قرار إرسال نموذج رحلة عمل. شهادة سفر للاستخدام أم لا؟ ما هي المستندات المطلوبة للتسجيل الصحيح لرحلات العمل

رحلة العمل هي رحلة موظف بأمر من صاحب العمل لفترة زمنية معينة لأداء مهمة رسمية خارج مكان العمل الدائم (المادة 166 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). يتم سرد تفاصيل إرسال الموظفين في رحلات عمل في لائحة "خصوصيات الموظفين المرسلين في رحلات العمل" ، والتي تمت الموافقة عليها بموجب المرسوم الحكومي رقم 749 بتاريخ 13.10.08.

من هذه المقالة سوف تتعلم:

2. ما هي المستندات المطلوب إصدارها لرحلة عمل الموظف في عام 2015.

يرجى ملاحظة أنه اعتبارًا من 8 يناير 2015 ، بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 29 ديسمبر 2014 رقم 1595 ، تم إلغاء شهادات الخدمةوالتعيينات الوظيفية. وبالتالي ، عند إعداد المستندات لإرسال موظف في رحلة عمل ، لم تعد بحاجة إلى استخدام هذه المستندات.

عند إرسال موظف في رحلة عمل ، يلتزم صاحب العمل بضمان:

مكان العمل؛
متوسط الدخل;
سداد المصاريف المرتبطة برحلة عمل.

وتنص المادة 167 من قانون العمل في الاتحاد الروسي على التزامات صاحب العمل. بالإضافة إلى ذلك ، وفقًا للمادة 168 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، في حالة إرساله في رحلة عمل ، تلتزم الشركة بتعويض الموظف: مصاريف السفر وإيجار السكن ، والنفقات الإضافية المرتبطة بـ العيش خارج مكان الإقامة الدائمة ، وكذلك المصاريف الأخرى التي يتكبدها الموظف ، بإذن أو علم من صاحب العمل.

يرجى ملاحظة أن جميع الضمانات والتعويضات المرتبطة بإرسال موظف في رحلة عمل والتي ينص عليها قانون العمل تنطبق فقط على موظفي الشركة الذين أبرموا عقد عمل مع صاحب العمل.

ما هي المستندات الصحيحة لإصدار رحلة عمل

في السابق ، من أجل إرسال موظف في رحلة عمل ، كان من الضروري استخدام نماذج المستندات التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا بتاريخ 05.01.04 رقم 1. حتى الآن ، لا يزال هذا المرسوم ساريًا في الواقع ، ولكن ليس من الضروري أخذ أشكال من المستندات الأولية من هناك. يمكن للشركة تطويرها بنفسها. سوف نشير إلى النماذج الموحدة. وسواء كنت تستخدمها أو تطورها بنفسك - فالأمر متروك لك.

يرجى ملاحظة أنه اعتبارًا من 8 يناير 2015 ، تم إلغاء المهمة الرسمية بموجب المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 29 ديسمبر 2014 رقم 1595. لذلك ، في عام 2015 لم يعد من الضروري إصدارها.

لإرسال موظف في رحلة عمل ، عليك أولاً إصدار "أمر بإرسال موظف في رحلة عمل" في نموذج T-9a. يجب استبعاد السطر الذي يحتوي على مهمة الخدمة.

ثم من الضروري تسجيل حقيقة مغادرة الموظف في دفتر سجل الموظفين المعارين. تمت المصادقة عليه بأمر من وزارة الصحة والتنمية الاجتماعية لروسيا بتاريخ 11 سبتمبر 2009 برقم 739 ن. في سجل الخروج هذا ، تحتاج إلى ملء: الاسم الكامل للعامل المعار ، واسم المنظمة التي تم إرسال الموظف إليها ، والوجهة. يرجى ملاحظة أنه نظرًا لإلغاء شهادات السفر منذ 8 يناير 2015 ، يجب وضع شرطة في السطر الخاص بشهادة السفر.

ثم من الضروري ملء صحيفة الوقت وفقًا للنماذج T-12 و T-13. يجب ملء أيام رحلة العمل التي يتغيب فيها الموظف عن مكان العمل برمز إلى.إذا عمل موظف في رحلة عمل في يوم إجازته ، فيجب إدخال رمزين في الجدول الزمني مرة واحدة: K و RV. وفقًا للمادة 153 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، فإن العمل في يوم الإجازة يُدفع بمعدل مضاعف.

بعد عودة الموظف من رحلة عمل ، يحتاج المحاسب إلى إعداد تقرير مسبق (نموذج AO-1) عن المبالغ التي أنفقها الموظف. يجب على الموظف تقديم المستندات التي تؤكد المصاريف التي تكبدها. يمكن أن تكون هذه المستندات: الشيكات وأوامر الائتمان والإيصالات والعقود وما إلى ذلك. يجب إرفاق كل هذا بالتقرير المسبق.

ما هي المستندات لتأكيد نفقات ووقت الإقامة الفعلية للموظف في رحلة عمل

بعد إلغاء شهادات السفر ، يجب تأكيد النفقات ووقت الإقامة الفعلية للموظف في رحلة عمل من خلال وثائق السفر. يجب أن يتم توفيرها من قبل الموظف نفسه.

إذا سافر الموظف إلى مكان رحلة العمل وعاد إلى مكان العمل بوسائل النقل الشخصية ، فعليه أن يحرر مذكرة. يعكس الفترة الفعلية لإقامته في رحلة عمل. يتم تعبئة مذكرة الخدمة بأي شكل. يجب على الموظف إرفاق مستندات تؤكد استخدام وسيلة النقل الشخصية الخاصة به (الإيصالات والشيكات والفواتير وما إلى ذلك). كما يتم إرفاق مذكرة بالتقرير المسبق.

لذلك ، يجب أن تصدر رحلة عمل الموظف في عام 2015 بالمستندات التالية:

أمر بإرسال موظف في رحلة عمل ؛
ملء سجل الموظفين المعارين ؛
املأ الجدول الزمني ؛
إعداد تقرير مسبق ؛
قبول مذكرة من الموظف (إذا سافر إلى مكان رحلة العمل والعودة بوسائل النقل الشخصية).

رحلة العمل 2015: نصنعها وفقًا للقواعد الجديدة

في عام 2015 ، تم تسهيل العمل المحاسبي بشكل كبير للمحاسبين مصاريف السفر. تغييرات في أنظمةفي عام 2015 تم صنعهم مرتين: في 8 يناير و 8 أغسطس. تم إلغاء عدد من المستندات ، تسمح لك القواعد الجديدة بمراعاة نفقات السفر دون الحاجة إلى أوراق غير ضرورية.

كيفية الاحتفاظ بسجلات العمال المعارين الآن ، ما هي المستندات التي يجب وضعها وفقًا للقواعد الجديدة ، التي يتم قراءتها في مقال خاص بواسطة خبراء المعيار.

لم تعد هناك حاجة إلى شهادة السفر ومهمة الواجب وتقرير الرحلة

في 8 يناير 2015 ، دخلت التعديلات التي تم إجراؤها على مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 13 أكتوبر 2008 رقم 749 "بشأن خصوصيات إرسال الموظفين في رحلات العمل" (المشار إليها فيما يلي باللوائح الخاصة برحلات العمل) حيز التنفيذ. تم إجراء التعديلات بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 29 ديسمبر 2014 رقم 1595.

أثرت التغييرات الهامة على الفقرة 7 من اللوائح المتعلقة برحلات العمل. في السابق ، تم تأكيد فترة الإقامة في رحلة عمل من خلال شهادة رحلة عمل. اعتبارًا من 8 يناير 2015 ، تم إلغاء هذا المستند. الآن يتم تأكيد فترة وجودك في رحلة عمل من خلال وثائق السفر. إذا ذهب الموظف في رحلة عمل على متن مركبة شخصية أو رسمية أو مستأجرة ، فيمكن تأكيد فترة وجوده في رحلة عمل عن طريق فواتير الشحن أو أوراق الطريق وإيصالات محطات الوقود وما إلى ذلك.

في 8 يناير 2015 ، أصبحت الفقرة 6 من اللوائح الخاصة برحلات العمل باطلة. وهذا يعني أنك لم تعد بحاجة إلى إعداد مهمة خدمة. تضمنت الوثيقة الغرض من الرحلة والوجهة. أكدت هذه المعلومات الحاجة إلى رحلة عمل. حتى لا يكون لدى مفتشية الضرائب سبب إضافي للشك في جدوى رحلة العمل ، نوصيك بالإشارة إلى الغرض من رحلة العمل ومكانها في الطلب.

كما تم تحديد الفقرة 26 من اللوائح الخاصة برحلات العمل في طبعة جديدة. لا يُطلب من العمال المعارين الآن إعداد تقرير عن أداء مهمة عمل. المستند الوحيد الذي يتعين على الموظف تقديمه هو تقرير مسبق مع المستندات الداعمة.

على الرغم من حقيقة أن شهادة السفر والتعيين ليسا إلزاميين ، يمكن للمنظمات استخدامها للرقابة الداخلية. يجب أن يتم إصلاح هذا الإجراء في ذات الصلة قانون محليالشركات. قد ينص رئيس المنظمة أيضًا على أن يقوم الموظف بإعداد تقرير إلزامي عن نتائج رحلة العمل بواسطة مستند داخلي.

إذا تم إجراء الرحلة إلى مكان رحلة العمل بوسائل نقل أخرى (قطار أو طائرة أو ما إلى ذلك) ، فلا يلزم تقديم مذكرة.

قرار خطي من الرئيس

بموجب المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي في 29 يوليو 2015 رقم 771 ، تم إجراء تغيير آخر. في وقت سابق ، في اللوائح الخاصة برحلات العمل ، قيل أنه يتم إرسال الموظفين في رحلات عمل بأمر من صاحب العمل. الآن في عمل قانونيمن المقرر أن يكون ترتيب صاحب العمل مكتوبًا. لا تحدد اللوائح الخاصة برحلات العمل شكل قرار المدير ، وبالتالي ، يمكن أيضًا اعتبار أمر إرسال موظف في رحلة عمل قرارًا كهذا.

تم إلغاء سجل المسافر التجاري

يرتبط إلغاء التسجيل الإلزامي بإلغاء شهادات السفر. صحيح ، تم إلغاء الشهادات من يناير 2015 والمجلة - فقط من أغسطس.

يمكن لأصحاب العمل الذين لا يزالون يستخدمون شهادات رحلات العمل ، للراحة والتحكم ، الاحتفاظ بسجل للموظفين المغادرين في رحلة عمل.

يمكن تأكيد شروط رحلة العمل من خلال الوثائق الخاصة باستئجار الإقامة.

منذ أغسطس ، تم تطبيق قاعدة جديدة تتعلق بمدة رحلة العمل. في حالة عدم وجود مستندات سفر ، يتم تأكيد فترة الإقامة الفعلية للموظف في رحلة عمل من خلال المستندات الخاصة بتأجير المسكن - الإيصالات (القسائم) والمستندات الأخرى التي يتم إعدادها وفقًا لقواعد تقديم الخدمات الفندقية.

إذا لم تكن هناك تذاكر سفر أو مستندات لتوظيف سكن ، يجب على الموظف المعار كتابة مذكرة.

كيفية الإبلاغ عن رحلة عمل منذ عام 2015

مع الأخذ في الاعتبار التغييرات التي دخلت حيز التنفيذ ، يجب على الموظف ، عند عودته من رحلة عمل ، تقديم المستندات التالية:

تقرير مسبق
وثائق بشأن استئجار المباني السكنية أو مذكرة ؛
تذاكر سفر أو مذكرة عند السفر على مركبات رسمية أو شخصية أو مستأجرة. يجب أن تكون المذكرة مصحوبة بأوراق السفر أو المسار ، والإيصالات ، المقبوضات النقديةإلخ.؛
المستندات التي تؤكد نفقات السفر الأخرى (العقود ، الأعمال ، الفواتير ، الشيكات ، إلخ).

للحصول على المحاسبة الضريبية لمصاريف السفر ، راجع مقالة "ضريبة الدخل والسفر".

معيار خبير الخدمة

روجاتشيفا إي.

يأتي ذلك بعد المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 29 ديسمبر 2014 رقم 1595.

لذلك ، في عام 2015 ، ليس من الضروري إصدار شهادة سفر. يرجع الإلغاء إلى حقيقة أن شهادات السفر هي وثائق غير ضرورية: يمكن تأكيد وقت الإقامة عن طريق التذاكر والشيكات من الفندق.

عند إرسال موظف في رحلة عمل في عام 2015 ، فأنت بحاجة إلى حجز التذاكر واستئجار فندق ودفع البدلات اليومية وما إلى ذلك. ولا غنى عن الشيكات والتذاكر والإيصالات وحدها هنا. تحتاج المنظمة نفسها إلى إعداد الكثير من المستندات الداخلية ، والتي تتضمن ، على سبيل المثال ، أمرًا من الرئيس ، تقريرًا مسبقًا. قائمة المستندات مهمة جدًا ، ومن المهم عدم تفويت أي شيء من أجل شطب النفقات دون مخاطر وتجنب المطالبات من المراقبين. إذن ما هي قائمة المستندات لرحلة عمل في عام 2015؟

وثائق تسجيل رحلة عمل عام 2015:

1. أمر لإرساله في رحلة عمل.

2. سجل المنتدبين (وضع علامات).

3. صحيفة الوقت (وضع علامات).

4. تقرير مسبق للموظف.

5. مذكرة للموظف (إذا كان يقود سيارة خاصة).

هذه هي قواعد العمل.

بمجرد مغادرة الموظف في رحلة عمل ، يجب تسجيل هذه الحقيقة في مستندات خاصة. في الواقع ، على سبيل المثال ، يتم دفع متوسط الدخل عن أيام رحلة العمل (المادة 167 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). وعلى قسم المحاسبة معرفة عدد الأيام التي تغيب فيها الموظف عن العمل.

بادئ ذي بدء ، يجب تسجيل حقيقة مغادرة الموظف في رحلة عمل في دفتر سجل الموظفين المعارين. تم تحديد شكل هذه الوثيقة بأمر من وزارة الصحة والتنمية الاجتماعية في روسيا بتاريخ 11 سبتمبر 2009 برقم 739 ن. ومن السهل ملء ذلك. يشير إلى الاسم الكامل للموظف ، واسم المنظمة التي يتم إعارة الموظف إليها ، والوجهة. منذ الآن لم يتم إصدار شهادة سفر ، يجب وضع الشرطات في العمود الخاص بالشهادة. ستوافق وزارة الصحة قريبًا على نموذج جديد للوثيقة ، ولكن في الوقت الحالي تحتاج إلى استخدام النموذج القديم.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب الإشارة إلى الأيام في صحيفة الوقت (النموذجان رقم T-12 و T-13). يشار إلى غياب الموظف بسبب رحلة عمل بالرمز K. في هذه الحالة ، لا يلزم الإشارة إلى عدد ساعات العمل.

إذا شارك موظف في رحلة عمل في العمل في يوم إجازة له في مكان عمله الرئيسي ، فيجب إظهار هذا اليوم في بطاقة التقرير فورًا برمزين - K و RV. هذا يعني أن الموظف عمل في رحلة عمل في يوم عطلة.

من الضروري الإشارة إلى عدد ساعات العمل في مثل هذا اليوم إذا أعطى صاحب العمل إشارة إلى مدة العمل في يوم عطلة. من الواضح أنك بحاجة إلى الدفع مقابل العمل في مثل هذه الأيام بمعدلات مضاعفة (المادة 153 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

بعد عودة الموظف من رحلة عمل ، يجب عليه تحديد المبالغ التي تم إنفاقها في رحلة عمل (نموذج رقم AO-1). يشير المستند إلى مقدار الأموال التي تم إنفاقها لغرض رحلة العمل. يرجى ملاحظة: يجب إكمال التقرير المسبق في عام 2015. تم الإبقاء على هذا المطلب في ترتيب إرسال الموظفين في رحلات عمل.

يجب إرفاق المستندات الداعمة (الشيكات ، العقود ، الإيصالات ، مستندات النقل ، إلخ) بالتقرير. بعد ذلك ، يجب على الموظف تقديم تقرير مسبق إلى قسم المحاسبة. وعلى أساس هذه المجموعة من المستندات ، يمكن أن تنعكس النفقات المتكبدة لرحلة عمل في المحاسبة والمحاسبة الضريبية.

يتم تحديد الفترة الفعلية لإقامة الموظف في مكان رحلة العمل من خلال وثائق السفر التي يقدمها الموظف عند عودته من رحلة عمل.

في حالة سفر الموظف إلى مكان رحلة العمل و (أو) العودة إلى مكان العمل عن طريق النقل الشخصي (سيارة ، دراجة نارية) ، يشار إلى الفترة الفعلية للإقامة في مكان رحلة العمل في المذكرة. يجب ملء المذكرة بأي شكل وتقديمها عند العودة من رحلة عمل إلى صاحب العمل جنبًا إلى جنب مع المستندات الداعمة التي تؤكد استخدام وسيلة النقل المحددة للسفر إلى مكان رحلة العمل والعودة (بوليصة الشحن والفواتير والإيصالات والإيصالات النقدية ، إلخ.). بمعنى ، يجب إرفاق مذكرة بتقرير المصاريف.

في عام 2015 ، تم تغيير إجراءات إصدار رحلات العمل. سوف نفهم الابتكارات والقواعد الحالية.

تم إلغاء إذن السفر

تم تبسيط إجراءات إرسال موظفي المؤسسات في رحلات عمل بشكل كبير منذ 8 يناير 2015. لم تعد بحاجة إلى إصدار شهادة سفر وتعيين وظيفة. تم إدخال هذه التغييرات بموجب المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 29 ديسمبر 2014 رقم 1595 للائحة الخاصة بخصائص إرسال الموظفين في رحلات عمل ، والتي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 13 أكتوبر 2008 لا .749 (المشار إليها فيما يلي باسم لائحة رحلات العمل).

الإشارة إلى الشهادة عند القيام برحلات عمل في بلدان رابطة الدول المستقلة ومن المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي في 26 ديسمبر 2005 رقم 812 بشأن إجراءات ومبلغ دفع البدلات اليومية بالعملة الأجنبية والبدلات لهم (يشار إليها فيما يلي المشار إليه باسم المرسوم رقم 812). في رحلات العمل إلى بلدان رابطة الدول المستقلة التي أبرمت معها اتفاقيات حكومية دولية ، لا توجد علامات على عبور حدود الدولة لروسيا. يتم تحديد موعد عبورها حسب وثائق السفر (تذاكر) (بند 6 من القرار رقم 812). في السابق ، كان يتم تحديد هذا التاريخ بدقة وفقًا للعلامات الموجودة في شهادة السفر.

لم يعد الموظف أيضًا بحاجة إلى إعداد تقرير عن العمل المنجز في رحلة عمل وتقديمه إلى صاحب العمل في غضون ثلاثة أيام عمل بعد العودة من رحلة عمل. تم إجراء تعديلات مقابلة على الفقرة 26 من اللوائح الخاصة برحلات العمل. ومع ذلك ، فإن الشرط جعل تقرير مسبقبقيت سارية المفعول.

أساس الإرسال في رحلة عمل هو طلب صاحب العمل

ترسل المؤسسة موظفًا في رحلة عمل من أجل أداء مهمة رسمية خارج مكان العمل الدائم. علاوة على ذلك ، لفترة معينة (البند 3 من اللوائح الخاصة برحلات العمل). اسمحوا لي أن أذكركم أنه قبل اتخاذ قرار بإرسال موظف ، يكتشف صاحب العمل ما إذا كان الموظف ينتمي إلى فئات الأشخاص الذين ، وفقًا للقانون ، ممنوعون من إرسالهم في رحلات عمل. يسري هذا الحظر على:

النساء الحوامل (الجزء 1 من المادة 259 قانون العملالترددات اللاسلكية)؛
الموظفون الذين تم إبرام اتفاقية طالب معهم خلال فترة صلاحيتها (ما لم تكن الرحلة بالطبع متعلقة بالتلمذة المهنية) (الجزء 3 من المادة 203 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ؛
العمال الذين تقل أعمارهم عن 18 عامًا (المادة 268 من قانون العمل للاتحاد الروسي).

استثناءات الفئة الأخيرة هي:

العاملون المبدعون في وسائل الإعلام ومنظمات التصوير السينمائي وأطقم التلفزيون والفيديو والمسارح ومنظمات المسرح والحفلات الموسيقية والسيرك وغيرهم من الأشخاص المشاركين في إنشاء و (أو) أداء (معرض) الأعمال (قائمة المهن ومناصب العمال المبدعين هي تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 28 نيسان / أبريل 2007 رقم 252) ؛
الرياضيين (الجزء 3 من المادة 348.8 من قانون العمل للاتحاد الروسي).

يرجى ملاحظة: اعتبارًا من 8 أغسطس 2015 ، يجب اتخاذ قرار إرسال موظف في رحلة عمل كتابيًا (البند 7 من اللوائح الخاصة برحلات العمل). في الوقت نفسه ، في مثل هذا القرار ، ينبغي أن يقال عن نوع النقل الذي يسافر إليه الموظف رحلة عمل(خاص، النقل الرسميأو المركبات المملوكة لأطراف ثالثة).

ألاحظ أن معظم المؤسسات تضع مثل هذا القرار في شكل أمر مناسب (تعليمات).

ومن الأمثلة على ذلك حكم الاستئناف الصادر عن محكمة مدينة سانت بطرسبرغ بتاريخ 22 أبريل 2013 برقم 33-5682 / 2013. نظرت في الموقف عندما لم يتم توثيق رحلة عمل الموظف بشكل صحيح. عند عودته من رحلة عمل ، علم الموظف أنه طُرد بسبب التغيب عن العمل. صاحب العمل ، بدوره ، برر عمله على النحو التالي: لم يصدر أمر الإعارة ، ولم تكن هناك حاجة للتفاوض. وبناءً على ذلك ، قرر المحكمون أن فصل الموظف على هذا الأساس كان قانونيًا في هذه الحالة. تم اتخاذ قرار مماثل من قبل المحكمة العليا لجمهورية داغستان فيما يتعلق بموظف ذهب في رحلة عمل دون تسجيل مناسب وإذن من مسؤول مخول (حكم الاستئناف بتاريخ 10 سبتمبر 2013 رقم 33-3315 / 13) .

المستندات التي تؤكد فترة رحلة العمل

يتم تحديد الفترة الفعلية التي يكون الموظف خلالها في رحلة عمل من خلال وثائق السفر. يجب على الموظف تقديمها عند العودة من رحلة عمل. إذا استخدم وسيلة نقل شخصية للحركة (سيارة ، دراجة نارية) ، يجب تأكيد مدة الرحلة بالمذكرة المرفقة بها. ومع ذلك ، كان هذا مطلوبًا من قبل النظام القديم.

أولاً ، اعتبارًا من 8 أغسطس 2015 ، يجب على الموظف المعار أن يحرر مذكرة ليس فقط في حالة استخدام وسائل النقل الشخصية. الآن من الضروري لكل من المسؤول والنقل ، والذي يديره الموظف بالوكالة.

ثانيًا ، إذا لم يكن لدى الموظف ، لسبب ما ، مستندات للسفر ، فسيتم تأكيد مدة رحلة العمل من خلال المستندات الخاصة باستئجار الإقامة في مكان رحلة العمل. ومع ذلك ، يجب أن تحتوي هذه المستندات على التفاصيل المنصوص عليها في الفقرة 8 من قواعد تقديم الخدمات الفندقية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أبريل 1997 رقم 490. إذا ذهب الموظف في رحلة عمل بالسيارة ، يجب عليه تقديم مستندات تؤكد استخدامه. وهي تتضمن الآن أوراق الطريق ومستندات أخرى تؤكد مسار السيارة (البند 7 من اللوائح الخاصة برحلات العمل).

أما بالنسبة لتذكرة الطيران فيمكن لموظفها أيضا شرائها بصيغة غير وثائقية (تذكرة إلكترونية). ثم ستكون المستندات الداعمة التي تؤكد تكاليف شراء التذكرة هي:

خط سير الرحلة / إيصالات تذكرة إلكترونية (على الورق) - مقتطف من ملف آلي نظام معلوماتتسجيل النقل الجوي ، مما يدل على تكلفة الرحلة ؛
بطاقة الصعود - تؤكد رحلة الشخص المسؤول على المسار المحدد في التذكرة الإلكترونية.

رحلات ليوم واحد

يمكن إرسال الموظف في رحلة عمل لأي عدد من الأيام ، حتى ولو ليوم واحد فقط. بعد كل شيء ، يتم تحديد مدة رحلة العمل من قبل صاحب العمل ، مع الأخذ في الاعتبار الحجم والتعقيد والميزات الأخرى للمهمة الرسمية (البند 4 من اللوائح الخاصة برحلات العمل).

هل البدل اليومي قانوني؟

عندما يتم إرسال موظف في رحلة عمل ، يتم تعويضه (الجزء 1 من المادة 168 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، الفقرة 1 من البند 11 من اللوائح الخاصة برحلات العمل):

مصاريف السفر؛
تكلفة إيجار المسكن.
التكاليف الإضافية المرتبطة بالعيش خارج مكان الإقامة الدائمة (بدل يومي) ؛
المصاريف الأخرى التي يتكبدها الموظف بإذن من صاحب العمل.

استنادًا إلى الممارسة القضائية ، سننظر فيما إذا كان من الممكن الدفع بالبدلات اليومية لرحلات العمل التي تستغرق يومًا واحدًا. على سبيل المثال ، لاحظت هيئة رئاسة محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي في قرارها المؤرخ 11 سبتمبر 2012 رقم 4357/12 ما يلي. الموظف الذي يذهب في رحلة عمل ليوم واحد يعود إلى المنزل في نفس اليوم. المبالغ المدفوعة له في هذه الحالة لا تعتبر علاوات يومية بحكم التعريف الوارد في تشريع العمل. ومع ذلك ، فإن دفعهم ليس مشروطًا بعدد الساعات المحدد التي يكون الموظف خلالها في الرحلة. إذا دفع صاحب العمل هذه المبالغ في رحلة عمل تستغرق أقل من 24 ساعة ، فهذا قانوني. بعد كل شيء ، خلال رحلة عمل ، يذهب الموظف في رحلة بمبادرة من صاحب العمل ولصالح صاحب العمل. لذلك ، فإن تكلفة دفع "البدل اليومي" يتم إجراؤها لمصلحته. وخلص القضاة إلى أن هذه الأموال تشكل دفعة تعويض. بمساعدتها ، يتم سداد نفقات الموظف المتعلقة بالحاجة إلى أداء وظائف العمل خارج مكان العمل الدائم. وبالتالي ، على الرغم من أن هذه المدفوعات لا تسمى البدلات اليومية ، يحق للعامل المرسل الحصول عليها.

لا حاجة لدفع ضريبة القيمة المضافة

لا يتم حجب ضريبة الدخل الشخصية من "البدلات اليومية" لرحلات العمل التي تستغرق يومًا واحدًا ، حتى إذا عاد الموظف من رحلة عمل في نفس اليوم ولم يقضي الليلة في مكان رحلة العمل (قرار هيئة رئاسة مجلس الرئاسة محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 11 سبتمبر 2012 رقم 4357/12). ومع ذلك ، فإن شرط الإعفاء من هذا التعويض من ضريبة الدخل الشخصي سيكون توافر المستندات التي تؤكد النفقات.

وافقت وزارة المالية الروسية ، في خطاب بتاريخ 26 مايو 2014 رقم 03-03-06 / 1/24916 ، على هذا الموقف. إذا قررت المؤسسة ، عند إرسال موظف في رحلة عمل ليوم واحد ، أن تدفع له مبالغ بدلاً من البدلات اليومية ، فإن هذه المدفوعات لا تخضع لضريبة الدخل الشخصي بالمبالغ المحددة بموجب الفقرة 3 من المادة 217 من قانون الضرائب من الاتحاد الروسي. يسمى:

700 فرك. - أثناء رحلة عمل في أراضي الاتحاد الروسي ؛

2500 فرك. - أثناء رحلة عمل.

ماذا عن أقساط التأمين من البدلات اليومية؟

لا يخضع بدل الإقامة اليومي ، وكذلك المصروفات المستهدفة الفعلية والموثقة للسفر من وإلى الوجهة ونفقات السفر الأخرى للموظفين لأقساط التأمين. وترد هذه القاعدة في الجزء 2 من المادة 9 من القانون الاتحادي للاتحاد الروسي المؤرخ 24 يوليو 2009 رقم 212-FZ بشأن أقساط التأمين.

فيما يتعلق بمدفوعات رحلة عمل ليوم واحد ، أوضحت وزارة العمل الروسية ، في رسالة بتاريخ 28 نوفمبر 2013 رقم 14-2-242 ، ما يلي. البدل اليومي لرحلات العمل ليوم واحد غير مطلوب رسميًا. لا يمكن إثبات دفعها من خلال قانون تنظيمي محلي للمؤسسة ، لأن هذا يتعارض مع الطبيعة القانونية للبدل اليومي ، المنصوص عليه في الجزء 1 من المادة 168 من قانون العمل في الاتحاد الروسي. وهذا يعني أنه يجب استحقاق الاشتراكات لمثل هذه المدفوعات لرحلات العمل التي تستغرق يومًا واحدًا. ومع ذلك ، القضاة لديهم رأي مختلف في هذا الشأن. في أغلب الأحيان ، يتخذ المحكمون جانب أصحاب العمل ويصلون إلى استنتاج مفاده أن المبالغ المدفوعة مقابل البدل اليومي لرحلة عمل ليوم واحد لا تخضع للمساهمات. ومن الأمثلة على ذلك قرار محكمة التحكيم لمنطقة فولوغدا بتاريخ 27 يناير 2015 برقم A13-16795 / 2014 ، وكذلك قرارات دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية في مقاطعة فولغا بتاريخ 22 يناير 2013 برقم A65-27465 / 2011 وخدمة مكافحة الاحتكار الفيدرالية للمنطقة الشمالية الغربية بتاريخ 16 يناير 2014 برقم А56-14899 / 2013. في القرار رقم A13-16795 / 2014 ، رفض المحكمون حجج FSS في روسيا بأن نفقات الموظفين لم يتم توثيقها ، منذ أوامر رحلة العمل ، والتقارير المسبقة للموظفين التي تحتوي على أسباب إصدار مال، تم تقديمها.

متى يتم دفع متوسط الراتب

يجب دفع رحلة عمل ليوم واحد للموظف ، بالإضافة إلى رحلة عمل أطول ، بناءً على متوسط دخله (المادة 167 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). في نفس الوقت ، بالنسبة لفترة الرحلة ، يتم الحفاظ على متوسط الدخل لجميع أيام العمل وفقًا للجدول الزمني الذي تحدده المنظمة المرسلة. تشمل هذه الفترة أيضًا الأيام التي يتم قضاؤها على الطريق ، بما في ذلك وقت التوقف القسري (البند 9 من اللوائح الخاصة برحلات العمل).

وبالتالي ، إذا دفعت مؤسسة راتباً لموظفها عن أيام رحلة العمل ، فسيكون هذا مخالفاً للتشريعات الحالية للاتحاد الروسي.

إذا وقعت رحلة العمل في عطلة نهاية الأسبوع

لا يتم حفظ متوسط الدخل للأيام التي يكون فيها الموظف على الطريق ، والتي تقع في عطلات نهاية الأسبوع. هذا غير منصوص عليه في اللوائح الخاصة برحلات العمل (خطاب روسترود بتاريخ 20 يونيو 2013 رقم PG / 5136-6-3). محكمة خانتي مانسيسك منطقة الحكم الذاتي- رفض أوجرا في حكم الاستئناف المؤرخ 14 يونيو 2012 رقم 33-2379 / 2012 تلبية مطالبات الدفع مقابل العمل في عطلات نهاية الأسبوع. وفقًا للمحكمين ، لم يقدم المدعي الأدلة ذات الصلة على أن صاحب العمل ، الذي أرسل الموظف في رحلة عمل ، أشار إلى حاجته لأداء وظيفته العمالية مباشرة في عطلات نهاية الأسبوع. كان الموظف المعار على الطريق في عطلات نهاية الأسبوع ولم يؤد أي عمل ، وبالتالي لا تخضع هذه الأيام للدفع وفقًا للمادة 153 من قانون العمل في الاتحاد الروسي.

في رسالة بتاريخ 5 سبتمبر 2013 رقم 14-2 / 3044898-4415 ، تتناول وزارة العمل في روسيا أيضًا مسألة الدفع لأيام المغادرة والوصول والسفر خلال رحلة عمل تقع في عطلات نهاية الأسبوع أو الإجازات. . يشير المسؤولون إلى أنه خلال رحلة العمل ، يتم الحفاظ على متوسط الدخل لجميع الأيام المنصوص عليها في جدول عمل المؤسسة المرسلة ، ولكن يتم استبعاد عطلات نهاية الأسبوع والعطلات خارج الفترة المدفوعة. في الوقت نفسه ، يتم تحديد المبالغ المحددة للمدفوعات عن الوقت الذي يكون فيه الموظف على الطريق في الأيام المحددة بموجب الاتفاقية الجماعية للمؤسسة أو الاتفاقية أو القانون التنظيمي المحلي.

ومع ذلك ، هناك استنتاجات أخرى حول هذه المسألة. لذلك ، وفقًا لـ FAS منطقة الشرق الأقصى، يحتفظ الموظف بمتوسط الدخل للأيام التي يقضيها في رحلة عمل ، بغض النظر عن الوقت الفعلي للعمل في رحلة عمل (المرسوم المؤرخ 22 سبتمبر 2010 رقم A59-183 / 2010).

نظرت المحكمة الجزئية لمبنى الطيران بمدينة قازان ، في قرارها الصادر في 14 أكتوبر 2013 رقم 2-2662/2013 ، في الحالة التي وصل فيها يوم وصول الموظف من رحلة عمل يوم السبت (يوم عطلة). وفقًا للتشريع الحالي ، يتم احتساب يوم الوصول من رحلة عمل باعتباره يوم عمل. في الوقت نفسه ، يتم دفع ضعف المبلغ على الأقل لنشاط العمل في يوم عطلة (المادة 153 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). بالإضافة إلى ذلك ، لا تحظر تشريعات العمل على الموظف العودة من رحلة عمل في يوم عطلة. لذلك ، قررت المحكمة التعافي من صاحب العمل ، على وجه الخصوص ، أجورليوم السبت.

قضت محكمة مدينة زارنسكي بإقليم ألتاي ، في قرارها الصادر في 19 مايو 2014 رقم 2-419/2014 ، بما يلي. تعتبر أيام الإجازة أحد أنواع أوقات الراحة (المادة 107 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). خلال هذا الوقت ، يكون الموظف خاليًا من أداء واجبات العمل ويمكنه استخدامها وفقًا لتقديره الخاص (المادة 106 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). ومع ذلك ، عندما يكون الموظف في رحلة عمل في عطلات نهاية الأسبوع ، لا يمكنه التخلص منها وفقًا لتقديره الخاص كأيام راحة ، ولكنه يستخدم الوقت لصالح صاحب العمل ، على الرغم من أنه لا يشارك في العمل في مثل هذه الأيام.

بقي الموظف في إجازة في مكان رحلة العمل

في بعض الأحيان ، يبقى الموظف في مكان رحلة العمل في عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات غير الرسمية ، أو أيام الإجازة ، أو يسافر إلى مكان رحلة العمل قبل تاريخ البدء. ذكرت وزارة المالية الروسية ، في خطاب بتاريخ 12 سبتمبر 2013 رقم 03-04-08 / 37693 ، أنه في هذه الحالة ، فإن مدفوعات المنظمة لسفر الموظف من مكان وقت الفراغ إلى مكان العمل هي معقول ولا يؤدي إلى المنفعة الاقتصادية للموظف وقاعدة استقطاع ضريبة الدخل الشخصي. صحيح أن الرسالة تحتوي على تحفظ بأن هذه الحجج صحيحة فقط في حالة وجود اختلاف طفيف بين شروط رحلة العمل والرحلة.

على سبيل المثال ، كان الموظف في رحلة عمل حتى التاسع من كانون الأول (ديسمبر). وفقًا للأمر ، في نهاية رحلة العمل ، مُنح إجازة سنوية مدفوعة الأجر اعتبارًا من 10 ديسمبر. عاد العامل إلى منزله في 20 ديسمبر / كانون الأول. أشارت محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي ، في الحكم رقم VAC-7479/12 بتاريخ 26 يونيو 2012 ، إلى أنه في هذه الحالة كان الموظف في إجازة فعلية وأن دفع ثمن تذكرة العودة لم يكن متعلقًا بعودته من رحلة عمل. إذا دفع صاحب العمل ثمن هذه التذكرة مع ذلك ، فيجب اقتطاع ضريبة الدخل الشخصي من تكلفتها (خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 8 نوفمبر 2013 رقم 03-03-06 / 1/47813).

فاديم إيجوروف- مستشار في الرواتب والمزايا الاجتماعية وضرائبها. محررو مجلة "المحاسبة في مؤسسات الميزانية"

اعتبارًا من 8 يناير 2015 ، لم يعد يتعين على الشركات إصدار شهادة سفر ومهمة. الآن يتم تحديد فترة إقامة الموظف في رحلة عمل من خلال تذاكر السفر. وأحيانًا ستحتاج أيضًا إلى مذكرة ، وسندات شحن ، وإيصالات ، وفواتير وشيكات للبنزين (البنود 3 ، 7 ، 19 ، 26 من اللائحة ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 13 أكتوبر 2008 رقم 749 كـ المعدل بمرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 29 كانون الأول / ديسمبر 2014 رقم 1595).

أي أنه بدون وثائق السفر ، لا يمكن شطب نفقات السفر في عام 2015. حتى ، على سبيل المثال ، نفقات المعيشة - إذا أحضر الموظف فاتورة الفندق. في هذه الحالة ، يمكن للمفتشين أن يأخذوا في الاعتبار: لم تؤكد المنظمة أن الإقامة في الفندق كانت مرتبطة على وجه التحديد برحلة عمل ، وليس إجازة الموظف.

اللوائح الخاصة برحلات العمل

فيما يتعلق بالتغييرات ، من الضروري إعادة الموقف في رحلات العمل التي وافقت عليها الشركة. يجب أن يكون الموقف الجديد بتاريخ 8 يناير. ثم يستبعد منها ذكر المستندات مثل شهادة السفر وتعيين الوظيفة. من الآن فصاعدًا ، لم يتم توفيرها بموجب القانون. لذلك ، من غير المجدي صنعها.

إذا ذكرت لائحة السفر أمرًا من صاحب العمل بإرسال موظف في رحلة عمل ، فيمكنك استبدال كلمة "تعليمات" بكلمة "قرار". هذه هي الصيغة التي وردت الآن في القرار رقم 749.

في الحكم الخاص برحلات العمل ، من المفيد وصف إجراءات استرداد النفقات بشكل منفصل في حالة سفر الموظف بسيارة شخصية أو دراجة نارية. وفقًا للقواعد الجديدة ، بدلاً من شهادة السفر ، يجب على الموظف في مثل هذه الحالة إرفاق مذكرة بالتقرير المسبق. يتم تحديد الفترة التي كان الموظف خلالها في رحلة عمل. إلى جانب المذكرة ، يقوم الموظفون بتسليم مستندات الشحن وفحص الوقود وما إلى ذلك إلى قسم المحاسبة (البند 7 من القرار رقم 749).

يمكن إصدار نموذج المذكرة ، مثل الأمر ، كملحق لأنظمة السفر. يمكنك تطويره بنفسك.

أمر السفر

تنص القواعد الجديدة على إرسال الموظف في رحلة عمل بناءً على قرار صاحب العمل. يمكن أيضًا إصدار هذا المستند في شكل أمر. كما كان من قبل ، يمكن تشكيله وفقًا للنموذج الموحد رقم T-9. لكن النموذج الذي طورته الشركة مسموح به.

مذكرة

يجب الآن على الموظف الذي سافر في رحلة عمل عن طريق النقل الشخصي ، بدلاً من شهادة السفر ، تقديم مذكرة إلى قسم المحاسبة. المرسوم رقم 749 لا يحدد مضمون المذكرة. يقال فقط أن الملاحظة يجب أن تسجل المدة الفعلية للرحلة.

يلزم وجود مذكرة لحساب البدل اليومي وتأكيد مصروفات الضرائب المقابلة. لذلك ، يجب أن يحتوي على التفاصيل المطلوبة للمبتدئين.

تقرير مسبق

يجب على الموظف الذي حصل على أموال السفر تقديم تقرير مسبق في غضون ثلاثة أيام عمل من تاريخ العودة. يجب على الموظف إرفاق المستندات الأصلية التي تؤكد النفقات بالتقرير: الإيصالات ، و BSO ، وإيصالات النقد والمبيعات ، والتذاكر ، وبطاقات الصعود إلى الطائرة ، إلخ.

يتم شطب نفقات السفر في عام 2015 عند حساب ضريبة الدخل اعتبارًا من تاريخ التقرير المسبق (البند الفرعي 5 ، البند 7 ، المادة 272 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

سجل العمال المرسلون

شكل مجلة محاسبة العمال المعارين لا يزال يحتوي على معلومات حول شهادات السفر (الملحق رقم 2 لأمر وزارة الصحة والتنمية الاجتماعية في روسيا بتاريخ 11 سبتمبر 2009 رقم 739 ن). يتضمن الإجراء المحاسبي المعتمد بنفس الطلب أيضًا مطلبًا للاحتفاظ بدفتر يومية يوضح التواريخ وأرقام السفر. الآن في العمود "تاريخ ورقم شهادة السفر" يمكنك وضع شرطة أو عدم ملئها على الإطلاق.

يمكن العثور على عينات من جميع المستندات المطلوبة لحساب نفقات السفر في عام 2015 في Glavbukh رقم 3 ، 2015.