Aranjarea călătoriilor de afaceri cu transportul oficial. Cum să reglementezi călătoriile de afaceri

, managing partner al firmei de avocatura BLS.

Unii angajați călătoresc periodic la misiune în alt oraș sau regiune. Dar unde sunt ei în acest moment: într-o călătorie de afaceri sau într-o călătorie oficială? Practica arată că există confuzii în definiții.

Călătoria de afaceri și călătoria oficială: diferențierea conceptelor

Potrivit legii, o călătorie de afaceri este trimiterea unei persoane în misiune pentru o anumită perioadă de timp în afara locului de muncă permanent. Călătoriile de afaceri sunt mai dificile. Motivul dificultăților este că acestea nu sunt reglementate în Codul Muncii al Federației Ruse. Artă. 166 din Codul Muncii al Federației Ruse explică doar că astfel de călătorii ale angajaților care au o natură de călătorie a muncii nu sunt călătorii de afaceri.

În practică călătorie de afaceriînseamnă că îndeplinirea sarcinilor de serviciu este asociată cu călătoriile regulate în anumite limite. În primul rând, se leagă de cei care muncesc din greu „pe teren”. Aceștia sunt, de exemplu, curierii, agenții de asigurări, reprezentanții medicali, supraveghetorii. Dar adesea doresc să considere mișcările lor drept călătorii de afaceri. Dar există lacune legislative și lipsuri documentele necesare poate crea riscuri complet inutile pentru angajatori.

În primul rând, există riscul de management. Angajații care călătoresc solicită periodic ca călătoriile de afaceri să fie recunoscute ca deplasări de afaceri și rambursarea cheltuielilor în conformitate cu legea. Evident, gestionarea angajaților dacă călătoriile nu sunt reglementate este mult mai dificilă. În al doilea rând, există riscul de litigii. După ce nu a reușit să atingă obiectivul, angajatul poate merge în instanță pentru a cere rambursarea cheltuielilor. În cele din urmă, dificultăți cu rambursarea de la Fond asigurări sociale RF. Dacă documentele corporative nu indică posibile accidente în timpul călătoriilor de afaceri, va fi dificil să se dovedească legătura incidentului cu producția și să se primească plățile solicitate de la Fondul de asigurări sociale pentru lucrătorii accidentați.

Vă rugăm să rețineți că călătoriile de afaceri pot fi mai convenabile pentru angajatori. În primul rând, angajații ar trebui plătiți în timpul călătoriilor în funcție de salariu, și nu în funcție de câștigul mediu. Diurna se plătește numai dacă o persoană trebuie să petreacă noaptea departe de casă. În plus, nu este nevoie să solicitați acordul scris de la un angajat cu legături de familie și să pregătiți o comandă de expediere pentru fiecare călătorie. Și în foaia de pontaj este indicat ca zile lucrătoare normale, scutindu-te de bătăi de cap inutile. Dar pentru a evalua aceste beneficii, totul trebuie reglementat clar.

Hârtii

În primul rând, verificați regulamentele interne care descriu aranjamentele de călătorie. Vă recomandăm întocmirea unui „Regulament privind caracterul de călătorie a muncii” și să menționeze în acesta:

  1. Lista de locuri de muncă, profesii și poziții cu caracter de călătorie. Disponibilitatea unei liste - cerință obligatorie, în conformitate cu partea 2 a art. 168.1 Codul Muncii al Federației Ruse.
  2. Procedura de planificare și coordonare a călătoriilor cu managerul. Planurile de lucru săptămânale sau lunare ale angajaților vă vor permite să controlați călătoriile și să vă țină la răspundere pentru mișcările necoordonate.
  3. De preferat și vederi alternative transport. În funcție de distanță sau de accesibilitatea transportului, puteți specifica diverse opțiuni(corporate, publice) pentru a evita cheltuielile inutile și a reduce riscul de accidente.
  4. Caracteristici de interacțiune și metode de comunicare între un angajat și un manager în timpul unei călătorii pentru a controla sau înregistra timpul de lucru (dacă nu există geolocalizare).
  5. Termenul și procedura de depunere a raportului privind o călătorie de afaceri.
  • Natura de călătorie a muncii și munca pe drum sunt concepte diferite. Angajatul dvs. nu lucrează în timp ce mașina se mișcă, ci pur și simplu se mișcă între punctele muncii sale și este mai bine să documentați această nuanță.
  • Distanța nu este inclusă în orele de lucru, de exemplu, „170 km este timpul de călătorie până la serviciu”. Daca distanta este mai mare, surplusul este inclus in programul de lucru.
  • Limitele și lista de cheltuieli, procedura de aprobare și compensare, documente de confirmare a cheltuielilor.
  • Procedura de determinare a posibilității de întoarcere zilnică la domiciliu și costurile de închiriere a locuinței.
  • Indemnizație zilnică pentru călătorii de mai multe zile.

În contractul de muncă al unui salariat călător, este necesar să se indice natura muncii în conformitate cu art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse și determină teritoriul sau distanța. De exemplu, „un angajat i se atribuie o natură de călătorie a muncii. Călătoriile de afaceri sunt efectuate în toată Moscova și în regiunea Moscovei.” Călătoriile pe distanțe mai lungi sau în afara regiunii vor fi considerate călătorii de afaceri.

Claritatea acestui teritoriu are un scop important. În cazul unui accident rutier și al unui control neprogramat al Inspectoratului de Stat, va fi necesar să se dovedească faptul că incidentul are legătură cu producția. Dacă dovediți acest lucru, angajatul sau rudele acestuia vor primi toate beneficiile și compensațiile necesare de la Fondul de Asigurări Sociale. Nu este greu de ghicit că Fondul încearcă să nu recunoască astfel de cazuri ca fiind industriale și să nu plătească despăgubiri. Prin urmare, completarea tuturor documentelor complet și corect vă protejează atât pe dumneavoastră, cât și pe angajații dumneavoastră.

În concluzie, să fim atenți la un detaliu. Mulți oameni cred că un angajat care călătorește face telecommuting în mod implicit. Dar asta nu este adevărat. În cazul în care reprezentantul dumneavoastră regional are un caracter de călătorie, dar nu a fost încheiat un acord de lucru la distanță, va trebui să:

  • oferi unei persoane îngrijiri spitalicești locul de munca, și, prin urmare, deschideți o reprezentanță în regiune, chiar dacă nu există;
  • conduită evaluare specială conditii de munca;
  • decideți cum să faceți schimb de documente cu un angajat. Conform Codului Muncii al Federației Ruse, gestionarea electronică a documentelor este posibilă cu angajații la distanță, dar nu și cu angajații obișnuiți.

Într-un fel sau altul, o vizită de afaceri într-un alt oraș sau regiune este un eveniment major. Ar trebui să fie un mijloc de dezvoltare a afacerii, nu un risc suplimentar. Aceasta înseamnă că trebuie să fie organizat corect. Și atunci vei putea completa corect documentele și vei răspunde cu încredere la întrebările angajaților, inspectorilor GIT și instanței, dacă cazul îi vine.

Copierea și orice prelucrare a materialelor de pe site este interzisă


Este necesar să se țină cont de călătoriile de afaceri și deplasările oficiale ale angajaților. O călătorie de afaceri este o călătorie efectuată de un angajat la ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent. La rândul său, locul de muncă permanent este considerat a fi o organizație sau unitate structurală în care salariatul îndeplinește sarcinile funcționale care îi sunt atribuite prin contractul de muncă cu caracter permanent.

ținerea evidenței personalului

Călătoriile de afaceri ar trebui să fie diferențiate de călătoriile de afaceri ale angajaților a căror activitate permanentă se desfășoară pe drum, are caracter de călătorie, se desfășoară pe teren sau este asociată cu activități expediționare. Asemenea conditii de munca sunt normale pentru ei, intrucat au fost reflectate initial in contractul de munca.

Atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, angajatorul trebuie să țină cont de o serie de cerințe legale, deoarece încălcarea acestora poate duce la amenzi substanțiale și/sau suspendarea administrativă a activităților. Codul Muncii prevede anumite garanții pentru un angajat care este trimis într-o călătorie de afaceri - păstrarea locului de muncă, câștigul mediu, rambursarea cheltuielilor. Există categorii de angajați care, conform Codului Muncii al Federației Ruse, nu pot fi trimiși deloc în călătorii de afaceri (de exemplu, femeile însărcinate sau minorii sub 18 ani), precum și categoriile cărora li se permite trimiterea. numai cu acordul scris (de exemplu, femeile cu copii sub 3 ani).

După ce managerul ia decizia de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, este pregătit un pachet corespunzător de documente.

  1. Se întocmește o misiune oficială cu o declarație detaliată a scopului călătoriei, semnată de manager. La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să completeze coloana „Scurt raport privind finalizarea sarcinii”. Aici puteți descrie munca depusă, dar neînregistrată pe hârtie (căutarea clienților, participarea la prezentări, desfășurarea negocierilor). Supraveghetor unitate structurală verifică raportul salariatului, face notă de finalizare și pune semnătura și data acestuia.
  2. Pe baza atribuirii oficiale, este pregătită o comandă pentru a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri. Angajatul trebuie să fie familiarizat cu acest document contra primire.
  3. Descarcat certificat de călătorie, care indică ora sosirii la destinație și ora plecării de acolo. Dacă un angajat a trebuit să viziteze diferite locuri, atunci data și ora sosirii și plecării trebuie introduse în fiecare dintre ele. Aceste mărci sunt certificate prin semnătura persoanei responsabile și sigiliul firmei la care a fost trimis angajatul. Pe baza acestor note, se determină timpul efectiv petrecut într-o călătorie de afaceri și valoarea compensației bănești. Textul certificatului de călătorie coincide practic cu textul comenzii de expediere într-o călătorie de afaceri. Angajatorul are dreptul să nu elibereze ambele documente deodată, ci să se limiteze la unul dintre ele. De exemplu, dacă un angajat nu este trimis la o anumită companie, ci cu scopul de a colecta informații, de a găsi clienți, de a crea o rețea de puncte de vânzare a mărfurilor, atunci certificatul de călătorie își pierde sensul. Reprezentanțele și sucursalele companiilor străine nu trebuie să elibereze un certificat de călătorie este suficientă.
  4. În departamentul de contabilitate, un angajat completează un raport în avans cu transfer cheltuieli de călătorie(inclusiv diurnele) și indică detaliile documentelor justificative. De exemplu, acestea pot include: plata pentru călătoria la locul călătoriei de afaceri și cazare la hotel, cheltuieli suplimentare de divertisment pentru angajat etc.

Principalul criteriu de calificare a unei călătorii de afaceri este caracterul real munca permanenta a salariatului. Exemple de profesii care implică lucrul pe drum: mecanic de tren electric, conductor, însoțitor de bord etc. Constructorii sau geologii lucrează în domeniu. Munca șoferilor, agenților de asigurări și curierii implică călătorii constante.

Dacă locul tău de muncă permanent nu implică deplasări, călătoria va fi considerată o călătorie de afaceri. Un exemplu ar fi o călătorie a contabilului șef la o nouă sucursală pentru a înființa contabilitatea.


verificarea dosarelor de personal

Există multe posturi și profesii care implică atât munca de birou, cât și călătoriile de afaceri. De exemplu, munca unui manager de vânzări, marketer, ajustator de echipamente, depanator de programe de calculator. Pe de o parte, călătoriile unor astfel de angajați pot fi, de asemenea, clasificate drept călătorii de afaceri - la urma urmei, ei le fac periodic, petrecând cea mai mare parte a timpului de lucru la birou. Pe de altă parte, călătoriile de afaceri fac parte din rutina lor zilnică. responsabilități de serviciu. Prin urmare, astfel de călătorii pot fi considerate legate de natura călătoriei lucrării.

Erorile în contabilizarea călătoriilor de afaceri și a călătoriilor oficiale sunt adesea identificate când. Pentru a evita astfel de erori în menținerea documentației, este mai bine ca compania să întocmească o listă separată a angajaților cu caracter de călătorie a muncii - și să o aprobe prin ordin al șefului organizației, printr-un regulament local sau printr-un contract colectiv. .

Multe profesii necesită întâlniri de afaceri și implică călătorii constante și călătorii de afaceri. Unele profesii și poziții pot necesita mutarea temporară într-o altă locație. Capitolul 24 din Codul Muncii al Federației Ruse este dedicat soluționării problemelor legate de aceste relații dintre angajat și angajator.

Călătorie de afaceri (articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Trimiterea unui angajat pentru a îndeplini o sarcină de producție într-o organizație care se află într-o zonă diferită sau aceeași cu locul principal de muncă se numește călătorie de afaceri.

Locul principal de muncă este o organizație sau o unitate structurală a unei organizații în care salariatul îndeplinește funcția care îi este atribuită printr-un contract de muncă cu caracter permanent.

Ce nu este o călătorie de afaceri?

Cursurile de pregătire avansată și recalificarea unui angajat nu sunt considerate o călătorie de afaceri. De asemenea, o călătorie de afaceri nu include deplasarea unui angajat pentru o anumită perioadă de timp către o altă unitate structurală dacă aceasta este situată în aceeași zonă cu locul principal de muncă. Munca trebuie să corespundă calificării, specialității sau funcției salariatului, iar condiția transferului este stipulată prin contractul de muncă.

Munca asociată cu călătoriile constante sau călătoriile în natură nu include conceptul de călătorie de afaceri în profesii precum șofer, dirijor și altele, conceptul de călătorie de afaceri există.

Procedura de înregistrare a unei călătorii de afaceri și compensarea cheltuielilor în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse

Călătorie de afaceri diferă de un transfer temporar la un alt loc de muncă prin faptul că transferul necesită acordul prealabil scris al angajatului. În cazul unei călătorii de afaceri, un astfel de acord nu este necesar, direcția se face de către șeful organizației și se formalizează prin decret sau ordin. Se întocmește un ordin sau o instrucțiune privind o călătorie de afaceri care indică profesia călătorului, unitatea structurală, scopul, locul și ora călătoriei.

O comandă (instrucțiune) este baza pentru eliberarea unui certificat de călătorie, care este un document care atestă timpul în care un angajat se află într-o călătorie de afaceri. Certificatul de călătorie indică ora de sosire și de plecare către o anumită destinație, aceasta este necesară pentru întocmire raport prealabilși confirmarea cheltuielilor de călătorie.

Misiunea oficială întocmită de șeful departamentului în care lucrează călătorul stă la baza trimiterii angajatului într-o călătorie de afaceri. Este atribuirea postului care determină durata călătoriei de afaceri, scopul acesteia și locul unde este trimis angajatul. Pe baza unei astfel de sarcini, serviciul de personal al întreprinderii emite un ordin sau o instrucțiune de a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri.

Un angajat care se întoarce dintr-o călătorie de afaceri trebuie să întocmească un scurt raport cu privire la munca prestată. După aceea, o concluzie privind finalizarea sarcinii este convenită cu șeful unității structurale, care este aprobată de șeful organizației. Un raport prealabil, un raport privind finalizarea unei misiuni oficiale și un certificat de călătorie sunt furnizate de către angajat departamentului de contabilitate. În cazul în care suma cheltuielilor pentru o călătorie de afaceri este cunoscută în avans, managerul are dreptul de a autoriza plata acestora fără a furniza documente justificative. În acest caz, la sosirea angajatului dintr-o călătorie de afaceri, doar un certificat de călătorie executat corect este predat departamentului de contabilitate. Dacă se schimbă momentul unei călătorii de afaceri, se face o recalculare adecvată.

Ziua plecării într-o călătorie de afaceri este ziua plecării unui avion, autobuz, tren sau alt vehicul de la locul de muncă permanent al călătorului de afaceri, ziua sosirii este ziua sosirii vehiculului selectat pentru călătoria către locul de muncă permanent. Dacă vehiculul este trimis înainte de 24 de ore inclusiv - ziua plecării într-o călătorie de afaceri este ziua curentă, după 0 ore - a doua zi. Găsirea unei stații, aeroport sau port în afara granițelor decontare, implică faptul că se ia în considerare timpul necesar deplasării la locul călătoriei de afaceri. Ziua de sosire a unui angajat dintr-o călătorie de afaceri la locul său de muncă permanent se calculează în același mod (clauza 7 Instrucțiuni privind călătoriile de afaceri).

Munca în zilele de sărbătoare și în weekend în timpul unei călătorii de afaceri se plătește luând în considerare compensația pentru munca în weekend și sărbători în conformitate cu art. 153 Codul Muncii al Federației Ruse.

Trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri într-o zi liberă îi oferă posibilitatea de a-și lua o zi de odihnă la sosire. Dacă un angajat trebuie să se prezinte la serviciu în ziua plecării sau a sosirii dintr-o călătorie de afaceri, este convenit cu angajatorul.

Potrivit art. 167 din Codul Muncii al Federației Ruse, un angajat trimis într-o călătorie de afaceri este garantat să-și păstreze locul de muncă și poziția, rambursarea tuturor cheltuielilor asociate călătoriei de afaceri și castigurile medii. Adică, în timpul unei călătorii de afaceri, angajatului i se plătește salariul sau tariful.

Cheltuieli asociate cu călătoriile de afaceri:

  • voiaj;
  • inchiriere de spatii rezidentiale;
  • alte cheltuieli legate de locuirea în afara locului de reședință permanentă;
  • alte cheltuieli (efectuate numai cu cunoștința și permisiunea angajatorului).

Călătorie de afaceri

Acest tip de călătorie este inerent mai multor tipuri de profesii, cum ar fi: lucrători din transportul feroviar, fluvial, aerian și auto, angajați ai instituțiilor Ministerului Federației Ruse pentru Apărare Civilă, situatii de urgentași ajutor în caz de dezastre, lucrătorii organizațiilor de circ și întreprinderile forestiere și forestiere.

Cheltuielile rambursate angajatului aferente deplasarilor de afaceri sunt exact aceleasi cu cheltuielile de deplasare de afaceri. Valoarea rambursării pentru astfel de cheltuieli este stabilită de local reglementări, contractul colectiv și contractele de muncă (articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). Pentru munca legată de călătoriile de afaceri, rezoluțiile speciale ale Ministerului Muncii al Federației Ruse stabilesc indemnizații corespunzătoare.

Mutarea la muncă în altă zonă

Un acord preliminar între un angajat și un angajator de a se muta la muncă într-un alt loc îi oferă celui dintâi posibilitatea de a primi rambursarea costurilor de mutare și stabilire într-un nou loc de reședință. Cheltuielile de mutare pot fi înlocuite de către compania care furnizează angajatului un mijloc de transport adecvat. Cuantumul rambursării cheltuielilor se stabilește prin acordul părților la contractul de muncă.

Soluționarea problemelor de muncă între un angajat și un angajator este apanajul unui avocat de muncă. Datorită asistenței unui avocat de muncă, un angajat a cărui muncă implică călătorii de afaceri, călătorii sau mutare în altă locație poate conta pe compensarea cheltuielilor sale și plata indemnizațiilor corespunzătoare. Ajutorul unui avocat în probleme de muncă este șansa ta de a-ți îndeplini responsabilitățile de muncă pentru salariu decent și rambursarea cheltuielilor.

Cu stimă,

Victoria Derzhavina



Vă recomandăm să citiți