Сложные вопросы отражения коротких командировок. Сотрудник едет в командировку из другого города
№2, 2005
Бывают случаи, когда работнику нужно съездить по делам фирмы в другую местность буквально на один день. Считаются ли такие поездки командировками? Как их оплачивать? Можно ли возместить работнику оплату проезда, если он воспользовался услугами такси?
Командировкой не являются
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Например, работа водителей и курьеров.
Признается ли однодневная поездка командировкой?
Определение служебной командировки приведено в статье 166 Трудового кодекса РФ - это "поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы".
При этом конкретный срок командировки (ни минимальный, ни максимальный) не определен. В принципе возможна и однодневная поездка.
Как оформлять однодневные командировки?
Чтобы направить работника в командировку (даже в однодневную), руководитель турфирмы должен издать приказ по форме № Т-9 или № Т-9а, если в поездку направлено несколько работников. Данные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
А вот выписывать командировочное удостоверение на однодневные командировки необязательно. Это следует из пункта 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция "О служебных командировках в пределах СССР"). Она применяется до сих пор, правда, в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.
И конечно же, вернувшись из командировки, работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы (проездные билеты, документы на провоз багажа и т. д.)x.
Оплата расходов по однодневной командировке
По общему правилу, прописанному в статье 168 Трудового кодекса РФ, командированному
работнику возмещаются расходы:
- по проезду;
- по найму жилого помещения;
- связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- произведенные работником с разрешения работодателя.
Конечно, при однодневной командировке этот список несколько сокращается, к примеру, работнику не будет оплачиваться жилье. Но давайте разберем все по порядку.
РАСХОДЫ НА ПРОЕЗД
В пункте 12 Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР" прописано, что расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются работнику только в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования.
А в пункте 13 этой Инструкции указано, что, если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство может предложить сотруднику воспользоваться каким-то определенным транспортом. Например, чтобы проезд обошелся дешевле, предложить ему поехать на электричке, а не на маршрутке.
При этом Инструкция "О служебных командировках в пределах СССР" не разрешает оплачивать работнику проезд на такси (прямой запрет на это - в п. 12). Хотя Трудовой кодекс РФ такого ограничения не устанавливает.
Нет его и в Налоговом кодексе РФ. В частности, в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ в целях налогообложения прибыли принимаются все расходы на проезд командированного работника к месту командировки и обратно.
Тем не менее Минфин России в письме от 26 января 2005 г. № 03-03-01-04/2/15 также указывает на то, что расходы по проезду на такси в целях налогообложения прибыли не учитываются. Хотя стоит напомнить, что несколько лет назад он придерживался иной точки зрения. Так, в письме от 14 ноября 2001 г. № 04-04-06/472 минфиновцы указывали, что проезд на такси можно отнести к компенсационной выплате командированному работнику и, согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, не удерживать с такой оплаты налог на доходы физических лиц. В принципе выводы, приведенные в этом письме, хотя они касались налога на доходы физических лиц, справедливы и для налога на прибыль, и для ЕСН (а также для страховых взносов в ПФР). База для начисления взносов в ПФР та же, что и по ЕСН (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").
Как лучше оформить поездку на личной машине
Если сотрудник решил воспользоваться в командировке личным транспортом, с ним следует заключить договор аренды или договор безвозмездного пользования его автомобилем. Тогда бухгалтер турфирмы сможет включить стоимость бензина и ГСМ, израсходованных за время командировки, в состав прочих расходов, принимаемых в целях налогообложения прибыли. Такую операцию можно оформить и как использование личного транспорта работника в служебных целях. В этом случае работнику положена фиксированная компенсация, которая принимается в целях налогообложения прибыли по нормам, установленным в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Отметим, что эти выводы справедливы и для турфирм, применяющих "упрощенку" (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
Но здесь есть одно существенное "но". Даже если вы решите руководствоваться ранней позицией Минфина России, вам необходимо документально подтвердить проездные расходы работника: квитанциями, кассовыми чеками, билетами.
Поэтому если работник воспользовался услугами частника, который, конечно же, не выдаст ему никаких документов об оплате проезда, тогда не может идти речи и о том, чтобы в целях налогообложения считать такие выплаты компенсационнымиx.
ПримерСотрудники турфирмы "Мир" (туроператор) Муратов и Рубашина были направлены в однодневную командировку из Кургана в Тюмень. Туда и обратно они были доставлены на такси фирмы "Городок". У бухгалтера турфирмы "Мир" имеется договор с фирмой "Городок", а также акт об оказании транспортных услуг и кассовый чек, подтверждающий оплату за проезд на такси. Его стоимость составила 3000 руб.
В учете турфирмы "Мир" бухгалтер отразит данную операцию следующими проводками:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 3000 руб. - выданы подотчетным лицам деньги на такси;ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
- 3000 руб. - отражены расходы на проезд в такси в составе командировочных расходов работников (после утверждения авансового отчета).Без счета-фактуры НДС с расходов к вычету из бюджета не принимается.
СУТОЧНЫЕКак следует из пункта 15 Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР", если работник направлен в однодневную командировку, суточные ему не выплачиваются. Если же они были выплачены, их сумму следует включить в совокупный доход работника для целей исчисления налога на доходы физических лиц (как его дополнительный доход). При этом выплаченную сумму нельзя учесть для целей налогообложения прибыли. Поэтому начислять с суточных ЕСН и взносы в Пенсионный фонд РФ не надо (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).
"Кадровый вопрос", 2011, N 7
СЛОЖНЫЕ ВОПРОСЫ ОТРАЖЕНИЯ КОРОТКИХ КОМАНДИРОВОК
В практической деятельности компании случается, что служебная поездка работника ограничена территорией одного населенного пункта. Как квалифицируется данная поездка и можно ли считать это командировкой, вы узнаете из настоящей статьи.
Чтобы разобраться с данным вопросом, обратимся к ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ), содержащей понятие служебной командировки.
Из указанной нормы трудового законодательства следует, что под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом ТК РФ прямо выводит из состава служебных командировок служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в силу чего не считается командировкой работа курьеров, торговых агентов, работников сервисных служб, водителей-дальнобойщиков, проводников, стюардесс и так далее и тому подобное.
Аналогичные разъяснения на этот счет дают и контролирующие органы, о чем свидетельствует Письмо Минфина России от 18 августа 2008 г. N 03-03-05/87, Письмо УФНС России по г. Москве от 1 марта 2010 г. N 16-15/020874 и ряд других.
Причем понятие "командировки" распространяется лишь на тех физических лиц, которые связаны с организацией трудовыми отношениями, регулируемыми, как известно, трудовым договором, заключаемым между работодателем и работником. На это указывают как нормы самой ст. 166 ТК РФ, так и п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 (далее - Постановление N 749).
Содержание трудового договора определено ст. 57 ТК РФ, из положений которой следует, что местом постоянной работы сотрудника фирмы считается место расположения организации (ее обособленного подразделения), работа в котором обусловлена трудовым договором. Причем это могут быть как головной офис компании, так и ее структурное подразделение, расположенное в другой местности. В последнем случае в трудовом договоре, заключаемом с работником, оговаривается, что местом работы сотрудника является обособленное подразделение организации, расположенное по адресу, отличному от местоположения самой организации. Поэтому для сотрудников, работающих в обособленных подразделениях фирм, поездка в головную организацию также будет являться служебной командировкой и наоборот. Сегодня это прямо предусмотрено п. 3 Постановления N 749, в котором сказано, что поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Более того, сегодня командировками финансисты признают даже поездки сотрудников компаний, работающих на дому, в головной офис и обратно, на что указывает Письмо Минфина России от 10 мая 2011 г. N 03-03-06/1/284.
Заметим, что в отличие от ст. 57 ТК РФ Постановление N 749 не содержит каких-либо указаний на то, что место расположения обособленного подразделения должно быть расположено в иной местности, в силу чего можно приравнять к служебной командировке и поездку сотрудника в обособленное подразделение своей организации для выполнения служебного поручения в пределах одного населенного пункта. Иными словами, можно считать командировкой даже служебную поездку сотрудника в обособленное подразделение своей организации, расположенное в одном административно-территориальном пункте, например в городе. Правда, для признания такой поездки командировкой необходимо одновременное выполнение двух условий:
Поездки не носят постоянного характера;
Работник не относится к категории лиц с разъездным характером работы.
В то же время деловая практика свидетельствует о том, что служебные поездки работников в пределах одного населенного пункта признаются командировками крайне редко.
Другое дело, если обособленное подразделение компании расположено в ином населенном пункте, пусть даже в пригороде, расположенном на незначительном расстоянии от города, добраться до которого сотрудник может лишь с помощью пригородного транспорта (электричкой, автобусом или как-то иначе). Напомним, что понятие городских и пригородных перевозок определено в ст. 4 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", согласно которой к городским перевозкам относятся перевозки, осуществляемые в границах населенного пункта, а к пригородным - осуществляемые между населенными пунктами на расстояние до пятидесяти километров включительно между границами этих населенных пунктов.
В части пригородного железнодорожного сообщения к пригородным поездам относятся поезда, следующие на расстояние не более 200 км, состоящие из вагонов с местами для сидения, на что указывают Критерии определения категорий поездов для перевозки пассажиров в зависимости от скорости их движения и расстояния следования, утвержденные Приказом Минтранса России от 18 июля 2007 г. N 99.
Здесь поездка сотрудника, направляемого по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, рассматривается работодателем как служебная командировка без каких-либо оговорок. Следовательно, имеются все основания для возмещения всех командировочных расходов, в том числе и расходов на проезд, под которыми в Постановлении N 749 в общем случае понимаются расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта.
Обратите внимание! Кто ездил в командировку, тот знает, что, как правило, место проживания, например гостиница, и место расположения организации, куда направлен работник, не совпадают. Представить ситуацию, когда за рядовым командированным сотрудником приезжает служебный транспорт принимающей стороны, можно с трудом, поэтому сотрудники, как и все остальные граждане, добираются от места проживания до места нахождения организации городским транспортом. В силу этого возникает законный вопрос: можно ли возместить такие "проездные" расходы командированного лица?
Согласно Положению N 749 - нет, ведь данный нормативно-правовой акт содержит ограниченный состав транспортных расходов, согласно которому возмещение иных расходов на транспорт не предусмотрено. Тем не менее возместить такие расходы все-таки можно. И сделать это позволяет сам ТК РФ. Судите сами. Перечень командировочных расходов, подлежащих возмещению, приведен в ст. 168 ТК РФ, причем он является открытым, так как среди поименованных командировочных расходов значатся в том числе "иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя". На основании этого организация-работодатель вправе включить в свой состав возмещаемых командировочных расходов расходы на проезд городским транспортом. Единственное, что должна сделать организация, - включить данное положение в коллективный договор или в свое положение о командировках. При этом нужно прописать и порядок их возмещения.
Вместе с тем, чтобы иметь возможность учесть такие расходы при налогообложении, нужно, чтобы они удовлетворяли условиям ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ), то есть имели свое экономическое обоснование, а также соответствующее документальное подтверждение. Если расходы на проезд командированного сотрудника городским транспортом в месте командировки отвечают критериям ст. 252 НК РФ, то на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ компания-работодатель может их учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Кстати, о том, что учесть такие "проездные" расходы можно в составе возмещаемых командировочных расходов, говорит и сам Минфин России, на что, в частности, указывает его Письмо от 21 июля 2011 г. N 03-03-06/4/80.
Аналогичной точки зрения по данному вопросу придерживаются и суды, о чем свидетельствует Постановление ФАС Московского округа от 5 июля 2010 г. N КА-А40/6676-10 по делу N КА-А40/101594/09-114-716.
Обратите внимание! Если речь идет о пригородных командировках, то у работника имеется возможность возвращаться домой ежедневно. Однако вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника в каждом конкретном случае решается руководителем компании с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Если служебное поручение не может быть выполнено в течение одного дня, а ежедневный возврат сотрудника не дает ему полноценного отдыха, то по решению руководства сотрудник вправе не возвращаться домой ежедневно. В этом случае работнику расходы по найму жилого помещения возмещаются в общем порядке.
В то же время служебное задание может быть рассчитано и на один день. В этом случае имеет место так называемая однодневная командировка сотрудника.
Особенность российских однодневных командировок состоит в том, что при таких поездках выплата суточных запрещена. Пунктом 11 Постановления N 749 определено, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. В то же время ст. 168 ТК РФ определено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются организацией самостоятельно и закрепляются либо коллективным договором, либо иным нормативным документом фирмы. Поэтому не исключено что организация в своем нормативном документе, например, в положении о командировках, предусмотрит выплату суточных по однодневным поездкам.
Правда, в этом случае фирме придется смириться с тем, что учесть такие суточные при определении налога на прибыль ей вряд ли удастся, ведь запрет, установленный п. 11 Постановления N 749, основан не на пустом месте, а на том, что суточные покрывают личные расходы работника, проживающего вне места постоянного жительства, свыше 24 часов. В противном случае выплата суточных не может рассматриваться как обоснованный расход и, как следствие, учитываться для целей налогообложения.
Такой вывод можно сделать на основании разъяснений налоговиков, содержащихся в Письме УФНС России по г. Москве от 10 февраля 2006 г. N 20-12/11312. Согласны с такой точкой зрения и суды, на что указывает Постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2006 г. по делу N А05-5899/2005-12.
Причем при выплате однодневных суточных у организации могут возникать налоговые риски по налогу на доходы физических лиц. Несмотря на то что из самой гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ это не вытекает, налоговики рассматривают такие выплаты в качестве налогооблагаемых доходов физического лица и требуют удержания НДФЛ. Заметим, что арбитражная практика по этому вопросу не является однозначной. Одни суды соглашаются с доводами налоговых органов, о чем свидетельствуют, например, Постановление ФАС Уральского округа от 29 июня 2009 г. N Ф09-4274/09-С2 по делу N А76-22879/2008-54-785/5, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 19 мая 2009 г. по делу N А32-2910/2008-29/78-56/24. Другие, напротив, считают требования контролеров неправомерными, на что указывает, в частности, Постановление ФАС Центрального округа от 27 мая 2008 г. по делу N А62-4451/2007.
В силу того что вопрос удержания НДФЛ с суточных, выплаченных при однодневных командировках, остается неурегулированным, компании придется самостоятельно решать вопрос о том, будет ли она признавать эти суммы налогооблагаемым доходом физического лица.
Учитывая то что в пользу налоговиков склоняются и высшие судебные инстанции, о чем свидетельствует, например, Определение ВАС Российской Федерации от 22 октября 2009 г. N ВАС-13740/09 по делу N А76-22879/2008-54-785/5, заметим, что неудержание НДФЛ с однодневных суточных представляется очень рискованным.
Аналогичная ситуация касается и обложения однодневных суточных страховыми взносами, порядок исчисления и уплаты которых регулируется нормами Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ).
Из ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ вытекает, что суточные, признаваемые компенсационными выплатами, не облагаются страховыми взносами. Вместе с тем ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ не уточняет, распространяется ли данная норма на суточные, выплачиваемые при длительных командировках, или ею можно воспользоваться и в части однодневных командировок.
Так как контролирующие органы на этот счет хранят молчание, а арбитражная практика по этому поводу пока не сложилась, то, по мнению автора, лучше начислить страховые взносы на однодневные суточные, чем потом доказывать свою точку зрения в суде. Причем не факт, что арбитры согласятся с мнением компании-работодателя. Ведь даже в условиях взимания единого социального налога, который, по сути, был заменен страховыми взносами, арбитражная практика по налогообложению однодневных суточных не была однозначной. Так, например, в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 16 августа 2007 г. по делу N А28-1084/2007-3/29 было сказано, что выплата таких суточных влечет за собой обязанность по начислению ЕСН. Вместе с тем в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 13 марта 2008 г. по делу N А56-17909/2007 судом был сделан противоположный вывод.
Обратите внимание! Если речь идет об однодневной заграничной командировке, то выплата суточных не запрещена. Так, п. 20 Постановления N 749 определено, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию России в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой внутренними нормативными документами компании для зарубежных командировок.
Минздравсоцразвития России разъяснило в пользу работников вопрос о суточных: командированный сотрудник имеет право на такую выплату, даже если отправлен по служебной надобности в населенный пункт, где прописан.Компания для себя тоже может сделать положительный вывод: выплаты суточных в такой ситуации учитывают в расходах при расчете налога на прибыль. Минфин России, как выяснил эксперт «ДК», не возражает. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РФ от 30.03.09 № 22-2-1100)
Опубликованное письмо пригодится многим компаниям - повсюду трудятся работники, имеющие регистрацию по месту пребывания (так называемую временную регистрацию) в том городе, где находится организация-работодатель. Если иногороднего сотрудника направляют в командировку туда, где он прописан (имеет регистрацию по месту жительства), возникает вопрос: а нужно ли выплачивать суточные?
На него впервые официально ответили специалисты Минздравсоцразвития России. Компания должна выплатить работнику суточные за время нахождения в служебной поездке даже в том случае, если он командирован туда, где прописан.
Логика рассуждений следующая. Командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ). При этом работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду, найму жилья, а также суточные - дополнительные затраты, связанные с проживанием работника вне постоянного места жительства*. Обратите внимание, что специалисты Минздравсоцразвития имеют в виду не адрес прописки, указанный в паспорте, а место фактического проживания.
* Статья 167 ТК РФ, пункт 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).
Подтвердить, что сотрудник постоянно живет в том населенном пункте, где находится компания-работодатель, могут следующие документы: свидетельство о регистрации гражданина по месту пребывания, договор аренды жилого помещения, трудовой договор, в котором приведены адрес организации и график работы.
Для решения вопроса о выплате суточных важен другой аспект: может ли сотрудник каждый день возвращаться к месту постоянного жительства. Если нет, то суточные необходимо выплатить. По мнению Минздравсоцразвития России, вопрос о возможности ежедневно ездить туда-обратно решает не сам работник, а руководитель организации.
Выплаченные суточные компания сможет учесть при расчете налога на прибыль. Причем в полном размере. Ведь с этого года глава 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ не ограничивает размер суточных, которые относятся на расходы при определении налоговой базы (подп. 12 п. 1 )**.
** Изменения в подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ внесены Федеральным законом от 22.07.08 № 158-ФЗ.
С такой позицией согласна и Татьяна Мякишева, консультант отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России :
Если работник не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, то есть туда, где находится организация, расходы на выплату суточных могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций. Эти затраты включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей.
Один и тот же счет-фактура может быть одновременно и бумажным, и электронным
Налоговая служба разрешила продавцам, выставившим покупателю счет-фактуру на бумаге, не распечатывать второй экземпляр документа, оставляемый у себя, а хранить его в электронном виде. Но при этом он обязательно должен быть подписан усиленной квалифицированной ЭП руководителя/главного бухгалтера/уполномоченных лиц.
Счет-фактура: строку «идентификатор госконтракта» можно не заполнять
С 01.07.2017 года в счетах-фактурах появилась новая строка 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Естественно, заполнять этот реквизит нужно лишь при его наличии. В противном случае эту строку можно просто оставить пустой.
Заполняем расчет по взносам в необычных ситуациях
Как нужно отражать в расчете по взносам те или иные показатели, сказано в Порядке его заполнения. Но у плательщиков на практике встречаются ситуации, когда в этом документе не всегда удается найти ответ на свой вопрос.
Штраф за представление пояснений по НДС не по установленной форме можно оспорить
Налогоплательщики, обязанные сдавать НДС-декларацию в электронном виде, и пояснения к ней в ответ на требования налоговиков должны направлять по ТКС. Существует утвержденный формат для таких электронных пояснений. Но как следует из недавнего решения ФНС, даже если пренебречь установленным форматом, штрафа быть не должно.
Главная → Бухгалтерские конференции → → Сотрудник едет в командировку из другого города
ИНТЕРНЕТ-КОНФЕРЕНЦИЯ
23.05.2016 - 31.05.2016
Сложные расходы: командировочные и представительские
Сотрудник едет в командировку из другого города
Анастасия:
— Наш учредитель -иностранец.(Индия).прописка в Иркутске а живет по факту в Москве, юрид.адрес нашего ООО в гор.Иркутске, а в Москве представительство.На режим "УСНО 15%"Зарплату он получает от Иркутска (в Москве числятся другие сотрудники).ВОПРОС: он часто ездит по разным странам, все его вылеты из Москвы,могу ли я на расходы брать его билеты и гостиницы,если он не из ИРкутска вылетает? (ведь его трудов.договор место Иркутск?)
«Главная книга»:
— Как можно предположить из Вашего вопроса, работник, чьим постоянным местом работы согласно трудовому договору является Иркутск, часто вылетает в командировки из Москвы. В таком случае учитывать в составе расходов его затраты на проезд и проживание можно, но советуем прописать возможность выезда в командировку не из места (а также возвращения не к месту) постоянной работы в Положении о командировках или ином локальном нормативном акте вашей организации.
Дело в том, что формально днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее - Положение). Налоговый кодекс также говорит, что в состав прибыльных расходов включаются расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подп.12 п.1 ст. 264 НК РФ).
При этом есть разъяснения Минфина о том, что организация вправе учесть расходы на проезд в командировку из места проведения работником отпуска (Письма Минфина России от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545, от 08.12.2010 N 03-03-06/1/762). А в части НДФЛ Минфин высказался еще шире: в НК «не содержится ограничений в отношении освобождения от налогообложения сумм возмещения расходов на проезд командированных сотрудников в зависимости от места, из которого осуществляется направление их в командировку» (Письмо Минфина от 16.10.2015 N 03-04-06/59443).
Из чего можно сделать вывод, что требование о выезде из места постоянной работы не должно рассматриваться налоговиками как императивное в плане налогового учета.
Данную позицию можно подкрепить и нормативно. Так, вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем (п.4 Положения). А фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам (п.7 Положения). Таким образом, если работодатель не против, работник может выехать и из другого места нахождения.
Кроме того, перечень налоговых расходов на командировки не закрыт (подп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ). Следовательно, можно учесть и иные расходы, если они обоснованны и подтверждены документально (п.1 ст. 252 НК РФ). В случае разногласий с проверяющими вам поможет и Положение о командировках, в котором будет прописана такая возможность. Ведь в ТК прямо сказано, что порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).
Какие командировочные расходы должен оплатить наниматель? Почему при оплате билетов на транспорт или за проживание банковской карточкой для отчетности бухгалтерия требует выписку движения средств по карт-счету? Почему наниматель требует бронировать жилье и оплачивать билеты только банковской карточкой сотрудника, который отправляется в командировку?
сайт собрал несколько простых вопросов о командировках, найти ответы на которые помогли юристы корпоративной практики адвокатского бюро REVERA.
Что считать командировкой?
Служебная командировка — это поездка на определенный срок по распоряжению нанимателя для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Обязательное условие — поездка проходит в другую местность (то есть поездка в пределах одного города — не командировка).
Чем командировка по Беларуси отличается от зарубежной?
В основном — большей суммой командировочных и более строгой отчетностью об их использовании. Есть и другие отличия: например, при поездке за границу командировочные могут выдаваться в иностранной валюте.
В отличие от командировок по Беларуси обязательно иметь при себе задание на служебную командировку.
Какие командировочные расходы должен оплатить наниматель?
Не позднее чем за день до командировки наниматель обязан выдать работнику денежный аванс. Аванс должен покрывать проезд в обе стороны, аренду жилья и суточные (как правило, это расходы на питание, общественный транспорт и т.д.).
Что касается расходов, которые наниматель обязан возместить, здесь есть свои нюансы. Так, если у работника есть право на бесплатный проезд или в командировку он едет на служебном авто, то транспортные расходы туда и обратно ему не возмещаются. И если принимающая либо направляющая сторона оплачивает питание, то суточные выдают только в размере 50% от нормы.
А вот расходы на мобильную связь в суточные чаще всего не включаются. Здесь все решается по договоренности с нанимателем, но в целом, он имеет право не возмещать их. Чтобы наниматель возместил другие расходы, нужно согласовать их заранее.
По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет и возвращает остаток денег, если он будет. Если потраченная сумма превышает размер аванса, но расходы работника обоснованы и он может подтвердить их, наниматель может возместить эту сумму.
Во избежание возможных споров лучше указывать конкретные виды расходов, подлежащих возмещению, в приказе (распоряжении) нанимателя о направлении работника в командировку.
Все правила возмещения командировочных расходов по Беларуси можно посмотреть в соответствующей инструкции .
Решение о возмещении указанных в отчете расходов принимает только руководитель?
По общему правилу — да, руководитель. В каждой отдельной ситуации все зависит от того, кто может исполнять обязанности руководителя по распоряжению денежными средствами: в госорганах обычно действуют специальные положения, в частных организациях — локальные нормативные правовые акты (например, должностная инструкция заместителю директора).
Тем не менее, если руководитель знает, что будет отсутствовать, ему лучше оформить разовую доверенность на одного из своих подчиненных, чтобы тот смог утвердить отчет и возместить расходы.
Для подтверждения расходов нужны только оригинальные документы? А если они утеряны?
К примеру, если сотрудник ехал в поезде, таким подтверждением может быть чек из купе-ресторана или из магазина на конечной станции. Если и таких документов нет, тогда расходы компенсируют по минимальной стоимости проезда. Она рассчитывается по формуле: рекомендуемая норма расстояния перевозок пассажиров и грузов * тариф за 1 км.
Например, работника направили в командировку из Минска в Бобруйск. Сегодня рекомендуемая норма расстояния перевозок между этими городами составляет 150 км. Тариф на перевозки на региональных линиях экономкласса составляет 0,016 BYN/км. Таким образом, работнику выплатят 2,4 рубля за проезд в одну сторону.
Если у сотрудника нет оригинальных документов, подтверждающих оплату жилья, за каждый день командировки ему возместят 2,5 рубля.
Почему при оплате билетов на транспорт или проживания банковской карточкой для отчетности требуют выписку движения средств по карт-счету?
Законодательство устанавливает, что для возмещения расходов на общественный транспорт (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту нужны подлинные проездные документы.
Для возмещения расходов по найму жилья также требуются подлинные документы, подтверждающие эти расходы, — чеки, квитанции.
Наниматель, конечно, вправе запросить выписку движения средств по счету. Но даже если в ней не будет информации об аренде, так как сотрудник расплачивался наличными и у него есть чек, наниматель будет обязан возместить этот расход.
Почему в бухгалтерии требуют бронировать жилье и оплачивать билеты только банковской карточкой сотрудника, который едет в командировку?
Во внутренних документах компании могут быть свои правила на этот счет. Тем не менее они не должны противоречить законодательству. Если вы документально подтвердили свои расходы, наниматель обязан их возместить независимо от того, оплачивались ли они вашей зарплатной карточкой или чьей-то другой.
Другое дело, когда наниматель перечисляет деньги для командировки на специальную корпоративную дебетовую карточку — тогда все расходы должны оплачиваться с нее.
Суммы суточных отличаются для работников частных и госкомпаний?
Нет. Министерство финансов устанавливает единый для всех размер компенсации суточных. К примеру, при командировке по Беларуси эта сумма составляет 7 рублей в сутки. Эти нормы работают как для государственных, так и для частных компаний. По усмотрению нанимателя суточные могут устанавливаться и в большем размере.
Как начисляется зарплата во время командировки?
Зарплата считается как при обычной работе, вне зависимости от того, сколько дней длится командировка и сколько часов в день вам приходится работать в ней. Плюс, конечно, работнику возмещаются командировочные расходы.
Компенсируют ли расходы на командировку, если сотрудник забыл поставить отметку о своем пребывании?
Компенсируют. С одной стороны, любой документ, исходящий от юрлица, принято скреплять печатью. С другой, законодательство безоговорочно требует ее лишь в некоторых случаях: оформление доверенности от имени юрлица, выдача копии любых исходящих документов и др. То есть, сугубо с точки зрения законодательства, отсутствие печати на документе не лишает его юридической силы.
Базово, для того, чтобы документ имел юридическую силу, на нем должны быть:
наименование организации или структурного подразделения, дата, регистрационный индекс, подпись.
Существуют ли ограничения на максимальную сумму суточных?
Наниматель может установить любую сумму компенсации. Главное — она не должна быть меньше аналогичных сумм, установленных для бюджетных организаций.
Сотрудникам, работа которых связана с постоянными разъездами, командировку можно оформлять?
Служебные поездки курьеров, водителей и других сотрудников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считается командировкой. Командировку на таких оформить можно, но в период командировки таким работникам не будет выплачиваться надбавка за разъездной или подвижной характер.Первым днем командировки считается дата отправления транспорта?
Первым днем командировки считается день отправления поезда, самолета, автобуса из места постоянной работы, а последним — день приезда.
Если самолет вылетает в 23.55 1 января, то начало командировки — 1 января. При вылете в 00.05 командировка начнется 2 января. Расходы в последний день командировки возмещаются так же, как и в остальные дни.
Если ваш самолет/поезд отправляется в середине рабочего дня или прибывает до его начала, то вопрос, во сколько закончить работу и приходить ли вообще, решается по договоренности с нанимателем.
Командировочные на неполные сутки оформляются так же, как и любая другая командировка, — приказом (распоряжением) нанимателя. Командировка некоторых госслужащих может оформляться постановлением.
Какие документы у работника в обязательном порядке должны быть с собой в командировке?
Если командировка в пределах Беларуси, то законодательно никаких документов для этого не требуется. Для заграничных командировок обязательно служебное задание.