Questions difficiles de réflexion sur les voyages d'affaires courts. L'employé part en voyage d'affaires depuis une autre ville
№2, 2005
Il y a des moments où un employé doit se rendre dans une autre région pour les affaires de l'entreprise pendant une seule journée. Ces déplacements sont-ils considérés comme des déplacements professionnels ? Comment les payer ? Est-il possible de rembourser les frais de déplacement d'un salarié s'il a utilisé un service de taxi ?
Les voyages d'affaires ne sont pas
Déplacements professionnels des salariés dont le travail permanent est effectué sur la route ou a un caractère itinérant. Par exemple, le travail des chauffeurs et des coursiers.
Une excursion d'une journée est-elle considérée comme un voyage d'affaires ?
La définition d'un voyage d'affaires est donnée à l'article 166 Code du travail La Fédération de Russie est "le voyage d'un employé sur ordre de l'employeur pendant une certaine période de temps pour effectuer une mission officielle en dehors du lieu de travail permanent".
Dans le même temps, la durée spécifique du voyage d'affaires (ni minimale ni maximale) n'est pas définie. En principe, une excursion d'une journée est également possible.
Comment organiser des excursions d'une journée ?
Pour envoyer un employé en voyage d'affaires (même un voyage d'une journée), le responsable de l'agence de voyages doit émettre une commande sous la forme n° T-9 ou n° T-9a si plusieurs employés sont envoyés en voyage. Ces formulaires ont été approuvés par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n ° 1.
Mais écris certificat de voyage non requis pour les excursions d'une journée. Cela découle du paragraphe 2 de l'instruction du ministère des Finances de l'URSS, du Comité d'État du travail de l'URSS et du Conseil central des syndicats de toute l'Union du 7 avril 1988 n ° 62 "Sur les voyages d'affaires en URSS" (ci-après - l'instruction "Sur les voyages d'affaires à l'intérieur de l'URSS"). Cependant, il est toujours utilisé dans la partie qui ne contredit pas le Code du travail de la Fédération de Russie.
Et bien sûr, au retour d'un voyage d'affaires, le salarié doit remettre au service comptabilité une déclaration préalable en y joignant les justificatifs des dépenses engagées (titres de transport, documents pour les bagages, etc.)x.
Paiement des frais pour un voyage d'affaires d'une journée
Par règle générale, prévue à l'article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, le travailleur détaché est remboursé des dépenses suivantes :
- en chemin;
- pour la location d'un logement ;
- liés au séjour en dehors du lieu de résidence permanente (indemnité journalière) ;
- produit par le salarié avec l'autorisation de l'employeur.
Bien sûr, avec un voyage d'affaires d'une journée, cette liste est quelque peu réduite, par exemple, l'employé ne recevra pas de logement rémunéré. Mais reprenons tout dans l'ordre.
FRAIS DE VOYAGE
Le paragraphe 12 de l'instruction "Sur les voyages d'affaires à l'intérieur de l'URSS" stipule que le coût du voyage jusqu'au lieu du voyage d'affaires et retour n'est remboursé à l'employé qu'à hauteur du coût du voyage par avion public, train, eau et moteur le transport.
Et au paragraphe 13 de cette instruction, il est indiqué que si vous pouvez vous rendre sur le lieu du voyage d'affaires différents types transport, la direction peut proposer au salarié d'utiliser un moyen de transport spécifique. Par exemple, pour rendre le voyage moins cher, proposez-lui d'aller en train, et non en minibus.
Dans le même temps, l'instruction "Sur les voyages d'affaires en URSS" n'autorise pas le paiement d'un trajet en taxi à un employé (une interdiction directe à ce sujet figure au paragraphe 12). Bien que le Code du travail de la Fédération de Russie n'établisse pas une telle restriction.
Ce n'est pas non plus dans le Code fiscal de la Fédération de Russie. En particulier, conformément à l'alinéa 12 du paragraphe 1 de l'article 264 du Code fiscal de la Fédération de Russie, aux fins de l'imposition des bénéfices, toutes les dépenses de voyage d'un travailleur détaché vers le lieu du voyage d'affaires et retour sont acceptées .
Cependant, le ministère des Finances de la Russie, dans sa lettre n° 03-03-01-04/2/15 du 26 janvier 2005, indique également que les frais de taxi ne sont pas pris en compte aux fins de l'impôt sur le revenu. Bien qu'il soit utile de rappeler qu'il y a quelques années, il avait un point de vue différent. Ainsi, dans un courrier du 14 novembre 2001 n° 04-04-06/472, le Ministère des Finances a indiqué que les déplacements en taxi pouvaient être attribués à une indemnité au travailleur détaché et, conformément au 3° de l'article 217 du le Code des impôts de la Fédération de Russie, de ne pas retenir d'impôt sur un tel paiement pour le revenu personnel. En principe, les conclusions données dans cette lettre, bien qu'elles concernent l'impôt sur le revenu des personnes physiques, sont valables à la fois pour l'impôt sur le revenu et pour l'UST (ainsi que pour les cotisations d'assurance à la Caisse de pensions). La base de calcul des cotisations au PFR est la même que pour l'UST (clause 2, article 10 de la loi fédérale du 15 décembre 2001 n° 167-FZ "sur l'assurance pension obligatoire en Fédération Russe").
Quelle est la meilleure façon de voyager en voiture privée ?
Si un employé décide d'utiliser un moyen de transport personnel lors d'un voyage d'affaires, il doit conclure un contrat de location ou un accord pour l'utilisation gratuite de sa voiture. Ensuite, le comptable de l'agence de voyages pourra inclure le coût de l'essence et des carburants et lubrifiants utilisés lors du voyage d'affaires comme autres dépenses acceptées aux fins de l'impôt sur le revenu. Une telle opération peut également être formalisée comme l'utilisation du transport personnel d'un employé à des fins officielles. Dans ce cas, l'employé a droit à une rémunération fixe, qui est acceptée aux fins de l'imposition des bénéfices conformément aux normes établies dans le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 8 février 2002 n ° 92 (paragraphe 11, clause 1, article 264 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Notez que ces conclusions sont également valables pour les agences de voyages qui utilisent la "simplification" (sous-paragraphe 12, paragraphe 1, article 346.16 du Code fiscal de la Fédération de Russie).
Mais il y a un « mais » significatif. Même si vous décidez de vous laisser guider par la position initiale du ministère des Finances de la Russie, vous devez documenter les frais de voyage de l'employé: reçus, encaissements, billets.
Par conséquent, si un employé a utilisé les services d'un commerçant privé, qui, bien sûr, ne lui délivrera aucun document sur le paiement du voyage, il ne peut être question de considérer ces paiements comme compensatoires à des fins fiscales.
ExempleLes employés de l'agence de voyage Mir (voyagiste) Muratov et Rubashina ont été envoyés en voyage d'affaires d'une journée de Kurgan à Tyumen. Ils ont été emmenés à l'aller et au retour par un taxi Gorodok. Le comptable de l'agence de voyage Mir a un accord avec la société Gorodok, ainsi qu'une loi sur la fourniture de services de transport et ticket de caisse confirmant le paiement des frais de taxi. Son coût était de 3000 roubles.
Dans la comptabilité de l'agence de voyage Mir, le comptable reflétera cette opération avec les écritures suivantes :
DÉBIT 71 CRÉDIT 50
- 3000 roubles. - délivré aux personnes responsables de l'argent pour un taxi;DÉBIT 20 CRÉDIT 71
- 3000 roubles. - pris en compte les frais de déplacement en taxi dans le cadre des frais de déplacement des salariés (après approbation du rapport préalable).Sans facture, la TVA sur les dépenses n'est pas déductible du budget.
DU QUOTIDIENComme il ressort du paragraphe 15 de l'instruction "Sur les voyages d'affaires en URSS", si un employé est envoyé en voyage d'affaires d'une journée, il ne reçoit pas d'indemnité journalière. S'ils ont été versés, leur montant doit être inclus dans le revenu total du salarié aux fins du calcul de l'impôt sur le revenu des personnes physiques (en tant que revenu complémentaire). Dans ce cas, le montant versé ne peut être pris en compte aux fins de l'impôt sur le revenu. Par conséquent, il n'est pas nécessaire de facturer l'UST et les cotisations à la Caisse de retraite de la Fédération de Russie à partir des indemnités journalières (clause 3 de l'article 236 du Code fiscal de la Fédération de Russie).
"Problème personnel", 2011, N 7
DES QUESTIONS DIFFICILES DE REFLEXION SUR LES COURTS DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS
Dans la pratique de l'entreprise, il arrive que le voyage d'affaires d'un employé soit limité au territoire d'une localité. Comment ce voyage se qualifie et s'il peut être considéré comme un voyage d'affaires, vous apprendrez de cet article.
Pour traiter cette question, nous nous tournons vers l'art. 166 du Code du travail de la Fédération de Russie (ci-après dénommé le Code du travail de la Fédération de Russie), contenant le concept de voyage d'affaires.
Il découle de la norme spécifiée de la législation du travail qu'un voyage d'affaires est compris comme un voyage d'un employé sur ordre de l'employeur pendant une certaine période de temps pour effectuer une mission officielle en dehors du lieu de travail permanent. Dans le même temps, le Code du travail de la Fédération de Russie supprime directement des voyages d'affaires les voyages d'affaires des employés dont le travail permanent est effectué sur la route ou a un caractère itinérant, c'est pourquoi le travail des coursiers, des agents commerciaux, des travailleurs des services, les chauffeurs de camion, les conducteurs, les hôtesses de l'air, etc. ne sont pas considérés comme un voyage d'affaires.
Les autorités de régulation donnent des explications similaires à cet égard, comme en témoigne la Lettre du Ministère des Finances de Russie du 18 août 2008 N 03-03-05/87, Lettre du Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou du 1er mars 2010 N 16-15 / 020874 et un certain nombre d'autres.
De plus, le concept de "voyage d'affaires" ne s'applique qu'aux personnes associées à l'organisation les relations de travail, régie, comme vous le savez, par un contrat de travail conclu entre l'employeur et le salarié. Ceci est indiqué comme les normes de l'art. 166 du Code du travail de la Fédération de Russie et l'article 2 du Règlement sur les particularités de l'envoi d'employés à voyage d'affaire, approuvé par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 N 749 (ci-après - décret N 749).
Le contenu du contrat de travail est déterminé par l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, d'où il résulte que le lieu de travail permanent d'un employé de l'entreprise est le lieu de l'organisation (sa subdivision distincte), dont le travail est conditionné par l'emploi Contrat. De plus, il peut s'agir à la fois du siège social de l'entreprise et de son unité structurelle située dans une autre zone. Dans ce dernier cas, le contrat de travail conclu avec l'employé stipule que le lieu de travail de l'employé est une subdivision distincte de l'organisation, située à une adresse différente de l'emplacement de l'organisation elle-même. Par conséquent, pour les employés travaillant dans des divisions distinctes des entreprises, un voyage à l'organisation mère sera également un voyage d'affaires et vice versa. Aujourd'hui, cela est expressément prévu à l'article 3 du décret n 749, qui stipule qu'un voyage d'un employé envoyé en voyage d'affaires sur ordre de l'employeur ou d'une personne autorisée par lui dans une subdivision distincte de l'organisation d'envoi (bureau de représentation , succursale), situé en dehors du lieu de travail permanent, est également reconnu comme un voyage d'affaires.
De plus, les financiers reconnaissent aujourd'hui comme voyages d'affaires même les déplacements des employés d'entreprises travaillant à domicile vers le siège social et retour, comme l'indique la lettre du ministère des Finances de la Russie du 10 mai 2011 N 03-03-06 / 1/ 284.
Notez que, contrairement à l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, le décret N 749 ne contient aucune indication selon laquelle l'emplacement d'une subdivision distincte devrait être situé dans une zone différente, c'est pourquoi il peut être assimilé à un voyage d'affaires et au voyage d'un employé dans un subdivision distincte de son organisation pour effectuer une mission officielle dans une localité. En d'autres termes, même un voyage d'affaires d'un employé dans une subdivision distincte de son organisation située dans un point administratif-territorial, par exemple dans une ville, peut être considéré comme un voyage d'affaires. Certes, pour reconnaître un tel voyage comme un voyage d'affaires, deux conditions doivent être remplies simultanément :
Les voyages ne sont pas permanents;
Le salarié n'appartient pas à la catégorie des personnes ayant un caractère itinérant de travail.
Dans le même temps, la pratique des entreprises montre que les déplacements professionnels des salariés au sein d'une même localité sont très rarement reconnus comme déplacements professionnels.
Une autre chose est si une division distincte de l'entreprise est située dans un autre localité, même dans une banlieue située à faible distance de la ville, à laquelle un salarié ne peut accéder qu'en utilisant les transports de banlieue (train, bus ou autre). Rappelons que la notion de transport urbain et suburbain est définie à l'art. 4 de la loi fédérale du 8 novembre 2007 N 259-FZ "Charte du transport routier et du transport électrique terrestre urbain", selon laquelle le transport urbain comprend le transport effectué dans les limites d'une localité et le transport suburbain - effectué entre les localités à une distance allant jusqu'à cinquante kilomètres inclus entre les frontières de ces colonies.
En termes de trafic ferroviaire de banlieue, les trains de banlieue comprennent les trains parcourant une distance maximale de 200 km, constitués de voitures avec sièges, comme indiqué par les Critères de détermination des catégories de trains pour le transport de voyageurs en fonction de leur vitesse et de leur distance , approuvé par l'arrêté du ministère des transports de Russie du 18 juillet 2007 N 99.
Ici, le voyage d'un salarié envoyé sur ordre de l'employeur pour effectuer une mission officielle en dehors du lieu de travail permanent est considéré par l'employeur comme un voyage d'affaires sans aucune réserve. Il y a donc tout lieu de remboursement de tous frais de voyage, y compris les frais de déplacement, qui, dans le décret N 749, désignent dans le cas général les frais de déplacement en transports en commun, respectivement, jusqu'à la gare, l'embarcadère, l'aéroport et depuis la gare, l'embarcadère, l'aéroport, s'ils sont situés en dehors de l'agglomération.
Noter! Ceux qui sont partis en voyage d'affaires savent qu'en règle générale, le lieu de résidence, par exemple un hôtel, et l'emplacement de l'organisation où l'employé est envoyé, ne correspondent pas. Imaginez une situation où un employé détaché ordinaire vient transport officiel du pays d'accueil est difficile, de sorte que les employés, comme tous les autres citoyens, se rendent de leur lieu de résidence au lieu de l'organisation en transports en commun. De ce fait, une question légitime se pose : est-il possible de rembourser de tels frais de « déplacement » d'une personne détachée ?
Selon le règlement N 749 - non, car cet acte juridique réglementaire contient une composition limitée des frais de transport, selon laquelle le remboursement des autres frais de transport n'est pas prévu. Cependant, ces dépenses peuvent toujours être remboursées. Et le Code du travail de la Fédération de Russie lui-même le permet. Jugez par vous-même. La liste des frais de voyage remboursables figure à l'art. 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, et il est ouvert, car parmi les frais de voyage nommés, il y a, entre autres, "d'autres dépenses engagées par l'employé avec la permission ou la connaissance de l'employeur". Sur cette base, l'organisation patronale a le droit d'inclure dans sa composition des frais de déplacement remboursables les frais de déplacement en transports publics. La seule chose que l'organisation doit faire est d'inclure cette disposition dans la convention collective ou dans son règlement sur les déplacements. Dans le même temps, il est nécessaire de prescrire la procédure de leur indemnisation.
Toutefois, pour pouvoir prendre en compte de telles dépenses pour l'imposition, il faut qu'elles satisfassent aux conditions de l'art. 252 du Code fiscal de la Fédération de Russie (ci-après dénommé le Code fiscal de la Fédération de Russie), c'est-à-dire qu'ils avaient leur propre justification économique, ainsi que des preuves documentaires pertinentes. Si les frais de déplacement d'un salarié détaché en transports publics sur le lieu du déplacement professionnel répondent aux critères de l'art. 252 du Code fiscal de la Fédération de Russie, puis sur la base de paragraphes. 12 p.1 art. 264 du Code fiscal de la Fédération de Russie, l'entreprise employeur peut les prendre en compte dans le cadre d'autres dépenses liées à la production et à la vente. Soit dit en passant, le ministère des Finances de la Russie lui-même indique que de tels frais de "voyage" peuvent être pris en compte dans le cadre des frais de voyage remboursables, ce qui, notamment, est indiqué par sa lettre du 21 juillet 2011 N 03-03- 04/06/80 .
Les tribunaux ont également un point de vue similaire sur cette question, comme en témoigne le décret du FAS du district de Moscou du 5 juillet 2010 N KA-A40 / 6676-10 dans l'affaire N KA-A40 / 101594 / 09-114 -716.
Noter! Si nous parlons de voyages d'affaires en banlieue, l'employé a la possibilité de rentrer chez lui tous les jours. Cependant, la question de l'opportunité du retour journalier du travailleur dans chaque cas particulier est décidé par le chef d'entreprise, en tenant compte de la distance, des conditions de communication des transports, de la nature de la tâche à accomplir, ainsi que de la nécessité de créer des conditions de repos pour l'employé.
Si la mission officielle ne peut être achevée en un jour et que le retour quotidien de l'employé ne lui donne pas un bon repos, alors, sur décision de la direction, l'employé a le droit de ne pas rentrer chez lui tous les jours. Dans ce cas, le salarié est remboursé des frais de location d'un logement de la manière générale.
Dans le même temps, l'affectation peut être calculée pour une journée. Dans ce cas, le soi-disant voyage d'affaires d'une journée d'un employé a lieu.
Une caractéristique des voyages d'affaires d'une journée en Russie est qu'au cours de ces voyages, le paiement d'indemnités journalières est interdit. Le paragraphe 11 du décret N 749 détermine que lors de voyages d'affaires dans la zone d'où l'employé, en fonction des conditions de communication de transport et de la nature du travail effectué lors d'un voyage d'affaires, a la possibilité de retourner quotidiennement au lieu de résidence permanente , les indemnités journalières ne sont pas versées. Dans le même temps, l'art. 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, il est déterminé que la procédure et le montant du remboursement des dépenses liées aux voyages d'affaires sont déterminés par l'organisation de manière indépendante et sont fixés soit par une convention collective, soit par un autre document réglementaire de l'entreprise. Par conséquent, il est possible que l'organisation dans son document réglementaire, par exemple dans le règlement sur les voyages d'affaires, prévoit le paiement d'indemnités journalières pour les voyages d'une journée.
Certes, dans ce cas, l'entreprise devra accepter le fait qu'il est peu probable qu'elle puisse prendre en compte de telles indemnités journalières lors de la détermination de l'impôt sur le revenu, car l'interdiction établie par l'article 11 de la résolution N 749 n'est pas fondée sur une place vide, mais sur le fait que les indemnités journalières couvrent les dépenses personnelles d'un salarié résidant hors du lieu de résidence permanente, plus de 24 heures. Dans le cas contraire, le paiement du per diem ne pourra être considéré comme une dépense raisonnable et, par conséquent, être pris en compte à des fins fiscales.
Une telle conclusion peut être tirée sur la base des explications des autorités fiscales contenues dans la lettre du Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou du 10 février 2006 N 20-12 / 11312. Les tribunaux partagent également ce point de vue, comme l'indique la résolution du Service fédéral antimonopole du district du Nord-Ouest du 1er mars 2006 dans l'affaire N A05-5899 / 2005-12.
De plus, lors du versement d'indemnités journalières d'une journée, l'organisation peut être confrontée à des risques fiscaux au titre de l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Malgré le fait qu'à partir du Chap. 23 "Impôt sur le revenu des personnes physiques" du Code des impôts de la Fédération de Russie, cela ne s'ensuit pas, les autorités fiscales considèrent ces paiements comme un revenu imposable individuel et exiger une retenue d'impôt. Notez que la pratique de l'arbitrage sur cette question n'est pas sans ambiguïté. Certains tribunaux sont d'accord avec les arguments des autorités fiscales, comme en témoigne, par exemple, le décret du Service fédéral antimonopole du district de l'Oural du 29 juin 2009 N F09-4274 / 09-C2 dans l'affaire N A76-22879 / 2008 -54-785/5, le décret du FAS Severo - du district du Caucase du 19 mai 2009 dans l'affaire N A32-2910/2008-29/78-56/24. D'autres, au contraire, considèrent comme illégales les demandes des contrôleurs, comme l'indique notamment l'arrêté du Service fédéral antimonopole du district central du 27 mai 2008 dans l'affaire N A62-4451/2007.
Étant donné que la question de la retenue à la source de l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur les indemnités journalières versées lors de voyages d'affaires d'une journée reste non résolue, l'entreprise devra décider seule si elle reconnaîtra ces montants comme revenu imposable d'un particulier.
Considérant que les juridictions supérieures penchent également en faveur des autorités fiscales, comme en témoigne, par exemple, la décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 22 octobre 2009 N VAC-13740/09 dans l'affaire N A76-22879 / 2008-54-785 / 5, on constate que ne pas prélever l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur les indemnités journalières journalières paraît très risqué.
Une situation similaire s'applique à l'imposition des primes d'assurance journalières, dont la procédure de calcul et de paiement est régie par les normes de la loi fédérale du 24 juillet 2009 N 212-FZ "Sur les primes d'assurance à la Caisse de pensions du Fédération de Russie, le Fonds assurance sociale de la Fédération de Russie, la Caisse fédérale d'assurance maladie obligatoire et les Caisses territoriales d'assurance maladie obligatoire" (ci-après - Loi N 212-FZ).
De la partie 2 de l'art. 9 de la loi N 212-FZ, il s'ensuit que les indemnités journalières reconnues comme indemnités ne sont pas soumises aux primes d'assurance. Toutefois, la partie 2 de l'art. 9 de la loi N 212-FZ ne précise pas si cette règle s'applique aux indemnités journalières versées lors de déplacements professionnels de longue durée, ou si elle peut également être utilisée dans une partie des déplacements professionnels d'une journée.
Étant donné que les autorités de réglementation sont muettes à ce sujet et que la pratique de l'arbitrage en la matière ne s'est pas encore développée, il est donc préférable, de l'avis de l'auteur, d'accumuler les primes d'assurance pour un jour per diem, que plus tard pour prouver leur point de vue devant le tribunal. De plus, il n'est pas certain que les arbitres seront d'accord avec l'opinion de l'entreprise employeur. Après tout, même dans les conditions de charge d'un seul taxe sociale, qui, en fait, ont été remplacées par des primes d'assurance, la pratique arbitrale en matière d'imposition des indemnités journalières n'était pas dépourvue d'ambiguïté. Ainsi, par exemple, dans le décret du Service fédéral antimonopole du district de Volga-Vyatka du 16 août 2007 dans l'affaire N A28-1084 / 2007-3 / 29, il a été dit que le paiement de ces indemnités journalières entraîne l'obligation pour accumuler des UST. Dans le même temps, dans le décret du Service fédéral antimonopole du district du Nord-Ouest du 13 mars 2008 dans l'affaire N A56-17909 / 2007, le tribunal a tiré la conclusion inverse.
Noter! S'il s'agit d'un voyage d'affaires d'une journée à l'étranger, le versement d'une indemnité journalière n'est pas interdit. Ainsi, la clause 20 du décret N 749 détermine qu'un employé qui est allé en voyage d'affaires sur le territoire d'un État étranger et est retourné sur le territoire de la Russie le même jour reçoit une indemnité journalière en devise étrangère d'un montant de 50% de le taux des dépenses pour le paiement des indemnités journalières, déterminé par documents normatifs entreprises pour les voyages d'affaires à l'étranger.
Le ministère de la Santé et du Développement social de Russie a clarifié en faveur des employés la question des indemnités journalières : un employé détaché a droit à un tel paiement, même s'il est envoyé en service officiel dans la localité où il est enregistré.L'entreprise peut également tirer une conclusion positive pour elle-même: les indemnités journalières dans une telle situation sont prises en compte dans les dépenses lors du calcul de l'impôt sur le revenu. Le ministère des Finances de la Russie, comme l'a découvert l'expert "DK", ne s'en soucie pas. (LETTRE DU MINISTERE DE LA SANTE ET DU DEVELOPPEMENT SOCIAL DE LA FEDERATION DE RUSSIE du 30 mars 2009 n° 22-2-1100)
La lettre publiée sera utile à de nombreuses entreprises - des travailleurs du monde entier qui sont enregistrés au lieu de résidence (ce que l'on appelle l'enregistrement temporaire) dans la ville où se trouve l'organisation employeur. Si un salarié non résident est envoyé en déplacement professionnel là où il est inscrit (inscrit au lieu de résidence), la question se pose : faut-il payer des per diem ?
Pour la première fois, des experts du ministère russe de la Santé et du Développement social y ont officiellement répondu. L'entreprise doit verser au salarié une indemnité journalière pour le temps passé en déplacement professionnel, même s'il est envoyé au lieu où il est inscrit.
La logique du raisonnement est la suivante. Un voyage d'affaires est considéré comme un voyage d'un employé sur ordre de l'employeur pendant une certaine période de temps pour effectuer une mission en dehors du lieu de travail permanent (article 166 du Code du travail de la Fédération de Russie). Dans le même temps, l'employeur est tenu de rembourser à l'employé les frais de déplacement, le loyer du logement, ainsi que les indemnités journalières - les frais supplémentaires liés à la résidence de l'employé en dehors du lieu de résidence permanent *. Veuillez noter que les spécialistes du ministère de la Santé et du Développement social ne désignent pas l'adresse d'inscription indiquée dans le passeport, mais le lieu de résidence réelle.
* Article 167 du Code du travail de la Fédération de Russie, paragraphe 11 du règlement sur les spécificités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires (approuvé par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n ° 749).
Les documents suivants peuvent confirmer que l'employé réside en permanence dans la localité où se trouve l'entreprise employeur: un certificat d'enregistrement d'un citoyen au lieu de résidence, un contrat de bail résidentiel, un contrat de travail contenant l'adresse de l'organisation et le travail programme.
Pour résoudre la question du paiement des indemnités journalières, un autre aspect est important : si l'employé peut retourner au lieu de résidence permanente tous les jours. Si ce n'est pas le cas, des indemnités journalières doivent être payées. Selon le ministère de la Santé et du Développement social de Russie, la question de la possibilité de faire des allers-retours quotidiens n'est pas décidée par l'employé lui-même, mais par le chef de l'organisation.
L'entreprise pourra tenir compte des indemnités journalières versées lors du calcul de l'impôt sur le revenu. Et en taille réelle. En effet, à partir de cette année, le chapitre 25 « Impôt sur les sociétés » du Code des impôts de la Fédération de Russie ne limite pas le montant des indemnités journalières, qui sont incluses dans les dépenses lors de la détermination assiette fiscale(paragraphe 12 alinéa 1)**.
** Les modifications apportées à l'alinéa 12 du paragraphe 1 de l'article 264 du Code fiscal de la Fédération de Russie ont été introduites par la loi fédérale n° 158-FZ du 22 juillet 2008.
Tatyana Myakisheva, consultante du département de la fiscalité des bénéfices (revenus) des organisations du département de la politique fiscale, douanière et tarifaire du ministère des Finances de la Russie est d'accord avec cette position:
Si l'employé n'est pas en mesure de retourner quotidiennement au lieu de résidence permanente, c'est-à-dire là où se trouve l'organisation, le coût du paiement des indemnités journalières peut être pris en compte aux fins de l'imposition des bénéfices des organisations. Ces coûts sont inclus dans les autres dépenses liées à la production et aux ventes, sur la base de l'alinéa 12 du paragraphe 1 de l'article 264 du Code fiscal de la Fédération de Russie.
Ces dernières années, des informations sont apparues à plusieurs reprises sur l'élaboration de projets de loi dont les auteurs voulaient obliger les employeurs à payer l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur les revenus de leurs employés non pas au lieu d'enregistrement de l'employeur-agent fiscal, mais au lieu de résidence de chaque salarié. Récemment, le Service fédéral des impôts s'est vivement opposé à de telles idées.
Une même facture peut être à la fois papier et électronique.
L'IRS a permis aux vendeurs qui ont émis une facture papier à un acheteur de ne pas imprimer une deuxième copie du document à conserver, mais de le stocker électroniquement. Mais en même temps, il doit être signé par une signature électronique qualifiée renforcée du chef/chef comptable/personnes habilitées.
Facture : la ligne "identifiant du contrat d'état" peut être omise
A partir du 01/07/2017, une nouvelle ligne 8 « Identifiant de l'Etat contrat, accord (convention) » est apparue dans les factures. Naturellement, vous ne devez remplir ce prérequis que s'il est disponible. Sinon, cette ligne peut simplement être laissée vide.
Nous remplissons le calcul des cotisations dans des situations inhabituelles
La manière dont certains indicateurs doivent être pris en compte dans le calcul des cotisations est indiquée dans la Procédure pour le remplir. Mais en pratique, les payeurs rencontrent des situations où il n'est pas toujours possible de trouver une réponse à leur question dans ce document.
Une amende pour avoir soumis des explications de TVA qui ne sont pas sous la forme prescrite peut être contestée
Les contribuables tenus de déposer une déclaration de TVA sous forme électronique, ainsi que les explications à celle-ci, en réponse aux exigences de l'administration fiscale, doivent être transmises au TCS. Il existe un format approuvé pour ces explications électroniques. Mais comme il ressort de la récente décision du Service fédéral des impôts, même si le format établi est négligé, il ne devrait pas y avoir d'amende.
Accueil → Conférences comptables → → Un employé part en voyage d'affaires depuis une autre ville
CONFÉRENCE INTERNET
23.05.2016 - 31.05.2016
Dépenses compliquées : voyage et hospitalité
L'employé part en voyage d'affaires depuis une autre ville
Anastasie :
- Notre fondateur est un étranger. (Inde). Immatriculé à Irkoutsk, mais vit en fait à Moscou, l'adresse légale de notre LLC est à Irkoutsk, et un bureau de représentation à Moscou. Pour le régime USNO 15%, il perçoit un salaire d'Irkoutsk (à Moscou, d'autres employés sont répertoriés) QUESTION : Il se rend souvent à différents pays, tous ses vols depuis Moscou, puis-je prendre ses billets et hôtels pour les frais s'il ne vole pas depuis Irkoutsk ? (Après tout, son contrat de travail est situé à Irkoutsk ?)
"Livre principal":
— Comme on peut le déduire de votre question, un employé dont le lieu de travail permanent selon le contrat de travail est Irkoutsk prend souvent l'avion pour des voyages d'affaires depuis Moscou. Dans ce cas, il est possible de prendre en compte les frais de déplacement et d'hébergement dans les dépenses, mais nous vous conseillons de prescrire la possibilité de partir en voyage d'affaires hors du lieu (ainsi que de retourner au mauvais endroit ) de travail permanent dans le Règlement sur les voyages d'affaires ou tout autre acte réglementaire local de votre organisation.
Le fait est qu'officiellement, le jour de départ d'un voyage d'affaires est la date de départ du véhicule du lieu de travail permanent du voyageur d'affaires, et le jour d'arrivée du voyage d'affaires est la date d'arrivée du véhicule à le lieu de travail permanent (clause 4 du règlement, approuvée par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13.10.2008 N 749, ci-après - Règlement). Le Code des impôts indique également que la composition des dépenses rentables comprend les frais de déplacement vers le lieu du voyage d'affaires et le retour vers le lieu de travail permanent (paragraphe 12, clause 1, article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie).
Dans le même temps, le ministère des Finances a précisé que l'organisation a le droit de prendre en compte le coût du voyage lors d'un voyage d'affaires depuis le lieu où l'employé prend des vacances (lettres du ministère des Finances de la Russie datées 16.08.2010 N 03-03-06 / 1/545, du 08.12.2010 N 03-03- 06/1/762). Et en matière d'impôt sur le revenu des personnes physiques, le ministère des Finances a parlé encore plus largement : le code des impôts « ne contient pas de restrictions à l'exonération fiscale des montants de remboursement des frais de déplacement des salariés détachés, en fonction du lieu d'où ils sont envoyés sur un déplacement professionnel » (Courrier du Ministère des Finances du 16.10.2015 N 03- 04-06/59443).
D'où l'on peut conclure que l'obligation de quitter le lieu d'emploi permanent ne doit pas être considérée par l'administration fiscale comme un impératif en matière de comptabilité fiscale.
Cette position peut également être soutenue normativement. Ainsi, la question de la présence de l'employé au travail le jour du départ en voyage d'affaires et le jour de l'arrivée d'un voyage d'affaires est décidée en accord avec l'employeur (clause 4 du règlement). Et la durée effective du séjour d'un employé en voyage d'affaires est déterminée par les documents de voyage (clause 7 du Règlement). Ainsi, si l'employeur n'y voit pas d'inconvénient, l'employé peut partir d'un autre endroit.
De plus, la liste des dépenses fiscales pour les voyages d'affaires n'est pas fermée (paragraphe 12, clause 1, article 264 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Par conséquent, d'autres dépenses peuvent être prises en compte si elles sont justifiées et documentées (clause 1 de l'article 252 du Code fiscal de la Fédération de Russie). En cas de désaccord avec les inspecteurs, le Règlement sur les voyages d'affaires vous aidera également, ce qui précisera une telle opportunité. En effet, le Code du travail stipule explicitement que la procédure et le montant du remboursement des frais de déplacement sont déterminés par une convention collective ou un acte réglementaire local (article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie).
Quels frais de déplacement l'employeur doit-il payer ? Pourquoi, lors du paiement de titres de transport ou d'hébergement avec une carte bancaire, le service comptable exige-t-il un relevé des mouvements de fonds sur le compte carte pour le reporting ? Pourquoi l'employeur exige-t-il de réserver un logement et de payer les billets uniquement avec une carte bancaire d'un salarié qui part en voyage d'affaires ?
Le site a recueilli quelques questions simples sur les voyages d'affaires, dont les réponses ont été aidées par les avocats du cabinet d'avocats REVERA.
Qu'est-ce qu'un voyage d'affaires ?
Un voyage d'affaires est un voyage d'une durée déterminée sur ordre de l'employeur pour effectuer une mission professionnelle en dehors du lieu de travail permanent. Une condition préalable est que le voyage ait lieu dans une autre région (c'est-à-dire qu'un voyage dans la même ville n'est pas un voyage d'affaires).
En quoi un voyage d'affaires en Biélorussie est-il différent d'un voyage à l'étranger ?
Fondamentalement - une plus grande quantité d'indemnités de déplacement et des rapports plus stricts sur leur utilisation. Il existe d'autres différences : par exemple, lors de voyages à l'étranger, les indemnités de déplacement peuvent être émises en devises étrangères.
Contrairement aux voyages d'affaires en Biélorussie, il est obligatoire d'avoir une mission pour un voyage d'affaires avec vous.
Quels frais de déplacement l'employeur doit-il payer ?
Au plus tard un jour avant le voyage, l'employeur est tenu de délivrer à l'employé avance de fonds. L'avance doit couvrir le voyage aller-retour, le loyer du logement et les indemnités journalières (généralement nourriture, transports en commun, etc.).
Quant aux dépenses que l'employeur est tenu de rembourser, il y a ici quelques nuances. Ainsi, si un salarié a droit à la gratuité des déplacements ou s'il se déplace en déplacement professionnel dans une voiture de fonction, alors les frais de transport aller-retour ne lui sont pas remboursés. Et si le destinataire ou l'expéditeur paie la nourriture, l'indemnité journalière n'est versée qu'à hauteur de 50% de la norme.
Mais le coût des communications mobiles dans l'indemnité journalière n'est le plus souvent pas inclus. Ici, tout est décidé en accord avec l'employeur, mais en général, il a le droit de ne pas les rembourser. Pour que l'employeur rembourse d'autres dépenses, vous devez les convenir à l'avance.
Au retour d'un voyage d'affaires, l'employé établit un rapport préalable et restitue le solde de l'argent, le cas échéant. Si le montant dépensé dépasse le montant de l'avance, mais que les dépenses du salarié sont justifiées et qu'il peut les confirmer, l'employeur peut rembourser ce montant.
Afin d'éviter d'éventuels litiges, il est préférable d'indiquer les types spécifiques de dépenses à rembourser dans l'ordre (instruction) de l'employeur d'envoyer l'employé en voyage d'affaires.
Toutes les règles de remboursement des frais de voyage en Biélorussie se trouvent dans les instructions correspondantes.
La décision de rembourser les dépenses indiquées dans le rapport est prise uniquement par le responsable ?
En règle générale, oui, chef. Dans chaque situation individuelle, tout dépend de qui peut exercer les fonctions de responsable de la gestion de trésorerie: des dispositions particulières s'appliquent généralement dans les organismes publics, dans les organisations privées - actes juridiques réglementaires locaux (par exemple, Description de l'emploi directeur adjoint).
Cependant, si le gestionnaire sait qu'il sera absent, il est préférable pour lui d'émettre une procuration unique pour l'un de ses subordonnés afin qu'il puisse approuver le rapport et rembourser les dépenses.
Avez-vous besoin uniquement des documents originaux pour confirmer les dépenses ? Et s'ils sont perdus ?
Par exemple, si un employé voyageait dans un train, cette confirmation pourrait être un chèque provenant d'un compartiment de restaurant ou d'un magasin à la gare d'arrivée. S'il n'y a pas de tels documents, les dépenses sont indemnisées au tarif minimum. Il est calculé selon la formule: la norme recommandée pour la distance de transport des passagers et des marchandises * tarif pour 1 km.
Par exemple, un employé a été envoyé en voyage d'affaires de Minsk à Bobruisk. Aujourd'hui, le taux recommandé de distance de transport entre ces villes est de 150 km. Le tarif du transport sur les lignes régionales en classe économique est de 0,016 BYN/km. Ainsi, l'employé sera payé 2,4 roubles pour un aller simple.
Si l'employé ne dispose pas des documents originaux confirmant le paiement du logement, il sera remboursé de 2,5 roubles pour chaque jour de voyage d'affaires.
Pourquoi, lors du paiement de titres de transport ou d'hébergement avec une carte bancaire, exigent-ils un relevé des mouvements de fonds sur le compte de la carte pour le reporting ?
La législation établit que pour rembourser les frais de transport public (à l'exception des taxis) jusqu'à la gare, la jetée, l'aéroport, des documents de voyage authentiques sont nécessaires.
Pour le remboursement des dépenses de location d'un logement, des documents originaux confirmant ces dépenses sont également requis - chèques, reçus.
L'employeur a bien entendu le droit de demander un relevé des mouvements de fonds sur le compte. Mais même s'il ne contient pas d'informations sur le loyer, puisque le salarié a payé en espèces et qu'il dispose d'un chèque, l'employeur sera tenu de rembourser cette dépense.
Pourquoi les services comptables exigent-ils de réserver un logement et de payer les billets uniquement avec une carte bancaire d'un employé qui part en voyage d'affaires ?
Les documents internes de l'entreprise peuvent avoir leurs propres règles en la matière. Cependant, ils ne doivent pas être contraires à la loi. Si vous avez documenté vos dépenses, l'employeur est tenu de les rembourser, qu'elles aient été payées par votre carte de salaire ou par quelqu'un d'autre.
Une autre chose est lorsque l'employeur transfère de l'argent pour un voyage d'affaires sur une carte de débit d'entreprise spéciale - alors toutes les dépenses doivent être payées à partir de celle-ci.
Les indemnités journalières sont-elles différentes pour les salariés des entreprises privées et publiques ?
Non. Le ministère des Finances établit une indemnité journalière unique pour tous. Par exemple, lors d'un voyage d'affaires en Biélorussie, ce montant est de 7 roubles par jour. Ces règles s'appliquent aussi bien aux entreprises publiques qu'aux entreprises privées. À la discrétion de l'employeur, les indemnités journalières peuvent être fixées à un montant plus élevé.
Comment est calculé le salaire lors d'un déplacement professionnel ?
Le salaire est considéré comme pour un travail régulier, quel que soit le nombre de jours du voyage d'affaires et le nombre d'heures par jour que vous devez y travailler. De plus, bien sûr, l'employé est remboursé des frais de déplacement.
Les frais de déplacement sont-ils remboursés si un salarié a oublié de marquer son séjour ?
Compenser. D'une part, il est d'usage de sceller tout document émanant d'une personne morale. D'autre part, la législation ne l'exige inconditionnellement que dans certains cas : délivrance d'une procuration au nom d'une personne morale, délivrance d'une copie de tout document sortant, etc. l'absence de sceau sur un document ne le prive pas de force juridique.
Fondamentalement, pour qu'un document soit valide, il doit avoir:
nom de l'organisation ou unité structurelle, date, index d'enregistrement, signature.
Y a-t-il des limites à l'indemnité journalière maximale?
L'employeur peut fixer n'importe quel montant d'indemnité. L'essentiel est qu'il ne soit pas inférieur aux montants similaires établis pour les organisations budgétaires.
Est-il possible pour les employés dont le travail est lié à des déplacements constants de se voir délivrer un voyage d'affaires ?
Les voyages d'affaires des coursiers, chauffeurs et autres employés, dont le travail permanent se déroule sur la route ou sont itinérants ou mobiles, ne sont pas considérés comme un voyage d'affaires. Il est possible d'organiser un voyage d'affaires pour ces employés, mais pendant le voyage d'affaires, ces employés ne recevront pas d'indemnité de déplacement ou de nature mobile.Le premier jour du voyage est-il considéré comme la date de départ du véhicule ?
Le premier jour d'un voyage d'affaires est le jour du départ du train, de l'avion, du bus du lieu de travail permanent et le dernier jour de l'arrivée.
Si l'avion part à 23h55 le 1er janvier, le début du voyage d'affaires est le 1er janvier. Avec un départ à 00h05, le voyage commencera le 2 janvier. Les dépenses du dernier jour du voyage d'affaires sont remboursées de la même manière que les autres jours.
Si votre avion / train part au milieu de la journée de travail ou arrive avant qu'il ne commence, la question de savoir à quelle heure terminer le travail et s'il faut venir du tout est décidée en accord avec l'employeur.
Les voyages d'affaires pour des jours incomplets sont délivrés de la même manière que tout autre voyage d'affaires - sur ordre (instruction) de l'employeur. Le déplacement professionnel de certains fonctionnaires peut être formalisé par décret.
Quels documents un employé doit-il avoir avec lui lors d'un voyage d'affaires ?
Si le voyage d'affaires a lieu en Biélorussie, aucun document n'est légalement requis pour cela. Pour les voyages d'affaires à l'étranger, une mission professionnelle est requise.