Managementul documentației: teorie și practică. Serviciul Federal de Arhivare al Rusiei Institutul de Cercetare All-Rusian pentru Managementul Documentelor și Afaceri de Arhivă (VNIIDAD) m.v

Introducere

Capitolul 1. Informații documentate ca resursă de management 50

1.1. Rolul informației în management 50

1.2. Infrastructura informațională a organizației 67

1.3. Resursele informaționale ale organizațiilor 81

Capitolul 2. Câteva probleme ale evoluției documentelor de management 97

2.1. Dezvoltarea conceptului de „document” 97

2.2. Documentatie de management

2.3. Documentație electronică 119

Concluzii 140

Capitolul 3. De la munca de birou la managementul documentelor 143

3.1. Etapa prerevoluționară de dezvoltare a muncii de birou 143

3.2. Munca de birou sovietică 160

3.3. Cadrul legislativ și de reglementare modern pentru sprijinirea documentației managementului 184

Concluzii 226

Capitolul 4. Probleme de automatizare a managementului documentelor 232

4.1. Automatizarea suportului de documentare pentru management în anii 70-80 232

4.2. Condiții și premise moderne pentru dezvoltarea sistemelor automate de gestionare a documentelor 245

4.3. Probleme de sistematizare, selecție și evaluare a sistemelor automate de management al documentelor 269

Concluzii 285

Capitolul 5. Metodologia de management al informației în managementul documentelor 288

5.1. Condiții preliminare pentru apariția managementului informațiilor 288

5.2. Conceptul de management al informaţiei 303

5.3. Sarcini, funcții și structura managementului informațiilor într-o organizație 322

Concluzii 341

Concluzia 344

Lista surselor și literaturii 355

Aplicații 414

Introducere în lucrare

Crearea în țara noastră a unui stat de drept cu instituții funcționale efective ale autorităților reprezentative, executive, judiciare, de producție, știință și educație este asociată nu numai cu adoptarea fundamentelor juridice ale activității lor, ci și cu formarea. de reguli și proceduri raționale, specifice pentru funcționarea acestora, inclusiv în domeniul lucrului cu documente.

Creșterea continuă a volumelor de documentație în întreaga lume, utilizarea din ce în ce mai răspândită a tehnologiei informatice electronice în prelucrarea informațiilor, utilizarea suporturilor non-hârtie și alți factori obiectivi conduc specialiștii la concluzia că este necesar să se caute oportunități de a stăpâni și gestiona informatii documentate.

Informațiile documentate formează baza managementului eficacitatea acesteia se bazează în mare măsură pe producerea și consumul de informații. În condițiile societății moderne, informația a devenit o resursă de producție cu drepturi depline, o armă de încredere a concurenței în toate sferele activității economice și un element important al vieții sociale și politice a societății. Calitatea informațiilor determină calitatea managementului, deoarece informațiile, ca și sistemul circulator, pătrund în toate organele de control, oferindu-le potențial energetic și punându-le în mișcare intenționată.

Informațiile, după cum se știe, sunt concentrate în documente care conferă informațiilor o formă organizatorică, le mută în timp și spațiu; sunt documente și informații documentare care stau la baza deciziilor de management și sunt întruchiparea lor materială, oferă forță juridică și contribuie astfel la executarea lor necondiționată; .

5 Problemele documentării managementului și organizării suportului documentar al acestuia sunt la fel de vechi ca documentele și managementul în sine. Cu toate acestea, sub influența diverșilor factori, în special sub influența progresului științific și tehnologic, suntem nevoiți să revenim la acest subiect din nou și din nou. În prezent, această problemă se reactualizează prin dezvoltarea rapidă a noilor tehnologii informaţionale şi informatizarea accelerată a societăţii. Aceste procese ridică o serie de întrebări pentru a documenta oamenii de știință care necesită răspunsuri imediate. Prima dintre ele este modul în care știința documentelor ar trebui să se schimbe ca disciplină științifică care studiază documentele în contextul globalizării proceselor informaționale mondiale. Al doilea este modul în care noile tehnologii informaționale afectează situația în sfera practică a lucrului cu documente. Al treilea este cât de corecte au fost ideile noastre anterioare despre subiectul studiat și care sunt tendințele de dezvoltare a acestuia în viitorul apropiat, ce obiective strategice ar trebui propuse în domeniul managementului documentației și ce scheme tactice ar trebui implementate pentru rezolvarea curentului. probleme practice în acest domeniu.

Desigur, întrebările ridicate necesită eforturile combinate ale experților naționali în documente și nu pot fi rezolvate pe deplin într-o lucrare separată. Concentrându-ne atenția asupra problemei managementului documentelor în organizații, am ales o direcție actuală de cercetare științifică care are semnificație teoretică și practică.

Trebuie recunoscut faptul că în condițiile „pre-reformei”, managementul documentelor a oferit în mod adecvat structurilor de management dezvoltări normative și metodologice și a folosit activ capacitățile sistemelor informaționale existente.

În acest moment în Rusia există o situație contradictorie în sfera

6 re managementul documentelor. Pe de o parte, documentele organizatorice și metodologice adoptate anterior sunt depășite: sistemul de stat de documentare suport pentru management și alte standarde care au fost elaborate de oameni de știință și specialiști în anii 70-80. Există o ieșire de personal (în special tineri) din domeniul cercetării științifice în domeniul științei documentelor și al științei arhivistice din diverse motive, inclusiv lipsa unei finanțări adecvate. Atenția acordată formării și formării avansate a lucrătorilor din serviciile de suport pentru documentare a scăzut și există o lipsă de literatură educațională și metodologică modernă pe aceste probleme. A existat o anumită stagnare în cercetarea științifică pe probleme de management al documentelor, dezbinarea este vizibilă în activitatea instituțiilor de învățământ care produc specialiști calificați și organizații științifice. În mare măsură, situația a fost influențată de reînnoirea personalului, abaterea de la tradițiile consacrate de gestionare a documentelor și pierderea nivelului de cultură atins de lucru cu documentele.

Pe de altă parte, datorită pătrunderii noilor echipamente și tehnologiilor noi în management, are loc o schimbare în structura fluxului de documente. O schimbare a fundamentelor economice ale societății duce la o transformare a valorii anumitor tipuri de documente și a rolului acestora în procesul de management. Cu toate acestea, aceste modificări sunt slab luate în considerare de sistemele de documentație de management din organizațiile în care regulile și standardele învechite continuă să se aplice.

Pentru a consolida statulitatea rusă și, în consecință, serviciul public, este necesară extinderea granițelor zonelor de stabilitate și eficiență a activităților de management. În opinia noastră, organizarea rațională a managementului documentației poate servi drept unul dintre punctele importante de sprijin pentru consolidarea aparatului de stat și un element esențial al stabilității acestuia.

Prin urmare, problema managementului documentelor poate fi considerată urgentă, cauzată de necesitatea formării active, direcționate, a resurselor informaționale care să răspundă nevoilor organizațiilor. Cercetarea capacităţilor tehnologiilor informaţionale moderne din punctul de vedere al utilizării lor în managementul documentelor este extrem de importantă pentru managementul documentelor modern. Este necesar să se analizeze realizările acumulate în domeniul teoriei și practicii managementului documentelor, să identifice tendințele în dezvoltarea lor ulterioară și să se obțină noi rezultate științifice pe această bază.

Alegerea temei acestui studiu a fost determinată de mai mulți factori:

în primul rând, prezența unei ordini sociale a societății, asociată cu nevoia de eficientizare a mediului documentar în domeniul managementului, în primul rând al statului;

în al doilea rând, necesitatea ca serviciul arhivistic de stat să studieze în profunzime problemele interdependente ale științei arhivistice și ale managementului documentelor pentru a le transforma în dezvoltări științifice aplicate;

în al treilea rând, prin interesul crescând pentru informatizarea Rusiei și modalitățile de intrare a acesteia în spațiul informațional global, inclusiv în domeniul managementului documentației.

Rezolvarea problemei managementului documentelor în condiții moderne, în opinia noastră, va face posibilă formarea intenționată a resurselor informaționale ale organizațiilor, asigurarea funcționării lor efective și, de asemenea, oferind consumatorilor acces la resursele informaționale cu cel mai mic timp, muncă și bani.

Evaluând gradul de dezvoltare și studiu al temei, trebuie remarcat faptul că problemele managementului documentației în literatura internă nu au fost ridicate ca probleme independente până în prezent. Prin urmare, cel

8 riografia problemei este foarte slabă. Doar în unele lucrări ale lui A.N. Sokova poate vedea încercările de a introduce managementul documentației ca subiect de cercetare într-un sens etapizat: ca o reflectare a experienței străine și o direcție promițătoare pentru dezvoltarea managementului documentelor interne și a organizării biroului 1.

Între timp, în țările dezvoltate, care au depășit de mult stadiul „acumulării inițiale” a tehnologiei informatice și a comunicațiilor, într-o societate care acum este caracterizată drept „post-industrială” sau „informațională”, se acordă din ce în ce mai multă atenție dezvoltarea problemelor de management al documentaţiei. Această tendință s-a manifestat mai ales la sfârșitul anilor 70, când a devenit evident că calculatoarele (inclusiv computerele personale) nu duc la crearea de „birouri fără hârtie”, ci, dimpotrivă, cresc volumul fluxului de documente pe hârtie.

În aceste condiții, oamenii de știință occidentali și-au concentrat atenția asupra aspectelor științifice ale managementului înregistrărilor și au intensificat cercetările în acest domeniu de cunoaștere și activități administrative. Prin UNESCO și alte organizații internaționale s-au făcut chiar eforturi pentru a coordona activitatea oamenilor de știință din diferite țări în această direcție, care au dat rezultate teoretice și practice. Raportul final privind programul RAMP (autorul J. Rhodes) descrie managementul înregistrărilor ca o funcție generală de management care acoperă munca cu înregistrări în organizații în toate etapele ciclului lor de viață 2 .

Sokova A.N. Managementul documentației în străinătate (revizuire științifică și analitică) - Conferința științifică și practică a întregii Uniuni cu tema „Aspecte organizaționale și juridice ale creării documentelor folosind tehnologia computerizată și utilizarea lor în economia națională: Rezumate. raport - M.: 1984. - CIF OTsNTI VNIIDAD, Nr. Br. 2081, p. 120-158; Este ea. Documentatie de afaceri in domeniul managementului. - M.: Knowledge, 1985 etc. 2 Rhodes J. Rolul managementului arhivelor şi documentaţiei în sistemele informaţionale naţionale. Pe. din engleză V.N. Garmash. - CIF OCNTI VNIIDAD, Nr 1064 „p”. 1989.

9 Un studiu al lucrărilor specialiștilor occidentali, în primul rând americani și germani, arată că nici între aceștia nu există o unitate completă în înțelegerea managementului documentației ca categorie științifică. Cu toate acestea, majoritatea oamenilor de știință sunt înclinați să recunoască managementul documentației ca o funcție cu drepturi depline a managementului organizațional, o resursă de informații (F. Horton, K. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, K. Har, D. McLeod, J. Summerville, D. Stephens și etc.) 1 . Este important de subliniat faptul că mulți oameni de știință și specialiști înțeleg importanța interacțiunii dintre managementul documentației și managementul informațiilor în organizații, evaluând documentația ca fiind cea mai importantă componentă a resurselor informaționale ale unei organizații. Pe baza acestei evaluări, există o cerință pentru o utilizare mai profundă a noilor tehnologii informaționale în lucrul cu documentația și includerea structurilor de management al documentației în infrastructura generală a organizațiilor 2. O trăsătură distinctivă a cercetării specialiștilor occidentali este orientarea acestora

Horton F.A., Lennon K. Managementul documentației și managementul informațiilor, care este relația dintre ei în timpul nostru. Pe. din engleză V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr. 1196 „p”, str. 5, 6; Mordel A. Nou program pentru gestionarea înregistrărilor guvernamentale din Regatul Unit. - SIF OTsNTI VNIIDAD. Nr. 894 „n”, Hare C, McLeod J. Managementul înregistrărilor în era informației II Gestionarea informațiilor. - Londra - aprilie. - 1997. - Vol 4. - Nr. 4. - P. 23-25; Har K., McLeod J. Managementul documentelor în era informațională. Pe. din engleză V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr. 1241 „p”, 1998, p. 6; Summerville J.R. Managementul documentelor: „Ce este nou.” - Per. din engleză Zolotukhina I.G. - SIF OTSNTI VNIIDAD, 1994, Nr. 1159 „p”, str. 4. Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung; Wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Dokumentartag. 1994. Proceedings, DGD, 1994, p. 11-38; McDo-NaldD. Managementul documentelor într-o instituție modernă. - CIF OTsNTI VNIIDAD Nr 1220 „p”; Roberge M. În era informaţiei – globală: managementul sistematic şi sistematizat al informaţiei administrative. - CIF OCNTI VNIIDAD, Nr 1144 „p”, etc.

10 de a elimina decalajul tehnologic și organizatoric dintre munca de birou și depozitarea departamentală a documentelor 1.

Este evident că Rusia are propriile tradiții în domeniul lucrului cu documente și al împrumutării directe a experienței occidentale, iar abordările occidentale sunt imposibile. De aceea, ne-am orientat spre studierea problemelor evoluției documentației interne și dezvoltării muncii de birou în Rusia, cu scopul de a evalua nivelul atins de organizare a muncii cu documente și gradul de originalitate al tradițiilor naționale în acest sens. problema posibilității aplicării principiilor și metodelor de bază ale managementului documentelor.

Managementul documentelor interne a acumulat în prezent o cantitate semnificativă de cunoștințe, reflectată în monografii publicate, colecții de lucrări științifice ale MGIAI și VNIIDAD, colecții de articole, manuale educaționale și metodologice, materiale de conferințe și alte manifestări științifice. Din păcate, încă nu există studii monografice majore. Lucrările publicate sunt predominant de natura manualelor și materialelor didactice (lucrări de Andreeva V.I., Kuznetsova T.V., Livshits YAZ., Mityaeva K.G., Mingaleva V.S., Pshenko A.V., Sokova A.N., echipa de autori ai Departamentului de gestionare a documentelor și suport de documentare al Universității de Stat de Management) 2. Următorul

Urticarie Cr. Managementul documentatiei, informatiilor si arhivelor in firme. - CIF OCNTI VNIIDAD, Nr 889 „p”; Horton F., Lennon K. Decret. op.; Ricks A. Managementul înregistrărilor ca funcție de arhivă. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr 946 „p”, etc 2 Livshits Ya.Z. Suport de documentare pentru management. - M.: Cunoașterea, 1975. - 64 p.; Kuznetsova T.V., Stepanov E.A., Filippov N.G. Lucrări de birou și documentație tehnică: Manual. indemnizatie. - M.: Mai sus. şcoală, 1991. - 159 p.; Sokova A.N. Documentatie de afaceri in domeniul managementului. - M.: Cunoașterea, 1985. - 64 p.; Sokova A.N., Banasyukevich V.D., Semenova G.Yu., Trofimenkova E.V. Conceptul de dezvoltare a documentației

11 Trebuie menționat că într-o serie de cazuri, manualele, în special cele publicate în anii 70-80, pot servi drept literatură de cercetare, deoarece reflectă rezultatele muncii științifice ale autorilor lor. Nu este un secret pentru nimeni că dificultățile legate de publicarea lucrărilor monografice i-au forțat pe oamenii de știință să recurgă la o astfel de formă de publicare a cercetării științifice precum manualele pentru cursuri speciale. Cu toate acestea, realizarea de lucrări monografice privind managementul documentelor rămâne încă o sarcină urgentă.

Lucrările lui K.G au o importanță fundamentală pentru dezvoltarea temei de cercetare. Mityaev, care a propus primul termenul „știința documentelor” și a adus o mare contribuție teoretică și practică la dezvoltarea științei documentelor ca disciplină științifică. În manuale, articole și discursuri la conferințe, el a subliniat principalele prevederi privind sarcinile de gestionare a documentelor, sistemele de documentare și funcțiile documentelor, care au fost apoi dezvoltate și completate. Manual de K.G. Mityaev este încă un studiu conceptual care este încă relevant în mai multe moduri astăzi 1 .

management în Federația Rusă / VNIIDAD. - M., 1992. - 33 p. - Manuscrisul a fost depus la Centrul de Management Documental și Arhivistic la 11 mai 1993, nr. 107-93; Mingalev B.S. Tipare generale și tendințe în generarea de documente în sistemele de management socio-economic. (Probleme de studiu): Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1983. - 83 p.; Larin M.V., Mingalev V.S. Sisteme moderne de suport de documentare pentru management: Manual. indemnizatie / MGIAI. - M., 1982. - 99 p.; Andreeva V.I. Munca de birou: cerințe pentru fluxul de documente al companiei (pe baza GOST-urilor Federației Ruse). - Ed. a 3-a, revizuită. si suplimentare - M.: JSC Business School „Intel-Sintez”, 1996. - 222 p.; Pshen-ko A.V. Munca de birou și cerințele de bază de reglementare pentru documente. Manual indemnizatie. M.: YuK MSU, 1994; Organizarea muncii cu documente: Manual / Stat. Academia de Management. - M.: Infra-M, 1998 etc. 1 Mityaev K.G. Istoria și organizarea muncii de birou în URSS: Manual. indemnizatie / MGIAI. - M., 1959. -359 p.

KG. Mityaev a fost primul care a conturat sistematic istoria muncii de birou în Rusia pre-revoluționară și URSS, evidențiind principalele perioade ale dezvoltării sale, specificul diferitelor tipuri de muncă de birou, arătând relația muncii de birou cu sistemele corespunzătoare de construcție. aparatul de stat, interdependența dezvoltării muncii de birou și a afacerilor de arhivă 1. Manualele ulterioare de la Institutul de Istorie și Arhive, practic, nu au făcut decât să majoreze volumul de material prezentat despre istoria muncii de birou, extinzând sfera cronologică a perioadei acoperite 2 .

Totodată, în anii 70-80 au apărut manuale care prezentau rezultatele cercetărilor științifice ale T.V. Kuznețova, YAZ. Livshitsa, M.P. Ilyushenko și alți oameni de știință care dezvoltă managementul documentelor ca disciplină științifică și reflectă problemele terminologiei și sistemelor de documentare ale documentelor, funcțiile documentelor și dezvoltarea lor, rolul documentației în procesele de management 3. În unele lucrări sunt ridicate problemele managementului documentelor care sunt fundamentale pentru managementul documentelor și sunt luate în considerare problemele influenței tehnologiei informatice electronice asupra muncii de birou 4 .

1 Mityaev K.G. Teoria și practica arhivării: Manual. indemnizatie / MGIAI. - M., 1946. - 248 p.; El este. Istoria și organizarea muncii de birou în URSS. Decret. op.; El este. Documentația, sarcinile sale și perspectivele de dezvoltare // Probleme de știință arhivistică. - 1964. - Nr. 2 etc.

Istoria muncii de birou în URSS: manual. indemnizație / Ed. YAZ. Livshitsa, V. A. Tsikulina / MGIAI. - M., 1974. 170 p.; Ilyushenko M.P. Istoria muncii de birou în Rusia pre-revoluționară / Universitatea de Stat Rusă pentru Științe Umaniste. - M., 1993.

3 Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits YAZ., Tsikulin V.A. Sisteme de documentare:
Manual indemnizatie / MGIAI. - M., 1977. - 87 p.; Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Liv
rahat YAZ. Documentare / MGIAI. - M., 1977. - 83 p.; Iliușenko M.P., Kuznețo
va T.V. Formular document / MGIAI. - M., 1986. - 86 p.; Kuznetsova T.V., Losev V.I.
Documentatie de management. - M.: Economie, 1985 etc.

4 Mingalev B.S. Tipare generale și tendințe în generarea de documente în social
sisteme de management economic. (Probleme de studiu): Proc. indemnizatie / MGIAI. -

Este imposibil să nu remarcăm munca oamenilor de știință de la VNIIDAD, care, de la înființarea institutului în 1966, au rezolvat în mod constant problemele de gestionare a documentelor, organizarea muncii de birou și suport de documentare pentru management și automatizarea muncii cu documente.

O contribuție semnificativă la studiul principalelor categorii de management al documentelor a avut-o A.S. Malitikov, V.D. Banasyukevich, K.I. Rudelson și alți oameni de știință.”

În ultimul deceniu, din păcate, echilibrul dintre cercetarea teoretică și dezvoltările metodologice practice a fost perturbat în favoarea acestora din urmă. Acest lucru este evidențiat de un număr mare de ajutoare metodologice și manuale pentru lucrătorii de birou practic, care interpretează în principal potențialul științific și metodologic acumulat al managementului documentelor într-o formă accesibilă practicienilor 2 . Cu toate acestea, în

M., 1983; Larin M.V., Mingalev V.S. Sisteme moderne de documentare de management / MGIAI. - M, 1982 etc.

1 Malitikov A.S. Obiective și modalități organizatorice de dezvoltare a Sistemului Unificat de Stat
Subiecte de muncă de birou pentru instituții, organizații și întreprinderi // Întrebări ale arhivei
Denia. - 1965. - Nr. 1; Al lui. Câteva probleme de organizare și conținut al cercetării științifice
roboți în domeniul Registrului Unificat de Stat // Proceedings of VNIIDAD / VNIIDAD. - M., - 1971. - T. 2; Banasiuke
Vich V.D., Sokova A.N. Probleme de formare a teoriei managementului documentelor // Consiliul de dezvoltare
ştiinţa documentelor (1917-1981) / VNIIDAD. - M., 1983; Banasyukevich V.D., Zo-
noul V.M. Sistem de documentare standard pentru biroul central mini
departamente și departamente // arhive sovietice. M., - 1986. - Nr. 4; Rudelson K.I. Modern
clasificarea documentelor. - M.: Nauka, 1973 etc.

2 Vezi, de exemplu: Handbook of Business Correspondence. - M: Mezhregionservis, 1996; Stanyu-
kov M.V., Lucru de birou într-o întreprindere mică. înainte. 1999, - 224 s; Pechniko-
vaT.V., Pechnikova A.V. Suport documentar pentru activitățile organizației: Manual.
manual / Asociația Autorilor și Editorilor „Tandem”. - M.: Editura Ekmov, 1998. - 208 p.;
Kuznetsova T.V. Munca de secretariat. Ediția a II-a, rev. si suplimentare / SA „Școala de afaceri”. - M.: În
tel-Sintez, 1998. - 288 p.

Unele dintre ele conțin observații și gânduri valoroase, în special în ceea ce privește crearea de sisteme instituționale de suport pentru managementul documentelor și utilizarea integrată a tehnologiilor informatice 1 . Dintre aceste publicații, trebuie să evidențiem activitatea T.V. Kuznețova 2.

O contribuție semnificativă la dezvoltarea științei documentelor o reprezintă tezele de doctorat și de master susținute la MGIAI și VNIIDAD, care sunt și ele importante pentru acest studiu. Trebuie subliniată teza de doctorat a lui A.N. Sokova, în care pentru prima dată după K.G. Mityaev face o încercare de succes de a formula unele domenii ale teoriei managementului documentelor în condițiile în care noile tehnologii informaționale încep să fie introduse în practică.

Lucrările candidaților, de regulă, examinează anumite aspecte ale teoriei și practicii managementului documentelor. Printre cele mai dezvoltate sunt problemele istoriei managementului documentelor și ale muncii de birou din perioada sovietică a istoriei naționale (lucrări de Andreeva V.I., Baginsky I.M., Banasyukevich V.D., Bobyleva M.P., Dodonova M.I., Kostomarov M. N., Kremera B.I., Kuzmicheva A.D., Larina M.V., Podolskaya I.A., Raichtsauma A.L., Solsky D.I., Tamm I.E. etc.) 4 .

1 Kuznetsov S.L., Lucru de birou pe computer. Intel-sinteza, 1999. - 208 p.; Kirsano
va M.V., Aksenov Yu.M. Curs de management de birou: Manual. indemnizatie. - M.-Novosibirsk:
INFRA-M, 2000. - 287 p.; Steniukov M.V. Documente. Management de birou: practic
manual privind activitățile educaționale preșcolare ale întreprinderii. - M.: Prior, 1998. - 144 p.; Andreeva V.I.,
Kuznetsova T.V., Serova G.A. Munca de birou în contabilitate: un ghid practic. -
M.: Buletinul contabil, 1996. - 218 p. etc.

2 Kuznetsova T.V., Lucrări de birou (suport documentare pentru management). 1999. - 320 s;

3 Sokova A.N. Dezvoltarea managementului documentelor sovietice în condițiile revoluției științifice și tehnice
luţie (1960-1980): Rezumat teză.... Doctor în ştiinţe istorice. 25.05.02/ MGIAI. - M., 1987.

4 Andreeva V.I. Principalele direcții de organizare științifică a muncii manageriale și a afacerilor
produs de aparatul de stat al URSS (pe baza materialelor din reviste periodice

Perioada pre-revoluționară a fost mult mai puțin studiată (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.) 1.

Unele dintre dizertații sunt dedicate cercetării sistemelor de documentare și documentării funcțiilor individuale de management (lucrări de T.A. Bykova, I.V. Gerasimova, N.Yu. Emelyanova, I.B. Efanova, Krasavi-

1920): rezumatul autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985. - 24 p.; Ba-nasyukevici V.D. Documentația de management ca sursă istorică (Pe baza materialelor de la Ministerul Industriei Cărbunelui din URSS pentru 1971-1975): Rezumat al autorului. dis. ...cad. istorie 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 25 p.; Baginsky I.M. Activitățile V.V. Kuibyshev pentru a îmbunătăți aparatul și munca de birou ale Comisariatului Poporului al Inspectoratului Muncitoresc și Țărănesc al URSS. Rezumatul autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 p.; Dodonova M.I. Problema muncii de birou în literatura sovietică a anilor 20: rezumatul autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975. - 33 p.; Kostomarov M.N. Activitățile Inspectoratului Muncitoresc și Țărănesc din Moscova pentru îmbunătățirea aparatului de conducere și conducere de birou (1920-1929): Rezumat teză. dis. ... candidat al istoriei Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1976. - 33 ani; Larin M.V. Organismele departamentale de raționalizare și activitățile lor de îmbunătățire a aparatului de stat și a muncii de birou (1923-1932): Rezumat teză. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 p.; Podolskaya I.A. Istoria dezvoltării fundamentelor metodologice pentru raționalizarea muncii de birou în URSS: rezumatul autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 p.; Reichts-um A.L. Perfecţionarea aparatului de conducere şi de muncă de birou în URSS de către organele de raţionalizare nedepartamentale (1924-1931): Rezumat al autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 p.; Tamm I.E. Formarea biroului de stat sovietic 1917-1923: rezumat. dis. ... candidat la științe istorice. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975.-28 p.; etc.

Vyalova L.M. Organizarea muncii de birou a organelor guvernamentale centrale în actele legislative ale Imperiului Rus în prima jumătate a secolului al XIX-lea: rezumatul autorului. dis. ... candidat al istoriei Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987. - 23 p.; Lukaşevici A.A. Dezvoltarea documentației biroului provincial din anii 70-90: rezumatul autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1995. - 24 p.

16 despre A.S., Potapova L.V., Chukovenkova A.Yu.) 1, alte dizertații acoperă probleme de suport de documentare pentru obiecte individuale, instituții similare (Arkhipova N.I., Mozhaeva N.G., Morozov E.A., Pshen -ko A.V., Sirotkin A.N.., Stepa.nov.) Destul de profund elaborat

Bykova T.A. Formarea unui sistem de documentare pentru gestionarea dezvoltării sociale a colectivelor de muncă. 1965-1985 (folosind exemplul industriei electrice): rezumatul autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988. - 27 p.; Gerasimova I.V. Suport documentar pentru managementul activităților de cercetare din învățământul superior (1917 - sfârșitul anilor 1980): Rezumat al autorului. dis. ... candidat la științe istorice. - 25.05.02 / MGIAI. - M., 1991. - 31 p.; Emelyanov N.Yu. Documentarea organizării activităților de cercetare în institutele de cercetare din industrie (1970-1980): Rezumat teză. dis. ...cad. istorie 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1985. - 24 p.; Efanova I.B. Elaborarea suportului de documentare pentru elaborarea standardelor de stat (1940-1980): Rezumat. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1986. - 24 p.; Krasavin A.S. Documentarea activității de muncă a angajaților organelor guvernamentale (istoric și starea actuală): Rezumat al autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 p.; Potapova L.V. Organizarea lucrului cu apelurile cetățenilor în comitetul executiv al Consiliului orașului Moscova și influența acestora asupra activităților sale (1960 - începutul anilor 1980): rezumatul autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1989. - 28 p.; Chukovenkov A.S. Organizarea stocării și utilizării documentelor care pot fi citite de mașină în domeniul managementului: Rezumatul autorului. dis... candidat la ştiinţe istorice. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 24 p. şi alţii 2 Arkhipova N.I. Suport de documentare pentru managementul centrelor de calcul (istorie, stare actuală și perspective de dezvoltare). Rezumatul autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 25 p.; Mozhaeva N.G. Activități ale comitetului executiv al Consiliului Muncitorilor, Țăranilor și Armatei Roșii Documente pentru îmbunătățirea aparatului de conducere și suport documentar în Sovietele locale din provincia (regiunea) Moscova (1921-1930): Rezumat al autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985. - 25 p.; Morozov E.A. Îmbunătățirea organizării și documentării activităților colegiale ale Comitetului de Stat de Planificare al RSFSR în anii 1925-1980: Rezumat teză. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1982. - 23 p.; Pshenko A.V. Documentarea activităților serviciului de arhivă în stadiul actual: Rezumat al autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1983. - 24 p.; Sirotkin A.N. Suport de documentare

17 probleme de unificare și standardizare a documentelor (Vasiliev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.) 1 - În unele dizertații (Malitikov A.S., Predein E.V., Shchensnovich G.G.) probleme generale și speciale ale funcționării documentației de sprijinire a serviciilor management sunt luate în considerare.

Fondul de Stat de Algoritmi și Programe (cercetare și dezvoltare în 1966-1987). Rezumatul autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988. - 25 p.; Stepanov E.A. Îmbunătățirea proceselor de documentare în sistemul de management al învățământului superior și gimnazial special al URSS (istorie și stare actuală): Rezumat al autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 p. etc.

1 Vasiliev M.A. Problema unificării textelor documentelor de gestiune utilizate în
opera clericală a instituțiilor sovietice (istorie și stare actuală): Rezumat al autorului.
dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975. - 42 p.; Kokorev V.I. Dezvoltare și
cercetarea unui sistem de modele de unificare şi standardizare a documentelor de gestiune
polițiști: Rezumat. dis. ... Doctor în științe tehnice. 25.05.02, 08.00.20 / MGIAI. - M., 1980. - 34 p.;
Sankina A.V. Îmbunătățirea formelor documentelor de management pe baza standardelor
ție și unificare (1917-1980): Rezumat al autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M.,
- 1983. - 24 s; Sokova A.N. Istoria unificării și standardizării documentelor în URSS
(1917-1970): Rezumat. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1971. - 16 p.; Yanko
Vaya V.F. Optimizarea textelor documentelor de gestiune (aspect teoretic): Auto
ref. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 23 p. etc.

2 Malitikov A.S. Direcții principale de cercetare documentară și arhivistică
vaniya în URSS (1956-1970): rezumatul autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M.,
1971. - 22 s; Predein E.V. Controlul executării documentelor în aparatul de management. este
thorium și starea actuală: rezumatul autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / VNIIDAD. -
M., 1981. - 22 ani; Şcennovici G.G. Dezvoltarea principiilor de bază pentru organizarea sistemului înainte
documentare în sisteme de control automatizate: Rezumat teză. dis.... candidat la stiinte istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M.,
1975. -29 p.

Există, de asemenea, o analiză a literaturii în domenii științifice legate de managementul documentelor.

În ultimii ani s-a observat o tendință spre restabilirea treptată a echilibrului perturbat și întărirea cercetării teoretice în domeniul suportului documentar pentru management. Multe publicații din reviste „Arhivele Interne”, „Buletinul Arhivistului”, „Munca de birou”, „Afaceri de secretariat”, colecții de conferințe științifice au ca scop rezolvarea problemelor actuale de lucru cu documente în condiții moderne, protejarea informațiilor documentate, terminologice. probleme, istoria muncii de birou, suport juridic pentru activitățile de documentare ale aparatului de management, influența noilor tehnologii informaționale asupra organizării fluxului de documente și a documentării, problemele documentelor electronice 1.

1 Vezi, de exemplu: Eremchenko V.A. Munca de birou si depozitarea departamentala a documentelor in conditiile reformei administrative: probleme principale // Otech. arhive. - 1999. - Nr. 1. - P. 9-18; Tihonov V.I., Yushin I.F. Concepte moderne de arhive electronice // Ibid. - p. 18-27; Sunt la fel. Arhivele electronice și managementul documentelor electronice // Ibid. - 1999. - Nr. 2. - P. 17-26; Yankovaya V.F. Terminologia suportului de documentare pentru management (GOST R 51141-98 Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții) // Lucrări de birou. - 1999. - Nr. 1. - P. 41-46.; Kostomarov M.N. „Multe fețe ale lui Janus” - un document în sistemul de management al informațiilor // Lucrul de birou. - 1998. - Nr. 1. - P. 22-31.; Matveenko V.A. Probleme juridice și organizatorice ale suportului documentației pentru management // Documentarea în societatea informațională: managementul evidenței electronice și arhiva electronică: Dokl. și mesaje către al șaselea Intl. științific-practic conf. 24-25 noiembrie 1999 / VNIIDAD, ROIA. - M., 2000, p. 24-33; Bobyleva M.P. De la gestionarea tradițională la cea electronică a documentelor, unele probleme de tranziție // Ibid. - P. 69-72; Kuleshov S.G. Despre conceptul de „document electronic” / Ibid. - P. 54-57; Banasyukevich V.D., Larin M.V. Dezvoltarea unui sistem de stat de suport documentativ pentru management este o sarcină urgentă / Managementul înregistrărilor. - 1998. - Nr. 1. - P. 5-8; Sankina L.V. Organizarea serviciului instituţiei de învăţământ preşcolar. Probleme de reglementare

În ciuda valorii mari a acestora, aceste lucrări evidențiază doar anumite aspecte ale problemei managementului documentelor și pot fi considerate un bun material de cercetare pentru prelucrarea ulterioară analitică și sintetică.

Problema managementului documentației nu poate fi luată în considerare fără analiza literaturii de arhivă. Oamenii de știință - arhiviștii au făcut o muncă serioasă de cercetare, importantă pentru înțelegerea epistemologiei documentului, formarea și dezvoltarea sistemelor de documentare, sistemelor terminologice pentru managementul documentelor (A.V. Elpatievsky, V.P. Kozlov, A.D. Stepansky) 1.

documentare / Document în structuri administrative: Rezumate de rapoarte. și vorbire la international conf. 27-28 oct. 1994 / VNIIDAD. - M., 1995. - P. 62-65 etc. 1 Stepansky A.D. Pe baza teoretică pentru selecția materialelor documentare pentru depozitarea de stat // Lucrările conferinței științifice pe probleme de arhivă în URSS. - M., 1965; Elpatievsky A.V. Câteva aspecte ale abordării cercetării în domeniul organizării informației documentare din punctul de vedere al sistemelor documentare // Rezumate de mesaje pentru seminarul teoretic „Probleme de abordare sistematică a cercetării în domeniul informației documentare”. - M., 1972; Medushevskaya O.M., Stepansky A.D., Lyushin SP. în Lucrările unei conferinţe ştiinţifice despre problemele achiziţionării surselor documentare din arhivele de stat ale URSS. - M., 1976. - Partea 1; Sokova A.N. Documentarea și rolul ei în administrația publică și pentru știința istorică. - M., 1985. - SIF OCSTI VNIIDAD. nr. 039-86; Autocrații V.N. Câteva aspecte ale studiului obiectului și subiectului științei arhivistice // Proceedings of VNIIDAD. M., 1976. - T. 6. - Partea 1; Ilizarov B.S. Probleme actuale teoretice și metodologice ale științei arhivistice sovietice. - M, 1984 etc.; Medushevskaya O.M. Studiu sursă în stadiul actual // Arhivele sovietice. - 1979. - Nr. 2. - P. 5; Elpatievsky A.V. Cu privire la problema definirii conceptului de „informație documentară” în lumina teoriei reflecției lui Lenin // Rezumate ale mesajelor la seminarul teoretic „Probleme terminologice în domeniul managementului documentelor și al științei arhivistice” (ianuarie 1974) / VNIIDAD. - M., 1973. - P. 27; Elpatievsky A.V., Khanpira E.I. Încă o dată despre termenul „document” // arhive sovietice. - 1987. - Nr 1. -S. 54 etc.

20 Specialiștii din domeniul științei arhivistice au făcut multe pentru a înțelege proprietățile informaționale ale unui document, subliniind legătura dintre matricele de documente și resursele informaționale. Unele lucrări de știință arhivistică (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov) au dovedit asemănarea proceselor de prelucrare a informațiilor atât în managementul operațional, cât și în etapa de stocare arhivă a documentelor 1 . De interes sunt lucrările de arhivă care arată relația dintre munca de birou și afacerile de arhivă, procesul de tranziție treptată a muncii de birou la jurisdicția autorităților arhivistice 2, munca

1 Rudelson K.I. Clasificări moderne ale documentelor. - M., 1973. - P. 24-29; Autocrații V.N. Despre problema implicării categoriilor informaţionale în arhivistică // Proceedings of VNIIDAD-M., 1973. - T. 3. - P. 251-263; Al lui. Câteva aspecte ale obiectului și subiectului științei arhivistice // Proceedings of VNIIDAD. - T. VI. - 4.1. -M., 1976; Gelman-Vinogradov K.B. Memoria documentară a noosferei ca nou obiect de cunoaștere // Forumul Internațional de Informare și Documentare. - 1992. - T. 17. - Nr. 1. - P. 12; Al lui. Odiseea spațială a documentelor ca fenomen global // Otech. arhive. - 1992. - Nr. 6. - P. 24-29 etc.

„Elpatievsky A.V. Despre istoria documentării actelor de stare civilă în Rusia și URSS (din secolul al XVIII-lea până în prezent) // Studiu sursă actuală. - M., 1979. - P. 67; Belova E.V., Elpatievsky A. V. ., Kolosova E.V. „Lista de documente supuse admiterii în arhivele de stat ale URSS” - Nr. 2. - Arhivele sovietice de 1964. - P. 68 Instituții URSS (1917-1937) / MGIAI, 1982. Teoria și practica arhivistică - L., 1935 în domeniul EGSD // Procesele VNIIDAD - T. 2 / VNIIDAD - M., 1973. - P. 6 Gestionarea evidenței și păstrarea documentelor în condițiile de reformă administrativă. - Nr. 1, - P. 10 Din istoria formării principalelor documente normative și metodologice ale afacerilor arhivistice interne // Otech. arhive. - 1998. - Nr. 4, - P. 16-24; Kozlov V.P. Serviciul de arhivă al Rusiei și al statului rus: 80 de ani de experiență // Otech. arhive. - 1998. - Nr. 6. - P. 9-18 etc.

tu, acoperind experiența străină (E.V. Starostin, I.V. Karapetyants) 1 . Studiile arhivistice relevă modificări ale valorii anumitor tipuri de documente în cursul dezvoltării istorice, relevă evoluția sistemelor de documentare în legătură cu dezvoltarea stării și metodelor de organizare a acestuia 2 .

Managementul documentației ca categorie științifică este strâns legat de informație și de organizarea proceselor informaționale în management, de aceea literatura despre teoria informației, sistemele informaționale, problemele de informatizare și informatizarea muncii cu documente prezintă un interes serios. În primul rând, acestea sunt studii care reflectă problemele asociate înțelegerii caracteristicilor esențiale ale informațiilor ca substanță inițială pentru organizarea matricelor documentare. Lucrări de A.D. Ursula, A.I. Jukova, Yu.I. Chernyaka, V.G. Afanasyev și alții, scrise în ani diferiți, au făcut posibilă formarea unei fundații teoretice pe care ideea principală a lucrării este construită pe legătura inextricabilă dintre informații și documentare și posibilitatea aplicării metodologiei de gestionare a informațiilor la gestionarea documentației 3 . în ra-

Starostin E.V. Studii arhivistice străine: probleme de istorie, teorie și metodologie: Rezumat. dis. ... Doctor în Științe Istorice. 25.05.02 / RSUH. - M, 1995; Karapetyants I.V. Arhivele economice din Europa de Vest și SUA (1905-1995): Rezumat al autorului. dis. ... Doctor în Științe Istorice. 25.05.02 / RSUH. -M., 1998.

2 Vezi: Banasyukevich V.D. Principalele probleme ale științei arhivistice în literatura modernă //
Studii de arhivă și studii de sursă ale istoriei moderne. Probleme de interacțiune activate
scena modernă: Dokl. si teze. vorbire la a doua conf. All-Rusian. 12-13 martie
1996 / VNIIDAD. - M., 1997. - P. 16-22.

3 Vezi Gilyarevsky R.S., Zalaev G.Z., Rodionov I.I., Tsvetkova V.A. Informații moderne
KA: știință, tehnologie, activitate / VINITI. - M., 1998. - P. 15-16; Filosofic en
dicţionar ciclopedic. -M.: Enciclopedia Sovietică, 1983. - P. 217-218; Ursul A.D.
Calea către noosferă. - M.: Luch, 1993. - P. 81; Chernyak Yu.I. Informare și management. -

22 de roboți K.B. Gelman-Vinogradov, G.G. Artamonova, G. Wolfram, A.D. Ursula și alți oameni de știință au dezvoltat profund problemele fundamentale ale formării și funcționării resurselor informaționale, atât în sens global, cât și în cadrul organizațiilor individuale. Problema resurselor informaționale nu a primit încă o soluție definitivă, însă în aceste lucrări sunt formulate categorii conceptuale și prevederi metodologice și conceptuale de bază care sunt importante pentru acest studiu 1 .

În lucrările informaticienilor, problemele de documente apar ca probleme subordonate, și nu principale, au un dezavantaj semnificativ - lipsa elaborării documentației și problemelor de documentare;

M, 1974. - P. 58; Jukov N.I. Fundamentele filozofice ale ciberneticii. - M., 1976. - P. 124-137; Afanasiev V.G. Informații sociale și management social. - M., 1975. - P. 37 etc.

1 Ursul A.D. Problema informației în știința modernă. Eseuri filozofice. - M., 1975.

p. 194; Mihailov A.I. Probleme de suport informațional pentru procesele de management // A doua Conferință științifică și tehnică integrală „Probleme de organizare științifică a managementului industriei socialiste”. - Sat. Nr. 1. - Partea a II-a. - M., 1972. - P. 102-103; Gelman-Vinogradov K.B. Memoria documentară a noosferei ca nou obiect de cunoaștere // Forumul Internațional de Informare și Documentare. - 1992. - T. 17. - Nr. 1. - P. 12; Artamonov G.G. Informatică: teorie și practică (pregătiri pentru carte) // NTI.

Ser. 1. Org. și metode de lucru informațional. - 1998. - Nr. 6. - P. 31. (p. 31-35); Artamonov G.T. Informatică: teorie și practică (pregătiri pentru carte) // NTI. - Ser. 1a Org. și metodologia informației. lucru. - 1998. - Nr. 4. - P. 31. (p. 31-36); Wolfram G. Organisa-torische Gestaltung des Informationmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - Din 35; Artamonov G.T. Informatica: teorie si practica (pregatire pentru carte) // NTI. - Ser. 1. - 1998. - Nr. 1. - P. 32; Kuhlen R. Informationsmarkt. Universitatea Konstanz. 1995 și altele.

2 A se vedea: Klimenko S., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Documente electronice în corporație
Rețele rative: a doua venire a lui Gutenberg. M.: Ankey - EK - Trends, 1999; Infor
tehnologii pentru studenții de științe umaniste / Universitatea de Stat din Moscova. - M.-Saransk, 1998. - P. 67-102 etc.

23 suport informaţional în contextul dezvoltării celor mai noi tehnologii informaţionale. Această problemă nu este subliniată în niciun fel printre concepte precum „prelucrarea informațiilor”, „accesul la informație”, „comunicarea informațiilor”, „stocarea informațiilor”, „utilizarea informațiilor”, deși toate aceste „informații” sunt documente în diverse, în principal hârtie, media.

Problemele documentelor electronice sunt, de asemenea, slab dezvoltate în literatură. Există discrepanțe terminologice grave, înțelegere greșită a naturii documentelor electronice, relația lor cu documentele tehnotronice, citite automat și tradiționale. Cu toate acestea, analiza acestui grup de studii ne permite să formulăm o înțelegere a problemei gestionării documentelor și să folosim aceste lucrări pentru a rezolva problema științifică a managementului documentației 1 .

De o importanță fundamentală pentru disertație a fost studiul lucrărilor privind managementul informației - o nouă disciplină științifică care a apărut în țările dezvoltate odată cu societatea informațională. Managementul informației este reflectat în literatura internă

Tihonov V.I., Yushin I.F. Formarea și dezvoltarea arhivelor de date care pot fi citite de mașină în anii 1960-1980 // Otech. arhive. - 1998. - Nr. 6. - P. 41; Kopylov V.A. Pe problema deținerii informațiilor // NTI. Ser. 1. Teoria și metodologia muncii informaționale / VINITI. - M., 1998. - Nr. 3. - P. 4; Tihonov V.I., Yushin I.F. Arhive electronice și management electronic documentelor // Otech. arhive. - 1999. - Nr. 2. - P. 19-20; Vezi: Kurilo A.P. Despre regimul juridic al unui document electronic în sistemul de plăți electronice interbancare // Probleme de informatizare. - 1999. - Nr. 3. - P. 76; Semiletov SI. Informația ca obiect special de drept // Probleme de informatizare. - 1999. - Nr. 3. - P. 58; Emelyanov G.V., Pavlov O.V. Despre problema reglementării juridice a utilizării semnăturilor digitale electronice în sistemele informaţionale // Probleme de legislaţie în domeniul informatizării: Rezumate. raport A șaptea Conf. panruse. - M.: Întreprinderea Unitară de Stat „VIMI”, 1999. -S. 6 etc.

24 este foarte slab. Numai în opera lui A.V. Kostrov, pregătit sub forma unui manual, s-a încercat prezentarea sistematică a esenței managementului informațiilor, din păcate, fără referire la condițiile rusești 1. Munca noastră a fost prima care a început cercetarea în managementul informației din perspectiva managementului documentelor și a tras primele concluzii care ne permit să evaluăm managementul informației ca o direcție promițătoare pentru dezvoltarea managementului documentației folosind noile tehnologii informaționale 2 . Într-o serie de alte lucrări, problemele managementului informației sunt considerate indirect, ca parte a soluționării altor probleme. Numai în lucrarea recent publicată „Suport informațional pentru administrația publică”, editată de academicianul Academiei Ruse de Științe Yu.V. Gulyaev, pentru prima dată în ultimul deceniu, a examinat cuprinzător problemele, prevederile conceptuale și experiența practică de creare și operare a unui sistem de suport informațional pentru cele mai înalte organe ale puterii de stat ale Federației Ruse 3 .

1 Kostrov A.V. Introducere în managementul informației: manual. indemnizație / Vladimirsk. stat
universitate tehnică - Vladimir, 1996. - 132 p.; vezi şi: Perel I.S., Slavin V.N. Informaţii
activități online în străinătate și probleme de management al informațiilor / NPO „Po
proces”. - M., 1992. - 65 p.; Kostomarov M.N. Managementul sistemelor informatice pentru
în străinătate / RSUH. - M., 1996. - 88 p.

2 Larin M.V. Managementul documentelor și noile tehnologii informaționale. - M.: Pe
carte științifică, 1998. - 137 p.

3 Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoytov A.V., Savin G.I. Suport informațional
administratia de stat. M.: Dialog slav, 2000. - 425 p.

25 G. Verzig, W. Wolfram, T. Seeger, E. Vogel și alți oameni de știință dezvăluie esența managementului informației ca disciplină științifică și zonă a managementului practic 1 . În același timp, trebuie subliniat că practic niciuna dintre aceste lucrări nu a încercat să aplice prevederile managementului informațional la managementul documentelor.

O soluție completă la problema managementului documentelor este imposibilă fără studierea suportului legal al acesteia. Este evident că întărirea rolului dreptului în Rusia modernă este o condiție necesară pentru consolidarea în continuare a statului și eficacitatea administrației publice. În ultimii ani, domeniul informației și documentării a devenit un obiect de cercetare independent pentru jurnaliștii și chiar a apărut o nouă ramură - dreptul informației. În opera lui V.A. Kopylov a sistematizat toate actele juridice actuale referitoare la reglementarea informațiilor, documentației și arhivării documentelor 2 . Autorul atrage atenția

1 Attinger M. L. Managementul integrat al informațiilor: o teorie a lumii reale. - Managementul înregistrărilor
ment Qnarterly. - 1993, iulie. Vol.27, Nr. 3, - p. 12-16, 30-31; Herget I. Konzeption des
Managementul informației în Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. -Informatii-
spezialisten fur Europa. Proceduri. Constanța, 1990; Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumen-
tenmanagement în Industryunternehmen eu Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt - am
Principal. - S. 183-187; Kuhlen R. Informationsmarkt. - Konstanz, 1995. 608 p; Schwetz R. Buro
sunt Wandel II R.v. Decker's Verlag, G. Schenk Heigelberg, 1990, 213 s.; Seeger T. Aspekte der
Professionalisierung des Berufsfeldes Informații și documentații. -KG. Saur, 1990; Sin-
Nott W.R., Gruber W.N. Managementul resurselor informaționale. - New York, 1981; Vogel E. Infor-
managementul mațiunilor. - Grundlagen der praktischen Information und Documentation. Banda 2,
KG. Saur, 1990, p. 897-927; WersigG. Organizații - Comunicare: Die Kunst, ein
Chaos zu organizieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989, 390 p. Wolfram G. Organisatorische
Gestaltung des Informationmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

2 Kopylov V.A. Legea informatiei. - M.: Avocat, 1997; El este. Informația ca obiect
reglementare legală // NTI / VINITI. - M., 1996. - Nr. 8. - P. 2; El este. La întrebare

26 la categoria „informații documentate”, care, în opinia sa, nu se reflectă suficient în legislația actuală și propune soluționarea juridică a problemelor documentelor electronice și a forței lor juridice.

I.L întreprinde studii aprofundate asupra aspectelor juridice ale informației documentate în contextul introducerii de noi tehnologii informaționale, echipamente informatice, rețele de telecomunicații, precum și recunoașterea informației ca cea mai importantă resursă de management. Bachilo. Lucrările ei servesc ca un exemplu clar al răspunsului adecvat al unui om de știință la provocările vremii și sunt de mare valoare pentru acest studiu 1 .

Managementul documentației ca funcție de management se realizează în organizații în contextul procesului decizional pentru atingerea scopului ales. De aceea, managementul documentației este strâns legat de problemele de management, structurile organizaționale, problemele de proiectare, implementare și funcționare a acestora și automatizarea proceselor de management.

pe proprietatea informațiilor // NTI. Ser. 1. Teoria și metodologia muncii informaționale // VINITI. - M, 1998. - Nr. 3. - P. 4.; El este. Despre proprietatea informațiilor documentate // Documentația în societatea informațională: managementul evidențelor electronice și arhiva electronică. Decret. op. - P. 18-23.

Comentariu la Legea federală privind informarea, informarea și protecția informațiilor” / Ed. I.L. Bachilo, A.V. Volokitina si altii / IGP RAS. - M., 1996; Bachilo I.L. Despre proprietatea resurselor informaționale // Resursele informaționale ale Rusiei. - M., 1997. - Nr. 4; Este ea. Resursele de informații ca obiect de drept și obiect de relații reglementate de Codul civil al Federației Ruse // Ibid. - 1999. - Nr. 1; Este ea. Probleme juridice moderne ale documentării informaţiei // Documentarea în societatea informaţională: managementul evidenţei electronice şi arhiva electronică. Decret. op. - P. 8-17; Este ea. Probleme juridice ale documentării în condițiile informatizării // Probleme de legislație în mediul informatizării: Rezumate ale rapoartelor celei de-a șaptea Conf. panrusă. / Întreprinderea Unitară de Stat „VIMI”. - M., 1999 etc.

Cercetările moderne privind managementul organizațional arată importanța enormă a procesării raționale a informațiilor pentru atingerea obiectivelor strategice și operaționale. Globalizarea proceselor economice, sociale și informaționale mondiale afectează în mod direct calitatea managementului. Metodele de rezolvare a problemelor de management din organizații pe fondul realităților geopolitice moderne și ținând cont de dezvoltarea societății informaționale sunt reflectate într-o serie de studii și articole monografice majore, manuale moderne ale specialiștilor autohtoni și occidentali 1 .

Evoluția documentelor, a sistemelor de management de birou și a suportului de documentare pentru management are loc în condiții istorice specifice și este determinată de acestea. Lucrările cercetătorilor din istoria Rusiei, în special ale istoricilor instituțiilor guvernamentale, evidențiază legătura strânsă dintre reformele managementului și reformele muncii de birou și adecvarea acestora la condițiile socio-economice și politice ale unei anumite perioade a istoriei Rusiei. Lucrările lui N.P. Eroshkina și T.P. Korzhikhina, precum și T.G. Arkhipova, A.S. Senina, T.M. Smirnova, SP. Strekopytov și alții

1 Managementul organizației: Manual / Ed. A.G. Porshneva, Z.P. Rumyantseva, N.A. Salomatina. - M.: Infra, 1998. - 669 p.; Kulba V.V., Malyugin V.D., Shubin A.N., Vus M.A. Introducere în managementul informației. - Sankt Petersburg, 1999; Marka D., McGowan K. Metodologia analizei structurale si proiectarii / Trad. din engleză - M.: MetaTehnologie, 1993. - 240 p.; Kaufman H.R. Tactici pentru succes în afaceri și știință. - M.: Inteligență,

157 s; Shapiro V.D. etc Managementul proiectelor. Experiență străină. - Sankt Petersburg: Two..Tree, 1993. - 443 p.; Gerchikova I.A. Management: Manual / UNITATEA. - M.: Bănci și burse, 1994. - 685 p.; Vikhansky O.S. Management strategic: manual. - M.: Editura Universității de Stat din Moscova, 1995; Lumea managementului de proiect / Ed. H. Reschke, H. Schelle. - M.: Alana,

304 s; Meskon M.Z., Albert M., Khedouri F. Fundamentals of Management - M.: Delo, 1992; Hoyer V. Cum să faci afaceri în Europa. - M.: Progres, 1992; Mercer D. IBM: management în cea mai de succes corporație din lume / Trans. din engleză - M.: Progres, 1991. - 455 p.; Kotler F. Fundamentele marketingului / Transl. din engleză - M.: Progres, 1990. - 736 p. etc.

28 de oameni de știință și specialiști 1 din istoria instituțiilor guvernamentale demonstrează clar construirea unui sistem de management într-o anumită epocă istorică și, astfel, oferă o oportunitate de a studia organizarea muncii de birou în aparatul de management.

Studiul surselor, ca disciplină științifică, este destul de apropiat de știința documentară în ceea ce privește rezolvarea problemelor de studiu sistematic al matricei documentare în dezvoltarea istorică. În acest sens, lucrările lui Borodka-na L.I., Voronkova S., Golikov A.G., Kashtanov S., Kozlov V.P., Medushevskaya O.M., Muravyov V.A., Sokolov A.K., Slavko T.I., Shmidta SO. iar altele au făcut posibilă utilizarea experienței acumulate de studiile sursă pentru a analiza evoluția documentelor și a sistemelor de documentare 2, inclusiv

Vezi: Eroshkin N.P. Istoria instituțiilor statului din Rusia prerevoluționară. - M.: A treia Roma, 1997. - 357 p.; Korzhikhina T.P. Istoria instituțiilor guvernamentale din URSS: Manual. indemnizatie. - M.: Şcoala superioară, 1986. - 399 p.; Schmidt SO. La originile absolutismului rus - M.: Progress, 1996; Arkhipova T.G., Rumyantseva M.F., Senin A.S. Istoria serviciului public în Rusia în secolele XVIII-XX. - M.: RSUH, 1999. - 230 p.; Strekopytov SP. Managementul de stat al științei în URSS (1936-1958) Proc. indemnizatie. - M., Universitatea Rusă de Stat pentru Științe Umaniste, 1991 - 92 p. 2 Vezi: Medushevskaya O.M. Studii de arhivă și studii de sursă: unitate și diferențe ca problemă de interacțiune interdisciplinară // Studii de arhivă și studii de sursă ale istoriei Rusiei. Probleme de interacțiune în stadiul actual: Dokl. si teze. discursuri la a doua conferință panrusă din 12-13 martie 1996 / Serviciul Federal de Arhive al Rusiei, VNIIDAD. - M, 1997. - P. 11-15; VoronkovaSV. Nivelul studiului surselor de dezvoltare a documentelor din timpurile moderne și publicarea lor în stadiul actual // Ibid. - P. 26-31; Sokolov A.K. Istoria socială: probleme de studiu sursă și studii de arhivă // Ibid. - P. 57-63; Schmidt SO. Arheografie. Studii de arhivă. Studiu sursă / Universitatea de Stat Rusă pentru Științe Umaniste. GAZ din Rusia. VNIIDAD. - M., 1997. - 363 p.; Kashtanov SM. Eseuri despre diplomația rusă. - M.: Nauka, 1970. - 503 p.; Kashtanov SM. Diplomația rusă: manual. manual pentru universități pe special. "Poveste". - M.: Mai sus. şcoală, 1988. - 231 p.; Kozlov V.P. Arhivistică rusă / ROSSPEN. - M., 1999.

29 le folosind metode computerizate moderne.

Deci, în ciuda unui volum semnificativ de cercetări efectuate în domenii conexe ale problemei puse, trebuie să recunoaștem că problema managementului documentelor în sine este foarte slab dezvoltată.

Astfel, întrebările despre relația dintre reformele administrației publice și munca de birou, despre rolul reglementării de stat a mediului documentar nu au fost dezvoltate și necesită un studiu sistematic aprofundat al problemelor terminologice ale documentului și evoluția acestuia. De un interes istoric incontestabil este perioada post-sovietică de dezvoltare a muncii de birou și a suportului de documentare pentru management, asociată cu rezolvarea problemelor de intrare a Rusiei în spațiul informațional global.

Până în prezent, nu a existat un studiu cuprinzător și cuprinzător al managementului documentației, ținând cont de analiza noilor tehnologii informaționale utilizate. O astfel de cercetare ar trebui să conducă la construirea unui concept de management al documentelor și informațiilor, bazat pe combinarea capacităților tehnologiei cu avantajele managementului documentelor pe hârtie. Acest concept poate fi numit managementul informațiilor.

Obiectul cercetării în teză îl constituie informația documentată în sistemele de control. Informațiile documentate joacă un rol vital în procesul de management, asigurând umplerea resurselor informaționale ale organizațiilor. În legătură cu complicarea structurii și conținutului resurselor informaționale, creșterea explozivă a volumului lor, apare cea mai importantă sarcină de gestionare rațională a acestora, care, prin importanța sa, este comparabilă cu sarcina de modernizare a producției de produse industriale 1.

1 I.L. Bachilo notează în acest sens că „o resursă informațională ca forță productivă este supusă înțelegerii, evaluării, structurării și reglementării ca obiect al raporturilor juridice”. Ser. 1. Org. și metodologia informației. lucrare - 1998. - Nr. 3. - P. 13.

Starea actuală a mediului documentar este determinată nu numai de transformările socio-economice, ci și de dezvoltarea tehnologiei informației. Tehnologiile și instrumentele informatice devin de mare importanță, asigurând, pe baza legislației în vigoare, eficiența înregistrării, colectării, prelucrării, căutării și transmiterii informațiilor, fiabilitatea stocării acesteia, accesul la distanță, furnizarea informațiilor la momentul potrivit, pe mediul potrivit și în forma potrivită, ținând cont de cerințele psihologice și ergonomice. Nou acces la resursele informaționale globale, trecerea la documentația electronică, stocarea și transmiterea documentelor, de ex. Tranziția către modalități fundamental noi de organizare a informațiilor și de accesare a acesteia pune probleme științifice și aplicative fundamental noi pentru managementul documentelor, știința arhivistică, știința documentară, biblioteconomia și alte discipline științifice care au ca obiect de studiu un document. Soluția lor necesită înțelegerea experienței istorice bogate a evoluției unui document ca purtător de informații, dezvoltarea muncii de birou, schimbarea mediilor și tehnologiilor și formularea dependențelor corespunzătoare.

Subiectul studiului este managementul documentelor în organizații. Managementul documentelor, ca subiect de cercetare, este o nouă categorie științifică. Cu toate acestea, se bazează pe experiența anterioară și pe fundamentul teoretic și metodologic al științei documentelor autohtone, care studiază în mod tradițional documentele, sistemele de documentare, procesele de documentare a activităților de management și organizarea muncii cu documente în management. Considerăm managementul documentelor ca o etapă superioară de dezvoltare a unor concepte precum munca de birou și suportul documentației pentru management.

Managementul documentelor, ca termen universal, are recunoaștere și distribuție internațională. Acesta denotă zona de administrare

31 gestionarea eficientă a creării, utilizării și stocării documentelor organizaționale pe parcursul ciclului lor de viață pe principiile economiei și eficienței, folosind noile tehnologii informaționale care asigură un management de înaltă calitate în raport cu documentația ca resursă de management cu drepturi depline. Dacă muncii de birou i s-a atribuit rolul unei funcții de management tehnic, iar suportul de documentare al managementului i s-a atribuit rolul unei funcții auxiliare, atunci managementului documentației în organizație i se atribuie rolul funcției principale de management.

Considerăm managementul documentelor nu în abstract, ci în condițiile specifice de funcționare a organizațiilor. În acest caz, o organizație este înțeleasă ca orice structură de management care corespunde conceptului de organizație, indiferent de nivelul ei ierarhic, focalizarea funcțională și forma de proprietate.

Scopul cercetării tezei este de a rezolva problema științifică a managementului documentelor în contextul noilor tehnologii informaționale în organizații de diferite tipuri, de a formula un concept de gestionare a resurselor documentare pentru luarea deciziilor bazate pe managementul informației în dezvoltarea istorică și în aspect metodologic.

Pentru a atinge acest obiectiv, este necesar să se rezolve următoarele sarcini principale:

analiza rolului informației în management și a structurii resurselor informaționale moderne în organizații;

studierea istoriei managementului înregistrărilor interne și a evoluției documentului ca bază pentru managementul documentelor moderne;

cercetarea specificului documentelor electronice;

4) dezvoltarea principiilor pentru crearea unui sistem naţional
managementul documentației și aspectele suportului său legislativ;

analiza documentelor tehnologiilor informaționale moderne și a sistemelor automate de documentare de management;

cercetarea managementului informaţiei ca bază metodologică pentru construirea unui sistem de management al documentelor într-o organizaţie.

Cadrul cronologic al studiului este determinat de specificul temei alese. În unele zone, acestea acoperă perioada istorică de la apariția statului centralizat rusesc până în prezent, dar cea mai mare parte a lucrărilor acoperă problemele managementului documentelor din ultimul deceniu.

Aprofundând în istoria muncii de birou, ne-am propus să urmărim interdependența reformelor administrației publice și a reformelor muncii de birou, să identificăm continuitatea și caracteristicile sistemelor de lucru de birou în diferite epoci istorice, să arătăm procesul de transformare a muncii de birou în suport de documentare. pentru management şi crearea premiselor pentru trecerea la managementul documentaţiei în condiţii moderne de informatizare a societăţii. Studiul unui document ca obiect principal al managementului documentelor se datorează procesului de constituire a științei documentelor ca disciplină științifică, așa că am acordat mai multă atenție perioadei începând cu anii 1960, când a luat naștere managementul documentelor ca disciplină științifică și a apărut o cantitate semnificativă de cercetări pe probleme legate de funcționarea unui document în toate sferele vieții publice. Am luat în considerare problemele automatizării de birou în legătură inextricabilă cu informatizarea societății, care a început odată cu răspândirea tehnologiei computerelor electronice și dezvoltarea sistemelor automate de control la începutul anilor 60-70 ai secolului nostru. Problema managementului informației ca disciplină științifică a apărut în practica occidentală la începutul anilor 1970 și am luat acești ani ca punct de plecare pentru a lua în considerare această problemă.

Astfel, natura interdisciplinară a studiului a necesitat retrospective istorice de profunzime variabilă, în funcție de cât de necesar a fost pentru scopurile acestei lucrări.

Lucrarea include în primul rând problemele statului rus modern. Cu toate acestea, după caz, granițele cercetării au fost extinse prin implicarea materialelor necesare din istoria fostei URSS, Imperiul Rus și experiența mondială. Acest lucru a făcut posibilă crearea unei baze suficiente de cercetare și aplicarea unei metode comparative pentru a găsi soluții științifice optime.

Ca ipoteză de lucru, propunem poziția că în Federația Rusă s-au maturizat premisele necesare pentru introducerea pe scară largă a managementului documentației în organizații bazate pe metodologia de management al informației, ca fiind corespunzător nivelului atins de informatizare a țării și științifice. și progresul tehnologic, condițiile socio-economice, ca modalitate de organizare a lucrului cu documente ca resursă de informații cu drepturi depline în vederea realizării managementului și activităților economice eficiente ale organizațiilor.

La baza metodologiei acestei cercetări de disertație se află o abordare realistă și cuprinzătoare a analizei dezvoltării managementului documentației, luând-o în considerare cuprinzător și dinamic, luând în considerare totalitatea faptelor și respingerea unei viziuni ideologizate, dogmatice asupra istoricul problemei. Metodologia lucrării este o combinație creativă a diferitelor metode: metode științifice generale, metode ale altor științe și metode documentare actuale. Pentru rezolvarea problemelor s-au folosit metode tradiționale de cercetare: istorică, sistemică, metoda comparației (studii comparative), metode structurale-funcționale, de clasificare și modelare utilizate pe scară largă în știința documentelor, statistică, precum și alte metode private.

Trebuie recunoscut că astăzi problemele metodologice ale managementului documentelor sunt printre cele centrale și încă nerezolvate. O situație similară se observă în știința arhivistică, unde oamenii de știință au făcut mult mai mult în crearea unei noi fundații metodologice. Aceasta ridică problema filozofiei științei arhivistice ca mijloc de dezvoltare a unei noi abordări generale pentru înțelegerea rolului documentelor și arhivelor în societatea modernă. Nu întâmplător V.P. Kozlov, în lucrarea sa despre relația dintre profesiile de istoric și arhivist, propune sarcina înțelegerii filozofiei afacerilor arhivistice 1, iar T.I. Khorkhordina solicită dezvoltarea unei noi discipline științifice a „arhivosofiei” 2, situată la intersecția metodologiei și teoriei studiilor științifice, filozofiei (studii culturale) și informatică. E.V. În 1991, Starostin, simțind nevoia de a schimba metodologia de arhivare, a propus termenul de „arhivologie”, care înseamnă o disciplină științifică care studiază întreaga gamă de probleme asociate procesului de documentare a vieții diverse a societății umane 3 .

La fel ca în știința arhivistică, în știința documentelor, filosofia acționează ca o metodologie universală a științei. Necesitatea unei înțelegeri filozofice a problemelor managementului documentelor a devenit deosebit de pronunțată la mijlocul anilor 1980, odată cu apariția noilor tehnologii informaționale în domeniul managementului, apariția unei alternative „fără hârtie” la suportul informațional.

Kozlov V.P. Istoric și arhivar: profesii generale și specifice // Conferința științifică internațională „Istorici și arhivisti: cooperare în conservarea și cunoașterea trecutului în interesul prezentului și al viitorului.” 27-28 noiembrie 1997 Moscova: Materiale conferinte - M., 1998. - P. 15-28.

2 Vezi: Khorkhordina T.I. De la știința arhivistică la filosofia arhivistică? // Lucrările Institutului de Istorie și Arhivistică
Institut - T.ZZ/RGGU. - M., 1996. -S. 185.

3 Starostin E.V. Arhivologie. Implementarea gândirii istorice // Problemele Patriei
a istoriei istorice a perioadei feudolismului: Rezumate. raport / MGIAI. - M., 1991. - P. 240. Vezi așa
la fel: Otech. arhive. - 1999. - Nr. 3. - P. 123.

35 probleme de management, utilizarea masivă a computerelor ca instrumente de muncă, care a antrenat consecinţe sociale grave pentru personalul de conducere. Această problemă a fost pusă mai întâi de A.N Sokova 1 . Soluția sa devine deosebit de importantă în zilele noastre, când societatea se află în diferite secțiuni ale statelor în tranziție (de la o economie planificată la o economie de piață, de la ideologia socialistă la ideologia democrației, de la o societate industrială la o societate informațională). În aceste condiții, rolul metodologiei poate fi cu greu supraestimat.

Metodele interdisciplinare, de regulă, nu au o origine filozofică. Ele își au originea în profunzimile altor științe (matematică, teoria informației, cibernetică, sociologie etc.) și la intersecția lor. Aceste metode sunt de natură științifică generală. Acestea includ metode de cercetare istorică și logică, o metodă de sistem, metode informaționale, probabilistic-statistice, structural-funcționale și o metodă de clasificare. Utilizarea metodelor științifice generale în știința documentelor face posibilă utilizarea mai largă a realizărilor altor domenii de cunoaștere, extinde capacitățile de cercetare și aparatul cognitiv. Cu toate acestea, atunci când le folosim, este extrem de important, în opinia noastră, să ținem cont de declarația lui O.M. Medushevskaya că „pentru un dialog interdisciplinar eficient, uneori, principalul lucru lipsește, și anume, o idee clară a obiectului comun, care abordări diferite ne permit să vedem mai voluminos, versatil și sistemic” 3 .

Sokova A.N. Managementul documentelor ca disciplină științifică: obiect, subiect, sarcini principale

// Documentarea activitatilor de management: Sat. ştiinţific lucrări / VNIIDAD. - M.,

1986. -S. 24-25. 2 Ursul A.D. Filosofie și procese științifice generale integrative. M.: Nauka, 1981. - p. 163-177. 3 Medushevskaya O.M. Studii de arhivă și studii de sursă: unitate și diferențe ca problemă

interacțiune interdisciplinară // Studii de arhivă și studii sursă de limba rusă

Rolul principal în metodologia managementului documentelor îl joacă metoda istorică, care se bazează pe studiul istoriei în diversitatea ei specifică, stabilind esența fenomenelor luate în considerare prin recrearea mentală a procesului istoric. Metoda istorică este strâns legată de metoda studiului sursei. Știința istorică îi lipsește observarea directă a ceea ce ar dori să studieze. Studiul sursei acționează ca o metodă de studiu a realității trecute prin percepția umană înregistrată în surse, inclusiv în documentele 1. Utilizarea noilor tehnologii informaționale în activitatea istoricilor a dus la apariția studiilor surselor informatice sau a științei informației istorice 2 .

Rolul cheie în această lucrare îl joacă metoda sistemelor ca direcție a cunoașterii științifice, care se bazează pe considerarea obiectelor ca sisteme, adică. dezvăluirea integrității unui obiect, identificarea diferitelor tipuri de conexiuni din acesta și reunirea lor într-o singură imagine 3.

Metoda analizei funcționale vă permite să studiați rolul și semnificația

nicio istorie. Probleme de interacțiune în stadiul actual: Dokl. si teze. vorbire la a doua conf. All-Rusian. 12-13 martie 1996 / Serviciul Federal de Arhivă al Rusiei, VNIIDAD. - M., 1997. - P. 12.

1 Danilevsky I.N., Kabanov V.V., Medushevskaya O.M., Rumyantseva M.F. Studiu sursă: Teorie. Poveste. Metodă. Surse ale istoriei Rusiei: manual. indemnizație / RSUH. - M., 1998. -S. 23-24.

Sokolov A.K. Despre starea actuală și perspectivele de lucru cu o arhivă de documente care pot fi citite de mașină. - Cercul de idei: Noutăți în informatica istorică // Proceedings of the I Conference of Association “Istory and Computer” / Moscow City Archive. - M., 1994. - P. 71.

3 Avtokratov V.N., Ovezov B.B. Câteva aspecte ale analizei de sistem (în legătură cu cercetarea documentară și arhivă) // Rezumate. mesaje pentru seminarul teoretic „Probleme ale unei abordări sistematice a cercetării în domeniul informaţiei documentare” (iunie 1972). - M, 1972. - P. 18-28.

37 de documente de management generate în activitățile organizațiilor și combinate în sistemele de documente relevante 1. Analiza structural-funcțională face posibilă studierea fenomenelor și proceselor ca sisteme în care fiecare element al structurii are un scop (funcție) specific în activitățile de management. Aplicarea sa poate fi ilustrată de unul dintre exemplele clasice ale V.N. Avtokratov, care a subliniat relația cauză-efect dintre activitățile formatorului de fond și formarea unui fond de documente integral organic, reprezentând o „prezentă de informații” a activităților formatorului de fond 2. Dezvoltarea logică a metodei structural-funcționale în știința documentelor este metoda modelării, utilizată pe scară largă în diverse domenii ale științei. Modelarea este o metodă de studiu a unui obiect (original) prin crearea și studierea copiei acestuia (modelul), înlocuirea originalului, din anumite aspecte care interesează cercetătorul 3. Un model este un sistem cu structură și funcție proprie, reflectând structura și funcțiile sistemului original, este o legătură intermediară între teorie și realitate. Prin urmare, modelul este capabil să reflecte nu numai

Teoria și practica examinării valorii documentelor și achiziționarea arhivelor de stat ale URSS // Proceedings of VNIIDAD. - M, 1974. - T. IV. - Partea 1; Avtokratov V.N., El-patievsky A.V. Probleme de dobândire a arhivelor statului cu documente moderne (aspect studii sursă) // Studii surse de istorie naţională: Coll. articole. - M.: Nauka, 1976; Rudelson K.I., Shepukova N.M. Probleme de examinare a valorii documentelor și de achiziție a arhivelor statului // Probleme de istorie. - 1983.

- Nr 2. - P. 56-69.

2 Autocrați V.N. Conceptul de origine în știința arhivistică // Anuarul arheografic
pentru 1978. - M.: Nauka, 1979. - P. 142.

3 Dicţionar Enciclopedic Filosofic. a 2-a ed. - M.: Enciclopedia Sovietică, 1989.

4 Autocrați V.N. Despre problematica metodologiei arhivistice // Anuarul arheografic
pentru 1969 -M.: Nauka, 1971. -S. 27.

38 la caracteristicile originalului, dar și la parametrii doriti ai acestuia. Metoda de modelare a găsit o utilizare pe scară largă în știința documentelor și managementul documentelor.

Această metodă este strâns legată de metoda informației din știința documentelor, adică. aplicarea principiilor teoriei informaţiei la documente şi fluxuri de documente. Academicianul N.P. Ershov a remarcat pe bună dreptate că „modelul informațional este interfața prin care informatica intră în relații cu științele private, fără a se contopi cu acestea și, în același timp, fără a le absorbi” 1. Abordarea informațională a documentelor servește scopului evaluării calității informațiilor pe care acestea le conțin și studierii proceselor de transformare a acesteia în informație documentată în management. Studiul sistemelor de documente ca sisteme informaționale ne permite să identificăm caracteristicile distribuției informațiilor prin canalele de comunicare în management, precum și modelele acestui proces.

Metoda informaţiei presupune utilizarea unei tehnici de măsurare a parametrilor informaţiei documentare. Problema principală a măsurării informațiilor documentare este legată de traducerea caracteristicilor calitative.

1 Ershov N.P. Informatica: subiect si concept // Cibernetica Formarea informaticii.
- M., 1986.- P. 30.

2 Actele VNIIDAD. - T. 3. - M., 1973; Autocrații V.N. Sursa si informatii
abordări naționale în teoria examinării documentelor (Issues of analysis of archival records
criterii de valoare) // Materiale de cercetare științifică. conf. asupra problemelor de achiziţie a documentelor
Surse Talny ale arhivelor de stat ale URSS. - M., 1976. - Partea 1; Rudel-
fiul K.I., Shepukova N.M. Probleme de examinare a valorii documentelor și de achiziție
arhivele statului // Întrebări de istorie. - 1983. - Nr. 2; Elpatievsky A.V. Despre produs
folosind conceptele de teoria informaţiei în ştiinţa arhivistică modernă // Proceedings
VNIIDAD. - T. 3. - M., 1973. - P. 264-271; Shapiro V.D. etc Managementul proiectelor.
Experiență străină. - Sankt Petersburg: Doi.. Trei, 1993; Marka D., McGowan K. Metodologia structurilor
analiză și proiectare / Metatehnologie. - M., 1993 etc.

39 ristik în cantitativ 1. Prevederile contorizării sursei nu au fost dezvoltate în continuare, deși utilizarea lor în cadrul metodei informaționale ar putea permite o analiză calitativă a fondului sursă scrisă a țării, precum și dezvoltarea unor metode de prognoză a producerii documentelor și achiziționării fondului arhivistic. .

Ținând cont de dezvoltarea insuficientă a temei, la elaborarea tezei s-a folosit o gamă largă de surse, care pot fi împărțite în următoarele grupe principale: acte legislative și de guvern pe probleme de informatizare, arhivare, gestionare a documentației, muncă de birou și standardizare; materiale normative și metodologice, standarde de stat; dizertații și rezumate despre studii documentare, studii documentare și studii arhivistice; dicţionare, literatură metodologică; rapoarte științifice, materiale de cercetare stocate în fondul de referință și informare al OCSTI VNIIDAD și documente de arhivă.

În plus, în procesul de pregătire a lucrării, autorul și-a folosit propria experiență în cercetarea științifică și proiectarea organizațională în problemele managementului documentelor, suport documentar pentru management (munca de birou) și rezultatele stagiilor străine.

Managementul documentelor ca disciplină științifică în ansamblu se bazează pe toate cercetările și practicile anterioare în domeniul managementului înregistrărilor rusești și sovietice și pe experiența străină. Este important să acordați atenție

Ilizarov B.S. Pe tema unității studiului sursei și abordărilor informaționale în determinarea valorii documentelor // Proceedings of VNIIDAD. - M., 1976. - T. 6. - Partea 1. - P. 257; Al lui. Probleme de măsurare în studii de sursă și studii de arhivă (Măsurări surse de bază și măsurători de documente) // Probleme metodologice ale științei documentelor, studii arhivistice, arheografie: Colecție. raport seminar metodologic VNIIDAD. - M., 1978. - Numărul. 2. - P. 62-110; Al lui. Probleme sursă-metrice ale științei arhivistice (Metode de măsurare a volumelor de informații scrise): Manual. indemnizatie / MGIAI. - M., 1981.

40 nu se uită la rădăcinile istorice ale problemei, fără a identifica care este imposibil de înțeles corect starea actuală și sarcinile actuale ale științei documentelor.

În acest sens, prezintă interes un grup de acte legislative și de reglementare, al căror studiu ne permite să urmărim evoluția reglementării de stat a muncii de birou.

În Rusia prerevoluționară, o serie de acte juridice au fost în vigoare în mod constant, care au stabilit regulile de lucru administrativ și colegial de birou 1 . Printre acestea, este necesar să evidențiem Regulamentul General din 1720, care pentru prima dată în istoria Rusiei a pus munca de birou pe temeiul solid al dreptului și i-a definit principiile fundamentale timp de aproape două secole 2 .

În perioada sovietică, s-a acordat atenție și problemelor de documentare și implementării lor legislative. Primele decrete ale guvernului sovietic cu privire la problemele muncii de birou au fost de natura unor acte juridice disparate pe probleme de actualitate ale documentării acțiunilor de management. Reflectarea lor se regăsește în colecțiile publicate de acte normative 3.

Următorul grup de acte juridice care a fost utilizat în lucrare este legat de activitățile NK RKI al URSS și ale organismelor sale subordonate pentru a îmbunătăți munca de birou în anii 1920 și începutul anilor 30 4.

1 Cărți de drept din secolele XV-XVII. - M.-L., 1952.

2 Regulamente generale din 28 februarie 1720 // PSZ al Imperiului Rus. - T. VI. -
nr. 3534; Instituții pentru administrarea provinciilor din Imperiul All-Rusian // PSZ Russian
Imperiu. Colectare 1. - T. XX. -Nr 14392; Înființarea generală a ministerelor în 1811 // PSZ
Imperiul Rus. Colectare 1. - T. XXXI. - Nr. 24686.

3 Culegere de legi și ordine ale Guvernului Muncitoresc și Țărănesc al RSFSR (1918-
1923).

4 Organizarea științifică a muncii, producției și managementului: Colectarea documentelor și materialelor

1918-1930 -M., 1969.

A fost necesară o atenție deosebită reglementărilor guvernului sovietic, care dezvăluie în mod constant tranziția muncii de birou la jurisdicția organelor de arhivă, schimbarea sarcinilor și funcțiilor acestora în perioada sovietică de istorie, precum și documentele legate de dezvoltarea Sistemul de birouri unificate de stat.

Principalul act juridic care definește politica de stat modernă și drepturile cetățenilor ruși în domeniul schimbului de informații și documente este Constituția Federației Ruse. Acesta afirmă: „Orice persoană are dreptul de a căuta, primi, transmite, produce și distribui în mod liber informații în orice mod legal...” (Partea 4, Articolul 29).

În ultimii ani, în Federația Rusă, în elaborarea normelor constituționale, la nivel legislativ au fost consacrate fundamentele politicii de stat în ceea ce privește informarea și documentarea. Actul de formare a sistemului în acest domeniu este Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor” 2. Această lege definește regimul juridic de documentare a informațiilor, proprietatea asupra documentelor individuale și a seturilor individuale de documente în sistemele informaționale, categoriile de informații în funcție de nivelul de acces la acestea, precum și procedura de protecție juridică a informațiilor. Legea stabilește, de asemenea, răspunderea organismelor guvernamentale, organizațiilor și funcționarilor acestora pentru infracțiuni atunci când lucrează cu informații documentate 3 .

Un loc important printre actele legislative care reglementează munca cu documente îl ocupă legislația privind Fondul de arhivă al Federației Ruse.

Principalele decrete și rezoluții ale guvernului sovietic în materie de arhivă din 1918-1982. // Arhiva principală a URSS - M., 1985.

2 SZ RF. - 1995. - Nr. 8. - Art. 609.

3 Vezi: Nadershina M.D. Reglementarea legislativă a proceselor de informare în Rusia
acestea în anii 1990. // Munca de birou. - 1998. - Nr. 2. - P. 18-23.

42 Federaţia şi arhivele 1 . Acesta constă din Fundamentele legislației Federației Ruse „Cu privire la Fondul de arhivă al Federației Ruse și arhivele” și legile relevante ale republicilor din cadrul Federației Ruse, alte acte juridice ale Federației Ruse și republici, precum și teritorii. , regiuni, regiuni autonome, districte autonome, orașele Moscova și Sankt Petersburg. Fundamentele legislației reglementează formarea, organizarea depozitării, contabilitatea, utilizarea arhivelor și fondurilor arhivistice și gestionarea acestora în vederea asigurării siguranței documentelor de arhivă și a utilizării depline a acestora în interesul cetățenilor, al societății și al statului. Cu toate acestea, aceste fundamente nu conțin reglementarea legală a problemelor legate de munca de birou.

Reglementarea relațiilor în domeniul transferului de informații în afara Federației Ruse și primirea acestora din exterior în Rusia se realizează pe baza Legii federale „Cu privire la participarea la schimbul internațional de informații”. Scopul acestei legi este de a crea condiții pentru participarea efectivă a Rusiei la schimbul internațional de informații în cadrul unui spațiu informatic mondial unic.

De o importanță deosebită pentru această lucrare a fost familiaritatea cu o serie de legi conexe, printre care trebuie menționată Legea Federației Ruse „Cu privire la dreptul de autor și drepturile conexe și modificările și completările acesteia” 3 , Legea Federației Ruse. „Cu privire la protecția juridică a programelor pentru calculatoare electronice și baze de date” » 4, Legea Federației Ruse „Cu privire la secretele și modificările de stat și suplimentare

1 Monitorul Congresului Deputaților Poporului din Federația Rusă și al Consiliului Suprem al Federației Ruse. - 1993. - Nr. 33. -
Artă. 1311.

2 SZ RF. - 1996. - Nr. 28. - Art. 3347.

3 Monitorul Congresului Deputaților Poporului din Federația Rusă și al Consiliului Suprem al Federației Ruse
Federația Siysk. - 1993. - Nr. 32. - Sf. 1242; NW RF. - 1995. - Nr. 30. - Art. 2866.

4 Monitorul Congresului Deputaților Poporului din Federația Rusă și al Consiliului Suprem al Federației Ruse
Federația Siysk. - 1992. - Nr. 42. - Art. 2325.

43 de neînțelegeri cu el”, legile federale „Cu privire la comunicații”, „Cu privire la comunicațiile federale Feld-Jaeger”, „Cu privire la comunicațiile poștale”.

În procesul de lucru au fost implicate și acte legislative străine în acest domeniu (Cehia, Belarus, Kârgâzstan, SUA, Germania etc.) 5 .

Surse importante de cercetare sunt materialele de reglementare și metodologice și standardele de stat privind problemele de documentare, clasificatorii și listele de documente. În acest grup de surse, este necesar să se noteze toate edițiile sistemului unificat de management al biroului de stat, sistemele de documentare unificate, regulile de funcționare a arhivelor de stat și departamentale, listele de documente care indică perioadele de depozitare, instrucțiuni pentru munca de birou, prospecte și descrieri. a sistemelor de documentare automate dezvoltate pentru management, standardele de stat ale Federațiilor URSS și Federației Ruse și standardele internaționale în domeniul documentării.

Cel mai complet document intersectorial în domeniul suportului de documentare pentru management până în prezent este Sistemul de stat de sprijin documentar pentru management, aprobat de consiliul de conducere al Arhivei Principale a URSS la 27 aprilie 1988 6 . Pe baza Instituției de Învățământ pentru Copii de Stat a existat

1 SZ RF. - 1997. - Nr. 41. - P. 8220-8235; chiar acolo. - Sf. 4673.

2 NWRF. - 1995. - Nr. 8. - Art. 600.

3 SZ RF. - 1994. - Nr. 34. - Art. 3547.

4 SZ RF. - 1995. - Nr. 33. - Art. 3334.

5 Vezi: US Federal Records Management Law - CIF OCSTI VNIIDAD.
nr. 856 „p”; Legea cu privire la afacerile arhivistice din Republica Cehă // Informați. Buletinul OCSTI
VNIIDAD. -1994. - Nr. 5-6; Legea privind afacerile de arhivă a Republicii Belarus // Arhive și
munca de birou. - Minsk, - 1999. - Nr. 1; Gemeinsame Geschaftsordunng der Bundesmi-
nisterien II Der Archivar. - 1997. - Nr. 2. - S. 259-287 etc.

6 Sistemul de stat de documentare suport pentru management. Dispoziții de bază
nia. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport pentru documentație. Aprobat

44 Instrucțiunile standard pentru munca de birou în ministere și departamente ale Federației Ruse au fost elaborate în 1993 1.

În procesul de pregătire a cercetării tezei de doctorat s-au folosit numeroase publicații periodice: „Arhivele interne”, „Buletinul Arhivistului”, „Munca de birou”, „Afaceri de secretariat”, „Serviciul personal”, alte reviste de specialitate și conexe, materiale de cercetare științifică. conferințe, seminarii și simpozioane. Au fost implicate și publicații din reviste științifice străine, în principal „Records management guarterly” (SUA), „Nachrichten fur Documentation”, „Der Archivar”, „Cogito” (Germania).

În procesul de redactare a dizertației, am folosit dicționare terminologice, programe de cursuri de formare ale Institutului de Stat de Artă și Știință din Moscova și ale Universității de Stat Ruse pentru Științe Umaniste în disciplinele de studii de documente și studii de arhivă, precum și discipline conexe 2 .

Pe parcursul lucrării s-au folosit documente de arhivă pe tema studiului.

renodat de consiliul Arhivei Principale a URSS la 27 aprilie 1988, ordin al Arhivei Principale a URSS din 25 mai 1988, nr.33 / Arhiva Principală a URSS, VNIIDAD. - M, 1991.

1 Întocmit și aprobat de Arhiva Federală în conformitate cu ordinul guvernatorului
al Federației Ruse din 24 iunie 1992 Nr. 1118-r. Înregistrat la Ministerul Justiției al Federației Ruse
05.08.93 Nr 321 / Rosarhiv. - M., 1997.

2 Dicționar de terminologie arhivistică modernă a țărilor socialiste. Vol. 1-2 / Lider
Khiv URSS. VNIIDAD. - M., 1982-1988. - Vol. 1. - 445 p., nr. 2 - 317 s; Gredaso-
va N.I., Repulo L.V. Dicționar englez-rus de terminologie de arhivă. Vol. 1 / RSUH. IAI.
- M., 1992. - 187 p.; Dicționar terminologic german-rus „Informații și documente”
mentare” / Conducători de subiecte: M.V. Larin (VNIIDAD), T. Seeger (Universitatea din Potsdam) /
VNIIDAD. - Potsdam-M., 1993-1994. - 37 s. - Manuscrisul a fost depus în OCSTI de către
Documentare și Afaceri Arhivistice 1 martie 1996, nr. 141-96; Gestionarea documentelor: Pro
grame de curs pentru specialitatea nr. 220600 - Organizarea și tehnologia protecției informațiilor
tions / RSUH. Fak. protectia informatiilor. - M., 1997. - 23 p.; Teoria și metodologia arhivării
Denia: Program de curs pentru specialitatea Nr. 020800 - Studii istorice și arhivistice / Universitatea de Stat Rusă pentru Științe Umaniste.
IAI. Caf. teorii și metode ale științei arhivistice. - M., 1996. - 43 p. etc.

45 urmează. Documentele de arhivă privind istoria formării și dezvoltării muncii de birou sovietice sunt deosebit de importante pentru cercetare. Printre acestea, merită evidențiate documentele NK RKI, care s-au ocupat în mod specific de problemele îmbunătățirii muncii de birou în anii 20. Fondurile NK RKI și ale Institutului de Tehnologie de Management, precum și ale altor instituții 1 oferă o idee despre organizarea și conținutul lucrărilor privind unificarea și standardizarea documentelor, eficientizarea muncii de birou și cercetarea teoretică în domeniul organizării științifice a muncii manageriale și a muncii de birou. În cursul activităților organelor Codului Fiscal al RKI a apărut ideea creării unui act normativ de stat unificat care să reglementeze munca de birou.

Principalele prevederi și concluzii ale disertației sunt direct legate de activitatea de cercetare a acestui profil, care este realizată de Institutul de Cercetare Științifică de Documentare și Arhivare al Serviciului Federal de Arhivă din Rusia și a găsit aplicație practică în dezvoltarea a unui număr de teme de cercetare care s-au desfășurat sub conducerea autorului și în complexul de dezvoltări normative și metodologice ale institutului 2.

1 GARF. F. R-374 (Comisariatul Poporului al Inspectoratului Muncitoresc și Țărănesc al URSS); F. R-
4084 (Institutul de Stat pentru Tehnologia Managementului); F. A-406 (Comisariatul Poporului
Inspectoratul Muncitoresc și Țărănesc al RSFSR); RGAE, F. 484 (Uniunea Centrală a Consumatorilor
societățile civile ale URSS); F. 1884 (Ministerul Căilor Ferate al URSS); F. 3527 (Ministrul
centrul de comunicații al URSS); F. 7733 (Ministerul de Finanțe al URSS).

2 Vezi rapoartele de cercetare pe subiecte:

„Teoria și practica managementului informației în structurile de conducere ale unei economii de piață” (1994-1997); „Pregătirea unui dicționar de termeni arhivistici moderni în domeniul informației și documentării” (1994); „Pregătirea unui dicționar de terminologie arhivistică modernă a țărilor membre ISA” (1994-1999); „Pregătirea unei noi ediții a Regulilor de bază de funcționare a arhivelor statului” (1996-1999); „Pregătirea unei noi ediții a Dumei de Stat

Noutatea și posibilitatea dezvoltării problemei puse sunt asociate cu lipsa cercetării științifice fundamentale teoretice și aplicative în domeniul managementului documentelor în organizațiile din știința documentelor autohtone.

Diferența semnificativă a acestei lucrări este că reprezintă prima cercetare sistematică caracterizată printr-o abordare interdisciplinară, un studiu cuprinzător folosind metodologia istoriei și managementului informației, precum și tehnici și metode de management al documentelor, știința arhivistică și informatica. O trăsătură distinctivă a studiului este baza legală pentru soluțiile propuse. Teza urmărește în mod constant ideea că managementul documentației în condițiile managementului modern și dezvoltarea noilor tehnologii informaționale ar trebui să devină o nouă etapă în dezvoltarea suportului documentației pentru management, a cărei caracteristică principală este recunoașterea unei resurse informaționale ca una. dintre cele mai importante resurse pentru managementul, producția și activitățile economice ale oricărei organizații. Teza este prima care explorează problemele documentelor electronice și arată locul acestora în sistemul de management al documentelor.

Pentru prima dată, au fost propuse măsuri care vizează extinderea cadrului legal de reglementare a ciclului de viață al documentelor în managementul operațional prin elaborarea unei legi a documentației, al cărei concept și conținut principal este prezentat în lucrarea de disertație. Au fost elaborate propuneri privind conținutul și mecanismul practic de implementare a politicii de stat în domeniul documentației oficiale, care, în opinia noastră,

sistem cadou pentru gestionarea documentației” (1997-1999); „Probleme documentare și de arhivă ale documentelor electronice.” Revizuire analitică (1999) Managementul informaţiei în structuri moderne de management: Metodă, recomandări / VNIIDAD. - M., 1996. etc.

47 va contribui la eliminarea fenomenelor de criză în domeniul documentării și organizării muncii cu documente în managementul practic.

Teza propune aplicarea metodologiei de management al informației ca o nouă direcție științifică în raport cu managementul documentelor. Utilizarea metodologiei de management al informației va permite rezolvarea multor probleme ale teoriei și practicii managementului documentelor în organizațiile moderne, integrarea documentației și informațiilor într-o singură resursă de informații și construirea unei infrastructuri informaționale eficiente a organizației bazată pe rețele de documente și informații (informații). resurse), tehnologii informaționale, mijloace de comunicare și personal calificat pentru a oferi suport documentar (informativ) eficient proceselor de management la cel mai mic cost.

Principalele prevederi ale lucrării de disertație au fost conturate în publicații pe tema cercetării, testate de autor în rapoarte și comunicări la o serie de conferințe științifice. Printre acestea, trebuie menționate precum Conferința internațională științifică și practică anuală „Documentul în societatea informațională” (1993-1999), Conferința integrală rusească „NTI-95”, Conferința integrală rusească „Studii de arhivă și studiul surselor”. of Russian History: Problems of Interaction at the Present Stage ( 1996, 1999), conferința științifică și practică „Document. Arhivă. Poveste. Modernitate" a Universității de Stat din Ural (2000), conferințe ale Institutului de Istorie și Arhivă al Universității de Stat Ruse pentru Științe Umaniste, seminar metodologic VNIIDAD, conferință științifică anuală a Institutului Internațional de Studii Arhivistice (1994-2000) (Maribor, Slovenia ), conferințe științifice ale Societății Germane a Oamenilor de Știință în Documente (1994 , 1997), Colocviul Internațional de Informare și Documentare (Germania, 1994), Forum Internațional pentru Documente Electronice (Bruxelles, 1997);

48 Conferința integrală rusească „Problemele juridice ale societății informaționale” (1999).

Multe categorii de oameni de știință și practicieni sunt interesați de utilizarea rezultatelor obținute. În special, munca este de interes pentru activități practice atunci când construiesc sisteme de management al documentelor sau sisteme reale de management al informațiilor.

Materialele disertației și concluziile acesteia pot fi utilizate la crearea lucrărilor generale și a manualelor de management modern al documentelor, la alegerea unei metodologii pentru dezvoltarea și proiectarea sistemelor automate de management al documentației în organizații.

Materialele pentru disertație sunt de importanță practică atunci când se predau cursuri generale și speciale, în orele de seminar și în determinarea subiectelor și metodelor de finalizare a cursurilor și dizertațiilor studenților.

Prevederile disertației au fost folosite pentru a crea un proiect al unei noi ediții a Sistemului de management al documentației de stat, un proiect al Instrucțiunilor standard pentru munca de birou a organelor executive federale, în elaborarea de recomandări metodologice, standarde de stat, dicționare terminologice, un numărul de lucrări de cercetare în conformitate cu planul de cercetare al Serviciului Federal de Arhive și subprogramele „Dezvoltarea științei arhivistice în Federația Rusă în cadrul Programului țintă federal „Dezvoltarea și conservarea culturii și artei”, în implementarea proiectului „ Crearea și dezvoltarea unui sistem informațional privind informațiile de reglementare, metodologice și juridice pentru managementul documentelor și afacerile de arhivă” al Programului științific și tehnic țintă federal „Cercetare și dezvoltare în domenii prioritare de dezvoltare a științei și tehnologiei în scopuri civile” pentru anii 1996-2000 (contract de stat nr. 205-19100) - P, director proiect M.V. Larin).

Scopul și obiectivele studiului au determinat alegerea structurii disertației -

49 țiuni. Teza constă dintr-o introducere, cinci capitole și o concluzie.

Introducerea relevă relevanța temei, gradul de cunoaștere a acesteia, definește scopuri și obiective, precum și metode de cercetare și prezintă istoriografia problemei.

Primul capitol examinează relația dintre informație și documentare în formarea resurselor informaționale ale unei organizații și procesele de conversie a informațiilor în documente.

Al doilea capitol este dedicat evoluției documentului de management, sistemului său terminologic și caracteristicilor documentației electronice.

Al treilea capitol examinează aspectele istorice ale dezvoltării muncii de birou, sistemele de gestionare a documentelor în legătură cu reforma statului și problemele moderne ale suportului documentației pentru management, caracterizându-le suportul juridic și o idee detaliată a managementului documentelor.

Al patrulea capitol dezvoltă probleme de teorie și practică a utilizării noilor tehnologii informaționale în construcția de sisteme de automatizare specifice pentru managementul documentelor în organizații.

Al cincilea capitol formulează o nouă metodologie de management al informației în raport cu managementul documentelor în condițiile moderne ale unei societăți deschise.

În concluzie, se sintetizează rezultatele studiului și se elaborează o strategie pentru o soluție cuprinzătoare a problemelor muncii științifice, organizaționale și practice în această direcție.

Infrastructura informațională a organizației

În lumea modernă funcționează multe organizații diferite. Prin organizație înțelegem un grup de oameni ale căror activități sunt coordonate în mod conștient pentru a atinge un scop sau scopuri comune1.

În literatura rusă, o organizație este înțeleasă ca „un set de oameni, grupuri unite pentru a atinge un scop, a rezolva o problemă pe baza principiilor diviziunii muncii, diviziunii responsabilităților și structurii ierarhice; asociație obștească, agenție guvernamentală”2. Organizațiile sunt create pentru a răspunde nevoilor diverse ale oamenilor și, prin urmare, au scopuri, dimensiuni, structuri și alte caracteristici foarte diferite3.

Organizațiile și funcțiile lor pot fi clasificate pe baza diverselor principii în funcție de: tipul și natura activității economice; statut juridic; natura proprietății; domenii de activitate; bunuri de capital; numărul personalului care lucrează; stil de management etc. În același timp, trebuie remarcat faptul că, în ciuda diferențelor externe, caracteristicile comune, forme similare, metode și tehnologii de lucru sunt vizibile în activitățile organizațiilor.

În teoria managementului social și sociologia organizațiilor, există două viziuni alternative complementare asupra mecanismului și logicii dezvoltării organizațiilor1. Primul este asociat cu teoria clasică a managementului și interpretează mecanismele dezvoltării organizaționale, bazându-se pe premisa „raționalității” activităților managerilor care dezvoltă și implementează proiecte sociale de reconstrucție a organizațiilor. În același timp, eșecurile și disfuncționalitățile apărute în legătură cu aceste activități sunt explicate fie prin defecte ale proiectului inițial, fie prin erori comise în timpul implementării acestuia. Al doilea, făcând apel la tradițiile funcționalismului, evită absolutizarea componentei raționale și încearcă să înțeleagă logica dezvoltării organizaționale bazată pe ideea organizațiilor ca sisteme de auto-organizare cvasi-naturale care se dezvoltă după anumite legi obiective.

Primul poate fi desemnat condiționat ca „subiectiv-raționalist”, al doilea - „ca natural-obiectivist”. Esența conceptului este că societatea are o bază biologică comună cu comunitățile biotice, cărora i se atribuie rolul unei anumite baze și motor al schimbării sociale. Prezența acestei baze face posibilă aplicarea legilor ecologice universale în raport cu aceasta, de exemplu: principiul interdependenței și complementarității, din care rezultă că așa-numita comunitate simbiotică devine forma de existență a unităților sociale; principiul selecției naturale.

Ecologia organizațională este o abordare din cadrul sociologiei organizațiilor care folosește prevederile și logica ecologiei sociale pentru a explica starea organizațiilor, morfologia acestora, varietatea formelor și metodelor de activitate, comportamentul, direcția, mecanismele și logica dezvoltării lor. Organizarea modernă în aceste concepte este interpretată ca o formațiune complexă, integrată, incluzând nu una, ci mai multe populații sociale ca purtători ai diferitelor tipuri de activități. În consecință, problema relației organizației cu mediul extern devine mai complicată.

Majoritatea organizațiilor sunt sisteme deschise, integrale, formate din numeroase părți interconectate, strâns împletite cu lumea exterioară. Fiecare organizație are propriul mediu intern și mediu extern.

Sarcinile sunt lucrări, sau părți ale acesteia, care trebuie finalizate într-un mod prestabilit într-un interval de timp specificat. Sarcinile organizației sunt împărțite în trei categorii: lucrul cu oamenii; obiecte (mașini, materii prime, unelte) și informații.

Tehnologia este combinația de abilități, echipamente, infrastructură, instrumente și cunoștințe tehnice aferente necesare pentru a produce schimbările dorite în materiale, informații sau oameni. Aceste transformări și atingerea obiectivelor sunt realizate de conducerea organizației prin alți oameni. Oamenii sunt un factor central în orice model de management socio-economic.

Nu mai puțin importante sunt comunicările și problemele de suport de informare și documentare pentru funcționarea organizațiilor. Toate organizațiile aflate în procesul de activitate interacționează cu lumea exterioară - mediul extern, care într-o măsură sau alta influențează organizația.

Documentatie de management

Documentele sunt utilizate în diverse medii socioculturale, dintre care unul este managementul sau activitățile de management. Ele se numesc documente de gestiune deoarece au originea în domeniul managementului3. În limbajul managementului documentelor, documentația de management este un sistem de documentare care asigură procesele de management în societate4. Managementul necesită seturi de documente.

Din punct de vedere al managementului documentelor, un document de management ca termen este specific în raport cu un document generic. Prin urmare, afirmația lui A.V. Elpatievsky și E.I. Khanpira, că în acest caz nu vorbim despre un concept special, de gestionare a documentelor, a unui document, ci despre funcționarea în sfera de interese a managementului documentelor, în domeniul său de viziune, nu a unui document „în general”, ci a unui document de gestiune care păstrează toate caracteristicile sale generice (semnele ) ale documentului în general, plus diferențe specifice care îl deosebesc de alte tipuri de documente cu alți parametri funcționali.

Managementul, indiferent de ce sarcini sunt rezolvate de o anumită organizație, parcurge anumite etape și cicluri, care împreună constituie conținutul procesului de management: stabilirea obiectivelor; organizarea muncii pentru realizarea acestora; ţinând cont de rezultatele obţinute în vederea stabilirii de noi obiective. În conformitate cu aceste funcții de conducere se formează complexe: documentație de planificare, organizatorică, administrativă și contabilă. Documentația organizatorică și administrativă este o componentă principală a documentației de management. Implementează funcția de organizare a sistemului și a proceselor de management, suport organizatoric și juridic pentru principalele sarcini de management3. Documentația de planificare este un subsistem de documentație de management care asigură funcția de planificare; contabilitate - asigurarea functiei de contabilitate4.

Documentele de management se disting prin stabilitatea trăsăturilor formale și interconectarea diferitelor tipuri de documente, care este determinată de factori5: natura managementului (ierarhia și subordonarea instituțiilor și funcționarilor, împărțirea competențelor și a responsabilităților); natura ciclică a procesului de management (continuitatea, frecvența, uniformitatea acțiunilor de management). Stabilitatea formelor documentelor se explică prin fixarea rigidă a ordinii de aranjare a unităților semantice elementare de text (detalii document), adică. forma lui1. Elementele formei unui document sunt informațiile sale pre-planificate, de exemplu. conținut așteptat determinat de scopul documentului2.

Scopul și funcția documentului determină conținutul și forma acestuia, care sunt interdependente. Funcția scopului practic al unui act de management presupune formarea unui document de tip strict definit și conținut adecvat, care este asigurat prin unificarea și standardizarea documentelor4.

Studiile arhivistice au analizat problemele clasificării documentelor în două aspecte principale5: identificarea sistemelor de documentare și definirea termenului „tip de document”. Pentru prima dată în știința arhivistică, termenul „sistem de documentare” a fost folosit de K.G. Mityaev6. De asemenea, a denumit două posibile criterii de identificare a sistemelor în documentația de management - funcțional și specific sectorial. Această problemă nu a primit o justificare teoretică suplimentară în anii '60. În anii '70, în legătură cu intensificarea lucrărilor de realizare a sistemelor de control automatizate, a apărut problema unificării sistemelor de documentare.

În 1971, primele douăsprezece sisteme au fost denumite1. Dezvoltarea ulterioară a problemelor clasificării documentelor a fost continuată de arhivisti împreună cu oamenii de știință a documentelor. Sistemul documentar a fost definit de arhiviști ca un complex de documentații interdependente, stabil, condiționat istoric, format din documente de anumite forme, tipuri și soiuri și având un scop conex (sau general), creat în procesul de documentare a oricărei funcții publice pe baza a ordinii tradiţionale stabilite (sau a regulilor stabilite - nale) de întocmire şi executare a acestora. Tipul de document a fost definit ca un concept de clasificare folosit pentru a desemna un grup de documente cu același nume”3.

O nouă direcție în managementul documentelor, sistematica documentelor, apărută la mijlocul anilor '70, a identificat în mod tradițional tipul de document ca principală unitate de clasificare (categorie) la definirea sistemelor de documentare4. Pe baza abordării sistem-funcționale, oamenii de știință în documente au dezvoltat o serie de criterii pentru clasificarea unui document ca tip (unitatea funcției - scopul creației, originea în mediul social, unitatea denominației și unitatea timpului în care acesta există ) și având în vedere o nouă definiție a tipurilor de documente (ca complexe de documente existente în mod obiectiv, sisteme mobile de diferite dimensiuni, legate în dezvoltarea lor istorică de funcțiile pe care le deservesc)1.

În prezent, unele dintre tipurile de documente funcționale își păstrează proprietățile pentru o lungă perioadă de timp, apar noi tipuri, care se datorează schimbărilor din mediul social. Tipul de formare socio-economică, tipul de stat dă naștere tipurilor corespunzătoare de documente. Când relațiile sociale se schimbă, formele vechi, modificându-se și adaptându-se, servesc noilor relații sociale ale structurilor sociale emergente. Tranziția societății la o nouă eră transformă tipurile deja existente sau reînvie forme antice de documente2.

După octombrie 1917, odată cu distrugerea mașinii de stat a Imperiului Rus, munca anterioară de birou a fost lichidată oficial. Cu toate acestea, un astfel de obiect sistemic multicomponent, care pătrunde în întregul organism al statului, datorită legilor existente în mod obiectiv, nu putea fi supus unui impact „revoluționar” unic. Guvernul sovietic a eliminat vechea birocrație și a încercat să o înlocuiască cu reprezentanți ai muncitorilor și soldaților2. TELEVIZOR. Kuznețova notează în acest sens că „lupta împotriva vechii birocrații a dus la înlocuirea completă a personalului calificat cu muncitori neprofesioniști. Aceasta, la rândul său, a condus la o scădere bruscă a culturii muncii manageriale1.

În aceste condiții, se pune sarcina creării unui mecanism de administrare publică și evidență care funcționează eficient. Formarea managementului documentelor de stat sovietice a fost destul de bine studiată într-o serie de disertații, manuale și alte publicații2. Ținând cont de acest lucru, vom încerca să evidențiem cele mai importante caracteristici ale acestei perioade de dezvoltare a muncii de birou, necesare atingerii obiectivelor stabilite în muncă.

În primul rând, a fost necesar să se determine tehnologia și metodele de organizare a construcției aparatului de stat. La inițiativa lui V.I. Lenin, organelor Inspectoratului Muncitoresc și Țărănesc li se atribuie funcția de a monitoriza activitatea aparatului de stat și de a o îmbunătăți. În conformitate cu hotărârile celui de-al XII-lea Congres al PCR (b), a fost creat un organism comun de partid-stat al Comisiei Centrale de Control-RKI, care trebuia să întreprindă măsuri pentru îmbunătățirea constantă a aparatului de stat, raționalizarea tehnicilor de management, munca de birou, contabilitate si raportare. Sarcina principală a acestei lucrări a fost suportată de departamentul de tehnologie administrativă al Comisiei Centrale de Control-RKI. Rolul NK RKI în îmbunătățirea muncii de birou a fost dezvoltat cuprinzător de către istorici1.

Studierea problemei ne permite să spunem că în fruntea lucrării de perfecţionare cuprinzătoare a aparatului de conducere a apărut un organ special cu puteri foarte mari - Comisariatul Poporului pentru perfecţionarea activităţilor altor Comisariate ale Poporului. O altă caracteristică care trebuie remarcată este utilizarea realizărilor științifice pentru eficientizarea managementului. Se știe că V.I. Lenin a fost un susținător al învățăturii lui Taylor și a fost cel care a susținut aplicarea taylorismului în practica sovietică. Pentru prima dată în istoria Rusiei, a fost aplicată o abordare științifică pentru construirea unui sistem de management. Să remarcăm, de asemenea, că taylorismul a fost susținut de crearea unui sistem de organizații de cercetare științifică și de o amplă campanie de propagandă. Ca urmare, în anii 1920, s-a dezvoltat un sistem de cercetare științifică, organizații autonome, departamentale și publice, dezvoltând probleme de organizare științifică a managementului pe o bază metodologică unificată, cu o utilizare extinsă a experienței străine.

Veragă științifică centrală a acestui sistem a fost Institutul de Stat pentru Tehnologia Managementului (ITU). A fost creat în sistemul NK RKI URSS în 1926. Conform reglementărilor privind ITU, aprobate de Consiliul Comisarilor Poporului din URSS la 9 februarie 1926, institutului i s-au atribuit următoarele sarcini: dezvoltarea științifică a problemelor de tehnologia managementului, simplificarea și mecanizarea acesteia prin studierea activității instituțiilor sovietice și crearea de proiecte și metode standard pentru organizarea rațională a muncii manageriale („normali”, „șabloane”). În plus, institutul trebuia să desfășoare activități de consultanță și să desfășoare lucrări de popularizare în presă, prelegeri, expoziții etc.1.

Activitățile institutului au constat din părți teoretice și practice, strâns legate între ele. Activitatea științifică a institutului s-a desfășurat în săli de clasă (teoria organizării; metodologie; operații de bază; operații auxiliare; standardizare) și laboratoare (fizic-tehnic, mecanico-analitic) și birou de proiectare. Structura institutului a fost destul de flexibilă și a fost modificată în funcție de relevanța unei anumite probleme rezolvate de institut. Deci, ulterior a apărut o cameră de documentare și echipamente.

Lucrări practice de raționalizare au fost efectuate de ITU prin societatea pe acțiuni „Orgstroy”, care a folosit evoluțiile științifice ale institutului și, la rândul său, a finanțat activitatea de cercetare a ITU. Angajații ITU au pus o serie de probleme importante de organizare a managementului și probleme teoretice ale muncii de birou.

Aceste întrebări au stat la baza formării direcțiilor științifice de neurmărire și au pus bazele dezvoltării terminologiei muncii de birou, clasificarea, standardizarea și unificarea documentelor, organizarea și tehnologia de lucru cu documentele în aparatul de management, proiectarea organizațională a sisteme de lucru de birou, relația dintre munca de birou și arhivare. Activitatea UIT a fost însoțită de activități active de consultanță, organizarea de expoziții de realizări științifice și practice, crearea unui set de publicații periodice și publicarea unei literaturi extinse, în principal de natură metodologică1.

În ciuda perioadei scurte de existență, ITU a lăsat o amprentă notabilă în istoria raționalizării aparatului de stat sovietic ca centru științific și metodologic care a început pentru prima dată cercetări științifice asupra principiilor construirii aparatului de management și organizării activității sale. .

În calitate de centru lider, CN RKI și-a desfășurat activitatea prin organe intradepartamentale pentru raționalizarea managementului și a muncii de birou2. Pentru prima dată, ideea creării unei rețele de organisme departamentale speciale de raționalizare în țară a fost exprimată la prima Conferință panrusă privind organizarea științifică a muncii și producției din 1921 și a fost susținută de Prima Inițiativă de la Moscova. Conferința privind normalizarea tehnologiei de management din 1922. A doua Conferință privind organizarea științifică a muncii (1924) a accelerat dezvoltarea organelor de raționalizare departamentale. În rezoluțiile conferinței se precizează că „este necesar să se depună eforturi pentru crearea unor organe permanente de raționalizare (birouri organizaționale) în cadrul marilor instituții, alocate chiar de instituțiile și care desfășoară o activitate constantă și pe termen lung pentru îmbunătățirea acestora”1.

Biroul organizațional este o structură de raționalizare creată de instituții ca unitate structurală. Sarcinile sale au inclus studiul constant și raționalizarea activității instituției. Uneori, unitățile de raționalizare erau numite departamente sau birouri, însă diferența de nume nu avea o importanță fundamentală. Diferența fundamentală dintre biroul organizațional și alte organisme de raționalizare a fost că era o unitate structurală independentă a instituției și a fost creată pentru a raționaliza managementul și procesele acestuia. Biroul de organizare a lucrat în strânsă legătură cu celulele publice de muzică ale instituţiilor, cluburile de muzică, celulele Ligii „Timpul”, celulele de asistenţă în perfecţionarea aparatului de stat, comisiile economice şi şedinţele de producţie ale sindicatelor. NK RKI al URSS a stabilit sarcina creării unui birou organizatoric în toate instituțiile majore și distribuirea unei rețele de organe de raționalizare în sectoare ale economiei naționale pentru a asigura îmbunătățirea activității aparatului de conducere2.

Condiții și premise moderne pentru dezvoltarea sistemelor automate de gestionare a documentelor

În anii 1990 a avut loc o schimbare semnificativă a situației în domeniul automatizării gestiunii documentației. Dacă în perioada anterioară statul a reglementat într-o anumită măsură aceste procese cu ajutorul organismelor relevante (Comitetul de Stat pentru Știință și Tehnologie, Gosstandart, Ministerul Instrumentelor, organe de arhivă etc.), creând programe la nivel național pentru dezvoltarea și implementarea sistemelor de control automatizate, susținute de evoluții intradepartamentale, apoi în perioada analizată au apărut noi circumstanțe de natură globală care au afectat procesele de automatizare a muncii cu documente în management.

În 1994, la conferința științifică și practică „Documentul în structurile de management”, care a reunit oamenii de știință în documente după o lungă pauză, mulți vorbitori au remarcat o serie de caracteristici sistemice ale muncii moderne de birou casnice, care au provocat îngrijorare în rândul comunității științifice. Să le evidențiem pe principalele: - refuzul real și uitarea acelor rezultate pozitive obținute anterior, când au fost elaborate Fișa Unificată de Stat, standarde pentru documente și terminologie, clasificatoare TEI, au fost fundamentate metodologic și au fost implementate cerințe uniforme pentru toate sistemele de documentare. SDOU de stat; a fost acceptat în practică conceptul de instituție de învățământ preșcolar, care este fundamental diferit de munca de birou și este apropiat ca conținut de termenul internațional „managementul documentației”1; cadrul normativ și metodologic existent în domeniul instituțiilor de învățământ preșcolar nu se aplică organizațiilor neguvernamentale, ceea ce a condus la inițiativa multivariată a noilor structuri de conducere în procesul de documentare a activităților acestora; - nivelul cercetării științifice în domeniul managementului documentelor a scăzut2; - personalul pentru prelucrarea documentelor este nesatisfăcător, calitatea pregătirii profesionale a personalului de birou s-a deteriorat3; - rolul autorităților arhivistice în gestionarea și organizarea suportului documentar pentru management a scăzut4; - introducerea calculatoarelor și tehnologiilor informatice în aparatul de management nu este susținută de cercetări relevante în știința documentelor5.

Observațiile oamenilor de știință au fost susținute de rezultatele studiilor efectuate în 1996-1997. la inițiativa Administrației Președintelui Federației Ruse (cu participarea VNIIDAD și a altor instituții științifice) studii de sprijin pentru documentare pentru organismele guvernamentale ale Federației Ruse, care au arătat: a) imperfecțiunea sistemului actual de gestionare a documentației , resursele informaţionale în general, care este rezultatul, în primul rând, al incertitudinii organizatorice şi juridice a statutului acestei funcţii, subestimarea acesteia; b) neconcordanță cu nevoile vremii de suport științific și metodologic pentru managementul documentelor, pe baza evoluțiilor anilor anteriori; c) decalajul evoluțiilor cercetării documentare cu caracter normativ și metodologic față de ritmul de dezvoltare a tehnologiilor informaționale și a purtătorilor de informații, în lipsa unor cerințe uniforme pentru dotarea tehnică a organelor de conducere și a proceselor de documentare și promovare a informațiilor documentate „pe verticală”. ” și „pe orizontală” în aparatul de stat; d) imperfecțiunea proceselor de formare, prelucrare, păstrare curentă și arhivă și utilizare a documentației organelor de conducere; e) atenție insuficientă pentru gestionarea documentației de personal în organele de conducere1.

Starea nesatisfăcătoare a muncii de birou în organizațiile rusești este remarcată și de specialiștii în noile tehnologii informaționale. Autorii cărții „Documente electronice în rețelele corporative: a doua venire a lui Gutenberg” includ următoarele ca principale dezavantaje ale muncii de birou: - absența efectivă a materialelor de reglementare și instrucțiuni care descriu suportul documentației și regulile muncii de birou în instituții și ținând cont de cerințele legilor, precum și ale reglementărilor, așa cum sunt prescrise de autoritățile superioare, și interne; - lipsa abordării sistematice a implementării procedurilor standard, care nu permite crearea (executarea) rapidă a documentelor, în special a celor care necesită lucru în echipă, crescând nejustificat volumul de informații stocate și îngreunând găsirea datelor necesare; - dotarea deficitară a departamentelor aferente managementului administrativ și activităților economice cu tehnologie informatică modernă; - absența sau slaba organizare a unui mediu unificat de transport și comunicații care să unească depozitele de documente ale departamentelor instituției (în cazul general, separate geografic); - lipsa tehnologiilor electronice adecvate, conducând la utilizarea unor soluții învechite, adesea de rutină, pentru principalele operațiuni tehnologice de creare, prelucrare, stocare, preluare și monitorizare a execuției documentelor; - lipsa unui sistem eficient de monitorizare și răspuns rapid la cadrul de reglementare în schimbare a suportului de documentare al instituției; - un număr mare de lucrări în așteptare privind standardizarea formularelor de documente, proceselor de prelucrare a informațiilor și fluxului de documente; - absența virtuală a clasificatoarelor, tezaurelor și dicționarelor explicative (glosare)1

Trebuie remarcat faptul că nu toate deficiențele enumerate sunt produse ale timpului nostru. Multe dintre ele au origini istorice, care decurg din subestimarea constantă a importanței lucrului cu documente în management, și nu numai în practica rusă. Aproape întreaga lume a afacerilor este preocupată de probleme similare. De exemplu, un studiu englez din 1996 a constatat că aproape jumătate dintre instituțiile britanice intervievate aveau deficiențe în informații și documentare; Sistemul de găsire a documentației necesare este deosebit de prost organizat. 77,6% dintre managerii de diferite grade au recunoscut că caută informații pe cont propriu, iar doar 18% apelează la asistenți și secretare pentru ajutor1.

Este important de subliniat faptul că înțelegerea naturii acestor neajunsuri și a problemelor care duc la apariția lor în practica personalului de conducere, evaluarea critică a acestora sunt cele mai importante condiții pentru luarea unor decizii corecte, bazate științific, atunci când vine vorba de introducerea de noi tehnologii informaționale și inovații de sistem în managementul documentelor în organizații.

Kuznetsova, Raisa Vasilievna

Cartea examinează teoria și practica managementului documentelor în organizații care utilizează metodologia de management al informațiilor. Sunt explorate aspecte legate de istoria și starea actuală a muncii de birou, relația dintre gestionarea documentației și managementul informațiilor, sunt luate în considerare noile tehnologii informaționale în legătură cu gestionarea documentației, aspectele automatizării și proiectării acesteia.

Cartea este destinată oamenilor de știință și specialiștilor din domeniul managementului documentației și poate fi folosită ca suport didactic pentru studenții specialităților management document.

B B K 65.050.

Despre M.V. Larin. 200 ISBN 5-7671-0026 CUPRINS Introducere Capitolul 1. Informații documentate ca resursă de management

1.1. Rolul informației în management

1.2. Infrastructura informațională a organizației

1.3. Resursele informaţionale ale organizaţiilor Capitolul 2. Câteva probleme în evoluţia documentelor de management

2.1. Dezvoltarea conceptului de „document”

2.2. Documentatie de management

2.3. Documentare electronică Capitolul 3. De la munca de birou la managementul documentelor

3.1. Periodizarea istoriei muncii casnice de birou și stadiul pre-revoluționar al dezvoltării acesteia

3.2. Munca de birou sovietică

3.3. Cadrul legislativ și de reglementare modern pentru sprijinirea documentației managementului

3.4. Managementul documentelor Capitolul 4. Probleme de automatizare a managementului documentelor

4.1. Automatizarea suportului de documentare pentru management în anii 70-80

4.2. Condiții și premise moderne pentru dezvoltarea sistemelor automate de gestionare a documentelor

4.3. Probleme de sistematizare, selecție și evaluare a sistemelor de management automatizate

– – –

Problemele documentării managementului și organizării suportului documentar al acestuia sunt la fel de vechi ca documentele și managementul în sine. Cu toate acestea, sub influența diverșilor factori, în special sub influența progresului științific și tehnologic, suntem nevoiți să revenim la acest subiect din nou și din nou. În prezent, această problemă se reactualizează prin dezvoltarea rapidă a noilor tehnologii informaţionale şi informatizarea accelerată a societăţii.

Aceste procese ridică o serie de întrebări pentru a documenta oamenii de știință care necesită răspunsuri imediate. Prima dintre ele este modul în care știința documentelor ar trebui să se schimbe ca disciplină științifică care studiază documentele în contextul globalizării proceselor informaționale mondiale. Al doilea este modul în care noile tehnologii informaționale afectează situația în sfera practică a lucrului cu documente. Al treilea este cât de corecte au fost ideile noastre anterioare despre subiectul studiat și care sunt tendințele de dezvoltare a acestuia în viitorul apropiat, ce obiective strategice ar trebui propuse în domeniul managementului documentației și ce scheme tactice ar trebui implementate pentru rezolvarea curentului. probleme practice în acest domeniu.

În prezent, în Rusia există o situație contradictorie în domeniul managementului documentației. Pe de o parte, documentele organizatorice și metodologice adoptate anterior sunt depășite: sistemul de stat de documentare suport pentru management și alte standarde care au fost elaborate de oameni de știință și specialiști în anii 70-80. Există o ieșire de personal (în special tineri) din domeniul cercetării științifice în domeniul managementului documentelor și al științei arhivistice din diverse motive, inclusiv lipsa unei finanțări adecvate. Atenția acordată formării și formării avansate a lucrătorilor din serviciile de suport pentru documentare a scăzut și există o lipsă de literatură educațională și metodologică modernă pe aceste probleme. A existat o anumită stagnare în cercetarea științifică pe probleme de management al documentelor, dezbinarea este vizibilă în activitatea instituțiilor de învățământ care produc specialiști calificați și organizații științifice. În mare măsură, situația a fost influențată de reînnoirea personalului, abaterea de la tradițiile consacrate de gestionare a documentelor și pierderea nivelului de cultură atins de lucru cu documentele.

Alegerea temei acestui studiu a fost determinată de mai mulți factori:

în primul rând, prezența unei ordini sociale a societății, asociată cu nevoia de eficientizare a mediului documentar în domeniul managementului, în primul rând al statului;

Doar în unele lucrări ale lui A.N. Sokova poate vedea încercările de a introduce managementul documentației ca subiect de studiu în ceea ce privește producția: ca o reflectare a experienței străine și o direcție promițătoare pentru dezvoltarea managementului documentelor interne și a organizării biroului 1.

Un studiu al lucrărilor specialiștilor occidentali, în primul rând americani și germani, arată că nici între aceștia nu există o unitate completă în înțelegerea managementului documentației ca categorie științifică. Cu toate acestea, majoritatea oamenilor de știință sunt înclinați să recunoască managementul documentației ca o funcție cu drepturi depline a managementului organizațional, o resursă de informații (F. Horton, K. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, K. Har, D. McLeod, J. Summerville, D. Stephens etc. ) 3. Este important de subliniat că numeroși oameni de știință și specialiști Sokova A.N. Managementul documentației în străinătate (revizuire științifică și analitică) - Conferința științifică și practică a întregii Uniuni cu tema „Aspecte organizatorice și juridice ale creării documentelor folosind tehnologia informatică și utilizării lor în economia națională”: Rezumat. raport - M.: 1984. - CIF OTsNTI VNIIDAD, Nr. Br. 2081, p. 120-158; Este ea. Documentatie de afaceri in domeniul managementului. - M.: Cunoașterea, 1985 etc.

Rhodes J. Rolul arhivelor și managementului înregistrărilor în sistemele informaționale naționale. Pe. din engleză V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, - Nr. 1064 „p”. 1989.

Pe baza acestei evaluări, există o cerință pentru o utilizare mai profundă a noilor tehnologii informaționale în lucrul cu documentația și includerea structurilor de management al documentației în infrastructura generală a organizațiilor 1. O trăsătură distinctivă a cercetării specialiștilor occidentali este concentrarea acestora pe eliminarea decalajul tehnologic și organizatoric dintre munca de birou și depozitarea departamentală a documentelor.

Managementul documentelor interne a acumulat în prezent o cantitate semnificativă de cunoștințe, reflectată în monografii publicate, colecții de lucrări științifice ale MGIAI și VNIIDAD, colecții de articole, manuale educaționale și metodologice, materiale de conferințe și alte manifestări științifice. Din păcate, încă nu există studii monografice majore. Lucrările publicate sunt predominant de natura manualelor și a materialelor didactice (lucrări de Andreeva V.I., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z., Mityaev K.G., Mingalev V.S., Pshenko A.V., Sokova A.N., echipa de autori ai Departamentului de Management și Documentare a Documentelor Sprijin de management al Universității de Stat de Management)3. De menționat că în unele cazuri Nr. educațional 1241 „p”. 1998. P. 6; Summerville J.R. Managementul documentelor: „Ce este nou.” - Per. din engleză Zolotukhina I.G. - SIF OTsNTI VNIIDAD. - Nr. 1159 „p”. 1994. P. 4.

Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Dokumentartag. 1994. Proceduri, DGD, 1994.

pp. 11-38; MacDonald D. Managementul documentelor într-o instituție modernă.

SIF OCNTI VNIIDAD. - Nr. 1220 „p”; Roberge M. În era informaţiei – managementul global sistemic şi sistematizat al informaţiei administrative. - SIF OTsNTI VNIIDAD. - Nr. 1144 „p”, etc.

Livshits Ya.Z. Suport de documentare pentru management. - M.: Cunoașterea, 1975.

64 s; Kuznetsova TV., Stepanov E.A., Filippov N.G. Lucrările de birou și manualele tehnice, în special cele publicate în anii 70-80, pot servi ca literatură de cercetare, deoarece reflectă rezultatele muncii științifice ale autorilor lor. Nu este un secret pentru nimeni că dificultățile legate de publicarea lucrărilor monografice i-au forțat pe oamenii de știință să recurgă la o astfel de formă de publicare a cercetării științifice precum manualele pentru cursuri speciale. Cu toate acestea, realizarea de lucrări monografice privind managementul documentelor rămâne încă o sarcină urgentă.

Lucrările lui K.G au o importanță fundamentală pentru dezvoltarea temei de cercetare. Mityaev, care a propus primul termenul „management de documente” și a adus o mare contribuție teoretică și practică la dezvoltarea managementului documentelor ca disciplină științifică. În manuale, articole și discursuri la conferințe, el a subliniat principalele prevederi privind sarcinile de gestionare a documentelor, sistemele de documentare și funcțiile documentelor, care au fost apoi dezvoltate și completate. Manual de K.G. Mityaev este încă un studiu conceptual care este relevant în mai multe moduri astăzi 1.

KG. Mityaev a conturat sistematic pentru prima dată istoria muncii de birou în Rusia pre-revoluționară și URSS, evidențiind principalele perioade ale dezvoltării sale, specificul diferitelor tipuri de muncă de birou, arătând relația muncii de birou cu sistemele corespunzătoare de construcție. aparatul de stat, interdependența dezvoltării muncii de birou și a afacerilor de arhivă 2.

Manualele ulterioare ale Institutului de Istorie și Arhivistică, practic, nu au făcut decât să mărească volumul de material prezentat și documentația: Manual. indemnizatie. - M.: Mai sus. şcoală, 1991. - 159 p.; Sokova A.N. Documentatie de afaceri in domeniul managementului. - M.: Cunoașterea, 1985. - 64 p.; Mingalev B.S. Tipare generale și tendințe în generarea de documente în sistemele de management socio-economic. (Probleme de studiu): Proc.

indemnizatie / MGIAI. - M., 1983. - 83 p.; Larin M.V., Mingalev V.S. Sisteme moderne de suport de documentare pentru management: Manual. indemnizatie / MGIAI.

M., 1982. - 99 p.; Andreeva V.I. Munca de birou: cerințe pentru fluxul de documente al companiei (pe baza GOST-urilor Federației Ruse). - Ed. a 3-a, revizuită. si suplimentare - M.: JSC Business School „Intel-Sintez”, 1996. - 222 p.; Pshenko A.V. Lucrări de birou și cerințe de bază de reglementare pentru documente: Proc. indemnizatie. M.: YuK MSU, 1994; Organizarea muncii cu documente: Manual / Stat. Academia de Management.

M.: Infra-M, 1998; Lucrări de birou (organizarea și tehnologia suportului documentației pentru management): Manual / Ed. TELEVIZOR. Kuznețova. - M.:

UNITATEA-DANA, 2000. - 359 p. etc.

Mityaev K.G. Istoria și organizarea muncii de birou în URSS: Manual. indemnizatie / MGIAI. - M., 1959. - 359 p.

Mityaev K.G. Teoria și practica arhivării: Manual. indemnizatie / MGIAI. - M., 1946. - 248 p.; El este. Istoria și organizarea muncii de birou în URSS. Decret.

op.; El este. Documentația, sarcinile sale și perspectivele de dezvoltare // Probleme de știință arhivistică. - 1964. - Nr. 2 etc.

10 privind istoria muncii de birou, extinzând sfera cronologică a perioadei acoperite 1.

Totodată, în anii 70-80 au apărut manuale care prezentau rezultatele cercetărilor științifice ale T.V. Kuznetsova, Ya.Z. Livshitsa, M.P. Ilyushenko și alți oameni de știință care dezvoltă managementul documentelor ca disciplină științifică și reflectă problemele terminologiei și sistemelor de documentare ale documentelor, funcțiile documentelor și dezvoltarea lor, rolul documentației în procesele de management 2. În unele lucrări, sunt ridicate probleme de management al documentelor fundamentale pentru managementul documentelor. , problemele influenței tehnologiei informatice electronice sunt luate în considerare pentru munca de birou 3.

O contribuție semnificativă la studiul principalelor categorii de management al documentelor a avut-o A.S. Malitikov, V.D. Banasyukevich, K.I. Rudelson și alți oameni de știință 4.

În ultimul deceniu, din păcate, echilibrul dintre cercetările teoretice și evoluțiile metodologice a fost perturbat în favoarea acestora din urmă. Acest lucru este dovedit de un număr mare de ajutoare metodologice și manuale pentru lucrătorii de birou. Istoria muncii de birou în URSS: manual. indemnizație / Ed. YAZ. Livshitsa, V.A. Tsikulina / MGIAI. - M., 1974. 170 p.; deputatul Iliușenko. Istoria muncii de birou în Rusia pre-revoluționară / Universitatea de Stat Rusă pentru Științe Umaniste. - M., 1993.

Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits YaZ., Tsikulin V.A. Sisteme de documentare: Manual. indemnizatie / MGIAI. - M., 1977. - 87 p.; Ilyushenko MP., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z. Documentare / MGIAI. - M., 1977. - 83 p.; Deputat Iliușenko, Kuznetsova T.V. Formular document / MGIAI. - M., 1986. - 86 p.; Kuznetsova TV., Losev V.I. Documentatie de management. - M.: Economie, 1985 etc.

Mingalev B.S. Tipare generale și tendințe în generarea de documente în sistemele de management socio-economic. (Probleme de studiu): Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1983; Larin M.V., Mingalev V.S. Sisteme moderne de documentare de management / MGIAI. - M., 1982 etc.

Malitikov A.S. Sarcini și modalități organizaționale de dezvoltare a unui sistem unificat de management al evidențelor de stat pentru instituții, organizații și întreprinderi // Probleme ale științei arhivistice.

1965. - Nr. 1; Al lui. Câteva aspecte ale organizării și conținutului muncii științifice în domeniul EGSD // Proceedings of VNIIDAD / VNIIDAD. - M., 1971. - T. 2; Banasyukevich V.D., Sokova A.N. Probleme de formare a teoriei managementului documentelor // Dezvoltarea managementului documentelor sovietice (1917-1981) / VNIIDAD. - M., 1983; Banasyukevich V.D., Zonov V.M. Sistem standard de suport de documentare pentru aparatul central al ministerelor și departamentelor // Arhivele sovietice. - M., 1986. - Nr. 4; Rudelson K.I. Clasificări moderne ale documentelor. - M.: Nauka, 1973 etc.

producții, care interpretează în principal potențialul științific și metodologic acumulat al managementului documentelor într-o formă accesibilă practicienilor. Cu toate acestea, unele dintre ele conțin observații și gânduri valoroase, în special în ceea ce privește crearea de sisteme instituționale de suport pentru managementul documentelor și utilizarea integrată a tehnologiilor informatice. Dintre aceste publicații, trebuie să evidențiem activitatea T.V. Kuznetsova 3.

O contribuție semnificativă la dezvoltarea științei documentelor o reprezintă tezele de doctorat și de master susținute la MGIAI și VNIIDAD, care sunt și ele importante pentru acest studiu. Merită subliniată teza de doctorat a lui A.N. Sokova 4, în care pentru prima dată după K.G. Mityaev face o încercare de succes de a formula unele domenii ale teoriei managementului documentelor în condițiile în care noile tehnologii informaționale încep să fie introduse în practică.

Lucrările candidaților, de regulă, examinează anumite aspecte ale teoriei și practicii managementului documentelor. Printre cele mai dezvoltate se numără problemele istoriei managementului documentelor și ale muncii de birou din perioada sovietică a istoriei naționale (lucrări de Andreeva V.I., Baginsky I.M., Banasyukevich V.D., Bobyleva M.P., Dodonova M.I., Kostomarov M.N. ., Kremera B.I., Kuzmicheva A.D. , Larina M.V., Podolskaya I.A., Raichtsauma A.L., Solsky D.I., Tamm I.E. etc.) 5.

Vezi, de exemplu: Handbook of Business Correspondence. - M.: Mezhregionservis, 1996; Stenyukov MB., Lucru de birou într-o întreprindere mică. M.: Prior, 1999 - 224 p.; Pechnikova T.V., Pechnikova A.V. Suport documentar pentru activitățile organizației: Manual. manual / Asociația Autorilor și Editorilor „Tandem”. - M.: Editura Ekmov, 1998. - 208 p.; Kuznetsova T.V. Munca de secretariat. - Ed. a II-a, rev. si suplimentare / SA „Școala de afaceri”. - M.: Intel-Sintez, 1998. - 288 p.

Kuznetsov S.L., Lucru de birou pe computer. - M.: Intel-Sintez, 1999. - 208 p.; Kirsanova M.B., Aksenov Yu.M. Curs de management de birou: Manual. indemnizatie. -

M.; Novosibirsk: INFRA-M, 2000. - 287 p.; Steniukov MB. Documente. Munca de birou: un ghid practic pentru activitățile preșcolare ale unei întreprinderi. - M.:

Anterior, 1998. - 144 p.; Andreeva V.I., Kuznetsova TV., Serova G.A. Lucrări de birou în contabilitate. Ghid practic. - M.: Buletinul contabil, 1996.- 218 p. etc.

Kuznetsova T.V. Lucrări de birou (suport documentare pentru management) - ed. a II-a. - 2000. - 328 p.

Sokova A.N. Dezvoltarea managementului documentelor sovietice în condițiile revoluției științifice și tehnologice (1960-1980): Rezumat teză.... Dr. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987.

Andreeva V.I. Principalele direcții ale organizării științifice a muncii manageriale și a muncii de birou a aparatului de stat al URSS (pe baza materialelor din reviste periodice din anii 1920): rezumatul autorului. dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985. - 24 p.; Banasyukevich V.D. Documentația de management ca sursă istorică (Pe baza materialelor de la Ministerul Industriei Cărbunelui din URSS pentru 1971-1975): Rezumat al autorului. dis.... cand. ist sc. 25.05.02 / Perioada prerevoluționară a fost studiată mult mai puțin bine (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.) 1.

O parte a lucrărilor de disertație este dedicată cercetării sistemelor de documentare și documentării funcțiilor individuale de management (lucrări de T.A. Bykova, I.V. Gerasimova, N.Yu. Emelyanova, I.B. Efanova, A.S. Krasavin, L.V. Potapova, Chukovenkova A.Yu.), altele dizertaţiile acoperă probleme de suport de documentare pentru obiecte individuale de acelaşi tip din instituţia MGIAI. - M., 1977. - 25 p.; Baginsky I.M. Activitățile V.V. Kuibyshev pentru a îmbunătăți aparatul și munca de birou ale Comisariatului Poporului al Inspectoratului Muncitoresc și Țărănesc al URSS. Rezumatul autorului. dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 p.; Dodonova M.I. Problema muncii de birou în literatura sovietică a anilor 20: rezumatul autorului. dis.... cand. ist. Sci. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975.

33 s; Kostomarov M.N. Activitățile Inspectoratului Muncitoresc și Țărănesc din Moscova pentru îmbunătățirea aparatului de conducere și conducere de birou (1920-1929): Rezumat teză. dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1976.

33s; Larin M.V. Organismele departamentale de raționalizare și activitățile lor de îmbunătățire a aparatului de stat și a muncii de birou (1923): Rezumat teză. dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 p.;

Podolskaya I.A. Istoria dezvoltării fundamentelor metodologice pentru raționalizarea muncii de birou în URSS: rezumatul autorului. dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 p.; Reichtsaum A.L. Perfecţionarea aparatului de conducere şi muncă de birou în URSS de către organele de raţionalizare nedepartamentale (1924 Rezumat teză.... Candidat la ştiinţe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 p.;

Tamm I.E. Formarea birourilor de stat sovietice. 1917-1923: Rezumat al autorului. dis.... cand. ist. Sci. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975. -28 p.;

Vyalova L.M. Organizarea muncii de birou a organelor guvernamentale centrale în actele legislative ale Imperiului Rus în prima jumătate a secolului al XIX-lea: rezumatul autorului.

dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987. - 23 p.; Lukaşevici A.A.

Dezvoltarea documentației biroului provincial din anii 70-90: rezumatul autorului.

dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1995. - 24 p.

Emelyanov N.Yu. Documentarea organizării activităților de cercetare în institutele de cercetare din industrie (1970-1980): Rezumat teză. dis.... cand. ist. Sci.

25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1985. - 24 p.; Efanova I.B. Elaborarea suportului de documentare pentru elaborarea standardelor de stat (1940-1980):

Rezumatul autorului. dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1986. - 24 p.; Krasavin A.S. Documentarea activității de muncă a angajaților organelor guvernamentale (istoric și starea actuală): Rezumat al autorului. dis....

Ph.D. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 p.; Potapova L.V. Organizarea lucrului cu apelurile cetățenilor în comitetul executiv al Consiliului orașului Moscova și influența acestora asupra activităților sale (1960 - începutul anilor 1980): rezumatul autorului. dis.... cand. ist. Sci.

25.05.02 / MGIAI. - M., 1989. - 28 p.; Chukovenkov A.S. Organizarea stocării și utilizării documentelor care pot fi citite de mașină în domeniul managementului: Rezumatul autorului.

dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 24 p. etc.

niy (Arhhipova N.I., Mozhaeva N.G., Morozov E.A., Pshenko A.V., Sirotkin A.N., Stepanov E.A.)1. Problemele unificării și standardizării documentelor au fost rezolvate destul de profund (Vasiliev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.)2.

Unele dizertații (Malitikov A.S., Predein E.V., Shchensnovich G.G.)3 discută probleme generale și speciale de funcționare a serviciilor de suport pentru documentația de management.

Un studiu al cercetării disertației arată că problemele managementului documentelor nu sunt profund reflectate în ele, ele necesită o abordare și o abordare integrată modernă. Acest lucru este dovedit de analiza literaturii de specialitate din domeniile științifice legate de managementul documentelor.

Arkhipova N.I. Suport de documentare pentru managementul centrelor de calcul (istorie, stare actuală și perspective de dezvoltare). Rezumatul autorului.

dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 25 p.; Mozhaeva N.G. Activități ale comitetului executiv al Consiliului Muncitorilor, Țăranilor și Armatei Roșii Documente pentru îmbunătățirea aparatului de conducere și suport documentar în Sovietele locale din provincia (regiunea) Moscova (1921-1930): Rezumat al autorului. dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985.

25 s; Morozov E.A. Îmbunătățirea organizării și documentării activităților colegiale ale Comitetului de Stat de Planificare al RSFSR în anii 1925-1980: Rezumat teză.

dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1982. - 23 p.; Pshenko A.V. Documentarea activităților serviciului de arhivă în stadiul actual: Rezumat al autorului. dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1983. - 24 p.; Sirotkin A.N. Suport de documentare pentru fondul de stat de algoritmi și programe (cercetare și dezvoltare în 1966-1987). Rezumatul autorului. dis.... cand.

ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988. - 25 p.; Stepanov E.A. Îmbunătățirea proceselor de documentare în sistemul de management al învățământului superior și gimnazial special al URSS (istorie și stare actuală): Rezumat al autorului. dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 p. etc.

Vasiliev M.A. Problema unificării textelor documentelor de gestiune utilizate în munca de birou a instituțiilor sovietice (istorie și stare actuală): Rezumat al autorului. dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975. - 42 p.; Kokorev V.I. Elaborarea și cercetarea unui sistem de modele pentru unificarea și standardizarea documentelor de management: Rezumat teză. Dis.... Doctor în Inginerie.

Sci. 25.05.02, 08.00.20 / MGIAI. - M., 1980. - 34 p.; Sankina A.V. Perfecţionarea formelor documentelor de management pe bază de standardizare şi unificare (1917-1980): Rezumat teză. dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1983. - 24 p.; Sokova A.N. Istoria unificării și standardizării documentelor în URSS (1917-1970): Rezumat al autorului. dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1971. - 16 p.; Yankovaya V.F. Optimizarea textelor documentelor de management (aspect teoretic): Rezumatul autorului. dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 23 p. etc.

Malitikov A.S. Principalele direcții ale cercetării documentare și arhivistice în URSS (1956-1970): Rezumatul autorului. dis.... cand. ist. Stiinte 25.05.02 / MGIAI. - M., 1971. - 22 p.; Predein E.V. Controlul executării documentelor în aparatul de management. Istoria și starea actuală: rezumatul autorului. dis... cand. ist. Sci. 25.05.02/ VNIIDAD. - M., 1981. - 22 p.; Șcenșnovici GG. Dezvoltarea principiilor de bază pentru organizarea unui sistem de documentare într-un sistem de control automat: Rezumat teză. dis.... cand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975. - 29 p.

În ultimii ani s-a observat o tendință spre restabilirea treptată a echilibrului perturbat și întărirea cercetării teoretice în domeniul suportului documentar pentru management. Multe publicații din reviste „Arhivele Interne”, „Buletinul Arhivistului”, „Munca de birou”, „Afaceri de secretariat”, colecții de conferințe științifice au ca scop rezolvarea problemelor actuale de lucru cu documente în condiții moderne, protejarea informațiilor documentate, terminologice. probleme, istoricul muncii de birou, suport juridic pentru activitățile de documentare ale aparatului de management, impactul noilor tehnologii informaționale asupra organizării fluxului documentelor și documentării, problemele documentelor electronice 1.

V. Elpatievsky, V.P. Kozlov, A.D. Stepansky). Specialistii Vezi, de exemplu: Eremchenko V.A. Munca de birou si depozitarea departamentala a documentelor in conditiile reformei administrative: probleme principale // Otech. arhive. - 1999. - Nr. 1. - P. 9-18; Tihonov V.I., Yushin I.F. Concepte moderne de arhive electronice // Ibid. - p. 18-27; Sunt la fel. Arhivele electronice și managementul documentelor electronice // Ibid. - 1999. - Nr. 2. - P. 17-26; Yankovaya V.F. Terminologia suportului de documentare pentru management (GOST R 51141-98 Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții) // Lucrări de birou. - 1999. - Nr. 1. - P. 41-46.; Kostomarov M.N.

„Multe fețe ale lui Janus” - un document în sistemul de management al informațiilor // Lucrul de birou. - 1998. - Nr. 1. - P. 22-31.; Matveenko V.A. Probleme juridice și organizatorice ale suportului documentației pentru management // Documentarea în societatea informațională: managementul evidenței electronice și arhiva electronică: Dokl. și mesaje către al șaselea Intl. științific-practic conf.

De la gestionarea tradițională la cea electronică a documentelor: unele probleme de tranziție // Ibid. - P. 69-72; Kuleshov S.G. Despre conceptul de „document electronic” / Ibid. - P. 54-57; Banasyukevich V.D., Larin M.V. Dezvoltarea unui sistem de stat de suport documentativ pentru management este o sarcină urgentă / Managementul înregistrărilor. - 1998. - Nr. 1. - P. 5-8; Sankina L.V. Organizarea serviciului instituţiei de învăţământ preşcolar. Probleme de documentare normativă / Document în structuri administrative: Rezumate de rapoarte. și vorbire la internaţional conf. 27-28 oct. 1994 / VNIIDAD. - M., 1995. - P. 62-65 etc.

Kozlov V.P. Fundamentele teoretice ale arheografiei din perspectiva modernității // Otech. arhive. - 2001. - Nr. 1. - P. 10-29; Stepansky d.Hr. Pe baza teoretică pentru selecția materialelor documentare pentru stocarea de stat // în domeniul științei arhivistice, aceștia au făcut mult pentru a înțelege proprietățile informaționale ale unui document, evidențiind legătura dintre matricele de documente și resursele informaționale. Unele lucrări de știință arhivistică (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov) au dovedit asemănarea proceselor de prelucrare a informațiilor atât în managementul operațional, cât și în etapa de stocare arhivă a documentelor1.

De interes sunt lucrările de arhivă care arată relația dintre munca de birou și afacerile arhivistice, procesul de trecere treptată a muncii de birou în jurisdicția autorităților arhivistice2, lucrările care evidențiază experiența străină (E.V. Starostin, Actele unei conferințe științifice despre afacerile arhivistice în URSS). . - M., 1965;

Elpatievsky A.V. Câteva aspecte ale abordării cercetării în domeniul organizării informației documentare din punctul de vedere al sistemelor documentare // Rezumate de mesaje pentru seminarul teoretic „Probleme de abordare sistematică a cercetării în domeniul informației documentare”. - M., 1972; Sokova A N. Documentarea și rolul ei în administrația publică și pentru știința istorică. - M., 1985. - SIF OCSTI VNIIDAD. nr. 039-86; Autocrații V.N. Câteva aspecte ale studiului obiectului și subiectului științei arhivistice // Proceedings of VNIIDAD. M., 1976. - T. 6. - Partea 1; Ilizarov B.S. Probleme actuale teoretice și metodologice ale științei arhivistice sovietice. - M., 1984 etc.; Medushevskaya O.M. Studiu sursă în stadiul actual // Arhivele sovietice.

1979. - Nr. 2. - P. 5; Elpatievsky A.V. Cu privire la problema definirii conceptului de „informație documentară” în lumina teoriei reflecției lui Lenin // Rezumate ale mesajelor la seminarul teoretic „Probleme terminologice în domeniul managementului documentelor și al științei arhivistice” (ianuarie 1974) / VNIIDAD. - M., 1973. - P. 27; Elpatievsky A.V., Khanpira E.I. Încă o dată despre termenul „document” // arhive sovietice. - 1987. - Nr. 1. - P. 54 etc.

Rudelson K.I. Clasificări moderne ale documentelor. - M., 1973. - P. 24-29; Autocrații V.N. Despre problema implicării categoriilor informaţionale în arhivistică // Proceedings of VNIIDAD - M., 1973. - T. 3. - P. 251-263; Al lui.

Câteva aspecte ale obiectului și subiectului științei arhivistice // Proceedings of VNIIDAD. - T. VI. - Partea 1. - M., 1976; Gelman-Vinogradov K.B. Memoria documentară a noosferei ca nou obiect de cunoaștere // Forumul Internațional de Informare și Documentare. - 1992. - T. 17. - Nr. 1. - P. 12; Al lui. Odiseea spațială a documentelor ca fenomen global // Otech. arhive. - 1992. - Nr 6. - P.24-29 etc.

Elpatievsky A.V. Despre istoria documentării actelor de stare civilă în Rusia și URSS (din secolul al XVIII-lea până în prezent) // Studiu sursă actuală. - M., 1979. - P. 67; Belova E.V., Elpatievsky A.V., Kolosova E.V. „Lista documentelor supuse admiterii în arhivele de stat ale URSS” // Arhivele sovietice. - 1973. - Nr. 2. - P. 20; Mityaev K.G. Documentația, sarcinile sale și perspectivele de dezvoltare // Arhivele sovietice. - 1964. - Nr. 2. - P. 68; Sorokin V.V. Arhivele instituțiilor URSS (1917-1937) / MGIAI. - M., 1982; Knyazev GA. Teoria și practica arhivării (Experiența managementului sistematic). - L., 1935; Malitikov A.S. Câteva probleme de organizare și conținut al lucrării științifice în domeniul EGSD // Proceedings of VNIIDAD. - T. 2 / VNIIDAD. - M., 1973. - P. 6; Eremchenko V.A. Lucrări de birou și depozitare departamentală a documentelor în condițiile reformei administrative; probleme principale // Otech. arhive. - 1999. - Nr. 1, - P. 10; Elpatievsky A.V. Din istoria formării principalelor documente normative și metodologice ale arhivei interneI.V. Karapetyants)1. Cercetările arhivistice relevă modificări ale valorii anumitor tipuri de documente în cursul dezvoltării istorice, relevă evoluția sistemelor de documentare în legătură cu dezvoltarea stării și metodelor de organizare a acesteia 2.

În primul rând, acestea sunt studii care reflectă problemele asociate înțelegerii caracteristicilor esențiale ale informațiilor ca substanță inițială pentru organizarea matricelor documentare. Lucrări de A.D. Ursula, A.I. Jukova, Yu.I. Chernyaka, V.G. Afanasyev și alții, scrise în ani diferiți, au făcut posibilă formarea unei fundații teoretice pe care ideea principală a lucrării este construită pe legătura inextricabilă dintre informații și documentare și posibilitatea aplicării metodologiei de gestionare a informațiilor la gestionarea documentației 3. În lucrările lui K.B. Gelman-Vinogradov, G.G. Artamonova, G. Wolfram, A.D. Ursula și alți oameni de știință au dezvoltat profund problemele fundamentale ale formării și funcționării resurselor informaționale, atât în sens global, cât și în cadrul organizațiilor individuale. Problema resurselor informaționale nu a primit încă o soluție definitivă, însă în aceste lucrări sunt formulate categorii conceptuale, prevederi metodologice și conceptuale de bază care sunt importante pentru acest studiu 4.

afaceri // Otech. arhive. - 1998. - Nr. 4, - P. 16-24; Kozlov V.P. Serviciul de arhivă al Rusiei și al statului rus: 80 de ani de experiență // Otech. arhive. - 1998. - Nr. 6. - P. 9-18 etc.

Starostin E.V. Studii arhivistice străine: probleme de istorie, teorie și metodologie: Rezumat teză. dis.... Dr. ist. Sci. 25.05.02 / RSUH. - M., 1995; Karapetyants I.V. Arhivele economice din Europa de Vest și SUA (1905-1995): Rezumat al autorului. dis.... Dr. ist. Sci. 25.05.02 / RSUH. - M., 1998.

Vezi: Banasyukevich V.D. Principalele probleme ale studiilor arhivistice în literatura modernă // Studii arhivistice și studii sursă de istorie modernă. Probleme de interacțiune în stadiul actual: Dokl. si teze. vorbire la a doua conf. All-Rusian. 12-13 martie 1996 / VNIIDAD. - M., 1997. - P. 16-22.

Vezi Gilyarevsky R.S., Zalaev G.Z., Rodionov I.I., Tsvetkova V.A. Informatica moderna: stiinta, tehnologie, activitate / VINITI. - M., 1998. - P. 15 Dicţionar enciclopedic filosofic. - M.: Enciclopedia Sovietică, 1983.- P. 217-218; Ursul A.D. Calea către noosferă. - M.: Luch, 1993. - P. 81; Chernyak Yu.I. Informare și management. - M., 1974. - P. 58; Jukov N.I. Fundamentele filozofice ale ciberneticii. - M., 1976. - P. 124-137; Afanasiev V.G. Informații sociale și management social. - M., 1975. - P. 37 etc.

Ursul A.D. Problema informației în știința modernă. Eseuri filozofice.

M., 1975. - P. 194; Mikhailov A.I Probleme de suport informațional În lucrările specialiștilor în informatică, problemele documentelor apar ca fiind subordonate, și nu principale, 1, au un dezavantaj semnificativ - lipsa elaborării problemelor de documentare și a suportului de documentare în contextul dezvoltării cele mai noi tehnologii informaționale. Această problemă nu este subliniată în niciun fel printre concepte precum „prelucrarea informațiilor”, „accesul la informație”, „comunicarea informațiilor”, „stocarea informațiilor”, „utilizarea informațiilor”, deși toate aceste „informații” sunt documente în diverse, în principal hârtie, media.

procese de management // A doua Conferință științifică și tehnică integrală „Probleme de organizare științifică a managementului industriei socialiste”. - Sat. Nr. 1. - Partea a II-a. - M., 1972. - P. 102-103; Gelman-Vinogradov K.B.

Memoria documentară a noosferei ca nou obiect de cunoaștere // Forumul Internațional de Informare și Documentare. - 1992. - T. 17. - Nr. 1. - P. 12;

Artamonov G.G. Informatică: teorie și practică (pregătiri pentru carte) // NTI. - Ser. 1. Org. și metode de lucru informațional. - 1998. - Nr. 6. - P. 31.

(p. 31-35); Artamonov G.T. Informatică: teorie și practică (pregătiri pentru carte) // NTI. - Ser. 1. Org. și metodologia informației. lucru. - 1998. - Nr. 4. - P. 31.

(p. 31-36); Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationmanagements.

Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - Din 35; Artamonov G.T. Informatica:

teorie și practică (pregătire pentru carte) // NTI. - Ser. 1. - 1998. - Nr. 1. - P. 32;

Kuhlen R. Informationsmarkt. Universitatea Konstanz. 1995 și altele.

Vezi: Klimenko S., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Documente electronice pe rețelele corporative: a doua venire a lui Gutenberg. M.: Ankey - EK Trends, 1999; Tehnologii informaționale pentru studenții în științe umaniste / Universitatea de Stat din Moscova. - M.; Saransk, 1998. - P. 67-102 etc.

Emelyanov G.V., Pavlov O.V. Despre problema reglementării juridice a utilizării semnăturilor digitale electronice în sistemele informaţionale // Probleme de legislaţie în domeniul informatizării: Rezumate. raport A șaptea Conf. panruse. - M.: Întreprinderea Unitară de Stat „VIMI”, 1999. - P. 6 etc.

De o importanță fundamentală a fost studiul lucrărilor privind managementul informației - o nouă disciplină științifică care a apărut în țările dezvoltate odată cu societatea informațională. Managementul informației este reflectat foarte slab în literatura internă. Numai în opera lui A.V. Kostrov, pregătit sub forma unui manual, s-a încercat prezentarea sistematică a esenței managementului informațiilor, din păcate, fără referire la condițiile rusești 1.

Munca noastră a fost prima care a început un studiu al managementului informației din perspectiva managementului documentelor și a tras concluzii care ne permit să evaluăm managementul informației ca o direcție promițătoare pentru dezvoltarea managementului documentației folosind noile tehnologii informaționale lucrări, problemele managementului informaţiei sunt luate în considerare indirect, în cadrul rezolvării altor probleme. Doar în lucrarea recent publicată „Suport informațional pentru administrația publică”

editat de academicianul Academiei Ruse de Științe Yu.V. Gulyaev, pentru prima dată în ultimul deceniu, a examinat cuprinzător problemele, prevederile conceptuale și experiența practică de creare și funcționare a unui sistem de suport informațional pentru cele mai înalte organe ale puterii de stat ale Federației Ruse 3.

Având în vedere nivelul insuficient de acoperire a problemei managementului informației în literatura internă, autorul a încercat să umple acest gol cu cercetări străine privind managementul informației. Lucrările lui R. Coolen, J. Herget, G. Verzig, W. Wolfram, T. Seeger, E. Vogel și alți oameni de știință dezvăluie esența managementului informației ca disciplină științifică și zonă a managementului practic 4. La în același timp, Kostrov A.V. Introducere în managementul informației: manual. indemnizație / Vladimirsk. stat tehnologie. univ. - Vladimir, 1996. - 132 p.; vezi şi: Perel I.S., Slavin V.N. Activități de informare în străinătate și probleme de management al informațiilor / NPO „Poisk”. - M., 1992. - 65 p.; Kostomarov M.N. Managementul sistemelor informatice în străinătate / Universitatea de Stat Rusă pentru Științe Umaniste. - M., 1996. - 88 p.

Larin M.V. Managementul documentelor și noile tehnologii informaționale.

M.: Carte științifică, 1998. - 137 p.

Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoitov A.V., Savin G.I. Suport informațional pentru administrația publică. M.: Dialog slav, 2000. -425 p.

Attinger M.L. Managementul integrat al informațiilor: o teorie a lumii reale. - Managementul înregistrărilor trimestrial. - 1993, iulie. Vol. 27, nr. 3, - P. 12-16, 30-31; Herget I.

Konzeption des Informationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. - Informațiispezialisten fur Europa. Proceduri. Constanța, 1990;

Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen / Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt pe Main. - S. 183-187; Kuhlen R.

Informationsmarkt. - Konstanz, 1995. 608 p; Schwetz R. Buro im Wandel // R.v.

Decker's Verlag, G.Schenk Heigelberg, 1990, 213 s.; Seeger T. Aspekte der Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Documentation, trebuie subliniat că în niciuna dintre aceste lucrări nu a fost făcută nici măcar o încercare prevederile managementul informaţiei până la managementul documentaţiei.

1990; Synnott W.R., Gruber W.N. Managementul resurselor informaționale. - New York, 1981; Vogel E. Managementul informaţiei. - Grundlagen der praktischen Information und Documentation. Banda 2, K.G. Saur, 1990, p. 897-927; Wersig G. Organizații - Comunicare: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, BadenBaden, 1989, 390 p. Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

Kopylov V.A. Legea informatiei. - M.: Avocat. 1997; El este. Informația ca obiect al reglementării legale // NTI / VINITI. - M., 1996. - Nr. 8. - P. 2; El este. Pe problema deținerii informațiilor // NTI. Ser. 1. Teoria și metodologia muncii informaționale // VINITI. - M., 1998. - Nr. 3. - P. 4.; El este. Despre proprietatea informațiilor documentate // Documentația în societatea informațională: managementul evidențelor electronice și arhiva electronică.