Comment délivrer un permis de voyage. Exigences documentaires. Frais de déplacement admissibles

À propos de l'opportunité d'arranger certificat de voyage, a déclaré le ministère des Finances de la Russie en 2008. Dans un courrier du 26 mai 2008 n° 03-03-06/2/60, des spécialistes du ministère des Finances notent que lorsqu'un salarié est envoyé en déplacement professionnel pour une durée supérieure à une journée, il doit se voir délivrer un certificat de voyage. Cela répond aux exigences des justificatifs de dépenses.

De quoi avez-vous besoin

Sur décision de l'employeur, un salarié envoyé en voyage d'affaires se voit délivrer une attestation de déplacement en voyage d'affaires afin de confirmer la durée de son séjour. Ceci est prévu par la clause 7 du décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n ° 749 «sur les particularités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires» (ci-après - décret n ° 749).

Le certificat de voyage contient des informations sur la date d'arrivée, la destination et la date de départ.

Comment rédiger

L'attestation de déplacement est délivrée en un exemplaire et signée par l'employeur, remise au salarié et conservée sur lui pendant toute la durée du voyage.

La durée effective du séjour sur le lieu du déplacement professionnel est déterminée par les mentions de la date d'arrivée sur le lieu du déplacement professionnel et de la date de départ de celui-ci, portées sur l'attestation de déplacement et certifiées par la signature d'un mandataire officiel et le sceau de l'organisation.

Si le salarié est détaché auprès d'organismes situés dans différentes villes, des marques sur le certificat de voyage concernant la date d'arrivée et la date de départ sont faites dans chaque organisation.

Exigences relatives aux documents

Le certificat de voyage a un formulaire unifié obligatoire pour toutes les organisations (formulaire n ° T-10). Il a été approuvé par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n ° 1 "Sur l'approbation des formulaires unifiés de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et de son paiement".

Déplacement professionnel à l'étranger

Lors de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires en dehors de la Russie, aucun certificat de voyage n'est délivré (clause 15 de la résolution n ° 749). Étant donné que le temps passé par un employé à l'étranger peut être déterminé par les marques du service frontalier dans le passeport.

Cas spéciaux

Il existe un certain nombre de fonctionnalités lors de la délivrance d'un certificat de voyage dans les cas où une organisation envoie ses employés en voyage d'affaires pour examiner et résoudre les plaintes des clients - personnes. Le fait est que dans de telles situations, les marques d'arrivée et de départ ne peuvent pas être faites. Nous notons immédiatement qu'une telle situation n'est pas réglementée par la législation de la Fédération de Russie.

L'indice a été donné par le ministère des Finances de la Russie. Dans un courrier du 16 août 2011 n° 03-03-06/3/7, les responsables ont indiqué : s'il est impossible de marquer l'arrivée au lieu du déplacement professionnel et le départ de celui-ci dans l'attestation de déplacement, le fait d'être sur le lieu du voyage d'affaires à l'heure fixée peut être confirmée par d'autres documents. Ces documents peuvent notamment être :

un ordre (instruction) d'envoyer un employé en voyage d'affaires ;
tâche officielle d'envoi en voyage d'affaires et rapport sur sa mise en œuvre;
les documents de voyage indiquant les dates d'arrivée et de départ de la destination ;
facture d'hôtel confirmant la durée du séjour sur le lieu du voyage d'affaires.

Quels documents doivent encore être délivrés

En plus du certificat de voyage, afin de confirmer les dépenses engagées, il doit y avoir :

ordre (instruction) d'envoyer un employé en voyage d'affaires (formulaire n ° T-9 ou);
affectation de poste (formulaire n°);
attestation de voyage (formulaire no T-10);
rapport préalable (formulaire AO-1);
rapport d'étape.

La procédure de délivrance des documents liés à un voyage d'affaires

La décision d'envoyer des employés en voyage d'affaires

Ordre du chef d'envoyer l'employé (les employés) en voyage d'affaires

affectation de service

Certificat de voyage

Rapport préalable

Tickets de caisse, titres de transport, factures

Rapport d'étape

En voyage d'affaires, tout employé emporte généralement avec lui les documents nécessaires. Parmi ces papiers, une attestation de déplacement est exigée. Qu'est-ce que c'est et est-ce important d'avoir un tel formulaire avec vous? Cela doit être traité plus en détail.

Documents d'accompagnement

La nécessité de tout voyage d'affaires est déterminée par le chef d'entreprise ou une personne habilitée à prendre de telles décisions. En partant sur la route, l'employé reçoit un certificat de voyage, qui est une confirmation officielle des pouvoirs qui lui sont transférés.

Ce document confirme la légalité de la présence de l'employé à la destination spécifiée et sert en même temps de motif valable pour son absence du lieu de travail. L'attestation de déplacement est délivrée par un salarié pour qui cette démarche fait partie de son fonctions officielles. Il assume l'entière responsabilité de la délivrance de ces documents. La base pour cela est un ordre signé par le directeur. C'est auprès de lui que le préposé autorisé prend les renseignements nécessaires afin de délivrer une attestation de déplacement dans le respect de toutes les règles. En plus de l'extrait, il conserve également les enregistrements de tous les formulaires délivrés. Les données sont enregistrées dans un journal spécial dans lequel ces documents sont enregistrés en conséquence.

Formulaire BLANC

La présence d'employés en voyage d'affaires doit être reflétée dans la feuille de temps. Ces documents primaires servent de base au paiement des frais de voyage. Afin de simplifier et de systématiser cette comptabilité, le Comité national des statistiques de Russie a mis au point il y a plusieurs années un certificat de voyage spécial. Le formulaire T-10 est unifié et approuvé par une résolution distincte n° 1 du 01/05/2004.

C'est un formulaire dans lequel toutes les informations sont divisées en colonnes séparées. Ils contiennent des informations de base sur l'employé en déplacement et sur l'entreprise où il travaille. La destination et l'organisation vers laquelle il est envoyé pour effectuer une tâche spécifique sont également indiquées. Il définit également les délais que la direction alloue au salarié pour sa mise en œuvre. Au verso se trouvent les fiches d'arrivée et de départ, qui indiquent que durant son absence du lieu de travail, la personne se trouvait exactement là où elle aurait dû être.

Changer les règles

En décembre 2014, le gouvernement russe a décidé de modifier les règles existantes. Par décret n° 1595 du 29 décembre 2014, l'attestation de déplacement a été annulée.

Cette décision est entrée en vigueur le 1er janvier. Désormais, lorsqu'il part en voyage d'affaires pour terminer la mission, l'employé n'est pas tenu de consacrer du temps à la délivrance du certificat approprié. Cette innovation fait sensiblement gagner du temps non seulement au salarié détaché, mais également au salarié qui était auparavant chargé d'organiser le voyage.

Six mois plus tard, un nouveau décret n° 771 a été publié, dans lequel le gouvernement a précisé quels documents sont nécessaires pour confirmer leur absence de leur lieu de travail principal. Le salarié détaché doit simplement remettre ses titres de transport et une quittance de chambre d'hôtel au service comptable de l'entreprise à son retour. De plus, la nécessité de préparer un rapport de voyage séparé a également été éliminée. Mais il faut se rappeler que tous ces changements sont de nature purement consultative. S'il est commode pour une organisation de conserver des registres à l'ancienne, personne ne peut l'obliger à modifier l'ordre habituel.

Formalités administratives

Afin de bien tenir les registres, vous devez savoir comment délivrer une attestation de déplacement. Un exemple de remplissage d'un tel formulaire peut être prélevé auprès du service comptable du lieu de travail. En principe, ce n'est pas une question difficile. Il suffit de répondre clairement aux "questions" posées devant chaque colonne.

Tout d'abord, le nom complet de l'entreprise ou de l'organisation est rempli. Vient ensuite le titre du document lui-même, indiquant le numéro et la date de sa compilation. Voici les informations sur l'employé détaché. Ici, son nom complet, sa fonction et l'unité structurelle dans laquelle il travaille sont enregistrés. Ensuite, l'organisation à laquelle ce spécialiste est envoyé est notée et la tâche qu'il doit accomplir. Après cela, le nombre de jours alloués à l'exécution de la mission est indiqué en lettres, ainsi que les dates précises de début et de fin du voyage d'affaires. Dans un tel certificat, les données du passeport de l'employé doivent être enregistrées. Cela peut confirmer ses informations d'identification à l'arrivée. Le fait de l'arrivée et du départ de l'employé est confirmé par des marques spéciales: le nom est inscrit localité, date et signature de la personne responsable. L'information est certifiée par le sceau rond de l'entreprise.

A.A. Shkadov, directeur
V.E. Polyakova, conseillère juridique
E.I. Gordukova, conseillère juridique principale
FR Bokareva, conseillère juridique principale"FBK-Légal"

Néanmoins, l'employeur peut établir des garanties supplémentaires pour les employés (par rapport à celles établies par la loi), puisque l'art. 8 du Code du travail de la Fédération de Russie lui donne le droit de prendre des actes juridiques contenant le droit du travail. En particulier, le règlement intérieur sur les déplacements professionnels peut prévoir une condition de versement d'indemnités journalières lorsqu'un salarié est envoyé en déplacement professionnel d'une journée, qui peut être formulée comme suit : voyage d'affaires d'une journée, il est remboursé des dépenses supplémentaires liées à la vie en dehors du lieu de résidence (per diem), au taux de ________". Cette approche est justifiée par le fait que, selon l'al. 6 art. 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, la procédure et dimensions le remboursement des frais liés aux déplacements professionnels est déterminé par une convention collective ou un acte normatif local.

Il résulte de ce qui précède qu'en fonction de la décision prise par l'employeur (opportunité ou non de retour du salarié le même jour), il sera déterminé quels frais de déplacement devront être remboursés au salarié : tous types de dépenses prévues pour l'art. 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, ou des dépenses qui n'incluent pas l'indemnité journalière, si l'employé se rend néanmoins dans une autre région et revient le même jour.

Risques fiscaux

Impôt sur les sociétés.

Selon les auteurs, il n'y a pas de risques fiscaux dans la situation analysée, puisque même en cas de désaccords avec l'administration fiscale sur la reconnaissance du voyage d'affaires d'un salarié en voyage d'affaires, les coûts de celui-ci sont de nature industrielle, sont liées aux activités de l'organisation et sont menées dans l'intérêt de l'employé. Cependant, ce fait doit être confirmé par un rapport approprié sur le travail effectué en dehors du lieu du bureau de représentation (en dehors du bureau). Pour la même raison, les frais liés à un tel voyage : transport, per diem, frais d'hébergement à l'hôtel sont des dépenses engagées dans le cadre des activités statutaires de l'organisation. Par conséquent, le critère d'application des prestations, établi par. 36 p.1 art. 251 du Code fiscal de la Fédération de Russie, dans cette situation est effectuée.

T.V.A.

Lors de la dépense de fonds émis dans le cadre du rapport aux employés de l'organisation, ou lorsqu'ils remboursent des fonds personnels dépensés dans l'intérêt de l'employeur, l'objet de la TVA ne se pose pas, car il n'y a pas de fait de vente de biens (travaux, services) par l'organisation. Dans le même temps, la nature des dépenses (cible ou non cible) des fonds n'a pas d'importance. Cela signifie que lorsque l'employé est remboursé des dépenses liées à l'accomplissement des tâches de production de l'employeur, l'objet de l'imposition de la TVA ne se pose pas non plus et il n'y a pas de risques fiscaux pour cette taxe. La taxe présentée à l'organisation par les fournisseurs de biens (travaux, services) (par exemple, la TVA sur les services d'hébergement hôtelier) n'est pas déductible si l'organisation n'exerce pas d'activités soumises à la TVA (clause 2, article 171 du Code des impôts du Fédération Russe). La TVA présentée à l'organisation est prise en compte dans le coût des biens achetés (travaux, services) (clause 2, article 170 du Code fiscal de la Fédération de Russie).

l'impôt sur le revenu et les primes d'assurance.

Étant donné que les paiements versés à l'employé liés à l'exercice de ses fonctions de travail en dehors du lieu du bureau de l'organisation sont de nature compensatoire et sont accumulés afin d'assurer l'accomplissement des tâches de l'organisation (et non dans l'intérêt personnel du salarié), ces versements ne sont pas soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et aux primes d'assurance correspondantes établi par la loi normes. Avec la confirmation documentaire de la nature de la production du voyage de l'employé (la présence d'une mission de travail correctement exécutée et un rapport sur sa mise en œuvre), à notre avis, il n'y a pas de risques fiscaux. Dans ce cas, selon les auteurs, il suffira d'indiquer dans le règlement intérieur sur les voyages d'affaires comme emplacement de l'organisation (son unité structurelle) l'adresse légale (réelle) de l'organisation (subdivision).

Incidences fiscales des indemnités journalières pour les voyages d'affaires d'une journée

Sur la base du paragraphe 3 de l'art. 217 du Code fiscal de la Fédération de Russie, tous les types de paiements compensatoires fixés par la législation en vigueur de la Fédération de Russie (dans les limites établies conformément à la législation de la Fédération de Russie) liés à l'exécution des tâches de travail par le contribuable ( y compris le déplacement pour travailler dans une autre région et le remboursement des frais de déplacement) ne sont pas soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Lorsqu'un employeur paie à un contribuable les frais de voyage tant à l'intérieur du pays qu'à l'étranger, le revenu imposable n'inclut pas les indemnités journalières versées conformément à la législation de la Fédération de Russie.

Dans le même temps, comme indiqué précédemment, la législation de la Fédération de Russie ne prévoit pas le paiement d'indemnités journalières pour les voyages d'affaires d'une journée, dont l'employé peut revenir le même jour. Comme l'atteste la pratique arbitrale, l'enjeu essentiel aux fins de la taxation des indemnités journalières en l'espèce est l'établissement du fait que le salarié n'a pas la possibilité de retourner quotidiennement à son lieu de résidence permanente dans un délai raisonnable. Si cela est possible, les indemnités journalières pour les déplacements professionnels d'une journée versées en dehors du champ des obligations de l'employeur qui lui sont imposées par la législation du travail, mais sur la base des documents internes de l'employeur, sont soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.

Pour des raisons similaires, un tel paiement conformément au sous. 2 p.1 art. 238 du Code fiscal de la Fédération de Russie est soumis à des primes d'assurance conformément au sous. 2 p.1 art. 9 de la loi n° 212-FZ).

Cette position est confirmée, en particulier, dans les résolutions du FAS du district Volga-Vyatka du 16 août 2007 dans l'affaire n° A28-1084/2007-3/29 et du 31 octobre 2006 dans l'affaire n° A82- 6004/2004-27. Des conclusions similaires figurent dans les résolutions du Service fédéral antimonopole du district de la Volga du 27 juin 2006 dans l'affaire n° A12-1880 / 06-C60, du Service fédéral antimonopole du district du Nord-Ouest du 1er mars 2006 dans l'affaire n° A05-5899/2005-12 et du 4 février 2005 n° А26-6025/04-29.

Cependant, dans le décret du 7 février 2007 dans l'affaire n° А62-3895/06, le Service fédéral antimonopole du district central a reconnu que les paiements en échange d'indemnités journalières aux employés effectuant voyage d'affaire sur une distance de plus de 150 km, quel que soit le temps passé sur le trajet, ont un caractère compensatoire. A ce titre, ces versements ne sont pas soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.

Confirmation documentaire du voyage

Sur la base des normes de la législation du travail, le fait d'envoyer un employé en voyage d'affaires doit être confirmé par l'organisation avec les documents suivants :

En outre, selon le paragraphe 26 du Règlement sur les voyages d'affaires, au retour d'un voyage d'affaires, le salarié doit remettre à l'employeur dans les trois jours ouvrables :

Ainsi, en plus des attestations de voyage, des commandes et des missions pour les voyages d'affaires, l'organisation doit établir un registre des employés partant en voyage d'affaires. Au retour d'un voyage d'affaires, l'employé est également tenu de soumettre à l'employeur un rapport préalable avec des documents confirmant les dépenses réelles et un rapport sur le travail effectué.

Contrairement à la législation précédente, le règlement sur les voyages d'affaires ne limite ni n'élargit l'éventail des documents délivrés lors de l'envoi d'un salarié en voyage d'affaires, en fonction de sa durée. Par conséquent, la confirmation du fait que l'employeur a pris une décision sur l'inopportunité de renvoyer le salarié le même jour doit être confirmée dans les documents habituellement établis lors de l'envoi du salarié en voyage d'affaires.

Ils doivent refléter au moins deux faits : la période de temps pour envoyer le salarié en voyage d'affaires et les raisons qui ont poussé l'employeur à décider d'envoyer le salarié pour une période de plus d'une journée.

Période de voyage d'affaires

Si l'employeur décide qu'il n'est pas conseillé de renvoyer l'employé d'un voyage d'affaires, l'employé arrivera au lieu de travail permanent au moins le lendemain. Cela signifie que le voyage du salarié ne peut être considéré comme un voyage d'une journée, puisque la date de cette arrivée selon l'al. 2 p.4 du Règlement sur les voyages d'affaires est le jour où l'employé arrive d'un voyage d'affaires, c'est-à-dire un tel voyage est considéré comme un voyage de plusieurs jours. Par conséquent, dans les documents établis lors de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires, le jour de départ et le jour d'arrivée ne coïncideront pas, ce qui confirme le fait que l'employé est en voyage d'affaires de plusieurs jours.

La législation n'oblige pas l'employeur à indiquer directement les raisons de sa décision d'envoyer un salarié pour plusieurs jours si ce dernier a la capacité physique de retourner à son lieu de résidence permanente, compte tenu de la distance et des liaisons de transport. Toutefois, étant donné que l'opportunité du retour du travailleur est déterminée en tenant compte la nature de la tâche effectuée(c'est-à-dire en fonction de la complexité, du volume et du calendrier de la tâche, etc.), ainsi que la nécessité de créer des conditions de repos pour l'employé(c'est-à-dire en tenant compte de l'intensité du travail, de sa complexité, etc.), nous pensons qu'il est possible de justifier la présence d'un salarié sur le lieu de déplacement professionnel pendant plusieurs jours comme suit :

l'affectation de poste indique le contenu de l'affectation de l'employé, alors qu'il est conseillé d'indiquer la quantité de travail quotidien prévu et le moment de sa mise en œuvre ;
l'employé établit un rapport sur le travail effectué, qui reflète la quantité de travail quotidien et le moment de sa mise en œuvre ;
Des documents sont établis confirmant le fait que l'employé est impliqué dans des heures supplémentaires (notification de l'employé, ordre, consentement écrit de l'employé, feuille de temps, etc.) - une condition facultative.

Pour plus de certitude, il convient d'inclure dans acte local, qui réglemente les questions d'envoi de salariés en voyage d'affaires, les conditions dans lesquelles l'employeur décide du séjour du salarié sur le lieu du voyage d'affaires pendant une certaine période, c'est-à-dire plus d'une journée (par exemple : « Si l'atelier se termine après ___ heures, le salarié ne retourne pas au lieu de résidence permanente »).

Ainsi, l'obligation de l'employeur d'établir tout document supplémentaire lorsqu'il décide de l'opportunité de renvoyer un employé d'un voyage d'affaires le même jour n'est pas légalement fixée. Dans le même temps, selon les auteurs, les raisons du séjour de l'employé en voyage d'affaires pendant plusieurs jours, avec possibilité d'en revenir, devraient clairement découler du contenu des documents habituellement établis.

Voir la clause 1 de la section 1 de la procédure d'enregistrement, de radiation auprès des autorités fiscales des organisations russes à l'emplacement de leurs subdivisions distinctes leur appartenant immobilier et (ou) véhicules, particuliers - citoyens Fédération Russe, ainsi que les entrepreneurs individuels utilisant un système d'imposition simplifié basé sur un brevet approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 5 novembre 2009 n ° 114n.

À l'heure actuelle, l'instruction est appliquée dans la mesure où elle ne contredit pas le Code du travail de la Fédération de Russie et le Règlement sur les voyages d'affaires (article 423 du Code du travail de la Fédération de Russie). Selon le paragraphe 1 de l'instruction voyage d'affaires un voyage d'un employé sur ordre du chef d'une association, d'une entreprise, d'une institution, d'une organisation pendant une certaine période dans une autre localité pour effectuer une mission officielle en dehors du lieu de son travail permanent est reconnu. Ainsi, au niveau de la définition de la notion de voyage d'affaires, il y a une nette contradiction.

Les dispositions de la législation sur la liberté de l'employeur de décider du moment d'un voyage d'affaires et l'opportunité de retarder un employé sont confirmées par la pratique de l'application de la loi (voir, par exemple, la lettre du ministère des Finances de la Russie du 29 mars , 1999 n° 04-02-05/6).

Conformément à la décision des Forces armées de la Fédération de Russie du 4 mars 2005 n ° GKPI05-147, le paiement des indemnités journalières est conditionné par la résidence de l'employé en dehors du lieu de résidence permanente pendant plus de 24 heures, donc, pour pour le calcul des indemnités journalières, un déplacement professionnel est reconnu comme une journée s'il est inférieur à 24 heures.

Loi fédérale n° 212-FZ du 24 juillet 2009 « sur les cotisations d'assurance à la caisse de retraite de la Fédération de Russie, Fonds assurance sociale de la Fédération de Russie, la Caisse fédérale d'assurance maladie obligatoire et les Caisses territoriales d'assurance maladie obligatoire.

Approuvé par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n ° 1 "Sur l'approbation des formes unifiées de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et de son paiement."

Les exigences de remplissage et la forme du journal ont été approuvées par arrêté du ministère de la Santé et du Développement social de la Russie du 11 septembre 2009 n ° 739n «Sur l'approbation de la procédure et des formulaires de comptabilisation des employés partant en voyage d'affaires de l'Organisation d'envoi et d'arrivée dans l'Organisation auprès de laquelle ils sont détachés ».

Conformément à l'article 2 de l'Instruction, une attestation de déplacement ne pouvait être délivrée si le salarié devait retourner au lieu de travail permanent le jour même. À l'heure actuelle, cette disposition de l'instruction n'est pas appliquée en raison de sa contradiction avec le règlement sur les voyages d'affaires (l'article 15 de ce règlement ne prévoit qu'un seul cas dans lequel une attestation de voyage n'est pas délivrée, à savoir lors d'un voyage à l'étranger).

Pour l'enregistrement, un formulaire unifié n ° T-11 est utilisé, approuvé par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n ° 1.

Parfois, il est nécessaire d'envoyer des employés en voyage d'affaires non seulement dans de grandes entreprises, mais également auprès de représentants de petites entreprises. Et, bien entendu, l'employeur prend en charge les frais de déplacement et d'hébergement d'un salarié détaché dans l'intérêt de l'entreprise dans une autre ville, voire dans un autre pays. Malheureusement, pour les organisations utilisant le système d'imposition simplifié avec un taux de 6%, ces coûts n'apporteront aucun avantage lors du calcul d'une taxe unique. Si nous parlons d'un "simplifié" avec l'objet "revenus moins dépenses", alors, comme les entreprises sur OSNO, ils peuvent prendre en compte ces coûts lors de la détermination de l'assiette fiscale.

Dispositions générales sur les voyages d'affaires

Quelles catégories de salariés l'employeur peut-il envoyer en voyage d'affaires ?

L'organisation a le droit d'envoyer en voyage d'affaires uniquement les employés qui sont en les relations de travail auprès de l'employeur (y compris les travailleurs à temps partiel, les travailleurs étrangers), à l'exception de certaines catégories de citoyens, à savoir :

les femmes enceintes (partie 1 de l'article 259 Code du travail RF);
les employés pendant la durée de validité du contrat d'apprentissage, à l'exception des cas où le voyage d'affaires est lié à l'apprentissage (partie 3 de l'article 203 du Code du travail de la Fédération de Russie);
les travailleurs qui n'ont pas atteint l'âge de 18 ans, à l'exception des créateurs et des sportifs ;
personnes handicapées, si cela est contraire à leur programme individuel réhabilitation;
les candidats inscrits pour participer aux élections ;
les citoyens qui travaillent sur la base de contrats de droit civil ;
les employés d'autres organisations (par exemple, qui effectuent un travail ou fournissent des services dans le cadre d'un accord d'externalisation) ;
certaines catégories de salariés, s'ils n'ont pas donné leur consentement écrit pour un déplacement professionnel (ou s'ils ont donné un tel consentement, mais les déplacements professionnels sont interdits par leur certificat médical).

Confirmation: Art. 166 , Partie 2 Art. 287 , Partie 8 Art. Onze Code du travail de la Fédération de Russie, article 2 du Règlement lettre du ministère des Finances de Russie n° 03-03-04/1/844 du 19 décembre 2006

L'organisation doit-elle obtenir le consentement écrit de l'employé pour l'envoyer en voyage d'affaires ?

L'organisation doit obtenir un consentement écrit si les personnes suivantes sont envoyées en voyage d'affaires : - les femmes qui ont des enfants de moins de trois ans ; - les mères (pères) élevant des enfants de moins de cinq ans sans conjoint ; - les salariés ayant des enfants handicapés ; - les salariés qui s'occupent de membres malades de la famille (s'il existe un certificat médical).

Dans le même temps, il est possible d'envoyer ces employés en voyage d'affaires (avec leur consentement écrit) uniquement si cela n'est pas interdit par eux conformément à un rapport médical.

Lors de la réception d'un consentement écrit à un voyage d'affaires, l'employé doit être informé par écrit qu'il a le droit de refuser de voyager. Par conséquent, dans ce cas, il est conseillé d'établir un document unique qui combinera à la fois une notification de la possibilité de refuser un voyage d'affaires et la possibilité de donner son consentement. Un tel document peut être un avis d'envoi d'un employé en voyage d'affaires (voir le formulaire " Notification d'envoi d'un employé en voyage d'affaires qui a le droit de le refuser»).

Quelles sont les garanties offertes au travailleur détaché ?

Le salarié envoyé en déplacement professionnel bénéficie des garanties prévues par la législation du travail, à savoir : - la préservation du lieu de travail (poste) ; - préservation des revenus moyens pendant la durée du voyage d'affaires ; - le remboursement des dépenses liées à un déplacement professionnel (frais de déplacement, de logement, indemnité journalière, etc.).

Ces garanties s'appliquent également aux travailleurs à temps partiel (tant internes qu'externes). Parallèlement, le partenaire salaire moyen pendant son séjour en voyage d'affaires, vous devez épargner uniquement auprès de l'employeur qui l'a envoyé en voyage d'affaires. Si le salarié est envoyé en voyage d'affaires à la fois sur le lieu de travail principal et à temps partiel, le salaire moyen doit être conservé par les deux employeurs. Le remboursement des frais de voyage dans ce cas est réparti entre les employeurs par accord entre eux.

Pendant combien de temps une organisation a-t-elle le droit d'envoyer un employé en voyage d'affaires en Russie ?

L'employeur détermine cette période de manière indépendante, en tenant compte du volume, de la complexité et des autres caractéristiques de la mission officielle.

La période pour laquelle l'employé est envoyé en voyage d'affaires doit être indiquée dans les documents de voyage signés par le responsable (ou une personne autorisée par lui à cet effet). A savoir : - dans l'ordre d'envoyer le salarié en déplacement professionnel ; - dans le document de voyage ; - en service.

La durée maximale pendant laquelle un employé doit être en voyage d'affaires en Russie n'est pas établie par la loi. L'exception concerne les travailleurs étrangers. En ce qui les concerne, la définition de la durée maximale de séjour en voyage d'affaires a ses propres caractéristiques (clause 6, article 13 de la loi fédérale n° 115-FZ du 25 juillet 2002, annexe à l'arrêté du ministère de Santé et développement social de la Russie n° 564n du 28 juillet 2010).

Confirmation: article 4 du Règlement , approuvé Décret du gouvernement de la Fédération de Russie n° 749 du 13 octobre 2008, lettre du ministère des Finances de Russie n° 03-03-06/1/304 du 28 avril 2010

Inscription voyage d'affaires

Voyons maintenant comment le voyage d'un employé est documenté. Comme toute action ou décision au sein d'une organisation, surtout si elle est liée au personnel, un voyage d'affaires nécessite la préparation d'une liste très précise de documents.

Dois-je émettre une note lorsque j'envoie un employé en voyage d'affaires ?

Il n'est pas nécessaire d'établir, sauf dans les cas où une telle obligation est prévue dans les documents internes de l'employeur (notamment, en Réglementation comptable) et (ou) dans l'acte réglementaire local de l'employeur (par exemple, dans le Règlement sur les voyages d'affaires).

La forme d'une note de service, la procédure et les cas pour la remplir ne sont pas prévus par la loi. Par conséquent, l'organisation décide elle-même de manière indépendante s'il est nécessaire de l'émettre lors de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires ou non. La décision sur la nécessité d'établir une note de service doit être fixée dans la politique comptable de l'organisation à des fins comptables et (ou) dans l'acte réglementaire local de l'employeur (par exemple, dans le Règlement sur les voyages d'affaires). Confirmation: Art. 8 de la loi fédérale n° 402-FZ du 6 décembre 2011 , Partie 2 Art. 5 , Partie 1 Art. huit Code du travail de la Fédération de Russie.

De plus, les motifs et les objectifs de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires sont indiqués dans l'ordre (instruction) du chef d'envoi de l'employé en voyage d'affaires et dans l'affectation.

L'utilisation de formulaires unifiés de documentation du personnel approuvés par le Comité national des statistiques de Russie n'est pas obligatoire (en tenant compte d'un certain nombre de caractéristiques). Autrement dit, l'employeur a le droit de développer indépendamment des formulaires de documents comptables primaires qu'il appliquera. Dans le même temps, la législation n'interdit pas l'utilisation continue des formes établies de documents primaires unifiés. Dans tous les cas, les formulaires utilisés doivent contenir toutes les informations requises énumérées dans la partie 2 de l'art. 9 de la loi fédérale n° 402-FZ du 6 décembre 2011

En fonction des formulaires que l'employeur décide d'utiliser, il peut soit déterminer sa propre procédure pour les remplir, soit se laisser guider par les instructions qui s'appliquent aux formulaires unifiés élaborés par le Comité national des statistiques de Russie (s'il en approuve l'utilisation) . En particulier, un ordre d'envoi d'un employé en voyage d'affaires peut être émis sur le formulaire n° T-9 ou le formulaire n° T-9a (appliqué lorsque deux ou plusieurs employés sont envoyés en voyage d'affaires en même temps), et une affectation de travail - dans le formulaire n ° T-10a et suivez les instructions pour leur application et leur achèvement (Instructions sur l'application et l'achèvement des formulaires de comptabilisation du travail et de son paiement (n ° T-9, n ° T-9a , n ° T-10a), approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de Russie n ° 1 du 5 janvier 2004). Ce document sera une confirmation de la période passée en voyage d'affaires. Il indique les dates d'arrivée et de départ, une marque sur laquelle le salarié doit s'inscrire directement dans l'entreprise où l'employeur l'a envoyé. Cependant, cette exigence ne s'applique qu'aux voyages d'affaires en Russie.

Qu'entend-on par une mission officielle lors de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires ?

Il s'entend d'une affectation à un travailleur détaché pour effectuer certains travaux (réaliser certaines actions) dans le cadre de sa fonction de travail, stipulés par un contrat de travail et Description de l'emploi fournies par l'employeur. Par exemple, pour négocier, conclure un accord, installer du matériel, passer un entretien, etc. Confirmation: Partie 1 Art. 166 , Art. 60 Code du travail de la Fédération de Russie.

L'affectation officielle au salarié détaché doit être claire et exhaustive. Il doit être formulé dans le devoir.

En particulier, lors de l'utilisation du formulaire unifié d'affectation de service dans le formulaire n ° T-10a, les lignes de la colonne 11 de ce document sont spécialement prévues pour formuler une commande de service pour un travailleur détaché. Au retour d'un voyage d'affaires, en face de la mission officielle, le salarié doit rédiger un bref rapport sur sa mise en œuvre.

Confirmation: Instructions pour la demande et le remplissage des formulaires de comptabilisation de la main-d'œuvre et de son paiement (n ° T-10a) , approuvé Décret du Comité d'État des statistiques de Russie n ° 1 du 5 janvier 2004

Comment remplir une commande pour envoyer un employé en voyage d'affaires ?

Vous devez remplir l'ordre établi pour remplir le formulaire, qui est approuvé à ces fins dans la politique comptable de l'organisation. Lors de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires, un ordre. En particulier, lors de l'application d'un formulaire unifié d'ordre d'envoi d'un employé en voyage d'affaires (formulaires n ° T-9, n ° T-9a), ses colonnes sont remplies conformément aux instructions d'utilisation et de remplissage formulaires de comptabilisation du travail et de son paiement (n ° T-9, n ° T-9a), approuvés. Décret du Comité d'État des statistiques de Russie n ° 1 du 5 janvier 2004

Dans la partie intitulé de la commande sous une forme unifiée, vous devez inclure : - le nom de l'organisation qui envoie le ou les employés en voyage d'affaires ; - numéro et date du document.

Dans la partie principale de la commande sous une forme unifiée, vous devez spécifier : - nom, prénom, patronyme et matricule de l'employé (des employés) que l'organisation envoie en voyage d'affaires ; - l'unité structurelle dans laquelle le salarié (les salariés) travaille ; - position (spécialité, profession) de l'employé (employés); - la destination du voyage d'affaires (pays, ville, nom de l'organisation) ; - les dates de début et de fin du voyage ; - la durée du voyage et son objet ; - la source de financement des dépenses liées au déplacement professionnel (indiquée si nécessaire) ; - les détails du document qui sert de base à l'établissement de la commande (par exemple, attribution de tâche).

Ce document est rempli par un employé du service du personnel (service RH, service du personnel). Il est signé par : - un salarié (des salariés) envoyé(s) en déplacement professionnel ; - le responsable de l'organisation (une personne mandatée par lui à cet effet).

Quel est le format d'un document de voyage ?

L'utilisation de formulaires unifiés de documentation du personnel approuvés par le Comité national des statistiques de Russie n'est pas obligatoire (en tenant compte d'un certain nombre de caractéristiques). Autrement dit, l'employeur a le droit de développer indépendamment des formulaires de documents comptables primaires qu'il appliquera, y compris un certificat de voyage. Dans le même temps, la législation n'interdit pas l'utilisation continue des formes établies de documents primaires unifiés. Dans tous les cas, les formulaires utilisés doivent contenir toutes les informations requises énumérées dans la partie 2 de l'art. 9 de la loi fédérale n° 402-FZ du 6 décembre 2011

Si l'employeur décide d'utiliser les formulaires élaborés par le Comité national des statistiques de Russie, il doit établir un certificat de voyage sous la forme n ° T-10 (voir. Goûter). Les colonnes du formulaire unifié n ° T-10 sont remplies conformément aux instructions pour la demande et le remplissage des formulaires d'enregistrement du travail et de son paiement (n ° T-10), approuvées. Décret du Comité d'État des statistiques de Russie n ° 1 du 5 janvier 2004

Tous ces documents sont importants pour les dossiers du personnel. Du point de vue de la comptabilité fiscale, pour confirmer les dépenses d'un déplacement professionnel, seule la présence d'une attestation de déplacement est fondamentale. En cas d'absence, c'est-à-dire lors du passage de la frontière, les marques à ce sujet dans le passeport seront une confirmation du fait du voyage. De plus, afin de pouvoir prendre en compte les indemnités de déplacement dans le calcul de l'assiette imposable, il est nécessaire que le salarié, dans les 3 jours suivant son retour, établisse un rapport préalable recensant toutes ses dépenses, ainsi qu'y joignant tous les documents confirmant le paiement des frais de déplacement, d'hébergement et autres dépenses monétaires dans le cadre de ses déplacements professionnels.

Frais de déplacement admissibles

Quels documents confirment les frais de représentation encourus ?

Vous pouvez confirmer avec des documents justifiant l'un ou l'autre type de frais de déplacement : frais de déplacement, hébergement, per diem.

La législation ne définit pas une liste précise de pièces justificatives qu'une organisation peut utiliser pour justifier les frais de déplacement des employés.

Avis du ministère des Finances de Russie et du Service fédéral des impôts de Russie : documents confirmant frais de voyage un salarié pour les déplacements et la location de locaux, peut être :

Rapport préalable approuvé par le chef de l'organisation ;

certificat de voyage;

Documents attestant les frais de déplacement du salarié (y compris les documents confirmant les frais d'achat d'un titre de transport électronique), la location d'un logement, etc. (joints au rapport préalable). Dans le même temps, la présence de documents tels qu'une affectation de travail et un ordre d'envoyer un employé en voyage d'affaires n'est pas nécessaire pour confirmer les dépenses aux fins de l'impôt sur les bénéfices. Confirmation : lettres du ministère des Finances de Russie n° 03-03-06/1/764 du 19 novembre 2009, n° 03-03-05/169 du 14 septembre 2009, Service fédéral des impôts de Russie n° MN -22-3/890 du 25 novembre 2009

Étant donné qu'un certificat de voyage n'est délivré que pour les voyages d'affaires à travers la Russie et les pays de la CEI, lors de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires à l'étranger dans d'autres États, des copies des pages du passeport international avec les marques de passage des frontières doivent être disponibles ( clause , Règlement, approuvé par le décret gouvernemental RF n° 749 du 13 octobre 2008).

Important! Pour les déplacements professionnels d'une journée, une attestation de déplacement professionnel peut également être absente.

Pour justifier les coûts sous forme d'indemnités journalières, des documents sont nécessaires qui sont établis lors de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires (en particulier, une attestation de voyage pour un long voyage d'affaires en Russie et dans les pays de la CEI). De plus, vous n'avez pas besoin de présenter divers chèques et reçus. N°03-03-06/1/741 du 11 novembre 2011 , N°03-03-06/1/206 du 1er avril 2010 , N°03-03-06/1/770 du 24 novembre 2009

Sous quelle forme faut-il établir un constat préalable au retour d'un déplacement professionnel d'un salarié ?

La note de frais est le document principal, à l'aide duquel l'employé (y compris ceux envoyés en voyage d'affaires) confirme les dépenses qu'il a engagées pour la reddition de comptes émise en espèces(Partie 1, article 9 de la loi fédérale n° 402-FZ du 6 décembre 2011, clause 26 du règlement, approuvée par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie n° 749 du 13 octobre 2008).

Il est nécessaire d'établir un rapport préalable sous la forme approuvée dans la politique comptable de l'organisation à des fins comptables. L'organisation a le droit de ce document selon le formulaire unifié n ° AO-1, approuvé. Décret du Goskomstat de Russie n ° 55 du 1er août 2001. Vous pouvez également développer un formulaire rapport préalable indépendamment (y compris en prenant le formulaire standard comme base).

Dans tous les cas, les documents primaires utilisés par l'organisation doivent contenir tous les détails requis énumérés dans la partie 2 de l'art. 9 de la loi fédérale n° 402-FZ du 6 décembre 2011

Mais revenons aux voyages d'affaires. Le code du travail prévoit une liste stricte d'articles en vertu desquels un travailleur détaché peut prétendre à une indemnisation.

Il s'agit des frais de déplacement, du loyer du logement et des indemnités journalières. Les repas ne sont pas payés séparément. On suppose que ces dépenses sont incluses dans les paiements quotidiens. Outre ces dépenses, les dépenses internes de l'entreprise document normatif peut approuver une liste de frais supplémentaires à rembourser aux employés. Il peut s'agir, par exemple, de services de communication, d'Internet, de taxi. D'une manière ou d'une autre, le principe de justification économique doit être respecté, c'est-à-dire qu'une personne en voyage d'affaires ne devrait effectuer de telles dépenses que pour l'exécution d'une mission officielle.

Alors, quelles dépenses pour indemniser un salarié envoyé en déplacement professionnel ?

Remboursement des frais liés au voyage. Ils comprennent notamment : - les frais de déplacement ; - le coût de la location d'un logement ; - du quotidien; - autres dépenses que l'employé a faites avec le consentement de l'employeur.

Les montants spécifiques, ainsi que la procédure de remboursement des frais de déplacement, doivent être fixés dans une convention collective (autre acte réglementaire local, par exemple, le Règlement sur les déplacements professionnels).

Confirmation: Art. 168 du Code du travail de la Fédération de Russie .

La législation du travail n'établit pas l'obligation de payer les dépenses liées à un voyage d'affaires à tous les employés pour le même montant. Le montant de la compensation est déterminé en fonction des capacités financières de l'organisation. L'organisation patronale a le droit, par son acte réglementaire local, de prévoir un montant différencié de ces dépenses pour les salariés occupant divers postes (par exemple, des montants de dépenses différents pour le chef de l'organisation et ses adjoints, les managers divisions structurelles, autres employés).

Confirmation: lettre du ministère du Travail de Russie n° 14-2-291 du 14 février 2013 , paragraphe 3 du courrier de Rostrud n° 164-6-1 du 4 mars 2013

Pour déterminer le montant de l'acompte versé à l'employé pour toute la durée du voyage d'affaires, il est nécessaire de prendre en compte sa durée, qui peut être établie sur la base des documents de voyage. Par exemple, l'organisation peut calculer le montant de l'indemnité journalière sur la base d'une attestation de déplacement.

Confirmation: Article 11 du Règlement , approuvé Décret du gouvernement de la Fédération de Russie n° 749 du 13 octobre 2008, lettre du ministère des Finances de Russie n° 03-03-06/1/741 du 11 novembre 2011

Cependant, dans tous les cas, le montant spécifique de l'acompte pour un voyage d'affaires (en tenant compte des caractéristiques indiquées) est déterminé de manière générale par le responsable de l'organisation (clause 4.4 du Règlement sur la procédure de réalisation des transactions en espèces ).

Principes de comptabilisation fiscale des frais de déplacement

Toutes les dépenses approuvées, comme déjà mentionné, sont acceptées en présence de pièces justificatives lors du calcul de l'impôt sur le revenu sur le système général d'imposition (paragraphe 12, clause 1, article 264 du Code fiscal de la Fédération de Russie) et d'un impôt unique avec un " revenus-dépenses » USN (paragraphe 13 1 article 346.16 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Le principe de comptabilisation de ces dépenses est le même pour les deux, à l'exception d'un point. Les organismes du régime général répercutent les coûts selon la date du rapport préalable approuvé dans tous les cas, quelle que soit la source de leur paiement. Les organismes du régime fiscal simplifié font de même si les frais de déplacement ont été payés à partir de l'acompte versé au salarié. Si une partie des dépenses ou même la totalité du voyage d'affaires a été payée sur son propre argent, alors l'employeur «simpliste» ne pourra les répercuter dans la comptabilité fiscale qu'au moment du versement d'une indemnité.

Il faut également rappeler que les frais de déplacement admis à l'impôt ne peuvent être effectués que pour les salariés à temps plein travaillant dans l'entreprise sur la base d'un contrat de travail. Les frais de voyages d'affaires des personnes avec lesquelles un contrat de droit civil a été conclu ne s'appliquent pas à ceux-ci. L'indemnisation des frais de déplacement pour eux, si nécessaire, doit être incluse dans les termes du contrat.

Types de dépenses : per diem

L'indemnité journalière versée à l'employé est essentiellement le montant pour lequel il satisfera ses besoins personnels lors d'un voyage d'affaires. Sa taille doit être la même pour tous les employés. Les paiements ne peuvent différer que par la géographie des voyages, par exemple, pour les voyages d'affaires en Fédération de Russie, un montant, pour les pays étrangers - un autre.

Lors du calcul de l'impôt sur le revenu ou d'un impôt unique "simplifié", le coût des indemnités journalières est accepté quel que soit le montant. La seule condition est que leurs dimensions spécifiques doivent être fixées dans la commande de l'organisation. Aussi, quel que soit son montant, ce type d'indemnité de déplacement n'est pas soumis aux cotisations retraite, médicale et sociale.

Mais du point de vue de la taxation de ces versements par l'impôt sur le revenu des personnes physiques, les choses sont pires. Le taux de l'impôt sur le revenu des personnes physiques non imposable est fixé au paragraphe 3 de l'article 217 du Code des impôts, et ces chiffres ne sont pas du tout importants : 700 roubles par jour en Russie et 2 500 roubles pour les pays étrangers. Tout ce qui est payé au-delà de ces normes doit être imposé au taux de 13 % et retenu sur le salaire de l'employé.

Avion, train, taxi

Le coût du déplacement de l'employé vers le lieu du voyage d'affaires du point de vue de sa comptabilisation de l'impôt "rentable" n'a pas d'importance. L'essentiel, comme déjà mentionné, est la disponibilité des pièces justificatives. Auparavant, le billet lui-même était reconnu comme tel et, dans le cas des voyages en avion, également la carte d'embarquement. Avec la popularité croissante des billets électroniques, il est devenu difficile de fournir leur contrepartie « en direct » au service comptable, car de nombreuses compagnies de transport ne les émettent tout simplement pas. Cependant, il ne devrait pas y avoir de problème particulier à cet égard. Un voyage en train peut être confirmé par un coupon de contrôle d'un billet électronique, c'est-à-dire par un extrait reçu sous forme électronique lors de la commande d'un billet via Internet. Ceci, en particulier, est indiqué dans la lettre récemment publiée du ministère des Finances de Russie datée du 12 avril 2013 n ° 03-03-07 / 12256.

Un itinéraire similaire / formulaire de reçu généré par un système automatisé Système d'Information enregistrement du transport aérien, il convient également si l'employé prend l'avion pour un voyage d'affaires. Certes, comme au temps des billets papier, il devra joindre à une telle impression une carte d'embarquement confirmant son vol sur l'itinéraire spécifié dans le billet électronique (lettre du ministère des Finances de la Russie du 19 avril 2013 n° 03 -03-07 / 13501).

Outre le coût du voyage lui-même, les dépenses fiscales comprennent l'assurance personnelle obligatoire pour les passagers du transport, les frais de délivrance des documents de voyage et la délivrance de la literie dans les trains. Tous les autres frais d'expédition sont réduits assiette fiscale, uniquement s'ils sont directement inclus dans le prix du billet (lettre du ministère des Finances de Russie du 24 juillet 2008 n ° 03-03-06 / 2/93).

Le coût du billet n'est pas le revenu de l'employé, quel que soit le mode de paiement. Tant dans une situation où une entreprise organise un voyage que si un employé achète lui-même un billet et que l'employeur lui rembourse ensuite ce qu'il a dépensé, ce montant n'est soumis ni à l'impôt sur le revenu ni aux primes d'assurance.

L'organisation est-elle en droit de prendre en compte les dépenses de l'employé pour un taxi jusqu'à l'aéroport d'où il part en voyage d'affaires ?

Le droit de prendre en compte dans le cadre d'autres dépenses liées à la production et (ou) à la vente, sous certaines conditions.

Lors du calcul de l'impôt sur le revenu dans le cadre d'autres dépenses associées à la production et (ou) aux ventes, l'organisation a le droit de prendre en compte les frais de déplacement. Ils comprennent notamment les frais de déplacement vers et depuis le lieu du déplacement professionnel. Dans le même temps, la législation fiscale ne contient aucune réserve ni restriction sur le type de transport qu'un employé peut utiliser pour se rendre sur le lieu du voyage d'affaires et en revenir. Confirmation: pp. 12 p.1 art. 264 du Code fiscal de la Fédération de Russie.

En outre, l'obligation de rembourser à l'employé toutes les dépenses liées à un voyage d'affaires, si elles sont effectuées avec l'autorisation et la connaissance de l'organisation, est inscrite dans la législation du travail (partie 1 de l'article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie , paragraphe 1 du paragraphe 11 du Règlement, approuvé par le décret gouvernemental RF n° 749 du 13 octobre 2008). Les frais de taxi pour l'employé jusqu'à l'aéroport sont inclus dans les frais de déplacement vers et depuis le voyage d'affaires. La procédure et le montant du remboursement de ces dépenses sont déterminés par la convention collective ou les documents internes de l'organisation (partie 2 de l'article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Conclusion: le coût d'un employé pour un taxi jusqu'à l'aéroport d'où il part en voyage d'affaires, l'organisation a le droit de prendre en compte dans le cadre des coûts lors du calcul de l'impôt sur le revenu.

Dans le même temps, toutes les dépenses aux fins du calcul de l'impôt sur le revenu ne sont prises en compte que si elles sont économiquement justifiées et documentées (clause 1, article 252 du Code fiscal de la Fédération de Russie).

Vous pouvez justifier la nécessité d'appeler un taxi, par exemple : - l'absence de lignes directes du lieu de départ du salarié à l'aéroport ; - une interruption du fonctionnement des transports en commun en cas de départ tardif (anticipé) en déplacement professionnel.

Vous pouvez justifier les dépenses : - par une commande de mise à disposition d'un véhicule pour le transport des passagers et des bagages ; - un reçu de paiement pour l'utilisation d'un taxi passager ou des chèques KKT ; - une note de service dans laquelle le salarié justifiera le motif de l'appel d'un taxi et indiquera l'itinéraire ; - règlement intérieur de l'organisation (par exemple, Règlement sur les voyages d'affaires).

Confirmation : lettres du ministère des Finances de la Russie N°03-03-06/1/621 du 4 octobre 2011 , N°03-03-06/2/162 du 27 août 2009 , N°03-03-06/1/505 du 31 juillet 2009

Ainsi, l'organisation a le droit d'indemniser l'employé détaché et de prendre en compte dans ses impôts le coût du trajet en taxi jusqu'à l'aéroport et retour. Ceci, en particulier, est indiqué dans la lettre du service financier.

Frais de subsistance

De même, la rémunération de l'hébergement d'un salarié en déplacement professionnel n'est pas soumise à toutes les « taxes sur les salaires ». Soit dit en passant, un tel avantage fiscal sur le revenu des particuliers s'applique non seulement aux voyages lorsqu'un employé de l'entreprise part en voyage d'affaires, représentant les intérêts commerciaux de l'organisation employeur, mais également lorsqu'il part, par exemple, pour un stage en afin d'améliorer ses propres compétences. Ceci est indiqué dans la lettre du ministère des Finances de Russie du 12 avril 2013 n ° 03-04-06 / 12417.

Pour confirmer le coût de la vie sur une base "rentable", vous aurez besoin de documents primaires délivrés au nom de l'employeur par l'hôtel. Selon le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 6 mai 2008 n ° 359, il peut s'agir d'un formulaire de signalement strict développé par l'hôtel lui-même. Ce BSO doit nécessairement contenir des détails tels que le nom du document, son numéro et sa série, ainsi que la date de compilation et de paiement, le nom, l'adresse légale et le NIF de l'organisation qui l'a délivré, le nom et le coût du service , fonction et nom, nom et patronyme de la personne responsable de la conception du formulaire, sa signature et le sceau de l'organisation.

La plupart des hôtels ont des caisses enregistreuses, donc au lieu de BSO, un employé détaché pourra justifier le fait de payer une chambre chèque de banque. En outre, les hôtels doivent émettre des documents attestant le fait même de la prestation de services d'hébergement, ainsi que, s'ils sont assujettis à la TVA, une facture.

Lors de la prise en compte des frais de subsistance, il convient de garder à l'esprit que les documents soumis ne doivent pas inclure les montants de la restauration de l'employé, qui, rappelons-le, sont payés au détriment de l'indemnité journalière.

Deux options s'offrent à vous : soit l'employé s'entendra avec les représentants de l'hôtel pour que le coût du petit-déjeuner soit inclus dans le coût de l'hébergement, et il n'y a aucune référence aux repas dans un restaurant local dans le document, soit le comptable devra de « regrouper » les montants alloués dans l'indemnité journalière stipulée, en les retenant des versements ultérieurs .

Autres frais de déplacement

Une organisation peut-elle inclure dans ses dépenses le coût d'un dîner d'affaires avec des partenaires organisé dans un restaurant lors d'un voyage d'affaires ?

Lors du calcul de l'impôt sur le revenu, une organisation peut prendre en compte, dans le cadre d'autres dépenses liées à la production et (ou) à la vente, les frais de représentation, nommés au paragraphe 2 de l'art. 264 du Code fiscal de la Fédération de Russie (clause 22, clause 1, article 264 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Il s'agit notamment des frais liés à la tenue de réunions officielles, de réceptions (y compris les petits-déjeuners, déjeuners ou autres événements similaires), de services aux représentants d'autres organisations participant aux négociations en vue d'établir et (ou) de maintenir une coopération mutuelle, ainsi qu'aux responsables des l'organisme contribuable participant aux négociations. Dans le même temps, la possibilité de prendre en compte ces dépenses ne dépend pas du lieu de ces événements.

Conclusion: le coût du paiement d'un dîner d'affaires avec des partenaires organisé dans un restaurant lors d'un voyage d'affaires (production) doit être reconnu lors du calcul de l'impôt sur le revenu de la manière prescrite pour la comptabilisation des frais d'accueil.

Dans le même temps, les frais d'accueil aux fins du calcul de l'impôt sur le revenu ne sont pris en compte que s'ils sont économiquement justifiés et documentés (clause 1, article 252 du Code fiscal de la Fédération de Russie).

Confirmation : lettres du ministère des Finances de la Russie N°03-03-06/2/11897 du 10 avril 2013 , N°03-03-06/1/675 du 1er novembre 2010 , N°03-03-06/1/759 du 16 novembre 2009