La décision d'envoyer un échantillon de voyage d'affaires. Attestation de déplacement, à utiliser ou non ? Quels documents sont nécessaires pour l'enregistrement correct des voyages d'affaires

Un voyage d'affaires est un voyage d'un employé sur ordre de l'employeur pendant une certaine période pour effectuer une mission officielle en dehors du lieu de travail permanent (article 166 du Code du travail de la Fédération de Russie). Les spécificités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires sont énumérées dans le règlement «Sur les particularités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires», qui a été approuvé par le décret gouvernemental n ° 749 du 13.10.08.

De cet article, vous apprendrez:

2. Quels documents doivent être délivrés pour le voyage d'affaires d'un employé en 2015.

Veuillez noter qu'à partir du 8 janvier 2015, par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 29 décembre 2014 n ° 1595, annulé certificats de service et les affectations de poste. Ainsi, lors de la préparation des documents pour envoyer un employé en voyage d'affaires, vous n'avez plus besoin d'utiliser ces documents.

Lors de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires, l'employeur est tenu de garantir à l'employé:

  1. lieu de travail;
  2. salaire moyen;
  3. remboursement des dépenses liées à un voyage d'affaires.

Ces obligations de l'employeur sont établies par l'article 167 du Code du travail de la Fédération de Russie. En outre, conformément à l'article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, en cas d'envoi en voyage d'affaires, l'entreprise est tenue de rembourser à l'employé : les frais de déplacement et le loyer du logement, les dépenses supplémentaires liées à vivant en dehors du lieu de résidence permanente, ainsi que d'autres dépenses engagées par l'employé, avec l'autorisation ou la connaissance de l'employeur.

Veuillez noter que toutes les garanties et indemnités liées à l'envoi d'un employé en voyage d'affaires et établies par le Code du travail s'appliquent uniquement aux employés de l'entreprise qui ont conclu un contrat de travail avec l'employeur.

Quels sont les bons documents pour émettre un voyage d'affaires

Auparavant, pour envoyer un employé en voyage d'affaires, il était nécessaire d'utiliser les formulaires de documents approuvés par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 05.01.04 n ° 1. À ce jour, ce décret est toujours en effet, mais il n'est pas nécessaire d'en tirer des formes de documents primaires. L'entreprise peut les développer elle-même. Nous nous référerons aux formes unifiées. Et que vous les utilisiez ou que vous développiez les vôtres, c'est à vous de décider.

Veuillez noter qu'à partir du 8 janvier 2015, la mission officielle a été annulée par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 29 décembre 2014 n ° 1595. Par conséquent, en 2015, il n'est plus nécessaire de la délivrer.

Afin d'envoyer un employé en voyage d'affaires, vous devez d'abord émettre une «Ordonnance d'envoi d'un employé en voyage d'affaires» dans le formulaire T-9a. La ligne contenant la tâche de service doit être exclue.

Ensuite, il faut inscrire le fait du départ du salarié dans le journal de bord des salariés détachés. Il a été approuvé par arrêté du ministère de la Santé et du Développement social de Russie du 11 septembre 2009 n ° 739n. Dans ce journal de sortie, vous devez renseigner : le nom complet du salarié détaché, le nom de l'organisme vers lequel le salarié est envoyé, la destination. Veuillez noter qu'en raison du fait que les certificats de voyage ont été annulés depuis le 8 janvier 2015, un tiret doit être mis dans la ligne concernant le certificat de voyage.

Ensuite il faut remplir la feuille de temps selon les formulaires T-12 et T-13. Les jours d'un voyage d'affaires pendant lesquels l'employé est absent du lieu de travail doivent être renseignés avec un code À. Si un employé en voyage d'affaires a travaillé pendant son jour de congé, alors deux codes doivent être saisis en même temps dans la feuille de temps : K et RV. Conformément à l'article 153 du Code du travail de la Fédération de Russie, le travail un jour de congé est rémunéré à un taux double.

Après le retour de l'employé d'un voyage d'affaires, le comptable doit établir un rapport préalable (formulaire AO-1) sur les montants dépensés par l'employé. L'employé doit fournir des documents qui confirment les dépenses qu'il a engagées. Ces documents peuvent être : des chèques, des avoirs, des reçus, des contrats, etc. Tout cela doit être joint au rapport préalable.

Quels documents pour confirmer les dépenses et la durée du séjour effectif de l'employé en voyage d'affaires

Après l'annulation des attestations de voyage, les frais, ainsi que la durée du séjour effectif du salarié en voyage d'affaires, doivent être confirmés par des documents de voyage. Ils doivent être fournis par le salarié lui-même.

Si l'employé s'est rendu au lieu du voyage d'affaires et est revenu au lieu de travail en transport personnel, il doit alors rédiger une note de service. Il reflète la durée réelle de son séjour en voyage d'affaires. La note de service est remplie dans n'importe quel formulaire. Le salarié doit y joindre des documents attestant de l'utilisation de son transport personnel (reçus, chèques, factures, etc.). Une note est également jointe au rapport préalable.

Ainsi, le voyage d'affaires d'un employé en 2015 doit être accompagné des documents suivants:

  1. Un ordre d'envoyer un employé en voyage d'affaires ;
  2. remplir le registre des salariés détachés ;
  3. remplir la feuille de temps;
  4. rédiger un rapport préalable ;
  5. accepter une note de service de l'employé (s'il se rend sur le lieu du déplacement professionnel et revient en transport personnel).
Voyage d'affaires 2015 : on s'entend selon les nouvelles règles

En 2015, le travail comptable a été considérablement facilité pour les comptables frais de voyage. Changements dans règlements en 2015, ils ont été effectués deux fois: le 8 janvier et le 8 août. Un certain nombre de documents ont été annulés, les nouvelles règles permettent de prendre en compte les frais de déplacement sans paperasse inutile.

Comment tenir les registres des travailleurs détachés maintenant, quels documents doivent être établis conformément aux nouvelles règles, lus dans un article spécial par les experts de la norme.

Le certificat de voyage, l'affectation des tâches et le rapport de voyage ne sont plus nécessaires

Le 8 janvier 2015, les modifications apportées au décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n ° 749 «sur les particularités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires» (ci-après le règlement sur les voyages d'affaires) sont entrées en vigueur. Les modifications ont été apportées par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 29 décembre 2014 n ° 1595.

Des changements importants ont affecté le paragraphe 7 du Règlement sur les voyages d'affaires. Auparavant, la durée du séjour en voyage d'affaires était confirmée par une attestation de voyage d'affaires. Depuis le 8 janvier 2015, ce document a été annulé. Désormais, la période de voyage d'affaires est confirmée par les documents de voyage. Si un employé est parti en voyage d'affaires avec un véhicule personnel, officiel ou de location, la période de voyage d'affaires peut être confirmée par des lettres de voiture ou des feuilles de route, des reçus de station-service, etc.

Le 8 janvier 2015, le paragraphe 6 du Règlement sur les voyages d'affaires est devenu invalide. Et cela signifie que vous n'avez plus besoin d'établir une mission de service. Le document comprenait le but du voyage, la destination. Cette information a confirmé la nécessité d'un voyage d'affaires. Afin que l'inspection des impôts n'ait pas de raison supplémentaire de douter de l'opportunité d'un voyage d'affaires, nous vous recommandons d'indiquer le but et le lieu du voyage d'affaires dans la commande.

Le paragraphe 26 du Règlement sur les voyages d'affaires est également repris dans une nouvelle édition. Désormais, les travailleurs détachés ne sont plus tenus d'établir un rapport sur l'exécution d'une mission. Le seul document que le salarié est tenu de présenter est un rapport préalable avec pièces justificatives.

Bien que l'attestation de déplacement et la mission ne soient pas obligatoires, les organisations peuvent les utiliser à des fins de contrôle interne. Cette procédure devrait être fixée dans les acte local entreprises. Le responsable de l'organisation peut également prévoir l'établissement obligatoire par le salarié d'un rapport sur les résultats du voyage d'affaires par un document interne.

Si le trajet jusqu'au lieu du déplacement professionnel est effectué par un autre moyen de transport (train, avion, etc.), une note de service n'est pas requise.

Décision écrite du chef

Par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 29 juillet 2015 n ° 771, une autre modification a été apportée. Auparavant, dans le Règlement sur les voyages d'affaires, il était dit que les employés sont envoyés en voyage d'affaires sur ordre de l'employeur. En ce moment dans acte légal Il est prescrit que l'ordre de l'employeur doit être écrit. Le règlement sur les voyages d'affaires ne précise pas la forme de la décision du responsable, par conséquent, un ordre d'envoyer un employé en voyage d'affaires peut également être considéré comme une telle décision.

Journal de bord du voyageur d'affaires annulé

L'abolition de l'exploitation forestière obligatoire est liée à l'abolition des certificats de voyage. Certes, les certificats ont été annulés à partir de janvier 2015 et le magazine - seulement à partir d'août.

Les employeurs qui, pour des raisons de commodité et de contrôle, utilisent encore des attestations de voyage d'affaires, peuvent également tenir un registre des travailleurs partant en voyage d'affaires.

Les conditions du voyage d'affaires peuvent être confirmées par des documents de location de logement.

Depuis le mois d'août, une nouvelle règle est en vigueur concernant la durée d'un voyage d'affaires. S'il n'y a pas de documents de voyage, la période de séjour effectif de l'employé en voyage d'affaires est confirmée par des documents de location d'un logement - reçus (coupons) et autres documents établis conformément aux règles de fourniture de services hôteliers.

S'il n'y a pas de titres de transport ou de documents pour la location d'un logement, le salarié détaché doit rédiger une note de service.

Comment déclarer un voyage d'affaires depuis 2015

Compte tenu des modifications entrées en vigueur, l'employé, au retour d'un voyage d'affaires, doit présenter les documents suivants :

  • rapport préalable ;
  • documents sur la location de locaux d'habitation ou une note de service;
  • des titres de transport ou un mémo lors de vos déplacements en véhicule de fonction, personnel ou de location. Le mémo doit être accompagné des feuilles de voyage ou d'itinéraire, des reçus, Les recettes monétaires etc.;
  • les pièces justificatives des autres frais de déplacement (contrats, actes, factures, chèques, etc.).

Pour la comptabilisation fiscale des frais de déplacement, voir l'article « Impôt sur le revenu et les déplacements ».

Norme d'expert en service

Rogacheva E.A.

Cela découle du décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 29 décembre 2014 n ° 1595.

Par conséquent, en 2015, il n'est pas nécessaire de délivrer une attestation de déplacement. L'annulation est due au fait que les certificats de voyage sont des documents superflus : la durée du séjour peut être confirmée par des billets et des chèques de l'hôtel.

Lorsqu'on envoie un salarié en voyage d'affaires en 2015, il faut réserver des billets, louer un hôtel, payer des indemnités journalières, etc. Et seuls chèques, billets et quittances sont indispensables. L'organisation elle-même doit rédiger de nombreux documents internes, qui incluent, par exemple, une commande du chef, un rapport préalable. La liste des documents est assez importante, et il est important de ne rien manquer afin d'amortir les dépenses sans risques et d'éviter les réclamations des contrôleurs. Quelle est donc la liste des documents pour un voyage d'affaires en 2015 ?

Documents pour l'enregistrement d'un voyage d'affaires en 2015:

1. Commande à envoyer en voyage d'affaires.

2. Registre des employés détachés (mettre des notes).

3. Feuille de temps (mettre des marques).

4. Rapport préalable de l'employé.

5. Note de l'employé (s'il conduit une voiture privée).

Ce sont les règles d'action.

Dès que l'employé part en voyage d'affaires, ce fait doit être consigné dans des documents spéciaux. En effet, par exemple, les gains moyens sont payés pour les jours d'un voyage d'affaires (article 167 du Code du travail de la Fédération de Russie). Et le service comptable doit savoir combien de jours l'employé s'est absenté du travail.

Tout d'abord, le fait du départ d'un salarié en déplacement professionnel doit être inscrit dans le journal de bord des salariés détachés. La forme de ce document est établie par arrêté du Ministère de la santé et du développement social de la Russie du 11 septembre 2009 n ° 739n. Et c'est facile à remplir. Il indique le nom complet du salarié, le nom de l'organisme auprès duquel le salarié est détaché et la destination. Étant donné qu'aucun certificat de voyage n'est désormais délivré, des tirets doivent être placés dans la colonne relative au certificat. Bientôt, le ministère de la Santé approuvera une nouvelle forme de document, mais pour l'instant, vous devez utiliser l'ancienne.

De plus, les jours doivent être notés sur la feuille de temps (formulaires n° T-12 et T-13). L'absence d'un salarié en raison d'un déplacement professionnel est indiquée par le code K. Dans ce cas, le nombre d'heures travaillées n'a pas besoin d'être indiqué.

Si un employé en voyage d'affaires travaillait un jour de congé pour lui sur son lieu de travail principal, un tel jour dans le bulletin doit être immédiatement indiqué avec deux codes - K et RV. Cela signifie que l'employé a travaillé lors d'un voyage d'affaires un jour de congé.

Il est nécessaire d'indiquer le nombre d'heures travaillées un tel jour si l'employeur a donné une indication de la durée du travail un jour chômé. Il est clair que vous devez payer le travail ces jours-là à un taux double (article 153 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Après le retour d'un voyage d'affaires, le salarié doit établir les sommes dépensées lors d'un voyage d'affaires (formulaire n° AO-1). Le document indique combien d'argent a été dépensé pour le but du voyage d'affaires. Attention : le rapport préalable doit être complété en 2015. Cette exigence a été retenue dans l'ordonnance d'envoi des salariés en déplacement professionnel.

Les pièces justificatives (chèques, contrats, reçus, documents de transport, etc.) doivent être jointes au procès-verbal. Ensuite, l'employé doit soumettre un rapport préalable au service comptable. Et sur la base de cet ensemble de documents, les dépenses engagées pour un voyage d'affaires peuvent être reflétées dans la comptabilité et la comptabilité fiscale.

La durée effective de séjour du salarié sur le lieu de déplacement professionnel est déterminée par les documents de voyage présentés par le salarié à son retour de voyage d'affaires.

Dans le cas d'un salarié se rendant sur le lieu du déplacement professionnel et (ou) retournant au lieu de travail par transport personnel (voiture, moto), la durée effective de séjour sur le lieu du déplacement professionnel est indiquée dans la note de service. Le mémo doit être rempli sous n'importe quelle forme et remis au retour d'un voyage d'affaires à l'employeur accompagné des pièces justificatives confirmant l'utilisation du moyen de transport spécifié pour se rendre au lieu du voyage d'affaires et retour (lettre de voiture, factures, reçus, reçus de caisse , etc.). C'est-à-dire qu'une note de service doit être jointe à la note de frais.

En 2015, la procédure de délivrance des voyages d'affaires a changé. Nous comprendrons les innovations et les règles actuelles.

Autorisation de voyage annulée

La procédure d'envoi des salariés des établissements en déplacement professionnel a été considérablement simplifiée depuis le 8 janvier 2015. Vous n'avez plus besoin de délivrer une attestation de déplacement et une mission de travail. Ces modifications ont été introduites par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 29 décembre 2014 n ° 1595 au règlement sur les spécificités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n ° 749 (ci-après dénommé le règlement sur les voyages d'affaires).

La référence au certificat lors de voyages d'affaires dans les pays de la CEI et du décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 26 décembre 2005 n ° 812 sur la procédure et le montant du paiement des indemnités journalières en devises étrangères et des indemnités pour eux (ci-après dénommé Décret n° 812) a été exclu. Lors de voyages d'affaires dans les pays de la CEI avec lesquels des accords intergouvernementaux ont été conclus, aucune marque n'est faite lors du franchissement de la frontière d'État de la Russie. La date de sa traversée est fixée en fonction des documents de voyage (billets) (clause 6 de la Résolution n° 812). Auparavant, une telle date était déterminée strictement en fonction des marques du certificat de voyage.

Le salarié n'a également plus besoin d'établir un rapport sur le travail effectué lors d'un voyage d'affaires et de le remettre à l'employeur dans les trois jours ouvrables après son retour d'un voyage d'affaires. Des modifications correspondantes ont été apportées au paragraphe 26 du Règlement sur les voyages d'affaires. Cependant, l'obligation de faire rapport préalable est restée en vigueur.

La base pour l'envoi en voyage d'affaires est l'ordre de l'employeur

L'institution envoie un employé en voyage d'affaires afin de remplir une mission officielle en dehors du lieu de travail permanent. De plus, pendant une certaine période (clause 3 du Règlement sur les voyages d'affaires). Permettez-moi de vous rappeler qu'avant de décider d'envoyer un employé, l'employeur s'informe si l'employé appartient aux catégories de personnes qui, conformément à la loi, sont interdites d'envoi en voyage d'affaires. Cette interdiction vaut pour :

  • les femmes enceintes (partie 1 de l'article 259 Code du travail RF);
  • les employés avec lesquels un accord étudiant a été conclu pendant sa période de validité (sauf, bien sûr, si le voyage est lié à l'apprentissage) (partie 3 de l'article 203 du Code du travail de la Fédération de Russie);
  • travailleurs de moins de 18 ans (article 268 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Les exceptions à la dernière catégorie sont :

  • les créateurs des médias, des organisations cinématographiques, des équipes de télévision et de vidéo, des théâtres, des organisations de théâtre et de concert, des cirques et d'autres personnes impliquées dans la création et (ou) la représentation (exposition) d'œuvres (la liste des professions et des postes des créateurs est approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 28 avril 2007 n° 252) ;
  • athlètes (partie 3 de l'article 348.8 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Attention : à partir du 8 août 2015, la décision d'envoyer un salarié en déplacement professionnel doit être prise par écrit (article 7 du Règlement sur les déplacements professionnels). Dans le même temps, dans une telle décision, il convient de préciser le type de transport sur lequel l'employé se rend voyage d'affaires(privé, transport officiel ou véhicules appartenant à des tiers).

Je note que la plupart des institutions établissent une telle décision sous la forme d'une ordonnance (instruction) appropriée.

Un exemple est la décision d'appel du tribunal municipal de Saint-Pétersbourg du 22 avril 2013 n° 33-5682/2013. Il a examiné la situation où le voyage d'affaires de l'employé n'était pas correctement documenté. Au retour d'un voyage d'affaires, l'employé apprend qu'il a été licencié pour absentéisme. L'employeur, à son tour, a justifié son action comme suit: l'ordre de détachement n'a pas été émis, il n'y avait pas besoin de négociations. Sur cette base, les arbitres ont décidé que le congédiement d'un salarié sur une telle base était légal en l'espèce. Une décision similaire a été rendue par la Cour suprême de la République du Daghestan concernant un employé qui est parti en voyage d'affaires sans enregistrement et autorisation appropriés d'un fonctionnaire autorisé (arrêt d'appel du 10 septembre 2013 n° 33-3315/13) .

Documents confirmant la période du voyage d'affaires

La période réelle pendant laquelle l'employé est en voyage d'affaires est déterminée par les documents de voyage. Le salarié doit les présenter au retour d'un déplacement professionnel. S'il a utilisé un moyen de transport personnel pour se déplacer (voiture, moto), la durée du déplacement doit être confirmée par le mémo joint à ceux-ci. Cependant, cela était exigé par l'ancien ordre.

Premièrement, à partir du 8 août 2015, un salarié détaché doit établir une note de service non seulement en cas d'utilisation de transport personnel. Désormais, il est nécessaire à la fois pour les transports officiels et les transports, que l'employé gère par procuration.

Deuxièmement, si pour une raison quelconque l'employé n'a pas de documents de voyage, la durée du voyage d'affaires sera confirmée par les documents de location d'un logement sur le lieu du voyage d'affaires. Cependant, ces documents doivent contenir les détails prévus au paragraphe 8 des Règles pour la fourniture de services hôteliers, approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 25 avril 1997 n ° 490. Si l'employé part en voyage d'affaires en voiture, il doit alors fournir des documents confirmant son utilisation. Désormais, ils comprennent des feuilles de route et d'autres documents confirmant l'itinéraire de la voiture (article 7 du Règlement sur les voyages d'affaires).

Quant au billet d'avion, son employé peut également l'acheter sous forme non documentaire (billet électronique). Ensuite, les pièces justificatives confirmant les frais d'achat d'un billet seront:

  • itinéraire / reçus d'un billet électronique (sur papier) - un extrait d'un automate Système d'Information enregistrement du transport aérien, qui indique le coût du vol;
  • carte d'embarquement - elle confirme le vol de la personne responsable sur l'itinéraire spécifié dans le billet électronique.

Excursions d'une journée

Un employé peut être envoyé en voyage d'affaires pour n'importe quel nombre de jours, même un seul. Après tout, la durée du voyage d'affaires est fixée par l'employeur, en tenant compte du volume, de la complexité et des autres caractéristiques de la mission officielle (clause 4 du Règlement sur les voyages d'affaires).

L'indemnité journalière est-elle légale ?

Lorsqu'un employé est envoyé en voyage d'affaires, il est remboursé (partie 1 de l'article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, paragraphe 1 de la clause 11 du Règlement sur les voyages d'affaires):

  • frais de voyage;
  • le coût de location d'un logement;
  • les frais supplémentaires liés à la vie en dehors du lieu de résidence permanente (per diem);
  • autres dépenses engagées par l'employé avec l'autorisation de l'employeur.

Sur la base de la pratique judiciaire, nous examinerons s'il est possible de verser des indemnités journalières pour des déplacements professionnels d'une journée. Par exemple, le Présidium de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie, dans sa résolution du 11 septembre 2012 n° 4357/12, a noté ce qui suit. Un employé qui part en voyage d'affaires d'une journée rentre chez lui le jour même. Les sommes qui lui sont versées dans ce cas ne sont pas considérées comme des indemnités journalières en vertu de la définition contenue dans la législation du travail. Cependant, leur paiement n'est pas conditionnel au nombre précis d'heures pendant lesquelles l'employé est en déplacement. Si l'employeur a payé de tels montants lors d'un voyage d'affaires de moins de 24 heures, c'est légal. Après tout, lors d'un voyage d'affaires, un employé part en voyage à l'initiative et dans l'intérêt de l'employeur. Par conséquent, le coût du paiement des "indemnités journalières" est effectué dans son intérêt. Les juges ont conclu que ces fonds constituaient une indemnisation. Avec son aide, les dépenses de l'employé liées à la nécessité d'exercer des fonctions de travail en dehors du lieu de travail permanent sont remboursées. Ainsi, bien que ces versements ne soient pas appelés indemnités journalières, le travailleur détaché y a droit.

Pas besoin de payer la TVA

L'impôt sur le revenu des personnes physiques n'est pas retenu sur les «indemnités journalières» pour les voyages d'affaires d'une journée, même si l'employé est revenu d'un voyage d'affaires le même jour et n'a pas passé la nuit sur le lieu du voyage d'affaires (résolution du présidium du Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 11 septembre 2012 n° 4357/12). Cependant, la condition pour l'exonération de cette compensation de l'impôt sur le revenu des personnes physiques sera la disponibilité de documents confirmant les dépenses.

Le ministère des Finances de la Russie, dans une lettre du 26 mai 2014 n° 03-03-06/1/24916, a souscrit à cette position. Si l'institution a décidé, lors de l'envoi d'un salarié en déplacement professionnel d'une journée, de lui verser des sommes en lieu et place d'indemnités journalières, ces versements ne sont pas soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques dans les montants fixés par le paragraphe 3 de l'article 217 du code des impôts. de la Fédération de Russie. À savoir:

700 roubles. - lors d'un voyage d'affaires sur le territoire de la Fédération de Russie ;

2500 roubles. - lors d'un voyage d'affaires.

Qu'en est-il des primes d'assurance des indemnités journalières ?

Les indemnités journalières, ainsi que les dépenses ciblées réellement encourues et documentées pour les déplacements vers et depuis la destination et les autres frais de déplacement des employés ne sont pas soumis à des primes d'assurance. Une telle règle est contenue dans la partie 2 de l'article 9 de la loi fédérale de la Fédération de Russie du 24 juillet 2009 n ° 212-FZ sur les primes d'assurance.

En ce qui concerne les paiements pour un voyage d'affaires d'une journée, le ministère du Travail de la Russie, dans une lettre datée du 28 novembre 2013 n ° 14-2-242, a expliqué ce qui suit. L'indemnité journalière pour les voyages d'affaires d'une journée n'est pas formellement exigée. Leur paiement ne peut être établi par un acte réglementaire local de l'institution, car cela serait contraire à la nature juridique de l'indemnité journalière, établie dans la partie 1 de l'article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie. Cela signifie que les cotisations pour ces paiements pour les voyages d'affaires d'une journée doivent être accumulées. Cependant, les juges ont une opinion différente sur cette question. Le plus souvent, les arbitres prennent le parti des employeurs et concluent que les sommes versées en échange de l'indemnité journalière pour un déplacement professionnel d'une journée ne sont pas soumises à cotisations. Un exemple est la décision du tribunal d'arbitrage de la région de Vologda du 27 janvier 2015 n ° A13-16795 / 2014, ainsi que les décisions du Service fédéral antimonopole du district de la Volga du 22 janvier 2013 n ° A65-27465 / 2011 et le Service fédéral antimonopole du district du Nord-Ouest en date du 16 janvier 2014 n° А56-14899/2013. Dans la décision n ° A13-16795 / 2014, les arbitres ont rejeté les arguments de la FSS de Russie selon lesquels les dépenses des employés n'étaient pas documentées, puisque les ordres de voyage d'affaires, les rapports préalables des employés contenant les motifs de délivrance Argent, ont été présenté.

Quand payer le salaire moyen

Un voyage d'affaires d'une journée d'un employé, ainsi qu'un voyage d'affaires plus long, doivent être payés sur la base de ses revenus moyens (article 167 du Code du travail de la Fédération de Russie). Dans le même temps, pour la durée du voyage, les gains moyens sont maintenus pour tous les jours de travail selon le calendrier établi par l'organisation d'envoi. Cette période comprend également les jours passés sur la route, y compris le temps d'un arrêt forcé (article 9 du Règlement sur les déplacements professionnels).

Ainsi, si une institution verse un salaire à son employé pour les jours d'un voyage d'affaires, cela sera contraire à la législation actuelle de la Fédération de Russie.

Si le voyage d'affaires tombe un week-end

Le salaire moyen des jours où l'employé est sur la route, tombant le week-end, n'est pas épargné. Ceci n'est pas prévu par la Réglementation sur les déplacements professionnels (lettre de Rostrud du 20 juin 2013 n° PG/5136-6-3). Tribunal de Khanty-Mansiysk région autonome- L'Ugra dans l'arrêt d'appel du 14 juin 2012 n° 33-2379/2012 a refusé de satisfaire les demandes de rémunération des travaux du week-end. Selon les arbitres, le demandeur n'a pas fourni de preuve pertinente que l'employeur, envoyant l'employé en voyage d'affaires, ait indiqué la nécessité pour lui d'exercer sa fonction de travail directement les fins de semaine. L'employé détaché était sur la route le week-end et n'a effectué aucun travail. Par conséquent, ces jours ne sont pas soumis à paiement conformément à l'article 153 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Dans une lettre du 5 septembre 2013 n ° 14-2 / ​​3044898-4415, le ministère du Travail de Russie aborde également la question du paiement des jours de départ, d'arrivée et de voyage lors d'un voyage d'affaires qui tombe le week-end ou les jours fériés . Les responsables indiquent que lors d'un voyage d'affaires, les gains moyens sont maintenus pour tous les jours prévus par l'horaire de travail de l'établissement d'envoi, mais les week-ends et les jours fériés non travaillés sont exclus de la période rémunérée. Dans le même temps, les montants spécifiques de paiement pour le temps où l'employé est sur la route les jours spécifiés sont établis par la convention collective de l'établissement, l'accord ou l'acte réglementaire local.

Cependant, il existe d'autres conclusions sur cette question. Ainsi, selon le FAS District extrême-oriental, le salarié retient le salaire moyen des journées passées en déplacement professionnel, quel que soit le temps effectivement travaillé en déplacement professionnel (Arrêté du 22 septembre 2010 n° A59-183/2010).

Le tribunal de district du bâtiment de l'aviation de la ville de Kazan, dans sa décision du 14 octobre 2013 n ° 2-2662 / 2013, a examiné la situation lorsque le jour où l'employé est arrivé d'un voyage d'affaires tombait un samedi (jour de congé). Selon la législation en vigueur, le jour d'arrivée d'un voyage d'affaires est compté comme un jour ouvrable. Dans le même temps, l'activité de travail pour un jour de congé est payée au moins deux fois le montant (article 153 du Code du travail de la Fédération de Russie). Par ailleurs, la législation du travail n'interdit pas à un salarié de rentrer d'un déplacement professionnel un jour chômé. Par conséquent, le tribunal a décidé de récupérer auprès de l'employeur, en particulier, les salaires pour ce samedi.

Le tribunal municipal de Zarinsky du territoire de l'Altaï, dans sa décision du 19 mai 2014 n° 2-419/2014, a motivé comme suit. Les jours de congé sont considérés comme l'un des types de temps de repos (article 107 du Code du travail de la Fédération de Russie). Pendant ce temps, l'employé est libre de l'exécution de ses tâches et peut l'utiliser à sa discrétion (article 106 du Code du travail de la Fédération de Russie). Cependant, étant en voyage d'affaires le week-end, l'employé ne peut pas en disposer à sa guise comme jours de repos, mais utilise le temps dans l'intérêt de l'employeur, bien qu'il ne soit pas impliqué dans le travail ces jours-là.

L'employé est resté en vacances sur le lieu du voyage d'affaires

Parfois, un employé reste sur le lieu du voyage d'affaires pendant les week-ends ou les jours fériés, les jours de vacances ou se rend sur le lieu du voyage d'affaires avant la date de début. Le ministère des Finances de la Russie, dans une lettre du 12 septembre 2013 n ° 03-04-08 / 37693, a indiqué que dans ce cas, le paiement par l'organisation du voyage de l'employé du lieu de loisirs au lieu de travail est raisonnable et ne conduit pas à l'avantage économique de l'employé et à la base de retenue de l'impôt sur le revenu des particuliers . Certes, la lettre contient une réserve selon laquelle ces arguments ne sont corrects qu'en cas de légère divergence entre les termes du voyage d'affaires et le voyage.

Par exemple, un employé était en voyage d'affaires jusqu'au 9 décembre. Selon l'ordonnance, à la fin du voyage d'affaires, il a obtenu un congé annuel payé à partir du 10 décembre. Le travailleur est rentré chez lui le 20 décembre. La Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie, dans sa décision n° VAC-7479/12 du 26 juin 2012, a indiqué qu'en l'espèce, l'employé était effectivement en vacances et que le paiement du billet d'avion aller-retour n'était pas lié à son retour de un voyage d'affaires. Si l'employeur paie néanmoins un tel billet, l'impôt sur le revenu des personnes physiques doit être retenu sur son coût (lettre du ministère des Finances de la Russie du 8 novembre 2013 n ° 03-03-06 / 1 / 47813).

Vadim Egorov- Consultant sur la masse salariale, les avantages sociaux et leur fiscalité. Les rédacteurs de la revue "Comptabilité dans les institutions budgétaires"

Depuis le 8 janvier 2015, les entreprises n'ont plus à délivrer d'attestation de déplacement et d'affectation. Désormais, la durée de séjour d'un employé en voyage d'affaires est déterminée par les titres de transport. Et parfois, vous aurez également besoin d'une note de service, de lettres de voiture, de reçus, de factures et de chèques pour l'essence (clauses 3, 7, 19, 26 du règlement, approuvées par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n ° 749 comme modifié par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 29 décembre 2014 n° 1595).

Autrement dit, sans documents de voyage, les frais de voyage en 2015 ne peuvent pas être amortis. Même, par exemple, les frais de subsistance - si l'employé a apporté la note d'hôtel. Dans ce cas, les inspecteurs peuvent considérer: l'organisation n'a pas confirmé que l'hébergement à l'hôtel était spécifiquement lié à un voyage d'affaires, et non aux vacances de l'employé.

Réglementation sur les voyages d'affaires

Dans le cadre des changements, il est nécessaire de refaire la position sur les voyages d'affaires approuvés par l'entreprise. La nouvelle position doit être datée du 8 janvier. Ensuite, excluez-en la mention de documents tels qu'une attestation de déplacement et une mission de travail. Désormais, elles ne sont pas prévues par la loi. Il est donc inutile de les fabriquer.

Si le règlement sur les voyages mentionne l'ordre d'un employeur d'envoyer un employé en voyage d'affaires, vous pouvez remplacer le mot "instruction" par le mot "décision". C'est ce libellé qui se trouve maintenant dans la Résolution n° 749.

Dans la disposition sur les voyages d'affaires, il convient de prescrire séparément la procédure de remboursement des frais dans le cas où un employé voyage en voiture ou en moto personnelle. Selon les nouvelles règles, au lieu d'une attestation de déplacement, un employé dans une telle situation doit joindre une note au rapport préalable. C'est sur celle-ci que la période pendant laquelle l'employé était en voyage d'affaires est déterminée. En même temps que la note, les employés remettent les feuilles de route, les chèques de carburant, etc. au service comptable (article 7 de la résolution n° 749).

Le formulaire mémo, comme la commande, peut être délivré en annexe au règlement de voyage. Vous pouvez le développer vous-même.

Ordre de voyage

Les nouvelles règles prévoient qu'un employé est envoyé en voyage d'affaires sur décision de l'employeur. Ce document peut également être délivré sous forme de bon de commande. Comme auparavant, il peut être établi selon le formulaire unifié n ° T-9. Mais un formulaire développé par l'entreprise est autorisé.

note

Un salarié ayant effectué un déplacement professionnel en transport personnel, en lieu et place d'une attestation de déplacement, doit désormais déposer une note de service au service comptabilité. Le décret n° 749 ne précise pas le contenu de la note. Il est seulement dit que la note doit enregistrer la durée réelle du voyage.

Une note est nécessaire pour calculer l'indemnité journalière et confirmer les charges fiscales correspondantes. Ainsi, il doit contenir les détails requis pour le primaire.

Rapport préalable

Un employé qui a reçu de l'argent pour voyager doit soumettre un rapport préalable dans les trois jours ouvrables suivant la date de retour. L'employé doit joindre au rapport les documents originaux confirmant les dépenses : reçus, BSO, reçus de caisse et de vente, billets, cartes d'embarquement, etc.

Les frais de voyage en 2015 sont amortis lors du calcul de l'impôt sur le revenu à la date du rapport préalable (paragraphe 5, clause 7, article 272 du Code fiscal de la Fédération de Russie).

Registre des travailleurs détachés

Le formulaire du journal de comptabilisation des travailleurs détachés contient toujours des informations sur les certificats de voyage (annexe n ° 2 à l'arrêté du ministère de la Santé et du Développement social de Russie du 11 septembre 2009 n ° 739n). La procédure comptable approuvée par le même arrêté contient également l'obligation de tenir un journal indiquant les dates et les numéros de voyage. Maintenant, dans la colonne "Date et numéro du certificat de voyage", vous pouvez mettre un tiret ou ne pas le remplir du tout.

Des exemples de tous les documents requis pour justifier les frais de voyage en 2015 se trouvent dans Glavbukh n° 3, 2015.

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