Principes de qualité à l'aide de l'exemple du travail de bureau. Fonctions de base et principes du travail de bureau

Chaque organisation crée des documents reflétant divers aspects de ses activités : gestion (planification, régulation, contrôle, etc.), mise à disposition des ressources nécessaires (humaines, financières, matières premières, équipements, etc.), activités principales ou de production (commerce, services de transport , assurances, services bancaires, etc.). Chaque organisation procède à des échanges d'informations avec d'autres organisations, recevant divers documents (lettres commerciales, contrats, protocoles, actes, etc.). Pour que les activités de l'organisation soient efficaces et que le travail avec les documents soit ordonné et organisé, un système de gestion de bureau est créé dans l'organisation.

Définissons les termes

Par système de gestion de bureau, nous entendons un ensemble de mesures organisationnelles, informationnelles, techniques et technologiques qui assurent la documentation des activités de l'organisation (création de documents), la réception ou l'envoi de documents, leur traitement, leur stockage et leur utilisation.

Le travail de bureau est un système complexe, donc pour organiser efficacement le travail, il ne suffit pas de ranger les documents dans des dossiers et de les stocker dans des armoires ou des bureaux. Les documents doivent être systématisés, enregistrés, contrôler leur exécution, déterminer leurs délais de conservation, les classer dans des fichiers, les déposer dans les archives ou les détruire après avoir perdu leur valeur et après l'expiration du délai fixé. règlements leur durée de conservation. Et tout cela doit être fait, guidé par certains principes, selon certaines règles, afin qu'à tout moment le document nécessaire puisse être trouvé et que ce document puisse être utilisé comme base juridique pour prendre des décisions de gestion, comme preuve devant un tribunal ou dans un autre but.

Selon la définition énoncée à l'article 2.1 de GOST R 51141-98 « Gestion de bureau et archivage ». Termes et définitions », le travail de bureau (support documentaire pour la direction) est une branche d'activité qui assure la documentation et l'organisation du travail avec des documents officiels. Une définition presque similaire est inscrite dans GOST R ISO 15489-1-2007 « Système de normes pour l'information, les bibliothèques et l'édition. Gestion documentaire. Exigences générales« : la gestion des documents est un ensemble d'actions systématiques et efficaces pour la création, l'utilisation, le stockage et la destruction de documents dans les organisations afin de prouver la conduite des opérations commerciales (de gestion) » (clause 3.20).

Documenter les activités d'une organisation (création de documents) est une activité dans laquelle presque tous les employés de l'organisation sont engagés à un degré ou à un autre. L'organisation du travail avec des documents (traitement des documents, leur stockage, utilisation) sont des types d'activités qui sont exercées par une division spécialisée de l'organisation ou, si l'organisation est petite, par un employé (spécialiste des documents, commis) exerçant les fonctions de un organisateur de travail avec des documents ou un gestionnaire de documents.

Veuillez noter

À notre avis, on peut dire qu'une organisation dispose d'un système de gestion de bureau si :

● Les fonctions de gestion des documents (création, traitement, stockage et utilisation des documents) sont réparties entre les employés de l'organisation et la responsabilité de leur non-respect est déterminée ;

● le flux de documents est organisé, c'est-à-dire mouvement des documents depuis leur création ou leur réception par l'organisation jusqu'à la fin de l'exécution, l'envoi du document et/ou son transfert au dossier pour stockage ;

● un système d'enregistrement des documents (comptables) (entrants, internes, sortants) a été mis en place et une recherche de documents est assurée ;

● les documents signés sont placés pour être conservés dans des dossiers conformément à la nomenclature des dossiers.

Organisation du travail de bureau

Si nous parlons de l'organisation du travail de bureau comme d'une séquence d'actions qui doivent être effectuées dans une organisation, alors la première étape est la création d'une unité distincte (appelons-la le service du travail de bureau) ou, si le volume du flux de documents est petit, la nomination d'un employé dont les responsabilités incluront l'organisation du travail avec des documents . Dans une petite organisation, il peut s'agir du secrétaire du directeur, qui, outre les fonctions d'information, de documentation et de services organisationnels et techniques du dirigeant, se voit confier les fonctions d'organisation du travail avec les documents.

La création d'une unité spécialisée dans le travail de bureau - le service du travail de bureau - s'accompagne d'un certain nombre d'actions séquentielles.

■ Étape 1 : élaboration et approbation du règlement du départementtravail de bureau et descriptions de poste des employés du département.Le règlement sur le service office management détermine le statut de cette unité (son statut juridique), les tâches, les fonctions, les droits, les responsabilités, ainsi que la nature des relations avec les autres services. Les descriptions de poste établissent la répartition de l'ensemble du volume de travail effectué par le département entre les employés, en tenant compte de leurs qualifications, de la technologie permettant d'effectuer le travail de bureau et de leur volume.

■ Étape 2 : nomination des employés responsables de la tenue des dossiers dans les divisions structurelles de l'organisation. Une condition préalable au succès du travail avec les documents est la nomination d'employés dont les responsabilités incluent la tenue de dossiers dans les divisions structurelles. Toutes les unités structurelles d'une organisation ne peuvent pas prétendre avoir un employé qui sera uniquement impliqué dans le travail de bureau (secrétaire ou commis). Si le nombre de départements est petit, le volume de documents est également faible, la tenue des dossiers de l'unité structurelle peut être confiée à l'un des employés de la division, occupant généralement le poste le plus subalterne d'un spécialiste, qui effectuera des tâches de tenue de dossiers en même temps. avec l'exercice des fonctions de son poste. La nomination des employés responsables de la tenue des dossiers dans les divisions structurelles est effectuée par arrêté du chef de l'organisation.

■ Étape 3 : élaboration et approbation des instructions pour le support documentaire (paperasse) de l'organisation (ci-après dénommées les Instructions pour l'éducation préscolaire). L'instruction destinée aux établissements d'enseignement préscolaire est le principal document réglementaire qui réglemente la procédure et la technologie permettant de travailler avec les documents à partir du moment où ils sont créés ou reçus par l'organisation jusqu'à leur envoi aux correspondants ou leur transfert pour stockage. Les Instructions pour l'éducation préscolaire doivent définir les processus et procédures de traitement des documents à toutes les étapes de leur cycle de vie. L'instruction est un document réglementaire de l'organisation, approuvé par le chef de l'organisation et est obligatoire pour tous les employés.

Actuellement, le seul document méthodologique définissant la procédure d'élaboration des instructions pour les établissements d'enseignement préscolaire est les recommandations méthodologiques pour l'élaboration d'instructions pour le travail de bureau dans les organes fédéraux. pouvoir exécutif(approuvé par arrêté des Archives fédérales du 23 décembre 2009 n° 76). Les recommandations méthodologiques sont destinées aux autorités exécutives fédérales ; cependant, ce document peut être utilisé par d'autres autorités, organisations étatiques et non étatiques, mais avec les aménagements appropriés.

Malgré la présence de recommandations méthodologiques, le développeur des instructions doit effectuer de nombreux travaux préliminaires pour sélectionner une configuration spécifique du système de gestion de bureau, reflétant les caractéristiques du travail avec des documents dans une organisation donnée.

L'élaboration des instructions pour les établissements d'enseignement préscolaire relève de la tâche du service de gestion du bureau (l'employé chargé de travailler avec les documents). Le but de l'élaboration des Instructions pour l'éducation préscolaire est d'établir la technologie permettant de travailler avec des documents dans l'organisation. Le contenu des instructions peut être présenté sous la forme des sections principales suivantes :

● Règles de documentation des activités de gestion d'une organisation(rédaction et exécution d'ensembles de base de documents de gestion, y compris les exigences relatives aux formulaires, la composition des détails et leur conception) ;

● Règles d'organisation du flux documentaire de l'organisation(déplacement des documents en cours de création et d'exécution, réception et envoi des documents, y compris l'enregistrement des documents, contrôle de l'exécution des documents, réalisation d'un travail de référence sur les documents) ;

● Règles d'organisation du stockage des documents(systématisation des documents exécutés selon la nomenclature des dossiers, constitution des dossiers, conservation des dossiers, transfert des documents pour archivage, destruction des documents dont les durées de conservation sont expirées).

Lors de l'élaboration des Instructions pour l'éducation préscolaire, il est nécessaire de s'appuyer sur les dispositions des actes législatifs et autres actes juridiques normatifs régissant le support et l'archivage de la documentation, sur les dispositions des documents constitutifs de l'organisation, en particulier la charte ou le règlement (il est dans ces documents que la compétence de la direction est déterminée, le droit du gestionnaire de délivrer certains documents est garanti) , identifier et analyser un ensemble d'actes juridiques normatifs, des documents administratifs consacrés à diverses questions d'activités de gestion et d'organisation du travail avec des documents ( par exemple, un arrêté d'un organisme sur la répartition des responsabilités entre la direction ou sur la délégation du droit de signature, un arrêté sur la procédure d'enregistrement, de conservation et de destruction des formulaires, sceaux et cachets de l'organisme, etc.). L'identification de cet ensemble de documents est nécessaire non seulement pour analyser les normes et règles permettant de travailler avec des documents déjà établis dans l'organisation, mais également pour qu'après l'approbation des instructions (et certaines des dispositions de ces documents puissent être inclus dans les Instructions pour les établissements d'enseignement préscolaire) peut faire l'objet d'un arrêté déclarant invalide certains de ces documents.

■ Étape 4 : élaboration d'une nomenclature des dossiers, qui sert de base à la systématisation des documents en dossiers, à la constitution des dossiers et à la réalisation d'un travail de recherche d'informations sur les documents. La nomenclature des cas est une liste systématisée de titres de cas générés dans une organisation, indiquant leurs périodes de conservation. La nomenclature des cas est nécessaire à la constitution de haute qualité du fonds documentaire de l’organisation. Le fonds documentaire d'une organisation est constitué de documents générés dans le cadre de ses activités, à la fois créés dans l'organisation et reçus d'autres organisations. La nomenclature des dossiers permet de constituer des documents en dossiers de telle manière qu'à l'avenir vous puissiez effectuer recherche efficace documents s’il est nécessaire de les utiliser. De plus, la nomenclature des dossiers remplit une autre fonction importante : elle fixe la durée de conservation des documents.

Outre le service de gestion du bureau, toutes les divisions structurelles de l'organisation participent à l'élaboration de la nomenclature des cas. Plus précisément, les divisions structurelles de l'organisation élaborent d'abord les nomenclatures des affaires des divisions, puis le service de gestion du bureau forme ce qu'on appelle la nomenclature consolidée des affaires, c'est-à-dire liste des affaires de l'organisation. Il est préférable de mettre en vigueur la nomenclature des cas à partir du 1er janvier de l'année à venir, puisque le travail de bureau dans les organisations s'effectue par année.

La nomenclature des dossiers sert de base à la systématisation des documents et à l’organisation de leur stockage ultérieur avant leur transfert aux archives de l’organisation ou leur destruction après les périodes de stockage établies.

Veuillez noter

Les instructions pour les établissements d’enseignement préscolaire et la nomenclature des affaires de l’organisation constituent l’ensemble des documents réglementaires nécessaires à l’organisation du travail de bureau. Ces documents doivent se trouver dans toute organisation, quels que soient la nature et le contenu de ses activités.

Nos conseils.Étant donné que l'élaboration d'instructions pour les établissements d'enseignement préscolaire est une tâche assez complexe et que la première fois, vous risquez de ne pas obtenir une version satisfaisante des instructions à tous points de vue, il peut être recommandé d'élaborer et d'approuver d'abord une instruction temporaire pour l'enseignement préscolaire. institutionnels. Travailler avec l'Instruction temporaire vous permettra de vérifier ses dispositions, d'identifier les faiblesses et, après modification appropriée, l'Instruction pour l'éducation préscolaire pourra être approuvée comme permanente.

V.F. Yankovaïa,
doctorat est. Sciences, professeur agrégé

La plupart des informations utilisées pour la gestion sont enregistrées dans divers documents. Une partie intégrante de la gestion de tout système organisationnel est travail de bureau.

Le terme « travail de bureau » apparaît dans la seconde moitié du XVIIIe siècle. Le sens originel de ce terme ne correspondait pas à la compréhension moderne. Le mot « delo » en russe signifiait non seulement un dossier contenant des documents, mais aussi le problème lui-même. Le travail de bureau (production de cas) déterminait le processus de résolution du cas. Actuellement, le sens de ce terme a changé. La gestion de bureau signifie désormais organiser le support informationnel des dossiers, c'est-à-dire maintenir la documentation. Le nouveau sens du terme définit objectif principal du travail de bureau – un support informationnel pour la direction. Par conséquent, l’expression « support documentaire pour la gestion » (DOU) est considérée comme synonyme de travail de bureau.

Travail de bureau –activités couvrant le processus de création de documents et d'organisation du travail avec eux.

Principales tâches du travail de bureau découlent de l’objectif principal. Ceux-ci incluent :

 création de documents, c'est-à-dire leur enregistrement sur n'importe quel support ;

transfert des documents pour leur exécution ultérieure ou prise de décision à leur sujet ;

l'enregistrement des documents pour exercer le contrôle de leur exécution ;

 systématisation et stockage des documents, recherche rapide des documents selon les besoins.

Considérons les logiciels informatiques utilisés pour résoudre les problèmes de base du travail de bureau au stade actuel.

 Pour créer des documents sont utilisés éditeurs de texte. Cet environnement permet de modifier rapidement des documents, d'utiliser des formulaires prêts à l'emploi (modèles) lors de la rédaction de types de documents de base, de les concevoir en utilisant le style d'entreprise de l'entreprise, la possibilité de répliquer à plusieurs reprises les documents créés et bien plus encore. Spécial programmes de traduction vous permettent de traduire rapidement et avec compétence un document dans n'importe quelle langue si l'entreprise a des contacts internationaux. Processeurs de table permettent d'inclure des fragments de calculs et divers schémas dans des documents (rapports, notes).

 Pour l'échange d'informations des réseaux informatiques sont utilisés (locaux, d'entreprise, mondiaux), ce qui accélère le processus d'échange. Des programmes informatiques spéciaux permettent de transmettre à la fois les documents eux-mêmes et d'éventuelles informations de contrôle par courrier électronique ou par hyperterminaux.

 Enregistrer les documents et suivre leur exécution sont utilisés programmes d'automatisation de la gestion et de l'organisation du travail des secrétaires. Ils permettent d'enregistrer les documents internes et externes, de les mettre sous contrôle, de tenir des agendas, des agendas hebdomadaires avec une liste des travaux urgents. De tels programmes avertiront rapidement l'entrepreneur et l'inspecteur du délai.

Les systèmes de gestion de bases de données sont utilisés pour stocker et organiser la documentation. Grâce à de tels programmes, vous pouvez non seulement créer des classeurs électroniques, mais également effectuer des recherches rapides documents nécessaires, destruction des obsolètes et introduction de nouveaux. Un grand nombre de formulaires standards pour les classeurs offrent un large éventail de choix.

Classes de produits logiciels d'application utilisés pour résoudre les problèmes de travail de bureau :

1) Éditeurs de texte :

Microsoft Word;

WordPerfect pour Windows.

2) Processeurs de tables :

Microsoft Excel pour Windows ;

Lotus 1-2-3 pour Windows.

3) SGBD (systèmes de gestion de bases de données) :

Accès pour Windows ;

Microsoft SQL Server ;

4) Outils graphiques de présentation :

Visionneuse multimédia.

5) Programmes de communication (navigateurs, programmes pour travailler avec par email):

Internet Explorer;

Outlook Express ;

6) Programmes de reconnaissance optique de texte pour traduire des informations du papier vers vue électroniqueà l'aide d'un scanner :

OCR CunéiForme ;

CuneiForm Or;

FineReader PRO.

7) Dictionnaires et traducteurs électroniques :

STYLET ; Lingvo.

8) Forfaits intégrés :

Microsoft Office pour Windows ;

 Ouvrez Office.

De nombreuses applications de création et de formatage de documents texte offrent la possibilité de vérifier l'orthographe, ce qui constitue un autre avantage important de l'utilisation d'un ordinateur dans le travail de bureau. Notre époque est caractérisée par les réalisations de la science, croissance rapide production. Cela nécessite des changements de direction. Pour accroître l'efficacité et la qualité de la gestion, le travail de bureau devrait être amélioré. À cause de cela principes de base de l'organisation du travail de bureau moderne devenir:

- efficacité dans la rédaction et la transmission du document ;

haute qualité des documents ;

optimalité du flux documentaire (opportunité des documents, inadmissibilité de leur duplication multiple et bureaucratie lors du passage, etc.) ;

 technologies sans papier pour l'échange d'informations, lorsque cela est possible.

Les mesures organisationnelles suivantes contribuent à la mise en œuvre réussie de ces principes en gestion :

optimisation de la répartition des responsabilités entre les personnels d'encadrement ;

équiper les postes de travail des secrétaires, des archivistes et des bureaux d'ordinateurs et de matériel de bureau moderne ;

organisation des réseaux informatiques et mise en œuvre des technologies de réseaux ;

utilisation de spécialistes logiciel, en tenant compte des spécificités d'industries spécifiques, pour organiser le travail avec des documents.

Processus de gestion systèmes sociaux, y compris par les organes des affaires intérieures, est accompagné d'un nombre important de documents divers. La nécessité de rationaliser toutes les procédures de travail avec les documents est apparue il y a assez longtemps, même si la paperasse n'a commencé à être systématiquement étudiée qu'au XIXe siècle. Dans la science moderne, le domaine de la connaissance de la procédure de création de documents et des règles d'utilisation de ceux-ci est une discipline indépendante qui entretient des liens avec la théorie de la gestion sociale.

En Russie depuis le XVIIe siècle. les bases ont été jetées pour l'établissement centralisé par l'État de règles pour travailler avec les documents officiels. Depuis lors jusqu'à nos jours, on distingue les périodes historiques suivantes de son développement : le travail administratif, collégial, ministériel et de bureau « scientifique » soviétique.

Le travail de bureau moderne a commencé à s'améliorer rapidement à partir du 20e siècle, sous l'influence du développement. moyens techniques communications et technologie informatique. De nombreuses opérations de documentation standard ont acquis un nouveau contenu et l'informatisation a considérablement élargi la portée de cette activité. Avec le développement de l’informatique, le travail de bureau devient accessible à tout utilisateur. Dans le même temps, il est devenu possible de travailler de manière indépendante avec divers types de documents et de créer des archives électroniques à usage individuel.

Actuellement, sous l'influence de ces tendances, il est apparu nouveau terme - support documentaire à la gestion (DOU). Il est caractéristique que dans les actes législatifs et dans la vie quotidienne, ce terme soit compris comme identique au terme travail de bureau. Cependant, cela n'est pas tout à fait exact, car, par exemple, les principes de conduite des dossiers de documentation de gestion diffèrent des affaires judiciaires, des organismes d'enquête, des notaires et d'autres domaines d'activité.

Travail de bureau - une branche d'activité qui assure la documentation et l'organisation du travail avec des documents officiels. Sur la base du domaine de circulation des documents officiels, ils font généralement la distinction entre le travail de direction et le travail de bureau spécial.

Travail de bureau de direction est réglementé par un système d'actes législatifs et réalise des opérations avec une documentation de gestion (administrative, organisationnelle, de référence). La systématisation des documents dans les cas est effectuée par les services de l'établissement d'enseignement préscolaire et la liste des noms des cas dans l'organisation est approuvée dans un document spécial - la nomenclature des cas.

Travail de bureau spécial est régi par des lois dont la mise en œuvre est liée à la mise en œuvre de la fonction principale d'une institution ou d'une organisation (application de la loi, application de la loi, surveillance, contrôle, etc.). La création et la systématisation des documents dans les dossiers s'effectuent selon règles spéciales, et l'établissement des dossiers n'est pas directement lié au travail du bureau de gestion.

L'importance d'une organisation rationnelle du support documentaire est qu'elle peut augmenter considérablement l'efficacité du processus de gestion. En même temps, existant règles générales travailler avec des documents de gestion, contrôler leur déplacement et leur stockage, travailler avec des informations et d'autres éléments du travail de bureau créent les conditions d'optimisation des activités de gestion. Par conséquent, les activités des établissements d'enseignement préscolaire sont généralement classées comme auxiliaires, assurant des fonctions de gestion.

Pour maîtriser les connaissances en gestion de bureau, il est nécessaire de clarifier ses principes. L'importance des principes dans l'organisation du travail de bureau, comme dans tout autre domaine de la connaissance humaine, réside dans le fait qu'ils déterminent les règles initiales et les principes généraux. Les principes de base comprennent :

1. Principe d'unification - amener n'importe quel objet à un seul
forme, système. Le processus d'unification s'exprime dans la création du plus
modèle universel général appliqué à un certain nombre d'objets avec certains
signes courants. Sur la base de l'unification du travail de bureau moderne, par exemple, les premières règles pour effectuer les opérations de documentation sont élaborées. Ces règles sont caractère général pour les ministères dépensiers et sont précisées dans leurs actes normatifs et méthodologiques.

2.Principe de normalisation - établissement et application d'une norme en tant que norme (échantillon), qui est acceptée comme point de départ pour
en comparant d'autres objets similaires avec lui. Une norme en tant que document normatif et méthodologique est un ensemble de normes, règles, exigences pour l'objet de normalisation, approuvées par l'autorité compétente. Il n’y a pas d’identité entre normalisation et unification, même si les deux processus sont interdépendants. La normalisation est le plus haut degré d'unification, exprimé sous une forme juridique obligatoire.

3. Le principe d'une régulation normative et méthodologique systématique du travail de bureau constitue la base de l'établissement d'exigences uniformes pour l'organisation du travail de bureau. Les actes législatifs, normatifs et méthodologiques sur le travail de bureau sont structurés en fonction de leur
hiérarchie et compétence. En conséquence, un système de normes et
accompagnement méthodologique.

4. Le principe de centralisation des organes de contrôle et méthodologique
assurer le travail de bureau reflète l'importance des fonctions correspondantes dans le système de gouvernement et d'organismes de gestion. L'organisme central de contrôle de l'offre de travail de bureau dans Fédération de Russie sont
Gosstandart et contrôle méthodologique - Rosarkhiv.

5. Le principe de décentralisation du travail de bureau se manifeste dans
que chaque ministère, département, institution, entreprise établisse de manière indépendante les tâches des services d'appui à la documentation dans ses divisions structurelles, sur la base des tâches départementales. Ce principe est inscrit dans les Instructions standard pour le travail de bureau. Parallèlement, les documents normatifs et méthodologiques départementaux (instructions) ne doivent pas le contredire uniquement dans les dispositions principales.

Ainsi, l'élaboration et la mise en œuvre des principes d'organisation scientifique du travail de bureau sont la tâche de l'ensemble de la société et de l'État, car l'application des principes crée les conditions permettant de réduire les documents inutiles et le temps perdu consacré au traitement des documents. Le manque d'une certaine uniformité dans le travail avec les documents conduit au fait que leur nombre peut augmenter arbitrairement, ainsi que leurs formes et leur finalité.

Au cours du développement du travail de bureau, une terminologie unifiée pour ce type d'activité a été formée. Certains termes sont apparus à la suite de l’utilisation de la technologie informatique dans le travail de bureau. Les termes les plus courants sont les suivants.

Documentation -enregistrer des informations sur divers supports sous la forme prescrite. Cela implique une certaine forme de présentation d’informations. Parallèlement, le processus d'enregistrement de l'information doit assurer son stockage sur un support solide - papier, polymère, optique, magnétique, etc.

Information- des informations sur des personnes, des objets, des faits, des événements, des phénomènes et des processus, quelle que soit la forme de leur présentation. Par rapport à la notion d'information, l'essentiel est son enregistrement, et la méthode (graphique, impression, enregistrement sur bande, etc.) est secondaire.

Ressources d'information - les documents individuels et les tableaux individuels de documents, ainsi que les documents et les tableaux de documents dans les systèmes d'information (bibliothèques, archives, fonds, banques de données, etc.) . La formation et l'utilisation des ressources d'information sont un domaine de réglementation étatique dans la Fédération de Russie.

Document - information enregistrée sur un support tangible avec des détails permettant de l'identifier. La forme sous laquelle les informations sont présentées est importante pour un document. Cette forme est assurée par la présence d'un certain nombre de détails dont la combinaison sur le document permet de classer les informations en documents d'un certain type et d'une certaine finalité, c'est-à-dire identifier les informations.

Détails du document - un élément obligatoire dans la conception d’un document officiel. La norme actuelle en matière de documentation de gestion indique une place strictement définie pour les détails sur le document, mais seuls certains d'entre eux sont obligatoires et confèrent au document force juridique.

Documents officiels - Il s'agit de documents créés par des autorités juridiques ou individus, exécuté et certifié conformément à la procédure établie . La notion de document peut avoir la portée la plus large (dans l'éditeur Mot chaque fichier est un document). Un document officiel ne devient officiel qu'après avoir été entièrement signé et certifié, c'est-à-dire après avoir rempli les informations nécessaires.

Force juridique du document -la propriété d'un document officiel qui lui est transmis par la législation en vigueur, la compétence de l'organisme qui l'a délivré et la procédure d'exécution établie. La notion de document officiel n'est pas identique à la notion de sa force juridique. De plus, seule la force juridique d'un document est capable d'en véhiculer le principe administratif. Ainsi, la force juridique d'un document comprend trois composantes obligatoires : 1) la conformité du contenu avec la loi ; 2) l'autorité de l'organisme d'édition ; 3) enregistrement de tous les détails nécessaires conformément aux exigences d'un document d'un type particulier.

Les documents sont créés, acquièrent force juridique et circulent au sein des structures des ministères, départements, institutions, entreprises et organisations. Afin de rationaliser le travail avec divers documents et d'assurer une interaction appropriée avec divers départements et institutions, un lien structurel est en cours de formation, conçu pour contrôler les règles de travail avec les documents et mettre en œuvre un système unifié de travail de bureau. Le nom général de ces structures est services d'appui à la documentation de gestion.

Le Département de gestion des dossiers et de traitement des appels des citoyens et des organisations est une unité structurelle du ministère de l'Intérieur de la Russie. Cette unité est chargée de contrôler le respect du système unifié de tenue des dossiers.

Document d'archives -un document conservé ou soumis à conservation en raison de son importance pour la société, ainsi que de sa valeur pour le propriétaire. La définition fait référence à tout document sur un support matériel pouvant être conservé aussi bien dans les archives nationales que personnelles.

La réglementation juridique du travail de bureau relève de la compétence d'un certain nombre d'organismes du gouvernement central et de l'administration. Le système de ces organismes établit des règles, des réglementations et des normes qui, ensemble, devraient constituer un système unifié de tenue de registres sur le territoire de la Fédération de Russie. Ce système devrait fournir :

1. Principes initiaux obligatoires du travail de bureau pour les institutions et organisations, quelle que soit leur forme de propriété. Par exemple : la langue officielle dans laquelle le travail de bureau est effectué ; réglementation gouvernementale dans le domaine de l'utilisation de l'information et d'autres dispositions fondamentales.

2. Établissement de tâches et de règles de base dans le domaine des activités de documentation. Par exemple, créer des instructions standard, des exemples de documents et d'autres problèmes.

3. La généralité des exigences en matière de documentation dans les domaines les plus importants de l'administration publique. Par exemple, la capacité de défense, les procédures judiciaires, comptabilité, état civil, santé, forces de l'ordre, etc.

Le fondement d’un système unifié de tenue des registres repose sur les dispositions de la Constitution de la Fédération de Russie. Des principes tels que : le droit de chacun de rechercher, recevoir, transmettre, produire et diffuser librement des informations de toute manière légale (article 29 de la Constitution) ; le droit des citoyens de s'adresser personnellement, ainsi que d'adresser des recours individuels et collectifs à organismes gouvernementaux et les organismes gouvernementaux locaux (article 33 de la Constitution) et un certain nombre d'autres constituent la base de l'organisation du travail de bureau.

La particularité de la réglementation normative et méthodologique du travail de bureau dans le système des organes des affaires intérieures est que ses composantes individuelles sont incluses dans les fonctions de la plupart des services et divisions. Par exemple, l'unité de service est un organisme indépendant gestion opérationnelle et en même temps est obligé de documenter un certain nombre de questions liées aux activités de gestion. Cependant, les tâches principales du travail de bureau sont résolues par des unités spéciales - les secrétariats (bureaux).

Les actes réglementaires et méthodologiques du ministère de l'Intérieur de la Russie concernant l'organisation du travail de bureau n'utilisent pas le terme « support documentaire pour la direction ». Un système unifié de travail de bureau dans les appareils et divisions du ministère de l'Intérieur de la Russie est mis en œuvre dans le cadre de l'accomplissement de leurs tâches et fonctions. L’organisation et l’amélioration du système de travail de bureau, ainsi que le contrôle du respect de la procédure établie pour le travail avec les documents, sont assurés par le personnel du ministère. Les chefs d'unités de travail de bureau - les chefs de secrétariats (bureaux) - sont directement responsables de l'organisation et de l'état du travail de bureau. Une telle division est une unité structurelle indépendante. Toutes les activités liées à l'organisation du travail de bureau sont directement subordonnées au chef de ce service.

Tâches principales les secrétariats des organes des affaires intérieures peuvent être divisés en documentation et organisation.

Tâches documentaires associés à la documentation du processus de gestion et à l'organisation du travail avec des documents, ce sont :

1. Réception et enregistrement des documents entrants, envoi des documents sortants.

2. Fournir des documents au gestionnaire pour examen et imposer une résolution (brèves instructions sur la procédure d'exécution du document).

3. Transfert des documents aux salariés exécutants (le transfert du document doit être effectué contre la signature de l'exécuteur testamentaire dans le journal d'enregistrement indiquant la date de sa réception).

4. Contrôle des délais d'exécution des documents.

5. Ouvrage d'information et de référence.

6. Rédaction et production de documents conformément aux instructions et instructions de la direction, production et délivrance de copies (la rédaction est, en règle générale, la préparation de projets de documents).

7. Systématisation et stockage des documents dans le travail de bureau. Le stockage doit être effectué dans des fichiers (dossiers), dans lesquels les documents sont situés dans un certain ordre (généralement chronologique) - systématiquement conformément à l'inventaire des documents.

8. Assurer la sécurité des sceaux, cachets et formulaires. Des timbres, des sceaux et des formulaires de documents sont utilisés pour enregistrer et certifier les documents officiels. La sécurité du sceau officiel et des formulaires officiels est la tâche la plus importante du travail de bureau.

9. Formation de cas dans le travail de bureau actuel. La conduite des affaires s'étend généralement sur une année civile. Chaque cas est destiné à un groupe spécifique de documents et possède son propre nom. La nomenclature des affaires est approuvée par le chef de l'organe des affaires intérieures.

10. Préparation des documents et fichiers pour le transfert aux archives. La valeur d'un document se reflète dans les périodes établies de sa conservation. Le stockage direct de divers documents est l'une des tâches des archives.

Tâches organisationnelles du travail de bureau sous leur forme la plus générale, ils sont liés aux questions d'optimisation des processus de gestion et des procédures de gestion individuelles. Les tâches organisationnelles du travail de bureau comprennent :

1. Préparation du lieu de travail du manager.

2. Maintenance du matériel de bureau standard et des fichiers d'information et de référence (bases de données automatisées).

3. Organiser l'accueil des visiteurs, appeler les salariés selon les directives du gestionnaire.

4. Organisation d'entretiens téléphoniques, délivrance d'attestations par téléphone.

5. Préparation des voyages d'affaires.

6. Préparation des réunions, des réunions, ainsi que sténographie.

7. Préparation des informations et des documents de référence selon les instructions

manuels.

8. Formation aux méthodes d'organisation des flux documentaires, mise en place d'outils bureautiques.

La liste ci-dessus des tâches de documentation et d'organisation crée la nécessité de prévoir la création d'unités spécialisées dans la structure des secrétariats. Il s'agit généralement de bureaux de dactylographie, de bureaux de copie de documents, d'accueils publics et d'autres structures. La complexité des tâches exercées est également déterminée par le volume de documents circulant dans les secrétariats. La documentation administrative de l'organe des affaires intérieures est concentrée directement dans les secrétariats. Les autres documents créés et reçus (affaires opérationnelles, pénales, référence) sont stockés dans des archives spéciales ou directement dans des unités structurelles.

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Publié le http://allbest.ru

Introduction

1. Le concept de document. Types de documents

1.1 Documents organisationnels

1.2 Documents administratifs

1.3 Documents d'information et de référence

1.4 Documents sur le personnel

2. Classement des documents

2.1 La notion de classification des documents

2.2 Classification selon la composante informationnelle du document

2.3 Classification selon la composante matérielle du document

2.4 Classification des documents selon les circonstances de leur fonctionnement dans environnement externe

Conclusion

Liste de la littérature utilisée

Introduction

Les activités de gestion sont inhérentes à toutes les institutions, organisations et entreprises. Il couvre les questions d'organisation, de planification, de financement, de travail de production industrielle, de contrôle, de sélection et de placement du personnel, etc. Au cours du processus de gestion, une énorme quantité d'informations est collectée, traitée et transmise. L'efficacité de la gestion dépend du volume, de l'efficacité et de la fiabilité des informations, dont la grande majorité est enregistrée dans des documents.

Les actes législatifs et réglementaires prévoient un certain nombre de situations dans lesquelles la documentation des informations est obligatoire. Les supports matériels d'informations fixes sont des documents.

En fonction de la situation spécifique de gestion, des dizaines de différents types documents. Le type de document doit être distingué de sa variété. Le type de document comprend un certain nombre de variétés. Par exemple, un protocole est un type de document.

Ses variétés : procès-verbal de réunion, procès-verbal de réunion, procès-verbal d'interrogatoire, procès-verbal de désaccord, etc. Ou : acte - type de document, ses variétés - acte d'acceptation et de transfert de dossiers, acte d'inventaire, acte de pénurie, etc.

Les activités de gestion sont enregistrées principalement par des documents organisationnels et administratifs (ORD). L'ORD est composé de trois groupes :

Organisationnel,

administratif,

Documents de référence et d'information.

Les règles organisationnelles comprennent les chartes, les règlements, les instructions, les règles et les horaires du personnel. Administratif - résolutions, décisions, ordonnances, instructions, ordonnances. Le groupe des documents de référence et d'information comprend les lettres, télégrammes, messages téléphoniques, rapports et notes explicatives, contrats, actes, certificats, conclusions, avis, etc. ORD comprend également la documentation sur le personnel, ou la documentation du personnel. Il s'agit de relevés, d'attestations, de caractéristiques, de cartes personnelles, de formulaires comptables divers.

Ainsi, chaque fonction de gestion se reflète dans certains documents, servant de voie et de moyen de mise en œuvre des décisions de gestion.

Le but de ce travail est de systématiser, d'accumuler et de consolider les connaissances sur les types de documents utilisés dans les activités de gestion, leur élaboration et leur classification.

Pour atteindre l'objectif, il est nécessaire de résoudre les tâches suivantes :

Classement des documents.

1. Le concept de document. Types de documents

Les activités de gestion se traduisent dans des documents à l'aide desquels s'exercent diverses fonctions : logistique, tarification, organisationnelle et administrative, etc.

Un document est un document commercial confirmant un fait ou un droit sur quelque chose ; c'est ce qui vérifie officiellement l'identité du porteur ; c'est une preuve écrite de quelque chose.

D'un point de vue scientifique, un document est un moyen de consolider de différentes manières sur du matériel spécial d'information sur les faits, les événements, les phénomènes de la réalité objective et l'activité mentale humaine.

Le mot « document » est entré dans la langue russe à l'époque de Pierre Ier et avait initialement le sens de preuve écrite. Apparaissent alors les termes « papier commercial », « document officiel », « acte » et l'importance du document dans la gestion est soulignée. On distingue les « documents comptables » et les « documents historiques ».

La notion de « document » est utilisée dans toutes les sphères de l'activité publique. Presque chaque branche du savoir donne sa propre interprétation de ce terme. Malheureusement, à ce jour, parmi les spécialistes dans le domaine de la gestion documentaire, de la bibliothéconomie, de l'informatique et d'autres domaines, il n'y a pas d'unité dans la compréhension du concept de « document », malgré la présence d'un certain nombre de définitions législatives et officielles. Récemment, il y a eu un transfert de charge sémantique dans la définition du « document » de la composante matérielle à la composante informationnelle.

1.1 Documents organisationnels

Les activités des institutions sont enregistrées dans des documents de différents types. Selon la législation en vigueur, les autorités législatives et exécutives de la Fédération de Russie publient des documents tels que des décisions, décrets, ordonnances, résolutions, ordonnances, instructions, instructions.

Les organisations, institutions, entreprises privées créent des chartes, des règlements, des instructions, etc.

Charte - un ensemble de règles régissant les activités des organisations, des institutions, des sociétés civiles, leurs relations entre elles, leurs droits et obligations dans le domaine de l'État ou de l'activité économique.

Les chartes sont des documents complexes dont la structure et le contenu sont déterminés par les développeurs eux-mêmes.

Les statuts généraux sont approuvés par les plus hautes instances du pouvoir d'État. Les chartes des entreprises et établissements publics sont approuvées par les autorités supérieures (ministères, départements).

Les chartes des entreprises municipales sont approuvées par les administrations de district ou de ville.

La charte des entreprises privées est approuvée par les propriétaires et les équipes de direction des administrations régionales, régionales, municipales ou de district.

Description de l'emploi- un document organisationnel et administratif d'une durée de validité longue ou permanente (jusqu'à l'introduction d'un nouveau), qui définit les aspects scientifiques, techniques, technologiques, financiers et autres des activités de l'organisation, de ses divisions et de ses fonctionnaires.

Les descriptions de poste sont élaborées par les managers divisions structurelles, services RH ou spécialistes RH. Le texte est convenu avec les avocats, le ministère du Travail et des Salaires. Les descriptions de poste sont approuvées par les dirigeants de l'organisation ou à l'aide d'un acte administratif.

Les modifications de la description de poste sont apportées par le chef de l'organisation par son propre arrêté ou à l'aide d'un acte administratif.

Le texte des instructions a le caractère d’instructions. Il est recommandé d'utiliser une formulation claire avec des mentions réglementaires : « doit », « a le droit », « autorisé », « interdit », etc. le texte est présenté à une troisième personne ou sous une forme impersonnelle.

La date d'entrée en vigueur de l'instruction est la date de son approbation (sauf si une autre date est indiquée dans le texte). Les instructions sont rédigées au format A4. Une description de poste peut servir de base à la rédaction d'un contrat de travail (contrat) et être utilisée pour résoudre les conflits et conflits de travail.

Le règlement est un acte juridique qui définit la procédure de création, les tâches, les devoirs, les droits, les responsabilités et l'organisation du travail de l'entreprise dans son ensemble et de ses divisions structurelles.

Il existe des dispositions :

Individuel - sur les départements, ateliers, unités de gestion inclus dans la structure organisationnelle de la gestion de l'entreprise ;

Typique - sur les principaux ateliers de production, divisions structurelles.

La réglementation est élaborée sous la direction des dirigeants de l'entreprise et à l'initiative des chefs de divisions structurelles.

Le projet de règlement est soumis au chef d'entreprise pour approbation.

Le règlement de l'organisation est approuvé à l'aide d'un document administratif d'un organisme supérieur.

La date de la mise à disposition est la date d'approbation du document, sauf si une autre date est indiquée dans le texte.

Le poste est un document complexe. Sa structure et son contenu sont généralement déterminés par l'institution en développement.

Dresser tableau des effectifs sur papier à en-tête de l'entreprise, indiquant une liste de postes, des informations sur le nombre d'unités de personnel, les salaires officiels, les indemnités et la masse salariale mensuelle.

Le tableau des effectifs est signé par le chef adjoint de l'entreprise, il est convenu avec le chef comptable et approuvé par le chef de l'entreprise.

Le cachet d'approbation indique l'effectif total de l'entreprise et la masse salariale mensuelle.

Les modifications du tableau des effectifs sont effectuées par arrêté du chef d'entreprise.

La structure et les effectifs sont maintenus conformément à la Charte de l'entreprise. Indiquez toutes les unités structurelles, les postes et le nombre d'unités de personnel pour chaque poste.

Le document est rédigé sur papier à en-tête de l'entreprise. Il est signé par le chef adjoint de l'entreprise. Il est convenu avec le chef comptable. Approuvé par le directeur de l'entreprise.

Toutes les modifications sont apportées par arrêté du directeur.

1.2 Documents administratifs

Les documents administratifs jouent un rôle très important dans la gestion des institutions, des entreprises et des organisations.

La publication des documents administratifs est obligatoire : sur les questions d'organisation, les questions de planification, de production, de construction, de logistique et de vente, de finance et de crédit, de travail et de salaires.

Dans tous les cas où la réglementation en vigueur n'établit pas la publication obligatoire d'un document, le choix de la forme écrite ou orale des actes de gestion appartient à l'organe de direction (fonctionnaire).

Les documents administratifs sont de nature administrative. Ils s'adressent à des organisations inférieures ou subordonnées ; groupes ou fonctionnaires individuels.

Les documents administratifs comprennent : les résolutions, les instructions, les arrêtés, les décisions, les instructions.

Schéma de préparation des documents administratifs :

Étude approfondie de la question, préparation d'un projet de document ;

Coordination du texte, sa signature (instruction, instruction, commande) ;

Discussion et adoption d'un document lors d'une réunion d'un organe collégial (résolution, décision).

Les projets de documents administratifs peuvent être préparés par des divisions structurelles ou des spécialistes individuels, ainsi qu'un groupe de travail.

Un ordre (sur l'activité principale) est un acte juridique émis par un décret du chef d'entreprise, agissant sur la base de l'unité de commandement, pour résoudre les tâches principales et opérationnelles de l'entreprise.

Une ordonnance est le principal document administratif.

Les arrêtés formalisent : la procédure des activités de l'entreprise, la décision d'instructions sur l'organisation du travail, événements organisationnels, résultats des travaux, résultats d'audit, etc.

Les commandes ne sont émises qu'en cas de nécessité. Les modifications, ajouts et annulations de commandes sont effectués uniquement sur la base de nouvelles commandes.

Le texte de l'ordonnance se compose de parties déclaratives et administratives.

La date de la commande est la date de sa signature, début de sa validité. L'arrêté est signé par le chef de l'organisation, en son absence - par son adjoint. En cas d'absence du fonctionnaire dont la signature figure dans le projet d'arrêté, l'arrêté est réimprimé.

En règle générale, la préparation d'une commande est confiée à une unité structurelle, un groupe de personnes ou un fonctionnaire individuel.

Les modifications et ajouts à la commande après la signature ne sont pas autorisés sans l'autorisation de la personne qui a signé le document.

L'agrément est établi avec le cachet d'agrément. Le cachet d'approbation comprend les éléments suivants : le mot ACCEPTÉ, le titre du poste, la signature, le relevé de notes de la signature (initiales, nom), la date.

Vous pouvez faire des copies des commandes et des extraits de celles-ci selon la liste de diffusion. Des copies supplémentaires peuvent être faites avec l'autorisation du gestionnaire.

Les commandes originales sont conservées au bureau et ne sont pas émises pour utilisation.

Les commandes sont émises sur des formulaires généraux ou spéciaux, où est imprimé le nom du document - COMMANDE.

Les arrêtés signés sont transmis au bureau (service général ou secrétaire) pour enregistrement.

Un extrait de la commande est une copie d'une partie du document. L'extrait représente la partie du texte nécessaire au travail. La partie déterminante de l'extrait est intégralement consignée (si elle existe).

Une ordonnance est un acte juridique de l'administration gouvernementale qui s'impose aux citoyens et aux organisations auxquelles elle s'adresse. Cette forme de gestion est utilisée par les entreprises, les organisations, les ministères, les gouvernements, les administrations municipales et de district, etc.

Directive - un document administratif à caractère organisationnel et méthodologique, délivré par les organismes gouvernementaux ; ministères, départements; organisations sur les questions liées au processus d'exécution des ordres, instructions et autres documents (lors de l'enregistrement des déplacements professionnels, de l'imposition de sanctions, etc.).

Une résolution est un document émis par les plus hautes instances du pouvoir de l'État - des comités et des commissions formés sous l'égide des organes gouvernementaux.

Il existe des décisions de nature organisationnelle et celles adressées pour exécution à d'autres organes. Les premiers permettent de résoudre les problèmes d'organisation des activités des commissions et comités (problèmes liés à la création d'un organe, répartition des responsabilités entre les membres, approbation d'un plan).

Les seconds sont destinés à être exécutés par les entreprises, les institutions et les fonctionnaires.

Les résolutions couvrent des questions économiques, politiques et organisationnelles. Souvent, divers documents normatifs sont approuvés à l'aide de résolutions.

Une décision est un document administratif d’une instance collégiale. Publié par les ministères, conseils départementaux et scientifiques.

Les décisions sont prises par des organisations (sous gestion collégiale et sous unité de commandement), des organismes gouvernementaux et des organismes publics.

Le texte de la décision se compose de parties déclaratives et administratives.

La décision est signée par le président et le secrétaire de l'organe collégial. Ils n’ont cependant pas le droit de modifier le contenu du texte.

1.3 Documents d'information et de référence

La plupart des documents créés par les institutions sont informatifs et de référence. Ces documents contiennent des informations sur la situation réelle, qui servent de base à la prise de décisions et à la délivrance de documents administratifs.

Les documents d'information et de référence comprennent : les certificats, les rapports et notes explicatives, les actes, les lettres, les télégrammes, etc. Ils ont un caractère auxiliaire par rapport à la documentation organisationnelle et administrative et ne sont pas contraignants. Les informations qu'ils contiennent peuvent inciter à l'action, mais ne peuvent qu'être prises en compte.

L'acte est un document de référence et d'information.

Compilé par un groupe de personnes pour confirmer des faits ou des événements établis (rapports d'inventaire, réception et transfert de biens matériels, dossiers, destruction de documents, rapports d'accidents, etc.).

Ces actes sont dressés par des commissions temporaires ou permanentes autorisées par des personnes ou un fonctionnaire, indiquant les documents confirmant leurs pouvoirs.

Certains actes sont soumis à approbation (à caractère de contrôle et d'audit, contenant des recommandations et des propositions).

L'acte est visé par un acte administratif ou par le gestionnaire sur les instructions duquel l'acte a été établi ou dont relève le contenu de l'acte.

L'acte peut avoir un cachet d'approbation.

Le texte de la loi se compose d'une partie introductive et d'une partie explicative.

L'acte est signé par toutes les personnes ayant participé à sa préparation (les positions ne sont pas indiquées).

Les actes d'audits et d'enquêtes sont familiarisés à toutes les personnes dont ils concernent les activités. Parallèlement, une marque d'approbation est apposée (L'acte a été révisé : signature, date).

S'il y a des commentaires, l'acte est visé par la mention : « Les commentaires sont joints ».

Les actes sont rédigés sur une forme générale. Les actes intérieurs ne peuvent être rédigés sur papier à en-tête.

Les détails sont séparés les uns des autres par 1,5 à 3 intervalles.

Les procès-verbaux sont un document enregistrant les progrès de la discussion des questions et de la prise de décision lors des réunions, sessions, conférences et autres formes de travail des organes collégiaux.

Le texte du protocole se compose de deux parties : introductive et principale.

Les procès-verbaux sont signés par le président et le secrétaire. Le secrétaire édite le texte, présente à chaque orateur l'enregistrement de son discours et obtient la signature de l'orateur conformément à l'enregistrement de son discours. Les procès-verbaux des réunions pour lesquelles le présidium est élu sont signés par le président et les membres du présidium.

La date du procès-verbal est la date de la réunion. Si la réunion dure plusieurs jours, indiquez alors la date de début et, séparées par un tiret, la date de fin de la réunion.

Le numéro de protocole est un numéro de série qui est apposé au cours de l'année civile.

Un mémorandum est un document d’information et de référence. Peut contenir un exposé de toute question ou fait, conclusions et propositions du compilateur, adressé au chef de son organisation ou à une autorité supérieure.

Selon le contenu et l'objectif, les mémos sont divisés en informations et rapports.

Selon le destinataire, les mémos peuvent être internes (agir au sein de l'organisation) et externes (envoyés à des organisations supérieures ou autres).

La date du document est la date de sa signature.

Une note peut être rédigée soit à l'initiative de l'auteur, soit sous la direction de la direction. Le but de la note d’initiative est d’inciter le manager à prendre une décision. Des rapports d'avancement doivent être fournis à la direction sur une base continue.

Le texte du mémorandum est divisé en deux parties. Le premier est un exposé des faits qui ont servi de motif à sa compilation, le second concerne les conclusions et opinions du compilateur - une organisation ou un fonctionnaire.

Une note explicative est un document expliquant le contenu des dispositions individuelles du document principal (plan, programme, rapport, etc.), ou expliquant les raisons de la violation de la discipline du travail ou du non-respect d'une commande.

Un mémo est une forme de correspondance interne. Il est envoyé par les divisions structurelles ou par les responsables à tout destinataire au sein de l'organisation, à l'exception des managers directs.

Une lettre est un nom généralisé pour des documents de contenu varié envoyés par courrier. Il sert de moyen de communication entre les institutions et les individus, leur permettant de communiquer diverses informations et d'informer des événements.

Une lettre est utilisée lorsqu'il est impossible de résoudre le problème par d'autres moyens (conversation personnelle, conversation téléphonique).

Il existe de nombreux types de lettres : lettres contenant une demande, une proposition, une réclamation, une demande, exigeant une réponse. Il existe des lettres qui contiennent un avis, des informations, un refus, un rappel et ne nécessitent pas de réponse.

Un certificat est un document confirmant des faits ou des événements.

Il existe deux types de certificats :

1. Certificats décrivant et confirmant des faits ou des événements dans les activités de production de l'organisation.

2. Certificats attestant des faits juridiques : confirmation du lieu de travail, d'études, du poste occupé, du lieu de résidence, etc. ils sont délivrés à la demande d'une personne ou d'une institution intéressée. Il s'agit du groupe de certificats le plus nombreux et le plus compilé quotidiennement. En règle générale, lors de la préparation de tels certificats, des formes de pochoir unifiées au format A5 sont utilisées.

Le rapport a grande valeur lors de réunions, conférences, réunions.

Pour rédiger un bon rapport, il faut déterminer : l'objet du document, les règles de mise en forme.

Le rapport peut avoir deux objectifs :

1. Informations

2. Informer et persuader.

La rédaction d'un rapport est une compétence qui nécessite des compétences pratiques et une analyse critique du projet de rapport.

Le télégramme est un document séparé des autres par mode de transmission (par télégraphe). La rapidité de transmission est parfois nécessaire si une autre méthode, plus lente, ralentit l'exécution.

Le message téléphonique est un nom généralisé pour des documents de contenu varié, caractérisés par la méthode de transmission du texte - par téléphone. Enregistré par le destinataire. Pratique pour transmettre des commandes urgentes, des avis et des informations. Cependant, ce type de document ne peut exister qu'au sein d'une connexion téléphonique.

1.4 Documents sur le personnel

Un groupe spécial de documents dans le travail de bureau comprend des documents sur le personnel, reflétant les activités juridiques, professionnelles et officielles des employés d'institutions et d'organisations.

Les documents personnels sont créés à la suite des relations de travail qui naissent entre les institutions et les employés. Ces documents comprennent : les commandes de personnel, les relevés, les cahiers de travail, les cartes personnelles, etc.

La tenue obligatoire de la documentation du personnel dans les entreprises est prévue par le Code du travail, les Instructions pour la tenue des dossiers de travail, etc.

L'ordre du personnel enregistre des informations sur le personnel :

Embauche;

Voyager pour le travail ;

Licenciement du travail ;

Établissement des salaires officiels ;

Vacances ;

Voyages d'affaires ;

Changements de nom de famille ;

Incitations ;

Collectes, etc.

Les commandes concernant le personnel servent de base aux inscriptions pertinentes dans d'autres documents (cahiers de travail, cartes personnelles, documents financiers).

Une candidature est un document adressé à une organisation ou à un fonctionnaire avec une demande d'emploi, de licenciement, de transfert ou de congé.

L'employé rédige la demande, en règle générale, à la main, sous quelque forme que ce soit ou sur un pochoir développé dans l'entreprise donnée.

Demande d'emploi.

Il doit être rédigé sur du papier A4, car c’est le format généralement accepté pour les dossiers personnels. La candidature à un emploi est versée au dossier personnel du salarié.

Demande de mutation vers un autre poste.

Ce type d'application présente les fonctionnalités suivantes. Dans le destinataire, le salarié indique le poste qu'il occupe actuellement, et dans le texte - les raisons du transfert.

Demandes de congé d'éducation, de congé de maternité, de congé pour soins à un membre de la famille, etc.

Le contrat de travail (accord) est un accord entre un travailleur et une entreprise (institution, organisation), selon lequel le travailleur s'engage à effectuer un travail dans une certaine spécialité, soumis à la réglementation du travail, et l'entreprise (institution, organisation) s'engage à payer salaires et assurer les conditions de travail, d'un commun accord entre les parties et prévues par la loi.

Il existe des conditions de base et supplémentaires d'un contrat de travail (contrat).

Les contrats sont conclus :

Pour une durée indéterminée, c'est-à-dire pour un emploi permanent;

Pour une période déterminée, ne dépassant pas cinq ans ;

Pour la durée d'un travail spécifique.

Un cahier de travail est le document principal confirmant l’expérience professionnelle d’un salarié. Les cahiers de travail des salariés sont conservés dans l'entreprise, quelle que soit la forme de propriété.

La loi interdit d'avoir plusieurs cahiers de travail.

Les cahiers de travail sont conservés uniquement sur le lieu du travail principal.

Si vous perdez votre cahier ou encart de travail, vous devez en informer l'administration de votre lieu de travail.

L'organisation conserve une documentation pour l'enregistrement des formulaires et des cahiers de travail complétés.

Il existe un livret de recettes et de dépenses pour enregistrer les formulaires, les cahiers de travail et les encarts correspondants.

Un caissier peut tenir un livret de reçus et de dépenses dans le service comptable d'une entreprise.

Ces livres doivent être numérotés, lacés et scellés de la signature et du sceau du directeur.

Un curriculum vitae est un document contenant des informations biographiques qu'une personne fournit lorsqu'elle postule à un emploi.

Fiche personnelle pour les dossiers du personnel (questionnaire) - une liste de questions sur les données biographiques de l'employé, sa formation, son activité professionnelle, son état civil, etc.

La fiche personnelle doit être vérifiée par l'employé responsable du support documentaire des activités du personnel.

Questionnaire - un formulaire similaire " Fiche personnelle pour les dossiers du personnel" et contient les mêmes colonnes.

La carte personnelle (formulaire T-2) est le principal document comptable. Il dispose d'un formulaire type interministériel agréé par les autorités statistiques.

2. Classement des documents

2.1 La notion de classification des documents

La notion de « classification » est le plus souvent utilisée simultanément à la fois dans le sens du processus et dans le sens du résultat, c'est-à-dire est compris comme un regroupement et comme le schéma qui en résulte. Pour distinguer le processus de classification et son résultat, il est proposé d'utiliser deux termes :

· classification des documents - le processus d'organisation ou de répartition des documents en classes afin de refléter les relations entre eux et d'élaborer un système de classification ;

· la classification (latin classik - catégorie, groupe) des documents est un système de leur subordination, utilisé comme moyen d'établir des liens entre les classes de documents, ainsi que pour s'orienter dans leur diversité. La structure de classification est généralement présentée sous la forme d'un tableau ou d'un diagramme.

La classification est l'une des méthodes de cognition. Sans cela, il est impossible d'étudier la diversité espèces existantes documents, les systématiser, établir des différences entre les types de documents, distingués selon divers critères. Une classification complète reflète les modèles de développement des documents, révèle les liens entre eux, aide à s'y retrouver dans toute leur variété et sert de base à leur classement dans les systèmes documentaires. Elle a important pour la théorie de la gestion documentaire et les activités pratiques de documentation et de communication.

Pour classer les documents, il est particulièrement important de garder à l’esprit au moins les dispositions suivantes :

· la caractéristique par laquelle la division s'effectue est appelée base de division, et les concepts formés dans ce cas sont appelés membres de division ;

· le même découpage doit être effectué sur la même base (exigence de non-recoupement) ;

· la somme de tous les termes de division doit être égale au volume total du concept à diviser, c'est-à-dire le découpage doit être exhaustif ; ni l'insuffisance ni la redondance de la division ne sont acceptables (exigences de proportionnalité) ;

· les membres de la division doivent s'exclure mutuellement (exigences d'exclusivité mutuelle) ;

· les membres de la division doivent être les plus proches du concept à diviser ; il n'est pas permis de passer de la sous-classe suivante d'une série à une sous-classe éloignée au-dessus ou au-dessous (exigence de continuité).

Classer des documents signifie en effectuer une division en plusieurs étapes, hiérarchique et dichotomique en genres, types, sous-types, variétés. Un genre (classe) est une collection (ensemble) de documents qui ont un certain trait commun, distinguant cette collection des autres objets. En tant que division de classification, diverses caractéristiques peuvent être adoptées, selon l'objectif de la classification. La classe est toujours basée sur la caractéristique la plus importante du document qui répond à l'objectif de classification. Une classe qui en inclut d’autres sera un genre par rapport à eux, et les classes qui y sont incluses seront des espèces par rapport à elle. Une même classe peut être un genre par rapport à une classe inférieure et une espèce par rapport à une classe supérieure. Ainsi, la classe « film-photo-phono-documents » est une espèce par rapport à la classe « documents » et un genre par rapport à la classe « film-documents », « photo-documents » et « phono-documents ». Le genre (classe) est le premier niveau de division, qui se révèle à l'aide de divisions spécifiques du document.

Type - le deuxième niveau de division. Dans ce cas, le concept générique « document » est divisé en concepts spécifiques, à savoir : sur les types de documents. Chaque maillon de la classification des espèces peut être qualifié de type de document selon l'une ou l'autre caractéristique (selon la nature du moyen symbolique, destiné à la perception humaine, le mode de documentation, le support matériel, etc.).

Le troisième niveau de division est celui des sous-espèces. Il est suivi d'une variété, etc., jusqu'à ce que la place finale d'un document particulier (individuel) dans cette classification soit déterminée.

La hiérarchie est la disposition des documents du plus haut au plus bas. Ainsi, la disposition hiérarchique des documents est la suivante : publication de documents publication non périodique livre.

La dichotomie est une division cohérente de documents de la même classe en deux types, sous-types, variétés opposés, etc. Par exemple : document publié et non publié, document périodique et non périodique, etc.

2.2 Classification selon la composante informationnelle du document

Principales caractéristiques classements selon la composante informationnelle du document - le contenu du document ; degré de généralisation de l'information; le type de caractères utilisés pour enregistrer les informations ; destiné à la perception humaine de l'information ; canal de perception des signes utilisé pour enregistrer le contenu ; degré de diffusion de l'information; méthode d'enregistrement des informations, etc.

a) Classement des documents par contenu. Les classifications basées sur le contenu (la signification) d'un document sont appelées sémantiques. Ils sont répartis en types et sous-types en fonction du contenu du document selon les branches de connaissances, thèmes, sujets, problématiques. La classification des documents par contenu s'effectue en pratique à l'aide de rubriques, de classificateurs, de tables de classification, etc. Le thème, le sujet ainsi que les principaux aspects sémantiques peuvent être décrits à l'aide d'unités lexicales (mots-clés, descripteurs), qui peuvent également servir de base à la construction d'une classification des documents.

Les classifications sémantiques des documents sont d'une grande importance pratique dans les départements du domaine du document et de la communication et sont donc les plus développées. Il s'agit notamment de cinq versions de la classification bibliographique et bibliographique (LBC), de la classification décimale universelle (UDC), de la classification décimale Dewey, de la classification unifiée de la littérature pour l'édition de livres et d'autres. Il existe des classifications significatives pour certains types de documents : par exemple, un classificateur de normes nationales, Classement international inventions. L'organisation de la plupart des systèmes de recherche d'informations et des tableaux de documents est basée sur ces classifications.

b) Classification des documents selon le niveau de généralisation de l'information. En fonction du niveau de généralisation de l'information, les documents sont divisés en primaires et secondaires.

c) Classification des documents selon la nature des moyens symboliques d'enregistrement des informations. Particularité Le document est que les informations qu'il contient sont transmises par certains signes. Dans les classifications qui prennent en compte les caractéristiques des moyens symboliques d'enregistrement, de transmission et de perception d'informations par une personne, une distinction est faite entre les documents textuels et non textuels.

Dans un document texte, le signe est l'alphabet (les lettres) du langage naturel. Les documents texte sont souvent appelés verbaux ou verbaux. En règle générale, un document verbal existe sous forme écrite - les mots (discours) sont fixés sur un support matériel par des signes d'écriture conventionnels. Grâce à la méthode verbale de codage des informations, la transmission la plus précise du sens est assurée. La notion de « document texte » peut s'appliquer non seulement aux documents écrits, mais également aux documents phonologiques contenant de la parole, autrement dit à tous les documents texte.

L'un des principaux types de documents texte, dans lesquels les informations sont incorporées sous quelque forme d'écriture que ce soit, est un document écrit - il s'agit le plus souvent d'un document littéraire dont le contenu est exprimé verbalement sous forme écrite. Un document non textuel est conçu sous la forme d'un enregistrement utilisant une notation musicale, des signes cartographiques et d'autres signes non vocaux. Il s'agit notamment de documents iconiques, idéographiques, consonants et matriciels. Ils sont souvent appelés non verbaux (non-parole).

Un document iconique est un document dans lequel le signe est similaire à l'objet réfléchi (dessin, photographie, film, etc.). Une variante de cette classe de documents est un document isographique dans lequel l'image est véhiculée par un système de moyens visuels. peinture, graphisme, photographie.

Un document idéographique est un document dans lequel le signe est symbole, qui ne reflète pas des objets ou phénomènes réels (carte, partition, dessin). Cette classe de documents comprend les documents cartographiques et musicaux : les documents cartographiques contiennent des images d'objets spéciaux - la surface de la Terre ou d'autres corps célestes - réalisées dans un système symbolique spécial ; et un document musical est un enregistrement d'une œuvre musicale avec des signes graphiques (descriptifs), qui représentent un système spécial - la notation musicale.

Un document sonore capte et transmet des informations à l’aide de sons. Il s'agit d'un soi-disant phonodocument (enregistrement phonographique, enregistrement magnétique).

Le document matriciel est exécuté à l'aide du « langage matriciel », c'est-à-dire se compose de cellules-matrices de code, à l'aide desquelles les informations sont codées sous une forme « lisible » par une machine (cartes perforées, disques magnétiques et optiques). Les documents sonores et matriciels appartiennent à la classe des documents techniquement codés, contenant un enregistrement qui ne peut être reproduit qu'à l'aide de moyens techniques, notamment un équipement de reproduction sonore, un équipement de projection ou un ordinateur.

Un document complexe combine deux ou plusieurs moyens symboliques d'enregistrement d'informations (un magazine avec une application musicale sous la forme d'un disque de gramophone ; un jeu de transparents avec du texte ; un livre avec un clavier de musique électronique, etc.).

G ) Classification des documents selon la dimension d'enregistrement des informations. Dimension de l'enregistrement des informations La place occupée par le document (sa base matérielle) dans l'espace est déterminée. Sur cette base, on distingue les documents à une, deux et trois dimensions (volumétriques). Dans un environnement unidimensionnel, les informations sont enregistrées en code Morse (code binaire) « en ligne » ou en séquence linéaire.

e) Classification des documents selon leur destination pour la perception de l'information . Les informations enregistrées dans un document à l'aide de certains moyens symboliques peuvent être perçues par une personne à la fois directement et indirectement. Selon le sujet de perception du contenu sémantique, tous les documents sont divisés en lisibles par l'homme - ils peuvent être « lus » directement par une personne, sans moyens techniques particuliers - et lisibles par machine, destinés à la reproduction automatique des informations contenues dans un document. en utilisant un magnétophone, un téléviseur, une imprimante, un écran, etc. d. L'enregistrement de documents lisibles par machine s'effectue en modifiant la structure du support.

Selon eux apparence une personne ne peut rien dire sur la nature de l'inscription dans de tels documents, car elle a été faite de manière technique.

f) Classification des documents selon le canal de perception de l'information . Les informations contenues dans un document peuvent être perçues par différents sens (vision, ouïe, toucher). Selon le canal de perception des signes utilisé pour enregistrer le contenu, on distingue les documents visuels, tactiles, auditifs et audiovisuels.

g) La classification des documents selon leur degré de prévalence distingue les documents publiés, inédits et inédits.

i) Classification des documents selon la méthode de documentation . Selon le mode de documentation (ou de fixation d'une information sur un support), on distingue les documents manuscrits, imprimés, mécaniques, magnétiques, photographiques, optiques, laser et électroniques.

2.3 Classification selon la composante matérielle du document

La deuxième composante attributive d'un document est sa forme matérielle (substantielle), la base matérielle du support d'information, dont les caractéristiques constituent le deuxième groupe de motifs relativement indépendants pour diviser les documents en types et sous-types en fonction du matériau du support d'information. , conception des matériaux, etc.

a) La classification des documents selon le matériau du support d'information distingue les classes de documents sur une base matérielle artificielle et naturelle. Les principaux types de documents modernes sur support artificiel sont les documents en papier et en polymère (film polymère et plaque polymère).

b) Classification par structure matérielle ou forme de support de stockage . Chaque document a une certaine forme externe de son support matériel. C'est par la forme (conception) du document qu'au niveau ordinaire un livre se distingue d'un journal, un disque phonographique d'une disquette, sachant que le document est réalisé sous la forme d'un livre, d'un disque, d'un disque magnétique. bande, etc.

Selon la structure matérielle du support d'information, on distingue : document feuille, document code, document carte, document bande, document de réclamation, document combiné.

2.4 Classification des documents selon les circonstances de leur fonctionnement dans l'environnement extérieur

Une caractéristique générale de classification qui ne concerne ni le contenu ni la forme d'un document est la caractéristique de diviser un ensemble de documents selon les circonstances de leur fonctionnement dans l'environnement extérieur, c'est-à-dire dans le temps et dans l'espace. Ceux-ci incluent : la régularité de la publication, le lieu et l’heure d’apparition du document dans l’environnement extérieur, etc.

a) La classification des documents selon la régularité de leur publication distingue les documents périodiques et non périodiques. Les documents périodiques sont des documents publiés à certains intervalles dans des numéros numérotés ou datés et uniformément conçus (journal, magazine, publication en série et continue). Les documents non périodiques sont des documents publiés une seule fois et sans suite (livres, cartes, affiches, bandes perforées, disques optiques, disquettes, disques phonographiques, etc.). De plus, selon la régularité de publication, on distingue entre annuel, trimestriel, mensuel, hebdomadaire, agenda, etc.

b) Classement des documents selon l'heure d'apparition dans l'environnement extérieur. En fonction du moment d'apparition d'un document dans l'environnement extérieur, une distinction est faite entre original, original, copie et duplicata.

c) La classification des documents par lieu d'origine distingue un document local (au sein d'une région, d'une ville, d'un ou plusieurs districts, d'une entreprise, d'une institution, d'une économie ou établissement d'enseignement); document régional - publié et diffusé au sein d'une ou plusieurs entités constitutives de la Fédération ; national ou national (à l'échelle du pays) et étranger ou étranger (publié ou imprimé à l'étranger).

Zconclusion

L'un des enjeux centraux de l'organisation des services d'information et de documentation pour les activités de toute institution, entreprise ou entreprise est la création d'un service DOU (support documentaire pour la gestion). Aujourd'hui, personne n'a besoin de prouver l'importance de l'information dans le domaine de la gestion, et tout manager comprend qu'il ne peut prendre une décision sur n'importe quelle question uniquement s'il dispose des informations pertinentes sur la question. Plus il reçoit l'information rapidement et plus elle est complète, plus il a de chances de se développer meilleure solution dans les plus brefs délais et devancer vos concurrents.

Le support d'information est un document sur diverses bases.

La croissance des volumes d'informations et, par conséquent, de documents a nécessité l'introduction de technologies permettant de traiter en temps opportun les documents et, avec l'avènement des ordinateurs, les informations elles-mêmes.

Au cours du dernier quart du XXe siècle, l'augmentation considérable du volume d'informations et l'introduction des technologies informatiques ont commencé à imposer des exigences accrues en matière d'organisation des services d'information et de documentation. En conséquence, les exigences relatives aux services impliqués dans le support d'information et de documentation ont commencé à changer. À l'étranger, ils reçoivent de plus en plus le nom de service de gestion des ressources d'information et de documentation.

Comme vous le savez, dans toute organisation, certains travaux sont effectués par le gouvernement ou administration publique. Pour exercer ses fonctions, tout organe directeur a besoin système d'information. Bien sûr, il existe également une gestion non documentée - « directe », mais comme l'écrasante majorité du travail de gestion nécessite l'enregistrement de ses actions, un système efficace de support documentaire pour la gestion est nécessaire.

La composition des règles de documentation appliquées dans la pratique, des formulaires de documents, des technologies de traitement et de stockage des documents dépend directement des fonctions de l'organisation.

Cela peut expliquer le fait que les problèmes de gestion documentaire sont en constante évolution et n'ont pas encore fait l'objet d'une élaboration scientifique et méthodologique suffisante. Après tout, entre autres choses, les véritables systèmes de support documentaire pour la gestion dans les organisations dépendent du statut, de l'ampleur du travail, de l'étendue des droits et pouvoirs et de la personnalité de son dirigeant et de l'ensemble du système de gestion dans son ensemble. Par exemple, les responsabilités comptables dans les petites entreprises sont le plus souvent confiées à la gestion de bureau, et dans les grandes, elles constituent un domaine fonctionnel indépendant, mais dans les deux cas, les mêmes opérations doivent être documentées de la même manière, dans les mêmes indicateurs et formes de documents.

Les services des établissements d'enseignement préscolaire diffèrent considérablement selon les organisations en termes de quantité et de qualité, mais la tendance suivante peut être notée : plus l'entreprise est grande, plus les activités liées à l'organisation des relations d'information et au support documentaire pour l'appareil de gestion sont divisées en activités indépendantes. services. Le problème de l'élaboration de types de documents dans les activités de gestion semble être aujourd'hui l'un des plus importants. Le but du travail était de systématiser, d'accumuler et de consolider les connaissances sur les types de documents utilisés dans les activités de gestion et leur élaboration.

Pour atteindre l'objectif, les tâches suivantes ont été résolues :

Analyse des types de documents utilisés dans les activités de gestion ;

Recherche en développement de documents ;

Classement des documents.

Liste de la littérature utilisée

accessoires de travail de bureau de document texte

1. Équipe « Gestion de bureau et flux documentaire dans l'entreprise n°1 2010 » Edité par : Business Arsenal LLC, janvier 2010, 97 p.

2. Zakharkina O.I., Gusyatnikova D.E., Shitova M.A. « Service des ressources humaines de l'entreprise. Travail de bureau, flux de documents et cadre réglementaire» /Éd. Oméga-L, 2009, 260 p.

3. Rogojine M.Yu. « Documents du service du personnel de l'entreprise » / Ed. MÉDIAS BRUTS, ROSBUKH, 2008, 281 p.

5. Romanina L.A. « Support documentaire » 3e éd., 2005, 224 p.

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Pour le fonctionnement stable de toute entreprise, des informations sont nécessaires. Sans cela, l'adoption en temps opportun de décisions administratives est impossible. L'efficacité de la gestion dépend de sa pertinence et de sa fiabilité. L'objectif principal de la tenue de registres est d'enregistrer informations importantes et assurer le travail avec les documents. C'est pourquoi on peut considérer élément important systèmes de gestion qui déterminent l’efficacité des processus opérationnels de l’organisation.

À partir de cet article, vous apprendrez :

• Quels principes sous-tendent le travail de bureau moderne ?
• Quelles sont les tâches et fonctions du travail de bureau ?
• quels critères sont utilisés pour distinguer différents types travail de bureau ?

Types de travail de bureau

Dans les entreprises modernes, le travail de bureau est généralement identifié comme un domaine d'activité distinct. Elle s'occupe de créer des documents officiels et d'assurer des conditions optimales pour leur déplacement, leur recherche et leur stockage. Cette industrie est réglementée à la fois au niveau législatif fédéral et au niveau des entreprises individuelles.

Un grand nombre de documents différents sont impliqués dans le flux de documents. Il est classé par origine, contenu, type, forme, durée de conservation. Selon le domaine d’activité, certains types de documents officiels prédominent dans les flux documentaires de l’organisation. Cela vous permet de mettre en évidence non seulement l'individu types de documents, mais aussi des types de travail de bureau.

Classification du travail de bureau

Actuellement, il est généralement admis de classer les types de travail de bureau selon le domaine d'activité dans lequel les documents officiels sont concernés. Les domaines suivants sont mis en avant dans cette zone :

• Managérial

Exploite la documentation de gestion, notamment les documents administratifs, organisationnels et de référence. L'objectif principal est d'assurer la fonction administrative du système de gestion. Régulé par le courant actes législatifs et les réglementations locales.

• Spécial

Réglementé par les lois de l'industrie liées au cœur de métier de l'entreprise.

Dans certains cas, on distingue également d'autres types :

• Général

Comprend une documentation générale activités administratives et organisation du travail avec des documents. Prend en charge les systèmes de gestion de soutien, permet les activités financières et commerciales et facilite un travail efficace avec le personnel.

• Externe

Concentré principalement sur le flux de documents externes ;

• Secrète

Documentation d'informations représentant des secrets d'État ou commerciaux. L’objectif principal est de protéger les informations confidentielles.