كيفية إصدار تصريح السفر. متطلبات المستند. مصاريف السفر المسموح بها

حول ما إذا كان لترتيب شهادة سفرقالت وزارة المالية الروسية في عام 2008. في خطاب بتاريخ 26 مايو 2008 رقم 03-03-06 / 2/60 ، أشار متخصصون من وزارة المالية إلى أنه عندما يتم إرسال الموظف في رحلة عمل لمدة تزيد عن يوم واحد ، يجب إصدار شهادة سفر. هذا يفي بمتطلبات الإثبات الوثائقي للنفقات.

ماذا تحتاج

بناءً على قرار صاحب العمل ، يتم إصدار شهادة سفر للموظف الذي يتم إرساله في رحلة عمل لتأكيد فترة إقامته. وهذا منصوص عليه في البند 7 من مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 13 أكتوبر 2008 رقم 749 "بشأن خصوصيات إرسال الموظفين في رحلات عمل" (يُشار إليه فيما بعد - المرسوم رقم 749).

تحتوي شهادة السفر على معلومات حول تاريخ الوصول والوجهة وتاريخ المغادرة منها.

كيف ترسم

يتم إصدار شهادة السفر في نسخة واحدة وموقعة من صاحب العمل ، ويتم تسليمها إلى الموظف والاحتفاظ بها طوال فترة رحلة العمل بأكملها.

يتم تحديد الفترة الفعلية للإقامة في مكان رحلة العمل من خلال الملاحظات الخاصة بتاريخ الوصول إلى مكان رحلة العمل وتاريخ المغادرة ، والتي يتم إجراؤها في شهادة السفر ومصدقة بتوقيع المفوض. الرسمية وختم المنظمة.

إذا تم إعارة الموظف إلى المنظمات الموجودة في مدن مختلفة، يتم وضع علامات في شهادة السفر حول تاريخ الوصول وتاريخ المغادرة في كل منظمة.

متطلبات الوثيقة

شهادة السفر لها نموذج موحد إلزامي للاستخدام من قبل جميع المنظمات (نموذج رقم T-10). تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1 "بشأن الموافقة على الأشكال الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية لمحاسبة العمالة ودفعها".

رحلة عمل إلى الخارج

عند إرسال موظف في رحلة عمل خارج روسيا ، لا يتم إصدار شهادة سفر (البند 15 من القرار رقم 749). حيث يمكن تحديد الوقت الذي يقضيه الموظف في الخارج من خلال علامات خدمة الحدود في جواز السفر.

حالات خاصة

هناك عدد من الميزات عند إصدار شهادة سفر في الحالات التي ترسل فيها المنظمة موظفيها في رحلة عمل لمراجعة شكاوى العملاء وحلها - فرادى. الحقيقة هي أنه في مثل هذه الحالات ، لا يمكن عمل علامات الوصول والمغادرة. نلاحظ على الفور أن مثل هذه الحالة لا تنظمها تشريعات الاتحاد الروسي.

تم تقديم التلميح من قبل وزارة المالية الروسية. في خطاب بتاريخ 16 أغسطس 2011 رقم 03-03-06 / 3/7 ، أشار المسؤولون إلى: إذا كان من المستحيل وضع علامة على الوصول إلى مكان رحلة العمل والمغادرة منه في شهادة السفر ، فإن حقيقة في مكان رحلة العمل في الوقت المحدد يمكن تأكيده بواسطة مستندات أخرى. على وجه الخصوص ، يمكن أن تكون هذه المستندات:

• أمر (تعليمات) لإرسال موظف في رحلة عمل ؛
• مهمة رسمية للإرسال في رحلة عمل وتقرير عن تنفيذها ؛
• وثائق سفر توضح تواريخ الوصول والمغادرة من الوجهة ؛
• فاتورة الفندق تؤكد فترة الإقامة في مكان رحلة العمل.

ما هي الوثائق التي لا تزال بحاجة إلى إصدارها

بالإضافة إلى شهادة السفر ، لتأكيد النفقات المتكبدة ، يجب أن يكون هناك:

• أمر (تعليمات) لإرسال موظف في رحلة عمل (نموذج رقم T-9 أو) ؛
• تعيين الوظيفة (رقم النموذج) ؛
• شهادة سفر (نموذج رقم T-10) ؛
• تقرير مسبق (نموذج AO-1) ؛
• تقرير التطور.

إجراءات إصدار المستندات المتعلقة برحلة العمل

قرار إرسال الموظفين في رحلة عمل
أمر الرئيس بإرسال الموظف (الموظفين) في رحلة عمل
مهمة الخدمة
شهادة سفر
تقرير مسبق
الإيصالات النقدية وتذاكر السفر والفواتير
تقرير التطور

الذهاب في رحلة عمل ، كقاعدة عامة ، يأخذ أي موظف المستندات اللازمة معه. من بين هذه الأوراق ، مطلوب شهادة سفر. ما هو وهل من المهم أن يكون معك مثل هذا النموذج؟ هذا يحتاج إلى التعامل معها بمزيد من التفصيل.

الوثائق المرفقة

يتم تحديد الحاجة إلى أي رحلة عمل من قبل رئيس المؤسسة أو شخص مخول لاتخاذ مثل هذه القرارات. أثناء السير على الطريق ، يتلقى الموظف شهادة سفر ، وهي تأكيد رسمي للصلاحيات المنقولة إليه.

تؤكد هذه الوثيقة مشروعية تواجد الموظف في الوجهة المحددة وفي نفس الوقت تعتبر سببًا وجيهًا لغيابه عن مكان العمل. يتم إصدار شهادة السفر من قبل موظف يعتبر هذا الإجراء جزءًا منه الواجبات الرسمية. ويتحمل المسئولية الكاملة عن إصدار مثل هذه المستندات. أساس هذا الأمر هو أمر موقع من قبل المدير. ومنه يأخذ الموظف المفوض المعلومات اللازمة لإصدار شهادة سفر وفقًا لجميع القواعد. بالإضافة إلى المقتطف ، يحتفظ أيضًا بسجلات لجميع الاستمارات الصادرة. يتم تسجيل البيانات في مجلة خاصة يتم فيها تسجيل هذه المستندات وفقًا لذلك.

نموذج فارغ

يجب أن ينعكس وجود الموظفين في رحلة عمل في الجدول الزمني. هذه الوثائق الأساسية هي أساس دفع نفقات السفر. من أجل تبسيط وتنظيم مثل هذه المحاسبة ، طورت لجنة الإحصاء الحكومية الروسية شهادة سفر خاصة منذ عدة سنوات. تم توحيد النموذج T-10 واعتماده بموجب قرار منفصل رقم 1 بتاريخ 01/05/2004.

إنه شكل يتم فيه تقسيم جميع المعلومات إلى أعمدة منفصلة. تحتوي على معلومات أساسية عن الموظف المسافر والشركة التي يعمل بها. يشار أيضًا إلى الوجهة والمؤسسة التي تم إرساله إليها لأداء مهمة محددة. كما تحدد المواعيد النهائية التي خصصتها الإدارة للموظف لتنفيذها. على الجانب الآخر توجد سجلات الوصول والمغادرة ، والتي تشير إلى أنه أثناء غيابه عن مكان العمل ، كان الشخص في المكان الذي كان يجب أن يكون فيه بالضبط.

تغيير القواعد

في ديسمبر 2014 ، قررت الحكومة الروسية تغيير القواعد الحالية. بموجب المرسوم رقم 1595 المؤرخ 29 ديسمبر 2014 ، تم إلغاء شهادة السفر.

دخل هذا القرار حيز التنفيذ في 1 يناير. الآن ، عند الذهاب في رحلة عمل لإكمال المهمة ، لا يُطلب من الموظف قضاء بعض الوقت في إصدار الشهادة المناسبة. هذا الابتكار يوفر الوقت بشكل ملحوظ ليس فقط للموظف المعار ، ولكن أيضًا للموظف الذي كان مسؤولاً سابقًا عن تنظيم الرحلة.

وبعد ستة أشهر ، صدر المرسوم الجديد رقم 771 ، الذي أوضحت فيه الحكومة ما هي المستندات المطلوبة لتأكيد غيابهم عن مكان عملهم الرئيسي. يحتاج الموظف المعار ببساطة إلى تسليم تذاكر سفره وإيصال الإقامة الفندقية إلى قسم المحاسبة في المؤسسة عند عودته. بالإضافة إلى ذلك ، تم أيضًا إلغاء الحاجة إلى إعداد تقرير رحلة منفصل. ولكن يجب أن نتذكر أن كل هذه التغييرات استشارية بحتة بطبيعتها. إذا كان من المناسب لبعض المنظمات الاحتفاظ بالسجلات بالطريقة القديمة ، فلا يمكن لأحد إجبارها على تغيير الترتيب المعتاد.

ورقة العمل

من أجل الاحتفاظ بالسجلات بشكل صحيح ، تحتاج إلى معرفة كيفية إصدار شهادة سفر. يمكن أخذ عينة من ملء هذا النموذج من قسم المحاسبة في مكان العمل. من حيث المبدأ ، هذه ليست مسألة صعبة. مطلوب فقط الإجابة بوضوح على "الأسئلة" المطروحة أمام كل عمود.

أولاً ، يتم ملء الاسم الكامل للمؤسسة أو المؤسسة. يأتي بعد ذلك عنوان المستند نفسه ، مشيرًا إلى رقم وتاريخ تجميعه. فيما يلي معلومات عن الموظف المعار. هنا يتم تسجيل اسمه الكامل وموقعه والوحدة الهيكلية التي يعمل بها. ثم يتم الإشارة إلى المنظمة التي تم إرسال هذا الاختصاصي إليها والمهمة التي يجب عليه إكمالها. بعد ذلك ، يُشار إلى عدد الأيام المخصصة لتنفيذ المهمة بالكلمات ، بالإضافة إلى التواريخ المحددة لبداية رحلة العمل ونهايتها. في مثل هذه الشهادة ، يجب تسجيل بيانات جواز سفر الموظف. هذا يمكن أن يؤكد أوراق اعتماده عند وصوله. يتم تأكيد حقيقة وصول ومغادرة الموظف بعلامات خاصة: يتم إدخال الاسم مكانوتاريخ وتوقيع الشخص المسؤول. المعلومات معتمدة من الختم الدائري للمؤسسة.

أ. شكادوف ، مدير
في. بولياكوفا ، مستشارة قانونية
إي. جوردوكوفا ، مستشار قانوني أول
إن. بوكاريفا ، مستشار قانوني رئيسي"FBK-Legal"

ومع ذلك ، يجوز لصاحب العمل إنشاء ضمانات إضافية للموظفين (مقارنة بتلك المنصوص عليها في القانون) ، منذ المادة. 8 من قانون العمل في الاتحاد الروسي يمنحه الحق في اتخاذ الإجراءات المحلية الأعمال القانونيةتحتوي على قانون العمل. على وجه الخصوص ، يمكن أن تتضمن اللائحة الداخلية لرحلات العمل شرطًا بشأن دفع بدلات يومية عند إرسال الموظف في رحلة عمل ليوم واحد ، والتي يمكن صياغتها على النحو التالي: "خلال الفترة التي يقضيها الموظف في- رحلة عمل ليوم واحد ، يتم تعويضه عن المصاريف الإضافية المرتبطة بالعيش خارج مكان الإقامة (بدل يومي) ، بمعدل ________ ". هذا النهج تبرره حقيقة أنه ، وفقًا لمعادلة. 6 ملاعق كبيرة. 168 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، الإجراء و أبعاديتم تحديد سداد المصاريف المتعلقة برحلات العمل من خلال الاتفاقية الجماعية أو اللوائح المحلية.

ويترتب على ما سبق ، اعتمادًا على القرار الذي اتخذه صاحب العمل (سواء كان الموظف مناسبًا للعودة في نفس اليوم أم لا) ، سيتم تحديد نفقات السفر التي يجب سدادها للموظف: جميع أنواع النفقات المقدمة في الفن. 168 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، أو المصاريف التي لا تشمل البدل اليومي ، إذا ذهب الموظف مع ذلك إلى منطقة أخرى وعاد في نفس اليوم.

المخاطر الضريبية

ضريبة الدخل على الشركات.

وفقًا للمؤلفين ، لا توجد مخاطر ضريبية في الوضع الذي تم تحليله ، لأنه حتى في حالة وجود خلافات مع السلطات الضريبية فيما يتعلق بالاعتراف برحلة عمل الموظف كرحلة عمل ، فإن تكاليفها ذات طبيعة صناعية ، المتعلقة بأنشطة المنظمة وتنفذ لصالح الموظف. ومع ذلك ، يجب تأكيد هذه الحقيقة من خلال تقرير مناسب عن العمل المنجز خارج موقع المكتب التمثيلي (خارج المكتب). وللسبب نفسه ، فإن التكاليف المرتبطة بمثل هذه الرحلة: النقل ، والبدل اليومي ، وتكاليف الإقامة الفندقية هي نفقات يتم تكبدها في إطار الأنشطة القانونية للمنظمة. وبالتالي ، فإن معيار تطبيق المزايا الفرعية المعمول به. 36 ص .1 م. 251 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، في هذه الحالة يتم تنفيذها.

ضريبة القيمة المضافة.

عند إنفاق الأموال الصادرة بموجب التقرير إلى موظفي المنظمة ، أو عند سداد الأموال الشخصية التي تم إنفاقها لصالح صاحب العمل ، لا ينشأ موضوع ضريبة القيمة المضافة ، حيث لا توجد حقيقة لبيع البضائع (الأشغال ، الخدمات) من قبل المنظمة. في الوقت نفسه ، لا تهم طبيعة الإنفاق (الهدف أو غير المستهدف) الأموال. هذا يعني أنه عندما يتم تعويض الموظف عن المصاريف المتعلقة بتنفيذ مهام الإنتاج لصاحب العمل ، لا ينشأ موضوع ضريبة القيمة المضافة أيضًا ولا توجد مخاطر ضريبية لهذه الضريبة. الضريبة المقدمة إلى المنظمة من قبل موردي السلع (الأعمال ، الخدمات) (على سبيل المثال ، ضريبة القيمة المضافة على خدمات الإقامة الفندقية) غير قابلة للخصم إذا لم يكن لدى المنظمة أنشطة خاضعة لضريبة القيمة المضافة (البند 2 ، المادة 171 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي). تؤخذ ضريبة القيمة المضافة المقدمة إلى المؤسسة في الاعتبار في تكلفة البضائع المشتراة (الأعمال والخدمات) (البند 2 ، المادة 170 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

ضريبة الدخل وأقساط التأمين.

نظرًا لأن المبالغ المدفوعة للموظف فيما يتعلق بأداء وظائف العمل الخاصة به خارج موقع مكتب المنظمة هي ذات طبيعة تعويضية ويتم استحقاقها من أجل ضمان الوفاء بمهام المنظمة (ليس في المصالح الشخصية لـ موظف) ، لا تخضع هذه المدفوعات لضريبة الدخل الشخصي وأقساط التأمين المقابلة داخل المنشأة بموجب القانونأعراف. مع التأكيد الوثائقي لطبيعة الإنتاج لرحلة الموظف (وجود مهمة تنفيذية بشكل صحيح وتقرير عن تنفيذها) ، في رأينا ، لا توجد مخاطر ضريبية. في هذه الحالة ، وفقًا للمؤلفين ، سيكون كافياً الإشارة في اللائحة الداخلية الخاصة برحلات العمل إلى موقع المنظمة (وحدتها الهيكلية) العنوان القانوني (الفعلي) للمؤسسة (التقسيم الفرعي).

الآثار الضريبية لمدفوعات البدل اليومي لرحلات العمل ليوم واحد

بناء على الفقرة 3 من الفن. 217 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، جميع أنواع مدفوعات التعويض التي يحددها التشريع الحالي للاتحاد الروسي (ضمن الحدود الموضوعة وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي) المتعلقة بأداء واجبات العمل من قبل دافع الضرائب ( بما في ذلك الانتقال إلى العمل في منطقة أخرى وتسديد نفقات السفر) لا تخضع لضريبة الدخل الشخصي. عندما يدفع صاحب العمل دافع الضرائب مقابل نفقات السفر داخل الدولة وخارجها ، لا يشمل الدخل الخاضع للضريبة البدلات اليومية المدفوعة وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي.

في الوقت نفسه ، كما لوحظ بالفعل ، لا تنص تشريعات الاتحاد الروسي على دفع البدلات اليومية لرحلات العمل ليوم واحد ، والتي يمكن للموظف العودة منها في نفس اليوم. كما يتضح من ممارسات التحكيم ، فإن القضية الرئيسية لأغراض فرض الضرائب على البدلات اليومية في هذه الحالة هي إثبات حقيقة أن الموظف لا تتاح له الفرصة للعودة يوميًا إلى مكان إقامته الدائم في غضون فترة زمنية معقولة. إذا كان هذا ممكنًا ، فإن البدلات اليومية لرحلات العمل ليوم واحد والتي يتم دفعها خارج نطاق التزامات صاحب العمل المفروضة عليه بموجب قانون العمل ، ولكن على أساس المستندات الداخلية لصاحب العمل ، تخضع لضريبة الدخل الشخصي.

لأسباب مماثلة ، مثل هذا الدفع وفقا للفرعي. 2 ص 1 فن. 238 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي تخضع لأقساط التأمين وفقا للفرع الفرعي. 2 ص 1 فن. 9 من القانون رقم 212-FZ).

تم تأكيد هذا الموقف ، على وجه الخصوص ، في قرارات FAS لمنطقة Volga-Vyatka المؤرخة 16 أغسطس 2007 في القضية رقم A28-1084 / 2007-3 / 29 و 31 أكتوبر 2006 في القضية رقم A82- 6004 / 2004-27. تم تضمين استنتاجات مماثلة في قرارات دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية لمنطقة الفولغا بتاريخ 27 يونيو 2006 في القضية رقم A12-1880 / 06-C60 ، دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية للمنطقة الشمالية الغربية في 1 مارس 2006 في حالة رقم A05-5899 / 2005-12 وفي 4 فبراير 2005 رقم A26-6025 / 04-29.

ومع ذلك ، في المرسوم الصادر في 7 فبراير 2007 في القضية رقم А62-3895 / 06 ، أقرت دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية للمنطقة الوسطى بأن المدفوعات في مقابل البدلات اليومية للموظفين رحلات عملعلى مسافة تزيد عن 150 كم ، بغض النظر عن الوقت الذي تقضيه في الرحلة ، تعتبر تعويضية بطبيعتها. على هذا الأساس ، لا تخضع هذه المدفوعات لضريبة الدخل الشخصي.

تأكيد وثائقي للرحلة

بناءً على قواعد تشريعات العمل ، يجب تأكيد حقيقة إرسال موظف في رحلة عمل من قبل المنظمة بالوثائق التالية:

بالإضافة إلى ذلك ، وفقًا للفقرة 26 من اللوائح الخاصة برحلات العمل ، عند العودة من رحلة عمل ، يجب على الموظف أن يقدم إلى صاحب العمل في غضون ثلاثة أيام عمل:

وبالتالي ، جنبًا إلى جنب مع شهادات السفر والطلبات والتعيينات لرحلات العمل ، يجب على المنظمة إعداد سجل للموظفين المغادرين في رحلات العمل. عند العودة من رحلة عمل ، يُطلب من الموظف أيضًا أن يقدم إلى صاحب العمل تقريرًا مسبقًا مع المستندات التي تؤكد النفقات الفعلية ، وتقرير عن العمل المنجز.

على عكس التشريع السابق ، لا تحد اللائحة الخاصة برحلات العمل أو توسع نطاق المستندات الصادرة عند إرسال موظف في رحلة عمل ، اعتمادًا على مدتها. لذلك ، يجب تأكيد تأكيد حقيقة أن صاحب العمل قد اتخذ قرارًا بشأن عدم استصواب إعادة الموظف في نفس اليوم في المستندات التي يتم وضعها عادةً عند إرسال الموظف في رحلة عمل.

يجب أن تعكس حقيقتين على الأقل: الفترة الزمنية لإرسال الموظف في رحلة عمل والأسباب التي دفعت صاحب العمل إلى اتخاذ قرار بإرسال الموظف لمدة تزيد عن يوم واحد.

فترة رحلة العمل

إذا قرر صاحب العمل أنه ليس من المستحسن إعادة الموظف من رحلة عمل ، فسيصل الموظف إلى مكان العمل الدائم في اليوم التالي على الأقل. هذا يعني أن رحلة الموظف لا يمكن اعتبارها رحلة نهارية ، منذ تاريخ الوصول وفقًا للمساواة. 2 ص .4 من اللوائح الخاصة برحلات العمل هو اليوم الذي يصل فيه الموظف من رحلة عمل ، أي تعتبر هذه الرحلة رحلة متعددة الأيام. وبالتالي ، في المستندات التي يتم إعدادها عند إرسال موظف في رحلة عمل ، لن يتزامن يوم المغادرة ويوم الوصول ، مما يؤكد حقيقة أن الموظف في رحلة عمل متعددة الأيام.

لا يُلزم التشريع صاحب العمل بالإشارة مباشرة إلى أسباب قراره بإرسال عامل لعدة أيام إذا كان الأخير لديه القدرة المادية على العودة إلى مكان إقامته الدائم ، مع مراعاة المسافة وروابط النقل. ومع ذلك ، حيث يتم تحديد مدى ملاءمة عودة العامل مع مراعاة طبيعة المهمة التي يتم تنفيذها(أي بناءً على درجة التعقيد والحجم والجدول الزمني للمهمة ، وما إلى ذلك) ، وكذلك الحاجة إلى تهيئة الظروف لاستراحة الموظف(أي مع الأخذ في الاعتبار كثافة العمل وتعقيده وما إلى ذلك) ، نعتقد أنه من الممكن تبرير وجود موظف في مكان رحلة العمل لعدة أيام على النحو التالي:

• يشير تعيين الوظيفة إلى محتوى تعيين الموظف ، بينما يُنصح بالإشارة إلى مقدار العمل اليومي المخطط له وتوقيت تنفيذه ؛
• يقوم الموظف بإعداد تقرير عن العمل المنجز ، والذي يعكس مقدار العمل اليومي وتوقيت تنفيذه ؛
• يتم إعداد المستندات التي تؤكد حقيقة أن الموظف يشارك في العمل الإضافي (إخطار الموظف ، أو الطلب ، أو الموافقة الكتابية للموظف ، أو الجدول الزمني ، وما إلى ذلك) - شرط اختياري.

لمزيد من اليقين ، من المستحسن أن تدرج في قانون محلي، الذي ينظم مسائل إرسال الموظفين في رحلات عمل ، الشروط التي بموجبها يقرر صاحب العمل إقامة الموظف في مكان رحلة العمل لفترة معينة ، أي أكثر من يوم واحد (على سبيل المثال: "إذا انتهت ورشة العمل بعد ___ ساعة ، لا يعود الموظف إلى مكان الإقامة الدائمة").

وبالتالي ، فإن التزام صاحب العمل بإعداد أي مستندات إضافية عند اتخاذ قرار بشأن عدم جدوى إعادة الموظف من رحلة عمل في نفس اليوم غير ثابت قانونيًا. في الوقت نفسه ، وفقًا للمؤلفين ، يجب أن تتبع أسباب بقاء الموظف في رحلة عمل لعدة أيام مع إمكانية العودة منها بوضوح من محتوى المستندات التي يتم وضعها عادةً.

انظر البند 1 من القسم 1 من إجراءات التسجيل ، وإلغاء التسجيل لدى السلطات الضريبية للمنظمات الروسية في موقع التقسيمات الفرعية المنفصلة التي تنتمي إليها العقاراتو (أو) المركبات والأفراد - المواطنون الاتحاد الروسي، بالإضافة إلى رواد الأعمال الفرديين الذين يستخدمون نظامًا ضريبيًا مبسطًا على أساس براءة اختراع تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 5 نوفمبر 2009 برقم 114n.

في الوقت الحاضر ، يتم تطبيق التعليمات إلى الحد الذي لا يتعارض فيه مع قانون العمل في الاتحاد الروسي واللوائح الخاصة برحلات العمل (المادة 423 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). وفقا للفقرة 1 من التعليمات رحلة عملرحلة موظف بأمر من رئيس جمعية أو مؤسسة أو مؤسسة أو منظمة لفترة معينة من الوقت إلى مكان آخر لأداء مهمة رسمية خارج مكان عمله الدائم معترف بها. وبالتالي ، من حيث تعريف مفهوم رحلة العمل ، هناك تناقض واضح.

يتم تأكيد أحكام التشريع الخاص بحرية صاحب العمل عند اتخاذ قرار بشأن توقيت رحلة العمل واستصواب تأخير الموظف من خلال ممارسة إنفاذ القانون (انظر ، على سبيل المثال ، خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 29 مارس ، 1999 رقم 04-02-05 / 6).

وفقًا لقرار القوات المسلحة للاتحاد الروسي المؤرخ 4 مارس 2005 رقم GKPI05-147 ، فإن دفع البدلات اليومية مشروط بإقامة الموظف خارج مكان الإقامة الدائمة لأكثر من 24 ساعة ، وبالتالي ، لأغراض حساب البدلات اليومية ، يتم التعرف على رحلة العمل على أنها يوم واحد إذا كانت أقل من 24 ساعة.

القانون الاتحادي رقم 212-FZ المؤرخ في 24 يوليو 2009 "بشأن مساهمات التأمين في صندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي ، الصندوق التأمينات الاجتماعيةالتابعة للاتحاد الروسي ، والصندوق الفيدرالي للتأمين الطبي الإجباري وصناديق التأمين الطبي الإجباري الإقليمي.

تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1 "بشأن الموافقة على النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية لمحاسبة العمالة ودفعها".

تمت الموافقة على متطلبات ملء المجلة وشكلها بأمر من وزارة الصحة والتنمية الاجتماعية في روسيا بتاريخ 11 سبتمبر 2009 برقم 739 ن "بشأن الموافقة على إجراءات ونماذج محاسبة الموظفين الذين يغادرون في رحلات عمل من المنظمة المرسلة والوصول إلى الجهة المعار إليها ".

وفقًا للبند 2 من التعليمات ، لا يمكن إصدار شهادة سفر إذا اضطر الموظف إلى العودة إلى مكان العمل الدائم في نفس اليوم. في الوقت الحالي ، لا يتم تطبيق هذا الحكم من التعليمات نظرًا لتعارضه مع اللائحة الخاصة برحلات العمل (ينص البند 15 من هذه اللائحة على حالة واحدة فقط لا يتم فيها إصدار شهادة سفر ، أي عند السفر إلى الخارج).

للتسجيل ، يتم استخدام نموذج موحد رقم T-11 ، تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1.

في بعض الأحيان يكون من الضروري إرسال الموظفين في رحلة عمل ليس فقط إلى الشركات الكبيرة ، ولكن أيضًا إلى ممثلي الشركات الصغيرة. وبالطبع ، يدفع صاحب العمل مصاريف السفر والإقامة للموظف المعار لصالح الشركة إلى مدينة أخرى أو حتى إلى دولة أخرى. لسوء الحظ ، بالنسبة للمؤسسات التي تستخدم نظام الضرائب المبسط بمعدل 6٪ ، فإن هذه التكاليف لن توفر أي مزايا عند حساب ضريبة واحدة. إذا كنا نتحدث عن "مبسط" مع موضوع "الدخل مطروحًا منه النفقات" ، فعندئذ ، مثل الشركات على OSNO ، يمكنهم مراعاة هذه التكاليف عند تحديد القاعدة الضريبية.

أحكام عامة بشأن رحلات العمل

ما هي فئات الموظفين التي يمكن لصاحب العمل إرسالها في رحلة عمل؟

يحق للمنظمة أن ترسل في رحلة عمل الموظفين الموجودين فيها فقط علاقات العملمع صاحب العمل (بما في ذلك العمال بدوام جزئي ، والعمال الأجانب) ، باستثناء فئات معينة من المواطنين ، وهي:

• النساء الحوامل (الجزء 1 من المادة 259 قانون العملالترددات اللاسلكية)؛
• الموظفون خلال فترة سريان اتفاقية التلمذة الصناعية ، باستثناء الحالات التي تكون فيها رحلة العمل مرتبطة بالتلمذة الصناعية (الجزء 3 من المادة 203 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ؛
• العمال الذين لم يبلغوا سن 18 ، باستثناء المبدعين والرياضيين ؛
• الأشخاص ذوي الإعاقة ، إذا كان هذا مخالفًا لهم برنامج فرديإعادة تأهيل؛
• المرشحين المسجلين للمشاركة في الانتخابات ؛
• المواطنون الذين يعملون على أساس عقود القانون المدني ؛
• موظفو المنظمات الأخرى (على سبيل المثال ، الذين يؤدون العمل أو يقدمون الخدمات بموجب اتفاقية الاستعانة بمصادر خارجية) ؛
• فئات معينة من الموظفين ، إذا لم يقدموا موافقة خطية لرحلة عمل (أو إذا أعطوا هذه الموافقة ، لكن رحلات العمل محظورة بموجب شهادتهم الطبية).

تأكيد: فن. 166 , الجزء 2 فن. 287 , الجزء 8 فن. أحد عشر قانون العمل في الاتحاد الروسي ، البند 2 من اللوائح كتاب وزارة المالية الروسية رقم 03-03-04 / 1/844 بتاريخ 19 ديسمبر 2006

هل يجب على المنظمة الحصول على موافقة خطية من الموظف لإرساله في رحلة عمل؟

يجب أن تحصل المنظمة على موافقة خطية إذا تم إرسال ما يلي في رحلة عمل: - النساء اللواتي لديهن أطفال دون سن الثالثة ؛ - الأمهات (الآباء) اللائي يقمن بتربية أطفال دون سن الخامسة بدون زوج ؛ - الموظفون الذين لديهم أطفال معاقون ؛ - الموظفين الذين يعتنون بأفراد الأسرة المرضى (في حالة وجود شهادة طبية).

في الوقت نفسه ، لا يمكن إرسال هؤلاء الموظفين في رحلة عمل (بموافقتهم الكتابية) إلا إذا لم يكن ذلك ممنوعًا من قبلهم وفقًا لتقرير طبي.

عند تلقي موافقة كتابية على رحلة عمل ، يجب إخطار الموظف كتابيًا بأنه يحق له رفض السفر. لذلك ، في هذه الحالة ، يُنصح بإعداد مستند واحد يجمع بين الإخطار بإمكانية رفض رحلة عمل وفرصة إعطاء الموافقة. قد يكون هذا المستند بمثابة إشعار بإرسال موظف في رحلة عمل (انظر النموذج " إخطار بإرسال موظف في رحلة عمل له الحق في رفضها»).

ما هي الضمانات المقدمة للعامل المرسل؟

يتم تزويد الموظف الذي يتم إرساله في رحلة عمل بالضمانات المنصوص عليها في تشريعات العمل ، وهي: - الحفاظ على مكان العمل (الوظيفة) ؛ - الحفاظ على متوسط ​​الدخل لفترة رحلة العمل ؛ - سداد المصاريف المرتبطة برحلة عمل (نفقات السفر ، السكن ، البدل اليومي ، إلخ).

تنطبق هذه الضمانات أيضًا على العاملين بدوام جزئي (داخليًا وخارجيًا). في نفس الوقت الشريك متوسط ​​الدخلأثناء إقامته في رحلة عمل ، ما عليك سوى التوفير مع صاحب العمل الذي أرسله في رحلة عمل. إذا تم إرسال الموظف في رحلة عمل في نفس الوقت في كل من مكان العمل الرئيسي وبدوام جزئي ، فيجب الاحتفاظ بمتوسط ​​الدخل من قبل كلا أصحاب العمل. يتم توزيع سداد نفقات السفر في هذه الحالة بين أصحاب العمل بالاتفاق بينهم.

كم من الوقت يحق لمنظمة ما إرسال موظف في رحلة عمل في روسيا؟

يحدد صاحب العمل هذه الفترة بشكل مستقل ، مع الأخذ في الاعتبار الحجم والتعقيد والسمات الأخرى للمهمة الرسمية.

يجب الإشارة إلى الفترة التي يتم فيها إرسال الموظف في رحلة عمل في وثائق السفر الموقعة من قبل الرئيس (أو الشخص المفوض من قبله لهذا الغرض). وهي: - من أجل إرسال الموظف في رحلة عمل ؛ - في وثيقة السفر ؛ - في الخدمة.

لم يحدد القانون المدة القصوى لقضاء الموظف في رحلة عمل في روسيا. الاستثناء هو العمال الأجانب. فيما يتعلق بهم ، فإن تعريف الحد الأقصى لفترة الإقامة في رحلة عمل له خصائصه الخاصة (البند 6 ، المادة 13 من القانون الاتحادي رقم 115-FZ المؤرخ 25 يوليو 2002 ، الملحق بأمر وزارة الصحة والتنمية الاجتماعية لروسيا رقم 564n بتاريخ 28 يوليو 2010).

تأكيد: البند 4 من اللوائح ، وافق مرسوم حكومة الاتحاد الروسي رقم 749 بتاريخ 13 أكتوبر 2008 ، كتاب وزارة المالية الروسية رقم 03-03-06 / 1/304 بتاريخ 28 أبريل 2010

تسجيل رحلة عمل

الآن دعنا نرى كيف يتم توثيق رحلة الموظف. مثل أي إجراء أو قرار داخل المنظمة ، خاصة إذا كان مرتبطًا بالموظفين ، تتطلب رحلة العمل إعداد قائمة محددة جدًا من المستندات.

هل أحتاج إلى إصدار مذكرة عند إرسال موظف في رحلة عمل؟

ليس من الضروري وضع ، إلا في الحالات التي يكون فيها مثل هذا الالتزام منصوص عليه في الوثائق الداخلية لصاحب العمل (على وجه الخصوص ، في السياسة المحاسبية) و (أو) في القانون التنظيمي المحلي لصاحب العمل (على سبيل المثال ، في اللوائح الخاصة برحلات العمل).

لا ينص القانون على نموذج مذكرة الخدمة ، والإجراءات والحالات الخاصة بتعبئتها. لذلك ، تتخذ المنظمة قرارًا بشكل مستقل بشأن ما إذا كان من الضروري إصدارها عند إرسال موظف في رحلة عمل أم لا. يجب تحديد القرار بشأن الحاجة إلى إعداد مذكرة في السياسة المحاسبية للمنظمة للأغراض المحاسبية و (أو) في القانون التنظيمي المحلي لصاحب العمل (على سبيل المثال ، في اللوائح الخاصة برحلات العمل). تأكيد: فن. 8 من القانون الاتحادي رقم 402-FZ المؤرخ 6 ديسمبر 2011 , الجزء 2 فن. 5 , الجزء 1 فن. ثمانية قانون العمل للاتحاد الروسي.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن أسس وأهداف إرسال موظف في رحلة عمل موضحة في ترتيب (تعليمات) الرئيس عند إرسال الموظف في رحلة عمل وفي مهمة العمل.

إن استخدام النماذج الموحدة لوثائق الموظفين المعتمدة من قبل لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا ليس إلزاميًا (مع مراعاة عدد من الميزات). أي ، يحق لصاحب العمل أن يطور بشكل مستقل أشكالًا من مستندات المحاسبة الأولية التي سيطبقها. في الوقت نفسه ، لا يحظر التشريع استمرار استخدام الأشكال المحددة للوثائق الأولية الموحدة. في أي حال ، يجب أن تحتوي النماذج المستخدمة على جميع التفاصيل المطلوبة المدرجة في الجزء 2 من الفن. 9 من القانون الاتحادي رقم 402-FZ المؤرخ 6 ديسمبر 2011

اعتمادًا على النماذج التي يقرر صاحب العمل استخدامها ، يمكنه إما تحديد الإجراء الخاص به لملئها ، أو الاسترشاد بالتعليمات التي تنطبق على النماذج الموحدة التي طورتها لجنة الدولة للإحصاء في روسيا (إذا وافق عليها للاستخدام) . على وجه الخصوص ، يمكن إصدار أمر بإرسال موظف في رحلة عمل في النموذج رقم T-9 أو النموذج رقم T-9a (يتم تطبيقه عند إرسال موظفين أو أكثر في رحلة عمل في نفس الوقت) ، وتعيين وظيفة - في النموذج رقم T-10a واتباع التعليمات الخاصة بالتطبيق وإكماله (تعليمات حول التطبيق واستكمال النماذج الخاصة بمحاسبة العمالة ودفعها (رقم T-9 ، رقم T-9a ، رقم T-10a) ، تمت الموافقة عليه بموجب قرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا رقم 1 بتاريخ 5 يناير 2004). سيكون هذا المستند تأكيدًا على الفترة التي قضاها في رحلة عمل. يشير إلى تواريخ الوصول والمغادرة ، وهي علامة يجب على الموظف أن يضعها مباشرة في الشركة التي أرسله إليها صاحب العمل. ومع ذلك ، لا ينطبق هذا المطلب إلا على رحلات العمل داخل روسيا.

ما المقصود بالتكليف الرسمي عند إرسال موظف في رحلة عمل؟

يُفهم على أنه تكليف لعامل معار لأداء عمل معين (أداء إجراءات معينة) في إطار وظيفته العمالية ، المنصوص عليها في عقد العمل و المسمى الوظيفيالمقدمة من صاحب العمل. على سبيل المثال ، للتفاوض وإبرام اتفاق وإعداد المعدات وإجراء مقابلة وما إلى ذلك. تأكيد: الجزء 1 فن. 166 , فن. 60 قانون العمل للاتحاد الروسي.

يجب أن يكون التعيين الرسمي للموظف المعار واضحًا وشاملًا. يجب أن تصاغ في المهمة.

على وجه الخصوص ، عند استخدام نموذج موحد لتخصيص الخدمة في النموذج رقم T-10a ، يتم توفير السطور الموجودة في العمود 11 من هذه الوثيقة خصيصًا لصياغة أمر خدمة لعامل مُعَار. عند العودة من رحلة عمل ، مقابل المهمة الرسمية ، يجب على الموظف كتابة تقرير موجز عن تنفيذها.

تأكيد: تعليمات التقديم وملء استمارات محاسبة العمالة ودفعها (رقم T-10a) ، وافق مرسوم اللجنة الحكومية للإحصاء في روسيا رقم 1 بتاريخ 5 يناير 2004

كيف تملأ طلبًا لإرسال موظف في رحلة عمل؟

تحتاج إلى ملء الطلب المحدد لملء النموذج ، والذي تمت الموافقة عليه لهذه الأغراض في السياسة المحاسبية للمنظمة. عند إرسال موظف في رحلة عمل ، يكون ذلك مناسبًا ترتيب. على وجه الخصوص ، عند تطبيق نموذج موحد لأمر لإرسال موظف في رحلة عمل (النماذج رقم T-9 ، رقم T-9a) ، يتم ملء أعمدته وفقًا لتعليمات الاستخدام والتعبئة استمارات تسجيل العمالة ودفعها (رقم T-9 ، رقم T-9a) مصدق عليها. مرسوم اللجنة الحكومية للإحصاء في روسيا رقم 1 بتاريخ 5 يناير 2004

في جزء العنوان من الطلب في نموذج موحد ، يجب عليك تضمين: - اسم المنظمة التي ترسل الموظف (الموظفون) في رحلة عمل ؛ - رقم الوثيقة وتاريخها.

في الجزء الرئيسي من الطلب في نموذج موحد ، يجب عليك تحديد: - الاسم الأخير ، والاسم الأول ، ورقم العائلة ، ورقم الموظفين للموظف (الموظفون) الذي ترسله المنظمة في رحلة عمل ؛ - الوحدة الهيكلية التي يعمل فيها الموظف (الموظفون) ؛ - المنصب (التخصص ، المهنة) للموظف (الموظفون) ؛ - وجهة رحلة العمل (البلد ، المدينة ، اسم المنظمة) ؛ - تواريخ بدء الرحلة وانتهائها ؛ - مدة الرحلة والغرض منها ؛ - مصدر تمويل النفقات المرتبطة برحلة العمل (يُشار إليه إذا لزم الأمر) ؛ - تفاصيل المستند الذي يعتبر أساس إعداد الطلب (على سبيل المثال ، مهمة للعمل).

تملأ هذه الوثيقة من قبل موظف خدمة شؤون الموظفين (قسم الموارد البشرية ، قسم شؤون الموظفين). موقعة من قبل: - موظف (موظفين) يتم إرساله في رحلة عمل ؛ - رئيس المنظمة (الشخص المفوض منه لهذا).

ما هو شكل وثيقة السفر؟

إن استخدام النماذج الموحدة لوثائق الموظفين المعتمدة من قبل لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا ليس إلزاميًا (مع مراعاة عدد من الميزات). أي أن صاحب العمل لديه الحق في تطوير أشكال من وثائق المحاسبة الأساسية بشكل مستقل والتي سيطبقها ، بما في ذلك شهادة السفر. في الوقت نفسه ، لا يحظر التشريع استمرار استخدام الأشكال المحددة للوثائق الأولية الموحدة. في أي حال ، يجب أن تحتوي النماذج المستخدمة على جميع التفاصيل المطلوبة المدرجة في الجزء 2 من الفن. 9 من القانون الاتحادي رقم 402-FZ المؤرخ 6 ديسمبر 2011

اعتمادًا على النماذج التي يقرر صاحب العمل استخدامها ، يمكنه إما تحديد الإجراء الخاص به لملئها ، أو الاسترشاد بالتعليمات التي تنطبق على النماذج الموحدة التي طورتها لجنة الدولة للإحصاء في روسيا (إذا وافق عليها للاستخدام) .

إذا قرر صاحب العمل استخدام النماذج التي طورتها لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا ، فيجب عليه إعداد شهادة سفر في النموذج رقم T-10 (انظر. عينة). يتم ملء أعمدة النموذج الموحد رقم T-10 وفقًا لتعليمات تقديم واستكمال استمارات تسجيل العمل وأجره (رقم T-10) ، المعتمدة. مرسوم اللجنة الحكومية للإحصاء في روسيا رقم 1 بتاريخ 5 يناير 2004

كل هذه الوثائق مهمة لسجلات الموظفين. من وجهة نظر المحاسبة الضريبية ، لتأكيد نفقات رحلة عمل ، فإن وجود شهادة سفر فقط هو أمر أساسي. في حالة غيابه ، أي عند عبور الحدود ، ستكون العلامات الخاصة بذلك في جواز السفر بمثابة تأكيد لحقيقة الرحلة. بالإضافة إلى ذلك ، من أجل التمكن من أخذ بدلات السفر في الاعتبار عند حساب الوعاء الضريبي ، من الضروري أن يقوم الموظف ، في غضون 3 أيام بعد العودة ، بإعداد تقرير مسبق يسرد جميع نفقاته ، وكذلك إرفاق جميع المستندات التي تؤكد دفع نفقات السفر والإقامة والمصروفات المالية الأخرى كجزء من رحلات عمله.

مصاريف السفر المسموح بها

ما هي المستندات التي تؤكد نفقات التمثيل المتكبدة؟

يمكنك التأكيد من خلال المستندات التي تبرر نوعًا أو آخر من نفقات السفر: نفقات السفر والإقامة والبدلات اليومية.

لا يحدد التشريع قائمة محددة من الوثائق الداعمة التي يمكن أن تستخدمها المنظمة لتبرير نفقات السفر للموظفين.

رأي وزارة المالية في روسيا ودائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا: المستندات تؤكد مصاريف السفريمكن أن يكون الموظف للسفر والتوظيف:

تقرير مسبق معتمد من قبل رئيس المنظمة ؛

شهادة سفر

المستندات التي تثبت تكاليف سفر الموظف (بما في ذلك المستندات التي تؤكد تكاليف شراء تذكرة سفر إلكترونية) ، واستئجار مسكن ، وما إلى ذلك (مرفقة بالتقرير المسبق). في الوقت نفسه ، فإن وجود مثل هذه المستندات مثل تعيين وظيفة وأمر بإرسال موظف في رحلة عمل ليس ضروريًا لتأكيد النفقات لأغراض ضريبة الأرباح. تأكيد: خطابات وزارة المالية الروسية رقم 03-03-06 / 1/764 بتاريخ 19 نوفمبر 2009 ، رقم 03-03-05 / 169 بتاريخ 14 سبتمبر 2009 ، خدمة الضرائب الفيدرالية لروسيا رقم MN 22-3 / 890 بتاريخ 25 نوفمبر 2009

نظرًا لحقيقة أنه يتم إصدار شهادة السفر فقط لرحلات العمل عبر روسيا ودول رابطة الدول المستقلة ، عند إرسال موظف في رحلة عمل إلى الخارج إلى دول أخرى ، يجب أن تتوفر نسخ من صفحات جواز السفر الدولي مع علامات عبور الحدود ( البند ، اللوائح ، التي تمت الموافقة عليها بموجب المرسوم الحكومي RF رقم 749 بتاريخ 13 أكتوبر 2008).

مهم! بالنسبة لرحلات العمل التي تستغرق يومًا واحدًا ، قد تكون شهادة رحلة العمل مفقودة أيضًا.

لتبرير التكاليف في شكل بدلات يومية ، يلزم إعداد المستندات عند إرسال موظف في رحلة عمل (على وجه الخصوص ، شهادة سفر لرحلة عمل طويلة في روسيا ودول رابطة الدول المستقلة). بالإضافة إلى ذلك ، لا تحتاج إلى تقديم العديد من الشيكات والإيصالات. رقم 03-03-06 / 1/741 بتاريخ 11 نوفمبر 2011 , رقم 03-03-06 / 1/206 بتاريخ 1 أبريل 2010 , رقم 03-03-06 / 1/770 بتاريخ 24 نوفمبر 2009

في أي شكل يجب إعداد تقرير مسبق عند عودة الموظف من رحلة عمل؟

تقرير المصاريف هو المستند الأساسي ، وبمساعدة الموظف (بما في ذلك أولئك الذين تم إرسالهم في رحلة عمل) يؤكد المصاريف التي تكبدها مقابل إصدار المساءلة السيولة النقدية(الجزء 1 ، المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 402-FZ المؤرخ 6 ديسمبر 2011 ، البند 26 من اللائحة ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي رقم 749 المؤرخ 13 أكتوبر 2008).

من الضروري إعداد تقرير مسبق بالشكل المعتمد في السياسة المحاسبية للمنظمة للأغراض المحاسبية. المنظمة لها الحق في هذا المستندحسب النموذج الموحد رقم AO-1 المعتمد. مرسوم Goskomstat لروسيا رقم 55 بتاريخ 1 أغسطس 2001. يمكنك أيضًا تطوير نموذج تقرير مسبقبشكل مستقل (بما في ذلك اتخاذ النموذج القياسي كأساس).

في أي حال ، يجب أن تحتوي المستندات الأساسية التي تستخدمها المنظمة على جميع التفاصيل المطلوبة المدرجة في الجزء 2 من الفن. 9 من القانون الاتحادي رقم 402-FZ المؤرخ 6 ديسمبر 2011

لكن العودة إلى رحلات العمل. ينص قانون العمل على قائمة صارمة بالمواد التي بموجبها يمكن للعامل أن يطالب بالتعويض.

هذه هي نفقات السفر وإيجار الإقامة والبدلات اليومية. لا يتم دفع وجبات الطعام بشكل منفصل. من المفترض أن يتم تضمين هذه النفقات في الدفعات اليومية. بالإضافة إلى هذه المصاريف الداخلية للشركة وثيقة معياريةقد يوافق على قائمة التكاليف الإضافية التي يتعين سدادها للعمال. يمكن أن يكون ، على سبيل المثال ، خدمات الاتصالات والإنترنت وسيارات الأجرة. بطريقة أو بأخرى ، يجب مراعاة مبدأ التبرير الاقتصادي ، أي أن الشخص في رحلة عمل يجب أن يتحمل هذه النفقات فقط لأداء مهمة رسمية.

إذن ، ما هي نفقات تعويض الموظف الذي تم إرساله في رحلة عمل؟

سداد المصاريف المتعلقة بالسفر. وهي تشمل على وجه الخصوص: - نفقات السفر. - تكلفة إيجار المساكن ؛ - اليومي؛ - المصاريف الأخرى التي يتحملها الموظف بموافقة صاحب العمل.

يجب تحديد المبالغ المحددة ، بالإضافة إلى إجراءات سداد نفقات السفر ، في اتفاقية جماعية (قانون تنظيمي محلي آخر ، على سبيل المثال ، اللوائح الخاصة برحلات العمل).

تأكيد: فن. 168 من قانون العمل في الاتحاد الروسي .

لا تنص تشريعات العمل على الالتزام بدفع النفقات المرتبطة برحلة عمل لجميع الموظفين بنفس المبلغ. يتم تحديد مبلغ التعويض بناءً على القدرات المالية للمنظمة. يحق لمنظمة صاحب العمل ، بموجب قانونها التنظيمي المحلي ، توفير مبلغ مختلف من هذه النفقات للموظفين الذين يشغلون مناصب مختلفة (على سبيل المثال ، مبالغ مختلفة من النفقات لرئيس المنظمة ونوابه والمديرين الانقسامات الهيكلية، موظفين آخرين).

تأكيد: كتاب وزارة العمل الروسية رقم 14-2-291 بتاريخ 14 فبراير 2013 , الفقرة 3 من خطاب روسترود رقم 164-6-1 بتاريخ 4 مارس 2013

لتحديد مبلغ الدفعة المقدمة للموظف طوال مدة رحلة العمل ، من الضروري مراعاة مدتها ، والتي يمكن تحديدها على أساس وثائق السفر. على سبيل المثال ، يمكن للمنظمة حساب مقدار البدل اليومي على أساس شهادة السفر.

تأكيد: البند 11 من اللوائح ، وافق مرسوم حكومة الاتحاد الروسي رقم 749 بتاريخ 13 أكتوبر 2008 ، كتاب وزارة المالية الروسية رقم 03-03-06 / 1/741 بتاريخ 11 نوفمبر 2011

ومع ذلك ، في أي حال ، يتم تحديد المبلغ المحدد للدفع المقدم لرحلة عمل (مع مراعاة الميزات المشار إليها) بالطريقة العامة من قبل رئيس المنظمة (البند 4.4 من اللوائح المتعلقة بإجراءات إجراء المعاملات النقدية ).

مبادئ المحاسبة الضريبية لمصاريف السفر

يتم قبول جميع النفقات المعتمدة ، كما ذكرنا سابقًا ، في وجود المستندات الداعمة عند حساب ضريبة الدخل على نظام الضرائب العام (البند الفرعي 12 ، البند 1 ، المادة 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي) وضريبة واحدة مع " الدخل والنفقات "USN (الفقرة الفرعية 13 1 المادة 346.16 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). مبدأ المحاسبة عن هذه النفقات هو نفسه لكليهما ، باستثناء نقطة واحدة. تعكس مؤسسات النظام العام التكاليف وفقًا لتاريخ التقرير المسبق المعتمد في جميع الحالات ، بغض النظر عن مصدر دفعها. تقوم المؤسسات في النظام الضريبي المبسط بنفس الشيء إذا تم دفع نفقات السفر من الدفعة المقدمة الصادرة إلى الموظف. إذا تم دفع جزء من النفقات أو حتى كل رحلة العمل من ماله الخاص ، فسيكون صاحب العمل "البسيط" قادرًا على عكسها في المحاسبة الضريبية فقط عند دفع التعويض.

من الضروري أيضًا أن تتذكر أن نفقات السفر المقبولة للضرائب لا يمكن إجراؤها إلا للموظفين بدوام كامل العاملين في الشركة على أساس اتفاقية التوظيف. لا تنطبق نفقات رحلات العمل للأشخاص الذين أبرم معهم عقد القانون المدني. يجب تضمين التعويض عن تكلفة السفر لهم ، إذا لزم الأمر ، في شروط العقد.

أنواع المصاريف: بدل يومي

البدل اليومي المدفوع للموظف ، في جوهره ، هو المبلغ الذي سيلبي به الاحتياجات الشخصية في رحلة عمل. يجب أن يكون حجمها هو نفسه لجميع الموظفين. يمكن أن تختلف المدفوعات فقط حسب جغرافية الرحلات ، على سبيل المثال ، لرحلات العمل في الاتحاد الروسي مبلغ واحد ، للدول الأجنبية - مبلغ آخر.

عند حساب ضريبة الدخل أو ضريبة واحدة "مبسطة" ، يتم قبول تكلفة المدفوعات اليومية بأي مبلغ. الشرط الوحيد هو أن أبعادها المحددة يجب أن تكون ثابتة في ترتيب المنظمة. أيضًا ، بغض النظر عن الحجم ، لا يخضع هذا النوع من بدل السفر للمعاش التقاعدي والمساهمات الطبية والاجتماعية.

ولكن من وجهة نظر فرض الضرائب على هذه المدفوعات من خلال ضريبة الدخل الشخصي ، فإن الأمور أسوأ. معدل ضريبة الدخل الشخصي غير الخاضع للضريبة محدد في الفقرة 3 من المادة 217 من قانون الضرائب ، وهذه الأرقام ليست كبيرة على الإطلاق: 700 روبل في اليوم في روسيا و 2500 روبل للدول الأجنبية. كل ما يتم دفعه بما يتجاوز هذه المعايير يجب أن يخضع للضريبة بنسبة 13٪ ويتم حجبه من راتب الموظف.

طائرة ، قطار ، سيارة أجرة

لا يهم تكلفة سفر الموظف إلى مكان رحلة العمل من وجهة نظر حسابه للضريبة "المربحة". الشيء الرئيسي ، كما ذكرنا سابقًا ، هو توفر المستندات الداعمة. في السابق ، تم التعرف على التذكرة نفسها على هذا النحو ، وفي حالة السفر الجوي ، تم أيضًا التعرف على بطاقة الصعود إلى الطائرة. مع تزايد شعبية التذاكر الإلكترونية ، أصبح من الصعب توفير نظيرتها "الحية" لقسم المحاسبة ، نظرًا لأن العديد من شركات النقل لا تصدرها ببساطة. ومع ذلك ، لا ينبغي أن يكون هناك أي مشكلة خاصة في هذا الصدد. يمكن تأكيد السفر بالسكك الحديدية بقسيمة مراقبة لتذكرة إلكترونية ، بمعنى آخر ، مع مقتطف يتم استلامه في شكل إلكتروني عند طلب تذكرة عبر الإنترنت. هذا ، على وجه الخصوص ، مذكور في الرسالة المنشورة مؤخرًا من وزارة المالية الروسية بتاريخ 12 أبريل 2013 رقم 03-03-07 / 12256.

نموذج خط سير الرحلة / إيصال مماثل تم إنشاؤه بواسطة مؤتمت نظام معلوماتتسجيل النقل الجوي ، فهو مناسب أيضًا إذا كان الموظف يسافر بالطائرة في رحلة عمل. صحيح ، كما هو الحال في أيام التذاكر الورقية ، سيتعين عليه إرفاق مثل هذه النسخة المطبوعة بطاقة صعود تؤكد رحلته على الطريق المحدد في التذكرة الإلكترونية (خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 19 أبريل 2013 رقم 03 -03-07 / 13501).

بالإضافة إلى تكلفة الرحلة نفسها ، تشمل نفقات الأغراض الضريبية التأمين الشخصي الإلزامي للركاب في وسائل النقل ، ورسوم إصدار وثائق السفر وإصدار الفراش في القطارات. يتم تخفيض جميع رسوم الشحن الأخرى القاعدة الضريبية، فقط إذا تم تضمينها مباشرة في سعر التذكرة (خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 24 يوليو 2008 رقم 03-03-06 / 2/93).

تكلفة التذكرة ليست دخل الموظف بغض النظر عن طريقة الدفع. سواء في الحالة التي تنظم فيها المؤسسة السفر ، وإذا اشترى الموظف تذكرة بنفسه ، وسدد صاحب العمل له لاحقًا ما أنفقه ، فإن هذا المبلغ لا يخضع لضريبة الدخل الشخصي أو أقساط التأمين.

هل يحق للمنظمة أن تأخذ بعين الاعتبار مصاريف الموظف على تاكسي إلى المطار الذي يغادر منه في رحلة عمل؟

الحق في أن يؤخذ في الاعتبار كجزء من النفقات الأخرى المرتبطة بالإنتاج و (أو) البيع ، مع مراعاة شروط معينة.

عند حساب ضريبة الدخل كجزء من النفقات الأخرى المرتبطة بالإنتاج و (أو) المبيعات ، يحق للمنظمة أن تأخذ في الاعتبار نفقات السفر. على وجه الخصوص ، تشمل نفقات السفر من وإلى مكان رحلة العمل. في الوقت نفسه ، لا يحتوي التشريع الضريبي على أي تحفظات وقيود على نوع النقل الذي يمكن للموظف استخدامه للوصول إلى مكان رحلة العمل والعودة. تأكيد: ص. 12 ص 1 م. 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن الالتزام بتعويض الموظف عن أي نفقات مرتبطة برحلة عمل ، إذا تمت بإذن ومعرفة المنظمة ، منصوص عليها في تشريع العمل (الجزء 1 من المادة 168 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، الفقرة 1 من الفقرة 11 من اللائحة ، التي تمت الموافقة عليها بموجب المرسوم الحكومي RF رقم 749 المؤرخ 13 أكتوبر 2008). يتم تضمين تكاليف الموظف لسيارة أجرة إلى المطار في تكاليف السفر من وإلى رحلة العمل. يتم تحديد إجراءات ومبلغ سداد هذه النفقات من خلال الاتفاق الجماعي أو الوثائق الداخلية للمنظمة (الجزء 2 من المادة 168 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

الخلاصة: تكلفة الموظف لسيارة أجرة إلى المطار الذي يغادر منه في رحلة عمل ، يحق للمنظمة أن تأخذها في الاعتبار كجزء من التكاليف عند حساب ضريبة الدخل.

في الوقت نفسه ، لا تؤخذ أي نفقات لغرض حساب ضريبة الدخل في الاعتبار إلا إذا كانت مبررة وموثقة اقتصاديًا (البند 1 ، المادة 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

يمكنك تبرير الحاجة إلى استدعاء سيارة أجرة ، على سبيل المثال: - عدم وجود طرق مباشرة من مكان مغادرة الموظف إلى المطار ؛ - انقطاع في تشغيل وسائل النقل العام في حالة المغادرة المتأخرة (المبكرة) لرحلة عمل.

يمكنك توثيق النفقات: - بأمر لتوفير سيارة لنقل الركاب والأمتعة. - إيصال دفع مقابل استخدام سيارة أجرة ركاب أو شيكات كي كي تي ؛ - مذكرة يبرر فيها الموظف سبب استدعاء سيارة أجرة وبيان المسار ؛ - اللوائح الداخلية للمنظمة (على سبيل المثال ، اللوائح الخاصة برحلات العمل).

التأكيد: خطابات من وزارة المالية الروسية رقم 03-03-06 / 1/621 بتاريخ 4 أكتوبر 2011 , رقم 03-03-06 / 2/162 بتاريخ 27 أغسطس 2009 , رقم 03-03-06 / 1/505 بتاريخ 31 يوليو 2009

لذلك ، يحق للمنظمة تعويض الموظف المعار ومراعاة تكاليف السفر في سيارة أجرة إلى المطار والعودة في ضرائبهم. هذا ، على وجه الخصوص ، ورد في خطاب الإدارة المالية.

نفقات المعيشة

وبالمثل ، فإن أجر إقامة الموظف في رحلة عمل لا يخضع لجميع "ضرائب الرواتب". بالمناسبة ، لا تنطبق ميزة ضريبة الدخل الشخصية هذه فقط على تلك الرحلات عندما يذهب موظف في الشركة في رحلة عمل ، يمثل المصالح التجارية لمنظمة التوظيف ، ولكن أيضًا عندما يذهب ، على سبيل المثال ، للحصول على تدريب داخلي في من أجل تحسين مهاراته الخاصة. جاء ذلك في كتاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 12 أبريل 2013 رقم 03-04-06 / 12417.

لتأكيد تكلفة المعيشة على أساس "مربح" ، ستحتاج إلى مستندات أولية صادرة باسم صاحب العمل من قبل الفندق. وفقًا لمرسوم حكومة الاتحاد الروسي الصادر في 6 مايو 2008 رقم 359 ، يمكن أن يكون هذا نموذج إبلاغ صارمًا تم تطويره بواسطة الفندق نفسه. يجب أن يحتوي BSO هذا بالضرورة على تفاصيل مثل اسم المستند ورقمه وسلسلته ، بالإضافة إلى تاريخ التجميع والدفع والاسم والعنوان القانوني ورقم التعريف الضريبي للمؤسسة التي أصدرته واسم الخدمة وتكلفتها والمنصب واللقب واسم الشخص المسؤول عن تصميم النموذج وتوقيعه وختم المنظمة.

تحتوي معظم الفنادق على سجلات نقدية ، لذلك بدلاً من BSO ، سيتمكن الموظف المعار من إثبات حقيقة دفع ثمن الغرفة شيك مصرفي. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على الفنادق إصدار مستندات تؤكد حقيقة تقديم خدمات الإقامة ، وكذلك فاتورة إذا كانت دافعة ضريبة القيمة المضافة.

عند عكس نفقات المعيشة ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن المستندات المقدمة لا ينبغي أن تتضمن مبالغ لتقديم الطعام للموظف ، والتي ، كما نتذكر ، يتم دفعها على حساب البدل اليومي.

هناك خياران: إما أن يتفق الموظف مع ممثلي الفندق بحيث يتم تضمين تكلفة الإفطار في تكلفة الإقامة ، ولا توجد إشارات إلى وجبات الطعام في مطعم محلي في المستند على الإطلاق ، أو أن يكون لدى المحاسب "لتجميع" المبالغ المخصصة في البدل اليومي المنصوص عليه ، وحجبها عن المدفوعات اللاحقة.

نفقات السفر الأخرى

هل يمكن لمنظمة ما أن تُدرج كمصروف تكلفة دفع ثمن عشاء عمل مع شركاء يُقام في مطعم أثناء رحلة عمل؟

عند حساب ضريبة الدخل ، قد تأخذ المنظمة في الاعتبار كجزء من النفقات الأخرى المرتبطة بالإنتاج و (أو) البيع ، نفقات الترفيه ، المسماة في الفقرة 2 من الفن. 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي (البند 22 ، البند 1 ، المادة 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). وتشمل هذه ، على وجه الخصوص ، التكاليف المرتبطة بعقد الاجتماعات الرسمية وحفلات الاستقبال (بما في ذلك وجبات الإفطار أو الغداء أو غيرها من الأحداث المماثلة) ، وخدمة ممثلي المنظمات الأخرى المشاركة في المفاوضات من أجل إقامة و (أو) الحفاظ على التعاون المتبادل ، وكذلك المسؤولين عن منظمة دافعي الضرائب المشاركة في المفاوضات. في الوقت نفسه ، لا تعتمد إمكانية أخذ هذه النفقات في الاعتبار على مكان مثل هذه الأحداث.

الخلاصة: يجب الاعتراف بتكلفة الدفع مقابل عشاء عمل مع شركاء في مطعم أثناء رحلة عمل (إنتاج) عند حساب ضريبة الدخل بالطريقة المحددة لمحاسبة نفقات الضيافة.

في الوقت نفسه ، لا تؤخذ نفقات الضيافة لغرض حساب ضريبة الدخل في الاعتبار إلا إذا كانت مبررة وموثقة اقتصاديًا (البند 1 ، المادة 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

التأكيد: خطابات من وزارة المالية الروسية رقم 03-03-06 / 2/11897 بتاريخ 10 أبريل 2013 , رقم 03-03-06 / 1/675 بتاريخ 1 نوفمبر 2010 , رقم 03-03-06 / 1/759 بتاريخ 16 نوفمبر 2009