Organizzazione di viaggi d'affari sui trasporti ufficiali. Come regolamentare i viaggi di lavoro

, socio amministratore dello studio legale BLS.

Alcuni dipendenti viaggiano periodicamente per incarico in un'altra città o regione. Ma dove sono in questo momento: in viaggio d'affari o in viaggio ufficiale? La pratica dimostra che esiste confusione nelle definizioni.

Viaggio d'affari e viaggio ufficiale: differenziazione dei concetti

Secondo la legge, un viaggio d'affari è l'invio di una persona in incarico per un certo periodo di tempo fuori dal luogo di lavoro permanente. I viaggi di lavoro sono più difficili. Il motivo delle difficoltà è che non sono regolate dal Codice del lavoro della Federazione Russa. Arte. 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa spiega solo che tali viaggi di dipendenti che hanno natura itinerante di lavoro non sono viaggi di lavoro.

In pratica viaggio d'affari significa che lo svolgimento delle mansioni lavorative è associato a viaggi regolari entro determinati confini. Si riferiscono innanzitutto a chi lavora duro “sul campo”. Si tratta, ad esempio, di corrieri, agenti assicurativi, rappresentanti medici, supervisori. Ma spesso vogliono considerare i loro spostamenti come viaggi di lavoro. Ma le lacune legislative e le carenze documenti necessari possono creare rischi del tutto inutili per i datori di lavoro.

Innanzitutto c’è il rischio gestionale. I dipendenti in viaggio richiedono periodicamente che i viaggi di lavoro siano riconosciuti come viaggi di lavoro e rimborsati delle spese in conformità con la legge. Ovviamente gestire i dipendenti se gli spostamenti non sono regolamentati è molto più difficile. In secondo luogo, esiste il rischio di contenzioso. Non riuscendo a raggiungere l'obiettivo, il dipendente può rivolgersi al tribunale per chiedere il rimborso delle spese. Infine, difficoltà con il rimborso da parte del Fondo assicurazione sociale RF. Se i documenti aziendali non indicano possibili incidenti durante i viaggi d'affari, sarà difficile dimostrare la connessione dell'incidente con la produzione e ottenere i pagamenti richiesti dal Fondo di previdenza sociale per i lavoratori infortunati.

Tieni presente che i viaggi d'affari potrebbero essere più convenienti per i datori di lavoro. Innanzitutto, i dipendenti dovrebbero essere pagati durante i viaggi in base al loro stipendio e non in base al reddito medio. La diaria viene pagata solo se una persona deve passare la notte fuori casa. Inoltre, non è necessario richiedere il consenso scritto al dipendente con legami familiari e preparare un ordine di spedizione per ogni viaggio. E nella scheda attività sono indicati come normali giorni lavorativi, risparmiandoti inutili seccature. Ma per poter valutare questi benefici occorre che tutto sia regolato con chiarezza.

Scartoffie

Innanzitutto verifica il regolamento interno che descrive la procedura di organizzazione del viaggio. Si consiglia di redigere un “Regolamento sulla viaggiabilità del lavoro” e di precisare in esso:

Elenco di lavori, professioni e posizioni con natura itinerante del lavoro. Disponibilità di un elenco - requisito obbligatorio, ai sensi della parte 2 dell'art. 168.1 Codice del lavoro della Federazione Russa.
La procedura per pianificare e coordinare i viaggi con il gestore. I piani di lavoro settimanali o mensili dei dipendenti ti consentiranno di controllare i viaggi e di ritenerti responsabile di movimenti non coordinati.
Preferito e visioni alternative trasporto. A seconda della distanza o dell'accessibilità ai trasporti, è possibile specificare varie opzioni(aziendali, pubblici) per evitare spese inutili e ridurre il rischio di incidenti.
Caratteristiche di interazione e modalità di comunicazione tra un dipendente e un manager durante un viaggio per controllare o registrare l'orario di lavoro (se non è presente la geolocalizzazione).
Scadenza e procedura per la presentazione di una relazione su un viaggio d'affari.

La natura itinerante del lavoro e il lavoro on the road sono concetti diversi. Il tuo dipendente non lavora mentre l'auto è in movimento, ma si sposta semplicemente tra i punti del suo lavoro ed è meglio documentare questa sfumatura.
Distanza non inclusa orario di lavoro, ad esempio, "170 km è il tempo di viaggio per andare al lavoro". Se la distanza è maggiore, la franchigia è compresa nell'orario di lavoro.
Limiti ed elenco delle spese, procedura di approvazione e compenso, documenti di conferma spese.
La procedura per determinare la possibilità di rientro giornaliero a casa e le spese per l'affitto dell'alloggio.
Indennità giornaliera per viaggi di più giorni.

Nel contratto di lavoro di un dipendente viaggiante è necessario indicare la natura del lavoro ai sensi dell'art. 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa e determinare il territorio o la distanza. Ad esempio, “a un dipendente viene assegnata una natura itinerante del lavoro. I viaggi d’affari vengono effettuati in tutta Mosca e nella regione di Mosca”. Viaggiare su distanze più lunghe o fuori regione sarà considerato viaggio d'affari.

La chiarezza di questo territorio ha uno scopo importante. In caso di incidente stradale e di ispezione non programmata dell'Ispettorato di Stato, sarà necessario dimostrare che l'incidente è legato alla produzione. Se lo dimostri, il dipendente o i suoi parenti riceveranno tutti i benefici e i compensi richiesti dal Fondo delle assicurazioni sociali. Non è difficile intuire che il Fondo cerca di non riconoscere tali casi come industriali e di non pagare un risarcimento. Pertanto, avere tutti i documenti compilati in modo completo e corretto protegge sia te che i tuoi dipendenti.

In conclusione, prestiamo attenzione a un dettaglio. Molte persone pensano che un dipendente in viaggio faccia il telelavoro per impostazione predefinita. Ma non è vero. Se il tuo rappresentante regionale svolge un lavoro itinerante, ma non è stato concluso un accordo di lavoro a distanza, dovrai:

fornire a una persona cure ospedaliere posto di lavoro, e, quindi, aprire un ufficio di rappresentanza nella regione, anche se non ce n'è;
condotta valutazione speciale condizioni di lavoro;
decidere come scambiare i documenti con un dipendente. Secondo il Codice del lavoro della Federazione Russa, la gestione elettronica dei documenti è possibile con i dipendenti remoti, ma non con i dipendenti regolari.

In un modo o nell'altro, una visita d'affari in un'altra città o regione è un evento importante. Dovrebbe essere uno strumento di sviluppo aziendale e non un rischio aggiuntivo. Ciò significa che deve essere organizzato correttamente. E poi sarai in grado di compilare correttamente i documenti e rispondere con sicurezza alle domande dei dipendenti, degli ispettori GIT e del tribunale, se il caso gli viene in mente.

È vietata la copia e qualsiasi elaborazione dei materiali provenienti dal sito

È necessario tenere conto dei viaggi d'affari e dei viaggi ufficiali dei dipendenti. Un viaggio d'affari è un viaggio di un dipendente su ordine del datore di lavoro per un certo periodo di tempo per svolgere un incarico ufficiale al di fuori del luogo di lavoro permanente. A sua volta, il luogo di lavoro permanente è considerato un'organizzazione o unità strutturale in cui il dipendente svolge su base permanente i compiti funzionali assegnatigli dal contratto di lavoro.

tenuta dei registri del personale

I viaggi d'affari dovrebbero essere distinti dai viaggi d'affari dei dipendenti il cui lavoro permanente è svolto sulla strada, ha natura itinerante, è svolto sul campo o è associato ad attività di spedizione. Tali condizioni di lavoro sono normali per loro, poiché inizialmente si riflettevano nel contratto di lavoro.

Quando invia un dipendente in viaggio d'affari, il datore di lavoro deve tenere conto di una serie di requisiti legali, poiché la violazione degli stessi può comportare multe considerevoli e/o sospensione amministrativa delle attività. Il Codice del lavoro prevede alcune garanzie per un dipendente inviato in viaggio d'affari: mantenimento del lavoro, guadagno medio, rimborso delle spese. Esistono categorie di dipendenti che, secondo il Codice del lavoro della Federazione Russa, non possono essere inviati in viaggio d'affari (ad esempio, donne incinte o minori di età inferiore a 18 anni), nonché categorie che possono essere inviate solo con consenso scritto (ad esempio, donne con bambini di età inferiore a 3 anni).

Dopo che il manager ha deciso di inviare un dipendente in viaggio d'affari, viene preparato un pacchetto di documenti corrispondente.

Viene redatto un incarico ufficiale con una dichiarazione dettagliata dello scopo del viaggio, firmata dal gestore. Al ritorno da un viaggio d'affari, il dipendente deve compilare la colonna "Breve rapporto sul completamento dell'attività". Qui puoi descrivere il lavoro svolto, ma non registrato su carta (ricerca di clienti, partecipazione a presentazioni, conduzione di trattative). Supervisore unità strutturale controlla il rapporto del dipendente, annota il completamento e appone la sua firma e data.
Sulla base dell'incarico ufficiale, viene preparato un ordine per inviare il dipendente in viaggio d'affari. Il dipendente deve conoscere questo documento contro ricevuta.
Dimesso certificato di viaggio, che indica l'orario di arrivo a destinazione e l'orario di partenza da lì. Se un dipendente dovesse visitare luoghi diversi, in ciascuno di essi è necessario inserire la data e l'ora di arrivo e di partenza. Questi marchi sono certificati dalla firma della persona responsabile e dal sigillo dell'azienda presso la quale è stato inviato il dipendente. Sulla base di questi voti, vengono determinati il tempo effettivo trascorso in viaggio d'affari e l'importo del compenso monetario. Il testo del certificato di viaggio coincide praticamente con il testo dell'ordine di invio in viaggio d'affari. Il datore di lavoro ha il diritto di non rilasciare entrambi i documenti contemporaneamente, ma di limitarsi a uno di essi. Ad esempio, se un dipendente non viene inviato a un'azienda specifica, ma allo scopo di raccogliere informazioni, trovare clienti, creare una rete di punti vendita di merci, il certificato di viaggio perde il suo significato. Gli uffici di rappresentanza e le filiali di società estere non necessitano del rilascio del certificato di viaggio; è sufficiente un ordine.
Nel reparto contabilità, un dipendente compila un rapporto anticipato con un trasferimento spese di viaggio(comprese le indennità giornaliere) e indica i dettagli dei documenti giustificativi. Ad esempio, ciò può includere: pagamento per il viaggio verso il luogo del viaggio d'affari e sistemazione in albergo, spese di intrattenimento aggiuntive per il dipendente, ecc.

Il criterio principale per qualificare un viaggio d'affari è carattere reale lavoro a tempo indeterminato del dipendente. Esempi di professioni che prevedono il lavoro su strada: macchinista di treni elettrici, capotreno, assistente di volo, ecc. Sul campo lavorano costruttori o geologi. Il lavoro degli autisti, degli agenti assicurativi e dei corrieri comporta spostamenti costanti.

Se il lavoro a tempo indeterminato non comporta spostamenti, il viaggio sarà considerato un viaggio d'affari. Un esempio potrebbe essere un viaggio del capo contabile in una nuova filiale per impostare la contabilità.

controllare i registri del personale

Ci sono molte posizioni e professioni che coinvolgono sia il lavoro d'ufficio che i viaggi d'affari. Ad esempio, il lavoro di un responsabile delle vendite, di un operatore di marketing, di un aggiustatore di apparecchiature, di un debugger di programmi per computer. Da un lato, i viaggi di tali dipendenti possono anche essere classificati come viaggi di lavoro: dopotutto, li effettuano periodicamente, trascorrendo la maggior parte del tempo lavorativo in ufficio. D’altra parte, i viaggi d’affari fanno parte della loro routine quotidiana. responsabilità lavorative. Pertanto, tali viaggi possono essere considerati legati alla natura itinerante del lavoro.

Gli errori nella contabilità dei viaggi d'affari e dei viaggi ufficiali vengono spesso identificati quando. Per evitare tali errori nella conservazione della documentazione, è meglio che l'azienda rediga un elenco separato dei dipendenti con natura di lavoro itinerante e lo approvi per ordine del capo dell'organizzazione, un regolamento locale o un contratto collettivo .

Molte professioni richiedono incontri di lavoro e implicano viaggi e viaggi d'affari costanti. Alcune professioni e posizioni potrebbero richiedere il trasferimento temporaneo in un'altra sede. Il capitolo 24 del Codice del lavoro della Federazione Russa è dedicato alla risoluzione delle questioni relative a questi rapporti tra dipendente e datore di lavoro.

Viaggio d'affari (articolo 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

L'invio di un dipendente a svolgere un'attività di produzione in un'organizzazione che si trova in un'area diversa o nella stessa area del luogo di lavoro principale è chiamato viaggio d'affari.

Il luogo di lavoro principale è un'organizzazione o un'unità strutturale di un'organizzazione in cui il dipendente svolge a tempo indeterminato la funzione assegnatagli da un contratto di lavoro.

Cosa non è un viaggio d'affari?

I corsi di formazione avanzata e di riqualificazione di un dipendente non sono considerati viaggi d'affari. Inoltre, un viaggio d'affari non include lo spostamento di un dipendente per un certo periodo di tempo in un'altra unità strutturale se si trova nella stessa zona del luogo di lavoro principale. Il lavoro deve corrispondere alle qualifiche, alla specialità o alla posizione del dipendente e le condizioni del trasferimento sono stabilite dal contratto di lavoro.

Il lavoro associato a viaggi costanti o viaggi nella natura non include il concetto di viaggio d'affari in professioni come autista, direttore d'orchestra e altre, esiste il concetto di viaggio d'affari;

La procedura per la registrazione di un viaggio d'affari e il rimborso delle spese in conformità con il Codice del lavoro della Federazione Russa

Viaggio d'affari differisce dal trasferimento temporaneo ad altro lavoro in quanto il trasferimento richiede il previo consenso scritto del dipendente. In caso di viaggio d'affari tale consenso non è richiesto; la direzione viene impartita dal responsabile dell'organizzazione ed è formalizzata con un provvedimento o un ordine. Viene redatto un ordine o un'istruzione per un viaggio d'affari indicando la professione del viaggiatore, l'unità strutturale, lo scopo, il luogo e l'ora del viaggio.

Un ordine (istruzione) è la base per il rilascio di un certificato di viaggio, che è un documento che certifica il tempo in cui un dipendente è in viaggio d'affari. Il certificato di viaggio indica l'orario di arrivo e di partenza per una determinata destinazione; ciò è necessario per la stesura rapporto anticipato e conferma delle spese di viaggio.

L'incarico ufficiale redatto dal capo del dipartimento in cui lavora il viaggiatore costituisce la base per l'invio del dipendente in viaggio d'affari. È l'incarico di lavoro che determina la durata del viaggio d'affari, il suo scopo e il luogo in cui viene inviato il dipendente. Sulla base di tale incarico, il servizio del personale dell'impresa emette un ordine o un'istruzione per inviare il dipendente in viaggio d'affari.

Un dipendente di ritorno da un viaggio d'affari deve redigere una breve relazione sul lavoro svolto. Successivamente, con il capo dell'unità strutturale viene concordata una conclusione sul completamento dell'attività, che viene approvata dal capo dell'organizzazione. Il dipendente fornisce al reparto contabilità un rapporto anticipato, un rapporto sul completamento dell'incarico ufficiale e un certificato di viaggio. Se l'importo delle spese per un viaggio d'affari è noto in anticipo, il manager ha il diritto di autorizzarne il pagamento senza fornire documenti giustificativi. In questo caso, all'arrivo del dipendente da un viaggio d'affari, all'ufficio contabilità viene consegnato solo un certificato di viaggio correttamente compilato. Se la tempistica di un viaggio d'affari cambia, viene effettuato un opportuno ricalcolo.

Il giorno di partenza per un viaggio d'affari è il giorno di partenza di un aereo, autobus, treno o altro veicolo dal luogo di lavoro permanente del viaggiatore d'affari, il giorno di arrivo è il giorno di arrivo del veicolo selezionato per il viaggio verso il luogo di lavoro permanente. Se il veicolo viene spedito prima delle 24 ore comprese, il giorno della partenza per un viaggio d'affari sarà il giorno corrente, dopo 0 ore il giorno successivo. Trovare una stazione, un aeroporto o un porto turistico fuori dai confini insediamento, implica che si tenga conto del tempo necessario per raggiungere il luogo del viaggio d'affari. Il giorno di arrivo di un dipendente da un viaggio d'affari al luogo di lavoro permanente viene calcolato allo stesso modo (clausola 7 Istruzioni sui viaggi d'affari).

Il lavoro nei giorni festivi e nei fine settimana in viaggio d'affari viene pagato tenendo conto dell'indennità per il lavoro nei fine settimana e nei giorni festivi ai sensi dell'art. 153 Codice del lavoro della Federazione Russa.

Mandare un dipendente in viaggio d'affari in un giorno libero gli dà l'opportunità di prendersi un giorno di riposo all'arrivo. Con il datore di lavoro si concorda se un dipendente deve presentarsi al lavoro il giorno della partenza o dell'arrivo da un viaggio d'affari.

Secondo l'art. 167 del Codice del lavoro della Federazione Russa, a un dipendente inviato in viaggio d'affari è garantito il mantenimento del posto di lavoro e della posizione, il rimborso di tutte le spese associate al viaggio d'affari e guadagni medi. Cioè, durante un viaggio d'affari, al dipendente viene pagato lo stipendio o la tariffa.

Spese associate al viaggio d'affari:

viaggio;
affitto di locali residenziali;
altre spese relative alla vita al di fuori del luogo di residenza permanente;
altre spese (effettuate solo con la conoscenza e il permesso del datore di lavoro).

Viaggio d'affari

Questo tipo di viaggio è caratteristico di diversi tipi di professioni, quali: lavoratori dei trasporti ferroviari, fluviali, aerei e automobilistici, dipendenti delle istituzioni del Ministero della Protezione Civile della Federazione Russa, situazioni di emergenza e soccorsi in caso di calamità, lavoratori di organizzazioni circensi e imprese forestali e forestali.

Le spese rimborsate al dipendente relative al viaggio d'affari sono esattamente le stesse delle spese per il viaggio d'affari. L'importo del rimborso per tali spese è stabilito dalle autorità locali regolamenti, contratto collettivo e contratti di lavoro (articolo 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Per il lavoro legato ai viaggi d'affari, risoluzioni speciali del Ministero del Lavoro della Federazione Russa stabiliscono indennità adeguate.

Trasferirsi per lavorare in un'altra zona

Un accordo preliminare tra un dipendente e un datore di lavoro per trasferirsi al lavoro in un altro luogo dà al primo la possibilità di ricevere il rimborso delle spese di trasloco e di sistemazione in un nuovo luogo di residenza. Le spese di trasloco possono essere sostituite dalla società che fornisce al dipendente un mezzo di trasporto adeguato. L'importo del rimborso delle spese è determinato dall'accordo delle parti del contratto di lavoro.

La risoluzione delle questioni lavorative tra dipendente e datore di lavoro è prerogativa di un avvocato del lavoro. Grazie all'assistenza di un avvocato giuslavorista, il dipendente la cui attività lavorativa comporta trasferte, spostamenti o trasferimenti in altra sede può contare sul risarcimento delle spese sostenute e sul pagamento di adeguate indennità. L'aiuto di un avvocato in materia di lavoro è la tua occasione per adempiere ai tuoi obblighi lavorativi con una retribuzione dignitosa e il rimborso delle spese.

Sinceramente,

Vittoria Derzavina