document « Demande de dépense de fonds » est utilisé pour enregistrer une décision d'effectuer un paiement en espèces ou autre (groupe de paiements) ou de transférer de l'argent. Les paramètres du document et la méthode de leur application sont souvent similaires aux documents « Ordre de paiement (sortant) » et « Ordre de dépense en espèces ».

Les détails de la réservation et de l’hébergement peuvent être saisis automatiquement. Pour ce faire, les cases « Réservation automatisée » et « Placement automatisé » sont attribuées dans le document.

Si ces cases sont cochées, alors la colonne « Placement » peut être remplie automatiquement en cliquant sur le bouton « Remplir et publier ».

Il est permis de combiner des techniques de placement automatisées et manuelles. Si les cases « Réservation automatisée » et « Placement automatisé » sont cochées, il est permis de déterminer manuellement le cas de placement pour une partie du montant de la demande. Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur le bouton « Remplir et publier », le placement automatisé se produira uniquement pour le montant restant.

Lorsque le type de transaction est défini sur « Paiement au fournisseur » ou « Retour d'argent au consommateur », les règlements opérationnels avec les contreparties sont édités.

Sur la base du document « Demande de dépense de fonds », les documents de paiement bancaire et en espèces peuvent être remplis. Ces documents ont le paramètre « Application », qui est saisi lors du remplissage sur la base ou peut être saisi manuellement. Lors du traitement des documents de paiement avec une demande de dépenses de fonds donnée, le rapport entre le montant du document et le solde actuel des paiements impayés pour cette demande est contrôlé.

Lors de la mise en place de droits supplémentaires, il est possible d'interdire à l'utilisateur de comptabiliser des documents de paiement sans définir de demande de dépense de fonds.

Le document « Demande de dépense de fonds » peut également servir de lien entre le sous-système de gestion de trésorerie et le sous-système de budgétisation. Pour ce faire, l'application met en œuvre un bloc de paramètres similaire au document « Fonctionnement Budgétaire » (scénario de planification, poste de chiffre d'affaires, circonscription financière centrale, projet, etc.). À l'aide des détails donnés, lors de l'application, le rapport entre le montant généralisé des fonds approuvés pour les dépenses et les valeurs limites précédemment spécifiées est contrôlé

Le document a également la possibilité de stocker des liens vers des informations supplémentaires décrivant l'application (fichiers, exemples de documents).

Nuances du travail avec les applications lors de l'application de l'algorithme d'approbation des applications

L'algorithme d'approbation des demandes est utilisé facultativement : pour la liste des entreprises.

Lors de l'application de l'algorithme de correspondance des commandes, les nuances suivantes apparaissent :

* Si la demande ne précise pas d'organisme, cette demande n'est pas incluse dans l'agrément

* La voie d'approbation de la demande est fixée conformément aux paramètres, en fonction de la Division spécifiée dans la demande.

* Si la demande n'a pas passé la voie d'approbation (le statut de la demande n'est pas « Approuvé »), il est interdit d'enregistrer un document de paiement sur cette base

* Si la demande commence à suivre la voie d'approbation, vous pouvez modifier la demande
o L'utilisateur dont la candidature est actuellement en attente d'approbation
o Utilisateurs approuvant l'application à des étapes d'approbation supérieures
Les autres utilisateurs ne peuvent pas modifier l'application.

* Si la candidature est à l'état "Approuvée", elle n'est pas disponible pour la modification

* Si la candidature passe à l'état "Rejetée", la candidature est annulée

* L'état actuel des candidatures est dans la liste des candidatures
o le statut est affiché dans une colonne séparée
o le regroupement par statut de candidature est appliqué
o les applications sont mises en évidence avec une couleur d'arrière-plan

Rejeté - rose

Différé - gris

Approuvé - vert
o une liste des candidatures avec leur statut peut être consultée
- dans une application gérée dans la liste des demandes (rubrique "Demandes de dépenses")

Dans une application classique (interface Cash Management, menu "Planification - Applications -
Statut d'approbation de la demande")