كيفية ملء الشهادة. عند الموافقة على التعليمات المتعلقة بإجراءات ملء وإصدار وتسجيل وتخزين نماذج بطاقات الهوية للأفراد العسكريين في الاتحاد الروسي

من أجل تحسين المحاسبة ومراقبة إحالات موظفي المؤسسة إلى أنواع مختلفة من رحلات العمل ورحلات العمل، تم تقديم نموذج خاص - شهادة السفر. تأخذ هذه الوثيقة في الاعتبار جميع جوانب رحلات العمل - يتم تأكيد سلطة الموظف خلال فترة الرحلة، ويتم الإشارة إلى منصبه وعدد الموظفين ومكان العمل الدائم، وكذلك الغرض من الرحلة ومكانها وتوقيتها. ويقدم الجانب الخلفي معلومات حول إقامة الموظف في مكان التكليف، مع الإشارة إلى مواعيد الوصول والمغادرة؛ يتم التصديق على هذه المعلومات من خلال التوقيعات والأختام المقابلة للمنظمات المعتمدة. يجب أن تحتوي الشهادة على رقم وتاريخ الإصدار.

ملء العينة

وبما أن هذه الشهادة تعتبر وثيقة للمحاسبة ومراقبة الأجور، فإن نموذج شهادة السفر (النموذج T-10) يعد في الوقت الحاضر بمثابة عينة موحدة. بعد إصدار الأمر المناسب لإرسال الموظف في رحلة عمل، يقوم موظف قسم الموارد البشرية بملء شهادة السفر (نسخة واحدة)، ثم يوقعها مع رئيس المؤسسة ويسلمها للمسافر التجاري. يمكن إجراء ملء العينة إما على الكمبيوتر أو يدويًا. يتم تصحيح البقع أو الأخطاء المحتملة عن طريق الشطب وكتابة النسخة الصحيحة في الأعلى، ثم يتم التصديق عليها بتوقيع الشخص المسؤول.

يجب على كل منظمة الاحتفاظ بسجل لجميع رحلات عمل الموظف، والذي يشير إلى الاسم الكامل والمنصب والقسم الذي يعمل فيه الموظف، بالإضافة إلى تواريخ المغادرة والوصول من رحلة العمل.

على ظهر بطاقة الهوية، يتم إدخال جميع المعلومات مباشرة أثناء رحلة العمل في الخدمات المعتمدة للمنظمات التي تم إرسال الموظف إليها. يتم تدوين تواريخ الوصول والمغادرة وكذلك الاسم الكامل للمنظمة. يجب أن تكون البيانات مصدقة من خلال توقيعات الأشخاص المسؤولين والأختام المقابلة وستكون بمثابة الأساس لتأكيد وجود الموظف في مكان رحلة العمل.

عند الوصول إلى مكان العمل الرئيسي، يقدم الموظف الشهادة إلى قسم المحاسبة، ويرفق بها أيضًا تقرير مسبق ومستندات مالية أخرى، والتي ستكون بمثابة الأساس لمحاسبة جميع النفقات التي تكبدتها المؤسسة أثناء إقامة الموظف في رحلة عمل.

اليوم، بعد دخول قواعد جديدة بشأن حماية العمال أثناء تشغيل المنشآت الكهربائية حيز التنفيذ، من المهم أن تتذكر كيفية ملء شهادة السلامة الكهربائية. وفي الوقت نفسه تجدر الإشارة إلى بعض التغييرات التي طرأت على تصميم شهادات السلامة الكهربائية.

لنبدأ مع مظهر. تتكون الشهادة من غلاف صلب بظهر من القماش وكتلة من أربع صفحات. مقاس الهوية 95 مم × 65 مم. لون الربط المفضل هو الكرز الداكن. على الجانب الأمامييحتوي الغلاف على نقش "الشهادة" الذي يجب أن يكون منقوشًا بلون مغاير (أبيض أو أصفر).

من أجل الفهم، قمت بتدوين الملاحظات اللازمة في نص مكتوب بخط اليد.

في الصفحة الأولى بالترتيب: رقم الشهادة، اسم المؤسسة التي صدرت منها الشهادة، الاسم الكامل، الوظيفة أو المهنة، الورشة.

تاريخ إصدار الشهادة، توقيع صاحب العمل المسؤول عن المعدات الكهربائية. في هذه الحالة، هو كبير مهندسي الطاقةبعض التنظيم. ختم المنظمة.

الصفحة الثانية تحتوي على نتائج اختبار المعرفة: تاريخ الاختبار، السبب (الابتدائي، التالي، الاستثنائي)، المجموعة (2-5، للمجموعة الأولى لم يتم إصدار شهادة)، التقييم، تاريخ الاختبار التالي، التوقيع من رئيس اللجنة . وفي الطبعة الجديدة، أضيفت عبارة "لاختبار المعرفة" إلى هذا العمود (انظر المثال أدناه).

يتم ملء الصفحة الثالثة للموظفين الذين، وفقا لوظيفتهم مسؤوليات الوظيفةوطبيعة الأنشطة الإنتاجية تتطلب التصديق حسب القواعد السلامة الصناعيةوغيرها من القواعد الخاصة.

كقاعدة عامة. الموظفون الذين اجتازوا هذه الشهادة، على سبيل المثال، شهادة السلامة الصناعية، يحصلون على شهادة منفصلة. ولذلك، تظل هذه الصفحة فارغة.

يتم ملء الصفحة الرابعة للعاملين المسموح لهم بالتنفيذ أعمال خاصة(أعمال الحفر، الاختبار، وما إلى ذلك)، في حالتنا، إذن بتشغيل المعدات الكهربائية لآليات الرفع.

في الواقع، يتعلق الأمر كله بإصدار شهادة السلامة الكهربائية. ولا ننسى أن الشهادة يجب أن تكون دائما مع الموظف أثناء أداء واجباته الرسمية وتقديمها بناء على طلب الموظفين المشرفين. يجب استبدال الشهادة في حالة تغير المنصب.

شهادة السفر هي وثيقة تحتوي على كافة المعلومات الهامة حول رحلة عمل الموظف. لا تؤكد الوثيقة حقيقة وجودك في رحلة عمل فحسب، بل تؤمن أيضًا الصلاحيات المنقولة مؤقتًا إلى الموظف. تعبئة شهادة السفرمنذ عام 2015، لم يعد ذلك ضروريا - تم إلغاء الإجراء بموجب القانون، ولكن الموضوع لا يزال ذا صلة.

في هذا المقال نقترح:

• تذكر كيفية ملء شهادات السفر
• النظر في عينة من ملء شهادة السفر
• تحليل ملء شهادة السفر في سياق التشريع المعدل

لا يشترط تعبئة شهادة السفر من عام 2015

سؤال مهم لموظفي الموارد البشرية: " كيفية ملء شهادات السفر (TC)؟"في عام 2015 لم يعد ذا أهمية كبيرة. التغييرات في التشريعات جعلت هذا الإجراء غير صالح. يحد من قائمة المستندات لإرسالها في رحلة عمل وتبرير النفقات بأمر إرسالها في رحلة عمل. يتم تحديد مدة إقامة الموظف في رحلة عمل، وفقًا للتشريعات الحالية، بناءً على وثائق السفر المقدمة من الموظف (انظر التعديلات في 29 ديسمبر 2014).

فمن ناحية، تعمل هذه التغييرات على تبسيط تدفق المستندات بشكل كبير فيما يتعلق برحلات العمل. من ناحية أخرى، لا يزال العديد من العاملين في مجال شؤون الموظفين لا يرون أي مزايا في إلغاء القانون المدني ويشككون في المستندات التي يمكن أن تحل محل الهوية المعتادة بالكامل.

اقرأ عن الدفع مقابل أيام الإجازة في رحلة عمل

هيكل الوثيقة

جامعة كو لفترة طويلةكانت وثيقة تؤكد أن الموظف كان في رحلة عمل. كانت هذه الوثيقة الصغيرة هي التي تعكس تقريبًا جميع المعلومات المتعلقة بالرحلة: من الوقت الفعلي الذي تقضيه الرحلة إلى الحجم نفقات السفر. كان النموذج الموحد لتسجيل CU هو النموذج.

من أجل إرسال موظف في رحلة عمل، كان على موظف شؤون الموظفين إعداد ثلاث وثائق إلزامية: وثيقة شخصية، أمر بإرساله في رحلة عمل، ومهمة عمل. يهدف إلغاء القانون المدني إلى تبسيط تدفق المستندات وتقليل عدد المستندات الوثائق اللازمة.

يمكن إصدار الشهادة من أي قسم في المنظمة في مكان عمل الموظف. في الممارسة العملية، يقع ملء أنظمة التحكم في مجال مسؤولية خدمة الموظفين. تم تحرير الوثيقة في نسخة واحدة وتم تسليمها إلى الموظف بعد التوقيع من رئيس المؤسسة. وعند العودة، كان لا بد من تقديمها إلى قسم المحاسبة مع جميع التقارير المالية المصاحبة.

تم تنظيم تصميم CG بشكل موحد وكان ضمن إطار هيكل واحد محدد. وبناء على ذلك، لم تكن هناك اختلافات عمليا في مسألة كيفية ملؤها (عينة في شكل نموذج T-10). وكان هيكل الوثيقة على النحو التالي:

1. الاسم الكامل للشركة.

2. رقم وتاريخ الانتهاء من الشهادة.

3. معلومات عن الموظف (الاسم الكامل، المنصب، رقم الموظف، القسم).

4. بيانات المؤسسة – الوجهات رحلة عمل.

5. الغرض من الرحلة.

6. مدة الرحلة بالأيام.

7. تفاصيل وثيقة الهوية.

8. توقيع وختم رئيس الشركة.

يعمل الجانب الخلفي من بطاقة الهوية على تسجيل معلومات حول الوصول والمغادرة من رحلات العمل. إذا قام الموظف بزيارة العديد من المنظمات أثناء الرحلة، فإن الشهادة تحتوي على علامات الوصول والمغادرة، مع الإشارة إلى تواريخ وعنوان المؤسسة. ويجب أن تكون هذه البيانات مصدقة من قبل المحاسب أو رئيس قسم الموارد البشرية ومصدقة بالختم الإداري.

قواعد لملء CUيتكون من تسلسل الإجراءات التالية:

1. ملء الحقول بمعلومات عن موظف المؤسسة: الاسم الكامل، المنصب حسب الطلب، رقم الموظف، تفاصيل جواز السفر. يجب إدخال جميع هذه المعلومات في النموذج بدقة ودون أخطاء، وإلا فقد يواجه الموظف المعين صعوبات عند الوصول إلى الوجهة.

2. تتم الإشارة إلى مدة الرحلة بالأيام التقويمية، لكن الوقت الذي تقضيه على الطريق لا يتم تضمينه في هذه الفترة. تتم الإشارة إلى مدة رحلة العمل بالكلمات ويتم تكرارها حسب تاريخي البدء والانتهاء.

3. يجب أن تتطابق المعلومات المتعلقة بوجهة الرحلة الرسمية وأغراضها مع المهمة الرسمية

4. يشهد توقيع وختم رئيس المنظمة على جميع البيانات المحددة ويمنح الشهادة حالة رسمية صالحة.

5. يتم تدوين وقت المغادرة لرحلة عمل على ظهر الوثيقة ويتم اعتماده أيضًا بتوقيع وختم الشخص المعتمد.

بالنسبة لجامعة KU، كان الملء باليد أو على الكمبيوتر مقبولًا أيضًا. عند تصحيح الأخطاء يُسمح بشطب الإدخال غير الصحيح ووضع الإدخال الصحيح فوقه. ومع ذلك، يجب أن يتم التوقيع على جميع التصحيحات من قبل شخص مفوض.

تم ملء CU من الجانب الخلفي مباشرة أثناء رحلة العمل. في المنظمات التي تم إرسال الموظف فيها، تم وضع ملاحظات عند وصوله ومغادرته، والتي بدورها تم اعتمادها أيضًا بتوقيع وختم الشخص المعتمد.

إن مسألة كيفية ملء CU، كقاعدة عامة، لم تسبب أي صعوبات خاصة، ولكن كان من الأكثر موثوقية أن يعهد بإكمالها إلى موظف مؤهل يتمتع بخبرة كافية. في حالة حدوث أخطاء في تحديد الهوية، قد يواجه الموظف صعوبة في تسجيل الدخول إلى فندق في مكان رحلة العمل ودفع النفقات اليومية.

في الختام، تجدر الإشارة إلى أن القواعد الجديدة لتدفق المستندات المتعلقة برحلات العمل قد تم تبسيطها بشكل كبير. ويكفي أن تصدرها المنظمة وفقاً للقواعد المعمول بها في المنظمة، وتدوين خروج الموظف في الجريدة المناسبة. أما بالنسبة لمصاريف السفر، فبناءً على أمر الإرسال في رحلة عمل، يتم ملء ورقة زمنية وحساب تقديرها الأولي وتحديد مبلغ السلفة.

على الرغم من أن CG أصبح الآن وثيقة ملغاة، بعد أن تمت دراستها من قبل القواعد الحاليةتصميمها، يمكن للمرء استخلاص استنتاجات حول مزايا قواعد تدفق المستندات الجديدة في هذا المجال.

قد تكون مهتمًا أيضًا بالمواد التالية:

نظرًا لطبيعة العمل، غالبًا ما يحتاج أصحاب العمل إلى إرسال موظفيهم في رحلات عمل إلى مناطق أخرى وحتى إلى بلدان أخرى.

وبناء على ذلك، فيما يتعلق بهذا، ستنشأ أنواع مختلفة من النفقات - الطعام والإقامة والسفر والإضافية.

يوافق صاحب العمل قانون العملوالاتحاد الروسي ملزم بسداد هذه النفقات بالكامل.

علاوة على ذلك، يجب أن تكون جميع نفقات رحلة العمل مدعومة بوثائق شاملة كافية. إحدى المستندات المطلوبة هي شهادة سفر خاصة.

معلومات عامة

وفقًا للتشريعات المعمول بها في الاتحاد الروسي، يحق لصاحب العمل إرسال موظفيه في رحلات عمل.

ولكن يجب أن نتذكر أنه لهذا كان من الضروري في السابق إعداد نموذج جديد خاص لشهادة السفر.

كانت هناك بعض التغييرات في عام 2017. يجب أن نتذكر أن إعداد الوثائق من هذا النوع يحتوي على عدد كبير جدًا من الفروق الدقيقة المختلفة.

الوضع مشابه مع بعض الوثائق الأخرى. في هذه الحالة، عليك أن تتذكر الالتزام بتنسيق الوثائق. وتولي السلطات الضريبية ومفتشيات العمل اهتماما وثيقا بهذه القضية.

يجب أن يشير نموذج T-10 إلى الغرض من رحلة العمل، بالإضافة إلى الموقع - وهو أمر مهم بشكل خاص في بعض الحالات.

على سبيل المثال، عندما تتضمن رحلة عمل زيارة أي أماكن محمية أو خطرة. ستكون الوثيقة المعنية هي الأساس للقبول في أراضي المنظمة.

الإطار التنظيمي

ومن أجل تجنب ارتكاب أي أخطاء عند إنشاء وثائق من النوع المعني، سيكون من الضروري النظر بعناية في جميع خطط التكيف الوطنية.

التي تنظم تنفيذ نموذج T-10 والوثائق الأخرى، التي يكون تشكيلها إلزاميًا تمامًا عند إرسال موظف في رحلة عمل.

في هذا الإطار التنظيمياليوم يشمل ما يلي:

في الوقت نفسه، يُنصح بإعداد شهادة سفر مطبوعة على الآلة الكاتبة ببرنامج Word.

من الضروري اتباع جميع التوصيات الخاصة بتنسيق T-10. تمت مناقشة هذه النقطة بالتفصيل في الوثائق التنظيمية. لا ينبغي السماح بأي انتهاكات.

إجراءات إصدار شهادة السفر

اليوم، يُسمح برحلة عمل بدون شهادة من النوع المعني، حيث تم قبولها مؤخرًا نسبيًا

ومع ذلك، يجب على موظف قسم الموارد البشرية، وكذلك الشخص المسؤول مباشرة عن إرسال الموظفين في رحلة عمل، التعرف على إجراءات إعداد هذه الشهادة.

نظرًا لأنه في بعض الحالات يكون وجودها مطلوبًا لأغراض أخرى مختلفة - وليس فقط لإعداد التقارير.

ومن المهم النظر في الأسئلة الهامة التالية:

• أين يمكنني الحصول على النموذج؟
• قواعد الملء
• من يوقع؟
• مكان وضع الختم
• إذا كان لا بد من إجراء تغييرات؟
• مثال على التعبئة.

أين يمكنني الحصول على النموذج؟

يمكن الحصول على نموذج طلب السفر بصيغة T-10، بالإضافة إلى نماذج من المستندات الأخرى المطلوبة عند تسجيل موظف في رحلة عمل:

• وعلى أي موارد موثوقة على الإنترنت؛

علاوة على ذلك، إذا تم استخدام أي مورد تابع لجهة خارجية على الإنترنت كمصدر للتوثيق، فيجب عليك التأكد من استخدام الموارد الموثوقة فقط. لأنه خلاف ذلك هناك احتمال كبير لارتكاب أي أخطاء.

إذا كانت المؤسسة تستخدم نظام محاسبة آلي من 1C، فمن المفيد استخدام القاعدة الوثائقية المقدمة لها.

باستخدام منتج البرنامج هذا، يمكنك إنشاء نموذج T-10 في الوضع التلقائي بالكامل.

قواعد الملء

أساس ملء شهادة السفر هو الشهادة المقابلة التي أصدرتها المؤسسة حول إرسال موظف في رحلة.

في الغياب من هذه الوثيقةمن المستحيل إعداد نموذج T-10، لأنه يعرض تفاصيل الطلب.

يجب أن يتم تجميعها في نسخة واحدة فقط؛ ببساطة ليست هناك حاجة لإنشاء أي نسخ. حتى مغادرة الموظف، يمكن إكمال الجانب الأمامي فقط من النموذج.

عند إدخال كافة البيانات الضرورية، سوف تحتاج إلى إيلاء أقصى قدر من الاهتمام لبيانات جواز السفر الخاص بك. التناقضات مع تلك الحقيقية غير مسموح بها ببساطة.

إذا كان هناك تناقضات، قد تنشأ بعض المشاكل في وقت لاحق. ولكن يجب أن نتذكر أن وجود الأخطاء ليس أساسًا لإعداد مستند جديد.

إذا لزم الأمر، يُسمح بإجراء التصحيحات المناسبة على نموذج T-10. يحق للأشخاص المذكورين أدناه ملء استمارة من هذا النوع:

• قسم الموارد البشرية؛
• محاسبة

إجراء التعبئة نفسه هو كما يلي:

• يتم كتابة الاسم الكامل للمنظمة؛
• رمز أوكبو؛
• يتم إصدار رقم شهادة السفر - يجب أن يتوافق تمامًا مع الإدخال الخاص في مجلة التسجيل؛
• تعبئة البيانات الشخصية لموظف معين، بالإضافة إلى رقم سجل دوامه (إن وجد)؛
• الاسم مكتوب الوحدة الهيكليةمكان تسجيل الموظف، منصبه؛
• يشير السطر التالي إلى - البلد، اسم المنظمة التي يتم إرسال الموظف المحدد إليها، المهمة بأكملها، الهدف النهائي؛
• يتم تحديد عدد أيام الإقامة - لكن وقت السفر لا يؤخذ في الاعتبار أبدًا؛
• تفاصيل جواز السفر الكاملة للمسافر.

عند ملء جميع الأقسام المذكورة أعلاه بالكامل، يجب تقديم نموذج T-10 مباشرة إلى المدير للتوقيع.

يجب أن نتذكر أنه بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون هناك أيضًا ختم المنظمة المستخدمة.

وفي هذه الحالة، لا تنسى إرفاق نموذج خاص بنموذج T-10.

إنه يمثل مهمة وظيفية. يتم تجميع تقرير عن إكمال هذه المهمة بنفس النموذج. يجب أن تتعرف على

وفقًا لهذه الوثيقة التنظيمية، ليس من الضروري إعداد مهمة وظيفية إذا كانت مدة رحلة العمل يومًا واحدًا فقط (باستثناء وقت السفر).

يجب عليك أيضًا إعداد المستندات المناسبة للسائق - إذا تم تنفيذ الرحلة لسبب ما من خلال وسائل النقل التابعة للمنظمة.

وفي الوقت نفسه، من الضروري أيضًا إعداد وثيقة خاصة لسيارة الركاب (عندما يقود عدة أشخاص السيارة في وقت واحد).

أيضًا، إذا كانت رحلة العمل بدون إقامة، فسيظل صاحب العمل بحاجة إلى إصدار شهادة من هذا النوع.

من يوقع

يجب أن تكون شهادة السفر موقعة من قبل مدير المؤسسة أو شخص لديه سلطة مماثلة. هناك عمود خاص لهذا.

يجب أيضًا أن تكون هناك توقيعات للأشخاص المخولين عند تنفيذ الإجراءات التي يقوم بها الموظف المعين:

• حول المغادرة من الوجهة؛
• حول الوصول إلى الوجهة.

قد يكون هذا الشخص المسؤول مفتش عمل أو سكرتير منظمة العملاء أو مدير شركة أخرى.

ولكن على عكس توقيع المشرف المباشر على المؤسسة المستخدمة، فإن توقيعات الأشخاص الآخرين ليست مطلوبة دائمًا.

نظرًا لأن تثبيتها يكون مستحيلًا في بعض الأحيان بسبب غياب الأشخاص المسؤولين أنفسهم.

أين تضع الختم

عند ختم وثيقة السفر، من الضروري اتباع القواعد التي تنطبق على جميع وثائق الإبلاغ دون استثناء.

يجب أن تكون الطباعة:

• صالح؛
• مرئية بوضوح
• الامتثال للمتطلبات القانونية؛
• لا تغطي التوقيعات أو غيرها معلومات مهمةمباشرة على سطح الوثيقة نفسها.

ويجب وضع ختم المنظمة المستخدمة على الجانب الأمامي من الوثيقة المعنية، بجانب توقيع مدير المؤسسة.

إذا كان لا بد من إجراء تغييرات

إذا تم ارتكاب أخطاء لسبب ما عند ملء شهادة السفر، فسيكون من الضروري إجراء التصحيحات.

للقيام بذلك، ما عليك سوى شطب المعلومات غير الصحيحة ثم إدخال الإدخال الصحيح بجوارها.

هذا ينطبق بشكل خاص على وقت السفر. إذا حدثت أخطاء، فسوف تنشأ مشاكل لاحقة في الحصول على بدلات السفر.

ملء المثال

حتى لو كان موظف قسم الموارد البشرية أو قسم المحاسبة المسؤول عن إصدار شهادة السفر يتمتع بخبرة كبيرة، فإن الأمر يستحق ملء المستندات وفقًا للعينة.

يحصل شكل T-10يمكن أن تكون مؤلفة بشكل صحيح بسيطة للغاية. يمكنك أيضًا استخدام الخدمات الشركات المتخصصةالمساعدة في إعداد البيانات المالية.

كيفية ملء دفتر السجل

يجب تأكيد إرسال الموظفين في رحلات عمل بوثيقة خاصة.

يتم تشكيلها على أساس خاص

وفقًا لهذه الوثيقة التنظيمية، من الضروري الإشارة إلى البيانات التالية في سجل التسجيل:

• تاريخ المغادرة والوصول من رحلة عمل؛
• وجهة؛
• وقت السفر
• تفاصيل المسافر نفسه - اسمه الكامل، منصبه، الوحدة الهيكلية.

يمكن إنشاء هذه المجلة في شكل حر. وفي الوقت نفسه، يمكن صيانتها بأي تنسيق مناسب - ورقي أو إلكتروني.

والغرض الوحيد منه هو تبسيط وأتمتة الرقابة من قبل الهيئات المختلفة لأنشطة الشركة (مفتشية العمل، دائرة الضرائب).

ملء شهادة السفر ليس إلزاميا اليوم. ولكن إذا كان ذلك ممكنا، فإن الأمر يستحق تشكيله.

هذا سوف يتجنب كمية كبيرةمجموعة متنوعة من المشاكل، وتنظيم الوثائق.