Архивиране на поща в Outlook. Архивиране на Outlook и възстановяване на входяща кутия

Въведение

Архивирането е един от най-важните фактори за безопасността на вашите данни, независимо дали става дума за файловете на уебсайта ви или архива на пощата ви. В това ръководство ще научите как да архивирате пощата си с помощта на три популярни имейл клиента.

Бърза навигация:

Преди да започнете този урок, струва си да разширите малко знанията си за протоколите за входяща поща и разликите между тях. Има два протокола за електронна поща: IMAP и POP3. Основната разлика е, че IMAP ви позволява да синхронизирате имейлите си на множество устройства, докато POP3 не.

Друг голям недостатък на POP3 е невъзможността за експортиране на изходящи имейли към имейл клиент. Затова се препоръчва да използвате протокола IMAP, ако вашият доставчик на електронна поща го позволява. За по-подробно обяснение на разликата между IMAP и POP3, погледнете .

Какво ще ви трябва

Преди да започнем това ръководство, ще ви трябва следното:

Достъп до контролния панел на хостинга.
Пощенски клиент.

Стъпка 1 — Събиране на данни от пощенския сървър

Първо, трябва да получите информация за вашия пощенски сървър. В контролния панел на Hostinger той може да бъде намерен в специален раздел. Следвайте тези стъпки, за да го получите:

Влезте в контролния панел на Hostinger и влезте Пощенски акаунтив полето за търсене.
Или намерете иконата Пощенски акаунтиВ глава пощаи щракнете върху него.

Кликнете върху бутона контролслед това пред вашия имейл акаунт Информация.

Ще се появи прозорец с всички необходими данни. Запишете ги или ги копирайте в текстов редактор на вашия компютър. Ще ни трябват по-късно.

Стъпка 2 — Архивиране на поща

След като получите необходимите данни за имейл сървъра, можете да продължите с настройката на вашия имейл клиент и архивиране на вашите имейли. По-долу можете да намерите 3 опции за това как да архивирате поща с помощта на различни имейл клиенти.

Вариант 1 - Резервна поща в Outlook

Нека започнем, като добавим вашия акаунт към Outlook. В този урок ще използваме Outlook 2016. За инструкции как да извършите този процес в по-стари версии на Outlook, вижте това ръководство.

Отворете Outlook и щракнете Файл → Добавяне сметка .

В прозореца, който се показва, изберете Ръчна настройка или допълнителни типове сървърии натиснете По-нататък.

Натиснете протокол POP или IMAP, тогава По-нататък.

В новия прозорец въведете данните, получени в първия стъпкаи натиснете бутона По-нататък.

За да завършите настройката, натиснете бутона Готов.

Кликнете Файл, изберете Отворете и експортирайтеи щракнете върху бутона Внос и износ.

В новия прозорец изберете опцията Експортиране във файли натиснете бутона По-нататък.

Изберете тип файл. В това ръководство ще използваме Файлове с данни на Outlook (.pst). Кликнете По-нататък.

Сега изберете своя имейл акаунт от списъка и щракнете отново По-нататък.

Накрая изберете папката за експортиране и щракнете върху бутона Готов.

Ще можете да намерите резервно копие на вашите имейли в избраната папка в .pstформат.

Архивирането на вашите имейли в Outlook е доста лесен процес и отнема само няколко минути.

Вариант 2 - Резервна поща в Thunderbird

Стартирайте Thunderbird и активирайте съветника за настройка на нов имейл акаунт. Ако за първи път стартирате Thunderbird, съветникът за настройка ще се появи автоматично. Можете също да го извикате, като щракнете върху бутона поща:

В първия прозорец изберете Пропуснете това и използвайте съществуващата ми пощатъй като вече имате имейл акаунт.

Сега въведете вашето име, имейл адрес, парола от него и щракнете Продължете.

В следващата стъпка Thunderbird ще се опита автоматично да извлече подробностите за пощенския сървър. В повечето случаи обаче този процес не работи. Следователно трябва да въведете данните ръчно. Просто въведете данните от първия стъпкаи натиснете бутона Повторен тест. Ако не получите никакви грешки, щракнете върху бутона Готов.

Сигурно сте забелязали, че Thunderbird не показва нито едно от вашите съобщения в момента. За да изтеглите вашите съобщения от сървъра, щракнете върху бутона Получавайте съобщения.

Вие успешно конфигурирахте вашия Thunderbird клиент. Сега нека да преминем към архивиране на вашите имейли. Това може да е малко трудно, тъй като Thunderbird няма вградена функция за експортиране на съобщения. Въпреки това има заобиколно решение:

Създайте нова папка на вашия компютър и я наименувайте Архивиране на поща.
В Thunderbird отидете до пощенската папка, която искате да архивирате.
Използвайте CTRL + A (CMD + A за MacOS)за да изберете всички съобщения в папка.
Щракнете с десния бутон върху съобщенията и изберете опция Запази като…

Изберете създадената от вас папка като място за запис.
Това е всичко, Thunderbird автоматично ще експортира всички избрани имейли във формата eml.

Успешно завършихте архивирането на всичките си входящи имейли и ги запазихте на вашия компютър.

Опция 3 - Резервна поща в Mac Mail

Потребителите на MacOS могат да архивират поща с помощта на Mac Mail клиента. Следвайте тези стъпки, за да добавите своя имейл акаунт към Mac Mail:

Стартирайте Mac Mail и изберете Поща → Добавяне на акаунт.
Следваща опция Други имейл акаунти...и натиснете бутона Продължете.

Въведете данните за вашия имейл сървър от Етап 1и натиснете Да вляза.

Ако данните, които сте въвели, са правилни, Mac Mail ще влезе във вашия имейл акаунт и ще изтегли най-новите ви имейли.

Процесът на архивиране на имейли в Mac Mail е много прост:

Щракнете с десния бутон върху папката с нужните букви и изберете Експортиране на пощенска кутия.

Изберете местоположение за експортиране на вашите имейли и щракнете върху бутона Избирам.
Mac Mail експортира вашите имейли като mboxархив.

Това е всичко, успешно сте архивирали пощата си с помощта на Mac Mail клиента. формат mboxподдържан от повечето основни имейл клиенти. Следователно не би трябвало да имате проблеми, ако решите да прехвърлите имейлите си към други имейл клиенти.

Заключение

В този урок научихте как да архивирате поща с помощта на 3 различни имейл клиента. Също така придобихте знания за основните разлики между POP3 и IMAP протоколите.

Стандартният пакет Microsoft Office 2007 включва програма за работа с електронна поща Outlook. Този пакет е инсталиран на повечето работни компютри, така че е задължително системните администратори да могат да настройват и запазват имейл кореспонденцията на своите потребители.

От време на време се налага прехвърляне на потребителски данни на друг компютър, включително електронна пощаили преинсталирайте операционна системана същия работен компютър. И преди да изтриете старата си програма за електронна поща или да форматирате твърдия си диск, трябва да запазите вашите имейл съобщения и адресната книга на Outlook.

Архивирайте Outlook 2007 и Outlook 2010

За разлика от архивирането на Outlook Express, можете да архивирате своя имейл и адресна книга в Outlook 2007 и Outlook 2010, като използвате вградената функция Запазване във файл.

Препоръка:не запазвайте резервно копие на вашия имейл на дял на твърдия диск, който се конвертира или почиства. В повечето случаи това е устройство C. Запишете pst файла в други дялове на устройството, или на преносимо устройство за съхранение, или на мрежово хранилище.

Възстановете имейл от pst файл

След преинсталиране на Windows или когато прехвърляте поща на друг компютър, можете да възстановите всички пощенски данни от резервно копие (.pst файл).

Всички имейли и имейл контакти ще бъдат възстановени така, както са били, когато са били записани във файл.

Потребителите на пощенския клиент на Outlook доста често се сблъскват с проблема със запазването на имейли, преди да преинсталират операционната система. Този проблем е особено остър за онези потребители, които трябва да запазят важна кореспонденция, независимо дали лична или служебна.

Подобен проблем се отнася и за онези потребители, които работят на различни компютри (например на работа и у дома). В такива случаи понякога е необходимо да прехвърляте писма от един компютър на друг и не винаги е удобно да правите това като обикновено препращане.

Ето защо днес ще говорим за това как можете да запазите всичките си писма.

Всъщност решението на този проблем е много просто. Архитектурата на пощенския клиент на Outlook е такава, че всички данни се съхраняват в отделни файлове. Файловете с данни имат разширение .pst, докато имейл файловете имат разширение .ost.

По този начин процесът на запазване на всички букви в програмата се свежда до факта, че трябва да копирате тези файлове на USB флаш устройство или друг носител. След това, след преинсталиране на системата, файловете с данни трябва да бъдат заредени в Outlook.

Така че нека започнем с копирането на файла. За да разберете в коя папка се съхранява файлът с данни, трябва:

1. Отворете Outlook.

2. Отидете в менюто "Файл" и в секцията с информация отворете прозореца с настройки на акаунта (за да направите това, изберете съответния елемент в списъка "Настройки на акаунта").

Сега остава да отидете в раздела "Файлове с данни" и да видите къде се съхраняват необходимите файлове.

За да отидете в папка с файлове, не е необходимо да отваряте Explorer и да търсите тези папки в него. Просто изберете желания ред и щракнете върху бутона „Отваряне на местоположението на файла ...“.

Сега копираме файла на USB флаш устройство или друг диск и можете да продължите да преинсталирате системата.

За да върнете всички данни на мястото им след преинсталиране на операционната система, трябва да следвате същите стъпки, както е описано по-горе. Само в прозореца „Настройки на акаунта“ трябва да кликнете върху бутона „Добавяне“ и да изберете предварително запазените файлове.

По този начин, след като прекарахме само няколко минути, ние запазихме всички данни на Outlook и сега можем спокойно да продължим да преинсталираме системата.

Като ги архивирате или архивирате, както и начини за възстановяване на файлове с данни на Outlook (.pst или .ost) от архив или архив.

В края на краищата, независимо дали използвате Outlook, за да създавате и изпращате имейли, импортирате контакти от Gmail в адресната книга на вашия имейл клиент или използвате неговата адресна книга, създавате задачи или бележки в календара в него, това означава, че вашият имейл клиент съхранява много ценни данни . В тази връзка е полезно за всеки потребител на Outlook да знае как да защити и запази данните си, за да избегне загубата им в бъдеще.

Съдържание:

Контролен панел за поща

Първо, нека да разгледаме контролния панел и настройките на Outlook Mail, които можете да използвате, за да настроите своя имейл клиент в Windows. За да го отворите, отидете в контролния панел на компютъра и изберете секцията поща.

В отворения прозорец Настройка на пощатаналични са три секции: Сметки, Файлове с данни, Конфигурации.

Избирането на първите два елемента отваря същия прозорец Настройки на имейл акаунт, само с различни раздели, в които можете да добавите акаунт, да видите мястото за съхранение на данните на всеки имейл акаунт, да ги възстановите или промените.

За да добавите акаунт към Outlook, щракнете върху бутона Сметки, и в отметката електронна пощащракнете Създавайте.

Ако трябва да извършите определени действия с данните на конкретен имейл акаунт, отидете в раздела Файлове с данникъдето можете да направите следното:

Добавете или премахнете файл с данни.
Инсталирай Опции за файл с данни.
В това меню, наред с други функции, има функция за намаляване на размера на файла с данни, което ще бъде полезно, ако такъв файл "ще нарастне"до големи размери и ще заемат много място на твърдия диск на вашия компютър. За да направите това, щракнете върху менюто Параметрибутон Компресирайте.
Задайте файла с данни като основен по подразбиране.
Отворете местоположението на файла (файл с данни), като щракнете върху съответния бутон.

Файлове с данни на Outlook (.pst и .ost)

Най-често потребителят не трябва да знае къде пощенският клиент на Outlook съхранява своите данни. Но ако трябва да архивирате данните на вашия имейл клиент или да ги прехвърлите на друго устройство, за да спестите или освободите свободно място на твърдия диск на вашия компютър, трябва да знаете местоположението му.

Outlook съхранява имейл съобщения от всеки имейл акаунт в .pstили .ostфайл, но местоположението на такъв файл зависи от версията на използвания имейл клиент. В тази статия ще покажем къде се намират файловете с данни на Outlook и как можете да промените местоположението им, ако е необходимо.

Ако сте използвали Outlook от известно време, вероятно сте чували за PST файлове. Всяка имейл кутия в Outlook има собствен хранилище на данни под формата на PST файл, в който се записват всички писма и кореспонденция, календарни бележки и напомняния. PST файловите данни могат да бъдат компресирани и криптирани или не, в зависимост от направените настройки.

Може би сте забелязали, че колкото повече данни се съхраняват в PST файла, толкова по-бавно започва да работи пощенският клиент. От време на време Outlook предлага архивиране на по-стари съобщения, за да се намали това явление чрез изтегляне на по-малко данни от пощенски клиент, когато се стартира.

Освен това в папката с данни на Outlook може да сте попаднали на файл с разширение .ost. OST файловете имат подобна функция на PST файловете, но се използват като временно офлайн хранилище за имейли. Въпросът е, че потребителят може да използва съобщенията от OST файла по време на изключен имейл сървър (липса на интернет връзка), а след възобновяване на връзката Outlook синхронизира всичко.

Тоест PST файл се създава от Outlook, когато всички имейли и кореспонденция се съхраняват на локалния компютър, а OST файл се създава при работа с имейл хостове, които съхраняват всички имейл данни на отдалечен сървър (например Gmail или Outlook. com). В този случай OST файлът просто съдържа локално копие на вашите имейл данни.

Къде се съхраняват файловете с данни на Outlook

Къде се съхраняват файловете с данни на Outlook зависи от версията на програмата. Outlook 2007 и 2010 записва по подразбиране PSTи OSTфайлове в папка AppData:

C:\Потребители\ Потребителско име\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Започвайки с Outlook 2013, местоположението на PST файла се промени и сега те се съхраняват в папката Documents. И така, Outlook 2013 и 2016 запазват PSTфайлове в следната папка:

C:\Потребители\ Потребителско име\Documents\Outlook файлове

Вижте папка за съхранение PSTили OSTфайл, специфичен за акаунт, може да се направи и с помощта на самия Outlook. За да направите това, отидете в менюто Файл / Създаване на акаунти.

В прозореца Настройки на акаунтав раздела Файлове с данни изберете акаунта, който искате да видите (ако има повече от един) и щракнете „Отваряне на местоположението на файла“

Outlook ще отвори прозорец на Explorer и ще покаже папката, където PSTфайл (или OSTфайл, ако този акаунт използва такъв).

Архивиране на данни от Outlook

Основният файл с данни, с който Outlook работи, е файлът с името на акаунта. Можете също така да създадете архив или резервно копие на този файл. Можете да направите това чрез конфигуриране на автоматично архивиране на данни или чрез ръчно архивиране на данни.

Автоматично архивиране на данни

За да настроите автоматично архивиране на данни на Outlook, отворете приложението и отидете на раздела Файл. Изберете необходимия акаунт от изскачащото меню (ако има няколко).

След това щракнете върху Инструменти за почистване и изберете елемента от менюто.

След като щракнете върху бутона, Outlook ще архивира инсталираните папки на пощенската кутия. За да промените настройките за автоматично архивиране, просто щракнете с десния бутон върху една от папките на пощенската кутия на Outlook и изберете Имоти / / .

Като щракнете върху бутона Настройки за архивиране по подразбиране, можете да зададете елементите на папката да бъдат архивирани с настройките по подразбиране.

Ръчно архивиране на данни от Outlook

Ако няма нужда да конфигурирате автоматично архивиране на поща, това може да се направи ръчно. За да направите това, отидете в менюто Файл / Почистващи препарати / Архив.

В менюто, което се отваря, задайте необходимите параметри и щракнете Добре.

В резултат на двата описани начина за архивиране на данни на Outlook, пощенският клиент ще създаде файл с архив на данни, който може да бъде импортиран обратно, ако е необходимо.

Архивиране и възстановяване на файл с данни на Outlook

Освен това, за да гарантирате безопасността на данните на пощенския клиент, можете да създадете резервно копие на файла с данни на Outlook. Достатъчно за копиране .pstили .ostфайла на вашия акаунт на друг диск или облачно хранилище. За да направите това, отворете местоположението на желания файл PSTи го копирайте.

За да възстановите файл с данни, копиран по този начин, отворете Outlook и отидете на Файл / Отворете и експортирайте / Отворете файла с данни на Outlookи изберете желания файл с данни.

По правило пощенският клиент веднага отваря папката с файловете с данни.

След това Outlook ще покаже всички данни от избрания файл PSTи ще можете да използвате пощата както обикновено. Ако вече не е необходимо да използвате това резервно копие на файла с данни, тези данни могат да бъдат изтрити от пощенския клиент.

Забележка. Както можете да видите в съветника за импортиране и експортиране на данни, файлове и опции на Outlook, можете да импортирате данни само от файл. PST. Тоест, ако вашият имейл акаунт използва OST файл с данни, той няма да може да го импортира в тази форма. За да направите това, ще трябва да конвертирате OST файла в PSTформат. С помощта на инструментите, вградени в Outlook, такова преобразуване не се предоставя; за това използвайте софтуер на трети страни.

Как да промените папката за съхранение на файлове с данни на Outlook по подразбиране (.pst или .ost)

Ако трябва да преместите вашите Outlook файлове от C устройство или просто на по-удобно място, това също може да се направи. Само че не можете просто да копирате този файл, като го задържите с левия бутон на мишката. Ако го направите, Outlook ще създаде нов файл в папката, която е зададена по подразбиране за PSTфайл и в резултат част от информацията за пощенската кутия ще бъде загубена. За да преместите файл с данни, трябва да промените местоположението по подразбиране за съхраняване на файлове на Outlook с помощта на регистъра, преди да преместите файла.

внимание. Редакторът на системния регистър е инструмент, който, ако се изпълнява неправилно, може да повреди операционната система, след което нейната работа ще стане нестабилна. Затова бъдете внимателни, когато извършвате каквито и да било действия с редактора на системния регистър, а по-добре създайте негово резервно копие, преди да правите промени.

Затворете Outlook и отворете Редактор на регистъра.

Отляво Редактор на регистъраотидете на следния път:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\

където 16.0 е вашата версия на Outlook.

След това създайте нова единица в тази папка. За да направите това, щракнете с десния бутон в десния прозорец и изберете Създавайте / Разширяем параметър на низ. Назовете новата единица "ForcePSTPath".

Моля, имайте предвид, че ако работите с OSTфайл, трябва да създадете единица с името "ForceOSTPath". Често потребителите създават и двете единици, така че всички файлове на Outlook да се съхраняват в една и съща папка.

Кликнете два пъти върху новата единица ( "ForcePSTPath"или "ForceOSTPath") и в прозореца със свойства, който се отваря, посочете папката, в която искате да запишете файлове с данни на Outlook, след което щракнете Добре.

близо Редактор на регистъра. След това Outlook трябва да създаде нов PSTфайл в посочената нова папка и сега можете да прехвърлите стария PSTфайл в нова папка. След отваряне Outlook трябва да работи както преди.

Ако имате инсталиран Outlook на вашия компютър, можете да го използвате за прехвърляне на имейли, контакти и елементи от календара от един имейл акаунт в друг.

Например имате пощенска кутия на Office 365 и акаунт в Gmail. Те могат да се добавят към Outlook. Можете да използвате Outlook, за да експортирате елементи от вашия акаунт в Gmail и да ги импортирате във вашата пощенска кутия на Office 365.

Експортирайте елементи чрез създаване на PST файл. Този файл с данни на Outlook съдържа съобщения и други елементи на Outlook и се съхранява на локалния компютър. За информация как да импортирате елементи след експортиране вижте Импортиране на имейли, контакти и календар на Outlook от PST файл.

Експортирайте имейли, контакти и календар от Outlook в PST файл

Използвайте един от следните набори инструкции за експортиране.

Office 365: Експортирайте елементи от пощенска кутия на Office 365 в .pst файл

Добавете своя имейл акаунт в Office 365 към приложение на Outlook, като например Outlook за Office 365, Outlook 2016 или 2013. След това можете да премествате имейли, контакти и елементи от календара във вашата пощенска кутия на Office 365 с помощта на Outlook.

Outlook без Office 365: Експортирайте елементи на Outlook в .pst файл

Данните на Outlook, записани в .pst файл, могат да бъдат преместени на друго място. Можете да запишете .pst файла в OneDrive и след това да го изтеглите на нов компютър. Можете също да запазите на преносим носител и след това да импортирате своя имейл, контакти и календар в Outlook.

Outlook 2010: Експортиране на елементи от Outlook в PST файл

Outlook 2007: Експортиране на елементи от Outlook в PST файл

Данните на Outlook, записани в .pst файл, могат да бъдат преместени на друго място. Запишете .pst файла в OneDrive и след това го изтеглете на новия си компютър. Запазете на преносим носител за достъп навсякъде и след това импортирайте вашия имейл, контакти и календар в Outlook.

Какви данни се експортират?
Важно:Ако използвате кеширан режим на Exchange, Outlook ще експортира само елементи, които вече са в кеша. По подразбиране вашият кеш съдържа елементи от последните 12 месеца. За да експортирате повече от 12 месеца данни, първо деактивирайте кеширания режим на обмен. Вижте Включване или изключване на кеширан режим на Exchange за повече информация.

Кога трябва да експортирам (архивирам) и импортирам PST файл?