आउटलुक मेल बैकअप। आउटलुक बैकअप और इनबॉक्स रिस्टोर

परिचय

बैकअप आपके डेटा की सुरक्षा में सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक है, चाहे वह आपकी वेबसाइट फ़ाइलें हों या आपका मेल संग्रह। इस गाइड में, आप सीखेंगे कि तीन लोकप्रिय ईमेल क्लाइंट का उपयोग करके अपने मेल का बैकअप कैसे लें।

त्वरित नेविगेशन:

इस ट्यूटोरियल को शुरू करने से पहले, इनकमिंग मेल प्रोटोकॉल और उनके बीच के अंतरों के बारे में अपने ज्ञान का थोड़ा विस्तार करना उचित है। दो मेल प्रोटोकॉल हैं: IMAP और POP3। मुख्य अंतर यह है कि IMAP आपको अपने ईमेल को कई उपकरणों में सिंक करने की अनुमति देता है, जबकि POP3 नहीं करता है।

POP3 का एक और बड़ा पहलू ईमेल क्लाइंट को आउटगोइंग ईमेल निर्यात करने में असमर्थता है। इसलिए, यदि आपका मेल प्रदाता इसकी अनुमति देता है, तो IMAP प्रोटोकॉल का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है। IMAP और POP3 के बीच अंतर की अधिक विस्तृत व्याख्या के लिए, .

आपको क्या चाहिए

इस गाइड को शुरू करने से पहले, आपको निम्नलिखित की आवश्यकता होगी:

होस्टिंग नियंत्रण कक्ष तक पहुंच।
मेल क्लाइंट।

चरण 1 — मेल सर्वर डेटा एकत्रित करना

सबसे पहले, आपको अपने मेल सर्वर के बारे में जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता है। Hostinger कंट्रोल पैनल में, इसे एक विशेष सेक्शन में पाया जा सकता है। इसे पाने के लिए इन चरणों का पालन करें:

Hostinger कंट्रोल पैनल में लॉग इन करें और एंटर करें मेल खातेखोज क्षेत्र में।
या आइकन ढूंढें मेल खातेअध्याय में मेलऔर उस पर क्लिक करें।

बटन पर क्लिक करें नियंत्रणअपने मेल खाते के सामने, फिर जानकारी.

सभी आवश्यक डेटा के साथ एक विंडो पॉप अप होगी। उन्हें लिख लें या अपने कंप्यूटर पर टेक्स्ट एडिटर में कॉपी कर लें। हमें बाद में उनकी आवश्यकता होगी।

चरण 2 - मेल बैकअप

एक बार जब आप आवश्यक मेल सर्वर विवरण प्राप्त कर लेते हैं, तो आप अपना मेल क्लाइंट सेट करने और अपने ईमेल का बैकअप लेने के लिए आगे बढ़ सकते हैं। नीचे आप विभिन्न ईमेल क्लाइंट का उपयोग करके मेल का बैकअप कैसे लें, इस पर 3 विकल्प पा सकते हैं।

विकल्प 1 - आउटलुक में बैकअप मेल

आइए अपने खाते को आउटलुक में जोड़कर शुरू करें। इस गाइड में, हम आउटलुक 2016 का उपयोग करेंगे। आउटलुक के पुराने संस्करणों में इस प्रक्रिया को कैसे करें, इस पर निर्देशों के लिए, इस गाइड को देखें।

आउटलुक खोलें और क्लिक करें फ़ाइल → जोड़ें खाता .

दिखाई देने वाली विंडो में, चुनें मैन्युअल सेटअप या अतिरिक्त सर्वर प्रकारऔर दबाएं आगे.

प्रेस शिष्टाचार पीओपी या आईएमएपी, फिर आगे.

नई विंडो में, पहले में प्राप्त डेटा दर्ज करें कदमऔर बटन दबाएं आगे.

सेटिंग को पूरा करने के लिए, बटन दबाएं तैयार.

क्लिक फ़ाइल, चुनते हैं खोलें और निर्यात करेंऔर बटन पर क्लिक करें आयात और निर्यात.

नई विंडो में, विकल्प चुनें फ़ाइल में निर्यात करेंऔर बटन दबाएं आगे.

एक फ़ाइल प्रकार का चयन करें। इस गाइड में, हम उपयोग करेंगे आउटलुक डेटा फ़ाइलें (.pst). क्लिक आगे.

अब सूची से अपना मेल खाता चुनें और फिर से क्लिक करें आगे.

अंत में, निर्यात फ़ोल्डर का चयन करें और बटन पर क्लिक करें तैयार.

आप चयनित फ़ोल्डर में अपने ईमेल की एक बैकअप प्रति प्राप्त करने में सक्षम होंगे ।PSTप्रारूप।

आउटलुक में अपने ईमेल का बैकअप लेना काफी आसान प्रक्रिया है और इसमें केवल कुछ मिनट लगते हैं।

विकल्प 2 - थंडरबर्ड में बैकअप मेल

थंडरबर्ड लॉन्च करें और नया मेल खाता सेटअप विज़ार्ड सक्षम करें। यदि आप पहली बार थंडरबर्ड चला रहे हैं, तो सेटअप विज़ार्ड स्वचालित रूप से दिखाई देगा। आप इसे बटन पर क्लिक करके भी कॉल कर सकते हैं मेल:

पहली विंडो में चुनें इसे छोड़ें और मेरे मौजूदा मेल का उपयोग करेंक्योंकि आपके पास पहले से ही एक मेल खाता है।

अब इसमें से अपना नाम, ईमेल पता, पासवर्ड दर्ज करें और क्लिक करें आगे बढ़ना.

अगले चरण में, थंडरबर्ड मेल सर्वर विवरण को स्वचालित रूप से पुनर्प्राप्त करने का प्रयास करेगा। हालांकि, ज्यादातर मामलों में यह प्रक्रिया काम नहीं करती है। इसलिए, आपको मैन्युअल रूप से डेटा दर्ज करने की आवश्यकता है। बस पहले से डेटा दर्ज करें कदमऔर बटन दबाएं पुनर्परीक्षण. यदि आपको कोई त्रुटि नहीं मिलती है, तो बटन पर क्लिक करें तैयार.

आपने देखा होगा कि थंडरबर्ड अभी आपका कोई संदेश नहीं दिखाता है। सर्वर से अपने संदेश डाउनलोड करने के लिए, बटन पर क्लिक करें संदेश प्राप्त करें.

आपने अपने थंडरबर्ड क्लाइंट को सफलतापूर्वक कॉन्फ़िगर कर लिया है। अब अपने ईमेल का बैकअप लेने के लिए आगे बढ़ते हैं। यह थोड़ा मुश्किल हो सकता है क्योंकि थंडरबर्ड में बिल्ट-इन मैसेज एक्सपोर्ट फीचर नहीं है। हालाँकि, एक उपाय है:

अपने कंप्यूटर पर एक नया फोल्डर बनाएं और उसे नाम दें मेल बैकअप.
थंडरबर्ड में, उस मेल फ़ोल्डर पर जाएँ जिसका आप बैकअप लेना चाहते हैं।
प्रयोग करना CTRL + A (MacOS के लिए CMD + A)एक फ़ोल्डर में सभी संदेशों का चयन करने के लिए।
संदेशों पर राइट क्लिक करें और विकल्प चुनें के रूप रक्षित करें…

आपके द्वारा बनाए गए फ़ोल्डर को सेव लोकेशन के रूप में चुनें।
बस, थंडरबर्ड स्वचालित रूप से सभी चयनित ईमेल को प्रारूप में निर्यात कर देगा ईएमएलई.

आपने अपने सभी आने वाले ईमेल का बैकअप सफलतापूर्वक पूरा कर लिया है और उन्हें अपने कंप्यूटर पर सहेज लिया है।

विकल्प 3 - मैक मेल में बैकअप मेल

MacOS उपयोगकर्ता Mac मेल क्लाइंट का उपयोग करके मेल का बैकअप ले सकते हैं। अपने मेल खाते को मैक मेल में जोड़ने के लिए इन चरणों का पालन करें:

मैक मेल लॉन्च करें और चुनें मेल → खाता जोड़ें।
अगला विकल्प अन्य ईमेल खाते...और बटन दबाएं आगे बढ़ना.

से अपना मेल सर्वर विवरण दर्ज करें स्टेप 1और दबाएं आने के लिए.

यदि आपके द्वारा दर्ज किया गया विवरण सही है, तो मैक मेल आपके ईमेल खाते में लॉग इन करेगा और आपके नवीनतम ईमेल डाउनलोड करेगा।

मैक मेल में ईमेल का बैकअप लेने की प्रक्रिया बहुत सरल है:

आपको आवश्यक अक्षरों वाले फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और चुनें मेलबॉक्स निर्यात करें.

अपने ईमेल निर्यात करने के लिए एक स्थान चुनें और बटन पर क्लिक करें चुनना.
मैक मेल आपके ईमेल को इस रूप में निर्यात करता है एम बॉक्ससंग्रहालय।

बस इतना ही, आपने मैक मेल क्लाइंट का उपयोग करके अपने मेल का सफलतापूर्वक बैकअप ले लिया है। प्रारूप एम बॉक्सअधिकांश प्रमुख ईमेल क्लाइंट द्वारा समर्थित। इसलिए, यदि आप अपने ईमेल अन्य ईमेल क्लाइंट को स्थानांतरित करने का निर्णय लेते हैं तो आपको कोई समस्या नहीं होनी चाहिए।

निष्कर्ष

इस ट्यूटोरियल में, आपने सीखा कि 3 अलग-अलग ईमेल क्लाइंट का उपयोग करके मेल का बैकअप कैसे लिया जाता है। आपने POP3 और IMAP प्रोटोकॉल के बीच मुख्य अंतरों के बारे में भी जानकारी प्राप्त की।

मानक Microsoft Office 2007 पैकेज में ई-मेल आउटलुक के साथ काम करने के लिए एक प्रोग्राम शामिल है। यह पैकेज अधिकांश काम करने वाले कंप्यूटरों पर स्थापित है, इसलिए सिस्टम प्रशासकों के लिए यह अनिवार्य है कि वे अपने उपयोगकर्ताओं के ईमेल पत्राचार को सेट करने और सहेजने में सक्षम हों।

समय-समय पर उपयोगकर्ता डेटा को दूसरे कंप्यूटर में स्थानांतरित करना आवश्यक हो जाता है, जिसमें शामिल हैं ईमेलया पुनः स्थापित करें ऑपरेटिंग सिस्टमएक ही काम के कंप्यूटर पर। और इससे पहले कि आप अपना पुराना ईमेल प्रोग्राम हटा दें या अपनी हार्ड ड्राइव को प्रारूपित करें, आपको अपने ईमेल संदेशों और आउटलुक एड्रेस बुक को सहेजना होगा।

बैकअप आउटलुक 2007 और आउटलुक 2010

आउटलुक एक्सप्रेस बैकअप के विपरीत, आप आउटलुक 2007 और आउटलुक 2010 में बिल्ट-इन सेव टू फाइल फीचर का उपयोग करके अपनी ईमेल और एड्रेस बुक का बैकअप ले सकते हैं।

अनुशंसा:अपने ईमेल की बैकअप प्रति को उस हार्ड डिस्क विभाजन में न सहेजें जिसे परिवर्तित या साफ़ किया जा रहा है। ज्यादातर मामलों में, यह ड्राइव सी है। पीएसटी फ़ाइल को ड्राइव पर अन्य विभाजनों में सहेजें, या तो पोर्टेबल स्टोरेज डिवाइस या नेटवर्क स्टोरेज में।

पीएसटी फ़ाइल से ईमेल पुनर्प्राप्त करें

Windows को पुन: स्थापित करने के बाद या किसी अन्य कंप्यूटर पर मेल स्थानांतरित करते समय, आप एक बैकअप प्रतिलिपि (.pst फ़ाइल) से सभी मेल डेटा को पुनर्स्थापित कर सकते हैं।

सभी ईमेल और ईमेल संपर्कों को वैसे ही पुनर्स्थापित कर दिया जाएगा जैसे वे फ़ाइल में सहेजे जाने पर थे।

आउटलुक मेल क्लाइंट के उपयोगकर्ताओं को अक्सर ऑपरेटिंग सिस्टम को फिर से स्थापित करने से पहले ईमेल को सहेजने की समस्या का सामना करना पड़ता है। यह समस्या उन उपयोगकर्ताओं के लिए विशेष रूप से तीव्र है जिन्हें महत्वपूर्ण पत्राचार को बचाने की आवश्यकता है, चाहे वह व्यक्तिगत हो या काम।

इसी तरह की समस्या उन उपयोगकर्ताओं पर भी लागू होती है जो विभिन्न कंप्यूटरों पर काम करते हैं (उदाहरण के लिए, काम पर और घर पर)। ऐसे मामलों में, कभी-कभी पत्रों को एक कंप्यूटर से दूसरे कंप्यूटर में स्थानांतरित करना आवश्यक होता है, और इसे नियमित अग्रेषण के रूप में करना हमेशा सुविधाजनक नहीं होता है।

इसलिए आज हम बात करेंगे कि कैसे आप अपने सभी लेटर को सेव कर सकते हैं।

वास्तव में, इस समस्या का समाधान बहुत सरल है। आउटलुक मेल क्लाइंट का आर्किटेक्चर ऐसा है कि सभी डेटा अलग फाइलों में संग्रहीत किया जाता है। डेटा फ़ाइलों में .pst एक्सटेंशन होता है, जबकि ईमेल फ़ाइलों में .ost एक्सटेंशन होता है।

इस प्रकार, प्रोग्राम में सभी अक्षरों को सहेजने की प्रक्रिया इस तथ्य पर निर्भर करती है कि आपको इन फ़ाइलों को USB फ्लैश ड्राइव या किसी अन्य माध्यम में कॉपी करने की आवश्यकता है। फिर, सिस्टम को फिर से स्थापित करने के बाद, डेटा फ़ाइलों को आउटलुक में लोड किया जाना चाहिए।

तो चलिए फाइल को कॉपी करके शुरू करते हैं। यह पता लगाने के लिए कि डेटा फ़ाइल किस फ़ोल्डर में संग्रहीत है, आपको यह करना होगा:

1. आउटलुक खोलें।

2. "फ़ाइल" मेनू पर जाएं और सूचना अनुभाग में खाता सेटिंग विंडो खोलें (ऐसा करने के लिए, "खाता सेटिंग" सूची में उपयुक्त आइटम का चयन करें)।

अब यह "डेटा फ़ाइलें" टैब पर जाना है और देखें कि आवश्यक फ़ाइलें कहाँ संग्रहीत हैं।

फ़ाइलों वाले फ़ोल्डर में जाने के लिए, एक्सप्लोरर को खोलना और उसमें इन फ़ोल्डरों को देखना आवश्यक नहीं है। बस वांछित लाइन का चयन करें और "फ़ाइल स्थान खोलें ..." बटन पर क्लिक करें।

अब हम फ़ाइल को USB फ्लैश ड्राइव या किसी अन्य डिस्क पर कॉपी करते हैं और आप सिस्टम को फिर से स्थापित करने के लिए आगे बढ़ सकते हैं।

ऑपरेटिंग सिस्टम को फिर से स्थापित करने के बाद सभी डेटा को उसके स्थान पर वापस करने के लिए, आपको ऊपर बताए गए चरणों का पालन करना होगा। केवल, "खाता सेटिंग" विंडो में, आपको "जोड़ें" बटन पर क्लिक करना होगा और पहले से सहेजी गई फ़ाइलों का चयन करना होगा।

इस प्रकार, केवल कुछ मिनट खर्च करने के बाद, हमने सभी आउटलुक डेटा को सहेज लिया और अब हम सिस्टम को फिर से स्थापित करने के लिए सुरक्षित रूप से आगे बढ़ सकते हैं।

उन्हें संग्रह या बैकअप करके, साथ ही किसी बैकअप या संग्रह से Outlook डेटा फ़ाइलों (.pst या .ost) को पुनर्स्थापित करने के तरीके।

आखिरकार, चाहे आप ईमेल बनाने और भेजने के लिए आउटलुक का उपयोग करें, जीमेल से संपर्क अपने ईमेल क्लाइंट की पता पुस्तिका में आयात करें, या इसकी पता पुस्तिका का उपयोग करें, इसमें कार्य या कैलेंडर चिह्न बनाएं, इसका मतलब है कि आपका ईमेल क्लाइंट बहुत अधिक मूल्यवान डेटा संग्रहीत करता है . इस संबंध में, प्रत्येक आउटलुक उपयोगकर्ता के लिए यह जानना उपयोगी है कि भविष्य में उनके नुकसान से बचने के लिए अपने डेटा को कैसे सुरक्षित और सहेजना है।

विषय:

मेल नियंत्रण कक्ष

सबसे पहले, आइए आउटलुक मेल कंट्रोल पैनल और सेटिंग्स पर एक नज़र डालें, जिसका उपयोग आप विंडोज़ में अपना ईमेल क्लाइंट सेट करने के लिए कर सकते हैं। इसे खोलने के लिए, कंप्यूटर कंट्रोल पैनल पर जाएं और सेक्शन चुनें मेल.

खुली हुई खिड़की में मेल सेटअपतीन खंड उपलब्ध हैं: हिसाब किताब, डेटा की फ़ाइलें, विन्यास.

पहले दो आइटम चुनने से एक ही विंडो खुलती है ईमेल खाता सेटिंग, केवल विभिन्न टैब के साथ, जिसमें आप एक खाता जोड़ सकते हैं, प्रत्येक मेल खाते के डेटा का संग्रहण स्थान देख सकते हैं, उन्हें पुनर्स्थापित कर सकते हैं या उनमें परिवर्तन कर सकते हैं।

आउटलुक में खाता जोड़ने के लिए, बटन पर क्लिक करें हिसाब किताब, और बुकमार्क में ईमेलक्लिक सृजन करना.

यदि आपको किसी विशिष्ट मेल खाते के डेटा के साथ कुछ क्रियाएं करने की आवश्यकता है, तो टैब पर जाएं डेटा की फ़ाइलेंजहां आप निम्न कार्य कर सकते हैं:

डेटा फ़ाइल जोड़ें या निकालें।
स्थापित करना डेटा फ़ाइल विकल्प.
इस मेनू में, अन्य कार्यों के अलावा, डेटा फ़ाइल के आकार को कम करने के लिए एक फ़ंक्शन है, जो इस तरह की फ़ाइल होने पर उपयोगी होगा "वृद्धि होगी"बड़े आकार में और आपके कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव पर बहुत अधिक जगह लेगा। ऐसा करने के लिए, मेनू पर क्लिक करें मापदंडोंबटन संकुचित करें.
डेटा फ़ाइल को डिफ़ॉल्ट रूप से मुख्य फ़ाइल के रूप में सेट करें।
संबंधित बटन पर क्लिक करके फ़ाइल का स्थान (डेटा फ़ाइल) खोलें।

आउटलुक डेटा फ़ाइलें (.pst और .ost)

अक्सर, उपयोगकर्ता को यह जानने की आवश्यकता नहीं होती है कि आउटलुक मेल क्लाइंट अपना डेटा कहाँ संग्रहीत करता है। लेकिन अगर आपको अपने मेल क्लाइंट डेटा का बैकअप लेना है या अपने कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव पर खाली स्थान बचाने या खाली करने के लिए इसे किसी अन्य ड्राइव पर स्थानांतरित करना है, तो आपको इसका स्थान जानना होगा।

आउटलुक प्रत्येक ईमेल खाते से ईमेल संदेशों को संग्रहीत करता है ।PSTया .ostफ़ाइल, लेकिन ऐसी फ़ाइल का स्थान उपयोग किए गए मेल क्लाइंट के संस्करण पर निर्भर करता है। इस लेख में, हम दिखाएंगे कि आउटलुक डेटा फ़ाइलें कहाँ स्थित हैं, और यदि आवश्यक हो तो आप उनका स्थान कैसे बदल सकते हैं।

यदि आप कुछ समय से आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं, तो आपने शायद पीएसटी फाइलों के बारे में सुना होगा। आउटलुक में प्रत्येक ईमेल बॉक्स का एक पीएसटी फ़ाइल के रूप में अपना डेटा स्टोर होता है, जिसमें सभी पत्र और पत्राचार, कैलेंडर चिह्न और अनुस्मारक सहेजे जाते हैं। PST फ़ाइल डेटा को की गई सेटिंग्स के आधार पर संपीड़ित और एन्क्रिप्ट किया जा सकता है या नहीं।

आपने देखा होगा कि PST फ़ाइल में जितना अधिक डेटा संग्रहीत होता है, मेल क्लाइंट उतनी ही धीमी गति से काम करना शुरू करता है। समय-समय पर, आउटलुक शुरू होने पर कम मेल क्लाइंट डेटा डाउनलोड करके इस घटना को कम करने के लिए पुराने संदेशों को संग्रहीत करने का सुझाव देता है।

साथ ही Outlook डेटा फ़ोल्डर में, हो सकता है कि आपको .ost एक्सटेंशन वाली फ़ाइल मिली हो। OST फाइलें पीएसटी फाइलों के समान कार्य करती हैं लेकिन अस्थायी ऑफ़लाइन ईमेल भंडारण के रूप में उपयोग की जाती हैं। मुद्दा यह है कि उपयोगकर्ता डिस्कनेक्ट किए गए ईमेल सर्वर (इंटरनेट कनेक्शन की कमी) के दौरान ओएसटी फ़ाइल से संदेशों का उपयोग कर सकता है, और कनेक्शन को फिर से शुरू करने के बाद, आउटलुक ने सब कुछ सिंक्रनाइज़ किया।

यही है, आउटलुक द्वारा एक पीएसटी फ़ाइल बनाई जाती है जब सभी ईमेल और पत्राचार स्थानीय कंप्यूटर पर संग्रहीत होते हैं, और एक ओएसटी फ़ाइल ईमेल होस्ट के साथ काम करते समय बनाई जाती है जो सभी ईमेल डेटा को एक दूरस्थ सर्वर (उदाहरण के लिए, जीमेल या आउटलुक) पर संग्रहीत करते हैं। कॉम). इस मामले में, OST फ़ाइल में केवल आपके ईमेल डेटा की एक स्थानीय प्रति होती है।

Outlook डेटा फ़ाइलें कहाँ संग्रहीत की जाती हैं

आउटलुक डेटा फ़ाइलों को कहाँ संग्रहीत किया जाता है यह प्रोग्राम के संस्करण पर निर्भर करता है। Outlook 2007 और 2010 डिफ़ॉल्ट रूप से सहेजता है PSTतथा ओएसटीएक फ़ोल्डर में फ़ाइलें एप्लिकेशन आंकड़ा:

सी:\उपयोगकर्ता\ उपयोगकर्ता नाम\AppData\Local\Microsoft\Outlook

आउटलुक 2013 से शुरू होकर, पीएसटी फ़ाइल का स्थान बदल गया है, और अब वे दस्तावेज़ फ़ोल्डर में संग्रहीत हैं। तो, आउटलुक 2013 और 2016 रखता है PSTनिम्न फ़ोल्डर में फ़ाइलें:

सी:\उपयोगकर्ता\ उपयोगकर्ता नाम\दस्तावेज़\आउटलुक फ़ाइलें

स्टोरेज फोल्डर देखें PSTया ओएसटीखाता-विशिष्ट फ़ाइल भी आउटलुक का उपयोग करके ही की जा सकती है। ऐसा करने के लिए, मेनू पर जाएं फ़ाइल / खातों की स्थापना.

खिड़की में अकाउंट सेटिंगडेटा फ़ाइलें टैब में, वह खाता चुनें जिसे आप देखना चाहते हैं (यदि एक से अधिक हैं) और क्लिक करें "फ़ाइल के स्थान को खोलें"

आउटलुक एक एक्सप्लोरर विंडो खोलेगा और उस फ़ोल्डर को दिखाएगा जहां PSTफ़ाइल (या ओएसटीफ़ाइल, यदि यह खाता एक का उपयोग करता है)।

आउटलुक डेटा संग्रहित करना

आउटलुक के साथ काम करने वाली मुख्य डेटा फ़ाइल खाता नाम फ़ाइल है। आप इस फाइल का आर्काइव या बैकअप कॉपी भी बना सकते हैं। आप स्वचालित डेटा संग्रह को कॉन्फ़िगर करके या डेटा को मैन्युअल रूप से संग्रहीत करके ऐसा कर सकते हैं।

स्वचालित डेटा संग्रह

आउटलुक डेटा के स्वचालित संग्रह को सेट करने के लिए, एप्लिकेशन खोलें और फ़ाइल टैब पर जाएं। पॉप-अप मेनू से आवश्यक खाते का चयन करें (यदि कई हैं)।

उसके बाद, क्लीनअप टूल्स पर क्लिक करें और मेनू आइटम चुनें।

बटन पर क्लिक करने के बाद, आउटलुक स्थापित मेलबॉक्स फ़ोल्डरों को संग्रहित करेगा। स्वतः संग्रह सेटिंग बदलने के लिए, बस किसी एक Outlook मेलबॉक्स फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और चुनें गुण / / .

बटन पर क्लिक करके डिफ़ॉल्ट संग्रह सेटिंग्स, आप डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स के साथ फ़ोल्डर आइटम को संग्रहीत करने के लिए सेट कर सकते हैं।

आउटलुक डेटा का मैन्युअल रूप से बैकअप लेना

यदि स्वचालित मेल संग्रह को कॉन्फ़िगर करने की कोई आवश्यकता नहीं है, तो यह मैन्युअल रूप से किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए, मेनू पर जाएं फ़ाइल / सफाई के उत्पाद / संग्रहालय.

खुलने वाले मेनू में, आवश्यक पैरामीटर सेट करें और क्लिक करें ठीक.

आउटलुक डेटा को संग्रहीत करने के दोनों वर्णित तरीकों के परिणामस्वरूप, मेल क्लाइंट डेटा संग्रह के साथ एक फ़ाइल बनाएगा, जिसे यदि आवश्यक हो तो वापस आयात किया जा सकता है।

किसी Outlook डेटा फ़ाइल का बैकअप लेना और उसे पुनर्स्थापित करना

साथ ही, मेल क्लाइंट के डेटा की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, आप Outlook डेटा फ़ाइल की बैकअप प्रतिलिपि बना सकते हैं। कॉपी करने के लिए काफी है ।PSTया .ostआपकी खाता फ़ाइल किसी अन्य ड्राइव या क्लाउड स्टोरेज में। ऐसा करने के लिए, वांछित फ़ाइल का स्थान खोलें PSTऔर इसे कॉपी करें।

इस तरह से कॉपी की गई डेटा फ़ाइल को पुनर्स्थापित करने के लिए, आउटलुक खोलें और पर जाएँ फ़ाइल / खोलें और निर्यात करें / आउटलुक डेटा फ़ाइल खोलें, और वांछित डेटा फ़ाइल का चयन करें।

एक नियम के रूप में, मेल क्लाइंट तुरंत डेटा फ़ाइलों के साथ फ़ोल्डर खोलता है।

उसके बाद, आउटलुक चयनित फ़ाइल से सभी डेटा प्रदर्शित करेगा PST, और आप हमेशा की तरह मेल का उपयोग करने में सक्षम होंगे। यदि अब आपको डेटा फ़ाइल की इस बैकअप प्रति का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है, तो इस डेटा को मेल क्लाइंट से हटाया जा सकता है।

टिप्पणी. जैसा कि आप आयात और निर्यात डेटा, फ़ाइलें और आउटलुक विकल्प विज़ार्ड में देख सकते हैं, आप केवल एक फ़ाइल से डेटा आयात कर सकते हैं। PST. अर्थात्, यदि आपका मेल खाता OST डेटा फ़ाइल का उपयोग करता है, तो वह इसे इस रूप में आयात नहीं कर पाएगा। ऐसा करने के लिए, आपको OST फाइल को में बदलना होगा PSTप्रारूप। आउटलुक में निर्मित टूल्स का उपयोग करते हुए, ऐसा रूपांतरण प्रदान नहीं किया जाता है, इसके लिए तृतीय-पक्ष सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें।

डिफ़ॉल्ट Outlook डेटा फ़ाइल संग्रहण फ़ोल्डर (.pst या .ost) को कैसे बदलें

यदि आपको अपनी आउटलुक फाइलों को सी ड्राइव से या सिर्फ अधिक सुविधाजनक स्थान पर ले जाने की आवश्यकता है, तो यह भी किया जा सकता है। केवल आप इस फ़ाइल को बाईं माउस बटन से पकड़कर कॉपी नहीं कर सकते। यदि आप ऐसा करते हैं, तो Outlook उस फ़ोल्डर में एक नई फ़ाइल बनाएगा जो डिफ़ॉल्ट रूप से के लिए सेट है PSTफ़ाइल और परिणामस्वरूप कुछ मेलबॉक्स जानकारी खो जाएगी। डेटा फ़ाइल को स्थानांतरित करने के लिए, आपको फ़ाइल को स्थानांतरित करने से पहले रजिस्ट्री का उपयोग करके Outlook फ़ाइलों को संग्रहीत करने के लिए डिफ़ॉल्ट स्थान बदलना होगा।

ध्यान. रजिस्ट्री संपादक एक ऐसा उपकरण है, जो यदि गलत तरीके से निष्पादित किया जाता है, तो ऑपरेटिंग सिस्टम को नुकसान पहुंचा सकता है, जिसके बाद इसका संचालन अस्थिर हो जाएगा। इसलिए, रजिस्ट्री संपादक के साथ कोई भी कार्य करते समय सावधान रहें, बल्कि कोई भी परिवर्तन करने से पहले उसकी एक बैकअप प्रति बनाएँ।

आउटलुक बंद करें और खोलें पंजीकृत संपादक.

बायीं तरफ पर पंजीकृत संपादकनिम्न पथ पर जाएं:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\

जहां 16.0 आपका आउटलुक संस्करण है।

इसके बाद, इस फ़ोल्डर में एक नई इकाई बनाएं। ऐसा करने के लिए, दाएँ विंडो में राइट-क्लिक करें और चुनें सृजन करना / विस्तार योग्य स्ट्रिंग पैरामीटर. नई इकाई का नाम बताएं "फोर्सपीएसटीपाथ".

कृपया ध्यान दें कि यदि आप के साथ काम कर रहे हैं ओएसटीफ़ाइल, आपको नाम के साथ एक इकाई बनाने की आवश्यकता है "फोर्सओस्टपाथ". अक्सर, उपयोगकर्ता दोनों इकाइयाँ बनाते हैं ताकि सभी Outlook फ़ाइलें एक ही फ़ोल्डर में संग्रहीत हों।

नई इकाई पर डबल क्लिक करें ( "फोर्सपीएसटीपाथ"या "फोर्सओस्टपाथ") और खुलने वाली प्रॉपर्टी विंडो में, उस फ़ोल्डर को निर्दिष्ट करें जहां आप आउटलुक डेटा फाइलों को सहेजना चाहते हैं, फिर क्लिक करें ठीक.

बंद करना पंजीकृत संपादक. उसके बाद, आउटलुक को एक नया बनाना चाहिए PSTनिर्दिष्ट नए फ़ोल्डर में फ़ाइल, और अब आप पुराने को स्थानांतरित कर सकते हैं PSTएक नए फ़ोल्डर में फ़ाइल। एक बार खुलने के बाद, आउटलुक को पहले की तरह काम करना चाहिए।

यदि आपके कंप्यूटर पर आउटलुक स्थापित है, तो आप इसका उपयोग ईमेल, संपर्क और कैलेंडर आइटम को एक ईमेल खाते से दूसरे में स्थानांतरित करने के लिए कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, आपके पास एक Office 365 मेलबॉक्स और एक Gmail खाता है। उन्हें आउटलुक में जोड़ा जा सकता है। आप अपने Gmail खाते से आइटम निर्यात करने और उन्हें अपने Office 365 मेलबॉक्स में आयात करने के लिए Outlook का उपयोग कर सकते हैं।

PST फ़ाइल बनाकर आइटम निर्यात करें। इस आउटलुक डेटा फ़ाइल में संदेश और अन्य आउटलुक आइटम हैं और इसे स्थानीय कंप्यूटर पर संग्रहीत किया जाता है। निर्यात के बाद आइटम आयात करने के तरीके के बारे में जानकारी के लिए, एक पीएसटी फ़ाइल से आउटलुक ईमेल, संपर्क और कैलेंडर आयात करें देखें।

आउटलुक से पीएसटी फ़ाइल में ईमेल, संपर्क और कैलेंडर निर्यात करें

निर्यात निर्देशों के निम्नलिखित सेटों में से किसी एक का उपयोग करें।

Office 365: किसी Office 365 मेलबॉक्स से .pst फ़ाइल में आइटम निर्यात करें

अपने Office 365 ईमेल खाते को किसी Outlook ऐप जैसे कि Office 365 के लिए Outlook, Outlook 2016, या 2013 में जोड़ें। फिर आप Outlook का उपयोग करके अपने Office 365 मेलबॉक्स में ईमेल, संपर्क और कैलेंडर आइटम ले जा सकते हैं।

Office 365 के बिना Outlook: Outlook आइटम्स को .pst फ़ाइल में निर्यात करें

किसी .pst फ़ाइल में सहेजे गए Outlook डेटा को किसी अन्य स्थान पर ले जाया जा सकता है। आप .pst फ़ाइल को OneDrive में सहेज सकते हैं और फिर उसे किसी नए कंप्यूटर पर डाउनलोड कर सकते हैं। आप पोर्टेबल मीडिया में भी सहेज सकते हैं और फिर अपने ईमेल, संपर्क और कैलेंडर को आउटलुक में आयात कर सकते हैं।

आउटलुक 2010: आउटलुक आइटम्स को पीएसटी फाइल में एक्सपोर्ट करना

आउटलुक 2007: आउटलुक आइटम्स को पीएसटी फाइल में एक्सपोर्ट करना

किसी .pst फ़ाइल में सहेजे गए Outlook डेटा को किसी अन्य स्थान पर ले जाया जा सकता है। .pst फ़ाइल को OneDrive में सहेजें, और फिर उसे अपने नए कंप्यूटर पर डाउनलोड करें। कहीं भी पहुंच के लिए पोर्टेबल मीडिया में सहेजें, और फिर अपने ईमेल, संपर्क और कैलेंडर को आउटलुक में आयात करें।

कौन सा डेटा निर्यात किया जाता है?
महत्वपूर्ण:यदि आप कैश्ड एक्सचेंज मोड का उपयोग कर रहे हैं, तो आउटलुक केवल उन वस्तुओं को निर्यात करेगा जो पहले से कैश में हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके कैश में पिछले 12 महीनों के आइटम होते हैं। 12 महीने से अधिक डेटा निर्यात करने के लिए, पहले कैश्ड एक्सचेंज मोड को अक्षम करें। अधिक जानकारी के लिए कैश्ड एक्सचेंज मोड चालू या बंद करें देखें।

मुझे पीएसटी फ़ाइल कब निर्यात (बैक अप) और आयात करनी चाहिए?