व्यापार यात्रा होटल आवास अधिकतम आकार। व्यापार यात्रा के दौरान रहने का खर्च
भागों में से एक यात्रा व्ययहोटल सेवाओं की लागत हैं। कर्मचारी को सहायक दस्तावेज जमा करने की आवश्यकता होती है। यह चालान, कैशियर चेक और कभी-कभी केवल पीकेओ की रसीद हो सकती है।
किस प्रकार का दस्तावेज़ कर अधिकारियों को संतुष्ट करेगा? क्या होगा यदि नाश्ता सूचीबद्ध है? इन और अन्य सवालों के जवाब आपको लेख में मिलेंगे।
कंपनी एक रहने की जगह किराए पर लेने की लागत के लिए एक व्यापार यात्रा के दौरान किए गए खर्चों के लिए कर्मचारी की प्रतिपूर्ति करने के लिए बाध्य है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 168, व्यापार यात्राओं पर विनियमों के खंड 11, सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित) 13 अक्टूबर 2008 नंबर 74 9 के रूसी संघ के)। लेकिन इसके लिए कर्मचारी को एक दस्तावेज के साथ अपने खर्चों की पुष्टि करनी होगी।
होटल बिल
कौन सा दस्तावेज होटल आवास के लिए भुगतान की पुष्टि करेगा ताकि चेक के दौरान कंपनी का आईएफटीएस से कोई दावा न हो?
यदि होटल कैश रजिस्टर का उपयोग नहीं करता है, तो इस मामले में यह एक सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म तैयार करने के लिए बाध्य है, जिसका रूप स्वतंत्र रूप से विकसित किया गया है (रूसी संघ के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 25 फरवरी, 2015 नंबर 03) -07-11 / 9440)। वहीं, इस दस्तावेज़ का नाम कुछ भी हो सकता है (रसीद, होटल चेक, चालान, वाउचर, आदि)। याद रखें कि 1 दिसंबर, 2008 तक, होटलों ने सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म के रूप में फॉर्म नंबर 3-जी का इस्तेमाल किया था, जिसे 13 दिसंबर, 1993 नंबर 121 के रूस के वित्त मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया था। लेकिन अब इस फॉर्म का उपयोग नहीं किया जाता है, और , जैसा कि अधिकारी बताते हैं, इस दस्तावेज़बीएसओ के रूप में इस्तेमाल नहीं किया जा सकता है (रूस के वित्त मंत्रालय के पत्र दिनांक 19 जनवरी, 2009 संख्या 03-01-15 / 1-11, दिनांक 7 अगस्त, 2009 संख्या 03-01-15 / 8-400)।
वर्तमान में, प्रत्येक होटल अपना सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म विकसित कर रहा है। उसी समय, इसे बीएसओ के डिजाइन पर कानून द्वारा लगाई गई कुछ आवश्यकताओं को ध्यान में रखना चाहिए। यदि कम से कम एक आवश्यकता पूरी नहीं होती है, तो दस्तावेज़ को बीएसओ के लिए जिम्मेदार नहीं ठहराया जा सकता है। तदनुसार, एक कंपनी जिसका कर्मचारी एक व्यापार यात्रा से ऐसा दस्तावेज लाता है, उसे रहने वाले खर्चों को ध्यान में रखते हुए और इन खर्चों पर वैट काटने में समस्या हो सकती है। ये आवश्यकताएं क्या हैं?
सबसे पहले, सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म में अनिवार्य विवरण होना चाहिए, जिसकी सूची नकद रजिस्टरों के उपयोग के बिना भुगतान कार्ड का उपयोग करके नकद बस्तियों और (या) बस्तियों के कार्यान्वयन पर विनियमों के खंड 3 में स्थापित की गई है (डिक्री द्वारा अनुमोदित) रूसी संघ की सरकार दिनांक 06.05.2008 संख्या 359)। इस तरह के विवरण में शामिल हैं, विशेष रूप से, दस्तावेज़ का नाम, छह अंकों की संख्या और श्रृंखला, सेवाएं प्रदान करने वाले संगठन का नाम, उसका स्थान और टिन, और मुहर।
दूसरे, सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म बनाने के लिए एक साधारण कंप्यूटर का उपयोग नहीं किया जा सकता है। तथ्य यह है कि दस्तावेज़ का रूप टाइपोग्राफिक तरीके से बनाया जाना चाहिए या इसका उपयोग करके बनाया जाना चाहिए स्वचालित प्रणाली(रूसी संघ की सरकार के 06.05.2008 नंबर 359 के डिक्री द्वारा अनुमोदित विनियमों का खंड 4)। स्वचालित प्रणाली को कम से कम 5 वर्षों के लिए दस्तावेज़ फॉर्म के साथ अनधिकृत पहुंच, पहचान/रिकॉर्ड और सभी कार्यों को सहेजना चाहिए। साथ ही, किसी दस्तावेज़ का प्रपत्र भरते समय और एक स्वचालित प्रणाली द्वारा दस्तावेज़ जारी करते समय, एक अद्वितीय संख्या और उसके प्रपत्र की श्रृंखला संग्रहीत की जाती है। यही निष्कर्ष रूसी संघ के वित्त मंत्रालय के पत्र दिनांक 5 मई, 2014 संख्या 03-01-15/20962, दिनांक 7 नवंबर, 2008 संख्या 03-01-15 / 11-353 में भी दिए गए हैं।
यदि कोई कर्मचारी किसी व्यावसायिक यात्रा से "होटल" बिल लाता है जो इन आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है, और कंपनी ने मुनाफे पर कर लगाते समय ऐसे खाते पर रहने की लागत को ध्यान में रखा है, तो यदि संघीय कर सेवा से दावे उत्पन्न होते हैं, तो उसके पास है अदालत में अपनी लागतों का बचाव करने का मौका (उत्तर-पश्चिम जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा का संकल्प दिनांक 1 नवंबर 2010, मामला संख्या A52-3413 / 2009)।
दूसरा विकल्प यह है कि होटल सीसीपी लागू करता है। तदनुसार, बीएसओ अब जारी नहीं किया जा सकता है, और नकद रसीद आवास के लिए भुगतान की पुष्टि करने वाला एक दस्तावेज होगा। आमतौर पर इसके साथ एक दस्तावेज़ (आमतौर पर एक चालान) भी जुड़ा होता है, जिसमें किसी व्यक्ति विशेष के निवास का पूरा डेटा होता है।
लेकिन क्या होगा अगर दूसरा कर्मचारी चेक या बीएसओ के बजाय नकद रसीद पर रसीद लाए?
ऐसे में कंपनी को वेरिफिकेशन के दौरान दिक्कत हो सकती है। कर अधिकारी इस तरह के खर्चों को गैर-कानूनी रूप से लाभ पर कर लगाते समय ध्यान में रख सकते हैं, लेकिन अदालत में कंपनी के पास संघीय कर सेवा के दावों को चुनौती देने का एक मौका है (फरवरी 10 के उत्तर-पश्चिमी जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा का संकल्प, 2009 के मामले में संख्या A56-27225 / 2007)।
इसके अलावा, पीकेओ के लिए रसीद के आधार पर "होटल" खर्च के लिए मुआवजे की राशि पर अतिरिक्त व्यक्तिगत आयकर और बीमा प्रीमियम लगाए जाने की संभावना है। व्यवहार में, कुछ निरीक्षकों का मानना है कि इस तरह की रसीद से पुष्टि की गई होटल के खर्चों का मुआवजा कर्मचारी की आय का निर्माण करता है। मॉस्को जिले के एफएएस द्वारा 25 मई, 2009 के संकल्प संख्या केए-ए 40/4142-09 में ऐसे ही एक मामले पर विचार किया गया था। सच है, वहाँ यह यूएसटी और व्यक्तिगत आयकर के उपार्जन के बारे में था। अदालत निरीक्षकों से सहमत नहीं थी और अतिरिक्त प्रोद्भवन को गैरकानूनी के रूप में मान्यता दी, यह इंगित करते हुए कि अन्य दस्तावेज होटल आवास की लागत की पुष्टि करते हैं। इस स्थिति में अग्रिम रिपोर्टरसीदें नकद प्राप्तियों से जुड़ी थीं, जो विक्रेता द्वारा धन की प्राप्ति की पुष्टि करने वाले आधिकारिक दस्तावेज हैं। अन्य सहायक दस्तावेजों की उपस्थिति में एक सीसीपी चेक की अनुपस्थिति, जवाबदेह व्यक्तियों द्वारा धन के दुरुपयोग और यूएसटी और व्यक्तिगत आयकर के अधीन भुगतान की प्राप्ति का बिना शर्त सबूत नहीं हो सकता है। इस प्रकार, एफएएस ने निष्कर्ष निकाला कि रिपोर्ट के तहत कर्मचारियों को जारी की गई धनराशि उनकी आय नहीं थी, क्योंकि उनका उपयोग कंपनी के हितों में किया गया था।
इसी तरह का निष्कर्ष वेस्ट साइबेरियन डिस्ट्रिक्ट की फेडरल एंटीमोनोपॉली सर्विस के 13 अप्रैल, 2009 नंबर F04-1948 / 2009 (4045-A75-49), मॉस्को डिस्ट्रिक्ट की फेडरल एंटीमोनोपॉली सर्विस दिनांक 29 फरवरी के प्रस्तावों में भी निहित है। , 2008 नंबर केए-ए40 / 14043-07।
यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि 9 अक्टूबर, 2015 को रूसी संघ की सरकार की डिक्री संख्या 1085 ने होटल सेवाओं के प्रावधान के लिए नए नियमों को मंजूरी दी। यह उल्लेखनीय है कि वे उपभोक्ता को जारी करने के लिए होटल के दायित्व का संकेत देते हैं नकद रसीदया सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म पर जारी एक दस्तावेज। हमें उम्मीद है कि नए नियमों के जारी होने से होटल कागजी कार्रवाई के लिए और अधिक जिम्मेदार हो जाएंगे और कानून का पालन नहीं करने वाले दस्तावेजों को जारी करना बंद कर देंगे।
कोई निवास दस्तावेज नहीं
और अगर कर्मचारी होटल से चेक, या बीएसओ, या पीकेओ के लिए रसीद नहीं लाता है? किसी कर्मचारी द्वारा दस्तावेजों के खो जाने के मामले में, आप होटल से इस होटल में किसी विशेष व्यक्ति के निवास के तथ्य की पुष्टि करने वाले प्रमाण पत्र का अनुरोध कर सकते हैं। मॉस्को के लिए रूसी संघ की संघीय कर सेवा के विशेषज्ञ इस तरह के प्रमाण पत्र (पत्र संख्या 16-15/084374 दिनांक 26.08.14) के आधार पर "होटल" खर्चों के लिए लेखांकन में कोई बाधा नहीं देखते हैं। सच है, राजधानी के कर अधिकारी निर्दिष्ट करते हैं कि होटल से एक प्रमाण पत्र में प्रदान की गई सेवाओं का विवरण होना चाहिए और कर्मचारी के आवास के लिए भुगतान की पुष्टि करनी चाहिए। और कंपनी, बदले में, दूसरे कर्मचारी के ठहरने की अवधि को उस स्थान पर स्थापित करने वाले अन्य दस्तावेज होने चाहिए जहां होटल स्थित है।
हालांकि, ऐसे जोखिम हैं कि स्थानीय कर अधिकारी ऐसे प्रमाणपत्र से संतुष्ट नहीं होंगे। इसलिए कंपनियों को ऑडिटर्स के साथ विवादों के लिए तैयार रहना चाहिए। हमारा मानना है कि अदालत में कंपनी आईएफटीएस से उत्पन्न दावों को चुनौती देने में सक्षम होगी, क्योंकि अप्रत्यक्ष रूप से खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए (रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 252 के खंड 1)।
होटल सेवाओं के दस्तावेज़ किसी अन्य कारण से अनुपलब्ध हो सकते हैं। कंपनियां जहां व्यापार यात्राएं, विशेष रूप से एक ही इलाके में अक्सर होती हैं, इस उद्देश्य के लिए अपार्टमेंट किराए पर ले सकती हैं। इस मामले में, कंपनी खुद अपार्टमेंट के किराए का भुगतान करती है, और कर्मचारी को रहने के खर्च के लिए प्रतिपूर्ति नहीं की जाती है। सवाल उठता है: क्या कोई संगठन मुनाफे पर कर लगाते समय अपार्टमेंट किराए पर लेने की लागत को ध्यान में रख सकता है? हाँ शायद। लेकिन, जैसा कि अधिकारी बताते हैं, केवल इसमें कर्मचारियों के वास्तविक निवास की अवधि के लिए (रूस के वित्त मंत्रालय के पत्र दिनांक 25 मार्च, 2010 संख्या 03-03-06 / 1/178, दिनांक 25 जनवरी, 2006 संख्या। 03-03-04/1/58)। मॉस्को के लिए रूस की संघीय कर सेवा के विशेषज्ञ 16 अप्रैल, 2010 के पत्र संख्या 16-15 में इससे सहमत थे। [ईमेल संरक्षित]
यही है, यदि एक अपार्टमेंट किराए पर लेने का अनुबंध छह महीने के लिए संपन्न होता है, और इसमें रहने वाले सभी कर्मचारियों के लिए व्यापार यात्राओं की कुल अवधि 5.5 महीने है, तो निरीक्षक शेष आधे महीने के लिए किराए पर विचार करेंगे कंपनी के लिए एक अनुचित कर व्यय हो।
बिल पर नाश्ता
लगभग हर होटल में एक रेस्तरां, कैफे या भोजन कक्ष होता है जहाँ मेहमानों को नाश्ता दिया जा सकता है। इसलिए, यदि होटल के बिल पर भोजन की लागत अलग से इंगित की जाती है, तो ध्यान रखें कि संगठन के लिए बेहतर है कि इन लागतों को "कर" खर्चों में शामिल न करें। यह रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 264 के पैरा 1 के उप-अनुच्छेद 12 से निम्नानुसार है। इसमें कहा गया है कि खर्चों में होटल में प्रदान की जाने वाली अतिरिक्त सेवाओं के भुगतान के लिए कर्मचारी के खर्च शामिल हो सकते हैं (बार और रेस्तरां में सेवाओं के अपवाद के साथ, कमरे में, मनोरंजन और स्वास्थ्य सुविधाओं का उपयोग)।
यह उल्लेखनीय है कि यदि होटल में एक रेस्तरां या कैफे नहीं है, लेकिन एक भोजन कक्ष है, तो औपचारिक रूप से संकेतित प्रतिबंध को अनदेखा किया जा सकता है। यह जोखिम भरा है, निश्चित रूप से, लेकिन एक संगठन कैफेटेरिया में नाश्ते की लागत के लिए लेखांकन की वैधता को "लाभदायक व्यय" के रूप में साबित करने में सक्षम था। इसका एक उदाहरण 17 नवंबर, 2010 को वेस्ट साइबेरियन डिस्ट्रिक्ट की फेडरल एंटीमोनोपॉली सर्विस का डिक्री है, जो केस नंबर A45-26455/2009 में है। चूंकि कर अधिकारियों ने यह साबित नहीं किया कि रेस्तरां या बार में कर्मचारियों को खाद्य सेवाएं प्रदान की जाती थीं, अदालत ने कर लेखांकन में नाश्ते के खर्च को मान्यता देना वैध माना। और, तदनुसार, "कैंटीन" नाश्ते की लागत पर वैट की स्वीकृति कटौती योग्य है।
एक अन्य मामले में, बार और रेस्तरां में सेवा लागत का असामान्य व्यवहार देखा जा सकता है। अपील की नौवीं पंचाट न्यायालय, संकल्प संख्या 09AP-19562/2012 दिनांक 3 अगस्त 2012 में मामले संख्या A40-112186 / 11-20-455 में, माना जाता है कि बार और रेस्तरां में सेवा करने की लागत का मतलब सुझाव और अन्य छोड़ना है सेवा के रूप, लेकिन भोजन के लिए खर्च नहीं। तदनुसार, अदालत ने निष्कर्ष निकाला, कंपनी को एक रेस्तरां में एक दूसरे कर्मचारी के लिए भोजन की लागत के खर्च के रूप में पहचानने का अधिकार है।
लेकिन, दुर्भाग्य से, स्थानीय निरीक्षक इतने वफादार नहीं हैं। इसलिए, कर जोखिमों से बचने के लिए, कंपनी मुनाफे पर कर लगाते समय नाश्ते की लागत को ध्यान में नहीं रख सकती है।
आयकर के अतिरिक्त, व्यक्तिगत आयकर और बीमा प्रीमियम के संदर्भ में जोखिम उत्पन्न होते हैं। व्यवहार में, निरीक्षक उन्हें नाश्ते की लागत में जोड़ते हैं, जो होटल के बिल में परिलक्षित होता है। इसके अलावा, रूसी संघ के वित्त मंत्रालय से आधिकारिक स्पष्टीकरण हैं - 14 अक्टूबर, 2009 के पत्र संख्या 03-04-06-01 / 263। इसमें कहा गया है कि अगर इनवॉयस में खाने का खर्च अलग से आबंटित किया जाता है तो कर्मचारी की आय वस्तु के रूप में होती है। आखिरकार, भोजन की लागत का मुआवजा एक आवास किराए पर लेने की लागत की प्रतिपूर्ति नहीं है, जो कराधान से मुक्त है। इसलिए, भोजन की लागत पर व्यक्तिगत आयकर और यूएसटी लगाया जाना चाहिए (जिस समय यह पत्र दिखाई दिया, कंपनियों ने बीमा प्रीमियम के बजाय यूएसटी का भुगतान किया)।
इस मुद्दे पर मध्यस्थता प्रथा हमें क्या बताती है? अदालतों की स्थिति विरोधाभासी है। उदाहरण के लिए, 28 अप्रैल, 2007 नंबर F09-3004/07-C2 के मामले में नंबर A71-6947/06 के मामले में, उरल्स जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा के डिक्री में, अदालत ने कंपनी को बरकरार रखा। और 14 जुलाई, 2009 को वोल्गा जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा के डिक्री में, मामले संख्या A65-27027 / 2007 में, अदालत ने संघीय कर सेवा के तर्कों को स्वीकार कर लिया।
लेकिन क्या होगा यदि नाश्ता होटल के बिल पर दिखाई देता है, लेकिन इसकी लागत अलग राशि के रूप में इंगित नहीं की जाती है? यह स्थिति इतनी दुर्लभ नहीं है, और ऐसे खाते के आधार पर खर्च रिकॉर्ड करने वाली कंपनियों के लिए, यह कर जोखिमों से भरा होता है। व्यवहार में, कर अधिकारी या तो गणना द्वारा नाश्ते की लागत आवंटित करते हैं, या पूरी राशि को "लाभदायक खर्चों" से पूरी तरह से बाहर कर देते हैं। कोई भी विकल्प कानूनी नहीं है। और संगठन कर अधिकारियों के कार्यों को अदालत में चुनौती दे सकता है। उदाहरण के लिए, उत्तर-पश्चिमी जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा ने 14 मार्च, 2008 के अपने डिक्री में नंबर A56-17471 / 2007 के मामले में, नाश्ते की लागत को "लाभदायक खर्चों से बाहर करने के लिए कर अधिकारियों के कार्यों को अवैध घोषित किया। ”, गणना द्वारा निर्धारित।
कर अधिकारी गणना द्वारा प्राप्त नाश्ते की लागत पर अतिरिक्त व्यक्तिगत आयकर भी लगा सकते हैं। हालाँकि, अदालत में, कंपनी इस कर की गणना और भुगतान करने के दायित्व की अनुपस्थिति को साबित करने में सक्षम होगी (मामले संख्या A31-8961 / 2006 के मामले में 03.10.2008 के वोल्गा-व्याटका जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा का संकल्प- 15)।
परंतु बीमा प्रीमियमनिरीक्षकों को चार्ज करने की हिम्मत की संभावना नहीं है, क्योंकि आधिकारिक स्पष्टीकरण हैं जिसके अनुसार एक होटल में एक व्यापार यात्रा कार्यकर्ता के रहने की लागत पर बीमा प्रीमियम नहीं लिया जाता है, एक कमरे की कीमत जिसमें नाश्ते की लागत शामिल है (पत्र के पत्र रूसी संघ के स्वास्थ्य और सामाजिक विकास मंत्रालय दिनांक 05.08.2010 संख्या 2011 संख्या 14-03-11/08-13985)।
अन्य होटल सेवाएं
आवास की लागत के अलावा, कंपनी को कभी-कभी कई अतिरिक्त सेवाओं के लिए भुगतान करना पड़ता है। इन सेवाओं में से एक कमरा आरक्षण है। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, रूसी संघ के टैक्स कोड के अनुच्छेद 264 के पैरा 1 के उप-अनुच्छेद 12 के अनुसार, होटल में प्रदान की जाने वाली अतिरिक्त सेवाओं के लिए कर्मचारी के खर्च (बार, रेस्तरां और कमरे में सेवा को छोड़कर, मनोरंजन का उपयोग) और स्वास्थ्य सुविधाएं) भी प्रतिपूर्ति के अधीन हैं।
वित्तीय विभाग का मानना है कि एक कमरा बुक करना होटल परिसर के उद्यमों द्वारा प्रदान की जाने वाली एक अतिरिक्त सेवा है। और इसका मतलब यह है कि मुनाफे पर कर लगाते समय व्यापारिक यात्रियों के लिए होटल के कमरे बुक करने की लागत को ध्यान में रखा जा सकता है। बेशक, बशर्ते कि ऐसे खर्चों का दस्तावेजीकरण किया गया हो (सीसीपी चेक या सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म द्वारा)। वित्त मंत्रालय के 10 मार्च 2011 के पत्र संख्या 03-03-06/1/131 में प्रासंगिक स्पष्टीकरण दिए गए हैं।
कंपनी मुनाफे पर टैक्स लगाते समय ड्राई क्लीनिंग की लागत को भी ध्यान में रख सकेगी। लेकिन केवल, अधिकारियों के अनुसार, अगर वह इस तरह के खर्चों के उत्पादन अभिविन्यास और आर्थिक व्यवहार्यता को सही ठहरा सकता है (रूस के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 23 मई, 2013 नंबर 03-03-06 / 1 / 18308)। अगर लक्ष्य हो तो ऐसा करना मुश्किल नहीं होगा व्यापार यात्राउदाहरण के लिए, लोगों के साथ बैठक, व्यापार वार्ता, आदि है। ऐसी घटनाएँ जहाँ एक कर्मचारी का अच्छा दिखना महत्वपूर्ण है। हालांकि पहले के अधिकारी ड्राई क्लीनिंग खर्च के लिए मुनाफे के कराधान को ध्यान में रखने के खिलाफ थे (रूसी संघ के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 03.07.2006 संख्या 03-03-04 / 2/170)।
सीमा और इसकी अधिकता
कुछ कंपनियां, पैसे बचाने के लिए, व्यापार यात्राओं के दौरान अपने कर्मचारियों के लिए होटल आवास की लागत पर एक सीमा निर्धारित कर सकती हैं। इस संबंध में, प्रश्न उठता है: यदि किसी कर्मचारी ने इस सीमा को पार कर लिया है, लेकिन साथ ही साथ रहने की पूरी लागत के लिए एक होटल बिल जमा किया है, तो क्या कंपनी को कर्मचारी से व्यक्तिगत आयकर वापस लेना चाहिए?
नहीं, यह नहीं होना चाहिए। तथ्य यह है कि वे व्यक्तिगत आयकर के अधीन नहीं हैं कानून द्वारा स्थापितमुआवजे के भुगतान से संबंधित, विशेष रूप से, यात्रा व्यय की प्रतिपूर्ति के लिए (रूसी संघ के कर संहिता के खंड 3, अनुच्छेद 217)। रूसी संघ के टैक्स कोड के अनुच्छेद 217 के खंड 3 के अनुच्छेद दस में प्रावधान है कि एक दूसरे कर्मचारी की आय में आवास किराए पर लेने के लिए वास्तव में किए गए और प्रलेखित खर्च शामिल नहीं हैं।
इस प्रकार, यदि कर्मचारी की ओर से अधिक व्यय के कारणों को इंगित करने वाला एक लिखित आवेदन है और नियोक्ता के आवास शुल्क की पूरी लागत की प्रतिपूर्ति करने का निर्णय है, तो व्यवसाय यात्रा पर आवास के लिए प्रलेखित खर्चों की पूरी राशि व्यक्तिगत से छूट है। आयकर, भले ही वह कंपनी द्वारा स्थापित सीमा से अधिक हो। इस तरह के स्पष्टीकरण रूसी संघ के वित्त मंत्रालय द्वारा पत्र संख्या 03-04-06/6-204 दिनांक 04.07.12 में दिए गए थे।
इसके अलावा, व्यापार यात्रा के स्थान पर परिसर को किराए पर लेने के लिए कर्मचारी के खर्च के लिए मुआवजे की पूरी राशि को आयकर उद्देश्यों के लिए ध्यान में रखा जा सकता है। आइए बताते हैं क्यों। अनुच्छेद 168 . पर आधारित श्रम कोडरूसी संघ में, नियोक्ता तैनात कर्मचारी को उसके खर्चों के लिए, विशेष रूप से, एक आवास किराए पर लेने के लिए प्रतिपूर्ति करने के लिए बाध्य है। व्यापार यात्राओं के लिए खर्च, विशेष रूप से, एक आवास किराए पर लेने के लिए, उत्पादन और बिक्री से संबंधित अन्य खर्चों से संबंधित हैं (रूसी संघ के कर संहिता के उपखंड 12, खंड 1, अनुच्छेद 264)। उसी समय, "होटल" खर्चों की सीमा निर्धारित करने के लिए रूसी संघ के टैक्स कोड में कोई दायित्व नहीं है। इस प्रकार, लाभ पर पूर्ण रूप से कर लगाते समय ऐसे खर्चों के मुआवजे की पूरी राशि को ध्यान में रखा जा सकता है। रूसी संघ के वित्त मंत्रालय के उपरोक्त पत्र में एक ही निष्कर्ष है।
वैट कटौती: शर्तें
होटल आवास की लागत के हिस्से के रूप में भुगतान किए गए वैट को संगठन द्वारा काटा जा सकता है। हालांकि, अधिकारियों ने एक शर्त रखी: वैट काटने के लिए, सबसे पहले, बीएसओ पर एक खाता जारी करना आवश्यक है, और दूसरा, चालान पर वैट की राशि का संकेत देना (वित्त मंत्रालय का पत्र) रूसी संघ दिनांक 25 फरवरी, 2015 संख्या 03-07-11 / 9440)। वे 26 दिसंबर, 2011 नंबर 1137 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित मूल्य वर्धित कर की गणना में उपयोग की जाने वाली खरीद पुस्तक को बनाए रखने के नियमों के अनुच्छेद 18 के आधार पर इस तरह के निष्कर्ष निकालते हैं। यह वास्तव में होटल के लिए कहता है सेवाओं की खरीद बुक बीएसओ में कर की आवंटित राशि के साथ पंजीकृत हैं।
यदि होटल बीएसओ के बजाय चालान और नकद रसीद जारी करता है, तो वैट कटौती भी लागू की जा सकती है, जैसा कि रूसी संघ के वित्त मंत्रालय के पत्र दिनांक 03.04.2013 नंबर 03-07-11 / में कहा गया है। 10861. लेकिन अगर आवास चालान एक फ्री-फॉर्म फॉर्म पर जारी किया जाता है, तो वैट कटौती संभव नहीं है, भले ही आवंटित कर राशि के साथ नकद रसीद हो। इस तरह रूसी वित्त मंत्रालय सोचता है (पत्र संख्या 03-07-11/323 दिनांक 23 दिसंबर, 2009)।
इस प्रकार, ऑडिट के दौरान, कर अधिकारी होटलों से दस्तावेजों को देखेंगे, जिसमें उनमें वैट की राशि का एक अलग संकेत भी शामिल है। "वैट सहित" शब्द के दस्तावेज़ में उपस्थिति, वित्तीय अधिकारियों के अनुसार, कटौती का अधिकार नहीं देती है। हालांकि कोर्ट में कंपनियां इस स्थिति में कटौती की वैधता साबित कर सकती हैं। सकारात्मक उदाहरणमध्यस्थता अभ्यास में हैं (यूराल जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा का संकल्प दिनांक 2 अप्रैल, 2008 नंबर 09-2063 / 08-С2)।
एक रिपोर्ट के लिए व्यापार यात्रा पर आवास की पुष्टि के लिए होटल को कौन से दस्तावेज जारी करने चाहिए?
अपने प्रबंधन से सभी कार्यों के लिए, कर्मचारी को अपने प्रदर्शन पर रिपोर्ट करना होगा। मुखिया की ओर से शहर की सीमा छोड़ते समय, कंपनी के कर्मचारी को वापसी पर व्यापार यात्रा पर अपने निवास का दस्तावेजीकरण करने के लिए अग्रिम रूप से ध्यान रखना चाहिए। आप डाउनलोड कर सकते हैं यात्रा प्रमाणपत्ररूस के लिए एक अग्रिम रिपोर्ट के साथ। यह नियम कंपनी के किसी भी कर्मचारी के लिए अनिवार्य है।
होटल आवास
कंपनी के कारोबार में दूसरे शहर में जाकर कर्मचारी फैसला करता है महत्वपूर्ण मुद्देआपके संगठन के लिए। इसलिए उसे अपनी लोकेशन के बारे में सोचना चाहिए। साथ ही आपको शहर के किसी ऐसे क्षेत्र में रहना चाहिए जहां सभी व्यावसायिक मामलों को निपटाना सुविधाजनक हो। इस मामले में सबसे अच्छा विकल्प एक होटल है।
व्यवसाय यात्रियों को होटल में उनके ठहरने के तथ्य की पुष्टि करने के लिए होटल को कौन से दस्तावेज़ जारी करने चाहिए? आमतौर पर, यह आवास के भुगतान के लिए एक बिल है।
दस्तावेजों की सूची
अग्रिम रिपोर्ट के लिए होटल इनवॉइस एक 3D प्रपत्र है जिसमें निम्न जानकारी होती है:
- होटल का विवरण;
- तिथि, नाम, फॉर्म तैयार करने की संख्या;
- होटल में रहने वाले ग्राहक के बारे में जानकारी, ठहरने की सही अवधि का संकेत;
- पूर्ण रूप से लागत की गणना - एक व्यापार यात्रा पर एक होटल में रहने की लागत की पुष्टि;
- होटल की मोहर और जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर।
एक एकाउंटेंट के लिए, आगमन के बाद एक कर्मचारी को होटल से दस्तावेज प्रस्तुत करना होगा जो आवास की पुष्टि करता है, अग्रिम रिपोर्ट के लिए नकद रसीद की भी आवश्यकता होगी। विशेष रूप से, यह चेक, जो पूर्ण भुगतान के बाद जारी किया जाता है, कर्मचारी के उन खर्चों की पुष्टि के रूप में कार्य करेगा जिनकी उसे प्रतिपूर्ति करने की आवश्यकता है।
कैशियर चेक के बिना होटल का बिल
नकद रसीद के बिना एक होटल चालान को एक दस्तावेज नहीं माना जाता है जो आवास की पुष्टि करता है। यह दस्तावेज़ उन सभी अतिरिक्त सेवाओं की लागत को भी इंगित कर सकता है जो कर्मचारी को होटल में ठहरने के दौरान प्रदान की जाती हैं। हालांकि, टेलीफोन पर बातचीत के लिए भुगतान, दोपहर के भोजन या नाश्ते की लागत, कार पार्किंग या यात्रा खर्च की प्रतिपूर्ति कर्मचारी को तभी की जाती है जब यह अनुबंध द्वारा या संगठन के निदेशक की व्यक्तिगत सहमति से प्रदान किया जाता है। ऐसा करने के लिए, आपको एक यात्रा प्रमाणपत्र, साथ ही एक अग्रिम रिपोर्ट जारी करने की आवश्यकता है।
रिपोर्टिंग के लिए होटल दस्तावेज़ प्रवाह
कानून के ढांचे के भीतर किसी भी होटल के अच्छी तरह से समन्वित कार्य के लिए, आपको होटल में दस्तावेजों की सही तैयारी की आवश्यकता होती है। होटल में सभी कार्य ग्राहकों को कुछ सेवाओं के प्रावधान पर आधारित होते हैं। ग्राहकों के साथ संबंधों में संभावित संघर्षों को खत्म करने के लिए, होटल में सभी सेवाओं को सख्त जवाबदेही दस्तावेजों में दर्ज किया जाना चाहिए। इन रूपों की सूची भिन्न हो सकती है,
प्रकार के आधार पर आर्थिक गतिविधिहोटल। प्रत्येक होटल 2 विकल्पों में दस्तावेज़ और चेक दिखा सकता है जो होटल में व्यावसायिक यात्रा पर ठहरने की पुष्टि करते हैं:
- कंपनी पंजीकरण दस्तावेज;
- होटल के आंतरिक संगठनात्मक दस्तावेज।
इंट्रा-संगठनात्मक रूपों में ऐसे दस्तावेज़ भी शामिल होते हैं जो होटल, आवास और अतिरिक्त सेवाओं की लागत की पुष्टि करते हैं। इन दस्तावेजों को पंजीकरण के लिए आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए, जो होटल के स्थान पर स्थापित हैं। आखिरकार, कर्मचारी की कंपनी के लेखा विभाग के लिए एक होटल में आवास के लिए ऐसे दस्तावेजों की आवश्यकता होती है ताकि उसे सभी खर्चों की प्रतिपूर्ति की जा सके।
होटल में दस्तावेज कैसे तैयार किए जाते हैं?
यह दस्तावेज प्राथमिक या माध्यमिक हो सकता है। प्राथमिक में सख्त रिपोर्टिंग के रूप शामिल हैं। चेक आधिकारिक तौर पर केकेएम कर सेवा के साथ पंजीकृत होने चाहिए। रिपोर्ट के लिए होटल से चेक को बहुत महत्वपूर्ण माना जाता है, यह होटल में ठहरने की अवधि, अतिरिक्त सेवाओं की लागत, नाम आदि को दर्शाता है।
माध्यमिक प्रलेखन विभिन्न रूप हैं, जिसका रूप होटल प्रबंधन द्वारा ही स्थापित किया गया है।
होटल से चेक का मुख्य उद्देश्य
ज्यादातर मामलों में दूसरे शहर में आने वाले कारोबारी यात्री होटलों में रहते हैं। हालांकि, कुछ किराए के निजी अपार्टमेंट में रहना पसंद करते हैं, जबकि यह नहीं सोचते कि बाद में अग्रिम रिपोर्ट संकलित करते समय यात्रा व्यय की पुष्टि करना आवश्यक होगा। इस मामले में, स्वयं जांच करना आसान नहीं होगा, क्योंकि प्रपत्र में कुछ विशेषताएं हैं। इस तरह के एक दस्तावेज़ में, एक नियम के रूप में, एक होटल नकद रसीद और एक 3 डी फॉर्म होता है। फॉर्म में आवश्यक रूप से होटल का नाम, सेवाओं के विक्रेता का टिन, संस्था की मुहर और जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर का संकेत होना चाहिए।
कागज पर व्यापार यात्रा के लिए होटल रसीद आमतौर पर कर्मचारियों के बीच मांग में है सार्वजनिक संस्थान. आगमन के बाद, आपको एकाउंटेंट को यात्रा व्यय के लिए एक अग्रिम रिपोर्ट प्रस्तुत करनी होगी, जिसका एक उदाहरण प्रत्येक कंपनी में उपलब्ध है। इस रिपोर्ट की विशेष रूप से एक होटल चेक द्वारा पुष्टि की जाती है, जिसके आधार पर कर्मचारी को आवास और होटल सेवाओं की सभी लागतों की प्रतिपूर्ति की जाती है। यही कारण है कि 2016-2017 में व्यापार यात्रा पर भेजे गए व्यक्तियों के लिए होटल से दस्तावेज उपलब्ध कराना सर्वोपरि है।
वाणिज्यिक फर्म विभिन्न रिपोर्टिंग योजनाओं का उपयोग कर सकती हैं। कुछ एक कर्मचारी को अग्रिम रूप से एक निश्चित राशि आवंटित करते हैं जो एक व्यावसायिक यात्रा पर जा रहा है, आवास, भोजन, परिवहन, आदि की लागत प्रदान करता है। हालांकि, ऐसी स्थितियां हैं जब यात्रा व्यय 2016-2017 पर रिपोर्ट की समय सीमा बीत जाती है, और कर्मचारी को होटल से चेक नहीं मिल पाता है। इसलिए, निदेशक के साथ समझौते में, संगठन का एक कर्मचारी उन कंपनियों की सेवाओं का उपयोग कर सकता है जो आवास सेवाओं के भुगतान की पुष्टि के लिए होटल रिपोर्ट के लिए दस्तावेज प्रदान करती हैं।
होटल चेक और आधिकारिक यात्रा रसीद केवल होटल कर्मचारी ही जारी कर सकते हैं। लेकिन, अगर आधिकारिक फॉर्म खो जाते हैं, तो आप उन फर्मों से संपर्क कर सकते हैं जो चेक की बिक्री में विशेषज्ञ हैं। एक छोटी सी लागत के लिए, ये फर्म आपको यात्रा के लिए मूल लेखा दस्तावेज खरीदने की पेशकश करेंगी।
व्यावसायिक यात्रा के दौरान, कर्मचारी को सभी संबंधित खर्चों की बाद की प्रतिपूर्ति के बारे में सोचना चाहिए। इसलिए, अग्रिम में यह पता लगाना आवश्यक है कि होटल आवास के लिए कौन से दस्तावेज देता है। इसके अलावा, आपको अपने संगठन के लेखा विभाग में पता लगाना चाहिए कि क्या होटल बिल को सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म माना जाता है। कुछ कंपनियां अतिरिक्त फॉर्म मांग सकती हैं। निवास के होटल में उनसे अनुरोध करने के लिए समय निकालने के लिए यह सब पहले से पता होना चाहिए।
कर्मचारी जिस अवधि के लिए व्यापार यात्रा पर है, उस अवधि के दौरान एक आवास किराए पर लेने के खर्च व्यक्तिगत आयकर के अधीन नहीं हैं।
यदि इन खर्चों का दस्तावेजीकरण किया जाता है, तो वे पूर्ण रूप से व्यक्तिगत आयकर के अधीन नहीं होते हैं।
यदि कोई दस्तावेज नहीं है, तो रहने के खर्च की प्रतिपूर्ति भी की जा सकती है (संगठन द्वारा स्थापित राशि में)। लेकिन तब उन्हें कला के अनुच्छेद 3 में स्थापित सीमाओं के भीतर ही व्यक्तिगत आयकर से छूट प्राप्त होगी। रूसी संघ के टैक्स कोड के 217।
कला के पैरा 3 के अनुसार। रूसी संघ के टैक्स कोड के 217 इस घटना में कि करदाता आवास किराए पर खर्च के भुगतान की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों को प्रस्तुत करने में विफल रहता है, इस तरह के भुगतान की राशि कानून के अनुसार कराधान से मुक्त है। रूसी संघ, लेकिन अधिक नहीं:
700 रगड़। रूसी संघ के क्षेत्र में व्यापार यात्रा पर होने के प्रत्येक दिन के लिए;
2500 रगड़। विदेश में व्यापार यात्रा पर बिताए गए प्रत्येक दिन के लिए।
ये नियम 1 जनवरी 2008 से प्रभावी हैं।
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कला के अनुसार। 21 नवंबर, 1996 के संघीय कानून के 9 एन 129-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग" संगठन द्वारा किए गए सभी व्यावसायिक लेनदेन को सहायक दस्तावेजों द्वारा प्रलेखित किया जाना चाहिए।
रहने के खर्च को साबित करने के लिए किन दस्तावेजों का इस्तेमाल किया जा सकता है?
सबसे आम स्थिति तब होती है जब कोई कर्मचारी व्यवसाय यात्रा के दौरान किसी होटल में रुकता है।
उसी समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि संगठन और व्यक्तिगत उद्यमी, भुगतान कार्ड का उपयोग करके नकद निपटान और (या) बस्तियां करते समय, नकदी रजिस्टर का उपयोग करने के लिए बाध्य हैं। कैश रजिस्टर के उपयोग के बिना भुगतान कार्ड का उपयोग करके नकद बस्तियों और (या) बस्तियों की अनुमति है यदि जनता को सेवाएं प्रदान की जाती हैं, बशर्ते कि संगठन या व्यक्तिगत उद्यमी सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म जारी करता है (22 मई, 2003 के संघीय कानून के अनुच्छेद 2) एन 54-FZ " भुगतान कार्ड का उपयोग करके नकद बस्तियों और (या) बस्तियों के कार्यान्वयन में नकदी रजिस्टर के उपयोग पर)।
इस प्रकार, होटल सेवाओं के लिए भुगतान की लागत की पुष्टि या तो नकद रसीद (प्रदान की गई सेवाओं के टूटने के साथ संलग्न चालान के साथ), या सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म (बीएसओ) द्वारा की जा सकती है।
ध्यान दें कि रूसी संघ में होटल सेवाओं के प्रावधान के लिए नियमों के खंड 8 के अनुसार, 04.25.1997 एन 490 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित, होटल में ठहरने, एक रसीद (कूपन) या अन्य का पंजीकरण करते समय आवास सेवाओं के प्रावधान के लिए एक समझौते के निष्कर्ष की पुष्टि करने वाला दस्तावेज़ जारी किया जाता है।
मध्यस्थता अभ्यास के विश्लेषण से पता चलता है कि कई मामलों में करदाता अदालत में यह साबित करने का प्रबंधन करते हैं कि नकद प्राप्तियों के लिए रसीदें कर्मचारी द्वारा होटल सेवाओं के भुगतान के लिए किए गए खर्चों के पर्याप्त दस्तावेजी सबूत हैं (देखें संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा के संकल्प देखें) उत्तर काकेशस जिला दिनांक 29 जुलाई, 2008 एन एफ08-4212/2008 मामले संख्या 32-6455/2006-60/161, उत्तर पश्चिमी जिला दिनांक 26 फरवरी, 2008 एन А26-1621/2007)।
हालांकि, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि यदि होटल सेवाओं के भुगतान के लिए कर्मचारी के खर्चों की पुष्टि केवल नकद रसीदों या कूपन (सीसीपी या बीएसओ चेक के बिना) की रसीदों द्वारा की जाती है, तो कर अधिकारियों के साथ विवाद अपरिहार्य है।
यदि होटल कैश रजिस्टर का उपयोग नहीं करता है, तो ग्राहक को एक सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म जारी किया जाना चाहिए।
कई वर्षों से, होटल एन 3 जी "खाता" (13 दिसंबर, 1993 एन 121 के रूस के वित्त मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित) के रूप में सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म का उपयोग कर रहे हैं, जो बुकिंग के लिए भुगतान करते समय भरा गया था। , आवास, साथ ही विशेष कूपन के अभाव में अतिरिक्त भुगतान सेवाओं के लिए।
हालाँकि, 6 मई, 2008 N 359 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री के अनुसार "नकदी रजिस्टरों के उपयोग के बिना भुगतान कार्ड का उपयोग करके नकद निपटान और (या) निपटान करने की प्रक्रिया पर" (बाद में विनियम के रूप में संदर्भित) नकद निपटान पर), यह बीएसओ केवल 1 दिसंबर, 2008 तक लागू किया जा सकता है
टिप्पणी। 1 दिसंबर 2008 से, फॉर्म नंबर 3-जी "खाता" का उपयोग सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म के रूप में नहीं किया जा सकता है।
संबंधित स्पष्टीकरण रूस के वित्त मंत्रालय के पत्र दिनांक 19.01.2009 एन 0301-15 / 1-11 में दिया गया है। इसलिए, 1 दिसंबर 2008 के बाद, नकद रसीद के बिना यह दस्तावेज़ किए गए खर्चों के दस्तावेजी साक्ष्य के रूप में काम नहीं कर सकता है।
1 दिसंबर 2008 के बाद, बिना कैश रजिस्टर के काम करने वाले होटल एक स्व-विकसित बीएसओ का उपयोग करने के हकदार हैं, जिसमें नकद निपटान पर विनियम के खंड 3 द्वारा स्थापित विवरण शामिल होना चाहिए। अधिकृत द्वारा ऐसे फॉर्म के फॉर्म की स्वीकृति संघीय प्राधिकरण कार्यकारिणी शक्ति, रूस के वित्त मंत्रालय सहित, की आवश्यकता नहीं है (रूस के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 15 दिसंबर, 2008 एन 03-01-15 / 12-376)।
इसलिए, होटल द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित एक सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म में निम्नलिखित विवरण होने चाहिए:
ए) दस्तावेज़ का नाम, छह अंकों की संख्या और श्रृंखला;
बी) नाम और कानूनी रूप - एक संगठन के लिए (अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक - एक व्यक्तिगत उद्यमी के लिए);
ग) कानूनी इकाई के स्थायी कार्यकारी निकाय का स्थान (कानूनी इकाई के स्थायी कार्यकारी निकाय की अनुपस्थिति में - कानूनी इकाई की ओर से पावर ऑफ अटॉर्नी के बिना कार्य करने का हकदार कोई अन्य निकाय या व्यक्ति);
डी) दस्तावेज़ जारी करने वाले संगठन (व्यक्तिगत उद्यमी) को सौंपी गई करदाता पहचान संख्या;
ई) सेवा का प्रकार;
च) मौद्रिक शर्तों में सेवा की लागत;
छ) नकद में किए गए भुगतान की राशि नकद मेंऔर (या) भुगतान कार्ड का उपयोग करना;
ज) दस्तावेज़ की गणना और तैयारी की तारीख;
i) लेन-देन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की स्थिति, उपनाम, नाम और संरक्षक और उसके निष्पादन की शुद्धता, उसके व्यक्तिगत हस्ताक्षर, संगठन की मुहर (व्यक्तिगत उद्यमी);
j) अन्य विवरण जो प्रदान की गई सेवा की बारीकियों को दर्शाते हैं और जिसके साथ संगठन (व्यक्तिगत उद्यमी) को दस्तावेज़ के पूरक का अधिकार है।
ध्यान दें कि यदि होटल द्वारा जारी किए गए दस्तावेज़ में उपरोक्त सभी विवरण शामिल नहीं हैं, तो इसे सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म के रूप में नहीं माना जा सकता है। इस मामले में, खर्च किए गए खर्चों का दस्तावेजीकरण करने के लिए एक नकद रजिस्टर रसीद की आवश्यकता होती है।
आइए सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म के डिजाइन से संबंधित एक और बारीकियों पर ध्यान दें।
नकद भुगतान करने की प्रक्रिया पर विनियमों के पैराग्राफ 4 में कहा गया है कि एक सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म या तो टाइपोग्राफिक तरीके से या स्वचालित सिस्टम का उपयोग करके बनाया जा सकता है। उसी समय, विनियमों के खंड 11 के अनुसार, स्वचालित प्रणाली का उपयोग करते समय, निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा किया जाना चाहिए:
ए) स्वचालित प्रणाली को कम से कम 5 वर्षों के लिए अनधिकृत पहुंच, पहचान, रिकॉर्ड और दस्तावेज़ प्रपत्र के साथ सभी कार्यों को सहेजना चाहिए;
बी) एक स्वचालित प्रणाली द्वारा दस्तावेज़ के फॉर्म को भरते समय और दस्तावेज़ जारी करते समय, इसके फॉर्म की अनूठी संख्या और श्रृंखला संग्रहीत की जाती है।
वित्त मंत्रालय के अनुसार, एक साधारण कंप्यूटर सूचीबद्ध आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है, इसलिए इसका उपयोग बीएसओ बनाने के लिए नहीं किया जा सकता है (रूस के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 03.02.2009 एन 03-01-15 / 1-43) .
तदनुसार, यदि होटल एक प्रिंटर पर मुद्रित एक स्व-विकसित सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म कर्मचारी को जारी करता है, तो इस दस्तावेज़ को कर अधिकारियों द्वारा कर्मचारी द्वारा किए गए खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ के रूप में नहीं माना जाएगा।
इससे यह पता चलता है कि जिन संगठनों के पास स्वचालित सिस्टम नहीं है, उनके लिए एकमात्र रास्ता टाइपोग्राफिक तरीके से सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म तैयार करना है।
रूस के वित्त मंत्रालय के स्पष्टीकरण के अनुसार, टाइपोग्राफिक तरीके से सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म तैयार करते समय, दस्तावेज़ के निर्माता के डेटा सहित नकद निपटान पर विनियम में निर्दिष्ट सभी विवरणों को ध्यान में रखा जाना चाहिए ( रूस के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 03.02.2009 एन 03-01-15 / 1-42)।
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एक होटल में रहना, विशेष रूप से लंबे समय तक, कर्मचारी होटल द्वारा प्रदान की जाने वाली अतिरिक्त सेवाओं का उपयोग करते हैं। यह हो सकता है, उदाहरण के लिए, कपड़े धोने या ड्राई क्लीनिंग सेवाएं, आदि। कुछ मामलों में, में आधार लागतकमरों में टीवी या रेफ्रिजरेटर का उपयोग करने की क्षमता शामिल नहीं है। और ये "अतिरिक्त लाभ" कर्मचारी अतिरिक्त रूप से भुगतान करता है। अतिरिक्त सेवाओं की लागत, एक नियम के रूप में, होटल के बिल पर एक अलग लाइन के रूप में इंगित की जाती है। इसके बाद, नियोक्ता द्वारा इन लागतों की प्रतिपूर्ति की जा सकती है।
प्रश्न उठता है: क्या व्यक्तिगत आयकर के अधीन कर्मचारी को अतिरिक्त होटल सेवाओं की प्रतिपूर्ति की जाती है?
हमारी राय में, अतिरिक्त सेवाओं की लागत निम्नलिखित कारणों से व्यक्तिगत आयकर के अधीन नहीं है।
कला के अनुसार। रूसी संघ के श्रम संहिता के 168, नियोक्ता नियोक्ता की अनुमति या ज्ञान के साथ कर्मचारी द्वारा किए गए आवास और अन्य खर्चों को किराए पर लेने की लागत के लिए कर्मचारी को प्रतिपूर्ति करने के लिए बाध्य है।
कला का अनुच्छेद 3। टैक्स कोड का 217 यह स्थापित करता है कि करदाता द्वारा श्रम कर्तव्यों के प्रदर्शन से संबंधित मुआवजे का भुगतान (यात्रा व्यय की प्रतिपूर्ति सहित) व्यक्तिगत आयकर के अधीन नहीं है।
इसी समय, न तो रूसी संघ के श्रम संहिता और न ही रूसी संघ के टैक्स कोड में यात्रा व्यय की एक बंद सूची है जो व्यक्तिगत आयकर के अधीन नहीं हैं।
रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 168 स्थापित करता है कि प्रक्रिया और संबंधित खर्चों की प्रतिपूर्ति की राशि व्यावसायिक दौरे, एक सामूहिक समझौते या स्थानीय . द्वारा निर्धारित किए जाते हैं नियामक अधिनियम. और अगर ये दस्तावेज़ स्थापित करते हैं कि नियोक्ता अतिरिक्त होटल सेवाओं के भुगतान की लागत के लिए तैनात कर्मचारी को प्रतिपूर्ति करता है, तो ये राशि व्यक्तिगत आयकर के अधीन नहीं होनी चाहिए।
ध्यान दें कि इस मुद्दे पर रूसी वित्त मंत्रालय और कर अधिकारियों की कोई आधिकारिक स्थिति नहीं है। हालांकि, स्थानीय कर अधिकारी आमतौर पर इस बात पर जोर देते हैं कि ऐसी राशि को कर्मचारियों की कर योग्य आय में शामिल किया जाए। और फिर संगठनों को अदालत जाना पड़ता है। साथ ही, करदाताओं के पक्ष में किए गए सकारात्मक अदालती फैसलों के उदाहरण हैं।
उदाहरण के लिए, उरल्स डिस्ट्रिक्ट की फ़ेडरल एंटीमोनोपॉली सर्विस के अनुसार, कुछ अतिरिक्त होटल सेवाओं के लिए एक कर्मचारी द्वारा भुगतान (एक टीवी सेट, रेफ्रिजरेटर, आदि के लिए भुगतान सहित) एक होटल में रहने की आवश्यकता के कारण होता है, निर्भर नहीं करता है कर्मचारी की इच्छा पर, और सेवाएं स्वयं रहने वाले क्वार्टर होटलों का एक मानक सेट हैं। इसलिए, ऐसी सेवाओं की लागत की प्रतिपूर्ति व्यक्तिगत आयकर के अधीन नहीं होनी चाहिए (22 मार्च, 2007 एन एफ09-1880 / 07-सी2, दिनांक 23 जनवरी, 2008 एन एफ09 के उरल्स जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा के संकल्प) -4857/07-सी2 के मामले में एन ए47-2670/07)।
यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि एक होटल में, एक तैनात कर्मचारी विभिन्न प्रकार की मनोरंजक और मनोरंजक सेवाओं, जैसे सौना, स्विमिंग पूल या के लिए भुगतान कर सकता है। जिम. कर्मचारी मिनी बार का भी उपयोग कर सकता है।
अक्सर, संगठन ऐसे खर्चों की भरपाई करते हैं, खासकर नेतृत्व की स्थिति में कर्मचारियों के लिए।
यह समझा जाना चाहिए कि कर निरीक्षक संगठन से सहमत नहीं होगा यदि इसमें व्यक्तिगत आयकर के अधीन कर्मचारी की आय में इस तरह के मुआवजे की राशि शामिल नहीं है।
इसलिए, यदि संगठन कर अधिकारियों के साथ विवादों के लिए तैयार नहीं है, तो राशि
ऐसी अतिरिक्त होटल सेवाओं की प्रतिपूर्ति व्यक्तिगत आयकर रोक दी जानी चाहिए।
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एक व्यापार यात्रा के दौरान एक कर्मचारी एक होटल में नहीं, बल्कि एक निजी अपार्टमेंट में रह सकता है।
इस मामले में, निम्नलिखित विकल्प संभव हैं:
व्यापार यात्रा के स्थान पर पहुंचने पर, कर्मचारी स्वतंत्र रूप से एक अपार्टमेंट किराए पर लेता है;
संगठन, अपनी ओर से, स्वतंत्र रूप से एक अपार्टमेंट के लिए एक पट्टा समझौता समाप्त करता है जिसमें दूसरा कार्यकर्ता रहेगा।
बाद के मामले में, संगठन स्वयं अपार्टमेंट के किराए के लिए सीधे भुगतान करता है। ऐसे में कर्मचारी को निजी अपार्टमेंट में रहने का मुआवजा नहीं मिलता है। तदनुसार, किसी भी आयकर योग्य या व्यक्तिगत आयकर के अधीन नहीं होने के बारे में बात करने का कोई कारण नहीं है।
यदि कर्मचारी अपने दम पर एक अपार्टमेंट किराए पर लेता है, तो उसे संगठन के लेखा विभाग को किए गए खर्चों का दस्तावेजी साक्ष्य प्रस्तुत करना होगा।
इस मामले में, अपार्टमेंट के मालिक के साथ एक अपार्टमेंट किराये का समझौता संपन्न हुआ, और धन की प्राप्ति में अपार्टमेंट के मालिक से रसीद का उपयोग सहायक दस्तावेजों के रूप में किया जा सकता है।
इन दस्तावेजों को एक साधारण लिखित रूप में तैयार किया जाना चाहिए (रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 674)।
यदि एक अचल संपत्ति कंपनी की भागीदारी के साथ पट्टा समझौता संपन्न होता है, तो किए गए खर्चों की पुष्टि में, कर्मचारी को संगठन के लेखा विभाग को अचल संपत्ति एजेंसी के साथ एक समझौता, भुगतान के लिए एक मकान मालिक की रसीद, एक रसीद जमा करनी होगी। एक नकद रसीद या एक नकद रजिस्टर रसीद, एजेंसी सेवाओं के लिए भुगतान का संकेत।