Comment émettre une commande pour un remboursement volontaire de vacances à l'avance

L'employé a été rappelé d'un congé. Pendant la période de vacances, il doit être payé une aide matérielle. Est-il possible de déduire du salaire les indemnités de vacances payées en trop, ainsi que le montant de l'aide matérielle due pour les vacances ?

Le droit de l'employeur de rappeler un employé de vacances est légalement établi, à condition que ce dernier y consente (article 125 du Code du travail de la Fédération de Russie). A partir du moment du départ anticipé au travail, l'employé doit être rémunéré pour le temps effectivement travaillé. Une partie de l'indemnité de vacances sous forme de gains moyens pour les jours de vacances non utilisés devient trop payée. L'employeur n'a pas le droit de déduire ce montant du salaire pour le temps travaillé après le rappel des vacances ou de la future indemnité de vacances, car il s'agira essentiellement d'une déduction et la loi ne prévoit pas une telle base de déduction.

Quant à la possibilité de retenir les indemnités de vacances payées en trop au détriment de l'aide matérielle aux vacances, notons ce qui suit. Le salaire d'un employé comprend la rémunération du travail en fonction des qualifications de l'employé, de la complexité, de la quantité, de la qualité et des conditions du travail effectué, ainsi que des indemnités (surtaxes et indemnités à caractère compensatoire) et des primes (versements supplémentaires et indemnités de nature stimulante, primes et autres paiements incitatifs) (article 129 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Pour les employeurs - organisations commerciales par toute réglementation actes juridiques il n'y a aucune obligation de payer une aide financière pour les vacances. Un tel paiement, puisqu'il n'aggrave pas la situation des salariés par rapport à la législation en vigueur, peut être prévu par un acte réglementaire local et (ou) une convention collective en vigueur dans l'organisation, ou des contrats de travail avec les salariés (partie 4 de l'article 8, partie 2 de l'article 9, partie 3 de l'article 41, partie 4 de l'article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie). Il est de nature gratuite, il est versé aux salariés quelles que soient la quantité et la qualité du travail dépensé, il n'est lié à l'exécution d'aucun travail, il n'est donc pas un salaire. Le paiement spécifié n'est pas non plus compensatoire, car il n'est pas lié aux conditions de travail. De plus, il ne peut être attribué à des primes d'encouragement, car il ne vise pas à stimuler l'employé à un résultat qualitatif du travail et ne sert pas non plus de récompense pour le travail effectué. À cet égard, l'aide financière aux vacances indiquée dans la question est un paiement social, elle ne s'applique pas aux salaires, par conséquent, dans cette situation, la limitation des retenues sur les salaires n'est pas applicable.

Cependant, l'obligation de l'employeur de se conformer aux réglementations locales, aux termes de la convention collective, des accords et des contrats de travail a été établie (partie 2 de l'article 22 du Code du travail de la Fédération de Russie). Puisque l'employeur a assumé l'obligation de verser une aide matérielle aux salariés pour les vacances, il ne peut manquer de la remplir à l'égard de tout salarié, y compris en réduisant le paiement spécifié au titre de l'indemnité de vacances payée en trop. Cela signifie que l'employeur n'a aucune base légale pour retenir les indemnités de vacances payées en trop et sur les montants de l'aide matérielle pour les vacances.

Il convient également de tenir compte du fait que les salaires et rémunérations équivalant à ceux-ci, ainsi que les autres sommes d'argent fournies à titre de moyens de subsistance, ne peuvent faire l'objet d'une restitution au titre d'enrichissement sans cause en l'absence de mauvaise foi de la part du bénéficiaire ou une erreur comptable (article 1109 du Code civil de la Fédération de Russie). La pratique judiciaire en général est d'avis qu'il est impossible de récupérer auprès d'un salarié le montant du paiement des vacances non utilisées si celui-ci n'a pas été perçu en raison de la mauvaise foi du salarié ou d'une erreur de comptage (arrêt d'appel de la commission d'enquête en matière civile de le tribunal régional de Krasnoïarsk du 22/06/2015 dans l'affaire n° 33-5779/2015, arrêt d'appel de la CI dans les affaires civiles du tribunal régional de Penza du 02/06/2015 dans l'affaire n° 33-1430/2015, arrêt du tribunal municipal de Moscou du 16/02/2015 n° 33-4915/15, décision de la CI dans les affaires civiles du tribunal municipal de Moscou du 14 octobre 2011 n° 33-33107/2011).

Ainsi, l'employeur n'a aucune base légale pour recouvrer en justice ou retenir les indemnités de vacances trop payées sur les salaires ou sur l'aide matérielle pour les vacances. Un employé ne peut que volontairement déposer de l'argent à la caisse de l'organisation ou le transférer sur un compte bancaire. Par conséquent, lors de la négociation avec l'employé d'un rappel de vacances, il est conseillé d'obtenir simultanément son consentement au retour volontaire du montant de l'indemnité de vacances pour les jours de vacances non utilisés.

Le matériel a été préparé par des experts du service de conseil juridique de l'entreprise

Réponse

Voyons ce qu'il faut faire à un comptable si un employé démissionne sans avoir calculé les jours de repos qu'il a utilisés. En particulier, est-il possible de retenir ce montant sur le règlement final ? Et si 20 % du montant du règlement ne suffisaient pas à rembourser la totalité de la dette ? Comment est calculé l'excédent de pécule de vacances ? Quels impôts doivent être ajustés et lesquels ne le sont pas ? Que dois-je faire si un employé démissionnaire refuse de rembourser l'excédent de paie de vacances?

Parfois, les vacances sont accordées, pour ainsi dire, à l'avance, dans l'espoir que l'employé travaillera ensuite sur les jours de repos qu'il a utilisés. Mais que se passe-t-il si lui, n'ayant pas travaillé ses vacances jusqu'au bout, décide d'arrêter?

Les vacances sont l'une des modalités d'exercice du droit au repos pour les salariés sous contrat de travail. En règle générale, la durée des vacances principales est de 28 jours calendaires et elles doivent être fournies annuellement (article 115 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Si un employé s'est récemment installé dans une organisation, le droit d'utiliser le congé pour la première année de travail ne lui est accordé qu'après six mois de travail continu chez cet employeur. Cependant, un congé par accord des parties peut être accordé à l'employé plus tôt (article 122 du Code du travail de la Fédération de Russie). Ainsi, le congé annuel payé peut être accordé au salarié à l'avance, même si l'année de travail n'a pas été entièrement travaillée par lui. Dans ce cas, on suppose que l'employé travaillera par la suite les jours non travaillés des vacances utilisées.

Mais que se passe-t-il si l'employé démissionne sans avoir travaillé les jours de repos qu'il a utilisés ? Un employé doit-il retourner une partie de l'indemnité de vacances qui tombe les jours de vacances non travaillés ? Essayons de comprendre.

Vous pouvez garder du calcul final

La Compagnie peut retenir le montant excédentaire de l'indemnité de vacances déjà payée sur le salaire versé à l'employé au moment du congédiement. Ce droit lui est conféré par l'art. 137 du Code du travail de la Fédération de Russie. Certes, le même article énonce les situations dans lesquelles une organisation n'a pas le droit de retenir une indemnité de vacances « supplémentaire » d'un employé (par exemple, si un licenciement survient en raison d'une réduction du personnel ou de la liquidation d'une entreprise).

Il convient également de tenir compte du fait que le montant des déductions est limité. Ainsi, selon l'art. 138 du Code du travail de la Fédération de Russie, le montant total de toutes les retenues pour chaque paiement de salaire ne peut dépasser 20%. C'est-à-dire que l'employeur ne pourra conserver que la partie de l'indemnité de congé supplémentaire qui correspond à la limite de 20 %. Pour retenir l'indemnité de vacances excédentaire des paiements de "licenciement", le consentement de l'employé n'est pas requis.

Soit dit en passant, le montant des retenues sur le salaire de l'employé est calculé à partir du montant restant après déductions fiscales (lettre du ministère de la Santé et du Développement social de la Fédération de Russie du 16 novembre 2011 n ° 22-2-4852).

La dette restante est volontaire

Et si 20 % du montant du règlement final ne suffisaient pas à rembourser la totalité de la dette de congés payés ?

La seule chose que l'entreprise peut faire est de demander à l'employé de rembourser volontairement le montant restant de la dette. Si ce dernier est d'accord, le remboursement peut être effectué en déduisant des 80% restants des indemnités de "licenciement", ou le salarié versera le montant requis à la caisse ou le transférera sur le compte courant de l'employeur.

Lors du prélèvement d'une dette sur le dernier salaire dû à un salarié partant, il n'est nullement nécessaire de scinder le prélèvement en deux montants dont l'un s'inscrit dans la limite des 20 %. Vous pouvez détenir la retenue à la fois en un seul montant. Mais l'entreprise doit recevoir une demande du salarié pour retenir le montant total de la dette de son calcul. Un tel document témoignera de la volonté de l'employé de disposer des un salaire. Dans ce cas, les dispositions de l'art. 138 du Code du travail de la Fédération de Russie sur une restriction de 20% ne doit pas être appliqué (lettre de Rostrud du 26 septembre 2012 n ° PG / 7156-6-1).

Que se passe-t-il si l'employé refuse de payer le reste de la dette ? Est-il possible de récupérer le montant requis par le biais du tribunal dans cette affaire ?

Malheureusement, il y a peu de chances que cela se produise. Dans la plupart des cas, les tribunaux estiment que l'entreprise ne peut pas légalement récupérer auprès du salarié le montant de l'indemnité de vacances pour les jours de repos non travaillés. Une telle position peut être vue dans les décisions de la Cour suprême de la Fédération de Russie du 12 septembre 2014 n ° 74-KG14-3, du 14 mars 2014 n ° 19-KG13-18, la décision d'appel de la ville de Moscou Cour du 4 décembre 2013 dans l'affaire n° 11-37421/2013. Cette position juridique a également été reflétée dans l'examen de la pratique judiciaire de la Cour suprême de la Fédération de Russie pour le troisième trimestre de 2013 (approuvé par le Présidium de la Cour suprême de la Fédération de Russie le 05.02.2014).

Par conséquent, si l'entreprise décide de ne pas aller en justice, elle a alors deux options. Premièrement, l'employeur remet à l'employé le reste de la dette. La seconde - le montant de la dette "se bloque" dans la comptabilité de l'organisation jusqu'à l'expiration du délai de prescription. La deuxième option est plus avantageuse en termes de fiscalité, mais nous en reparlerons plus en détail ci-dessous.

Calculer l'indemnité de vacances excédentaire

Tout d'abord, expliquons comment calculer le surplus de paye de vacances. Pour comprendre quelle partie de la paie de vacances est superflue, il est nécessaire de déterminer le nombre de jours de vacances non travaillés. Pour ce faire, vous devez calculer le nombre de jours de vacances qui tombent sur la période travaillée au cours de la dernière année de travail.

Lors du calcul des périodes de travail ouvrant droit au congé, les excédents inférieurs à un demi-mois sont exclus du calcul et les excédents supérieurs à un demi-mois sont arrondis au mois entier. Cette procédure est prescrite au paragraphe 35 du Règlement sur les vacances régulières et supplémentaires, approuvé par le NCT de l'URSS le 30 avril 1930 n ° 169.

Petrov A.I. a été engagé comme avocat par Unitech LLC le 14/01/2016. Après 2 mois de travail, Petrov A.I. accordé un congé de 14 jours. Le 20 mai 2016, il a pris sa retraite.

Dans ce cas, son ancienneté, donnant droit au congé, est de 4 mois et 7 jours. Le surplus est de 7 jours, soit moins d'un demi-mois, il n'est donc pas pris en compte dans les calculs ultérieurs.

Il s'agit donc de Petrova A.AND. est égal à 4 mois.

Il ne peut s'agir d'un nombre entier. Dans ce cas, le résultat obtenu peut être arrondi à un nombre entier, mais pas selon les règles de l'arithmétique, mais en faveur de l'employé (lettre du ministère de la Santé et du Développement social de Russie du 7 décembre 2005 n ° 4334 -17). Il est préférable de fixer un tel ordre dans un acte réglementaire local de l'organisation.

Le nombre de travaux de Petrov A.I. les jours de vacances sont définis comme suit :

28 jours / 12 mois × 4 mois = 9,33.

Comme vous pouvez le voir, le résultat du calcul n'est pas un nombre entier. Dans ce cas, l'entreprise peut arrondir ce nombre à l'entier le plus proche en faveur du salarié. Ensuite, il s'avère que le nombre de jours de vacances travaillés pour Petrov A.I. sera de 10 jours.

Ensuite, nous calculons les jours de vacances non travaillés. Pour ce faire, soustrayez le nombre de jours de vacances travaillés du nombre de jours de vacances utilisés.

Petrov A.I. accordé un congé de 14 jours. Considérant que le nombre de jours de vacances travaillés était de 10 jours, 4 jours (14 jours - 10 jours) sont "non mérités". Cela signifie que l'entreprise peut retenir les indemnités de vacances pour ces 4 jours sur les paiements de "licenciement" d'A.I. Petrov.

Lors du calcul du montant à retenir, il est nécessaire de prendre en compte le salaire journalier moyen, selon lequel l'indemnité de vacances a été précédemment calculée. Il est impossible de déterminer le salaire journalier moyen sur la base de la période de facturation précédant le jour du licenciement. En effet, avec cette approche, il peut s'avérer que plus (ou moins) sera déduit de l'employé que le montant de l'indemnité de vacances qu'il a reçu.

Faut-il ajuster les impôts ?

L'entreprise a inclus les montants des indemnités de vacances précédemment versées à l'employé dans les revenus pris en compte lors de l'imposition des bénéfices, a retenu l'impôt sur le revenu des personnes physiques et a facturé les primes d'assurance. Et maintenant, il s'avère qu'une partie de l'indemnité de vacances a été versée à l'employé en trop. Que faire des impôts et cotisations ? Faut-il les corriger ?

La dette de l'employé pour les jours de vacances non travaillés n'est pas due au fait que les vacances ont été accordées en violation de la loi, mais parce que l'employé part avant la fin de l'année de travail pour laquelle il a obtenu des vacances. Par conséquent, au moment de l'octroi anticipé des vacances, le montant de l'indemnité de vacances a été payé légalement. On ne peut donc pas dire qu'il y a erreur. Et si tel est le cas, il n'est pas nécessaire d'apporter des corrections à la comptabilité fiscale de cette période.

Cependant, les sommes retenues pour rembourser la dette (ou les sommes versées par l'employé) doivent être incluses dans le revenu imposable. Ces éclaircissements sont donnés dans les lettres du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 03 décembre 2009 n ° 03-03-05 / 224, du Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou du 11 janvier 2007 n ° 21-08 / [courriel protégé]

En ce qui concerne les primes d'assurance, les montants de paie de vacances retenus (restitués par l'employé) devraient réduire la base des primes d'assurance de la période de déclaration en cours. Après tout, l'accumulation de l'indemnité de vacances pour des vacances « anticipées » n'est pas une erreur dans le calcul de la base relative à la période de déclaration précédente au cours de laquelle le montant de l'indemnité de vacances spécifiée a été accumulé à l'avance. Par conséquent, il n'est pas nécessaire d'apporter des modifications au calcul des primes d'assurance accumulées et payées pour les périodes passées. Et les responsables le confirment (voir la lettre du ministère de la Santé et du Développement social de la Fédération de Russie du 28 mai 2010 n° 1376-19).

La situation est sensiblement la même avec la TVA. L'entreprise n'a pas besoin de recalculer les revenus de la période au cours de laquelle l'employé a reçu une indemnité de vacances à l'avance. En effet, lorsqu'il perçoit des revenus sous forme de salaire, la date de sa perception effective des revenus est reconnue comme le dernier jour du mois pour lequel les revenus ont été acquis (alinéa 2 de l'article 223 du code des impôts). Par conséquent, au moment du paiement de l'indemnité de vacances, l'organisation a correctement retenu et transféré l'impôt sur le revenu des particuliers au budget sur le montant total accumulé et reçu par l'employé au cours de cette période de déclaration.

Cependant, il y aura un ajustement du revenu imposable. Mais seulement pas "antidater", mais au moment du licenciement. Pour le montant de l'impôt sur le revenu des personnes physiques précédemment retenu sur les indemnités de vacances non acquises, l'entreprise doit réduire l'impôt sur le revenu des personnes physiques calculé à partir des paiements au moment du licenciement. C'est-à-dire que la différence entre l'impôt sur le revenu des personnes physiques calculé à partir du dernier salaire du salarié et l'impôt sur le revenu des personnes physiques déduit du montant des indemnités de vacances payées en trop fait l'objet d'un versement au budget.

Si les indemnités de "licenciement" n'ont pas suffi à maintenir la dette et que le salarié rembourse volontairement la dette, il doit alors payer le montant de la dette au caissier moins l'impôt sur le revenu des personnes physiques qui lui est imputable. Nous recommandons dans cette situation d'émettre une demande de l'employé adressée au chef de l'organisation avec le consentement de restituer les montants excessivement retenus de l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur les revenus qu'il n'a pas perçus (clause 1 de l'article 231 du Code des impôts du Fédération Russe).

L'employé a refusé de retourner l'indemnité de vacances excédentaire

Plus tôt, nous avons écrit que si l'employé refusait de restituer l'indemnité de vacances excédentaire (au-delà de la limite de 20%), l'entreprise peut alors saisir les tribunaux. Mais le succès est peu probable. En cas de perte, l'entreprise devra, dans un premier temps, ajuster les données comptables fiscales. Les autorités fiscales de Moscou estiment que les dépenses de l'employeur engagées dans le cadre du licenciement d'un employé qui n'a pas travaillé les jours du congé accordé ne sont pas prises en compte lors de la formation de bénéfices imposables en raison de leur incompatibilité avec les dispositions de l'article 252 du Code fiscal Code de la Fédération de Russie (lettre du Service fédéral des impôts de la Fédération de Russie pour Moscou du 30 juin 2008 n° 20-12/061148).

Deuxièmement, l'employeur ne pourra pas utiliser le paragraphe 2 de l'art. 266 du Code fiscal de la Fédération de Russie, selon lequel les montants des créances irrécouvrables sont inclus dans les dépenses. Le fait est que les cas où la dette devient irrécouvrable sont expressément indiqués dans ce paragraphe et la situation considérée n'y est pas indiquée. Le ministère des Finances de la Fédération de Russie, dans une lettre du 02.02.2006 n ° 03-03-04 / 1/72 - confirme - l'impossibilité d'attribuer les sommes perdues au tribunal aux dépenses.

Nous ne recommandons pas non plus de remettre une dette, le montant de la dette remise n'est pas pris en compte dans les dépenses, car il ne répond pas aux critères établis par le paragraphe 1 de l'art. 252 du Code fiscal de la Fédération de Russie. En outre, au paragraphe 16 de l'art. 270 du Code fiscal de la Fédération de Russie stipule expressément que la valeur des biens donnés ne réduit pas le revenu imposable. Ceci est également confirmé par des responsables (lettre du Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou du 20 juin 2012 n ° 16-15 / [courriel protégé]).

Si l'entreprise ne va pas en justice pour récupérer l'indemnité de vacances excédentaire auprès de l'employé, elle pourra alors annuler la dette née en tant que dépenses après l'expiration du délai de prescription. Après tout, conformément au paragraphe 2 de l'art. 266 du Code fiscal de la Fédération de Russie, la dette devient irrécouvrable après l'expiration du délai de prescription.

C'est vrai, dans cette situation, il faut encore s'adapter assiette fiscale sur l'impôt sur le revenu pour la période de congés payés (lettre du Service fédéral des impôts de la Fédération de Russie pour la ville de Moscou du 30 juin 2008 n ° 20-12 / 061148).

Soit dit en passant, les responsables estiment qu'en cas de remise ou d'annulation de dette (après l'expiration du délai de prescription), l'ancien employé a un revenu imposable. Cette opinion a été exprimée dans la lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 17 juin 2014 n ° 03-04-06 / 28915. Bien sûr, l'employeur ne pourra pas lui retenir l'impôt sur le revenu des personnes physiques, mais, selon les financiers, il est obligé de fournir des informations à l'IFTS sur l'impossibilité de retenir l'impôt à la source.

La position des fonctionnaires n'est pas incontestable, car l'impôt sur le revenu des particuliers a déjà été retenu à l'employé lors du paiement de la paie de vacances. Cependant, afin d'éviter tout litige avec l'IFTS, il est préférable de présenter le certificat correspondant.

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