Les permis de voyage ont été annulés. Les permis de voyage ont été annulés, mais ne vous précipitez pas pour les oublier
À la fin de l'année dernière, le décret du gouvernement de la Fédération de Russie n ° 1595 du 29 décembre 2014 a été approuvé, modifiant des réglementations similaires sur les spécificités de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires, ainsi qu'un décret sur la procédure. et calcul des paiements en devises étrangères lors de voyages d'affaires. Ainsi, selon le nouveau décret, les employés des entreprises russes ne devraient plus recevoir de certificats de voyage. Cela a été fait afin de simplifier le travail des comptables et autres employés qui travaillent avec des documents.
Le nouveau décret du gouvernement de la Fédération de Russie n° 1595, qui a supprimé les certificats de voyage, est entré en vigueur le 8 janvier 2015. Auparavant, les certificats de voyage étaient obligatoires pour les employés. Et si, par exemple, ce document était mal exécuté, les autorités fiscales ne pourraient pas accepter les dépenses.
Selon l'acte normatif approuvé, la mention des "attestations de voyage" des anciens documents a été supprimée. Selon les règles, des marques spéciales antérieures étaient apposées sur les cartes de voyage concernant l'arrivée et le départ d'un employé, et seules les organisations d'accueil ou les hôtels pouvaient le faire. Lors de voyages d'affaires dans des pays soumis à un régime de visa, les marques au passage des frontières indiquaient les jours de départ et d'arrivée, alors qu'aucun certificat n'était utilisé.
Conformément aux modifications, le paiement des voyages d'affaires doit désormais être effectué sur la base d'autres documents, par exemple des documents de voyage (billets), qui indiquent les jours de départ et d'arrivée. Et si le voyage d'affaires a lieu sur la voiture personnelle de l'employé, il doit en informer avec une note de service. Il doit être accompagné de lettres de voiture, de reçus, de chèques de stations-service, de voyages sur une route à péage et d'autres documents pour confirmer les paroles de l'employé.
Ainsi, on voit qu'il n'est plus nécessaire d'établir une mission et un rapport sur le travail effectué. Cependant, les experts conseillent de ne pas rejeter complètement de tels documents, mais nous en reparlerons un peu plus tard.
Des arrangements de voyage appropriés en 2015
Annuler certificats de voyage n'affecte pas le fait que lorsqu'un employé est envoyé en voyage d'affaires, de nombreux rapports internes doivent être émis dans l'entreprise. Commander des billets, réserver une chambre d'hôtel ne suffira pas. Outre les chèques, quittances, indemnités journalières, une liste documents nécessaires assez impressionnant. Si vous manquez quelque chose et que vous ne savez pas comment organiser un voyage d'affaires, quels documents rédiger, il y aura des problèmes d'annulation des dépenses et il peut y avoir des réclamations auprès des autorités fiscales.
Ainsi, la liste des documents nécessaires en 2105 pour un voyage d'affaires :
- commande sur rendez-vous d'un voyage d'affaires;
- une note au journal sur la comptabilité des salariés détachés ;
- une note dans la feuille de temps ;
- si un employé utilise un véhicule personnel, une note de service est requise.
Faire une commande
Aujourd'hui, comme avant l'abolition des certificats de voyage en 2015, les formulaires unifiés de la résolution n ° 1 de 2004 du Goskomstat sont utilisés lors de l'attribution d'un voyage d'affaires à un employé et du traitement des documents. Ces formulaires doivent être finalisés en tenant compte des besoins de l'entreprise, bien que le "primaire" puisse être développé indépendamment.
Compte tenu du fait qu'il n'est pas nécessaire de délivrer une mission de service, comment organiser correctement un voyage d'affaires ? Le premier document requis pour l'enregistrement d'un voyage d'affaires est un ordre d'envoi d'un employé en voyage d'affaires. Il s'agit du formulaire n° T-9a. Il est nécessaire d'exclure la mention de la tâche de service. Le nom complet, le poste occupé par l'employé, le lieu d'arrivée et la durée du voyage d'affaires sont soumis à l'achèvement.
Comptabilité des salariés détachés et feuille de temps
Selon l'art. 167 du Code du travail de la Fédération de Russie pour les jours de voyage d'affaires doivent être payés salaire moyen. Par conséquent, le comptable effectuant le calcul les salaires, doit savoir combien de jours l'employé a été absent du lieu de travail. Le fait de partir en voyage d'affaires doit être consigné dans des documents spéciaux.
Il s'agit du registre des employés envoyés en voyage d'affaires. Le type de document a été établi par le ministère de la Santé de la Fédération de Russie en 2009, avant l'annulation des certificats de voyage. Il est prévu que le Ministère de la Santé approuvera bientôt un nouveau formulaire, mais pour l'instant nous utilisons celui-ci. Il est renseigné assez simplement : le nom complet du salarié, le nom de l'organisme où la personne est envoyée, la ville d'arrivée. La colonne du certificat doit contenir des tirets, tk. Maintenant, le certificat n'est pas délivré.
La comptabilisation du temps de travail dans la feuille de temps doit également contenir des notes sur les jours du déplacement professionnel. Cela correspond aux formulaires T-12 et T-13. En face du nom de famille et des jours correspondants doit se trouver le code "K". Le nombre d'heures travaillées n'est pas précisé.
Si, lors d'un voyage d'affaires, une personne a été amenée au travail un jour de congé sur le lieu de travail principal, cela est indiqué dans le bulletin avec les codes «K» et «PB». Si l'employeur a donné une indication de la durée du travail un jour chômé, la feuille de temps doit indiquer le nombre d'heures travaillées ce jour-là. Ceux. c'était la même chose avant l'annulation des permis de voyage. Selon l'art. 153 du Code du travail de la Fédération de Russie, le travail ces jours-là est rémunéré au double.
Documents confirmant les frais de voyage
Comment organiser un voyage d'affaires pour un employé ? Au retour d'un employé d'un voyage d'affaires, avec le comptable, un rapport préalable est établi sur le montant dépensé pour le voyage d'affaires. À partir du 8 janvier de cette année, les rapports préalables doivent être remplis sans faute. Cette exigence est présente dans l'ordre d'envoi des salariés en déplacement professionnel. Le formulaire AO-1 correspond à cela, qui doit indiquer combien d'argent a été dépensé pendant les jours d'un voyage d'affaires. Les documents confirmant les dépenses sont joints au rapport. De plus, ces données peuvent être reflétées dans la comptabilité et la comptabilité fiscale.
L'attention du comptable comment organiser un voyage d'affaires en respectant les indemnités journalières ! Lors d'un voyage en Russie, une indemnité journalière de 700 roubles et une indemnité journalière pour les voyages d'affaires d'un montant de 2 500 roubles ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. S'ils sont payés au-delà des montants spécifiés, la différence est soumise à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.
Vérification des dépenses en 2015
Le fait que les certificats de voyage aient été annulés ne signifie nullement que les documents pour confirmer les dépenses et le séjour temporaire effectif d'une personne en voyage d'affaires ne sont pas nécessaires. La durée du séjour du salarié sur le lieu du déplacement professionnel ressort des dates des documents de voyage qu'il fournit à son retour. Si une personne se déplace dans son propre moyen de transport, toutes les dates doivent être indiquées dans une note de service. Il est compilé sous quelque forme que ce soit et fourni au comptable responsable avec tous les documents confirmant l'utilisation du transport spécifié vers et / ou depuis la destination. C'est-à-dire qu'une note est soumise avec le rapport préalable.
Si une personne est envoyée dans un autre pays, comment organiser un voyage d'affaires. Le temps passé à l'étranger est déterminé par les cachets du passeport. Des photocopies de ces pages doivent être jointes à rapport préalable. Si l'État où la personne est envoyée est membre de la Communauté des États indépendants, les dates de passage de la frontière seront déterminées par les documents de voyage.
Résumer:
Il n'est pas interdit par la loi de délivrer un certificat de voyage. Mais maintenant, il ne convient que pour le contrôle interne. Terme voyage d'affaires il ne peut donc plus être confirmé. Par conséquent, le certificat ne donne pas le droit d'exonérer les frais de voyage de l'impôt sur le revenu des personnes physiques et des cotisations. Pendant la durée d'un voyage d'affaires, le salarié conserve le salaire moyen, mais pas le salaire.
Voir également:
Certains types d'activité de travail des citoyens nécessitent des déplacements professionnels à la fois permanents et rares, c'est pourquoi la question se pose de télécharger un formulaire d'attestation de déplacement pour le remplir correctement. Cependant, ce document est-il toujours requis ? Et quelles sont les règles de base pour la délivrance d'une attestation de déplacement en 2017 ? Nous parlerons de tout cela plus en détail dans cet article.
Partons en voyage d'affaires
Il ne serait pas superflu de décrypter le concept même de voyage d'affaires et d'expliquer ce que sont les per diem pour de tels voyages. Ainsi, un voyage d'affaires peut être appelé voyages en dehors des territoires où se trouvent respectivement le lieu d'activité de travail et le domicile de l'employé. Cette procédure a lieu à la demande de l'employeur. Un voyage d'affaires est une affaire purement volontaire, cependant, le paiement de celui-ci est parfois si tentant que les employés acceptent de se rendre dans d'autres villes ou pays pour suivre les instructions de leurs supérieurs.
Cependant, comme vous le savez, tout déplacement entraîne des frais. Et parfois assez significatif. Et les voyages d'affaires fréquents, en particulier dans d'autres pays, entraînent tout un article de dépenses nécessaires. Distinguons les dépenses les plus élémentaires lors d'un voyage au nom de la direction :
- Dépenses Argentà déménager directement sur d'autres territoires : une ville ou un pays ;
- Paiement de l'hébergement de l'employé dans des hôtels / auberges / motels et autres ;
- Bien entendu, des frais de séjour sont exigés pendant le voyage de cet employé.
Ce sont des dépenses et c'est le moment déterminant pour le montant du per diem. Bien sûr, leur taille lors de voyages à l'étranger augmentera considérablement.
Impôt sur le revenu personnes s'applique à tout paiement effectué à l'égard de l'employé. Par conséquent, il travaille également sur les indemnités journalières pour les voyages d'affaires. Cependant, il existe certains montants pour lesquels aucune taxe n'est facturée. L'impôt sur le revenu des personnes physiques ne fonctionne pas si :
- Le voyage d'affaires d'un employé en Russie n'a coûté à l'organisation que 660 roubles;
- S'il s'agissait d'un voyage à l'étranger et que l'employé perçoit une indemnité journalière d'un montant inférieur à 2 500 roubles, la taxe n'est pas non plus facturée.
Autrement dit, si, à la suite d'un voyage d'affaires à l'étranger, 2 600 roubles ou plus ont été dépensés, l'impôt sur le revenu des particuliers d'un montant de treize pour cent du paiement est déduit de ce montant.
formulaire d'autorisation de voyage 2017
Une attestation de déplacement est un document qui accompagne un salarié lors d'un déplacement professionnel. Bien que depuis janvier 2015, la délivrance d'une attestation de voyage ait perdu sa signification obligatoire, à la discrétion de la direction de l'organisation, ce formulaire peut être utilisé pour contrôler les dépenses de voyage. Dans ce cas, la forme du formulaire peut être arbitraire, spécialement développée par le comptable de cette entreprise et approuvée dans la pratique comptable.
En outre, en option pour l'émission d'une liste de voyage, vous pouvez prendre l'exemple standardisé précédent du formulaire T-10. La décision d'utiliser ce formulaire dans le flux de travail de l'entreprise doit être fixée dans un acte réglementaire local. L'utilisation du formulaire de ce formulaire permet d'enregistrer le fait de l'arrivée et du départ de l'employé, ainsi que la date et le lieu de ces événements, certifiés par la signature de la personne responsable et le sceau, ce qui vous permet de calculer et déduire les dépenses quotidiennes.
Un certificat de voyage standard se compose d'un recto et d'un verso. Au recto, des éléments tels que :
- Nom de l'entreprise.
- Nom, prénom, patronyme, fonction et subdivision structurelle, dans lequel le salarié de l'entreprise est répertorié.
- But du voyage.
- Période de voyage marquée par des dates de départ et de retour.
- Données de passeport de l'employé.
Toutes les données figurant dans le certificat sont certifiées par la signature du chef d'entreprise.
Le verso du certificat contient les informations suivantes :
- Le nom de l'organisation qui accueille l'employé et sa localisation.
- Dates d'arrivée et de départ du lieu du déplacement professionnel.
- Nom, prénom, patronyme des responsables du salarié entrant.
- Signature du responsable de l'organisme d'accueil, certifiée par le sceau de l'entreprise.
Dans les cas où un employé de l'organisation doit visiter plusieurs endroits au cours d'un voyage d'affaires, les informations sur chacun d'eux doivent figurer au verso de la feuille de voyage. Chaque place doit être confirmée par la signature du responsable et le sceau de l'organisation concernée.
Il peut arriver que l'organisme d'accueil ne conserve pas les registres des voyages d'affaires et ne délivre pas d'attestations de voyage. Cependant, elle est obligée de remplir les certificats des travailleurs arrivés d'autres endroits conformément à toutes les exigences de l'entreprise d'envoi. Le non-respect de ces exigences est considéré comme illégal.
Comme on peut le voir dans cet article, à l'heure actuelle, la délivrance d'une liste de voyage n'est pas une procédure obligatoire et sa forme n'est en aucun cas normalisée. Cependant, de nombreuses organisations les utilisent encore pour simplifier les calculs comptables. Dans le cas où l'organisation n'est pas engagée dans l'émission de feuilles de voyage, les dépenses sont enregistrées sur la base de chèques, reçus et autres pièces justificatives.
Les employeurs ne sont plus tenus de délivrer des missions professionnelles ou des attestations de déplacement aux salariés détachés. Dans le même temps, l'exécution du rapport de l'employé sur le travail effectué a également été annulée.
Toutes ces mesures visant à simplifier le flux de travail sont contenues dans le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 29 décembre 2014 n ° 1595. Ce document a modifié la procédure précédemment existante pour le traitement des documents lors de voyages d'affaires à partir du 8 janvier 2015 (approuvée par le gouvernement Décret du 13 octobre 2008 n° 749).
L'employé est envoyé en voyage d'affaires sur décision de l'employeur, pour une certaine période. Il est désormais possible de confirmer le temps réel passé en déplacement professionnel avec un document de voyage, que le salarié présentera à son retour. Si l'employé est parti en voyage d'affaires en transport personnel (voiture, moto), alors la durée réelle de séjour sur le lieu du voyage d'affaires est indiquée dans le mémo. Il est également remis après le retour du salarié, accompagné des pièces justificatives : lettre de voiture, factures, quittances, Les recettes monétaires etc. Tous ces documents attestent de l'utilisation du moyen de transport désigné pour le déplacement vers le lieu du déplacement professionnel et retour.
Nous ne nous engageons pas à juger pourquoi le certificat de voyage a été annulé. Ce n'est pas un document si compliqué, en règle générale, les comptables n'ont eu aucune difficulté avec son exécution. Mais dans la comptabilité fiscale, au contraire, le certificat de voyage s'est vu attribuer le rôle, sinon le premier violon, du moins loin d'être le dernier. Pour comptabiliser les dépenses, elles doivent être documentées. Bien entendu, l'art. 252 du Code fiscal de la Fédération de Russie autorise l'utilisation de documents qui ne confirment qu'indirectement les dépenses, en particulier une commande de voyage d'affaires (formulaire unifié n ° T-9 approuvé par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie n ° 1 du 05.01.2004) et documents de voyage. Mais si vous étudiez les explications du ministère des Finances, la situation est vue un peu différemment.
Le document principal sur la base duquel cette opération commerciale est prise en compte est un rapport préalable. La date de son approbation par le chef de l'organisation est la date de reconnaissance des dépenses pour un voyage d'affaires (paragraphe 5, clause 7, article 252 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Les documents suivants font partie intégrante des annexes au rapport préalable :
- attestation de voyage (formule n° T-10), approuvée. Résolution Goskomstat n ° 1)
- sur la location d'un logement;
- sur les frais réels de voyage (y compris la prime d'assurance personnelle obligatoire des passagers dans le transport, le paiement des services de délivrance des documents de voyage et de fourniture de la literie dans les trains ;
- autres frais de déplacement.
Bien entendu, dans ses précisions, le ministère des Finances se réfère aux règles inscrites dans le décret gouvernemental n° 749 du 13 octobre 2008, désormais modifié. Mais les responsables n'ont pas encore donné de nouvelles précisions sur la procédure de confirmation des dépenses en comptabilité fiscale. Et on ne sait pas exactement comment il faut maintenant confirmer le caractère professionnel du voyage pour que les critères de prise en compte des dépenses de l'art. 252 du Code fiscal de la Fédération de Russie.
Force est de constater qu'aucune entreprise ne souhaite polémiquer avec le fisc (malgré le fait que les frais de déplacement font souvent l'objet d'un contentieux). Et il ne veut pas payer les voyages d'affaires des employés sur le bénéfice net. Par conséquent, il est raisonnable de ne pas se précipiter pour refuser de délivrer des certificats de voyage. Ils ont été annulés mais pas interdits. Fixez dans l'acte réglementaire local la préparation obligatoire d'un certificat de voyage - ce sera raisonnable, rationnel et vous serez plus calme.
À jour et légal réglementation des déplacements - échantillon 2017- aidera à organiser efficacement les voyages d'affaires des employés et en même temps à éviter les conflits avec les inspections fiscales et du travail. Réfléchissez aux nuances à prendre en compte et donnez-en un exemple acte local, en tenant compte des conditions légales de 2017.
Être ou ne pas être
Le document réglementant la procédure de remboursement des frais aux employés lors de voyages d'affaires (logement, voyage, indemnité journalière) est généralement appelé - réglementation des voyages (échantillon 2017 sera à la fin de l'article). La même disposition détermine la liste des actions des deux parties - le salarié et l'employeur - en cas de situations atypiques lors d'un déplacement professionnel.
Chaque entreprise devrait avoir son propre document, qui décrit clairement toutes les nuances des voyages d'affaires qui la caractérisent.
EXEMPLE
Si les déplacements professionnels sont souvent programmés pour des vacances ou des week-ends, il est nécessaire de préciser le montant du paiement pour cette période.
Je ne peux pas dire clairement Les règles de voyage sont obligatoires ou non. Le fait est que la question du financement lors des déplacements professionnels peut également être couverte par le règlement sur la rémunération. En outre, la législation n'oblige pas à établir ce document et permet de déterminer le montant de l'indemnisation sur la base d'un acte réglementaire interne (conformément à la partie 4 de l'article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie).
Comment les délais sont fixés
La durée du séjour d'un employé en voyage d'affaires détermine également règlements de voyage. Et ici, il est important de ne pas oublier les circonstances de force majeure.
EXEMPLE
LLC "Guru" a envoyé le chef comptable Shirokov en voyage d'affaires. La durée d'absence selon l'arrêté est de 3 jours (6-8 septembre 2017). Dans le même temps, la compagnie l'a envoyé par avion, mais le vol de retour a été retardé. En conséquence, l'employé n'est revenu en ville que le soir du 10 février. C'est, en fait, le voyage a duré 5 jours. Et la détermination du moment du voyage est ainsi prescrite règlement de voyage 2017 année chez Guru LLC.
Il n'y a pas d'instructions claires pour les situations où une personne s'est rendue au lieu de voyage d'affaires lors d'un transport de passage. La détermination de la durée du voyage dans ce cas se fait sur la base de l'ordre de la direction, qui a été établi pour émettre une instruction lors d'un voyage d'affaires. La base de détermination de la durée d'absence d'un employé est la suivante :
- dates de début et de fin du voyage d'affaires, conformément au présent arrêté ;
- documents connexes (en fonction de la situation spécifique).
dépenses
Généralement règlements de voyage comprend plusieurs rubriques. L'un des principaux concerne la procédure de soumission des rapports liés à l'envoi en voyage d'affaires. Et la règle la plus courante est :
Lors de l'établissement de la provision, il est nécessaire de préciser les éléments de frais de déplacement que l'organisation indemnise l'employé.
EXEMPLE
LLC "Guru" rembourse aux voyageurs d'affaires les frais de restauration d'un montant maximum de 1 000 roubles par jour.
Le mécanisme de compensation des coûts pour les employés qui se rendent à l'adresse désignée par transport personnel devrait également être couvert par réglementation sur les voyages d'affaires. Dans de tels cas, la durée du voyage est fixée en fonction de la lettre officielle que le voyageur doit rédiger après son retour au bureau.
Un jour
Si le voyage d'affaires est d'une journée, c'est-à-dire que l'employé est rentré chez lui la nuit, l'organisation est tenue de compenser tous les frais de déplacement et le transport des bagages nécessaires au travail (le cas échéant). Mais l'indemnité journalière pour un tel voyage d'affaires n'est pas autorisée.
La question de la possibilité d'un retour quotidien est décidée par le chef d'entreprise. Celui-ci prend en compte :
- kilométrage jusqu'au lieu du voyage d'affaires ;
- l'emploi de l'employé pendant le voyage et la nature de son travail ;
- temps de repos nécessaire.
La décision prise par la direction est consignée dans une note. Si un retour journalier n'est pas possible, l'indemnité journalière est versée sur une base générale.
Départ (retour) un week-end
Selon l'article 153 du Code du travail de la Fédération de Russie, le départ en voyage d'affaires ou le retour de celui-ci un jour de congé est payé au moins en 2e taille. Dans le même temps, le salarié a le droit de refuser la double compensation en faveur du paiement habituel, couplé à des jours de congé, à tout moment qui lui convient. Le nombre de ces jours de congé détermine le nombre de jours de congé compris dans la période du voyage d'affaires.
Direction
La législation de la Fédération de Russie ne prévoit pas la préparation obligatoire d'une note de service en tant que direction lors d'un voyage d'affaires. La question de la nécessité ce document chaque entreprise décide séparément. Vous pouvez le composer sous forme libre en précisant :
- raisons du voyage;
- tâches à résoudre par le salarié détaché.
Il existe des situations où ce document officiel est rédigé directement par l'employé lui-même. Ceux-ci inclus:
- utilisation d'une voiture personnelle, de société ou de location lors d'un voyage d'affaires ;
- l'employé n'a pas de papiers confirmant la dépense des fonds alloués.
Dans ces cas, une note de service est rédigée au retour de voyage du salarié.
Ai-je besoin d'un permis de voyage en 2017
Un document qu'une entreprise délivre à un employé lors d'un voyage d'affaires s'appelle un certificat de voyage. Il peut être utilisé pour expliquer l'heure et le lieu de l'employé pendant son absence du lieu d'affectation permanent. Cependant, depuis janvier 2015, ce certificat a été annulé. Par conséquent, il n'est pas requis par la loi de le formaliser.
Nouveautés dans règlement de voyage 2017 de l'année
Depuis 2017, les indemnités journalières excédentaires doivent être versées les primes d'assurance. Dans le même temps, le paragraphe 2 de l'art. 422 du Code fiscal de la Fédération de Russie prévoit les normes précédentes de trésorerie quotidienne. Leurs tailles n'ont pas été affectées par les changements :
- 700 roubles / jour - pour les voyages d'affaires à travers le pays;
- 2500 roubles par jour - en cas de départ à l'étranger.
C'est peut-être le seul changement global dans les voyages d'affaires qui doit être pris en compte lors de l'élaboration nouvelle politique voyages en 2017.
EXEMPLE
L'indemnité journalière minimale pour les voyages d'affaires à l'intérieur du pays, établie par nouvelle réglementation sur les voyages d'affaires en 2017 LLC "Guru" est égal à 1 000 roubles / jour.
Lors d'un voyage d'affaires dans une région voisine pendant 3 jours, le montant de l'indemnité journalière sera de 3 000 roubles. Parmi ceux-ci, 900 roubles sont soumis à des primes d'assurance.
Gardez à l'esprit: l'entreprise a le droit de fixer indépendamment le montant des indemnités journalières de ses employés lors de voyages d'affaires à l'intérieur du pays et à l'étranger. Législation russe il n'y a aucune restriction à cet égard.
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19.03.2015 02:38
Les spécificités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires sont régies par le décret gouvernemental n° 749 du 13 octobre 2008. Ce document détermine quels documents les employeurs et les employés doivent établir lors de l'envoi et du retour d'un voyage d'affaires, ainsi que le paiement des indemnités journalières et autres dépenses lors d'un voyage d'affaires.
Depuis le 8 janvier 2015, des changements importants sont entrés en vigueur, ils simplifient le workflow lié à l'envoi des collaborateurs en déplacement professionnel. Ces changements : 1) ne prévoient pas la préparation d'une affectation de travail ; 2) n'exigent pas de rapport sur les travaux effectués; 3) annuler l'attestation de déplacement en 2015.
Désormais, l'employé est envoyé en voyage d'affaires sur la base de l'ordre du chef, et la durée de son séjour effectif en voyage d'affaires est déterminée sur la base des documents de voyage qui lui sont fournis.
Annulation d'une attestation de déplacement et déplacements professionnels à l'étranger
Dans ce cas, le fait de franchir la frontière est important. Si un employé est envoyé en voyage d'affaires dans des pays étrangers, le fait de franchir la frontière est établi par les marques du passeport.
Si un voyage d'affaires est effectué dans les pays de la CEI, où aucune marque n'est apposée sur le passeport lors du franchissement de la frontière, le fait de franchir la frontière peut être constaté dans les documents de voyage de l'employé.
Documents pour l'enregistrement d'un voyage d'affaires à partir du 8 janvier 2015
- Un ordre d'envoyer un employé en voyage d'affaires dans le formulaire T-9, dans lequel il est nécessaire d'indiquer le moment du voyage d'affaires et son objet.
- Journal de comptabilité pour les employés partant en voyage d'affaires. Désormais, au lieu du numéro du certificat de voyage, le numéro et la date de la commande d'envoi de l'employé en voyage d'affaires sont indiqués.
- Emploi du temps.
- rapport préalable. Au retour d'un voyage d'affaires, le salarié doit remplir un rapport préalable dans les trois jours ouvrables. Les documents de voyage et autres documents confirmant les dépenses d'un voyage d'affaires doivent y être joints. Si le salarié est parti en voyage d'affaires en transport personnel, il doit alors joindre à la note de frais une note de service et des documents confirmant l'utilisation de ce transport (frais de carburant et de lubrifiants).
- Une note de service d'un employé, remplie sous quelque forme que ce soit, dans le cas où il se rend sur le lieu du voyage d'affaires et revient en transport personnel. Il indique la durée effective du séjour en déplacement professionnel, et y sont également joints des documents attestant de l'utilisation du transport personnel et du fait qu'il a eu des frais (feuilles de voyage, chèques, factures, etc.). Une note est jointe au rapport préalable.
Puis-je continuer à délivrer des permis de voyage?
Si l'employeur souhaite que ses employés continuent à délivrer des attestations de déplacement, il a le droit de le faire.
Si le règlement sur le paiement des frais de voyage contient des exigences pour un certain flux de documents et qu'aucun changement n'y a été apporté, à compter du 8 janvier 2015 et prévoyant l'annulation des attestations de voyage, alors les employés seront toujours tenus de mettre des notes dans le certificat de voyage - jusqu'à ce que l'ordre du superviseur pertinent ne soit pas modifié.
Si l'employeur soutient l'initiative de minimiser le flux de travail, il peut alors modifier sa commande ou même émettre une nouvelle commande sur le flux de travail lors de l'envoi d'employés en voyage d'affaires, en précisant sur la base de quels documents les employés seront envoyés en voyage d'affaires . Dans le même temps, il ne faut pas oublier que même avec un certificat de voyage, les documents de voyage sont d'une grande importance.
Souvent, les employeurs approuvent le "Règlement sur les voyages d'affaires". En cas de refus d'utilisation des attestations de déplacement, il est nécessaire d'apporter les modifications appropriées à ce document et d'en familiariser les employés. Ce que vous devez faire pour cela :
- supprimer la mention des attestations de déplacement et des missions officielles dans le document ;
- indiquer que la période et le but du voyage d'affaires sont déterminés par l'ordre d'envoyer l'employé en voyage d'affaires ;
- fixer que dans le cas d'un salarié voyageant en voyage d'affaires en transport personnel, à son retour il devra présenter une note de service et des pièces justificatives.
Il n'y a pas de documents confirmant le voyage et l'hébergement pendant le voyage d'affaires. Que faire?
Il y a des situations où un employé n'a pas du tout de documents confirmant le voyage et l'hébergement lors d'un voyage d'affaires. Mais en même temps, il a un certificat de voyage avec les marques nécessaires. D'une part, cela peut servir de preuve fiscale que le voyage d'affaires a bien eu lieu. En revanche, dans une telle situation, l'entreprise prendra encore beaucoup de risques. Et cela vaut la peine d'être gardé à l'esprit.
En cas de perte des documents de voyage, il est préférable que l'employeur demande une confirmation du voyage à l'organisme de transport.
En voyage d'affaires dans les transports officiels: caractéristiques de conception
Les règles ne précisent pas comment confirmer les jours où un employé est en voyage d'affaires s'il part en voyage d'affaires pour transport officiel, ainsi que la manière de confirmer qu'il était en voyage d'affaires, s'il n'a pas du tout de documents de voyage.
Les employeurs déterminent eux-mêmes le montant et la procédure de remboursement des dépenses liées à voyage d'affaire, en local règlements ou des conventions collectives, sauf disposition contraire des actes juridiques réglementaires de la Fédération de Russie (article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie). Cela signifie que dans tous les autres cas (à l'exception de ceux où l'employé part en voyage d'affaires, s'il a des billets ou s'il part en voyage d'affaires en transport personnel), l'employeur a le droit de déterminer la durée pendant laquelle l'employé est en voyage d'affaires sera déterminé et sur la base de quels documents il sera mis en œuvre.
Si un employé part en voyage d'affaires dans les transports officiels et qu'il conduit lui-même, le fait qu'il est en voyage d'affaires sera confirmé par une note de service avec lettre de voiture jointe.
Si plusieurs employés partent en voyage d'affaires dans un bus d'affaires avec un chauffeur au volant, vous pouvez écrire dans l'ordre du responsable que les employés partent en voyage d'affaires dans un bus d'affaires. Dans ce cas, dans la demande de prise en charge des frais de déplacement, il peut être stipulé qu'au retour d'un déplacement professionnel, les salariés sont tenus d'établir une note de service. Dans une note de service, les employés indiqueront à l'employeur dans quel bus ils sont allés en voyage d'affaires, quand ils sont partis et quand ils sont revenus. Une note de service et une lettre de voiture serviront de confirmation du nombre de jours que les employés sont en voyage d'affaires. Un tel flux de documents devrait être stipulé dans l'acte réglementaire local.
L'employé reste en voyage d'affaires pour le week-end ou part en voyage d'affaires plus tôt
Le temps passé en déplacement professionnel est déterminé en fonction des documents à établir. Le décret n ° 749 contient la clause 19, qui prévoit le paiement d'indemnités journalières pour le retard en cours de route, mais uniquement si l'employé présente des documents confirmant le fait du retard forcé.
L'ordre du responsable d'envoyer l'employé en voyage d'affaires doit clairement indiquer les dates auxquelles l'employé était en voyage d'affaires, et l'employé doit avoir une note dans laquelle il demande d'acheter un billet pour une date ultérieure ou une date antérieure. Cela nécessite l'approbation du gestionnaire. Sur la base de l'ordre du responsable, les jours de déplacement professionnel seront payés conformément à l'ordre. Les jours supplémentaires ne seront pas payés.
Dans ce cas, il faut se souvenir de la lettre du ministère des finances du 30 juillet 2014 n° 03-04-06/37503 relative à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et à l'impôt sur le revenu. Si un employé est retardé lors d'un voyage d'affaires, par exemple, pour un week-end, le billet de retour peut être inclus dans les dépenses d'impôt sur le revenu et ce ne sera pas le revenu de l'employé pour l'impôt sur le revenu des particuliers imposable. Par conséquent, aucune prime d'assurance n'est requise.
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