Taille maximale de l'hébergement en hôtel pour les voyages d'affaires. Frais de subsistance lors d'un voyage d'affaires

Une des pièces frais de voyage sont les coûts des services hôteliers. Le salarié est tenu de fournir des pièces justificatives. Il peut s'agir d'une facture, d'un chèque de banque et parfois simplement d'un reçu pour PKO.
Quel type de document satisfera le fisc ? Et si le petit-déjeuner est indiqué ? Vous trouverez des réponses à ces questions et à d'autres dans l'article.

L'entreprise est tenue de rembourser à l'employé les dépenses engagées lors d'un voyage d'affaires pour les frais de location d'un espace de vie (article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, clause 11 du Règlement sur les voyages d'affaires, approuvé par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n° 749). Mais pour cela, l'employé doit confirmer ses dépenses avec un document.

Facture d'hôtel

Quel document confirmera le paiement de l'hébergement à l'hôtel afin que l'entreprise n'ait aucune réclamation de l'IFTS lors du contrôle ?

Si l'hôtel n'utilise pas de caisses enregistreuses, dans ce cas, il est obligé de rédiger un formulaire de déclaration strict, dont le formulaire est développé indépendamment (lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 25 février 2015 n ° 03 -07-11 / 9440). En même temps, le nom de ce document peut être n'importe quoi (reçu, chèque d'hôtel, facture, bon, etc.). Rappelons que jusqu'au 1er décembre 2008, les hôtels utilisaient le formulaire n ° 3-G comme formulaire de déclaration strict, approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 13 décembre 1993 n ° 121. Mais maintenant, ce formulaire n'est pas utilisé et , comme l'expliquent les responsables, ce document ne peut pas être utilisé comme BSO (lettres du ministère des Finances de Russie du 19 janvier 2009 n ° 03-01-15 / 1-11, du 7 août 2009 n ° 03-01-15 / 8-400).

Actuellement, chaque hôtel développe son propre formulaire de déclaration strict. Dans le même temps, il doit tenir compte de certaines exigences imposées par la loi sur la conception du BSO. Si au moins une exigence n'est pas remplie, le document ne peut pas être attribué à l'ASF. Ainsi, une entreprise dont le salarié rapporte un tel document lors d'un voyage d'affaires peut avoir des difficultés à prendre en compte les frais de séjour et à déduire la TVA sur ces frais. Quelles sont ces exigences ?

En premier lieu, le formulaire de déclaration strict doit contenir les mentions obligatoires dont la liste est établie à l'article 3 du Règlement relatif à l'exécution des règlements en espèces et (ou) des règlements par cartes de paiement sans utilisation de caisses enregistreuses (approuvé par décret du Gouvernement de la Fédération de Russie du 06.05.2008 n° 359). Ces détails comprennent notamment le nom du document, le numéro à six chiffres et la série, le nom de l'organisation fournissant le service, son emplacement et son NIF, ainsi que le sceau.

Deuxièmement, un simple ordinateur ne peut pas être utilisé pour créer des formulaires de déclaration stricts. Le fait est que la forme du document doit être faite de manière typographique ou formée à l'aide systèmes automatisés(clause 4 du règlement approuvé par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 06.05.2008 n ° 359). Le système automatisé doit être protégé contre tout accès non autorisé, identifier/enregistrer et sauvegarder toutes les opérations avec le formulaire de document pendant au moins 5 ans. De plus, lors du remplissage du formulaire d'un document et de l'émission d'un document par un système automatisé, un numéro unique et une série de son formulaire sont stockés. Les mêmes conclusions sont également données dans les lettres du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 5 mai 2014 n ° 03-01-15 / 20962, du 7 novembre 2008 n ° 03-01-15 / 11-353.

Si un employé a apporté une facture «d'hôtel» d'un voyage d'affaires qui ne répond pas à ces exigences et que l'entreprise a pris en compte le coût de la vie sur un tel compte lors de l'imposition des bénéfices, alors si les réclamations proviennent du Service fédéral des impôts, il a une chance de défendre ses dépens devant les tribunaux (Décision du Service fédéral antimonopole du district du Nord-Ouest du 1er novembre 2010 dans l'affaire n° A52-3413/2009).

La deuxième option est que l'hôtel applique le CCP. En conséquence, le BSO ne pourra plus être émis et un reçu de caisse sera un document confirmant le paiement de l'hébergement. Habituellement, un document (généralement une facture) y est également joint, qui contient des données complètes sur la résidence d'une personne en particulier.

Mais que se passe-t-il si l'employé détaché apporte un reçu à la caisse au lieu d'un chèque ou d'un BSO ?

Dans une telle situation, l'entreprise peut avoir des problèmes lors de la vérification. Les autorités fiscales peuvent reconnaître ces dépenses comme illégalement prises en compte lors de l'imposition des bénéfices, mais l'entreprise a la possibilité de contester devant les tribunaux les réclamations du Service fédéral des impôts (résolution du Service fédéral antimonopole du district du Nord-Ouest du 10 février 2009 dans l'affaire n° A56-27225/2007).

En outre, un impôt supplémentaire sur le revenu des personnes physiques et des primes d'assurance sont susceptibles d'être prélevés sur le montant de l'indemnisation des frais «hôteliers» sur la base d'un reçu pour le PKO. En pratique, certains inspecteurs estiment que la compensation des frais d'hôtel, attestée par un tel reçu, constitue le revenu du salarié. Un de ces cas a été examiné par le FAS du district de Moscou dans la résolution n° KA-A40/4142-09 du 25 mai 2009. Certes, il s'agissait de l'accumulation de l'UST et de l'impôt sur le revenu des particuliers. Le tribunal n'a pas été d'accord avec les inspecteurs et a reconnu l'accumulation supplémentaire comme illégale, soulignant que d'autres documents confirment le coût de l'hébergement à l'hôtel. Dans cette situation à rapports préalables les reçus étaient joints aux reçus de caisse, qui sont des documents officiels confirmant la réception de l'argent par le vendeur. L'absence de chèque CCP, en présence d'autres pièces justificatives, ne peut être une preuve inconditionnelle du détournement de fonds par des personnes responsables et de leur réception de paiements soumis à l'UST et à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Ainsi, le FAS a conclu que les fonds versés aux employés dans le cadre du rapport n'étaient pas leurs revenus, car ils étaient utilisés dans l'intérêt de l'entreprise.

Une conclusion similaire est également contenue dans les résolutions du Service fédéral antimonopole du district de Sibérie occidentale du 13 avril 09 n ° F04-1948 / 2009 (4045-A75-49), du Service fédéral antimonopole du district de Moscou du 29 février , 2008 n° KA-A40 / 14043-07.

Il convient de noter que le 9 octobre 2015, le décret du gouvernement de la Fédération de Russie n ° 1085 a approuvé les nouvelles règles pour la fourniture de services hôteliers. Il est à noter qu'ils indiquent l'obligation de l'hôtel de délivrer au consommateur ticket de caisse ou un document délivré sur un formulaire de déclaration stricte. Nous espérons qu'avec la publication des nouvelles règles, les hôtels deviendront plus responsables de la paperasserie et cesseront de délivrer des documents non conformes à la loi.

Pas de documents de séjour

Et si l'employé n'a apporté de l'hôtel ni chèque, ni BSO, ni reçu pour le PKO? En cas de perte de documents par un employé, vous pouvez demander à l'hôtel une attestation confirmant le fait de résidence d'une personne particulière dans cet hôtel. Les spécialistes du Service fédéral des impôts de la Fédération de Russie pour Moscou ne voient aucun obstacle à la comptabilisation des dépenses "d'hôtel" sur la base d'un tel certificat (lettre n° 16-15/084374 du 26.08.14). Certes, les autorités fiscales de la capitale précisent qu'une attestation de l'hôtel doit contenir les détails des services fournis et confirmer le paiement de l'hébergement de l'employé. Et l'entreprise, à son tour, doit disposer d'autres documents établissant la durée de séjour du salarié détaché à l'endroit où se trouve l'hôtel.

Cependant, il existe des risques que les autorités fiscales locales ne soient pas satisfaites d'une telle attestation. Par conséquent, les entreprises doivent être préparées à des conflits avec les auditeurs. Nous pensons que l'entreprise pourra contester devant les tribunaux les réclamations résultant de l'IFTS, car les documents confirmant indirectement les dépenses doivent également être pris en compte (clause 1 de l'article 252 du Code fiscal de la Fédération de Russie).

Les documents pour les services hôteliers peuvent être manquants pour une autre raison. Les entreprises où les déplacements professionnels, notamment dans la même localité, sont assez fréquents peuvent louer des appartements à cet effet. Dans ce cas, l'entreprise paie elle-même le loyer de l'appartement et l'employé n'est pas remboursé des frais de subsistance. La question se pose : une organisation peut-elle tenir compte du coût de la location d'appartements lors de l'imposition des bénéfices ? Oui peut-être. Mais, comme l'expliquent les responsables, uniquement pour la période de résidence effective des employés (lettres du ministère des Finances de Russie du 25 mars 2010 n ° 03-03-06 / 1/178, du 25 janvier 2006 n ° 1). 03-03-04 / 1/58). Les spécialistes du Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou en ont convenu dans la lettre n ° 16-15 du 16 avril 2010 / [courriel protégé]

Autrement dit, si le contrat de location d'un appartement est conclu pour six mois et que la durée totale des voyages d'affaires pour tous les employés qui y vivent à tour de rôle est de 5,5 mois, les inspecteurs prendront en compte le loyer pour le demi-mois restant à constituer une charge fiscale déraisonnable pour l'entreprise.

Petit déjeuner sur l'addition

Presque tous les hôtels disposent d'un restaurant, d'un café ou d'une salle à manger où le petit-déjeuner peut être proposé aux clients. Ainsi, si le coût de la nourriture est indiqué séparément sur la facture de l'hôtel, gardez à l'esprit qu'il est préférable de ne pas inclure ces coûts pour l'organisation dans les dépenses «taxes». Cela découle de l'alinéa 12 du paragraphe 1 de l'article 264 du Code fiscal de la Fédération de Russie. Il indique que les dépenses peuvent inclure les dépenses de l'employé pour payer les services supplémentaires fournis dans les hôtels (à l'exception des services dans les bars et restaurants, dans la chambre, l'utilisation des installations de loisirs et de santé).

Il est à noter que si l'hôtel ne dispose pas de restaurant ou de café, mais d'une salle à manger, la restriction formellement indiquée peut être ignorée. C'est risqué, bien sûr, mais une organisation a pu prouver la légitimité de comptabiliser le coût du petit-déjeuner à la cafétéria comme une «dépense rentable». Un exemple en est le décret du Service fédéral antimonopole du district de Sibérie occidentale en date du 17 novembre 2010 dans l'affaire n° A45-26455/2009. Comme l'administration fiscale n'a pas prouvé que des services de restauration étaient fournis aux employés dans un restaurant ou un bar, le tribunal a estimé qu'il était licite de reconnaître le coût du petit-déjeuner dans la comptabilité fiscale. Et, en conséquence, l'acceptation de la TVA sur le coût d'un petit-déjeuner "cantine" est déductible.

Dans un autre cas encore, on constate un traitement inhabituel des coûts de service dans les bars et restaurants. La Neuvième Cour Arbitrale d'Appel, dans la Résolution n° 09AP-19562/2012 du 3 août 2012 dans l'affaire n° A40-112186/11-20-455, a estimé que les frais de service dans les bars et restaurants impliquent de laisser des pourboires et autres formes de service, mais pas les dépenses de nourriture. Dès lors, conclut le tribunal, l'entreprise est en droit de comptabiliser en charges les frais de repas d'un salarié détaché dans un restaurant.

Mais, malheureusement, les inspecteurs locaux ne sont pas aussi loyaux. Par conséquent, afin d'éviter les risques fiscaux, l'entreprise peut ne pas tenir compte du coût du petit-déjeuner lors de l'imposition des bénéfices.

En plus de l'impôt sur le revenu, des risques surviennent en termes d'impôt sur le revenu des personnes physiques et de primes d'assurance. En pratique, les inspecteurs les ajoutent au coût du petit-déjeuner, reflété dans la facture de l'hôtel. De plus, il existe des clarifications officielles du ministère des Finances de la Fédération de Russie - Lettre n ° 03-04-06-01 / 263 du 14 octobre 2009. Il dit que si le coût de la nourriture est attribué séparément sur la facture, l'employé a un revenu en nature. Après tout, l'indemnisation du coût de la nourriture n'est pas un remboursement du coût de la location d'un logement, qui est exonéré d'impôt. Par conséquent, l'impôt sur le revenu des particuliers et l'UST doivent être facturés sur le coût de la nourriture (au moment où cette lettre est parue, les entreprises payaient l'UST au lieu des primes d'assurance).

Que nous dit la pratique de l'arbitrage sur cette question ? La position des tribunaux est contradictoire. Par exemple, dans le décret du Service fédéral antimonopole du district de l'Oural du 28 avril 2007 n° F09-3004/07-C2 dans l'affaire n° A71-6947/06, le tribunal a confirmé la société. Et dans le décret du Service fédéral antimonopole du district de la Volga du 14 juillet 2009 dans l'affaire n ° A65-27027 / 2007, le tribunal a accepté les arguments du Service fédéral des impôts.

Mais que se passe-t-il si le petit-déjeuner apparaît sur la facture de l'hôtel, mais que son coût n'est pas indiqué comme un montant séparé ? Cette situation n'est pas si rare, et pour les entreprises qui enregistrent des dépenses sur la base d'un tel compte, elle est lourde de risques fiscaux. En pratique, les autorités fiscales répartissent le coût du petit-déjeuner par calcul ou excluent complètement le montant total des «dépenses rentables». Aucune des deux options n'est légale. Et l'organisation peut contester les actions des autorités fiscales devant les tribunaux. Par exemple, le Service fédéral antimonopole du district du Nord-Ouest, dans son décret du 14 mars 2008 dans l'affaire n° A56-17471/2007, a déclaré illégales les actions des autorités fiscales visant à exclure le coût du petit-déjeuner des « dépenses rentables ». ”, déterminé par calcul.

Les autorités fiscales peuvent facturer un impôt supplémentaire sur le revenu des personnes physiques sur le coût du petit-déjeuner trouvé par calcul. Cependant, devant les tribunaux, l'entreprise pourra prouver l'absence de l'obligation de calculer et de payer cette taxe (résolution du Service fédéral antimonopole du district Volga-Vyatka du 03.10.2008 dans l'affaire n° A31-8961 / 2006- 15).

Mais les primes d'assurance les inspecteurs n'oseront probablement pas facturer, puisqu'il existe des explications officielles selon lesquelles les primes d'assurance ne sont pas prélevées sur le coût de la vie d'un travailleur en voyage d'affaires dans un hôtel, le prix d'une chambre dans laquelle comprend le coût du petit déjeuner (Lettres du Ministère de la santé et du développement social de la Fédération de Russie du 05.08.2010 n° 2011 n° 14-03-11/08-13985).

Autres services hôteliers

En plus du coût de la vie proprement dit, l'entreprise doit parfois payer un certain nombre de services supplémentaires. L'un de ces services est la réservation de chambres. Comme indiqué précédemment, conformément à l'alinéa 12 du paragraphe 1 de l'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie, les dépenses de l'employé pour le paiement de services supplémentaires fournis dans les hôtels (à l'exclusion du service dans les bars, restaurants et dans la chambre, utilisation de lieux de loisirs et établissements de santé) font également l'objet d'un remboursement.

Le service financier estime que la réservation d'une chambre est un service supplémentaire fourni par les entreprises du complexe hôtelier. Et cela signifie que le coût de la réservation de chambres d'hôtel pour les voyageurs d'affaires peut être pris en compte lors de l'imposition des bénéfices. Bien sûr, à condition que ces dépenses soient documentées (par un chèque CCP ou un formulaire de déclaration strict). Des précisions pertinentes sont données dans la lettre n° 03-03-06/1/131 du 10 mars 2011 du ministère des finances.

L'entreprise pourra également tenir compte des coûts de nettoyage à sec lors de l'imposition des bénéfices. Mais seulement, selon les responsables, s'il peut justifier l'orientation de la production et la faisabilité économique de telles dépenses (Lettre du ministère des Finances de la Russie du 23 mai 2013 n° 03-03-06/1/18308). Il ne sera pas difficile de le faire si l'objectif est voyage d'affaires est, par exemple, une rencontre avec des personnes, des négociations commerciales, etc. événements où il est important pour un employé de bien paraître. Bien que les fonctionnaires précédents aient été contre la prise en compte de l'imposition des bénéfices pour les dépenses de nettoyage à sec (lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 03.07.2006 n ° 03-03-04 / 2/170).

La limite et son dépassement

Certaines entreprises, par souci d'économie, peuvent fixer une limite au coût de l'hébergement à l'hôtel pour leurs employés lors de déplacements professionnels. À cet égard, la question se pose : si un employé a dépassé cette limite, mais a en même temps soumis une facture d'hôtel pour le coût de la vie complet, l'entreprise doit-elle retenir l'impôt sur le revenu des personnes physiques de l'employé ?

Non, ça ne devrait pas. Le fait est qu'ils ne sont pas soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques établi par la loi les indemnités liées, notamment, au remboursement des frais de voyage (clause 3, article 217 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Le paragraphe 10 de la clause 3 de l'article 217 du Code fiscal de la Fédération de Russie prévoit que le revenu d'un travailleur détaché n'inclut pas les dépenses réellement encourues et documentées pour la location d'un logement.

Ainsi, s'il existe une demande écrite de l'employé indiquant les raisons du dépassement et la décision de l'employeur de rembourser le coût total des frais d'hébergement, alors le montant total des dépenses documentées pour l'hébergement lors d'un voyage d'affaires est exonéré de frais personnels. l'impôt sur le revenu, même s'il dépasse le plafond fixé par la société. Ces précisions ont été fournies par le ministère des Finances de la Fédération de Russie dans la lettre n° 03-04-06/6-204 du 04.07.12.

En outre, l'intégralité du montant de l'indemnisation des dépenses du salarié pour la location d'un local sur le lieu du déplacement professionnel peut être prise en compte aux fins de l'impôt sur le revenu. Expliquons pourquoi. Basé sur l'article 168 Code du travail En Fédération de Russie, l'employeur est tenu de rembourser au travailleur détaché ses dépenses, notamment pour la location d'un logement. Les dépenses pour les voyages d'affaires, en particulier pour la location d'un logement, sont liées aux autres dépenses liées à la production et à la vente (paragraphe 12, clause 1, article 264 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Dans le même temps, il n'y a aucune obligation dans le Code fiscal de la Fédération de Russie de déterminer la limite des dépenses "d'hôtel". Ainsi, le montant total de la compensation de ces dépenses peut être pris en compte lors de l'imposition intégrale des bénéfices. La lettre ci-dessus du Ministère des finances de la Fédération de Russie contient la même conclusion.

Déduction TVA : conditions

La TVA payée dans le cadre du coût de l'hébergement à l'hôtel peut être déduite par l'organisation. Cependant, les responsables posent une condition : pour déduire la TVA, il faut, d'une part, avoir un compte émis sur le BSO, et d'autre part, indiquer le montant de la TVA sur la facture (Lettre du Ministère des Finances du Fédération de Russie du 25 février 2015 n° 03-07-11 / 9440). Ils tirent de telles conclusions sur la base du paragraphe 18 des règles de tenue d'un livre d'achat utilisé dans le calcul de la taxe sur la valeur ajoutée, approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 26 décembre 2011 n ° 1137. Cela dit vraiment que pour l'hôtel les services dans le livre d'achat BSO sont enregistrés avec le montant de taxe attribué.

Si l'hôtel au lieu du BSO a émis une facture et un reçu de caisse, la déduction de la TVA peut également être appliquée, comme indiqué dans la lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 03.04.2013 n ° 03-07-11 / 10861. Mais si la facture d'hébergement est émise sur un formulaire libre, la déduction de la TVA n'est pas possible, même s'il existe un reçu de caisse avec le montant de la taxe attribuée. C'est ainsi que pense le ministère russe des Finances (Lettre n° 03-07-11/323 du 23 décembre 2009).

Ainsi, lors de l'audit, les autorités fiscales examineront les documents des hôtels, y compris pour une indication distincte du montant de la TVA qu'ils contiennent. La présence dans le document de la mention « TVA comprise » ne donne pas, selon les agents du fisc, droit à déduction. Bien que devant les tribunaux, les entreprises peuvent prouver la légitimité de la déduction dans cette situation. Exemples positifs dans la pratique de l'arbitrage, il y a (Résolution du Service fédéral antimonopole du district de l'Oural du 2 avril 2008 n ° Ф09-2063 / 08-С2).

Quels documents un hôtel doit-il délivrer pour confirmer l'hébergement lors d'un voyage d'affaires pour un rapport?

Pour toutes les tâches relevant de sa direction, le salarié doit rendre compte de leur performance. Lorsqu'il quitte les limites de la ville pour le compte du chef, l'employé de l'entreprise doit veiller à l'avance à documenter sa résidence en voyage d'affaires lors de son retour. Vous pouvez télécharger certificat de voyage avec un rapport préalable pour la Russie. Cette règle est obligatoire pour tout employé de l'entreprise.

Hébergement à l'hôtel

En déplacement professionnel dans une autre ville, l'employé décide des problèmes critiques pour votre organisation. Par conséquent, il devrait penser à son emplacement. En même temps, vous devriez rester dans un quartier de la ville où il serait confortable de traiter toutes les affaires. La meilleure option dans ce cas est un hôtel.

Quels documents l'hôtel doit-il délivrer aux voyageurs d'affaires pour confirmer le fait de leur séjour à l'hôtel en ce moment ? Habituellement, il s'agit d'une facture pour payer l'hébergement.

Liste des documents

La facture d'hôtel pour le rapport préalable est un formulaire 3d qui contient les informations suivantes :

détails de l'hôtel;
date, nom, numéro de rédaction du formulaire ;
des informations sur le client qui habite à l'hôtel, indiquant la durée exacte du séjour ;
calcul du coût intégral - confirmation du coût du séjour dans un hôtel lors d'un voyage d'affaires;
cachet de l'hôtel et signature de la personne responsable.

Pour un comptable, un employé après son arrivée doit présenter des documents de l'hôtel confirmant l'hébergement, un reçu de caisse sera également requis pour un rapport préalable. Concrètement, ce chèque, qui est émis après paiement intégral, servira de confirmation des dépenses du salarié qui doivent lui être remboursées.

Note d'hôtel sans chèque de banque

Une facture d'hôtel sans reçu de caisse n'est pas considérée comme un document confirmant l'hébergement. Ce document peut également indiquer le coût de tous les services supplémentaires qui sont fournis à l'employé pendant son séjour à l'hôtel. Toutefois, le paiement des conversations téléphoniques, les frais de déjeuners ou de petits déjeuners, les frais de stationnement ou de déplacement ne sont remboursés au salarié que si cela est prévu par le contrat ou avec l'accord personnel du directeur de l'organisme. Pour ce faire, vous devez délivrer une attestation de voyage, ainsi qu'un rapport préalable.

Flux de documents de l'hôtel pour le reporting

Pour le travail bien coordonné de tout hôtel dans le cadre de la loi, vous avez besoin de la préparation correcte des documents dans l'hôtel. Tout le travail dans l'hôtel est basé sur la fourniture de certains services aux clients. Afin d'éliminer d'éventuels conflits dans les relations avec les clients, tous les services doivent être enregistrés dans l'hôtel dans des documents comptables stricts. La liste de ces formulaires peut varier,
selon le genre activité économique hôtels. Chaque hôtel peut présenter des documents et des chèques confirmant l'hébergement à l'hôtel lors d'un voyage d'affaires, selon 2 options :

documents d'enregistrement de l'entreprise ;
documents d'organisation interne de l'hôtel.

Les formulaires intra-organisationnels comprennent également des documents confirmant le coût de l'hôtel, de l'hébergement et des services supplémentaires. Ces documents doivent répondre aux exigences d'enregistrement, qui sont établies à l'emplacement de l'hôtel. Après tout, de tels documents sont requis pour l'hébergement dans un hôtel pour le service comptable de l'entreprise de l'employé afin qu'il soit remboursé de toutes les dépenses.

Comment sont préparés les documents dans un hôtel ?

Cette documentation peut être primaire ou secondaire. Le primaire comprend des formes de rapports stricts. Les chèques doivent être officiellement enregistrés auprès du bureau des impôts de KKM. Le chèque de l'hôtel pour le rapport est considéré comme très important, il reflète la durée du séjour à l'hôtel, le coût des services supplémentaires, le nom, etc.

Documentation secondaire - ce sont différentes formes, dont la forme est établie par la direction de l'hôtel elle-même.

Le but principal des chèques de l'hôtel

Dans la plupart des cas, les voyageurs d'affaires qui viennent dans une autre ville vivent dans des hôtels. Cependant, certains préfèrent vivre dans des appartements privés loués, sans penser que plus tard, il sera nécessaire de confirmer les frais de voyage lors de la rédaction d'un rapport préalable. Dans ce cas, il ne sera pas facile de vérifier vous-même, car le formulaire comporte certaines fonctionnalités. Un tel document, en règle générale, consiste en un reçu de caisse d'hôtel et un formulaire 3d. Le formulaire doit obligatoirement indiquer le nom de l'hôtel, le NIF du vendeur de services, le sceau de l'établissement et les signatures des personnes responsables.

Un reçu d'hôtel pour un voyage d'affaires sur papier est généralement demandé par les employés institutions publiques. Après votre arrivée, vous devez remettre au comptable une déclaration préalable de frais de déplacement dont un exemple est disponible dans chaque entreprise. Ce rapport est confirmé notamment par un chèque hôtelier, sur la base duquel l'employé est remboursé de tous les frais d'hébergement et des services hôteliers. C'est pour cette raison que la fourniture des documents de l'hôtel pour les personnes envoyées en voyage d'affaires en 2016-2017 est d'une importance primordiale.

Les entreprises commerciales peuvent utiliser divers systèmes de déclaration. Certains allouent une certaine somme d'argent à l'avance à un employé qui part en voyage d'affaires, prévoyant les frais d'hébergement, de nourriture, de transport, etc. Cependant, il existe des situations où la date limite pour le rapport sur les frais de voyage 2016-2017 est dépassée et l'employé ne peut pas trouver de chèques à l'hôtel. Par conséquent, en accord avec le directeur, un employé de l'organisation peut utiliser les services d'entreprises fournissant des documents pour un rapport d'hôtel afin de confirmer le paiement des services d'hébergement.

Le chèque d'hôtel et le reçu officiel de voyage ne peuvent être délivrés que par les employés de l'hôtel. Mais, si les formulaires officiels sont perdus, vous pouvez contacter des entreprises spécialisées dans la vente de chèques. Pour un coût modique, ces cabinets vous proposeront d'acheter des documents comptables originaux pour vos déplacements.

Lors d'un voyage d'affaires, le salarié doit penser au remboursement ultérieur de toutes les dépenses afférentes. Par conséquent, il est nécessaire de se renseigner à l'avance sur les documents fournis par l'hôtel pour l'hébergement. De plus, vous devez vous renseigner auprès du service comptable de votre organisation si la facture d'hôtel est considérée comme un formulaire de rapport strict. Certaines entreprises peuvent demander des formulaires supplémentaires. Tout cela doit être renseigné à l'avance afin d'avoir le temps d'en faire la demande à l'hôtel de résidence.

Les dépenses de location d'un logement pendant la période où le salarié est en voyage d'affaires ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.
Si ces dépenses sont documentées, elles ne sont pas soumises intégralement à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.
S'il n'y a pas de documents, les frais de subsistance peuvent également être remboursés (dans le montant établi par l'organisation). Mais alors, ils ne seront exonérés de l'impôt sur le revenu des personnes physiques que dans les limites établies au paragraphe 3 de l'art. 217 du Code fiscal de la Fédération de Russie.
Selon le paragraphe 3 de l'art. 217 du Code fiscal de la Fédération de Russie dans le cas où le contribuable ne présente pas de documents confirmant le paiement des dépenses de location d'un logement, les montants de ce paiement sont exonérés d'impôt conformément à la loi Fédération Russe, Mais pas plus:
700 roubles. pour chaque jour de voyage d'affaires sur le territoire de la Fédération de Russie ;
2500 roubles. pour chaque jour passé en voyage d'affaires à l'étranger.
Ces règles sont en vigueur depuis le 1er janvier 2008.
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Conformément à l'art. 9 de la loi fédérale du 21 novembre 1996 N 129-FZ "Sur la comptabilité", toutes les transactions commerciales effectuées par l'organisation doivent être documentées par des pièces justificatives.
Quels documents peuvent être utilisés pour prouver les frais de subsistance?
La situation la plus courante est lorsqu'un employé séjourne dans un hôtel lors d'un voyage d'affaires.
Dans le même temps, il convient de tenir compte du fait que les organisations et les entrepreneurs individuels, lorsqu'ils effectuent des règlements en espèces et (ou) des règlements par carte de paiement, sont tenus d'utiliser des caisses enregistreuses. Les règlements en espèces et (ou) les règlements par cartes de paiement sans utilisation de caisses enregistreuses sont autorisés si des services sont fournis au public, à condition que l'organisation ou l'entrepreneur individuel délivre des formulaires de déclaration stricts (article 2 de la loi fédérale du 22 mai 2003 N 54-FZ " Sur l'utilisation des caisses enregistreuses dans la mise en œuvre des règlements en espèces et (ou) des règlements par cartes de paiement).
Ainsi, le coût du paiement des prestations hôtelières peut être confirmé soit par un ticket de caisse (avec facture jointe avec le détail des prestations rendues), soit par un formulaire de déclaration stricte (BSO).
Notez que conformément à la clause 8 des Règles pour la fourniture de services hôteliers dans la Fédération de Russie, approuvées par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 25.04.1997 N 490, lors de l'enregistrement d'un séjour à l'hôtel, un reçu (coupon) ou autre document est délivré confirmant la conclusion d'un accord pour la fourniture de services d'hébergement.
Une analyse de la pratique de l'arbitrage montre que, dans un certain nombre de cas, les contribuables parviennent à prouver devant les tribunaux que les quittances des encaissements constituent également une preuve documentaire suffisante des dépenses engagées par l'employé pour payer les services hôteliers (voir les résolutions du Service fédéral antimonopole du District du Caucase du Nord en date du 29 juillet 2008 N F08-4212 /2008 dans l'affaire n° А32-6455/2006-60/161, District du Nord-Ouest en date du 26 février 2008 N А26-1621/2007).
Cependant, il convient de garder à l'esprit que si les dépenses de l'employé pour le paiement des services hôteliers ne sont confirmées que par des reçus de caisse ou des coupons (sans chèque CCP ou BSO), un litige avec les autorités fiscales est inévitable.
Si l'hôtel n'utilise pas de caisses enregistreuses, un formulaire de déclaration strict doit être remis au client.
Depuis de nombreuses années, les hôtels utilisent un formulaire de déclaration strict sous la forme N 3G "Compte" (approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 13 décembre 1993 N 121), qui a été rempli lors du paiement de la réservation , l'hébergement, ainsi que pour les services supplémentaires payants en l'absence de coupons spéciaux.
Cependant, conformément au décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 6 mai 2008 N 359 "sur la procédure de règlement en espèces et (ou) de règlement par carte de paiement sans utilisation de caisses enregistreuses" (ci-après dénommé le règlement sur les règlements en espèces), ce BSO ne pouvait être appliqué que jusqu'au 1er décembre 2008
Noter. Depuis le 1er décembre 2008, le formulaire n° 3-G "Compte" ne peut plus être utilisé comme formulaire de déclaration strict.
L'explication correspondante est donnée dans la lettre du ministère des Finances de Russie du 19.01.2009 N 0301-15 / 1-11. Ainsi, après le 1er décembre 2008, ce document sans ticket de caisse ne pourra servir de justificatif des dépenses engagées.
Après le 1er décembre 2008, les hôtels fonctionnant sans caisse enregistreuse ont le droit d'utiliser un BSO auto-développé, qui doit contenir les détails établis par la clause 3 du règlement sur les règlements en espèces. Approbation de la forme d'un tel formulaire par une autorités fédérales pouvoir exécutif, y compris le ministère des Finances de Russie, n'est pas requis (Lettre du ministère des Finances de Russie du 15 décembre 2008 N 03-01-15 / 12-376).
Ainsi, un formulaire de signalement strict, développé indépendamment par l'hôtel, doit contenir les détails suivants :
a) nom du document, numéro à six chiffres et série ;
b) nom et forme juridique - pour une organisation (nom, prénom, patronyme - pour un entrepreneur individuel) ;
c) le siège de l'organe exécutif permanent de la personne morale (en l'absence d'un organe exécutif permanent de la personne morale - un autre organe ou personne habilitée à agir au nom de la personne morale sans procuration );
d) numéro d'identification fiscale attribué à l'organisation (entrepreneur individuel) qui a délivré le document ;
e) type de service ;
f) le coût du service en termes monétaires ;
g) le montant du paiement effectué en espèces en liquide et (ou) en utilisant une carte de paiement ;
h) la date du calcul et de la préparation du document ;
i) la fonction, le nom, le nom et le patronyme de la personne responsable de la transaction et l'exactitude de son exécution, sa signature personnelle, le sceau de l'organisation (entrepreneur individuel) ;
j) d'autres détails qui caractérisent les spécificités du service fourni et avec lesquels l'organisation (entrepreneur individuel) a le droit de compléter le document.
Notez que si le document émis par l'hôtel ne contient pas tous les détails ci-dessus, il ne peut pas être considéré comme un formulaire de signalement strict. Dans ce cas, un reçu de caisse est requis pour documenter les dépenses engagées.
Faisons attention à une autre nuance liée à la conception de formulaires de déclaration stricts.
Le paragraphe 4 du Règlement sur la procédure de paiement en espèces prévoit qu'un formulaire de déclaration strict peut être établi soit par impression, soit à l'aide de systèmes automatisés. Dans le même temps, conformément à l'article 11 du Règlement, lors de l'utilisation d'un système automatisé, les exigences suivantes doivent être respectées :
a) le système automatisé doit être protégé contre tout accès non autorisé, identifier, enregistrer et sauvegarder toutes les opérations avec le formulaire de document pendant au moins 5 ans ;
b) lors du remplissage du formulaire du document et de l'émission du document par un système automatisé, le numéro unique et la série de son formulaire sont stockés.
Selon le ministère des Finances, un simple ordinateur ne répond pas aux exigences énumérées, il ne peut donc pas être utilisé pour former un BSO (lettre du ministère des Finances de la Russie du 03.02.2009 N 03-01-15 / 1-43) .
En conséquence, si l'hôtel délivre à l'employé un formulaire de déclaration strict auto-développé imprimé sur une imprimante, ce document ne sera pas considéré par les autorités fiscales comme un document confirmant les dépenses engagées par l'employé.
Il s'ensuit que la seule issue pour les organisations qui ne disposent pas de systèmes automatisés est de produire des formulaires de déclaration stricts de manière typographique.
Selon l'explication du ministère des Finances de la Russie, lors de la préparation d'un formulaire de déclaration strict de manière typographique, tous les détails spécifiés dans le règlement sur les règlements en espèces, y compris les données sur le fabricant du formulaire de document, doivent être pris en compte ( Lettre du ministère des Finances de Russie du 03.02.2009 N 03-01-15 / 1-42 ).
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Vivant dans un hôtel, surtout depuis longtemps, les employés utilisent les services supplémentaires fournis par l'hôtel. Il peut s'agir, par exemple, de services de blanchisserie ou de nettoyage à sec, etc. Dans certains cas, dans coût de base les chambres n'incluent pas la possibilité d'utiliser une télévision ou un réfrigérateur. Et ces "avantages supplémentaires" que l'employé paie en plus. Le coût des services supplémentaires, en règle générale, est indiqué sur la facture de l'hôtel sur une ligne distincte. Par la suite, ces frais peuvent être remboursés par l'employeur.
La question se pose : le coût des prestations hôtelières supplémentaires remboursées au salarié est-il soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques ?
À notre avis, le coût des services supplémentaires considérés n'est pas soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques pour les raisons suivantes.
Conformément à l'art. 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur est tenu de rembourser à l'employé les frais de location d'un logement et les autres dépenses engagées par l'employé avec l'autorisation ou la connaissance de l'employeur.
Le paragraphe 3 de l'art. 217 du Code des impôts établit que les indemnités liées à l'exercice des fonctions de travail par le contribuable (y compris le remboursement des frais de déplacement) ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.
Dans le même temps, ni le Code du travail de la Fédération de Russie ni le Code des impôts de la Fédération de Russie ne contiennent une liste fermée des frais de voyage non soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.
L'article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie établit que la procédure et le montant du remboursement des dépenses liées à voyage d'affaire, sont déterminés par une convention collective ou locale acte normatif. Et si ces documents établissent que l'employeur rembourse au travailleur détaché les frais de paiement des prestations hôtelières supplémentaires, ces sommes ne devraient pas être soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.
Notez qu'il n'y a pas de position officielle du ministère russe des Finances et des autorités fiscales sur cette question. Cependant, les autorités fiscales locales insistent généralement pour que ces montants soient inclus dans le revenu imposable des employés. Et puis les organisations doivent aller en justice. Dans le même temps, il existe des exemples de décisions de justice positives rendues en faveur des contribuables.
Par exemple, selon le Service fédéral antimonopole du district de l'Oural, le paiement par un employé de certains services hôteliers supplémentaires (y compris les paiements pour un téléviseur, un réfrigérateur, etc.) est causé par la nécessité de rester dans un hôtel, ne dépend pas sur la volonté de l'employé, et les services eux-mêmes sont un ensemble standard d'hôtels de logements. Par conséquent, le remboursement du coût de ces services ne devrait pas être soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques (résolutions du Service fédéral antimonopole du district de l'Oural du 22 mars 2007 N F09-1880 / 07-C2 du 23 janvier 2008 N F09 -4857/07-C2 dans l'affaire N A47-2670/07).
Il convient de noter que dans un hôtel, un travailleur détaché peut payer différents types de services récréatifs et récréatifs, tels que sauna, piscine ou Gym. L'employé peut également utiliser le mini-bar.
Très souvent, les organisations compensent ces dépenses, en particulier pour les employés occupant des postes de direction.
Il doit être entendu que l'inspection des impôts ne sera pas d'accord avec l'organisation si elle n'inclut pas le montant de cette indemnité dans les revenus du salarié soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.
Par conséquent, si l'organisation n'est pas prête pour les litiges avec les autorités fiscales, le montant
le remboursement de ces services hôteliers supplémentaires doit être retenu à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.
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Un employé lors d'un voyage d'affaires ne peut pas vivre dans un hôtel, mais dans un appartement privé.
Dans ce cas, les options suivantes sont possibles :
à son arrivée sur le lieu du voyage d'affaires, l'employé loue indépendamment un appartement;
l'organisation, pour son propre compte, conclut de manière indépendante un contrat de location pour un appartement dans lequel le travailleur détaché vivra.
Dans ce dernier cas, l'organisation paie elle-même directement le loyer de l'appartement. Dans une telle situation, l'employé ne reçoit aucune indemnité pour vivre dans un appartement privé. Dès lors, il n'y a aucune raison de parler de revenus imposables ou non soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.
Si l'employé loue seul un appartement, il doit présenter au service comptable de l'organisation les justificatifs des dépenses engagées.
Dans ce cas, un contrat de location d'appartement conclu avec le propriétaire de l'appartement et un reçu du propriétaire de l'appartement encaissé de fonds peuvent servir de pièces justificatives.
Ces documents doivent être rédigés sous une forme écrite simple (article 674 du Code civil de la Fédération de Russie).
Si le contrat de location est conclu avec la participation d'une société immobilière, en confirmation des dépenses engagées, l'employé doit soumettre au service comptable de l'organisation un accord avec l'agence immobilière, un reçu du propriétaire pour le paiement, un reçu pour un reçu de caisse ou un reçu de caisse indiquant le paiement des services de l'agence.