Максимален размер за хотелско настаняване при бизнес пътуване. Разходи за живот по време на командировка

Една от частите пътни разходиса разходите за хотелски услуги. Служителят е длъжен да представи оправдателни документи. Това може да бъде фактура, касиерски чек, а понякога и просто разписка за PKO.
Какъв вид документ ще удовлетвори данъчните власти? Ами ако закуската е посочена? Ще намерите отговори на тези и други въпроси в статията.

Компанията е длъжна да възстанови на служителя разходите, направени по време на командировка, за разходите за наем на жилищна площ (член 168 от Кодекса на труда на Руската федерация, клауза 11 от Правилника за командировките, одобрен с постановление на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. № 749). Но за това служителят трябва да потвърди разходите си с документ.

Хотелска сметка

Какъв документ ще потвърди плащането за хотелско настаняване, така че компанията да няма претенции от IFTS по време на проверката?

Ако хотелът не използва касови апарати, тогава в този случай той е длъжен да изготви строг отчетен формуляр, чийто формуляр е разработен самостоятелно (Писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 25 февруари 2015 г. № 03 -07-11 / 9440). В същото време името на този документ може да бъде каквото и да е (разписка, чек от хотел, фактура, ваучер и др.). Спомнете си, че до 1 декември 2008 г. хотелите използваха формуляр № 3-G като строга форма за отчитане, одобрена със Заповед на Министерството на финансите на Русия от 13 декември 1993 г. № 121. Но сега този формуляр не се използва и , както обясняват служители, този документне може да се използва като BSO (писма на Министерството на финансите на Русия от 19 януари 2009 г. № 03-01-15 / 1-11, от 7 август 2009 г. № 03-01-15 / 8-400).

В момента всеки хотел разработва своя собствена строга форма за отчитане. В същото време трябва да се вземат предвид определени изисквания, наложени от законодателството относно проектирането на BSO. Ако поне едно изискване не е изпълнено, документът не може да бъде приписан на BSO. Съответно фирма, чийто служител носи такъв документ от командировка, може да има проблеми с отчитането на разходите за живот и приспадането на ДДС върху тези разходи. Какви са тези изисквания?

Първо, формулярът за стриктно отчитане трябва да съдържа необходимите данни, чийто списък е установен в клауза 3 от Наредбата за прилагане на парични сетълменти и (или) сетълменти с платежни карти без използване на касови апарати (одобрен с Указ на Правителството на Руската федерация от 06.05.2008 г. № 359). Такива подробности включват по-специално името на документа, шестцифрения номер и серия, името на организацията, предоставяща услугите, нейното местоположение и TIN, както и печат.

Второ, прост компютър не може да се използва за формиране на стриктни формуляри за отчитане. Факт е, че формата на документа трябва да бъде направена по типографски начин или оформена с помощта автоматизирани системи(клауза 4 от Правилника, одобрен с Указ на правителството на Руската федерация от 06.05.2008 г. № 359). Автоматизираната система трябва да бъде защитена от неоторизиран достъп, да идентифицира/записва и съхранява всички операции с формуляра на документа за минимум 5 години. Също така при попълване на формуляра на документ и издаване на документ от автоматизирана система се съхраняват уникален номер и серия на неговия формуляр. Същите заключения са дадени и в писмата на Министерството на финансите на Руската федерация от 5 май 2014 г. № 03-01-15 / 20962 от 7 ноември 2008 г. № 03-01-15 / 11-353.

Ако служител е донесъл „хотелска“ сметка от командировка, която не отговаря на тези изисквания, и компанията е взела предвид разходите за живот по такава сметка при облагане на печалбите, тогава ако възникнат искове от Федералната данъчна служба, тя има възможност да защити разходите си в съда (Решение на Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг от 1 ноември 2010 г. по дело № A52-3413 / 2009).

Вторият вариант е хотелът да прилага КПК. Съответно BSO може вече да не се издава, а касовата бележка ще бъде документ, потвърждаващ плащането за настаняване. Обикновено към него се прилага и документ (най-често фактура), който съдържа пълни данни за местожителството на дадено лице.

Но какво ще стане, ако командированият служител донесе разписка към касовата бележка вместо чек или BSO?

В такава ситуация компанията може да има проблеми по време на проверката. Данъчните власти могат да признаят такива разходи за неправомерно взети предвид при облагане на печалбите, но в съда компанията има шанс да оспори исковете на Федералната данъчна служба (Резолюция на Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг от 10 февруари 2009 г. по дело № A56-27225 / 2007 г.).

Освен това има вероятност да се начислят допълнителен данък върху доходите на физическите лица и застрахователни премии върху размера на компенсацията за „хотелски“ разходи въз основа на разписка за PKO. На практика някои инспектори смятат, че компенсацията за хотелски разходи, потвърдена с такава разписка, формира дохода на служителя. Един такъв случай беше разгледан от FAS на Московска област в резолюция № KA-A40/4142-09 от 25 май 2009 г. Вярно, там ставаше въпрос за начисляването на UST и данък върху доходите на физическите лица. Съдът не се съгласи с инспекторите и призна допълнителното начисляване за незаконосъобразно, като посочи, че други документи потвърждават разходите за хотелско настаняване. В тази ситуация да предварителни отчетиразписки бяха приложени към касови бележки, които са официални документи, потвърждаващи получаването на пари от продавача. Липсата на проверка на CCP, при наличието на други подкрепящи документи, не може да бъде безусловно доказателство за злоупотреба със средства от отговорни лица и получаване от тях на плащания, подлежащи на UST и данък върху доходите на физическите лица. По този начин FAS заключава, че средствата, издадени на служителите по доклада, не са техен доход, тъй като са използвани в интерес на компанията.

Подобно заключение се съдържа и в решенията на Федералната антимонополна служба на Западносибирския окръг от 13 април 09 г. № F04-1948 / 2009 (4045-A75-49), Федералната антимонополна служба на Московския окръг от 29 февруари , 2008 г. No KA-A40 / 14043-07.

Трябва да се отбележи, че на 9 октомври 2015 г. Указ на правителството на Руската федерация № 1085 одобри новите Правила за предоставяне на хотелски услуги. Трябва да се отбележи, че те посочват задължението на хотела да издаде на потребителя касов бонили документ, издаден на бланка за строг отчет. Надяваме се, че с излизането на новите правила хотелите ще станат по-отговорни към бумащината и ще спрат да издават документи, които не отговарят на закона.

Без документи за пребиваване

И ако служителят не донесе от хотела нито чек, нито BSO, нито разписка за PKO? В случай на загуба на документи от служител, можете да поискате сертификат от хотела, потвърждаващ факта на пребиваване на определено лице в този хотел. Специалистите от Федералната данъчна служба на Руската федерация за Москва не виждат пречки за осчетоводяване на „хотелски“ разходи въз основа на такова удостоверение (писмо № 16-15/084374 от 26.08.14 г.). Вярно е, че столичните данъчни власти поясняват, че удостоверението от хотела трябва да съдържа подробности за предоставените услуги и да потвърждава плащането за настаняване на служителя. А фирмата от своя страна трябва да разполага с други документи, установяващи периода на престой на командирования служител в населеното място, където се намира хотелът.

Съществуват обаче рискове местните данъчни власти да не бъдат доволни от такъв сертификат. Ето защо компаниите трябва да бъдат подготвени за спорове с одитори. Вярваме, че в съда компанията ще може да оспори исковете, възникнали от IFTS, тъй като трябва да се вземат предвид и документи, косвено потвърждаващи разходите (клауза 1 на член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Възможно е да липсват документи за хотелски услуги по друга причина. Фирми, в които командировките, особено в едно и също населено място, са доста чести, могат да наемат апартаменти за тази цел. В този случай самата компания плаща за наема на апартамента, а на служителя не се възстановяват разходите за живот. Възниква въпросът: може ли една организация да вземе предвид разходите за наемане на апартаменти при облагане на печалбата? Да може би. Но, както обясняват служители, само за периода на действително пребиваване на служителите в него (писма на Министерството на финансите на Русия от 25 март 2010 г. № 03-03-06 / 1/178 от 25 януари 2006 г. 03-03-04 / 1/58). Специалистите на Федералната данъчна служба на Русия за Москва се съгласиха с това в писмо № 16-15 от 16 април 2010 г. / [имейл защитен]

Тоест, ако договорът за наем на апартамент е сключен за шест месеца, а общият период на командировки за всички служители, които се редуват да живеят в него, е 5,5 месеца, тогава инспекторите ще считат наема за оставащия половин месец до да бъде неоснователен данъчен разход за компанията.

Закуска на сметка

Почти всеки хотел разполага с ресторант, кафене или трапезария, където на гостите може да се предложи закуска. Така че, ако цената на храната е посочена отделно в хотелската сметка, имайте предвид, че е по-добре да не включвате тези разходи за организацията в „данъчни“ разходи. Това следва от член 264, параграф 1, параграф 1 от Данъчния кодекс на Руската федерация. В него се казва, че разходите могат да включват разходите на служителя за заплащане на допълнителни услуги, предоставени в хотели (с изключение на услуги в барове и ресторанти, в стаята, използване на развлекателни и здравни съоръжения).

Трябва да се отбележи, че ако хотелът няма ресторант или кафене, а трапезария, тогава официално посоченото ограничение може да бъде пренебрегнато. Това, разбира се, е рисковано, но една организация успя да докаже легитимността на отчитането на разходите за закуска в кафенето като „доходоносен разход“. Пример за това е постановлението на Федералната антимонополна служба на Западносибирския окръг от 17 ноември 2010 г. по дело № A45-26455/2009. Тъй като данъчните власти не доказаха предоставянето на хранителни услуги на служители в ресторант или бар, съдът счете за законосъобразно признаването на разходите за закуска в данъчното счетоводство. И съответно приемането на ДДС върху стойността на "столова" закуска се приспада.

В друг случай може да се види необичайно третиране на разходите за обслужване в барове и ресторанти. Девети апелативен съд в Решение № 09АП-19562/2012 от 3 август 2012 г. по дело № А40-112186 / 11-20-455 счита, че разходите за обслужване в барове и ресторанти предполагат оставяне на бакшиши и др. форми на обслужване, но не и разходи за храна. Съответно, заключава съдът, дружеството има право да признае като разходи разходите за хранене на командирован служител в ресторант.

Но, за съжаление, местните инспектори не са толкова лоялни. Следователно, за да избегне данъчни рискове, компанията може да не вземе предвид цената на закуската при облагане на печалбите.

В допълнение към данъка върху доходите възникват рискове по отношение на данъка върху доходите на физическите лица и застрахователните премии. На практика инспекторите ги добавят към цената на закуската, отразена в сметката на хотела. Освен това има официални разяснения от Министерството на финансите на Руската федерация - писмо № 03-04-06-01 / 263 от 14 октомври 2009 г. Пише, че ако разходите за храна са разпределени отделно във фактурата, тогава служителят има доход в натура. В крайна сметка компенсацията за разходите за храна не е възстановяване на разходите за наем на жилище, което е освободено от данъци. Следователно данъкът върху доходите на физическите лица и UST трябва да бъдат начислени върху разходите за храна (по времето, когато се появи това писмо, компаниите плащаха UST вместо застрахователни премии).

Какво ни казва арбитражната практика по този въпрос? Позицията на съдилищата е противоречива. Например в постановлението на Федералната антимонополна служба на Уралския окръг от 28 април 2007 г. № F09-3004/07-C2 по дело № A71-6947/06 съдът потвърди компанията. И в постановлението на Федералната антимонополна служба на Волжския окръг от 14 юли 2009 г. по дело № A65-27027 / 2007 г. съдът прие аргументите на Федералната данъчна служба.

Но какво ще стане, ако закуската фигурира в хотелската сметка, но цената й не е посочена като отделна сума? Тази ситуация не е толкова рядка, а за компаниите, които водят разходи на базата на такава сметка, е изпълнена с данъчни рискове. На практика данъчните власти или разпределят цената на закуската чрез изчисление, или напълно изключват цялата сума от „доходоносни разходи“. Нито един от двата варианта не е законен. И организацията може да оспори действията на данъчните власти в съда. Например Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг в своето постановление от 14 март 2008 г. по дело № A56-17471 / 2007 обяви за незаконни действията на данъчните власти за изключване на цената на закуската от „печеливши разходи ”, определен чрез изчисление.

Данъчните власти могат да начислят допълнителен данък върху личните доходи върху цената на закуската, установена чрез изчисление. Въпреки това в съда компанията ще може да докаже липсата на задължение за изчисляване и плащане на този данък (Резолюция на Федералната антимонополна служба на Волго-Вятски окръг от 03.10.2008 г. по дело № A31-8961 / 2006- 15).

Но застрахователни премииинспекторите едва ли ще се осмелят да начисляват, тъй като има официални обяснения, според които застрахователните премии не се начисляват върху разходите за живот на командировъчния работник в хотел, цената на стаята, в която включва цената на закуската (Писма на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Руската федерация от 05.08.2010 г. № 2011 № 14-03-11/08-13985).

Други хотелски услуги

В допълнение към самите разходи за живот, компанията понякога трябва да плаща за редица допълнителни услуги. Една от тези услуги е резервацията на стая. Както беше отбелязано по-рано, в съответствие с параграф 1, параграф 1 от член 264, параграф 12 от Данъчния кодекс на Руската федерация, разходите на служителя за заплащане на допълнителни услуги, предоставени в хотели (с изключение на обслужване в барове, ресторанти и в стаята, използване на развлекателни и здравни заведения) също подлежат на възстановяване.

Финансовият отдел смята, че резервирането на стая е допълнителна услуга, предоставяна от предприятията на хотелския комплекс. А това означава, че разходите за резервиране на хотелски стаи за пътуващи по работа могат да бъдат взети предвид при облагане на печалбите. Разбира се, при условие че тези разходи са документирани (чрез проверка на ЦК или формуляр за стриктна отчетност). Съответните разяснения са дадени в писмо № 03-03-06/1/131 от 10 март 2011 г. на Министерството на финансите.

Компанията също така ще може да вземе предвид разходите за химическо чистене при облагане на печалбата. Но само, според длъжностни лица, ако той може да обоснове производствената ориентация и икономическата осъществимост на такива разходи (Писмо на Министерството на финансите на Русия от 23 май 2013 г. № 03-03-06 / 1 / 18308). Няма да е трудно да направите това, ако целта е командировкае например среща с хора, бизнес преговори и т.н. събития, при които е важно един служител да изглежда добре. Въпреки че по-ранните служители бяха против отчитането на данъчното облагане на печалбите за разходи за химическо чистене (Писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 03.07.2006 г. № 03-03-04 / 2/170).

Лимит и неговото превишение

Някои компании, за да спестят пари, могат да определят лимит на разходите за хотелско настаняване на своите служители по време на командировки. В тази връзка възниква въпросът: ако служител е превишил този лимит, но в същото време е представил хотелска сметка за пълните разходи за живот, трябва ли компанията да удържи данък върху доходите на служителя?

Не, не трябва. Факт е, че те не се облагат с данък върху доходите на физическите лица установени със законкомпенсационни плащания, свързани по-специално с възстановяването на пътни разходи (клауза 3, член 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Член 217, параграф 10 от клауза 3 от Данъчния кодекс на Руската федерация предвижда, че доходът на командирован работник не включва действително извършени и документирани разходи за наемане на жилище.

По този начин, ако има писмено заявление от служителя, в което се посочват причините за преразхода и решението на работодателя да възстанови пълния размер на таксата за настаняване, тогава цялата сума на документираните разходи за настаняване в командировка е освободена от лични данък върху дохода, дори ако надвишава лимита, установен от компанията. Такива разяснения бяха дадени от Министерството на финансите на Руската федерация в писмо № 03-04-06/6-204 от 04.07.12 г.

Освен това цялата сума на компенсацията за разходите на служителя за наемане на помещения на мястото на командировката може да се вземе предвид за целите на данъка върху дохода. Нека обясним защо. На основание чл.168 Кодекс на трудаВ Руската федерация работодателят е длъжен да възстанови на командирования работник неговите разходи, по-специално за наемане на жилище. Разходите за командировки, по-специално за наемане на жилище, са свързани с други разходи, свързани с производството и продажбата (подточка 12, клауза 1, член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация). В същото време в Данъчния кодекс на Руската федерация няма задължение за определяне на лимита на "хотелските" разходи. По този начин цялата сума на компенсацията за такива разходи може да се вземе предвид при пълното облагане на печалбите. Горното писмо на Министерството на финансите на Руската федерация съдържа същото заключение.

Приспадане на ДДС: условия

ДДС, платен като част от разходите за хотелско настаняване, може да бъде приспаднат от организацията. Длъжностните лица обаче поставиха условие: за да се приспадне ДДС, е необходимо, първо, да има сметка, издадена в BSO, и второ, да се посочи сумата на ДДС във фактурата (Писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 25 февруари 2015 г. № 03-07-11 / 9440). Те правят такива заключения въз основа на клауза 18 от Правилата за поддържане на книга за покупки, използвани при изчисляване на данъка върху добавената стойност, одобрена с Указ на правителството на Руската федерация от 26 декември 2011 г. № 1137. Това наистина казва, че за хотел услуги в книгата за покупки се регистрират BSO с разпределения размер на данъка.

Ако хотелът вместо BSO издаде фактура и касова бележка, тогава може да се приложи и приспадането на ДДС, както е посочено в писмото на Министерството на финансите на Руската федерация от 03.04.2013 г. № 03-07-11 / 10861. Но ако фактурата за настаняване е издадена в свободна форма, приспадането на ДДС не е възможно, дори ако има касова бележка с разпределената сума на данъка. Така смята руското министерство на финансите (писмо № 03-07-11/323 от 23 декември 2009 г.).

Така при ревизията данъчните ще преглеждат документи от хотели, включително и за отделно посочване на размера на ДДС в тях. Наличието в документа на формулировката "включително ДДС" не дава, според фискалните служители, право на приспадане. Въпреки че в съда, компаниите могат да докажат легитимността на приспадането в тази ситуация. Положителни примерив арбитражната практика има (Резолюция на Федералната антимонополна служба на Уралския окръг от 2 април 2008 г. № Ф09-2063 / 08-С2).

Какви документи трябва да издаде хотелът, за да потвърди настаняването в командировка за отчет?

За всички задачи от неговото ръководство, служителят трябва да докладва за тяхното изпълнение. Когато напуска границите на града от името на ръководителя, служителят на компанията трябва предварително да се погрижи да документира пребиваването си в командировка при завръщане. Можете да изтеглите удостоверение за пътуванес предварителен доклад за Русия. Това правило е задължително за всеки служител на компанията.

Настаняване в хотел

Отивайки по фирмен бизнес в друг град, служителят решава критични въпросиза вашата организация. Следователно той трябва да помисли за местоположението си. В същото време трябва да останете в район на града, където би било удобно да се занимавате с всички бизнес въпроси. Най-добрият вариант в този случай е хотел.

Какви документи трябва да издаде хотелът на пътуващите по работа, за да потвърди факта на престоя си в хотела в момента? Обикновено това е сметка за плащане на квартира.

Списък с документи

Фактурата на хотела за авансов отчет е 3D формуляр, който съдържа следната информация:

подробности за хотела;
дата, име, номер на съставяне на формуляра;
информация за клиента, който живее в хотела, с посочване на точната продължителност на престоя;
пълно изчисляване на разходите - потвърждение на разходите за престой в хотел в командировка;
печат на хотела и подпис на отговорното лице.

За счетоводител, служител след пристигането трябва да представи документи от хотела, които потвърждават настаняването, ще се изисква и касова бележка за предварителен отчет. По-конкретно, този чек, който се издава след пълно плащане, ще служи като потвърждение за разходите на служителя, които трябва да бъдат възстановени.

Хотелска сметка без касов чек

Фактура за хотел без касова бележка не се счита за документ, потвърждаващ настаняването. В този документ може да се посочи и цената на всички допълнителни услуги, които се предоставят на служителя по време на престоя му в хотела. Въпреки това плащането за телефонни разговори, разходите за обяд или закуска, паркинг или пътни разходи се възстановяват на служителя само ако това е предвидено в договора или с личното съгласие на директора на организацията. За целта е необходимо да издадете удостоверение за пътуване, както и предварителен отчет.

Хотелски документооборот за отчитане

За добре координираната работа на всеки хотел в рамките на закона е необходима правилната подготовка на документите в хотела. Цялата работа в хотела се основава на предоставянето на определени услуги на клиентите. За да се елиминират евентуални конфликти в отношенията с клиентите, всички услуги трябва да бъдат записани в хотела в документи за строга отчетност. Списъкът с тези форми може да варира,
в зависимост от вида стопанска дейностхотели. Всеки хотел може да покаже документи и чекове, които потвърждават настаняването в хотела при командировка, в 2 варианта:

документи за регистрация на фирма;
вътрешни организационни документи на хотела.

Вътрешноорганизационните форми също включват документи, които потвърждават цената на хотела, настаняването и допълнителните услуги. Тези документи трябва да отговарят на изискванията за регистрация, които са установени по местонахождението на хотела. В крайна сметка такива документи са необходими за настаняване в хотел за счетоводния отдел на фирмата на служителя, така че да му бъдат възстановени всички разходи.

Как се подготвят документите в хотел?

Тази документация може да бъде първична или вторична. Първичната включва форми на строга отчетност. Чековете трябва да бъдат официално регистрирани в данъчната служба на KKM. Проверката от хотела за отчета се счита за много важна, тя отразява продължителността на престоя в хотела, цената на допълнителните услуги, името и т.н.

Вторична документация - това са различни формуляри, чиято форма се установява от самото ръководство на хотела.

Основната цел на чековете от хотела

В повечето случаи пътуващите по работа, които идват в друг град, живеят в хотели. Някои обаче предпочитат да живеят в частни апартаменти под наем, без да мислят, че по-късно ще е необходимо да се потвърдят пътните разходи при съставянето на предварителен отчет. В този случай няма да е лесно да направите проверка сами, тъй като формулярът има някои функции. Такъв документ, като правило, се състои от хотелска касова бележка и 3d формуляр. Формулярът трябва задължително да посочва името на хотела, TIN на продавача на услугите, печата на институцията и подписите на отговорните лица.

Хотелска разписка за командировка на хартиен носител обикновено се търси сред служителите публични институции. След пристигане трябва да подадете предварителен отчет за пътните разходи на счетоводителя, примерен за който има във всяка фирма. Този отчет се потвърждава конкретно от хотелска проверка, въз основа на която на служителя се възстановяват всички разходи за настаняване и хотелски услуги. Поради тази причина предоставянето на документи от хотела за командировани през 2016-2017 г. е въпрос от първостепенна важност.

Търговските фирми могат да използват различни схеми за отчитане. Някои отпускат предварително определена сума пари на служител, който заминава в командировка, осигурявайки разходите за настаняване, храна, транспорт и т.н. Има обаче ситуации, когато крайният срок за отчета за пътните разходи 2016-2017 г. изтече и служителят не може да намери чекове от хотела. Следователно, в съгласие с директора, служител на организацията може да използва услугите на компании, които предоставят документи за хотелски отчет, за да потвърдят плащането на услугите за настаняване.

Хотелският чек и официалната разписка за пътуване могат да бъдат издадени само от служители на хотела. Но ако официалните формуляри са изгубени, можете да се свържете с фирми, които са специализирани в продажбата на чекове. Срещу малка цена тези фирми ще ви предложат да закупите оригинални счетоводни документи за пътуване.

Докато е в командировка, служителят трябва да помисли за последващото възстановяване на всички свързани с това разходи. Ето защо е необходимо предварително да разберете какви документи предоставя хотелът за настаняване. Освен това трябва да разберете в счетоводния отдел на вашата организация дали хотелската сметка се счита за строга форма за отчитане. Някои компании може да поискат допълнителни формуляри. Всичко това трябва да се разбере предварително, за да имате време да ги поискате в хотела на пребиваване.

Разходите за наем на жилище през периода, в който служителят е в командировка, не се облагат с данък върху доходите на физическите лица.
Ако тези разходи са документирани, те не се облагат с данък върху доходите на физическите лица в пълен размер.
Ако няма документи, тогава могат да бъдат възстановени и разходите за живот (в размер, определен от организацията). Но тогава те ще бъдат освободени от данък върху доходите на физическите лица само в границите, установени в параграф 3 на чл. 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация.
Съгласно параграф 3 на чл. 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация, в случай че данъкоплатецът не представи документи, потвърждаващи плащането на разходите за наем на жилище, сумите на такова плащане се освобождават от данъчно облагане в съответствие със закона. Руска федерация, но не повече:
700 търкайте. за всеки ден на командировка на територията на Руската федерация;
2500 rub. за всеки ден, прекаран в командировка в чужбина.
Тези правила са в сила от 1 януари 2008 г.
* * *
В съответствие с чл. 9 от Федералния закон от 21 ноември 1996 г. N 129-FZ "За счетоводството" всички бизнес транзакции, извършвани от организацията, трябва да бъдат документирани с подкрепящи документи.
Какви документи могат да се използват за доказване на разходите за живот?
Най-честата ситуация е, когато служител отседне в хотел, докато е в командировка.
В същото време трябва да се има предвид, че организациите и индивидуалните предприемачи, когато извършват парични сетълменти и (или) сетълменти с платежни карти, са длъжни да използват касови апарати. Парични сетълменти и (или) сетълменти с платежни карти без използване на касови апарати са разрешени, ако се предоставят услуги на обществеността, при условие че организацията или индивидуалният предприемач издава строги формуляри за отчитане (член 2 от Федералния закон от 22 май 2003 г. N 54-FZ „ Относно използването на касови апарати при извършване на парични сетълменти и (или) сетълменти с помощта на платежни карти).
По този начин разходите за плащане на хотелски услуги могат да бъдат потвърдени или чрез касова бележка (с приложена фактура с разбивка на предоставените услуги), или чрез формуляр за строг отчет (BSO).
Обърнете внимание, че съгласно клауза 8 от Правилата за предоставяне на хотелиерски услуги в Руската федерация, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 25.04.1997 г. N 490, при регистриране на престой в хотел, разписка (купон) или др. се издава документ, потвърждаващ сключването на договор за предоставяне на услуги за настаняване.
Анализът на арбитражната практика показва, че в редица случаи данъкоплатците успяват да докажат в съда, че разписките за касови бележки също са достатъчно документално доказателство за разходите, направени от служителя за заплащане на хотелски услуги (виж Решенията на Федералната антимонополна служба на Севернокавказки окръг от 29 юли 2008 г. N F08-4212 /2008 по дело № А32-6455/2006-60/161, Северозападен окръг от 26 февруари 2008 г. N А26-1621/2007).
Трябва обаче да се има предвид, че ако разходите на служителя за плащане на хотелски услуги са потвърдени само с разписки за касови бележки или купони (без проверка на CCP или BSO), спорът с данъчните власти е неизбежен.
Ако хотелът не използва касови апарати, на клиента се издава строга бланка за отчет.
В продължение на много години хотелите използват строга форма за отчитане под формата N 3G „Сметка“ (одобрена със Заповед на Министерството на финансите на Русия от 13 декември 1993 г. N 121), която се попълва при извършване на плащане за резервация. , настаняване, както и за допълнителни платени услуги при липса на специални купони.
Въпреки това, в съответствие с Указ на правителството на Руската федерация от 6 май 2008 г. N 359 „За процедурата за извършване на парични сетълменти и (или) сетълменти с помощта на платежни карти без използване на касови апарати“ (наричан по-нататък Регламентът за парични сетълменти), този BSO може да се прилага само до 1 декември 2008 г
Забележка. От 1 декември 2008 г. Образец № 3-G "Сметка" не може да се използва като форма за строга отчетност.
Съответното обяснение е дадено в писмо на Министерството на финансите на Русия от 19 януари 2009 г. N 0301-15 / 1-11. Следователно след 01.12.2008 г. този документ без касова бележка не може да служи като документално доказателство за извършените разходи.
След 1 декември 2008 г. хотелите, работещи без касови апарати, имат право да използват самостоятелно разработен BSO, който трябва да съдържа данните, установени в клауза 3 от Наредбата за парични сетълменти. Одобрение на формата на такъв формуляр от упълномощен федерални власти Изпълнителна власт, включително Министерството на финансите на Русия, не се изисква (Писмо на Министерството на финансите на Русия от 15 декември 2008 г. N 03-01-15 / 12-376).
Така че строг формуляр за отчитане, независимо разработен от хотела, трябва да съдържа следните подробности:
а) име на документа, шестцифрен номер и серия;
б) име и правна форма - за организация (фамилия, собствено име, отчество - за индивидуален предприемач);
в) местонахождението на постоянния изпълнителен орган на юридическото лице (при липса на постоянен изпълнителен орган на юридическото лице - друг орган или лице, което има право да действа от името на юридическото лице без пълномощно);
г) идентификационен номер на данъкоплатеца, присвоен на организацията (индивидуален предприемач), която е издала документа;
д) вид услуга;
е) стойността на услугата в парично изражение;
ж) сумата на извършеното плащане в брой в бройи (или) използване на платежна карта;
з) датата на изчисляване и изготвяне на документа;
и) длъжността, фамилията, името и бащиното име на лицето, отговорно за сделката и правилността на нейното изпълнение, неговият личен подпис, печат на организацията (индивидуален предприемач);
й) други подробности, които характеризират спецификата на предоставяната услуга и с които организацията (индивидуален предприемач) има право да допълни документа.
Обърнете внимание, че ако документът, издаден от хотела, не съдържа всички горепосочени данни, той не може да се счита за строг отчетен формуляр. В този случай е необходима касова бележка за документиране на направените разходи.
Нека обърнем внимание на още един нюанс, свързан с дизайна на формуляри за строга отчетност.
Параграф 4 от Правилника за процедурата за извършване на плащания в брой предвижда, че строг формуляр за отчитане може да се направи или чрез отпечатване, или чрез използване на автоматизирани системи. В същото време, съгласно клауза 11 от Правилника, при използване на автоматизирана система трябва да бъдат изпълнени следните изисквания:
а) автоматизираната система трябва да бъде защитена от неоторизиран достъп, да идентифицира, записва и запазва всички операции с формуляра на документа за най-малко 5 години;
б) при попълване на формуляра на документа и издаване на документа от автоматизирана система се съхраняват уникалният номер и серия на неговия формуляр.
Според Министерството на финансите обикновеният компютър не отговаря на изброените изисквания, поради което не може да се използва за формиране на BSO (Писмо на Министерството на финансите на Русия от 03.02.2009 г. N 03-01-15 / 1-43) .
Съответно, ако хотелът издаде на служителя самостоятелно разработен формуляр за строг отчет, отпечатан на принтер, този документ няма да се счита от данъчните власти като документ, потвърждаващ разходите, направени от служителя.
От това следва, че единственият изход за организациите, които нямат автоматизирани системи, е да изготвят строги формуляри за отчитане по типографски начин.
Според обяснението на Министерството на финансите на Русия, когато се изготвя формуляр за строг отчет по типографски начин, трябва да се вземат предвид всички подробности, посочени в Наредбата за парични сетълменти, включително данни за производителя на формуляра на документа ( Писмо на Министерството на финансите на Русия от 03.02.2009 г. N 03-01-15 / 1-42 ).
* * *
Живеейки в хотел, особено за дълго време, служителите използват допълнителните услуги, предоставяни от хотела. Това може да са например услуги за пране или химическо чистене и др. В някои случаи в базова ценастаите не включват възможност за ползване на телевизор или хладилник. И тези "допълнителни придобивки" служителят заплаща допълнително. Цената на допълнителните услуги, като правило, се посочва в хотелската сметка като отделен ред. Впоследствие тези разходи могат да бъдат възстановени от работодателя.
Възниква въпросът: разходите за допълнителни хотелски услуги, възстановени на служителя, облагат ли се с данък върху доходите на физическите лица?
Според нас цената на разглежданите допълнителни услуги не подлежи на облагане с данък върху доходите на физическите лица поради следните причини.
В съответствие с чл. 168 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят е длъжен да възстанови на служителя разходите за наем на жилище и други разходи, направени от служителя с разрешението или знанието на работодателя.
Параграф 3 на чл. 217 от Данъчния кодекс установява, че компенсационните плащания, свързани с изпълнението на трудовите задължения от данъкоплатеца (включително възстановяване на пътни разходи), не се облагат с данък върху доходите на физическите лица.
В същото време нито Кодексът на труда на Руската федерация, нито Данъчният кодекс на Руската федерация съдържат затворен списък на пътни разходи, които не подлежат на облагане с данък върху доходите на физическите лица.
Член 168 от Кодекса на труда на Руската федерация установява, че редът и размерът на възстановяването на разходите, свързани с бизнес пътувания, се определят с колективен трудов договор или местен нормативен акт. И ако тези документи установяват, че работодателят възстановява на командирования работник разходите за заплащане на допълнителни хотелски услуги, тези суми не трябва да се облагат с данък върху доходите на физическите лица.
Имайте предвид, че няма официална позиция на руското Министерство на финансите и данъчните власти по този въпрос. Местните данъчни власти обаче обикновено настояват тези суми да бъдат включени в облагаемия доход на служителите. И тогава организациите трябва да се обърнат към съда. В същото време има примери за положителни съдебни решения, взети в полза на данъкоплатците.
Например, според Федералната антимонополна служба на Уралския окръг, плащането от страна на служител за някои допълнителни хотелски услуги (включително плащания за телевизор, хладилник и т.н.) се дължи на необходимостта от престой в хотел, не зависи по желание на служителя, а самите услуги са стандартен набор от жилищни помещения хотели. Следователно възстановяването на разходите за такива услуги не трябва да се облага с данък върху доходите на физическите лица (Решения на Федералната антимонополна служба на Уралския окръг от 22 март 2007 г. N F09-1880 / 07-C2 от 23 януари 2008 г. N F09 -4857 / 07-C2 в дело N A47-2670 / 07).
Трябва да се отбележи, че в хотел командирован работник може да плаща за различни видове развлекателни и развлекателни услуги, като сауна, плувен басейн или фитнес. Служителят може да ползва и мини-бара.
Доста често организациите компенсират такива разходи, особено за служители на ръководни позиции.
Трябва да се разбере, че данъчната инспекция няма да се съгласи с организацията, ако не включи сумата на такова обезщетение в дохода на служителя, подлежащ на облагане с данък върху доходите на физическите лица.
Следователно, ако организацията не е готова за спорове с данъчните власти, сумата
възстановяването на такива допълнителни хотелски услуги трябва да бъде удържан данък върху доходите на физическите лица.
* * *
Служител по време на командировка може да не живее в хотел, а в частен апартамент.
В този случай са възможни следните опции:
при пристигането си на мястото на командировка служителят самостоятелно наема апартамент;
организацията от свое име самостоятелно сключва договор за наем на апартамент, в който ще живее командированият работник.
В последния случай самата организация плаща директно наема на апартамента. В такава ситуация служителят не получава обезщетение за живот в частен апартамент. Съответно няма основание да се говори за облагаеми или необлагаеми с данък върху доходите на физическите лица доходи.
Ако служителят наеме апартамент сам, той трябва да представи документални доказателства за направените разходи в счетоводния отдел на организацията.
В този случай като оправдателни документи може да се използва договор за наем на апартамент, сключен със собственика на апартамента, и разписка от собственика на апартамента за получаване на средства.
Тези документи трябва да бъдат съставени в проста писмена форма (член 674 от Гражданския кодекс на Руската федерация).
Ако договорът за наем е сключен с участието на компания за недвижими имоти, в потвърждение на направените разходи служителят трябва да представи в счетоводния отдел на организацията споразумение с агенцията за недвижими имоти, разписка за плащане от наемодателя, разписка за касова бележка или касова бележка, в която е посочено заплащане на агентски услуги.