Organisation de voyages d'affaires sur des véhicules officiels. Comment gérer les voyages d'affaires

, associé gérant du cabinet d'avocats BLS.

Certains employés partent périodiquement en affectation dans une autre ville ou région. Mais où sont-ils en ce moment : en voyage d'affaires ou en voyage d'affaires ? La pratique montre qu'il existe une confusion dans les définitions.

Voyage d'affaires et voyage d'affaires : différenciation des concepts

Selon la loi, un voyage d'affaires est considéré comme la direction d'une personne en mission pour une certaine période en dehors du lieu de travail permanent. Les déplacements professionnels sont plus difficiles. La raison des difficultés est qu'elles ne sont pas réglementées dans le Code du travail de la Fédération de Russie. Art. 166 du Code du travail de la Fédération de Russie explique seulement que ces voyages d'employés ayant un caractère itinérant de travail ne sont pas des voyages d'affaires.

En pratique voyage d'affaires signifie que l'exécution des tâches de travail est associée à des déplacements réguliers à l'intérieur de certaines limites. Ils désignent tout d'abord ceux qui travaillent beaucoup « sur le terrain ». Il s'agit, par exemple, des coursiers, des agents d'assurance, des délégués médicaux, des superviseurs. Mais ils veulent souvent envisager leurs déplacements en voyages d'affaires. Mais les lacunes législatives et le manque de documents nécessaires peut créer des risques inutiles pour les employeurs.

Il s'agit d'abord du risque managérial. Les voyageurs demandent périodiquement que les voyages d'affaires soient reconnus comme des voyages d'affaires, avec remboursement des frais conformément à la loi. Évidemment, gérer les employés si les déplacements ne sont pas réglementés est beaucoup plus difficile. Deuxièmement, c'est un risque de litige. À défaut d'atteindre l'objectif, l'employé peut saisir le tribunal pour exiger le remboursement des dépenses. Enfin, des difficultés de remboursement par le Fonds assurance sociale RF. Si les documents d'entreprise n'incluent pas d'éventuels accidents lors de voyages d'affaires, il sera difficile de prouver le lien de l'accident avec la production et de recevoir les paiements requis du Fonds d'assurance sociale pour les employés blessés.

Notez que les voyages d'affaires peuvent être plus pratiques pour les employeurs. Tout d'abord, il faut rémunérer les salariés lors des déplacements en fonction du salaire, et non en fonction du salaire moyen. Les indemnités journalières ne sont payées que si une personne doit passer la nuit hors de chez elle. De plus, il n'est pas nécessaire de demander le consentement écrit d'un employé ayant des liens familiaux et de préparer une commande à envoyer à chaque voyage. Oui, et dans le bulletin, il est indiqué par des jours ouvrables ordinaires, ce qui vous évite des ennuis inutiles. Mais pour apprécier ces avantages, tout doit être clairement réglementé.

Formalités administratives

Tout d'abord, vérifiez le règlement intérieur qui décrit comment les voyages sont organisés. Nous vous recommandons de rédiger un « Règlement sur le caractère itinérant du travail » et d'y inscrire :

Liste des emplois, professions et postes à caractère itinérant. Avoir une liste - exigence obligatoire, conformément à la partie 2 de l'art. 168.1 du Code du travail de la Fédération de Russie.
La procédure de planification et de coordination des déplacements avec le responsable. Les plans de travail hebdomadaires ou mensuels des employés permettront de surveiller les déplacements et de rendre compte des déplacements imprévus.
Modes de transport préférés et alternatifs. En fonction de la distance ou de l'accessibilité des transports, vous pouvez spécifier diverses options(entreprise, public) pour éviter des dépenses déraisonnables et réduire les risques d'accidents.
Caractéristiques d'interaction et moyens de communication entre l'employé et le manager pendant le déplacement pour contrôler ou enregistrer le temps de travail (s'il n'y a pas de géolocalisation).
Date limite et procédure de dépôt d'un rapport de voyage d'affaires.

La nature itinérante du travail et le travail sur la route sont des concepts différents. Votre employé ne travaille pas pendant que la voiture roule, mais se déplace simplement entre les points de son travail, et cette nuance est mieux documentée.
Distance non incluse dans temps de travail, par exemple, "170 km, c'est le temps de travailler sur la route." Si la distance est supérieure, le dépassement est inclus dans les heures de travail.
Les limites et une liste des dépenses, la procédure d'approbation et d'indemnisation, les documents pour confirmer les coûts.
La procédure pour déterminer la possibilité de retour quotidien au domicile et le coût de la location d'un logement.
Indemnité journalière pour les voyages de plusieurs jours.

Dans le contrat de travail d'un salarié itinérant, il est impératif d'indiquer la nature du travail conformément à l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie et déterminer le territoire ou la distance. Par exemple, « le caractère itinérant du travail est établi pour le salarié. Les voyages d'affaires sont effectués à Moscou et dans la région de Moscou. Les déplacements sur de plus longues distances ou à l'extérieur de la région seront considérés comme un voyage d'affaires.

La clarté de ce territoire a un but important. En cas d'accident de la route et de contrôle intempestif du GIT, il faudra prouver que l'incident est lié à la production. Si vous le prouvez, l'employé ou ses proches recevront toutes les prestations et indemnités requises de la FSS. Il n'est pas difficile de deviner que le Fonds essaie de ne pas reconnaître ces cas comme industriels et de ne pas verser d'indemnisation. Par conséquent, la présence de tous les documents, complètement et correctement remplis, est votre protection et celle de vos employés.

En conclusion, prêtons attention à un détail. Beaucoup de gens pensent que le travailleur itinérant est distant par défaut. Mais ce n'est pas. Si votre représentant régional a un caractère itinérant de travail, mais qu'il n'y a pas d'accord sur le travail à distance, vous devrez :

fournir à une personne une papeterie lieu de travail, et donc d'ouvrir un bureau de représentation dans la région, même s'il n'existe pas ;
conduire cotisation spéciale les conditions de travail;
décider comment échanger des documents avec un employé. Selon le Code du travail de la Fédération de Russie, la gestion électronique des documents est possible avec des employés distants, mais pas avec des employés réguliers.

D'une manière ou d'une autre, une visite d'affaires dans une autre ville ou région est l'événement le plus important. Elle doit être un moyen de développement des affaires, pas un risque supplémentaire. Il doit donc être organisé correctement. Et ensuite, vous pourrez rédiger correctement des documents et répondre en toute confiance aux questions des employés, des inspecteurs de l'Inspection d'État et du tribunal, le cas échéant.

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Il faut tenir compte des déplacements professionnels et des déplacements professionnels des salariés. Un voyage d'affaires est un voyage d'un employé sur ordre de l'employeur pendant une certaine période de temps pour effectuer une mission officielle en dehors du lieu de travail permanent. À son tour, le lieu de travail permanent est considéré comme une organisation ou une unité structurelle dans laquelle le salarié exerce de manière permanente les tâches fonctionnelles qui lui sont assignées par le contrat de travail.

gestion des dossiers du personnel

Les voyages d'affaires doivent être distingués des voyages d'affaires des employés dont le travail permanent est effectué sur la route, a un caractère itinérant, est effectué sur le terrain ou est associé à des activités expéditionnaires. Ces conditions de travail sont normales pour eux, car elles sont initialement inscrites dans le contrat de travail.

Lors de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires, l'employeur doit tenir compte d'un certain nombre d'exigences légales, car leur violation peut entraîner des amendes substantielles et / ou une suspension administrative des activités. Le Code du travail prévoit pour un salarié envoyé en voyage d'affaires certaines garanties - la préservation du lieu de travail, le salaire moyen, le remboursement des frais. Il existe des catégories d'employés qui, selon le Code du travail de la Fédération de Russie, ne peuvent pas du tout être envoyés en voyage d'affaires (par exemple, les femmes enceintes ou les mineurs de moins de 18 ans), ainsi que des catégories qui ne peuvent être envoyées qu'avec un écrit consentement (par exemple, les femmes avec des enfants de moins de 3 ans).

Une fois que le responsable a pris la décision d'envoyer un employé en voyage d'affaires, un ensemble de documents approprié est préparé.

Une mission est délivrée avec une déclaration détaillée de l'objet du voyage, signée par le responsable. Au retour d'un voyage d'affaires, le salarié doit y remplir la colonne « Rapport de synthèse sur la mission ». Ici vous pouvez décrire le travail effectué, mais non figé sur papier (recherche de clients, assister à des présentations, négocier). Superviseur unité structurelle vérifie le rapport de l'employé, prend note de l'achèvement et appose sa signature et la date.
Sur la base de l'affectation, une commande est préparée pour envoyer un employé en voyage d'affaires. Le salarié doit prendre connaissance de ce document contre récépissé.
Publié certificat de voyage, qui indique l'heure d'arrivée à destination et l'heure de départ de là. Si l'employé devait visiter différents endroits, la date et l'heure d'arrivée et de départ doivent être saisies dans chacun d'eux. Ces marques sont certifiées par la signature de la personne responsable et le sceau de l'entreprise à laquelle l'employé a été envoyé. Sur la base de ces notes, le temps réel passé en voyage d'affaires et le montant de la compensation monétaire sont déterminés. Le texte du certificat de voyage coïncide pratiquement avec le texte de la commande lors de l'envoi en voyage d'affaires. L'employeur a le droit de ne pas rédiger les deux documents à la fois, mais de se limiter à l'un d'eux. Par exemple, si un employé n'est pas envoyé dans une entreprise spécifique, mais pour collecter des informations, rechercher des clients, créer un réseau de points de vente de marchandises, une attestation de voyage perd son sens. Les bureaux de représentation et les succursales d'entreprises étrangères n'ont pas à délivrer d'attestation de voyage, une commande suffit amplement.
En comptabilité, un employé remplit un rapport préalable avec un virement frais de voyage(incluant les indemnités journalières) et indique le détail des pièces justificatives. Par exemple, cela peut inclure : le paiement du déplacement vers le lieu d'un voyage d'affaires et de l'hébergement à l'hôtel, les frais d'accueil supplémentaires d'un employé, etc.

La principale caractéristique pour qualifier un voyage d'affaires est la nature même du travail permanent du salarié. Exemples de métiers impliquant des travaux sur la route : conducteur de train électrique, chef de train, hôtesse de l'air, etc. Les maçons ou les géologues travaillent sur le terrain. Le travail des chauffeurs, des agents d'assurance, des coursiers est lié à des déplacements constants.

Si le travail permanent n'est pas lié à un voyage, le voyage sera considéré comme un voyage d'affaires. Un exemple est le voyage du chef comptable dans une nouvelle succursale pour la comptabilité.

vérification des dossiers du personnel

Il existe de nombreux postes et professions qui impliquent à la fois du travail de bureau et des voyages d'affaires. Par exemple, le travail d'un directeur des ventes, d'un agent de commercialisation, d'un spécialiste de la configuration d'équipements, d'un débogueur de programmes informatiques. D'une part, les voyages de ces employés peuvent également être classés comme des voyages d'affaires - après tout, ils les effectuent périodiquement, passant la majeure partie de leur temps de travail au bureau. En revanche, les déplacements professionnels font partie de leur quotidien. fonctions officielles. Par conséquent, ces déplacements peuvent être considérés comme liés à la nature itinérante du travail.

Les erreurs de comptabilisation des voyages d'affaires et des voyages d'affaires sont souvent détectées quand. Afin d'éviter de telles erreurs dans la tenue des registres, il est préférable pour une entreprise d'établir une liste distincte des employés ayant un travail itinérant et de l'approuver par ordre du chef de l'organisation, d'un règlement local ou d'une convention collective .

De nombreuses professions nécessitent des réunions d'affaires et sont associées à des voyages d'affaires constants et à des voyages d'affaires. Certaines professions et certains postes peuvent être associés à un déménagement temporaire dans une autre région. Le chapitre 24 du Code du travail de la Fédération de Russie est consacré au règlement des questions liées à ces relations entre l'employé et l'employeur.

Voyage d'affaires (article 166 du Code du travail de la Fédération de Russie).

La direction d'un employé pour effectuer une tâche de production dans une organisation située dans une localité différente ou dans la même localité que le lieu de travail principal s'appelle un voyage d'affaires.

Le lieu de travail principal est une organisation ou une subdivision structurelle d'une organisation dans laquelle un employé exerce de manière continue une fonction qui lui est assignée par un contrat de travail.

Qu'est-ce qui n'est pas un voyage d'affaires ?

Les cours de remise à niveau et de recyclage d'un employé ne sont pas un voyage d'affaires. De plus, un voyage d'affaires n'inclut pas le déplacement d'un employé pendant une certaine période vers une autre unité structurelle, si elle est située dans la même zone que le lieu de travail principal. Le travail doit correspondre à la qualification, à la spécialité ou au poste du salarié, et la condition du transfert est stipulée par le contrat de travail.

Le travail associé à un séjour permanent sur la route ou ayant un caractère itinérant ne prévoit pas le concept de voyage d'affaires; dans des professions telles que chauffeur, conducteur et autres, il existe un concept de voyage d'affaires.

La procédure de délivrance d'un voyage d'affaires et de remboursement des dépenses conformément au Code du travail de la Fédération de Russie

Voyage d'affaires diffère d'un transfert temporaire à un autre emploi en ce que le transfert nécessite un consentement écrit et préalable de l'employé. Dans le cas d'un voyage d'affaires, un tel consentement n'est pas requis, la saisine est effectuée par le responsable de l'organisation et est délivrée par arrêté ou ordonnance. Une commande ou une instruction relative à un voyage d'affaires est émise indiquant la profession du voyageur, l'unité structurelle, le but, le lieu et l'heure du voyage.

Une commande (instruction) est à la base de la délivrance d'un certificat de voyage, qui est un document certifiant le temps qu'un employé a effectué un voyage d'affaires. Le certificat de voyage indique l'heure d'arrivée et de départ à une destination particulière, cela est nécessaire pour la compilation rapport préalable et une preuve des frais de déplacement.

L'affectation établie par le chef de service dans lequel travaille la personne détachée sert de base à l'envoi du salarié en déplacement professionnel. C'est l'affectation qui détermine la durée du déplacement professionnel, son objet et le lieu où le salarié est envoyé. Sur la base d'une telle tâche, le service du personnel de l'entreprise émet un ordre ou une instruction d'envoyer un employé en voyage d'affaires.

Un employé arrivant d'un voyage d'affaires doit rédiger un bref rapport sur le travail effectué. Après cela, la conclusion sur l'achèvement de la tâche est convenue avec le chef de l'unité structurelle, qui est approuvée par le chef de l'organisation. Un rapport préalable, un rapport d'exécution d'une mission et une attestation de déplacement sont fournis par le salarié au service comptable. Si le montant des dépenses pour un voyage d'affaires est connu à l'avance, le gestionnaire a le droit d'autoriser leur paiement sans fournir de pièces justificatives. Dans ce cas, à l'arrivée d'un employé d'un voyage d'affaires, seule une attestation de voyage dûment remplie est remise au service comptable. En cas de modification des conditions du voyage d'affaires, un recalcul approprié est effectué.

Le jour de départ en voyage d'affaires est le jour de départ d'un avion, d'un bus, d'un train ou d'un autre véhicule du lieu de travail permanent de la personne détachée, le jour d'arrivée est le jour d'arrivée du véhicule sélectionné pour le déplacement vers le lieu de travail permanent. Si le véhicule est envoyé avant 24 heures incluses - le jour du départ en déplacement professionnel - le jour en cours, après 0 heures - le lendemain. Trouver une gare, un aéroport ou une marina sous la ligne localité, implique que le temps nécessaire pour se rendre au lieu du déplacement professionnel est pris en compte. Le jour où le salarié arrive d'un voyage d'affaires au lieu de travail permanent est calculé de la même manière (article 7 de l'Instruction sur les voyages d'affaires).

Le travail les jours fériés et les week-ends lors d'un déplacement professionnel est rémunéré en tenant compte de l'indemnité de travail les week-ends et jours fériés conformément à l'art. 153 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Envoyer un salarié en déplacement professionnel un jour de congé lui donne la possibilité de prendre un jour de congé à son arrivée. Le fait que l'employé doive venir au travail le jour du départ ou de l'arrivée d'un voyage d'affaires est convenu avec l'employeur.

Selon l'art. 167 du Code du travail de la Fédération de Russie, un employé envoyé en voyage d'affaires se voit garantir la préservation du lieu de travail et du poste, le remboursement de toutes les dépenses liées au voyage d'affaires et salaire moyen. C'est-à-dire que lors d'un voyage d'affaires, l'employé perçoit son salaire ou son tarif.

Frais de déplacements professionnels :

voyager;
louer un logement;
autres dépenses liées à la vie en dehors du lieu de résidence permanente;
autres dépenses (effectuées uniquement avec la connaissance et l'autorisation de l'employeur).

voyage d'affaires

Ce type de voyage est inhérent à plusieurs types de professions, telles que: les employés des transports ferroviaires, fluviaux, aériens et automobiles, les employés des institutions du ministère de la Fédération de Russie pour la défense civile, les urgences et les secours en cas de catastrophe, les travailleurs des organisations de cirque et les entreprises de l'industrie du bois et de la foresterie.

Les frais de personnel remboursables liés aux voyages d'affaires sont exactement les mêmes que les frais de voyage d'affaires. Le montant de l'indemnisation de ces dépenses est fixé par les autorités locales. règlements, convention collective et accords de travail (article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie). Pour les travaux liés aux voyages d'affaires, des décrets spéciaux du ministère du Travail de la Fédération de Russie établissent des indemnités appropriées.

Déménager pour travailler dans un autre domaine

Un accord préalable entre le salarié et l'employeur pour se déplacer pour travailler dans un autre lieu donne au premier la possibilité de percevoir le remboursement des frais de déménagement et d'installation dans un nouveau lieu de résidence. Les frais de déplacement peuvent être remplacés par l'entreprise en mettant à la disposition du salarié un moyen de transport approprié. Le montant du remboursement des frais est déterminé par accord des parties au contrat de travail.

Le règlement des différends du travail entre l'employé et l'employeur est la prérogative d'un avocat du travail. Avec l'aide d'un avocat du travail, un salarié dont le travail implique des déplacements professionnels, des déplacements ou un déménagement dans une autre région peut compter sur le remboursement de ses frais et le versement d'indemnités appropriées. L'assistance d'un avocat du travail est votre chance de remplir vos obligations professionnelles pour un salaire décent avec remboursement des frais.

Sincèrement,

Victoria Derzhavina