Come ottenere il permesso di viaggio. Requisiti per il documento. Spese di viaggio ammissibili

Informazioni sulla necessità di registrarsi certificato di viaggio, ha affermato il Ministero delle Finanze russo nel 2008. In una lettera del 26 maggio 2008 n. 03-03-06/2/60, gli specialisti del Ministero delle Finanze hanno notato che quando un dipendente viene inviato in viaggio d'affari per più di un giorno, gli deve essere rilasciato un certificato di viaggio. Ciò soddisfa l'esigenza di documentare le spese.

A cosa serve?

In base alla decisione del datore di lavoro, al dipendente inviato in viaggio d'affari viene rilasciato un certificato di viaggio per confermare la durata del suo soggiorno. Ciò è previsto al paragrafo 7 del Decreto del Governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749 "Sulle specifiche dell'invio di dipendenti in viaggio d'affari" (di seguito denominata Risoluzione n. 749).

Il certificato di viaggio contiene informazioni sulla data di arrivo, destinazione e indica anche la data di partenza da essa.

Come registrarsi

Il certificato di viaggio viene rilasciato in unica copia e firmato dal datore di lavoro, consegnato al dipendente e da lui conservato per tutta la durata del viaggio di lavoro.

La durata effettiva del soggiorno nel luogo del viaggio d'affari è determinata dai contrassegni sulla data di arrivo nel luogo del viaggio d'affari e sulla data di partenza dallo stesso, riportati sul certificato di viaggio e certificati dalla firma di una persona autorizzata ufficiale e il sigillo dell'organizzazione.

Se un dipendente viene inviato a organizzazioni situate in diverse città, in ciascuna organizzazione vengono effettuate annotazioni sul certificato di viaggio relative alla data di arrivo e alla data di partenza.

Requisiti del documento

Il certificato di viaggio ha un modulo unificato obbligatorio per l'utilizzo da parte di tutte le organizzazioni (modulo n. T-10). È stato approvato con la risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1 "Approvazione di forme unificate di documentazione contabile primaria per la registrazione del lavoro e il suo pagamento".

Viaggio d'affari all'estero

Quando un dipendente viene inviato in viaggio d'affari al di fuori della Russia, non viene rilasciato un certificato di viaggio (clausola 15 della Risoluzione n. 749). Poiché il tempo trascorso da un dipendente all'estero può essere determinato dai contrassegni di servizio di frontiera sul passaporto internazionale.

Casi speciali

Esistono numerose funzionalità quando si rilascia un certificato di viaggio nei casi in cui un'organizzazione invia i propri dipendenti in viaggio d'affari per considerare e risolvere i reclami dei clienti: individui. Il fatto è che in tali situazioni non è possibile redigere note di arrivo e partenza. Notiamo subito che questa situazione non è regolata dalla legislazione della Federazione Russa.

Il Ministero delle Finanze russo ha dato un suggerimento. Nella lettera del 16 agosto 2011 n. 03-03-06/3/7, i funzionari hanno indicato: se è impossibile annotare l'arrivo nel luogo del viaggio d'affari e la partenza da esso sul certificato di viaggio, il fatto di la presenza nel luogo del viaggio d'affari all'orario specificato può essere confermata da altri documenti. In particolare, tali documenti possono essere:

• ordine (istruzione) di inviare un dipendente in viaggio d'affari;
• incarico ufficiale da inviare in viaggio d'affari e una relazione sulla sua attuazione;
• documenti di viaggio che riportino le date di arrivo e partenza dalla destinazione;
• fattura dell'hotel confermante il periodo di soggiorno nel luogo del viaggio d'affari.

Quali documenti devono ancora essere completati?

Oltre al documento di viaggio, per confermare le spese sostenute dovranno essere disponibili:

• ordine (istruzione) di inviare un dipendente in viaggio d'affari (modulo n. T-9 o);
• incarico di lavoro (modulo n.);
• certificato di viaggio (modulo n. T-10);
• rapporto anticipato (modulo AO-1);
• relazione sul lavoro svolto.

La procedura per l'elaborazione dei documenti relativi a un viaggio d'affari

La decisione di mandare i dipendenti in viaggio d'affari
Ordine dal manager di inviare un dipendente (dipendenti) in viaggio d'affari
Incarico di servizio
Certificato di viaggio
Rapporto anticipato
Ricevute di cassa, biglietti di viaggio, fatture
Rapporto sul lavoro completato

Quando si parte per un viaggio d'affari, qualsiasi dipendente, di norma, porta con sé i documenti necessari. Tra questi documenti deve esserci un certificato di viaggio. Cos'è ed è importante avere con sé un modulo del genere? Vale la pena esaminarlo più in dettaglio.

Documenti accompagnatori

La necessità di qualsiasi viaggio d'affari è determinata dal capo dell'impresa o da una persona autorizzata a prendere tali decisioni. Quando si prepara al viaggio, il dipendente riceve un certificato di viaggio, che è una conferma ufficiale dei poteri a lui delegati.

Questo documento conferma la legalità della presenza del dipendente nella destinazione specificata e allo stesso tempo funge da valido motivo per la sua assenza dal posto di lavoro. Un certificato di viaggio viene rilasciato da un dipendente per il quale questa procedura fa parte della sua responsabilità lavorative. Ha la piena responsabilità del rilascio di tali documenti. La base per questo è un ordine firmato dal direttore. È da questo che il dipendente autorizzato trae le informazioni necessarie per rilasciare un certificato di viaggio in conformità con tutte le regole. Oltre a rilasciare dichiarazioni, tiene traccia di tutti i moduli emessi. I dati vengono inseriti in un giornale speciale in cui questi documenti vengono registrati di conseguenza.

Modulo

La presenza dei dipendenti in viaggio d'affari deve essere indicata nel foglio presenze. Questi documenti primari costituiscono la base per il pagamento delle spese di viaggio. Per semplificare e sistematizzare tale contabilità, il Comitato statistico statale della Russia diversi anni fa ha sviluppato uno speciale certificato di viaggio. Il modulo T-10 è unificato e approvato con una risoluzione separata n. 1 del 01/05/2004.

È una forma in cui tutte le informazioni sono distribuite in colonne separate. Contengono informazioni di base sul dipendente distaccato e sull'azienda in cui lavora. Vengono inoltre indicate la destinazione e l'organizzazione a cui viene inviato per svolgere un compito specifico. Definisce inoltre le scadenze che la direzione ha assegnato al dipendente per completarlo. SU lato posteriore Esistono registrazioni di arrivi e partenze, che indicano che durante la sua assenza dal posto di lavoro la persona si trovava esattamente dove avrebbe dovuto essere.

Cambio di regole

Nel dicembre 2014 il governo russo ha deciso di modificare le norme esistenti. Con Delibera n. 1595 del 29 dicembre 2014 il titolo di viaggio è stato annullato.

Questa decisione è entrata in vigore il 1° gennaio. Ora, quando si reca in viaggio d'affari per completare un'attività assegnata, un dipendente non è tenuto a dedicare tempo all'ottenimento del certificato appropriato. Questa innovazione consente un notevole risparmio di tempo non solo per il dipendente distaccato, ma anche per il dipendente che in precedenza era responsabile dell'elaborazione del viaggio.

Sei mesi dopo, è stata emanata una nuova risoluzione n. 771, in cui il governo ha chiarito quali documenti sono necessari per confermare la propria assenza dal luogo di lavoro principale. Al suo ritorno il dipendente distaccato dovrà semplicemente consegnare i suoi biglietti di viaggio e la ricevuta dell’hotel alla contabilità dell’azienda. Inoltre è stata eliminata anche la necessità di redigere un rapporto di viaggio separato. Ma va ricordato che tutti questi cambiamenti sono puramente consultivi. Se è conveniente per alcune organizzazioni conservare i registri alla vecchia maniera, nessuno può costringerla a modificare l'ordine abituale.

Scartoffie

Per conservare correttamente i registri, è necessario sapere come emettere un certificato di viaggio. Un esempio di compilazione di tale modulo può essere ottenuto dal reparto contabilità del luogo di lavoro. In linea di principio, questa questione non è difficile. Devi solo rispondere chiaramente alle “domande” poste su ciascuna colonna.

Innanzitutto, inserisci il nome completo dell'impresa o dell'organizzazione. Segue il nome del documento stesso, che indica il numero e la data della sua preparazione. Seguono le informazioni sul dipendente distaccato. Qui sono scritti il ​​suo nome completo, la posizione e l'unità strutturale in cui lavora. Quindi vengono annotati l'organizzazione a cui viene inviato lo specialista e il compito che deve svolgere. Successivamente, il numero di giorni assegnati per completare l'incarico viene indicato in parole e vengono indicate anche le date specifiche di inizio e fine del viaggio di lavoro. Tale certificato deve contenere i dettagli del passaporto del dipendente. Questo può confermare le sue credenziali all'arrivo. Il fatto dell'arrivo e della partenza del dipendente è confermato da segni speciali: viene inserito il nome insediamento, data e firma della persona responsabile. L’informazione è certificata dal sigillo rotondo dell’azienda.

A.A. Shkadov, direttore
V.E. Polyakova, consulente legale
E.I. Gordukova, consulente legale senior
EN Bokareva, consulente legale principale"FBK-Pravo"

Tuttavia, il datore di lavoro può prevedere garanzie aggiuntive per i dipendenti (rispetto a quelle previste dalla legge), poiché l'art. 8 del Codice del lavoro della Federazione Russa gli dà il diritto di accettare locale atti giuridici, contenente norme in materia di diritto del lavoro. In particolare, nella normativa interna sui viaggi d'affari, è possibile includere una condizione sul pagamento dell'indennità giornaliera in caso di invio di un dipendente in viaggio d'affari di un giorno, che può essere formulata come segue: “Durante il periodo in cui il dipendente è in viaggio d'affari viaggio d'affari di un giorno, gli vengono rimborsate le spese aggiuntive legate alla vita fuori del suo luogo di residenza (diaria), per un importo di ________". Questo approccio è giustificato dal fatto che, secondo il par. 6 cucchiai. 168 Codice del lavoro dell'ordine della Federazione Russa e dimensioni Il rimborso delle spese relative ai viaggi di lavoro è determinato da un contratto collettivo o dalle normative locali.

Da quanto sopra ne consegue che, a seconda della decisione presa dal datore di lavoro (se sia opportuno o meno che il dipendente ritorni lo stesso giorno), si determinerà quali spese di viaggio d'affari dovranno essere rimborsate al dipendente: tutte le tipologie di spese previsto dall'art. 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa, o spese che non includono l'indennità giornaliera, se il dipendente si reca comunque in un'altra zona e ritorna lo stesso giorno.

Rischi fiscali

Imposta sul reddito delle società.

Secondo gli autori, nella situazione analizzata non ci sono rischi fiscali, poiché anche in caso di disaccordo con le autorità fiscali riguardo al riconoscimento del viaggio d'affari di un dipendente come viaggio d'affari, le spese relative sono di natura produttiva, legate alle attività dell’organizzazione e sono svolte nell’interesse del dipendente. Tuttavia, questo fatto deve essere confermato da un corrispondente rapporto sul lavoro svolto al di fuori della sede dell'ufficio di rappresentanza (fuori dall'ufficio). Per lo stesso motivo, le spese associate a tale viaggio: trasporto, indennità giornaliera, spese di sistemazione in albergo - sono spese sostenute nell'ambito delle attività statutarie dell'organizzazione. Conseguentemente, il criterio di applicazione del beneficio stabilito dal sub. 36 comma 1 art. 251 del Codice Fiscale della Federazione Russa, nella situazione in esame è soddisfatta.

I.V.A.

Quando si spendono fondi emessi per conto dei dipendenti di un'organizzazione, o quando si rimborsano fondi personali spesi nell'interesse del datore di lavoro, il tema dell'IVA non si pone, poiché non vi è alcun fatto di vendita di beni (lavori, servizi) da parte di l'organizzazione. In questo caso, la natura della spesa (mirata o non mirata) dei fondi non ha importanza. Ciò significa che quando a un dipendente vengono rimborsate le spese relative allo svolgimento delle attività produttive del datore di lavoro, non si pone nemmeno l’oggetto della tassazione IVA e non ci sono rischi fiscali per questa imposta. L'imposta presentata all'organizzazione dai fornitori di beni (lavori, servizi) (ad esempio, l'IVA sui servizi di alloggio alberghiero) non è deducibile se l'organizzazione non ha attività soggette a IVA (clausola 2 dell'articolo 171 del Codice fiscale russo Federazione). L'IVA presentata all'organizzazione viene presa in considerazione nel costo dei beni acquistati (lavoro, servizi) (clausola 2 dell'articolo 170 del codice fiscale della Federazione Russa).

Imposta sul reddito delle persone fisiche e premi assicurativi.

Poiché i pagamenti effettuati a un dipendente in relazione allo svolgimento di funzioni lavorative al di fuori della sede dell'organizzazione sono di natura compensativa e maturati al fine di garantire l'adempimento dei compiti dell'organizzazione (non nell'interesse personale del dipendente), questi i pagamenti non sono soggetti all'imposta sul reddito delle persone fisiche e ai corrispondenti contributi assicurativi entro i limiti stabilito dalla legge normale A nostro avviso, se esiste prova documentale della natura produttiva del viaggio del dipendente (presenza di un incarico ufficiale correttamente eseguito e di una relazione sulla sua esecuzione), non sussistono rischi fiscali. In questo caso, secondo gli autori, sarà sufficiente indicare nei regolamenti interni sui viaggi di lavoro l'indirizzo legale (effettivo) dell'organizzazione (divisione) come sede dell'organizzazione (la sua unità strutturale).

Conseguenze fiscali in caso di pagamento dell'indennità giornaliera per viaggi d'affari di un giorno

In base al comma 3 dell'art. 217 del Codice Fiscale della Federazione Russa non sono soggetti all'imposta sul reddito delle persone fisiche per tutti i tipi di pagamenti compensativi stabiliti dall'attuale legislazione della Federazione Russa (entro i limiti stabiliti in conformità con la legislazione della Federazione Russa) relativi alla prestazione delle mansioni lavorative da parte del contribuente (compresi lo spostamento per lavoro in altra zona e il rimborso delle spese di viaggio). Quando il datore di lavoro paga al contribuente le spese di viaggio d'affari sia all'interno del Paese che all'estero, il reddito soggetto a tassazione non comprende le indennità giornaliere pagate in conformità con la legislazione della Federazione Russa.

Allo stesso tempo, come già notato, la legislazione della Federazione Russa non prevede il pagamento di indennità giornaliere per viaggi di lavoro di un giorno, dai quali il dipendente può rientrare lo stesso giorno. Come evidenziato pratica arbitrale, la questione fondamentale ai fini dell'imposizione delle indennità giornaliere in questo caso è la constatazione del fatto che il lavoratore non ha la possibilità di ritornare ogni giorno al suo luogo di residenza permanente entro un termine ragionevole. Se esiste tale possibilità, le indennità giornaliere per viaggi d'affari di un giorno, pagate al di fuori dell'ambito dei compiti del datore di lavoro assegnatigli dalla legislazione sul lavoro, ma sulla base dei documenti interni del datore di lavoro, sono soggette all'imposta sul reddito delle persone fisiche.

Per ragioni analoghe, tale pagamento ai sensi del sub. 2 pag.1 art. 238 del Codice Fiscale della Federazione Russa è soggetto a premi assicurativi ai sensi del comma. 2 pag.1 art. 9 della legge n. 212-FZ).

Questa posizione è confermata, in particolare, nelle risoluzioni del Servizio federale antimonopolio del distretto di Volga-Vyatka del 16 agosto 2007 nel caso n. A28-1084/2007-3/29 e del 31 ottobre 2006 nel caso n. A82-6004/2004-27. Conclusioni simili sono contenute nelle risoluzioni della FAS del distretto del Volga del 27 giugno 2006 nel caso n. A12-1880/06-C60, della FAS del distretto nordoccidentale del 1 marzo 2006 nel caso n. A05- 5899/2005-12 e del 4 febbraio 2005 n. A26-6025/04-29.

Tuttavia, nella risoluzione del 7 febbraio 2007 nel caso n. A62-3895/06, la FAS del Distretto Centrale ha riconosciuto che i pagamenti sostitutivi dell'indennità giornaliera ai dipendenti che effettuano viaggi d'affari per una distanza superiore a 150 km, indipendentemente dal tempo impiegato nel viaggio, hanno carattere compensativo. Su questa base, questi pagamenti non sono soggetti all’imposta sul reddito delle persone fisiche.

Prova documentale del viaggio d'affari

In base alla legislazione sul lavoro, il fatto che un dipendente sia stato inviato in viaggio d'affari deve essere confermato dall'organizzazione con i seguenti documenti:

Inoltre, secondo la clausola 26 del Regolamento sui viaggi d'affari, al ritorno da un viaggio d'affari, il dipendente è tenuto a presentare al datore di lavoro entro tre giorni lavorativi:

Pertanto, insieme ai certificati di viaggio, agli ordini e agli incarichi per viaggi d'affari, l'organizzazione deve tenere un registro dei dipendenti in viaggio d'affari. Al rientro dal viaggio di lavoro, il dipendente è inoltre tenuto a presentare una relazione anticipata al datore di lavoro, allegando i documenti attestanti le spese effettivamente sostenute e una relazione sul lavoro svolto.

A differenza della legislazione precedente, il Regolamento sui viaggi d'affari non limita né amplia la gamma di documenti redatti quando si invia un dipendente in viaggio d'affari, a seconda della sua durata. Di conseguenza, la conferma del fatto che il datore di lavoro ha preso una decisione sull'inopportunità di restituire il dipendente lo stesso giorno deve essere confermata nei documenti solitamente redatti quando si invia il dipendente in viaggio d'affari.

Dovrebbero riflettere almeno due fatti: la data di invio del dipendente in viaggio d'affari e le ragioni che hanno spinto il datore di lavoro a decidere di inviare il dipendente per un periodo superiore a un giorno.

Durata del viaggio

Se il datore di lavoro decide che non è opportuno che il dipendente ritorni da un viaggio d’affari, l’arrivo del dipendente al luogo di lavoro permanente avverrà almeno il giorno successivo. Ciò significa che il viaggio del dipendente non può essere considerato un viaggio d’affari di un giorno, a partire dalla data di tale arrivo ai sensi del paragrafo. 2 comma 4 del Regolamento sui viaggi d'affari è il giorno in cui il dipendente arriva da un viaggio d'affari, vale a dire tale viaggio d'affari è considerato di più giorni. Di conseguenza, nei documenti redatti quando si invia un dipendente in viaggio d'affari, il giorno di partenza e il giorno di arrivo non coincidono, il che conferma il fatto che il dipendente è in viaggio d'affari di più giorni.

La normativa non obbliga il datore di lavoro a indicare direttamente i motivi della sua decisione di inviare per alcuni giorni un dipendente se quest'ultimo ha la capacità fisica di tornare al luogo di residenza permanente, tenendo conto della distanza e dei collegamenti di trasporto. Tuttavia, poiché l’opportunità del ritorno del dipendente viene determinata tenendo conto natura del compito svolto(ovvero in base alla complessità, alla portata e alla pianificazione dell'attività, ecc.), e la necessità di creare condizioni affinché il dipendente possa riposare(vale a dire, tenendo conto dell'intensità del lavoro, della sua complessità, ecc.), riteniamo che la presenza del dipendente sul luogo del viaggio d'affari per diversi giorni possa essere giustificata come segue:

• l'incarico di lavoro specifica il contenuto dell'incarico del dipendente ed è consigliabile indicare il volume del lavoro giornaliero pianificato e i tempi del suo completamento;
• il dipendente redige una relazione sul lavoro svolto, che riflette la quantità di lavoro quotidiano e i tempi del suo completamento;
• vengono redatti documenti che confermano il fatto che il dipendente è coinvolto nel lavoro straordinario (notifica del dipendente, ordine, consenso scritto del dipendente, foglio presenze, ecc.) - una condizione facoltativa.

Per maggiore certezza, è consigliabile includere atto locale regolamentare le questioni relative all'invio dei dipendenti in viaggio d'affari, le condizioni alle quali il datore di lavoro decide sulla permanenza del dipendente nel luogo del viaggio d'affari per un determinato periodo, ad es. più di un giorno (ad esempio: “Se una riunione di lavoro termina dopo le ___ ore, il dipendente non rientra nel luogo di residenza permanente”).

Pertanto, l'obbligo del datore di lavoro di redigere eventuali documenti aggiuntivi quando decide sull'inopportunità del ritorno di un dipendente da un viaggio d'affari lo stesso giorno non è stabilito dalla legge. Allo stesso tempo, secondo gli autori, le ragioni della permanenza di molti giorni di un dipendente in viaggio d'affari, se esiste la possibilità di ritornarne, dovrebbero risultare chiaramente dal contenuto dei documenti solitamente redatti.

Vedi punto 1 della Sezione 1 della Procedura di registrazione e cancellazione in autorità fiscali Organizzazioni russe nella posizione delle loro divisioni separate che appartengono a loro immobiliare e (o) veicoli, individui - cittadini Federazione Russa, e anche singoli imprenditori applicando un sistema fiscale semplificato basato su un brevetto approvato con Ordinanza del Ministero delle Finanze russo del 5 novembre 2009 n. 114n.

Attualmente, l'Istruzione viene applicata nella misura in cui non contraddice il Codice del lavoro della Federazione Russa e il Regolamento sui viaggi d'affari (Articolo 423 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Secondo il comma 1 delle Istruzioni viaggio d'affari riconosciuto è il viaggio di un dipendente per ordine del capo di un'associazione, impresa, istituzione o organizzazione per un certo periodo di tempo in un'altra località per svolgere un incarico ufficiale al di fuori del luogo di lavoro permanente. Pertanto, in termini di definizione del concetto di viaggio d'affari, esiste un'ovvia contraddizione.

Le disposizioni della legislazione sulla libertà del datore di lavoro nel decidere il momento di un viaggio d'affari e sull'opportunità di ritardare un dipendente sono confermate dalla prassi delle forze dell'ordine (vedi, ad esempio, lettera del Ministero delle Finanze russo del 29 marzo , 1999 n. 04-02-05/6).

In conformità con la decisione della Corte Suprema della Federazione Russa del 4 marzo 2005 n. GKPI05-147, il pagamento dell'indennità giornaliera è subordinato alla residenza del dipendente fuori dal luogo di residenza permanente per più di 24 ore, pertanto, per ai fini del calcolo dell'indennità giornaliera, il viaggio di lavoro viene riconosciuto come di un giorno se dura meno di 24 ore.

Legge federale del 24 luglio 2009 n. 212-FZ “Sui premi assicurativi in Fondo pensione Federazione Russa, Fondazione assicurazione sociale Federazione Russa, Fondo obbligatorio federale assicurazione sanitaria e fondi di assicurazione sanitaria obbligatoria territoriale”.

Approvato con risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1 "Sull'approvazione delle forme unificate di documentazione contabile primaria per la registrazione del lavoro e il suo pagamento".

I requisiti per la compilazione e la forma del registro sono approvati dall'Ordine del Ministero della Sanità e dello Sviluppo Sociale della Russia dell'11 settembre 2009 n. 739n “Sull'approvazione della Procedura e dei moduli per la registrazione dei dipendenti in partenza per viaggi d'affari dal organizzazione di invio e arrivano all'organizzazione a cui sono inviati."

Ai sensi del comma 2 delle Istruzioni, il certificato di viaggio non potrebbe essere rilasciato qualora il lavoratore dovesse rientrare nello stesso giorno al luogo di lavoro stabile. Attualmente, questa disposizione dell'Istruzione non si applica a causa della sua contraddizione con il Regolamento sui viaggi d'affari (la clausola 15 di questo Regolamento prevede solo un caso in cui non viene rilasciato un certificato di viaggio, vale a dire quando si viaggia all'estero).

Per la registrazione viene utilizzato il modulo unificato n. T-11, approvato con risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1.

A volte non solo le grandi aziende, ma anche le piccole imprese devono inviare dipendenti in viaggio d'affari. E, naturalmente, le spese di viaggio e alloggio di un dipendente distaccato nell'interesse dell'azienda in un'altra città o addirittura in un altro paese sono a carico del datore di lavoro. Sfortunatamente, per le organizzazioni che utilizzano un sistema fiscale semplificato con un’aliquota del 6%, tali costi non forniranno alcun vantaggio nel calcolo dell’imposta unica. Se parliamo di una "semplificazione" con oggetto "reddito meno spese", allora, come le società OSNO, possono tenere conto di tali spese nel determinare la base imponibile.

Disposizioni generali sui viaggi d'affari

Quali categorie di dipendenti ha il diritto di inviare il datore di lavoro in viaggio d'affari?

L'organizzazione ha il diritto di inviare in viaggio d'affari solo i dipendenti che ne sono membri rapporti di lavoro con il datore di lavoro (compresi i lavoratori part-time, i lavoratori stranieri), ad eccezione di alcune categorie di cittadini, e cioè:

• donne incinte (parte 1 dell'articolo 259 Codice del lavoro RF);
• dipendenti durante il periodo di validità del contratto di apprendistato, ad eccezione dei casi in cui il viaggio d'affari è correlato all'apprendistato (parte 3 dell'articolo 203 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• lavoratori che non hanno compiuto 18 anni, ad eccezione dei creativi e degli atleti;
• persone disabili, se questo è in conflitto con il loro programma individuale riabilitazione;
• candidati registrati per partecipare alle elezioni;
• cittadini che lavorano sulla base di contratti civili;
• dipendenti di altre organizzazioni (ad esempio, che svolgono lavori o forniscono servizi nell'ambito di un accordo di outsourcing);
• alcune categorie di lavoratori, se non hanno dato il consenso scritto al viaggio di lavoro (o se hanno dato tale consenso, ma per loro i viaggi di lavoro sono vietati da un certificato medico).

Conferma: Arte. 166 , Parte 2Art. 287 , parte 8art. 11 Codice del lavoro della Federazione Russa, comma 2 del Regolamento Lettera del Ministero delle Finanze della Russia n. 03-03-04/1/844 del 19 dicembre 2006

Un'organizzazione dovrebbe ottenere il consenso scritto di un dipendente per mandarlo in viaggio d'affari?

L'organizzazione deve ottenere il consenso scritto se vengono inviati in viaggio d'affari: - donne con bambini di età inferiore a tre anni; - madri (padri) che allevano figli di età inferiore a cinque anni senza coniuge; - dipendenti con figli disabili; - lavoratori che assistono familiari malati (se presenti il ​​certificato medico).

Allo stesso tempo, tali dipendenti possono essere inviati in viaggio d'affari (con il loro consenso scritto) solo se ciò non è loro vietato secondo un certificato medico.

Quando riceve il consenso scritto per un viaggio d'affari, il dipendente deve essere informato per iscritto che ha il diritto di rifiutare il viaggio d'affari. Pertanto, in questo caso, è consigliabile redigere un unico documento che unisca sia la notifica dell'opportunità di rifiutare un viaggio d'affari sia l'opportunità di prestare il consenso. Tale documento può essere un avviso di invio di un dipendente in viaggio d'affari (vedi modulo “ Notifica di invio di un dipendente in viaggio d'affari che ha il diritto di rifiutarlo»).

Quali garanzie vengono fornite al lavoratore distaccato?

Al dipendente inviato in viaggio d'affari vengono fornite le garanzie previste dalla legislazione sul lavoro, vale a dire: - conservazione del proprio posto di lavoro (posizione); - mantenere i guadagni medi durante un viaggio d'affari; - rimborso delle spese relative ad un viaggio d'affari (spese di viaggio, affitto di alloggi, indennità giornaliere, ecc.).

Le garanzie specificate si applicano anche ai lavoratori part-time (sia interni che esterni). Allo stesso tempo, il lavoratore part-time guadagni medi durante il viaggio d'affari deve essere trattenuto solo presso il datore di lavoro che lo ha inviato in viaggio d'affari. Se un dipendente viene inviato contemporaneamente in viaggio d'affari sia nel luogo di lavoro principale che a tempo parziale, entrambi i datori di lavoro devono mantenere la retribuzione media. Il rimborso per le spese di viaggio d'affari in questo caso è distribuito tra i datori di lavoro previo accordo tra loro.

Per quanto tempo un'organizzazione ha il diritto di inviare un dipendente in viaggio d'affari in Russia?

Il datore di lavoro determina questo periodo in modo indipendente, tenendo conto del volume, della complessità e di altre caratteristiche dell'incarico ufficiale.

Il periodo per il quale il dipendente viene inviato in viaggio d'affari deve essere indicato nei documenti di viaggio, che vengono firmati dal dirigente (o da persona da lui all'uopo autorizzata). Vale a dire: - per inviare il dipendente in viaggio d'affari; - su un certificato di viaggio; - su un incarico di lavoro.

Il periodo massimo per il quale un dipendente può soggiornare in viaggio d'affari in Russia non è stabilito dalla legge. Fanno eccezione i lavoratori stranieri. Per quanto riguarda loro, la determinazione del periodo massimo di permanenza in viaggio d'affari ha le sue caratteristiche (clausola 6 dell'articolo 13 della legge federale n. 115-FZ del 25 luglio 2002, allegato all'ordinanza del Ministero della sanità e dello sviluppo sociale della Russia n. 564n del 28 luglio 2010).

Conferma: comma 4 del Regolamento , approvato Con decreto del governo della Federazione Russa n. 749 del 13 ottobre 2008, Lettera del Ministero delle Finanze russo n. 03-03-06/1/304 del 28 aprile 2010

Organizzazione viaggi d'affari

Ora scopriamo come viene documentato il viaggio di un dipendente. Come ogni azione o decisione all'interno di un'organizzazione, soprattutto se riguarda il personale, un viaggio di lavoro richiede la preparazione di un elenco di documenti molto specifico.

È necessario emettere un promemoria quando si invia un dipendente in viaggio d'affari?

Non è necessaria alcuna formalizzazione, salvo nei casi in cui tale obbligo sia previsto negli atti interni del datore di lavoro (in particolare, in politica contabile) e (o) nell'atto normativo locale del datore di lavoro (ad esempio, nel Regolamento sui viaggi d'affari).

La forma della nota, la procedura e i casi per compilarla non sono previsti dalla legge. Pertanto, l'organizzazione decide autonomamente se è necessario formalizzarlo quando si invia un dipendente in viaggio d'affari o meno. La decisione sulla necessità di redigere una nota dovrebbe essere sancita nelle politiche contabili dell'organizzazione a fini contabili e (o) nelle normative locali del datore di lavoro (ad esempio, nel Regolamento sui viaggi d'affari). Conferma: Arte. 8 della legge federale n. 402-FZ del 6 dicembre 2011 , Parte 2Art. 5 , Parte 1Art. 8 Codice del lavoro della Federazione Russa.

Inoltre, i motivi e gli scopi dell'invio di un dipendente in viaggio d'affari sono indicati nell'ordine (istruzione) del responsabile sull'invio del dipendente in viaggio d'affari e nell'incarico ufficiale.

L'uso di moduli unificati di documentazione del personale approvati dal Comitato statistico statale della Russia non è obbligatorio (tenendo conto di una serie di caratteristiche). Cioè, il datore di lavoro ha il diritto di sviluppare autonomamente le forme dei documenti contabili primari che utilizzerà. Allo stesso tempo, la legislazione non vieta l'uso continuato di forme consolidate di documenti primari unificati. In ogni caso, la modulistica utilizzata dovrà contenere tutti i dati obbligatori elencati nella Parte 2 dell'art. 9 della legge federale n. 402-FZ del 6 dicembre 2011

A seconda dei moduli che il datore di lavoro decide di utilizzare, può determinare la propria procedura per compilarli o lasciarsi guidare dalle istruzioni che si applicano ai moduli unificati sviluppati dal Comitato statistico statale della Russia (se ne approva l'uso). . In particolare, un ordine di inviare un dipendente in viaggio d'affari può essere emesso utilizzando il modulo n. T-9 o il modulo n. T-9a (applicato quando si inviano due o più dipendenti in viaggio d'affari contemporaneamente) e un incarico di servizio - utilizzando il modulo n. T-10a e seguire le istruzioni per la loro richiesta e compilazione (Istruzioni per la richiesta e la compilazione dei moduli per la registrazione del lavoro e il suo pagamento (n. T-9, n. T-9a, n. T -10a), approvato con Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia n. 1 del 5 gennaio 2004). Questo documento servirà come conferma del periodo trascorso in viaggio d'affari. Indica le date di arrivo e di partenza, che il lavoratore deve contrassegnare direttamente presso l'azienda presso la quale il datore di lavoro lo ha inviato. Tuttavia, questo requisito si applica solo ai viaggi d’affari in Russia.

Cosa si intende per incarico ufficiale quando si invia un dipendente in viaggio d'affari?

Con ciò si intende l'incarico conferito al lavoratore distaccato di svolgere determinati lavori (eseguire determinate azioni) nell'ambito della sua funzione lavorativa, prevista dal contratto di lavoro e descrizione del lavoro dato dal datore di lavoro. Ad esempio, condurre trattative, concludere un accordo, impostare il funzionamento delle apparecchiature, condurre interviste, ecc. Conferma: Parte 1Art. 166 , Arte. 60 Codice del lavoro della Federazione Russa.

L'incarico ufficiale al dipendente distaccato deve essere chiaro ed esaustivo. Deve essere formulato nella descrizione del lavoro.

In particolare, quando si utilizza il modulo unificato di incarico ufficiale nel modulo n. T-10a, le righe nella colonna 11 del presente documento sono appositamente previste per formulare un incarico ufficiale per un dipendente distaccato. Al ritorno da un viaggio d'affari, di fronte all'incarico ufficiale, il dipendente deve scrivere una breve relazione sulla sua attuazione.

Conferma: Istruzioni per l'uso e la compilazione dei moduli per la contabilità e il pagamento del lavoro (n. T-10a) , approvato Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia n. 1 del 5 gennaio 2004

Come compilare un ordine per inviare un dipendente in viaggio d'affari?

Deve essere compilato nell'ordine stabilito per la compilazione del modulo, che è approvato a tali fini nelle politiche contabili dell'organizzazione. Quando si invia un dipendente in viaggio d'affari, è appropriato ordine. In particolare, quando si utilizza un modulo unificato di ordine per inviare un dipendente in viaggio d'affari (moduli n. T-9, n. T-9a), le sue colonne vengono compilate secondo le Istruzioni per l'uso e il completamento di moduli per la registrazione del lavoro e il suo pagamento (n. T-9, n. T-9a), approvati. Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia n. 1 del 5 gennaio 2004

Nella parte del titolo dell'ordine in forma unitaria è necessario indicare: - il nome dell'organizzazione che invia il dipendente (lavoratori) in viaggio d'affari; - numero e data di preparazione del documento.

Nella parte principale dell'ordine in forma unificata è necessario indicare: - cognome, nome, patronimico e numero del personale del dipendente (lavoratori) che l'organizzazione invia in viaggio d'affari; - unità strutturale in cui lavora il dipendente (lavoratori); - posizione (specialità, professione) del dipendente (lavoratori); - destinazione del viaggio d'affari (paese, città, nome dell'organizzazione); - date di inizio e fine del viaggio d'affari; - durata del viaggio e sua finalità; - fonte di finanziamento delle spese legate al viaggio d'affari (indicato se necessario); - estremi del documento che costituisce la base per la redazione dell'ordine (ad esempio, incarico di lavoro).

Questo documento è compilato da un dipendente del servizio del personale (dipartimento del personale, dipartimento del personale). È sottoscritto da: - il/i dipendente/i inviato/i in viaggio d'affari; - il responsabile dell'organizzazione (la persona da lui autorizzata a tale scopo).

Quale modulo devo utilizzare per preparare un certificato di viaggio?

L'uso di moduli unificati di documentazione del personale approvati dal Comitato statistico statale della Russia non è obbligatorio (tenendo conto di una serie di caratteristiche). Cioè, il datore di lavoro ha il diritto di sviluppare autonomamente i moduli dei documenti contabili primari che utilizzerà, compreso un certificato di viaggio. Allo stesso tempo, la legislazione non vieta l'uso continuato di forme consolidate di documenti primari unificati. In ogni caso, la modulistica utilizzata dovrà contenere tutti i dati obbligatori elencati nella Parte 2 dell'art. 9 della legge federale n. 402-FZ del 6 dicembre 2011

A seconda dei moduli che il datore di lavoro decide di utilizzare, può determinare la propria procedura per compilarli oppure lasciarsi guidare dalle istruzioni in vigore in relazione ai moduli unificati sviluppati dal Comitato statale di statistica della Russia (se li approva per utilizzo).

Se il datore di lavoro decide di utilizzare i moduli sviluppati dal Comitato statistico statale della Russia, deve redigere un certificato di viaggio secondo il modulo n. T-10 (vedi. Campione). Le colonne del modulo unificato n. T-10 sono compilate in conformità con le Istruzioni per l'uso e la compilazione dei moduli per la registrazione del lavoro e il suo pagamento (n. T-10), approvate. Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia n. 1 del 5 gennaio 2004

Tutti i documenti di cui sopra sono importanti per i registri del personale. Dal punto di vista contabile fiscale, per confermare le spese di viaggio d'affari, l'unica cosa importante è la presenza di un certificato di viaggio. In caso di sua assenza, cioè al momento dell'attraversamento del confine, le annotazioni a riguardo sul passaporto internazionale costituiranno la conferma del fatto del viaggio. Inoltre, per poter tenere conto delle spese di viaggio nel calcolo della base imponibile, è necessario che il dipendente, entro 3 giorni dal rientro, rediga un rapporto anticipato in cui elenchi tutte le sue spese, nonché alleghi tutti i documenti confermanti pagamento di viaggi, alloggio e altre spese monetarie nell'ambito dei suoi viaggi d'affari.

Spese di viaggio ammissibili

Quali documenti possono essere utilizzati per confermare le spese di rappresentanza sostenute?

Ciò può essere confermato da documenti che giustificano l'uno o l'altro tipo di spese di viaggio: spese di viaggio, alloggio, indennità giornaliere.

La legislazione non definisce un elenco specifico di documenti giustificativi che un'organizzazione può utilizzare per giustificare le spese di viaggio dei dipendenti.

Parere del Ministero delle Finanze russo e del Servizio fiscale federale russo: documenti confermativi spese di viaggio il dipendente per viaggi e locali in affitto può essere:

Rapporto preliminare approvato dal capo dell'organizzazione;

Certificato di viaggio;

Documenti comprovanti le spese di viaggio del dipendente (compresi i documenti comprovanti le spese per l'acquisto di un biglietto di viaggio elettronico), l'affitto dell'abitazione, ecc. (allegati alla relazione anticipata). Allo stesso tempo, la presenza di documenti come un incarico ufficiale e un ordine di inviare un dipendente in viaggio d'affari non è necessaria per confermare le spese ai fini dell'imposta sugli utili. Conferma: lettere del Ministero delle Finanze della Russia n. 03-03-06/1/764 del 19 novembre 2009, n. 03-03-05/169 del 14 settembre 2009, Servizio fiscale federale della Russia n. MN -22-3/890 del 25 novembre 2009

A causa del fatto che un certificato di viaggio viene rilasciato solo per viaggi d'affari in Russia e nei paesi della CSI, quando si invia un dipendente in viaggio d'affari in altri paesi, devono essere copiate le pagine del passaporto internazionale con segni di attraversamento del confine disponibile (clausola , Regolamento, approvato con decreto governativo RF n. 749 del 13 ottobre 2008).

Importante! Per i viaggi d'affari di un giorno potrebbe mancare anche un certificato di viaggio.

Per giustificare le spese sotto forma di indennità giornaliera, sono richiesti i documenti redatti quando si invia un dipendente in viaggio d'affari (in particolare, un certificato di viaggio per un lungo viaggio d'affari in Russia e nei paesi della CSI). Inoltre, non è necessario presentare vari assegni e ricevute. N. 03-03-06/1/741 del 11 novembre 2011 , N. 03-03-06/1/206 del 1 aprile 2010 , N. 03-03-06/1/770 del 24 novembre 2009

Quale modulo devo utilizzare per preparare un rapporto anticipato quando un dipendente ritorna da un viaggio di lavoro?

Un rapporto anticipato è il documento principale con l'aiuto del quale un dipendente (compresi quelli inviati in viaggio d'affari) conferma le spese da lui sostenute su emesso rendiconto contanti(Parte 1, articolo 9 della legge federale n. 402-FZ del 6 dicembre 2011, clausola 26 del Regolamento, approvato con decreto del governo della Federazione Russa n. 749 del 13 ottobre 2008).

Un rapporto anticipato deve essere redatto nella forma approvata nelle politiche contabili dell'organizzazione a fini contabili. L'organizzazione ha il diritto di redigere questo documento secondo il modulo unificato n. AO-1, ​​approvato. Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia n. 55 del 1 agosto 2001. Puoi anche sviluppare un modulo rapporto anticipato in modo indipendente (anche utilizzando il modulo standard come base).

In ogni caso, i documenti primari utilizzati dall'organizzazione devono contenere tutti gli estremi obbligatori elencati nella Parte 2 dell'art. 9 della legge federale n. 402-FZ del 6 dicembre 2011

Ma torniamo ai viaggi di lavoro. Il Codice del lavoro fornisce un elenco rigoroso di articoli in base ai quali un lavoratore distaccato può richiedere un risarcimento.

Si tratta delle spese di viaggio, dell'affitto dell'alloggio e dell'indennità giornaliera. Il pagamento dei pasti non viene effettuato separatamente. Si presuppone che tali spese siano comprese nell'indennità giornaliera. Oltre a queste spese, l'azienda internamente documento normativo può approvare un elenco dei costi aggiuntivi da rimborsare ai dipendenti. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di servizi di comunicazione, Internet, taxi. In un modo o nell'altro bisogna rispettare il principio della fattibilità economica, cioè una persona in viaggio d'affari deve sostenere tali spese solo per svolgere un incarico ufficiale.

Quindi, quali spese dovrebbero essere rimborsate a un dipendente inviato in viaggio d'affari?

È necessario compensare le spese associate a un viaggio d'affari. In particolare rientrano: - spese di viaggio; - spese per l'affitto di alloggi; - indennità giornaliera; - altre spese sostenute dal dipendente con il consenso del datore di lavoro.

Gli importi specifici, nonché le modalità di rimborso delle spese di viaggio, devono essere fissati nel contratto collettivo (altre normative locali, ad esempio, il Regolamento sui viaggi d'affari).

Conferma: Arte. 168 Codice del lavoro della Federazione Russa .

La legislazione sul lavoro non stabilisce l'obbligo di pagare le spese relative ai viaggi di lavoro a tutti i dipendenti nello stesso importo. L'importo del risarcimento è determinato in base alle capacità finanziarie dell'organizzazione. L'organizzazione datrice di lavoro ha il diritto, in base alle proprie normative locali, di prevedere un importo differenziato di queste spese per i dipendenti che occupano posizioni diverse (ad esempio, importi diversi delle spese per il capo dell'organizzazione e i suoi sostituti, i dirigenti divisioni strutturali, altri dipendenti).

Conferma: lettera del Ministero del Lavoro russo n. 14-2-291 del 14 febbraio 2013 , comma 3 della lettera di Rostrud n. 164-6-1 del 4 marzo 2013

Per determinare l'importo dell'anticipo a un dipendente per l'intera durata di un viaggio d'affari, è necessario tener conto della sua durata, che può essere stabilita sulla base dei documenti di viaggio. Ad esempio, un'organizzazione può calcolare l'importo dell'indennità giornaliera sulla base di un certificato di viaggio.

Conferma: articolo 11 del Regolamento , approvato Con decreto del governo della Federazione Russa n. 749 del 13 ottobre 2008, Lettera del Ministero delle Finanze russo n. 03-03-06/1/741 dell'11 novembre 2011

Tuttavia, in ogni caso, l'importo specifico del pagamento anticipato per un viaggio d'affari (tenendo conto delle caratteristiche specificate) è determinato in procedura generale il capo dell'organizzazione (clausola 4.4 del Regolamento sulla procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti).

Principi di contabilità fiscale dei viaggi di lavoro

Tutte le spese approvate, come già accennato, sono accettate in presenza di documenti giustificativi per il calcolo dell'imposta sul reddito nel sistema fiscale generale (sottoclausola 12, clausola 1, articolo 264 del Codice fiscale della Federazione Russa) e dell'imposta unica ai sensi del " reddito-spese” sistema fiscale semplificato (sottoclausola 13 comma 1 dell'articolo 346.16 del Codice Fiscale della Federazione Russa). Il principio di contabilizzazione di tali spese è lo stesso per entrambi, ad eccezione di un punto. Le organizzazioni operative generali riflettono in tutti i casi i costi in base alla data del rapporto anticipato approvato, indipendentemente dalla fonte del loro pagamento. Le organizzazioni che utilizzano il sistema fiscale semplificato fanno lo stesso se le spese di viaggio d'affari sono state pagate con l'anticipo rilasciato al dipendente. Se il viaggiatore ha pagato parte delle spese o addirittura tutte con i propri soldi, allora il datore di lavoro “semplificato” potrà rifletterle nella contabilità fiscale solo previo pagamento del risarcimento.

È inoltre necessario ricordare che le spese di viaggio accettate a fini fiscali possono essere effettuate solo per i dipendenti a tempo pieno che lavorano nell'azienda sulla base di un contratto di lavoro. Non sono incluse le spese per i viaggi d'affari delle persone con le quali è stato concluso un contratto di diritto civile. Il risarcimento per il costo del viaggio, se necessario, dovrebbe essere incluso nei termini del contratto.

Tipi di spese: giornaliere

L'indennità giornaliera corrisposta a un dipendente è essenzialmente l'importo con il quale egli soddisferà le sue esigenze personali durante un viaggio d'affari. Le sue dimensioni dovrebbero essere le stesse per tutti i dipendenti. I pagamenti possono differire solo in base all'area geografica del viaggio, ad esempio per i viaggi d'affari all'interno della Federazione Russa un importo, per l'estero un altro.

Nel calcolo dell'imposta sul reddito o dell'imposta unica “semplificata”, le spese per il pagamento dell'indennità giornaliera sono accettate per qualsiasi importo. L'unica condizione è che le loro dimensioni specifiche siano registrate nell'ordine dell'organizzazione. Inoltre, indipendentemente dall'entità, questo tipo di indennità di viaggio non è soggetta a contributi pensionistici, medici e sociali.

Ma dal punto di vista della tassazione di questi pagamenti con l'Irpef le cose vanno peggio. Non imponibile Dimensioni dell’imposta sul reddito personale l'indennità giornaliera è stabilita al paragrafo 3 dell'articolo 217 del codice fiscale, e queste cifre non sono affatto elevate: 700 rubli al giorno in Russia e 2.500 rubli all'estero. Tutto ciò che viene pagato oltre questi standard deve essere tassato con un’aliquota del 13% e detratto dallo stipendio del dipendente.

Aereo, treno, taxi

Il costo del viaggio di un dipendente verso il luogo del viaggio d'affari dal punto di vista della contabilità dell'imposta "redditizia" non ha importanza. La cosa principale, come già accennato, è la disponibilità dei documenti giustificativi. In precedenza veniva riconosciuto come tale il biglietto stesso e, in caso di viaggio aereo, anche la carta d'imbarco. Con la crescente popolarità dei biglietti elettronici, è diventato difficile fornire il loro equivalente “dal vivo” al reparto contabilità, dal momento che molte compagnie di trasporto semplicemente non li emettono. Tuttavia non dovrebbero sorgere particolari problemi a questo riguardo. Il viaggio ferroviario può essere confermato con il tagliando di controllo del biglietto elettronico, cioè con l'estratto ricevuto forma elettronica quando ordini un biglietto online. Ciò, in particolare, è affermato nella lettera recentemente pubblicata del Ministero delle Finanze russo del 12 aprile 2013 n. 03-03-07/12256.

Un modulo di itinerario/ricevuta simile generato automaticamente sistema informativo la registrazione del trasporto aereo è adatta anche se il dipendente viaggia in aereo in viaggio d'affari. È vero, come ai tempi dei biglietti cartacei, dovrà allegare a tale stampa una carta d'imbarco che confermi il suo volo sulla rotta specificata nel biglietto elettronico (lettera del Ministero delle Finanze russo del 19 aprile 2013 n. 03 -03-07/13501).

Oltre al costo del viaggio stesso, le spese a fini fiscali comprendono l'assicurazione personale obbligatoria per i passeggeri sui trasporti, le spese per il rilascio dei documenti di viaggio e il rilascio della biancheria da letto sui treni. Tutte le altre spese di trasporto sono ridotte base imponibile, solo se sono direttamente inclusi nel prezzo del biglietto (lettera del Ministero delle Finanze russo del 24 luglio 2008 n. 03-03-06/2/93).

Il costo del biglietto non costituisce il reddito del dipendente, indipendentemente dalla modalità di pagamento. Sia in una situazione in cui un'impresa organizza viaggi, sia se un dipendente acquista lui stesso un biglietto e il datore di lavoro successivamente lo rimborsa per quanto ha speso, tale importo non è soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche o ai contributi assicurativi.

L'organizzazione ha il diritto di prendere in considerazione le spese del dipendente per un taxi per l'aeroporto da cui parte per un viaggio d'affari?

Ha il diritto di essere preso in considerazione come parte di altre spese associate alla produzione e (o) alle vendite, a determinate condizioni.

Nel calcolare l'imposta sul reddito come parte di altre spese associate alla produzione e (o) alle vendite, l'organizzazione ha il diritto di tenere conto delle spese di viaggio d'affari. In particolare rientrano le spese di viaggio di andata e ritorno dal viaggio di lavoro. Allo stesso tempo, la legislazione fiscale non contiene riserve o restrizioni sul tipo di trasporto che un dipendente può utilizzare per raggiungere il luogo del viaggio d'affari e ritorno. Conferma: pag. 12 comma 1 art. 264 del Codice Fiscale della Federazione Russa.

Inoltre, l'obbligo di rimborsare al dipendente eventuali spese associate a un viaggio d'affari, se effettuate con il permesso e la conoscenza dell'organizzazione, è sancito dalla legislazione sul lavoro (parte 1 dell'articolo 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa , paragrafo 1 dell'articolo 11 del Regolamento, approvato con risoluzione governativa RF n. 749 del 13 ottobre 2008). Le spese di un dipendente per un taxi per l'aeroporto sono correlate ai costi di viaggio da e verso il viaggio d'affari. La procedura e l'importo del rimborso di tali spese sono determinati da un contratto collettivo o da documenti interni dell'organizzazione (parte 2 dell'articolo 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Conclusione: l'organizzazione ha il diritto di prendere in considerazione le spese del dipendente per un taxi per l'aeroporto da cui parte in viaggio d'affari come spese nel calcolo dell'imposta sul reddito.

Allo stesso tempo, eventuali spese ai fini del calcolo dell'imposta sul reddito vengono prese in considerazione solo se sono economicamente giustificate e documentate (clausola 1 dell'articolo 252 del Codice fiscale della Federazione Russa).

La necessità di chiamare un taxi può essere giustificata, ad esempio: - dalla mancanza di collegamenti diretti dal punto di partenza del dipendente all'aeroporto; - un'interruzione nel funzionamento del trasporto pubblico in caso di partenza tardiva (anticipata) per un viaggio d'affari.

È possibile documentare i costi: - effettuando un ordine per la fornitura di un veicolo per il trasporto di passeggeri e bagagli; - ricevuta del pagamento per l'utilizzo del taxi passeggeri o assegni del registratore di cassa; - una nota nella quale il dipendente giustificherà il motivo della chiamata al taxi e indicherà il percorso; - regolamenti interni dell'organizzazione (ad esempio, Regolamento sui viaggi di lavoro).

Conferma: lettere del Ministero delle Finanze russo N. 03-03-06/1/621 del 4 ottobre 2011 , N. 03-03-06/2/162 del 27 agosto 2009 , N. 03-03-06/1/505 del 31 luglio 2009

Pertanto, l'organizzazione ha il diritto di risarcire il dipendente distaccato e di tenere conto nelle sue tasse dei costi del viaggio in taxi fino all'aeroporto e del ritorno. Ciò è affermato in particolare nella lettera del dipartimento finanziario.

Spese di soggiorno

Allo stesso modo, il pagamento dell’alloggio di un dipendente in viaggio d’affari non è soggetto a tutte le “imposte salariali”. A proposito, tale vantaggio sull'imposta sul reddito delle persone fisiche si applica non solo ai viaggi in cui un dipendente dell'azienda parte per un viaggio d'affari, che rappresenta gli interessi commerciali dell'organizzazione datrice di lavoro, ma anche quando va, ad esempio, per uno stage al fine di migliorare le proprie qualifiche. Ciò si legge nella lettera del Ministero delle Finanze russo del 12 aprile 2013 n. 03-04-06/12417.

Per confermare le spese di soggiorno su base "redditizia", ​​saranno necessari i documenti primari rilasciati dall'hotel a nome dell'organizzazione datrice di lavoro. Secondo il decreto del governo della Federazione Russa del 6 maggio 2008 n. 359, questo può essere un modulo di segnalazione rigoroso sviluppato dall'hotel stesso. Questo BSO deve necessariamente contenere dettagli quali il nome del documento, il suo numero e serie, nonché la data di preparazione e pagamento, nome, indirizzo legale e TIN dell'organizzazione che lo ha emesso, nome e costo del servizio, posizione e cognome, nome e patronimico della persona responsabile della preparazione del modulo, la sua firma e il sigillo dell'organizzazione.

La maggior parte degli hotel dispone di apparecchiature per registratori di cassa, quindi al posto del BSO, il dipendente distaccato potrà giustificare il fatto di aver pagato la camera assegno circolare. Inoltre, gli hotel devono emettere documenti attestanti l'avvenuta prestazione dei servizi di alloggio e, se soggetti IVA, una fattura.

Quando si riflettono le spese di soggiorno, è necessario tenere presente che i documenti forniti non devono includere importi per l'organizzazione dei pasti per il dipendente, che, ricordiamo, viene pagato con l'indennità giornaliera.

Ci sono due opzioni: o il dipendente si accorderà con i rappresentanti dell'hotel in modo che il costo della colazione sia incluso nel costo dell'alloggio e nel documento non vi siano riferimenti ai pasti presso un ristorante locale, oppure il contabile avrà “impacchettare” gli importi stanziati nell'indennità giornaliera prevista, trattenendoli dai pagamenti successivi.

Altre spese per viaggi d'affari

Un'organizzazione ha il diritto di includere tra le spese le spese sostenute per pagare una cena di lavoro con i partner tenutasi in un ristorante durante un viaggio d'affari?

Nel calcolare l'imposta sul reddito, un'organizzazione può prendere in considerazione come parte di altre spese associate alla produzione e (o) alle vendite, le spese di rappresentanza di cui al comma 2 dell'art. 264 del Codice Fiscale della Federazione Russa (clausola 22, comma 1, articolo 264 del Codice Fiscale della Federazione Russa). Questi includono, in particolare, i costi associati allo svolgimento di riunioni ufficiali, ricevimenti (comprese colazioni, pranzi o altri eventi simili), servizi ai rappresentanti di altre organizzazioni che partecipano ai negoziati al fine di stabilire e (o) mantenere la cooperazione reciproca, nonché funzionari di l’organizzazione dei contribuenti che partecipa alle negoziazioni. Inoltre, la capacità di tenere conto di tali costi non dipende dal luogo in cui si verificano tali eventi.

Conclusione: i costi per il pagamento di una cena di lavoro con i partner tenutasi in un ristorante durante un viaggio d'affari (di produzione) dovrebbero essere riconosciuti nel calcolo dell'imposta sul reddito secondo le modalità previste per la contabilità delle spese di intrattenimento.

Allo stesso tempo, le spese di rappresentanza ai fini del calcolo dell'imposta sul reddito vengono prese in considerazione solo se sono economicamente giustificate e documentate (clausola 1 dell'articolo 252 del Codice fiscale della Federazione Russa).

Conferma: lettere del Ministero delle Finanze russo N. 03-03-06/2/11897 del 10 aprile 2013 , N. 03-03-06/1/675 del 1 novembre 2010 , N. 03-03-06/1/759 del 16 novembre 2009