Demande d'émission d'argent pour les frais de voyage. Montants à comptabiliser : rendez-vous, émission, restitution du montant non utilisé. Rapport préalable

Émission d'argent sur le compte à partir de la caisse enregistreuse- 2017 L'année a apporté un certain nombre de changements dans ce domaine d'activité économique des organisations. Le but de notre article est de vous rappeler la marche à suivre pour mener les opérations liées au sous-rapport, et de vous parler des nouveautés.

L'argent à une personne responsable : quoi de neuf en 2016-2017

En juillet 2016, des amendements au Code des infractions administratives sont entrés en vigueur (loi n° 316-FZ du 3 juillet 2016). Indirectement, ces changements s'appliquent également aux opérations avec des fonds comptables. En particulier, l'approche des autorités de régulation a été modifiée lors de la détection d'infractions chez les entrepreneurs individuels et les petites entreprises (PME) pour la première fois. Désormais, les autorités de régulation ne devraient pas se précipiter pour imposer une amende au coupable si l'infraction est détectée pour la première fois et ne constitue pas une menace sérieuse pour la vie et la santé de la population, la sécurité de l'environnement, le patrimoine culturel, la nature, ne peut conduire à une situation d'urgence et ne menace pas la sécurité de l'État.

Conformément à la loi n° 316-FZ et à l'art. 4.1.1. Code des infractions administratives, si les inspecteurs révèlent pour la première fois une violation dans la conduite des transactions en espèces (et qu'elles sont directement liées à la responsabilité), l'amende peut être remplacée par un avertissement. Mais cela ne soulage pas l'auteur de la violation.

En 2017, 2 changements clés ont été apportés aux comptes créditeurs :

• La demande obligatoire d'extradition d'une personne responsable a été annulée Argent. L'émission d'argent peut être effectuée sur la base d'un document administratif du directeur de l'entreprise ou de l'entrepreneur individuel.
• Il est possible d'émettre des montants dans le cadre du rapport même s'il existe des fonds comptables non restitués auparavant (clause 6.3 des instructions de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 11 mars 2014 n ° 3210-U).

Les modifications ont été apportées par l'instruction de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 19 juin 2017 n ° 4416-U et sont entrées en vigueur le 19 août 2017.

Argent émis au sous-rapport: affichage et règles de base

Règle 1 Lors de l'établissement des documents de caisse, le comptable doit être guidé par les dispositions de l'instruction n ° 3210-U.

Règle 2 L'émission d'argent à une personne responsable est émise sur la base d'un ordre ou d'un autre document administratif de la direction de l'entreprise ou d'une demande écrite de l'employé. La demande doit indiquer le montant à émettre et la période pour laquelle l'argent est émis. En outre, il est nécessaire de décrire le but pour lequel des fonds comptables sont nécessaires, de sorte qu'il soit clair que leur besoin est causé par les besoins de production et est lié aux activités de l'entreprise (clause 6.3 de la directive n° 3210- U). De plus, si au cours de la journée les montants sont délivrés à différents employés, il suffit d'émettre un ordre de la personne dirigeante indiquant le nom complet et les postes de tous les comptables, le montant, les objectifs et la date d'émission. La commande doit être signée par le responsable et contenir la date et le numéro d'enregistrement (lettre de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 09/06/2017 n ° 29-1-1-OE / 2064).

REMARQUE! Depuis le 19/08/2017, une demande d'émission d'argent dans le cadre du rapport n'est pas une procédure obligatoire. Assez d'ordre du chef.

Règle 3 La date limite de délivrance des fonds comptables est fixée acte local entreprises. Mais le délai de remboursement est la norme établie par la loi, il est de 3 jours (paragraphe 2, clause 6.3 de l'instruction n° 3210-U). Après l'expiration de la période pour laquelle les fonds ont été émis, dans les 3 jours, le comptable est tenu de déclarer et / ou de restituer le solde à l'entreprise.

Règle 4 L'émission d'argent sur le compte à partir de la caisse enregistreuse est émise par un ordre de dépenses. Restitution des soldes des montants comptables - ordres de crédit. L'argent dans le compte peut également être émis en les transférant à carte bancaire requérant (lettre du ministère des finances du 25 août 2014 n° 03-11-11/42288). Le comptable peut également restituer l'argent en transférant des fonds sur le compte courant de l'entreprise. Cependant, la possibilité de règlements comptables non monétaires doit être fixée dans la politique comptable.

En savoir plus sur le transfert des montants comptables sur la carte bancaire de l'employé et leur retour.

Règle 5 Il n'y a pas de limite aux montants qui peuvent être émis dans le sous-rapport. Par conséquent, la société a le droit d'émettre de l'argent à la personne responsable, quel que soit le montant. Toutefois, si personne responsable sera réglé en espèces dans le cadre de contrats au nom de son entreprise, la limite de règlement (100 000 roubles par contrat) doit être prise en compte.

Règle 6 L'émission d'argent responsable à une personne qui a des dettes sur des montants comptables, à partir du 19.08.2017 n'est pas une violation de la loi.

Vous pouvez en savoir plus sur le montant maximum pouvant être émis dans un sous-rapport, comment et quand le faire, à partir de l'article. .

Règle 7 Depuis 2014, les entreprises et les entrepreneurs individuels peuvent émettre des fonds imputables aux salariés, ce qui signifie non seulement les salariés travaillant sur la base d'un contrat de travail à durée indéterminée, mais également ceux qui entretiennent des relations de droit civil avec l'entreprise (lettre de la Banque centrale de Russie Fédération du 02.10.2014 n° 29-1-1-6/7859).

Émis de la caisse enregistreuse au compte - comment cette opération affectera-t-elle les comptes comptables ? L'écriture ressemblera à ceci : Dt 71 Kt 50. Rappelons que la comptabilisation analytique des montants comptables est effectuée dans le cadre des personnes comptables. Cela vous permet de vérifier rapidement si la personne responsable a une dette impayée sur les fonds décaissés.

Quelles dépenses professionnelles sont financées

Dans le plan comptable (arrêté du ministère des finances du 31 octobre 2000 n ° 94n), dans la section décrivant le compte 71 «Règlements avec des personnes responsables», il est dit que ce compte reflète les transactions pour les règlements avec les employés de l'entreprise en montants émis pour les dépenses administratives et commerciales et autres au sous-rapport.

Ce que comprennent exactement les dépenses administratives et économiques est énoncé dans une lettre du Comité national de la construction de la Fédération de Russie «Sur la procédure de détermination du coût de la construction et des prix libres (contractuels) des produits de construction dans les conditions relations de marché» du 29 décembre 1993 n° 12-349. Bien que la lettre soit liée à la tarification dans la construction, la signification du concept de «dépenses administratives et économiques» y est assez pleinement divulguée.

En pratique, l'argent du compte est le plus souvent émis pour les besoins suivants :

• les frais d'affranchissement et de communication ;
• Inventaire et matériels pour l'appareil administratif, y compris la papeterie ;
• besoins représentatifs;
• frais de voyage etc.

Ci-dessus, nous avons donné la règle suivante: dans la demande d'émission d'argent sur le compte ou l'ordre correspondant du chef, il est nécessaire d'indiquer les besoins pour lesquels l'argent est émis. Et bien que formellement cela ne soit pas directement établi par la loi, dans la clause 6.3. La directive n ° 3210-U note que l'argent est émis "pour les dépenses liées aux activités d'une personne morale, un entrepreneur individuel". Par conséquent, dans une demande ou une ordonnance d'émission de fonds à des fins de reddition de comptes, il est préférable d'indiquer le but précis de la réception des fonds.

Si de l'argent a été émis de la caisse à une personne responsable pour les besoins du ménage, les écritures peuvent ressembler à ceci :

Indemnité de déplacement émise : affectation typique

Afin de pouvoir envoyer des employés en voyage d'affaires, une entreprise doit développer un . Ce document ou un document interne similaire indique toutes les principales nuances régissant cette procédure: à qui, quand, dans quels montants l'argent est-il émis pour les frais de voyage et ce que ces dépenses peuvent inclure.

Rappelons que les frais de déplacement ont une limite de per diem établie en 2017 au montant de :

• À voyage d'affaire en Russie - 700 roubles par jour.
• Lorsque vous voyagez à l'étranger - 2 500 roubles par jour.

Si le montant de l'indemnité journalière dépasse les limites établies, cet excédent est soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et aux primes d'assurance (clause 3, article 217, clause 2, article 422 du Code fiscal de la Fédération de Russie).

Vous pouvez en savoir plus sur la limite de dépenses quotidiennes.

Exemple

L'employé Ivanov P.P. a été envoyé en voyage d'affaires dans la Fédération de Russie pendant 6 jours (aller-retour compris). 14/02/2017 Ivanov P.P. a reçu de l'argent pour un voyage d'affaires d'un montant de 10 000 roubles. Départ de l'employé - 14/02/2017, retour - 19/01/2017 (c'est un jour de congé). Le lundi 21 février 2017, l'employé s'est présenté au service de la comptabilité et a déposé un rapport de voyage et un rapport préalable. Ivanov P.P. a joint au rapport préalable une facture d'hôtel, un chèque de paiement pour les services de nettoyage.

Le montant de l'indemnité journalière dans l'entreprise pour les voyages d'affaires en Russie est de 700 roubles par jour. Ivanov P.P. est un employé du service commercial, le voyage d'affaires est lié à ses fonctions officielles et à la conclusion d'un accord pour la vente des produits de l'entreprise.

IMPORTANT! Malgré le fait que le 19 février 2016 soit un jour de congé selon le calendrier, ce jour est un jour ouvrable pour Ivanov P.P., car il était sur la route, revenant d'un voyage d'affaires. Des indemnités journalières pour cette journée sont également facturées (clause 4 du décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n ° 749, article 113 du Code du travail de la Fédération de Russie).

L'employé n'a pas signalé le rapport à temps: que faire

Il y a des cas où la personne responsable ne se présente pas à temps. Le comptable dans ce cas doit savoir quoi faire. Il existe plusieurs possibilités d'action :

1. Retenez la dette sur le salaire de l'employé s'il est d'accord.
2. Pardonnez-lui la dette par la décision de la direction.
3. Si la personne responsable s'oppose à la déduction de la dette du salaire, la question n'est résolue que par le tribunal.

Si la personne responsable ne soumet pas de rapport préalable au service comptable et ne restitue pas les fonds reçus sur le compte, le responsable dans un délai d'un mois après l'événement dernier jour pour livraison rapport préalable(Article 137 du Code du travail de la Fédération de Russie) est obligé de décider de la retenue d'argent sur le salaire de l'employé. Pour ce faire, il est nécessaire de préparer une ordonnance de rétention, de la signer avec le directeur et d'en aviser l'employé débiteur (obtenir sa signature sur l'ordonnance et enregistrer la date de familiarisation).

Si le directeur décide d'annuler la dette de l'employé, alors après avoir pris une telle décision, rendue par décret, il est nécessaire d'accumuler des primes d'assurance et de l'impôt sur le revenu des particuliers sur le montant de la dette comptable et de les transférer au budget. Dans ce cas, la date du revenu de l'employé sera la date de sa signature sous le document dans lequel il est notifié que la dette lui a été remise (clause 2 de l'article 415 du Code civil de la Fédération de Russie). Vous pouvez retenir l'impôt sur le revenu des particuliers lors du premier paiement à l'employé, qui a suivi après que la décision a été prise et que l'employé a été notifié (clause 6, article 226 du Code fiscal de la Fédération de Russie).

Dans les cas où il est impossible de retenir l'impôt sur le revenu des personnes physiques (par exemple, le salarié a démissionné), il est nécessaire de délivrer une attestation d'impôt sur le revenu pour 2 personnes portant le signe «2». Il doit être soumis au bureau des impôts au plus tard le 1er mars de l'année suivant celle au cours de laquelle l'employé a perçu un revenu (clause 5, article 226 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Résultats

Nous avons examiné la procédure d'émission des sommes comptables, ainsi que l'établissement de l'écriture de l'opération économique « sortie de caisse ». Encore une fois, nous attirons votre attention sur le fait que depuis 2017, une demande d'émission de fonds au titre du rapport n'est plus requise et qu'il est possible d'émettre de nouveaux montants même si l'employé n'a pas déclaré sur le rapport précédent.

Un voyage d'affaires est un voyage d'un employé sur ordre de l'employeur pendant une certaine période de temps pour effectuer une mission officielle en dehors du lieu de travail permanent. 2

À l'heure actuelle, sur les questions liées aux voyages d'affaires, il convient de se guider sur le «Règlement sur les particularités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires», approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n ° 749.

Lorsqu'un employé est envoyé en voyage d'affaires, il conserve son lieu de travail et ses revenus moyens, et se voit également garantir le remboursement des dépenses liées à un voyage d'affaires (article 167 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Les organisations qui envoient leurs employés en voyage d'affaires doivent élaborer une réglementation locale ou inclure une section dans la convention collective qui réglemente la procédure et le montant du remboursement des dépenses associées aux voyages d'affaires. Lors de l'élaboration d'un tel document, il est nécessaire de prévoir les éléments suivants:

Problèmes d'organisation ;

Liste des frais de déplacement ;

La procédure pour documenter un voyage d'affaires;

Le montant des frais de déplacement ;

La procédure de remboursement des frais de déplacement.

Lorsqu'il l'envoie en voyage d'affaires, un employé se voit délivrer avance de fonds pour couvrir les frais de déplacement et de logement et les dépenses supplémentaires liées à la vie en dehors du lieu de résidence permanente.

La base pour l'émission de montants comptables pour les frais de voyage est un certificat de voyage ou un ordre du chef d'envoyer l'employé en voyage d'affaires.

L'émission de fonds en vertu du rapport est effectuée dans les limites des montants qui dépendent des voyageurs d'affaires à ces fins. Par conséquent, lors du calcul du montant de l'avance, il est nécessaire de prendre en compte:

Frais de déplacement vers le lieu du déplacement professionnel aller et retour ;

Le montant des frais de subsistance;

L'indemnité journalière établie;

Autres dépenses prévues par la section locale acte normatif ou convention collective;

Temps de voyage.

En règle générale, l'émission d'une avance s'effectue via la caisse de l'organisation et peut également être transférée du compte courant à la carte bancaire de l'employé. Selon l'art. 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, en cas d'envoi en voyage d'affaires, l'employeur est tenu de rembourser l'employé :

frais de voyage;

le coût de location d'un logement;

dépenses supplémentaires liées à la vie en dehors du lieu de résidence permanente (per diem);

autres dépenses engagées par l'employé avec l'autorisation ou la connaissance de l'employeur.

Conformément au paragraphe 11 du «Règlement sur les particularités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires», approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n ° 749, des indemnités journalières sont versées à un employé pour chaque jour sur un voyage d'affaires, y compris les week-ends et jours fériés, les jours sur la route, y compris pour les temps d'arrêt forcé.

La durée d'un voyage d'affaires est déterminée directement par le responsable de l'employé (en accord avec le directeur général) en tenant compte du volume, de la complexité et des autres caractéristiques de la mission, ainsi qu'en fonction de la faisabilité économique du voyage. Le jour de départ d'un voyage d'affaires est le jour du départ d'un train, avion, bus ou autre véhicule du lieu de travail permanent du voyageur d'affaires (par exemple, Moscou), et le jour d'arrivée est le jour où le véhicule arrive à Moscou. Lorsque le véhicule est envoyé avant 24h00 inclus, le jour de départ pour un déplacement professionnel est considéré comme le jour en cours, et à partir de 00h00 et plus tard, le lendemain. Si la gare, la jetée ou l'aéroport est situé en dehors de Moscou, le temps nécessaire pour se rendre à la gare, à la jetée ou à l'aéroport est pris en compte. Le jour d'arrivée d'un voyage d'affaires est la date d'arrivée d'un train, d'un avion, d'un bus ou d'un autre véhicule à Moscou. Lorsque le véhicule arrive avant 24h00 inclus, le jour d'arrivée d'un déplacement professionnel est considéré comme le jour en cours, et à partir de 00h00 et plus tard, le lendemain. Si la gare, l'embarcadère ou l'aéroport est situé en dehors de Moscou, le temps de trajet depuis la gare, l'embarcadère ou l'aéroport est pris en compte. Le temps passé sur la route est déterminé en fonction de l'horaire existant pour le déplacement du véhicule, y compris le temps de retard de la personne détachée sur la route pour des raisons indépendantes de sa volonté et le temps des transferts. Le fait du retard de la personne détachée le long du parcours pour des raisons indépendantes de sa volonté doit être attesté par les agents des gares, gares, embarcadères et aéroports.

L'argent de la caisse est délivré au travailleur détaché sur la base des documents suivants :

Ordre du chef sous la forme n ° T-9 (T-9a). L'arrêté est délivré sur la base d'une mission (formulaire n° T-10a), établie par le chef de service où travaille le travailleur détaché, ou par le directeur lui-même ;

Demandes d'un employé avec un visa de manager concernant le montant en espèces et la période pour laquelle l'avance est émise.

Le caissier peut délivrer des indemnités de déplacement soit personnellement à la personne détachée soit à son mandataire. Dans le premier cas, le voyageur doit présenter une pièce d'identité, comme un passeport. Dans le second cas, la personne autorisée présente une procuration et une pièce d'identité. Si le bénéficiaire de l'argent a une procuration réutilisable, des copies certifiées conformes en sont tirées à chaque fois que l'argent est reçu et jointes aux documents de dépenses. L'original de la procuration est conservé par le caissier.

Au plus tard trois jours ouvrables à compter de la date de retour d'un voyage d'affaires, l'employé doit soumettre un rapport préalable au service comptable sous le formulaire n °  АО-1. Dans le rapport préalable, l'employé doit indiquer toutes les dépenses engagées pendant le voyage d'affaires. La liste des documents confirmant les dépenses (attestation de voyage, documents de transport, chèques KKM, reçus de vente, etc.) et le montant des frais correspondants sont indiqués par l'employé au verso de la note de frais (paragraphe 4 des instructions pour l'utilisation et le remplissage du formulaire unifié «Rapport préalable (formulaire n ° AO-1)», approuvé par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 01.08.2001 n ° 55). Ces documents primaires doivent être joints au rapport préalable. En règle générale, les documents primaires sont collés sur une feuille de carton épaisse, en organisant les papiers dans l'ordre du calendrier des transactions de manière à ce que le montant dépensé et la date du chèque puissent être vus. Les documents primaires sont numérotés en fonction du nombre d'entrées dans le rapport préalable.

Si le salarié n'a pas dépensé la totalité de l'avance de voyage, il doit remettre la partie non dépensée à la caisse de l'entreprise. L'argent à la caisse émis dans le cadre du rapport, le caissier accepte selon l'ordre de paiement entrant 0310001 (PKO). Lors de l'émission d'un PKO, le caissier doit vérifier la disponibilité des pièces justificatives répertoriées dans le mandat entrant.

Le caissier doit accepter le montant non dépensé de l'avance de voyage par comptage de pièces de monnaie et de billets. Et la personne responsable devrait voir les actions du caissier.

Après avoir accepté les espèces, le caissier vérifie le montant indiqué dans le PKO avec le montant des espèces effectivement acceptées.

Si l'employé n'a pas restitué à temps le montant de l'avance de voyage non dépensée, l'employeur a le droit de retenir cet argent sur son salaire. Si l'employé a accepté de rembourser la dette et a rédigé une demande correspondante, pas plus de 20% du montant accumulé ne peut être déduit de son salaire chaque mois (partie 2 de l'article 137 et partie 1 de l'article 138 du Code du travail du Fédération Russe). La retenue est effectuée sur la base de l'ordre du responsable, qui doit être émis au plus tard un mois à compter du jour où le délai fixé pour la restitution du montant non dépensé de l'avance sur les voyages a expiré (partie 1 de l'article 248 du Code du travail de la Fédération de Russie). Si l'employé refuse de restituer volontairement le montant non dépensé de l'avance, l'employeur ne peut recouvrer la dette que par l'intermédiaire du tribunal (partie 2 de l'article 248 du Code du travail de la Fédération de Russie). Le délai de prescription est de trois ans (article 196 du Code civil de la Fédération de Russie). Pour ce faire, il doit déposer une demande d'indemnisation par le salarié pour les dommages. Les sommes accordées par le tribunal sont recouvrées auprès du salarié sur la base d'un titre exécutoire.

Conformément à la clause 2 de l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 08.11.2006 n ° 134 "Sur l'établissement de la forme d'un billet électronique de passager et d'un reçu de bagage dans l'aviation civile", l'itinéraire / le reçu d'un billet électronique de passager et d'un bagage le récépissé (extrait du système d'information automatisé pour l'émission du transport aérien) est un document de responsabilité stricte et est utilisé pour la mise en œuvre par les organisations et les entrepreneurs individuels des règlements en espèces et (ou) des règlements par cartes de paiement sans utilisation de caisses enregistreuses. Ainsi, si un billet est acheté sous une forme non documentaire (billet électronique), alors la pièce justificative confirmant les frais d'achat d'un billet à des fins fiscales est l'itinéraire/reçu d'un document électronique (billet d'avion) ​​sur papier, généré par un système d'information automatisé pour l'émission du transport aérien, qui indique le coût du vol, avec la présentation simultanée d'une carte d'embarquement confirmant le vol de l'employé le long de l'itinéraire spécifié dans le billet électronique (lettre du ministère des Finances de la Russie du 23.09 .2011 n° 03-03-07/34).

De même, le coupon de contrôle d'un document de voyage électronique (ticket) (un extrait du système automatisé de gestion du transport de passagers dans le transport ferroviaire) est un document de responsabilité stricte et est utilisé par les organisations et les entrepreneurs individuels pour effectuer des paiements en espèces et (ou) des paiements utiliser des cartes de paiement sans utiliser de caisse enregistreuse équipement (clause 2 de l'arrêté du ministère des Transports de la Russie du 21 août 2012 n ° 322).

L'employé responsable de l'achat des billets commande le billet lui-même ou une facture pour celui-ci et soumet les documents pour paiement au service comptable.

Selon les termes du contrat avec la société de transport ou l'entreprise intermédiaire qui a vendu le billet, le représentant de l'organisation peut recevoir son billet électronique (itinéraire / reçu ou coupon de contrôle pour celui-ci) de différentes manières - il suffit de le télécharger via Internet, le recevoir par courrier à l'avance ou directement le jour du départ / gare ou aéroport au comptoir du transporteur respectif.

Sur la base de la clause 84 de l'arrêté du ministère des Transports de la Russie du 28 juin 2007 n ° 82 «portant approbation du règlement fédéral de l'aviation« règles générales pour le transport aérien des passagers, des bagages, du fret et des exigences pour les passagers, Consignor, Consignee Service », lors de l'enregistrement pour un vol, un passager reçoit une carte d'embarquement sur laquelle figurent les initiales et le nom du passager, le numéro de vol, le numéro de porte d'embarquement et le numéro de siège à bord de l'avion. Si nécessaire, d'autres informations peuvent être indiquées sur la carte d'embarquement.

Etant donné que la carte d'embarquement est délivrée par le transporteur aérien, en cas de perte, une attestation contenant les informations nécessaires à la confirmation du vol, délivrée par le transporteur aérien ou son représentant, peut être utilisée comme pièce justificative pour le rapport préalable sur le vol (lettre du ministère des Finances de la Russie du 21 septembre 2011 n ° 03-03-07/34).

Lors d'un voyage à l'étranger conformément au paragraphe 15 du règlement "Sur les particularités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires" n ° 749, dans les cas où un employé est envoyé en dehors du territoire de la Fédération de Russie, il n'est pas nécessaire de délivrer une attestation de voyage certificat. Le fait du voyage dans ce cas sera confirmé par des marques dans le passeport étranger de l'employé - il suffira simplement de faire une photocopie des pages concernées. Toutefois, si un employé se rend dans les États membres de la Communauté des États indépendants, avec lesquels des accords intergouvernementaux ont été conclus, sur la base desquels les autorités frontalières ne notent pas le franchissement de la frontière nationale dans les documents d'entrée et de sortie, un voyage certificat est toujours nécessaire et il est délivré exactement de la même manière que lors d'un voyage en Russie.

Lors du paiement et du remboursement des dépenses des employés en devises étrangères liées à un voyage d'affaires en dehors du territoire de la Fédération de Russie, y compris le paiement d'un acompte en devises étrangères, ainsi que le remboursement d'un acompte non dépensé en devises étrangères émis à un employé dans le cadre d'un voyage d'affaires, il est nécessaire de prendre en compte les exigences de la loi fédérale n ° 10.12.2003 173-FZ "sur la réglementation et le contrôle des changes".

Il est nécessaire de payer des indemnités journalières pour les voyages d'affaires à l'étranger dans les montants qui sont déterminés par la convention collective ou l'acte réglementaire local, comme prévu à l'art. 168TK RF. Mais lors de la détermination du montant de l'indemnité journalière, il faut garder à l'esprit les nuances importantes prévues au paragraphe. paragraphe 17-20 du règlement "Sur les particularités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires" N 749, à savoir:

Lors d'un voyage à travers le territoire de la Fédération de Russie, les indemnités journalières sont payées de la manière et au montant déterminés par la convention collective ou l'acte réglementaire local pour les voyages d'affaires sur le territoire de la Fédération de Russie ;

Lors d'un déplacement sur le territoire d'un État étranger, l'indemnité journalière doit être calculée selon les modalités et le montant déterminés par la convention collective ou l'acte réglementaire local pour les déplacements professionnels sur le territoire des États étrangers ;

Lorsqu'un employé voyage depuis le territoire de la Fédération de Russie, la date de franchissement de la frontière d'État de la Fédération de Russie est incluse dans les jours pour lesquels les indemnités journalières sont payées en devise étrangère ;

Lors d'un voyage sur le territoire de la Fédération de Russie, la date de franchissement de la frontière d'État de la Fédération de Russie est incluse dans les jours pour lesquels les indemnités journalières sont payées en roubles ;

Lorsqu'un employé est envoyé en voyage d'affaires sur le territoire de deux ou plusieurs États étrangers, l'indemnité journalière pour le jour du franchissement de la frontière entre États est versée en devise étrangère selon les normes établies pour l'État dans lequel l'employé est envoyé ;

En cas de retard forcé sur le chemin, une indemnité journalière pour le temps de retard est versée par décision du chef de l'organisation sur présentation de documents confirmant le fait d'un retard forcé ;

Un employé qui est allé en voyage d'affaires sur le territoire d'un État étranger et est retourné sur le territoire de la Fédération de Russie le même jour reçoit une indemnité journalière en devise étrangère d'un montant de 50% des dépenses d'indemnité journalière, déterminée par un convention collective ou acte réglementaire local, pour les déplacements professionnels sur le territoire d'États étrangers.

Les frais de location d'un logement lors de l'envoi d'employés en voyage d'affaires sur le territoire d'États étrangers, confirmés par les documents pertinents, sont remboursés selon les modalités et le montant déterminés par la convention collective ou l'acte réglementaire local. Aussi, de manière générale, les frais de déplacement du salarié vers et depuis un voyage d'affaires à l'étranger font également l'objet d'un remboursement.

En outre, conformément à l'article 23 du règlement n° 749, lorsqu'ils voyagent à l'étranger, les salariés sont en outre indemnisés pour :

Les frais d'enregistrement d'un passeport étranger, d'un visa et d'autres documents de voyage ;

Frais consulaires et d'aérodrome obligatoires ;

Frais de droit d'entrée ou de transit des transports routiers ;

Frais d'inscription à l'assurance médicale obligatoire ;

Autres paiements et frais obligatoires.

Les frais de voyage émis en devises étrangères sont comptabilisés simultanément en devises étrangères et dans la devise convertie en roubles au taux de change de la Banque centrale de la Fédération de Russie au jour de l'opération. Les organisations ont le droit, sans restrictions ni autorisations spéciales de la Banque centrale de la Fédération de Russie, d'acheter des devises étrangères contre des roubles sur le marché national des changes de la Fédération de Russie pour les frais de voyage avec le crédit obligatoire de la devise achetée sur le compte étranger actuel. compte en devises. Pour recevoir des devises d'un compte en devises étrangères, l'organisation, au plus tôt dix jours bancaires avant le départ des employés en voyage d'affaires à l'étranger, soumet une demande à la banque, qui indique les numéros et les dates des commandes pour l'organisation en voyage d'affaires déplacements des salariés à l'étranger. Les employés envoyés à l'étranger reçoivent de la monnaie pour se présenter à la caisse de l'organisation. Au retour d'un voyage d'affaires, l'employé doit remettre le solde des devises non utilisées à la caisse de l'organisation en devises étrangères. Les devises étrangères non dépensées lors d'un voyage d'affaires à l'étranger, rendues par l'employé à la caisse, sont déposées auprès de la banque sur un compte en devise courante et ne sont pas soumises à la vente obligatoire sur le marché des changes national de la Fédération de Russie. Si le montant de la devise utilisée dépasse le montant de la devise reçue par l'employé de l'organisation, le dépassement de devise pour un voyage d'affaires est remboursé par l'organisation à l'employé dans la devise ou en roubles reçus en convertissant la devise au taux de change de la Banque centrale de la Fédération de Russie à la date d'approbation du rapport préalable.

Si les employés de l'entreprise utilisent les fonds reçus de la caisse, ils doivent soumettre un rapport. Sur la base de ce document, le service comptable de l'entreprise radie de l'argent pour les dépenses d'exploitation ou administratives.

essence

Après trois jours à compter de la date de retour d'un voyage d'affaires, l'employé doit rendre compte des fonds reçus et dépensés. Pour ce faire, un rapport préalable de la personne responsable est établi et des documents confirmant la dépense des fonds y sont joints: billets de voyage, factures d'hôtel, etc. Le formulaire du formulaire est approuvé par le responsable. Les montants non utilisés sont déposés à la caisse sous un avoir. Si l'employé n'a pas suffisamment de fonds émis, le dépassement est également compensé à partir de la caisse, mais selon l'ordre de dépenses. Si un employé n'a pas du tout fourni de rapport sur l'utilisation des fonds, ce montant est déduit de son salaire.

HUER

Les montants comptables sont reflétés dans le solde du compte 71. Le solde débiteur indique la dette d'un employé de l'organisation. Par chiffre d'affaires, les montants décaissés et les dépassements remboursés sont affichés. Le prêt comprend l'utilisation des fonds et le retour du solde à la caisse. La comptabilité de tous les montants est conservée dans le journal-mandat. Les inscriptions sont faites sur la base de PKO, RKO, rapports préalables. Ces derniers ne sont remis au caissier qu'après que le comptable a vérifié les calculs arithmétiques et l'utilisation prévue des fonds. Considérez le câblage de base.

• DT71 KT50 (51) - de l'argent a été émis sur le compte à partir de la caisse (compte de règlement).
• KT71 DT20 (26, 44, 71) - radiation de fonds pour les coûts de la production principale (frais commerciaux généraux, frais de vente supplémentaires).
• КТ71 ДТ07 (10, 15, 41) - les montants comptables ont été utilisés pour l'acquisition d'actifs matériels.
• KT71 DT50 - remboursement à la caisse.
• KT71 DT94 - les montants non retournés à temps ont été pris en compte.
• DT70 KT94 - les montants non retournés sont retenus à la personne responsable.

Fondations

Depuis 2015, des sommes comptables peuvent être émises non seulement aux employés de l'organisation, mais également aux personnes avec lesquelles un contrat de droit civil a été conclu. L'opération est effectuée sur la base d'une demande. Cette règle s'applique à toutes les personnes sans exception. Sur la base de ce document, RKO est émis. La demande doit indiquer le montant, la date d'émission, la date et apposer votre signature.

Examen

La demande est d'abord adressée au comptable. Il vérifie si les anciennes colonies avec personnes responsables sont fermées. Si un employé n'a pas fourni de rapport sur les montants précédemment utilisés, de nouvelles espèces ne peuvent pas lui être délivrées. Frais de représentation, frais de déplacement, indemnités journalières - un document doit être soumis pour tout argent dépensé. Les résultats du traitement du rapport montrent qui doit à qui et combien. S'il y a une différence entre les fonds émis et utilisés, l'employeur ou l'employé est endetté.

Fournir des fonds

Il est permis d'émettre des montants comptables en les transférant sur la carte de salaire de l'employé. Mais pour cela, il est nécessaire d'afficher la possibilité d'une telle méthode de transfert de fonds dans l'ordre sur la comptabilité de gestion. Dans la demande elle-même, le travailleur doit écrire que l'argent est transféré sur sa carte de salaire et fournir des détails. Dans l'ordre de paiement, l'objet du paiement doit être indiqué en tant que mouvement de montants comptables. Les documents pour le rapport préalable, qui sont remis par un employé de l'organisation, doivent inclure les bordereaux de tous les chèques.

Exemple

Considérez comment les règlements avec des personnes responsables sont affichés en NU et en BU.

Le 25 avril 2016, à partir de la caisse de l'entreprise, un montant de fonds a été fourni au directeur de bureau d'une LLC conditionnelle d'un montant de 2 000 roubles pour une période de 4 jours pour l'achat de fournitures de bureau. Le même jour, le comptable a émis les montants comptables sur la base d'une demande signée par le chef: DT71 KT50 - 2000 roubles.

Le 27 avril 2016, le directeur du bureau a acheté des articles de papeterie d'une valeur de 1 000 roubles, a rempli un rapport préalable, a soumis des reçus au service de la comptabilité et a rendu le solde au caissier. Le comptable fait les écritures suivantes :

DT50 KT71 - 1000 roubles. - Le solde a été versé en caisse.

DT10 KT 71 - 1000 roubles. - papeterie incluse.

Reflet de l'opération sur la carte de l'entreprise

Pour afficher les montants dépensés en frais d'accueil liés à activité économique, vous pouvez utiliser un seul moyen de paiement. L'organisation établit une carte d'entreprise. Ensuite, à la demande de l'employé, il le délivre à une personne spécifique, y transfère les montants comptables.

L'ordre de circulation des instruments de paiement doit être approuvé par l'ordre du responsable. Goûter:

LLC (nom)

Administrateur (nom, initiales, signature) 14/03/16

J'APPROUVE : la procédure d'utilisation des cartes d'entreprise

1. Les informations du code PIN sont des informations confidentielles. Les titulaires de l'instrument de paiement n'ont pas le droit de le divulguer à des tiers.

2. Un rapport de voyage ou un autre document confirmant l'utilisation des fonds doit être soumis au directeur dans les trois jours à compter de la date de règlement avec la carte (y compris le retrait des fonds) ou de la date de retour à lieu de travail. Les chèques confirmant le mouvement de l'argent doivent être joints au document.

3. S'il n'y a pas de documents ou si le directeur n'a pas confirmé le rapport, les montants débités de la carte sont prélevés sur le salaire de l'employé.

4. La liste des porteurs de carte est présentée en annexe n°1.

5. L'émission et le retour des instruments de paiement sont conservés dans le registre (annexe n ° 2).

6. En cas de vol de la carte, son titulaire est tenu d'en informer immédiatement la banque.

Le moment du transfert de l'instrument de paiement à l'employé n'est pas l'émission d'argent. Les écritures dans le système comptable sont faites au moment du retrait des fonds. À partir du relevé de l'établissement de crédit, vous pouvez connaître la date exacte de la transaction à laquelle le montant comptable a été utilisé. Le compte 55 est utilisé pour afficher les transactions par carte d'entreprise. Un sous-compte du même nom lui est ouvert. A la date de radiation des fonds, une écriture est formée dans la BU: DT71 KT55.

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