تنظيم رحلات العمل على المركبات الرسمية. كيفية إدارة سفر العمل
يذهب بعض الموظفين بشكل دوري في مهمة إلى مدينة أو منطقة أخرى. لكن أين هم في هذا الوقت: في رحلة عمل أو رحلة عمل؟ تدل الممارسة على وجود ارتباك في التعريفات.
رحلة عمل ورحلة عمل: تمايز المفاهيم
وفقًا للقانون ، تعتبر رحلة العمل بمثابة توجيه لشخص مكلف بمهمة لفترة معينة خارج مكان العمل الدائم. السفر بغرض العمل أكثر صعوبة. سبب الصعوبات هو أنها غير منظمة في قانون العمل في الاتحاد الروسي. فن. 166 من قانون العمل في الاتحاد الروسي يشرح فقط أن رحلات الموظفين ذات طبيعة السفر هذه ليست رحلات عمل.
في الممارسة رحلة عمليعني أن أداء واجبات العمل يرتبط بالرحلات المنتظمة داخل حدود معينة. بادئ ذي بدء ، يشيرون إلى أولئك الذين يعملون كثيرًا "في الميدان". هؤلاء ، على سبيل المثال ، سعاة ووكلاء تأمين وممثلون طبيون ومشرفون. لكنهم غالبًا ما يريدون التفكير في تحركاتهم في رحلات العمل. لكن الثغرات التشريعية وعدم وجودها وثائق ضروريةقد تخلق مخاطر غير ضرورية لأصحاب العمل.
أولاً ، إنها مخاطر إدارية. يطلب المسافرون بشكل دوري الاعتراف برحلات العمل على أنها رحلات عمل ، مع تعويض النفقات وفقًا للقانون. من الواضح أن إدارة الموظفين إذا لم يتم تنظيم السفر أكثر صعوبة. ثانيًا ، إنها مخاطرة التقاضي. في حالة عدم تحقيق الهدف ، يجوز للموظف التقدم إلى المحكمة للمطالبة بسداد النفقات. أخيرًا ، صعوبات السداد من الصندوق التأمينات الاجتماعيةالترددات اللاسلكية. إذا لم تتضمن مستندات الشركة الحوادث المحتملة أثناء رحلات العمل ، فسيكون من الصعب إثبات ارتباط الحادث بالإنتاج وتلقي المدفوعات المطلوبة من صندوق التأمين الاجتماعي للموظفين المصابين.
لاحظ أن رحلات العمل يمكن أن تكون أكثر ملاءمة لأصحاب العمل. بادئ ذي بدء ، من الضروري دفع أجور الموظفين أثناء الرحلات وفقًا للراتب وليس وفقًا لمتوسط الدخل. يتم دفع بدل اليوم فقط إذا اضطر الشخص إلى قضاء الليل بعيدًا عن المنزل. بالإضافة إلى ذلك ، ليس من الضروري طلب موافقة خطية من موظف لديه روابط عائلية وإعداد أمر لإرساله في كل رحلة. نعم ، ويشار إليها في بطاقة التقرير بأيام العمل العادية ، مما يوفر عليك متاعب لا داعي لها. ولكن لتقدير هذه الفوائد ، يجب تنظيم كل شيء بشكل واضح.
ورقة العمل
بادئ ذي بدء ، تحقق من اللوائح الداخلية التي تصف كيفية إجراء ترتيبات السفر. نوصيك بوضع "لائحة بشأن طبيعة السفر للعمل" وكتابتها:
- قائمة الوظائف والمهن والمناصب مع طبيعة السفر للعمل. الحصول على قائمة - شرط إلزامي، وفقًا للجزء 2 من الفن. 168.1 من قانون العمل في الاتحاد الروسي.
- إجراءات تخطيط وتنسيق الرحلات مع الرأس. ستمكّن خطط عمل الموظف الأسبوعية أو الشهرية من مراقبة السفر ومحاسبته على التحركات غير المجدولة.
- وسائل النقل المفضلة والبديلة. اعتمادًا على المسافة أو إمكانية الوصول إلى وسيلة النقل ، يمكنك تحديد خيارات مختلفة(الشركات ، العامة) لتجنب النفقات غير المعقولة وتقليل مخاطر الحوادث.
- ميزات التفاعل وطرق الاتصال بين الموظف والمدير أثناء الرحلة للتحكم في وقت العمل أو تسجيله (إذا لم يكن هناك موقع جغرافي).
- الموعد النهائي والإجراءات لتقديم تقرير رحلة عمل.
- طبيعة السفر للعمل والعمل على الطريق مفاهيم مختلفة. موظفك لا يعمل أثناء تحرك السيارة ، بل ينتقل ببساطة بين نقاط عمله ، وهذا الفارق الدقيق موثق بشكل أفضل.
- المسافة غير مدرجة في وقت العملعلى سبيل المثال ، "170 كم هو وقت العمل على الطريق". إذا كانت المسافة أكبر ، يتم تضمين الزيادة في ساعات العمل.
- الحدود وقائمة المصاريف ، إجراءات الموافقة والتعويض ، مستندات لتأكيد التكاليف.
- إجراءات تحديد إمكانية العودة اليومية إلى الوطن وتكلفة إيجار السكن.
- بدل يومي لرحلات عدة أيام.
في عقد العمل للموظف المسافر ، من الضروري الإشارة إلى طبيعة العمل وفقًا للفن. 57 من قانون العمل للاتحاد الروسي وتحديد الإقليم أو المسافة. على سبيل المثال ، "يتم تحديد طبيعة السفر للعمل للموظف. تتم رحلات العمل في موسكو ومنطقة موسكو ". يعتبر السفر لمسافات أطول أو خارج المنطقة رحلة عمل.
وضوح هذه المنطقة له غرض مهم واحد. في حالة وقوع حادث على الطريق وإجراء تفتيش مفاجئ على الجهاز الهضمي ، سيكون من الضروري إثبات أن الحادث مرتبط بالإنتاج. إذا أثبتت ذلك ، فسيحصل الموظف أو أقاربه على جميع المزايا والتعويضات المطلوبة من FSS. ليس من الصعب التكهن بأن الصندوق يحاول عدم الاعتراف بمثل هذه الحالات على أنها صناعية وعدم دفع تعويضات. لذلك ، فإن وجود جميع المستندات ، المعبأة بشكل كامل وصحيح ، هو حماية لك ولموظفيك.
في الختام ، دعنا ننتبه إلى أحد التفاصيل. يعتقد الكثير من الناس أن العامل المتنقل بعيد بشكل افتراضي. لكنها ليست كذلك. إذا كان الممثل الإقليمي الخاص بك لديه طبيعة عمل متنقلة ، ولكن لا يوجد اتفاق بشأن العمل عن بُعد ، فسيتعين عليك:
- تزويد الشخص بقرطاسية مكان العملوبالتالي فتح مكتب تمثيلي في المنطقة ، حتى لو لم يكن موجودًا ؛
- إجراء تقييم خاصظروف العمل؛
- تقرر كيفية تبادل المستندات مع الموظف. وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي ، يمكن إدارة المستندات الإلكترونية مع الموظفين عن بُعد ، ولكن ليس مع الموظفين العاديين.
بطريقة أو بأخرى ، تعتبر زيارة عمل إلى مدينة أو منطقة أخرى أهم حدث. يجب أن تكون وسيلة لتطوير الأعمال ، وليس مخاطرة إضافية. لذلك ، يجب تنظيمها بشكل صحيح. وبعد ذلك ستكون قادرًا على إعداد المستندات بشكل صحيح والإجابة بثقة على أسئلة الموظفين ومفتشي مفتشي الدولة والمحكمة ، إذا كان الأمر يتعلق بذلك.
يحظر نسخ وأي معالجة للمواد من موقع الموقع
من الضروري مراعاة رحلات العمل ورحلات العمل للموظفين. رحلة العمل هي رحلة الموظف بأمر من صاحب العمل لفترة زمنية معينة لأداء مهمة رسمية خارج مكان العمل الدائم. بدوره ، يعتبر مكان العمل الدائم منظمة أو وحدة هيكلية يؤدي فيها الموظف الواجبات الوظيفية الموكلة إليه بموجب عقد العمل على أساس دائم.
إدارة سجلات الموظفين
يجب التمييز بين رحلات العمل ورحلات العمل للموظفين الذين يتم تنفيذ عملهم الدائم على الطريق ، أو يكون له طابع السفر ، أو يتم تنفيذه في الميدان أو يرتبط بالأنشطة الاستكشافية. تعتبر ظروف العمل هذه طبيعية بالنسبة لهم ، حيث تنعكس في البداية في عقد العمل.
عند إرسال موظف في رحلة عمل ، يجب على صاحب العمل أن يأخذ في الاعتبار عددًا من المتطلبات القانونية ، لأن انتهاكهم يمكن أن يؤدي إلى غرامات كبيرة و / أو تعليق إداري للأنشطة. ينص قانون العمل على ضمانات معينة للموظف الذي يتم إرساله في رحلة عمل - الحفاظ على مكان العمل ، متوسط الدخل ، تعويض النفقات. هناك فئات من الموظفين الذين ، وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي ، لا يمكن إرسالهم في رحلات عمل على الإطلاق (على سبيل المثال ، النساء الحوامل أو القصر دون سن 18 عامًا) ، بالإضافة إلى الفئات التي لا يُسمح بإرسالها إلا بخطاب مكتوب. الموافقة (على سبيل المثال ، النساء اللائي لديهن أطفال دون سن 3 سنوات).
بعد أن يتخذ المدير قرارًا بإرسال موظف في رحلة عمل ، يتم إعداد حزمة مناسبة من المستندات.
- يتم إصدار مهمة عمل مع بيان تفصيلي بالغرض من الرحلة ، موقعة من قبل الرئيس. عند العودة من رحلة عمل ، يجب على الموظف ملء عمود "تقرير موجز عن المهمة" فيه. هنا يمكنك وصف العمل المنجز ، ولكن ليس ثابتًا على الورق (ابحث عن العملاء ، وحضور العروض التقديمية ، والتفاوض). مشرف الوحدة الهيكليةيتحقق من تقرير الموظف ويدون ملاحظة بالإنجاز ويضع توقيعه وتاريخه.
- بناءً على المهمة ، يتم إعداد طلب لإرسال موظف في رحلة عمل. يجب أن يكون الموظف على دراية بهذه الوثيقة مقابل إيصال.
- صادر شهادة سفرالتي تشير إلى وقت الوصول إلى الوجهة ووقت المغادرة من هناك. إذا اضطر الموظف إلى زيارة أماكن مختلفة ، فيجب إدخال تاريخ ووقت الوصول والمغادرة في كل منها. يتم التصديق على هذه العلامات من خلال توقيع الشخص المسؤول وختم الشركة التي تم إرسال الموظف إليها. بناءً على هذه العلامات ، يتم تحديد الوقت الفعلي الذي يقضيه في رحلة عمل ومبلغ التعويض النقدي. يتطابق نص شهادة السفر عمليًا مع نص الطلب الخاص بالإرسال في رحلة عمل. يحق لصاحب العمل ألا يحرر كلتا الوثيقتين في وقت واحد ، بل أن يقتصر على أحدهما. على سبيل المثال ، إذا لم يتم إرسال موظف إلى شركة معينة ، ولكن لجمع المعلومات ، والبحث عن العملاء ، وإنشاء شبكة من نقاط البيع للبضائع ، فإن شهادة السفر تفقد معناها. لا يتعين على المكاتب التمثيلية وفروع الشركات الأجنبية إصدار شهادة سفر ، فالطلب يكفي تمامًا.
- في المحاسبة ، يملأ الموظف تقريرًا مسبقًا بالتحويل مصاريف السفر(بما في ذلك الرسوم اليومية) ويشير إلى تفاصيل المستندات الداعمة. على سبيل المثال ، قد يشمل ذلك: الدفع مقابل السفر إلى مكان رحلة العمل والإقامة في الفندق ، ونفقات الضيافة الإضافية للموظف ، وما إلى ذلك.
السمة الرئيسية لتأهيل رحلة عمل هي الطبيعة الفعلية للعمل الدائم للموظف. أمثلة على المهن التي تتضمن العمل على الطريق: سائق قطار كهربائي ، موصل ، مضيفة ، إلخ. يعمل بناة أو علماء جيولوجيا في هذا المجال. يرتبط عمل السائقين ووكلاء التأمين والسعاة بالسفر المستمر.
إذا لم يكن العمل الدائم مرتبطًا بالسفر ، فستُعتبر الرحلة رحلة عمل. مثال على ذلك هو رحلة كبير المحاسبين إلى فرع جديد للمحاسبة.
التحقق من سجلات الموظفين
هناك العديد من المناصب والمهن التي تشمل العمل المكتبي وسفر العمل. على سبيل المثال ، عمل مدير مبيعات ، مسوق ، متخصص في إعداد المعدات ، مصحح أخطاء برامج الكمبيوتر. من ناحية أخرى ، يمكن أيضًا تصنيف رحلات هؤلاء الموظفين على أنها رحلات عمل - فهم يذهبون إليها بشكل دوري ، ويقضون معظم أوقات عملهم في المكتب. من ناحية أخرى ، تعد رحلات العمل جزءًا من روتينهم اليومي. الواجبات الرسمية. لذلك ، يمكن اعتبار هذه الرحلات مرتبطة بطبيعة السفر للعمل.
غالبًا ما يتم اكتشاف أخطاء في المحاسبة عن رحلات العمل ورحلات العمل عند حدوث ذلك. من أجل تجنب مثل هذه الأخطاء في حفظ السجلات ، من الأفضل للشركة أن تضع قائمة منفصلة للموظفين ذوي طبيعة السفر للعمل ، والموافقة عليها بأمر من رئيس المنظمة ، أو لائحة محلية أو اتفاقية جماعية .
تتطلب العديد من المهن اجتماعات عمل وترتبط برحلات العمل المستمرة ورحلات العمل. قد ترتبط بعض المهن والوظائف بانتقال مؤقت إلى منطقة أخرى. الفصل 24 من قانون العمل في الاتحاد الروسي مكرس لتسوية القضايا المتعلقة بهذه العلاقات بين الموظف وصاحب العمل.
رحلة عمل (المادة 166 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).
يُطلق على توجيه الموظف لأداء مهمة إنتاج في مؤسسة تقع في منطقة مختلفة أو نفس المنطقة مثل مكان العمل الرئيسي "رحلة عمل".
مكان العمل الرئيسي هو منظمة أو تقسيم فرعي هيكلي لمؤسسة يؤدي فيها الموظف وظيفة معينة له بموجب عقد عمل على أساس مستمر.
ما هي ليست رحلة عمل؟
الدورات التنشيطية وإعادة تدريب الموظف ليست رحلة عمل. أيضًا ، لا تشمل رحلة العمل انتقال الموظف لفترة معينة إلى وحدة هيكلية أخرى ، إذا كانت موجودة في نفس المنطقة مثل مكان العمل الرئيسي. يجب أن يتوافق العمل مع المؤهلات أو التخصص أو المنصب للموظف ، وشروط النقل منصوص عليها في عقد العمل.
العمل المرتبط بإقامة دائمة على الطريق أو وجود شخصية سفر لا يوفر مفهوم رحلة العمل ؛ في مثل هذه المهن مثل السائق والموصل وغيرها ، هناك مفهوم لرحلة العمل.
إجراءات إصدار رحلة عمل وسداد النفقات وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي
رحلة عمليختلف عن النقل المؤقت إلى وظيفة أخرى من حيث أن النقل يتطلب موافقة خطية مسبقة من الموظف. في حالة رحلة عمل ، لا تكون هذه الموافقة مطلوبة ، ويتم الإحالة من قبل رئيس المنظمة ويتم إصدارها بأمر أو أمر. يتم إصدار أمر أو تعليمات بشأن رحلة عمل تشير إلى مهنة المسافر والوحدة الهيكلية والغرض والمكان والوقت من الرحلة.
الأمر (التعليمات) هو الأساس لإصدار شهادة سفر ، وهي وثيقة تثبت الوقت الذي قضاه الموظف في رحلة عمل. تشير شهادة السفر إلى وقت الوصول والمغادرة إلى وجهة معينة ، وهذا ضروري للتجميع تقرير مسبقوإثبات مصاريف السفر.
إن مهمة الوظيفة التي يضعها رئيس القسم الذي يعمل فيه الشخص المعار هي الأساس لإرسال الموظف في رحلة عمل. إن تعيين الوظيفة هو الذي يحدد مدة رحلة العمل والغرض منها والمكان الذي يتم إرسال الموظف إليه. على أساس هذه المهمة ، تصدر خدمة شؤون الموظفين في المؤسسة أمرًا أو تعليمات لإرسال موظف في رحلة عمل.
يجب على الموظف الذي يصل من رحلة عمل إعداد تقرير موجز عن العمل المنجز. بعد ذلك ، يتم الاتفاق على الخاتمة الخاصة بإنجاز المهمة مع رئيس الوحدة الهيكلية ، والتي يتم اعتمادها من قبل رئيس المنظمة. يتم تقديم تقرير مسبق وتقرير عن أداء مهمة عمل وشهادة سفر من قبل الموظف إلى قسم المحاسبة. إذا كان مبلغ نفقات رحلة العمل معروفًا مسبقًا ، يحق للمدير السماح بدفعها دون تقديم المستندات الداعمة. في هذه الحالة ، عند وصول الموظف من رحلة عمل ، يتم تسليم شهادة سفر منفذة بشكل صحيح إلى قسم المحاسبة. في حالة حدوث تغييرات في شروط رحلة العمل ، يتم إجراء إعادة الحساب المناسبة.
يوم المغادرة في رحلة عمل هو يوم مغادرة طائرة أو حافلة أو قطار أو مركبة أخرى من مكان العمل الدائم للشخص المعار ، ويوم الوصول هو يوم وصول السيارة المختارة للحركة إلى مكان العمل الدائم. إذا تم إرسال السيارة قبل 24 ساعة شاملة - يوم المغادرة في رحلة عمل - اليوم الحالي ، بعد 0 ساعة - في اليوم التالي. إيجاد محطة أو مطار أو مرسى أسفل الخط مكان، يعني أن الوقت اللازم للسفر إلى مكان رحلة العمل يؤخذ في الاعتبار. يتم حساب يوم وصول الموظف من رحلة عمل إلى مكان العمل الدائم بنفس الطريقة (البند 7 من التعليمات الخاصة برحلات العمل).
يتم الدفع مقابل العمل في أيام الإجازات وعطلات نهاية الأسبوع في رحلة عمل مع مراعاة التعويض عن العمل في عطلات نهاية الأسبوع والعطلات وفقًا للمادة. 153 من قانون العمل في الاتحاد الروسي.
إن إرسال موظف في رحلة عمل في يوم إجازة يمنحه الفرصة لأخذ إجازة ليوم واحد عند وصوله. يتم الاتفاق مع صاحب العمل على ما إذا كان يجب على الموظف أن يأتي إلى العمل في يوم المغادرة أو الوصول من رحلة عمل.
حسب الفن. 167 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، يضمن الموظف الذي يتم إرساله في رحلة عمل الحفاظ على مكان العمل والوظيفة ، وسداد جميع النفقات المرتبطة برحلة العمل و متوسط الدخل. أي ، خلال رحلة عمل ، يدفع للموظف راتبه أو معدل التعريفة الجمركية.
مصاريف سفر العمل:
- يسافر؛
- استئجار مسكن
- المصاريف الأخرى المتعلقة بالعيش خارج مكان الإقامة الدائمة ؛
- مصاريف أخرى (تتم فقط بمعرفة صاحب العمل وإذنه).
رحلة عمل
هذا النوع من السفر متأصل في عدة أنواع من المهن ، مثل: موظفي السكك الحديدية ، والنهر ، والنقل الجوي والسيارات ، وموظفي مؤسسات وزارة الاتحاد الروسي للدفاع المدني ، حالات الطوارئوالإغاثة في حالات الكوارث ، وعمال منظمات السيرك ، ومؤسسات صناعة الأخشاب والغابات.
نفقات الموظفين واجبة السداد المتعلقة بسفر العمل هي نفسها مصاريف سفر العمل. يتم تحديد مبلغ التعويض عن هذه النفقات من قبل المحلية أنظمةوالاتفاق الجماعي واتفاقات العمل (المادة 168 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). بالنسبة للأعمال المتعلقة برحلات العمل ، تحدد المراسيم الخاصة الصادرة عن وزارة العمل في الاتحاد الروسي البدلات المناسبة.
الانتقال للعمل في منطقة أخرى
الاتفاق المبدئي بين الموظف وصاحب العمل للانتقال للعمل في مكان آخر يعطي الأول فرصة لاسترداد تكاليف الانتقال والاستقرار في مكان إقامة جديد. يمكن للمؤسسة استبدال مصاريف السفر من خلال تزويد الموظف بوسائل النقل المناسبة. يتم تحديد مبلغ سداد المصاريف باتفاق طرفي عقد العمل.
تسوية قضايا العمل بين الموظف وصاحب العمل هي من اختصاص محامي العمل. بمساعدة محامي العمل ، يمكن للموظف الذي يتضمن عمله رحلات عمل أو رحلات أو الانتقال إلى منطقة أخرى الاعتماد على سداد نفقاتهم ودفع البدلات المناسبة. مساعدة محامي العمل هي فرصتك للوفاء بواجبات العمل الخاصة بك مقابل أجر لائق مع تعويض النفقات.
بإخلاص،
فيكتوريا ديرزافينا