Как се издава разрешение за пътуване. Изисквания към документи. Допустими пътни разходи

За това дали да се организира удостоверение за пътуване, каза Министерството на финансите на Русия още през 2008 г. В писмо от 26 май 2008 г. № 03-03-06/2/60 специалистите от Министерството на финансите отбелязват, че когато служител е изпратен в командировка за повече от един ден, трябва да му бъде издадена удостоверение за пътуване. Това отговаря на изискванията за документално доказване на разходите.

Какво ти е необходимо

Въз основа на решение на работодателя на служител, изпратен в командировка, се издава удостоверение за командировка, за да се потвърди периодът на престоя му. Това е предвидено в клауза 7 от Указ на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. № 749 „За особеностите на изпращане на служители в командировки“ (по-нататък - Указ № 749).

Удостоверението за пътуване съдържа информация за датата на пристигане, дестинацията и датата на заминаване от нея.

Как да съставя

Удостоверението за командировка се издава в един екземпляр и се подписва от работодателя, връчва се на служителя и се съхранява при него през целия период на пътуването.

Действителният период на престой в мястото на командировка се определя от бележките за датата на пристигане в мястото на командировка и датата на напускане от него, които се правят в удостоверението за пътуване и се заверяват с подписа на упълномощено лице. официален и печат на организацията.

Ако служителят е командирован в организации, разположени в различни градове, маркировките в удостоверението за пътуване относно датата на пристигане и датата на заминаване се правят във всяка организация.

Изисквания към документите

Удостоверението за пътуване има унифициран формуляр, който е задължителен за използване от всички организации (формуляр № Т-10). Той е одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“.

Командировка в чужбина

При изпращане на служител в командировка извън Русия не се издава удостоверение за пътуване (клауза 15 от Резолюция № 749). Тъй като времето, прекарано от служител в чужбина, може да се определи от марките на граничната служба в паспорта.

Особени случаи

Има редица функции при издаването на сертификат за пътуване в случаите, когато дадена организация изпраща свои служители в командировка, за да разгледат и разрешат оплаквания на клиенти - лица. Факт е, че в такива ситуации не могат да се правят маркировки за пристигане и заминаване. Веднага отбелязваме, че подобна ситуация не се регулира от законодателството на Руската федерация.

Намекът е даден от Министерството на финансите на Русия. В писмо от 16 август 2011 г. № 03-03-06/3/7 служителите посочиха: ако е невъзможно да се отбележи пристигането на мястото на командировка и заминаването от него в удостоверението за пътуване, фактът, че е на мястото на командировка в определеното време може да се потвърди с други документи. По-специално такива документи могат да бъдат:

заповед (инструкция) за изпращане на служител в командировка;
служебно задание за изпращане в командировка и отчет за изпълнението му;
документи за пътуване, показващи датите на пристигане и заминаване от дестинацията;
хотелска фактура, потвърждаваща периода на престой на мястото на командировка.

Какви документи все още трябва да бъдат издадени

В допълнение към удостоверението за пътуване, за да потвърдите направените разходи, трябва да има:

заповед (инструкция) за изпращане на служител в командировка (формуляр № T-9 или);
разпределение на длъжността (бланка No);
удостоверение за пътуване (образец № Т-10);
авансов отчет (формуляр АО-1);
доклад за напредъка.

Процедурата за издаване на документи, свързани с командировка

Решението за изпращане на служители в командировка

Заповед на ръководителя за изпращане на служителя (служителите) в командировка

служебно задание

Сертификат за пътуване

Предварителен отчет

Касови бележки, билети за пътуване, сметки

Доклад за напредъка

Отивайки в командировка, всеки служител, като правило, взема необходимите документи със себе си. Сред тези документи се изисква удостоверение за пътуване. Какво е това и важно ли е да имате такъв формуляр със себе си? Това трябва да се разгледа по-подробно.

Придружаващи документи

Необходимостта от командировка се определя от ръководителя на предприятието или лице, упълномощено да взема такива решения. Отивайки на път, служителят получава удостоверение за пътуване, което е официално потвърждение на прехвърлените му правомощия.

Този документ потвърждава законността на присъствието на служителя на посочената дестинация и в същото време служи като основателна причина за отсъствието му от работното място. Удостоверението за пътуване се издава от служител, за когото тази процедура е негова служебни задължения. Той носи пълна отговорност за издаването на такива документи. Основание за това е заповед, подписана от директора. Именно от него упълномощеният служител взема информацията, необходима за издаване на удостоверение за пътуване в съответствие с всички правила. Освен извлечението, той води и отчет за всички издадени формуляри. Данните се записват в специален дневник, в който тези документи се регистрират съответно.

Празен формуляр

Присъствието на служители в командировка трябва да бъде отразено в разписанието. Тези първични документи са основание за изплащане на пътните разходи. За да опрости и систематизира такова счетоводство, Държавният комитет по статистика на Русия разработи специален сертификат за пътуване преди няколко години. Формуляр Т-10 е унифициран и одобрен с отделна резолюция № 1 от 05.01.2004 г.

Това е форма, в която цялата информация е разделена на отделни колони. Те съдържат основна информация за пътуващия служител и фирмата, в която работи. Посочени са също местоназначението и организацията, в която се изпраща за изпълнение на конкретна задача. Той също така определя сроковете, които ръководството е определило на служителя за неговото изпълнение. На обратната страна има записи за пристигане и напускане, които показват, че по време на отсъствието си от работното място лицето е било точно там, където е трябвало да бъде.

Промяна на правилата

През декември 2014 г. руското правителство реши да промени съществуващите правила. С Указ № 1595 от 29 декември 2014 г. удостоверението за пътуване е отменено.

Това решение влезе в сила на 1 януари. Сега, когато отивате в командировка за изпълнение на задачата, служителят не е длъжен да отделя време за издаване на съответния сертификат. Тази иновация значително спестява време не само на командирования служител, но и на служителя, който преди това е отговарял за организирането на пътуването.

Шест месеца по-късно беше издаден нов Указ № 771, в който правителството разясни какви документи са необходими, за да се потвърди отсъствието им от основното им място на работа. Командированият служител просто трябва да предаде своите билети за пътуване и разписка за хотелско настаняване в счетоводството на предприятието след завръщането си. Освен това е премахната необходимостта от изготвяне на отделен отчет за пътуването. Но трябва да се помни, че всички тези промени имат чисто препоръчителен характер. Ако за дадена организация е удобно да води записи по стария начин, тогава никой не може да я принуди да промени обичайния ред.

Бумащина

За да поддържате правилно записи, трябва да знаете как да издадете удостоверение за пътуване. Образец за попълване на такъв формуляр може да бъде взет от счетоводния отдел на мястото на работа. По принцип това не е труден въпрос. Изисква се само да се отговори ясно на "въпросите", поставени пред всяка колона.

Първо се попълва пълното име на предприятието или организацията. Следва заглавието на самия документ, като се посочват номерът и датата на неговото съставяне. Следва информация за командирования служител. Тук се записват трите му имена, длъжността и структурното звено, в което работи. След това се отбелязва организацията, в която е изпратен този специалист, и задачата, която той трябва да изпълни. След това с думи се посочва броят на дните, определени за изпълнение на задачата, както и конкретните дати за начало и край на командировката. В такъв сертификат трябва да бъдат записани паспортните данни на служителя. Това може да потвърди пълномощията му при пристигането. Фактът на пристигането и заминаването на служителя се потвърждава от специални знаци: името се въвежда местност, дата и подпис на отговорното лице. Информацията се удостоверява с кръгъл печат на предприятието.

А.А. Шкадов, управител
В.Е. Полякова, юрисконсулт
Е.И. Гордукова, старши юрисконсулт
Е.Н. Бокарева, водещ юрисконсулт"ФБК-Право"

Независимо от това, работодателят може да установи допълнителни гаранции за служителите (в сравнение с установените в закона), тъй като чл. 8 от Кодекса на труда на Руската федерация му дава право да вземе местно правни актовесъдържащи трудово право. По-специално, вътрешният правилник за командировките може да включва условие за изплащане на дневни, когато служител е изпратен в еднодневна командировка, което може да се формулира по следния начин: „През периода служителят е на еднодневна командировка. еднодневна командировка, му се възстановяват допълнителни разходи, свързани с живот извън мястото на пребиваване (дневни) в размер на ________". Този подход се обосновава с факта, че съгласно пар. 6 чл. 168 от Кодекса на труда на Руската федерация, процедурата и размеривъзстановяването на разходи, свързани с командировки, се определя с колективен трудов договор или местен нормативен акт.

От гореизложеното следва, че в зависимост от решението, взето от работодателя (независимо дали служителят е целесъобразно да се върне в същия ден), ще се определи какви пътни разходи трябва да бъдат възстановени на служителя: всички видове разходи, предоставени за в чл. 168 от Кодекса на труда на Руската федерация или разходи, които не включват дневни пари, ако служителят все пак отиде в друга област и се върне в същия ден.

Данъчни рискове

Корпоративен данък.

Според авторите в анализираната ситуация няма данъчни рискове, тъй като дори в случай на разногласия с данъчните власти относно признаването на командировката на служител като командировка, разходите за нея са от производствен характер, са свързани с дейността на организацията и се осъществяват в интерес на служителя. Този факт обаче трябва да бъде потвърден от подходящ доклад за извършената работа извън местоположението на представителството (извън офиса). По същата причина разходите, свързани с такова пътуване: транспорт, дневни, разходи за настаняване в хотел са разходи, направени в рамките на уставната дейност на организацията. Следователно критерият за прилагане на обезщетенията, установен подс. 36 т. 1 чл. 251 от Данъчния кодекс на Руската федерация, в тази ситуация се изпълнява.

ДДС.

При изразходване на средства, издадени под отчета на служителите на организацията, или когато те възстановяват лични средства, изразходвани в интерес на работодателя, обектът на ДДС не възниква, тъй като няма факт на продажба на стоки (работи, услуги) от организацията. В същото време естеството на изразходването (целеви или нецелеви) на средствата няма значение. Това означава, че когато на служителя се възстановяват разходи, свързани с изпълнението на производствените задачи на работодателя, също не възниква обект на облагане с ДДС и не съществуват данъчни рискове за този данък. Данъкът, представен на организацията от доставчици на стоки (работи, услуги) (например ДДС върху услугите за хотелско настаняване), не се приспада, ако организацията няма дейности, подлежащи на облагане с ДДС (клауза 2, член 171 от Данъчния кодекс на Руска федерация). Представеният на организацията ДДС се взема предвид в цената на закупените стоки (работи, услуги) (клауза 2, член 170 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

данък върху дохода и застрахователни премии.

Тъй като плащанията, извършени на служителя, свързани с изпълнението на трудовите му функции извън местоположението на офиса на организацията, имат компенсаторен характер и се начисляват, за да се осигури изпълнението на задачите на организацията (не в лични интереси на служител), тези плащания не подлежат на данък върху доходите на физическите лица и съответните застрахователни премии в рамките на установени със законнорми. При документално потвърждение на производствения характер на пътуването на служителя (наличието на надлежно изпълнено задание и отчет за неговото изпълнение), според нас няма данъчни рискове. В този случай, според авторите, ще бъде достатъчно да се посочи във вътрешния правилник за командировките като местоположение на организацията (нейното структурно звено) юридическия (действителния) адрес на организацията (подразделение).

Данъчни последици от дневните плащания за еднодневни командировки

На основание алинея 3 на чл. 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация, всички видове обезщетения, определени от действащото законодателство на Руската федерация (в границите, установени в съответствие със законодателството на Руската федерация), свързани с изпълнението на трудовите задължения от данъкоплатеца ( включително преместване на работа в друга област и възстановяване на пътни разходи) не се облагат с данък върху доходите на физическите лица. Когато работодателят плаща на данъкоплатеца пътни разходи както в страната, така и в чужбина, облагаемият доход не включва дневни надбавки, изплатени в съответствие със законодателството на Руската федерация.

В същото време, както вече беше отбелязано, законодателството на Руската федерация не предвижда изплащане на дневни за еднодневни командировки, от които служителят може да се върне в същия ден. Както се вижда от арбитражната практика, ключовият въпрос за целите на данъчното облагане на дневните надбавки в този случай е установяването на факта, че служителят няма възможност да се връща ежедневно в мястото на постоянно пребиваване в разумен срок. Ако това е възможно, тогава дневните пари за еднодневни командировки, изплатени извън задълженията на работодателя, вменени му от трудовото законодателство, но въз основа на вътрешни документи на работодателя, се облагат с данък върху доходите на физическите лица.

По подобни съображения такова плащане по реда на подс. 2 т. 1 чл. 238 от Данъчния кодекс на Руската федерация подлежи на застрахователни премии в съответствие с подп. 2 т. 1 чл. 9 от Закон № 212-FZ).

Тази позиция е потвърдена по-специално в решенията на FAS на Волго-Вятски окръг от 16 август 2007 г. по дело № A28-1084/2007-3/29 и от 31 октомври 2006 г. по дело № A82- 6004/2004-27. Подобни заключения се съдържат в решенията на Федералната антимонополна служба на Волжския окръг от 27 юни 2006 г. по дело № A12-1880 / 06-C60, Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг от 1 март 2006 г. по дело № А05-5899 / 2005-12 г. и от 04.02.2005 г. № А26-6025/04-29.

Въпреки това, в Указ от 7 февруари 2007 г. по дело № А62-3895/06, Федералната антимонополна служба на Централния окръг призна, че плащанията в замяна на дневни надбавки на служителите, които правят бизнес пътуванияна разстояние над 150 км, независимо от времето, прекарано в пътуването, имат компенсаторен характер. На тази основа тези плащания не се облагат с данък върху доходите на физическите лица.

Документално потвърждение на пътуването

Въз основа на нормите на трудовото законодателство фактът на изпращане на служител в командировка трябва да бъде потвърден от организацията със следните документи:

Освен това, съгласно параграф 26 от Правилника за командировките, при завръщане от командировка служителят трябва да представи на работодателя в рамките на три работни дни:

По този начин, заедно с командировъчните удостоверения, заповедите и назначенията за командировки, организацията трябва да състави регистър на служителите, които напускат командировки. При завръщане от командировка служителят също е длъжен да представи на работодателя авансов отчет с документи, потвърждаващи действително направените разходи, и отчет за извършената работа.

За разлика от предишното законодателство, Наредбата за командировките не ограничава и не разширява набора от документи, издавани при изпращане на служител в командировка, в зависимост от нейната продължителност. Следователно потвърждението на факта, че работодателят е взел решение за непрепоръчителното връщане на служителя в същия ден, трябва да бъде потвърдено в документите, които обикновено се изготвят при изпращане на служителя в командировка.

Те трябва да отразяват най-малко два факта: времето за изпращане на служителя в командировка и причините, които са накарали работодателя да реши да изпрати служителя за период, по-дълъг от един ден.

Период на командировка

Ако работодателят прецени, че не е препоръчително да върне служителя от командировка, служителят ще пристигне на мястото на постоянна работа поне на следващия ден. Това означава, че пътуването на служителя не може да се счита за еднодневно, тъй като датата на такова пристигане съгласно ал. 2 т. 4 от Правилника за командировките е денят на пристигане на служителя от командировка, т.е. такова пътуване се счита за многодневно пътуване. Следователно в документите, съставени при изпращане на служител в командировка, денят на заминаване и денят на пристигане няма да съвпадат, което потвърждава факта, че служителят е в многодневна командировка.

Законодателството не задължава работодателя директно да посочи причините за решението си да изпрати служител за няколко дни, ако последният има физическа възможност да се върне в мястото на постоянно пребиваване, като се вземат предвид разстоянието и транспортните връзки. Въпреки това, тъй като целесъобразността от връщането на работника се определя, като се вземе предвид естеството на изпълняваната задача(т.е. въз основа на сложността, обема и графика на задачата и т.н.), както и необходимостта от създаване на условия за почивка на служителя(т.е. като се вземе предвид интензивността на работата, нейната сложност и т.н.), считаме, че е възможно да се оправдае присъствието на служител на мястото на командировка за няколко дни, както следва:

заданието за работа посочва съдържанието на заданието на служителя, като е препоръчително да се посочи обемът на планираната ежедневна работа и времето за нейното изпълнение;
служителят изготвя доклад за извършената работа, който отразява количеството ежедневна работа и времето на нейното изпълнение;
Съставят се документи, потвърждаващи факта, че служителят участва в извънреден труд (известие на служителя, заповед, писмено съгласие на служителя, график за време и др.) - незадължително условие.

За по-голяма сигурност е препоръчително да включите в местен акт, който урежда въпросите за изпращане на служители в командировки, условията, при които работодателят решава престоят на служителя на мястото на командировка за определен период, т.е. повече от един ден (например: „Ако семинарът приключи след ___ часа, служителят не се връща в мястото на постоянно пребиваване“).

По този начин задължението на работодателя да изготвя всякакви допълнителни документи при вземане на решение относно нецелесъобразността на връщането на служител от командировка в същия ден не е законово фиксирано. В същото време, според авторите, причините за престоя на служителя в командировка за много дни с възможност за връщане от него трябва ясно да следват от съдържанието на обикновено съставяните документи.

Вижте клауза 1 от раздел 1 от процедурата за регистрация, дерегистрация в данъчните власти на руски организации по местонахождението на техните отделни подразделения, които им принадлежат недвижим имоти (или) превозни средства, физически лица - граждани Руска федерация, както и индивидуални предприемачи, използващи опростена система за данъчно облагане въз основа на патент, одобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 5 ноември 2009 г. № 114n.

Понастоящем инструкцията се прилага, доколкото не противоречи на Кодекса на труда на Руската федерация и Правилника за командировките (член 423 от Кодекса на труда на Руската федерация). Съгласно параграф 1 от Инструкцията командировкапризнава се пътуване на служител по нареждане на ръководителя на сдружение, предприятие, учреждение, организация за определен период от време до друго населено място за изпълнение на служебна задача извън мястото на постоянната му работа. Така по отношение на дефинирането на понятието командировка е налице явно противоречие.

Разпоредбите на законодателството относно свободата на работодателя при вземане на решение за времето на командировка и целесъобразността на забавяне на служител се потвърждават от практиката на прилагане на закона (вижте например писмо на Министерството на финансите на Русия от 29 март , 1999 № 04-02-05 / 6).

В съответствие с Решението на въоръжените сили на Руската федерация от 4 март 2005 г. № GKPI05-147 изплащането на дневни надбавки зависи от пребиваването на служителя извън мястото на постоянно пребиваване за повече от 24 часа, следователно за за целите на изчисляване на дневните надбавки, командировката се признава за еднодневна, ако е по-малко от 24 часа.

Федерален закон № 212-FZ от 24 юли 2009 г. „За осигурителните вноски в пенсионния фонд на Руската федерация, фонд социална осигуровкана Руската федерация, Федералният фонд за задължително медицинско осигуряване и териториалните фондове за задължително медицинско осигуряване.

Одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“.

Изискванията за попълване и формата на дневника са одобрени със заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Русия от 11 септември 2009 г. № 739n „За утвърждаване на реда и формулярите за отчитане на служителите, напускащи командировки от изпращащата организация и пристигане в организацията, в която са командировани”.

В съответствие с клауза 2 от Инструкцията не може да се издаде удостоверение за пътуване, ако служителят трябва да се върне на мястото на постоянна работа в същия ден. Понастоящем тази разпоредба на Инструкцията не се прилага поради противоречието й с Наредбата за командировките (клауза 15 от тази Наредба предвижда само един случай, в който не се издава удостоверение за пътуване, а именно при пътуване в чужбина).

За регистрация се използва унифициран формуляр № Т-11, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1.

Понякога не само големите корпорации, но и представителите на малкия бизнес трябва да изпращат служители в командировки. И, разбира се, работодателят плаща пътните и квартирните разходи на служител, командирован в интерес на компанията в друг град или дори в друга държава. За съжаление, за организациите, използващи опростената система за данъчно облагане със ставка от 6%, такива разходи няма да осигурят никакви ползи при изчисляване на един данък. Ако говорим за "опростен" с обект "приходи минус разходи", тогава, подобно на компаниите на OSNO, те могат да вземат предвид такива разходи при определяне на данъчната основа.

Общи разпоредби относно командировките

Какви категории служители може да изпрати работодателят в командировка?

Организацията има право да изпрати в командировка само служители, които са в трудови отношенияс работодателя (включително работници на непълно работно време, чуждестранни работници), с изключение на определени категории граждани, а именно:

бременни жени (част 1 на член 259 Кодекс на труда RF);
служители по време на срока на валидност на договора за чиракуване, с изключение на случаите, когато командировката е свързана с чиракуване (част 3 от член 203 от Кодекса на труда на Руската федерация);
работници, които не са навършили 18 години, с изключение на творчески работници и спортисти;
хора с увреждания, ако това противоречи на техните индивидуална програмарехабилитация;
кандидати, регистрирани за участие в избори;
граждани, които работят въз основа на граждански договори;
служители на други организации (например, които извършват работа или предоставят услуги по споразумение за аутсорсинг);
определени категории служители, ако не са дали писмено съгласие за командировка (или ако са дали такова съгласие, но командировките са забранени от медицинското им свидетелство).

Потвърждение: Изкуство. 166 , Част 2 чл. 287 , Част 8 чл. единадесет Кодекс на труда на Руската федерация, клауза 2 от Правилника писмо на Министерството на финансите на Русия № 03-03-04/1/844 от 19 декември 2006 г.

Трябва ли организацията да получи писменото съгласие на служителя, за да го изпрати в командировка?

Организацията трябва да получи писмено съгласие, ако се изпращат в командировка: - жени, които имат деца под тригодишна възраст; - майки (бащи), които отглеждат деца до пет години без съпруг; - служители, които имат деца с увреждания; - служители, които се грижат за болни членове на семейството (при наличие на медицинско свидетелство).

В същото време е възможно изпращането на такива служители в командировка (с тяхното писмено съгласие) само ако това не е забранено от тях в съответствие с медицинско заключение.

При получаване на писмено съгласие за командировка, служителят трябва да бъде уведомен писмено, че има право да откаже пътуване. Ето защо в този случай е препоръчително да се състави единен документ, който да съчетава както уведомление за възможността за отказ от командировка, така и възможност за даване на съгласие. Такъв документ може да бъде известие за изпращане на служител в командировка (вижте формуляра " Уведомление за изпращане на служител в командировка, който има право да го откаже»).

Какви гаранции се предоставят на командирован работник?

На служител, който е изпратен в командировка, се предоставят гаранциите, предвидени от трудовото законодателство, а именно: - запазване на мястото на работа (длъжността); - запазване на средната заплата за периода на командировка; - възстановяване на разходи, свързани с командировка (разходи за пътуване, жилище, дневни пари и др.).

Тези гаранции се прилагат и за работниците на непълно работно време (както вътрешни, така и външни). В същото време партньорът средни доходипо време на престоя му в командировка, трябва да спестявате само при работодателя, който го е изпратил в командировка. Ако служителят е изпратен в командировка както на основното място на работа, така и на непълно работно време, средната печалба трябва да се запази и от двамата работодатели. Възстановяването на пътните разходи в този случай се разпределя между работодателите по споразумение между тях.

Колко дълго една организация има право да изпрати служител в командировка в Русия?

Работодателят определя този период самостоятелно, като взема предвид обема, сложността и други особености на служебното възлагане.

Периодът, за който служителят е изпратен в командировка, трябва да бъде посочен в документите за пътуване, подписани от ръководителя (или упълномощено от него лице за това). А именно: - в заповедта за изпращане на служителя в командировка; - в документа за пътуване; - на смяна.

Максималният срок за командировка на служител в Русия не е установен със закон. Изключение правят чуждестранните работници. По отношение на тях определението за максимален период на престой в командировка има свои собствени характеристики (клауза 6, член 13 от Федералния закон № 115-FZ от 25 юли 2002 г., приложение към Заповедта на Министерството на Здравеопазване и социално развитие на Русия № 564н от 28 юли 2010 г.).

Потвърждение: клауза 4 от Правилника , одобрен Постановление на правителството на Руската федерация № 749 от 13 октомври 2008 г. писмо на Министерството на финансите на Русия № 03-03-06/1/304 от 28 април 2010 г.

Регистрация на командировка

Сега да видим как се документира пътуването на служител. Като всяко действие или решение в една организация, особено ако е свързано с персонал, командировката изисква изготвянето на много специфичен списък от документи.

Трябва ли да издам бележка при изпращане на служител в командировка?

Не е необходимо да се съставя, освен в случаите, когато такова задължение е предвидено във вътрешните документи на работодателя (по-специално в счетоводна политика) и (или) в местния регулаторен акт на работодателя (например в Правилника за командировките).

Формата на служебната бележка, редът и случаите за нейното попълване не са предвидени от закона. Следователно организацията самостоятелно взема решение за себе си дали е необходимо да го издаде при изпращане на служител в командировка или не. Решението за необходимостта от изготвяне на бележка трябва да бъде фиксирано в счетоводната политика на организацията за счетоводни цели и (или) в местния регулаторен акт на работодателя (например в Правилника за командировките). Потвърждение: Изкуство. 8 от Федералния закон № 402-FZ от 6 декември 2011 г , Част 2 чл. 5 , Част 1 чл. осем Кодекс на труда на Руската федерация.

Освен това основанията и целите за изпращане на служител в командировка са посочени в заповедта (инструкцията) на ръководителя за изпращане на служител в командировка и в длъжностното назначение.

Използването на унифицирани форми на документация за персонала, одобрени от Държавния статистически комитет на Русия, не е задължително (като се вземат предвид редица характеристики). Тоест, работодателят има право самостоятелно да разработва форми на първични счетоводни документи, които ще прилага. В същото време законодателството не забранява продължаването на използването на установените форми на унифицирани първични документи. Във всеки случай използваните формуляри трябва да съдържат всички необходими данни, изброени в част 2 на чл. 9 от Федералния закон № 402-FZ от 6 декември 2011 г

В зависимост от това кои форми работодателят реши да използва, той може или да определи своя собствена процедура за попълването им, или да се ръководи от инструкциите, които се прилагат към унифицираните формуляри, разработени от Държавния комитет по статистика на Русия (ако той ги одобри за използване) . По-специално, заповедта за изпращане на служител в командировка може да бъде издадена във формуляр № Т-9 или формуляр № Т-9а (прилага се, когато двама или повече служители са изпратени в командировка едновременно), и длъжностно задание - във формуляр № Т-10а и следвайте инструкциите за тяхното прилагане и попълване (Инструкции за прилагане и попълване на формуляри за отчитане на труда и неговото заплащане (№ Т-9, № Т-9а). , № Т-10а), одобрен с Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия № 1 от 5 януари 2004 г.). Този документ ще бъде потвърждение за периода, прекаран в командировка. Той посочва датите на пристигане и напускане, маркировка, върху която служителят трябва да постави директно във фирмата, в която работодателят го е изпратил. Това изискване обаче важи само за командировки в Русия.

Какво се разбира под служебно назначение при изпращане на служител в командировка?

Под него се разбира възлагане на командирован работник да изпълнява определена работа (извършва определени действия) в рамките на трудовата му функция, предвидена в трудов договор и описание на работатапредоставена от работодателя. Например, за преговори, сключване на споразумение, настройка на оборудване, интервю и др. Потвърждение: Част 1 чл. 166 , Изкуство. 60 Кодекс на труда на Руската федерация.

Служебното назначение на командирования служител трябва да е ясно и изчерпателно. Трябва да се формулира в заданието.

По-специално, когато се използва унифицирана форма на задание за услуга във формуляр № T-10a, редовете в колона 11 на този документ са специално предвидени за формулиране на поръчка за услуга за командирован работник. При завръщане от командировка, срещу служебното задание, служителят трябва да напише кратък отчет за изпълнението му.

Потвърждение: Инструкции за кандидатстване и попълване на формуляри за отчитане на труда и неговото заплащане (№ Т-10а) , одобрен Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия № 1 от 5 януари 2004 г

Как да попълните заповед за изпращане на служител в командировка?

Трябва да попълните реда, установен за попълване на формуляра, който е одобрен за тези цели в счетоводната политика на организацията. При изпращане на служител в командировка, подходящо поръчка. По-специално, когато се прилага унифициран формуляр на заповед за изпращане на служител в командировка (формуляри № Т-9, № Т-9а), неговите колони се попълват в съответствие с Инструкциите за използване и попълване формуляри за отчитане на труда и неговото заплащане (№ Т-9, № Т-9а), утв. Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия № 1 от 5 януари 2004 г

В заглавната част на заповедта в унифицирана форма трябва да включите: - името на организацията, която изпраща служителя (служителите) в командировка; - номер и дата на документа.

В основната част на заповедта в унифицирана форма трябва да посочите: - фамилия, собствено име, бащино име и номер на персонала на служителя (служителите), когото организацията изпраща в командировка; - структурното звено, в което работи служителят (служителите); - длъжност (специалност, професия) на служителя (служителите); - дестинацията на командировката (държава, град, име на организацията); - начална и крайна дата на пътуването; - продължителност на пътуването и неговата цел; - източникът на финансиране на разходите, свързани с командировката (посочва се при необходимост); - подробности за документа, който е основание за изготвяне на поръчката (напр. назначение на работа).

Този документ се попълва от служител на службата за персонал (отдел ЧР, отдел персонал). Подписва се от: - служител (служители), който е изпратен в командировка; - ръководителят на организацията (упълномощено от него лице за това).

Какъв е форматът на документа за пътуване?

Използването на унифицирани форми на документация за персонала, одобрени от Държавния статистически комитет на Русия, не е задължително (като се вземат предвид редица характеристики). Тоест, работодателят има право самостоятелно да разработва формуляри на първични счетоводни документи, които ще прилага, включително удостоверение за пътуване. В същото време законодателството не забранява продължаването на използването на установените форми на унифицирани първични документи. Във всеки случай използваните формуляри трябва да съдържат всички необходими данни, изброени в част 2 на чл. 9 от Федералния закон № 402-FZ от 6 декември 2011 г

Ако работодателят реши да използва формулярите, разработени от Държавния комитет по статистика на Русия, той трябва да състави удостоверение за пътуване в съответствие с формуляр № Т-10 (вж. проба). Колоните на унифицирания формуляр № T-10 се попълват в съответствие с одобрените Инструкции за прилагане и попълване на формуляри за записване на труда и неговото възнаграждение (№ T-10). Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия № 1 от 5 януари 2004 г

Всички тези документи са важни за кадровото досие. От гледна точка на данъчното счетоводство, за потвърждаване на разходите за командировка е основно наличието само на удостоверение за пътуване. В случай на отсъствие, т.е. при преминаване на границата, отметките за това в паспорта ще бъдат потвърждение за факта на пътуването. Освен това, за да могат да се вземат предвид командировъчните пари при изчисляване на данъчната основа, е необходимо служителят в рамките на 3 дни след завръщането си да състави авансов отчет, в който да изброи всичките си разходи, както и да приложи всички документи, потвърждаващи плащането на пътни, квартирни и други парични разходи като част от командировките му.

Допустими пътни разходи

Какви документи потвърждават направените представителни разходи?

Можете да потвърдите с документи, които оправдават един или друг вид пътни разходи: пътни, квартирни, дневни.

Законодателството не определя конкретен списък от оправдателни документи, които организацията може да използва, за да оправдае пътните разходи на служителите.

Становище на Министерството на финансите на Русия и Федералната данъчна служба на Русия: документи, потвърждаващи пътни разходислужител за пътуване и наемане на помещения, може да бъде:

Предварителен отчет, одобрен от ръководителя на организацията;

удостоверение за пътуване;

Документи, доказващи пътните разходи на служителя (включително документи, потвърждаващи разходите за закупуване на електронен билет за пътуване), наемане на жилище и др. (приложени към авансовия отчет). В същото време наличието на такива документи като назначение на работа и заповед за изпращане на служител в командировка не е необходимо за потвърждаване на разходите за целите на данъка върху печалбата. Потвърждение: писма на Министерството на финансите на Русия № 03-03-06/1/764 от 19 ноември 2009 г., № 03-03-05/169 от 14 септември 2009 г., Федералната данъчна служба на Русия № MN -22-3/890 от 25.11.2009г

Поради факта, че удостоверението за пътуване се издава само за командировки в Русия и в страните от ОНД, при изпращане на служител в командировка в чужбина в други държави трябва да са налични копия на страниците на международния паспорт с маркировки за преминаване на границата (клауза , Правила, одобрени с Правителствен указ RF № 749 от 13 октомври 2008 г.).

важно! За еднодневни командировки също може да липсва удостоверение за командировка.

За оправдаване на разходите под формата на дневни са необходими документи, които се изготвят при изпращане на служител в командировка (по-специално удостоверение за пътуване за дълга командировка в Русия и страните от ОНД). Освен това не е необходимо да представяте различни чекове и разписки. No 03-03-06/1/741 от 11.11.2011г. , No 03-03-06/1/206 от 01.04.2010г. , No 03-03-06/1/770 от 24.11.2009г.

В каква форма трябва да се състави предварителен отчет, когато служител се върне от командировка?

Отчетът за разходите е основният документ, с помощта на който служителят (включително изпратеният в командировка) потвърждава направените от него разходи за издадената отчетност. пари в брой(Част 1, член 9 от Федерален закон № 402-FZ от 6 декември 2011 г., клауза 26 от Регламента, одобрен с Указ на правителството на Руската федерация № 749 от 13 октомври 2008 г.).

Необходимо е да се състави предварителен отчет във формата, одобрена в счетоводната политика на организацията за счетоводни цели. Организацията има право да този документсъгласно унифициран формуляр № AO-1, утвърден. Постановление на Goskomstat на Русия № 55 от 1 август 2001 г. Можете също така да разработите формуляр предварителен отчетнезависимо (включително вземане на стандартния формуляр като основа).

Във всеки случай първичните документи, използвани от организацията, трябва да съдържат всички необходими данни, изброени в част 2 на чл. 9 от Федералния закон № 402-FZ от 6 декември 2011 г

Но обратно към командировките. Кодексът на труда предвижда строг списък от членове, по които командированият работник може да претендира за обезщетение.

Това са пътни разходи, наем на квартира и дневни. Изхранването не се заплаща отделно. Предполага се, че тези разходи са включени в ежедневните плащания. В допълнение към тези разходи, вътрешните на компанията нормативен документможе да одобри списък с допълнителни разходи, които да бъдат възстановени на служителите. Това може да бъде например комуникационни услуги, интернет, такси. По един или друг начин трябва да се спазва принципът на икономическата обоснованост, тоест човек в командировка трябва да прави такива разходи само за изпълнение на служебна задача.

И така, какви разходи да компенсирате служител, изпратен в командировка?

Възстановяване на разходи, свързани с пътуване. По-специално те включват: - пътни разходи; - разходите за наем на жилище; - ежедневно; - други разходи, направени от служителя със съгласието на работодателя.

Конкретните суми, както и процедурата за възстановяване на пътни разходи, трябва да бъдат фиксирани в колективен трудов договор (друг местен регулаторен акт, например Наредбата за командировките).

Потвърждение: Изкуство. 168 от Кодекса на труда на Руската федерация .

Трудовото законодателство не установява задължение за заплащане на разходите, свързани с командировка, на всички служители в еднакъв размер. Размерът на обезщетението се определя въз основа на финансовите възможности на организацията. Организацията на работодателя има право чрез своя местен регулаторен акт да предвиди диференциран размер на тези разходи за служители, заемащи различни длъжности (например различни размери на разходите за ръководителя на организацията и неговите заместници, ръководители структурни подразделения, други служители).

Потвърждение: писмо на Министерството на труда на Русия № 14-2-291 от 14 февруари 2013 г. , параграф 3 от писмото на Rostrud № 164-6-1 от 4 март 2013 г.

За да се определи размерът на авансовото плащане на служителя за цялата продължителност на командировката, е необходимо да се вземе предвид неговата продължителност, която може да бъде установена въз основа на документите за пътуване. Например, организацията може да изчисли размера на дневните пари въз основа на удостоверение за пътуване.

Потвърждение: Точка 11 от Правилника , одобрен Постановление на правителството на Руската федерация № 749 от 13 октомври 2008 г. писмо на Министерството на финансите на Русия № 03-03-06/1/741 от 11 ноември 2011 г.

Във всеки случай обаче конкретният размер на авансовото плащане за командировка (като се вземат предвид посочените характеристики) се определя по общ начин от ръководителя на организацията (клауза 4.4 от Правилника за реда за извършване на касови операции ).

Принципи на данъчното счетоводно отчитане на пътните разходи

Всички одобрени разходи, както вече беше споменато, се приемат при наличие на оправдателни документи при изчисляване на данъка върху дохода по общата данъчна система (подточка 12, клауза 1, член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация) и един данък с „ приходи-разходи” USN (подточка 13 1 член 346.16 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Принципът на отчитане на тези разходи е еднакъв и за двете, с изключение на една точка. Организациите с общ режим отразяват разходите според датата на одобрения авансов отчет във всички случаи, независимо от източника на тяхното плащане. Организациите на опростената данъчна система правят същото, ако пътните разходи са платени от авансовото плащане, издадено на служителя. Ако част от разходите или дори цялата командировка е платена от собствените му пари, тогава „опростеният“ работодател ще може да ги отрази в данъчното счетоводство само след изплащане на обезщетение.

Също така е необходимо да се помни, че пътните разходи, приети за данъчно облагане, могат да се извършват само за служители на пълен работен ден, работещи във фирмата въз основа на трудов договор. Разходите за командировки на лица, с които има сключен граждански договор, не се отнасят за такива. Компенсацията за разходите за пътуване за тях, ако е необходимо, трябва да бъде включена в условията на договора.

Видове разходи: дневни

Дневните пари, изплащани на служителя, по същество са сумата, за която той ще задоволи личните си нужди в командировка. Размерът му трябва да бъде еднакъв за всички служители. Плащанията могат да се различават само в зависимост от географията на пътуванията, например за командировки в Руската федерация една сума, за чужди държави - друга.

При изчисляване на данък върху дохода или единичен "опростен" данък разходите за дневни плащания се приемат във всякаква сума. Единственото условие е конкретните им размери да бъдат фиксирани в поръчката за организацията. Също така, независимо от размера, този вид пътни пари не подлежат на пенсионни, медицински и социални вноски.

Но от гледна точка на облагането на тези плащания с данък върху доходите на физическите лица нещата са по-лоши. Ставката на необлагаемия данък върху доходите на физическите лица е определена в параграф 3 на член 217 от Данъчния кодекс и тези цифри изобщо не са големи: 700 рубли на ден в Русия и 2500 рубли за чужбина. Всичко, което се изплаща над тези норми, се облага със ставка от 13% и се удържа от заплатата на служителя.

Самолет, влак, такси

Разходите за пътуване на служителя до мястото на командировка от гледна точка на отчитането му за данъка „печелба“ няма значение. Основното нещо, както вече беше споменато, е наличието на подкрепящи документи. Преди това за такъв се признаваше самият билет, а при пътуване със самолет - и бордната карта. С нарастващата популярност на електронните билети стана трудно да се предостави техният „жив“ аналог на счетоводния отдел, тъй като много компании превозвачи просто не ги издават. В това отношение обаче не би трябвало да има особен проблем. Железопътното пътуване може да бъде потвърдено с контролен талон на електронен билет, с други думи, с извлечение, получено в електронен вид при поръчка на билет чрез интернет. Това по-специално се посочва в наскоро публикуваното писмо на Министерството на финансите на Русия от 12 април 2013 г. № 03-03-07 / 12256.

Подобен формуляр за маршрут / разписка, генериран от автоматизиран информационна системарегистрация на въздушен транспорт, подходящо е и ако служителят лети със самолет в командировка. Вярно е, че както в дните на хартиените билети, той ще трябва да прикачи към такава разпечатка бордна карта, потвърждаваща полета му по маршрута, посочен в електронния билет (писмо на Министерството на финансите на Русия от 19 април 2013 г. № 03 -03-07 / 13501).

Освен цената на самото пътуване, разходите за данъчни цели включват задължителна лична застраховка на пътниците в транспорта, такси за издаване на документи за пътуване и издаване на спално бельо във влаковете. Всички други такси за доставка са намалени данъчна основа, само ако са директно включени в цената на билета (писмо на Министерството на финансите на Русия от 24 юли 2008 г. № 03-03-06 / 2/93).

Цената на билета не е доход на служителя, независимо от начина на плащане. Както в ситуация, в която предприятието организира пътуване, така и ако служител сам си купи билет и впоследствие работодателят му възстанови изразходваното, тази сума не подлежи на данък върху доходите на физическите лица или застрахователни премии.

Има ли право организацията да вземе предвид разходите на служителя за такси до летището, от което той заминава в командировка?

Правото да се вземе предвид като част от други разходи, свързани с производството и (или) продажбата, при определени условия.

При изчисляване на данъка върху дохода като част от други разходи, свързани с производството и (или) продажбите, организацията има право да вземе предвид пътните разходи. По-специално те включват пътни разходи до и от мястото на командировката. В същото време данъчното законодателство не съдържа никакви резерви и ограничения относно вида транспорт, който служителят може да използва, за да стигне до мястото на командировка и обратно. Потвърждение: стр. 12 т. 1 чл. 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

В допълнение, задължението за възстановяване на разходите на служителя за всички разходи, свързани с командировка, ако са направени с разрешението и знанието на организацията, е залегнало в трудовото законодателство (част 1 на член 168 от Кодекса на труда на Руската федерация). , параграф 1 от параграф 11 от Регламента, одобрен с Правителствен указ RF № 749 от 13 октомври 2008 г.). Разходите на служителя за такси до летището са включени в разходите за пътуване до и от командировката. Процедурата и размерът на възстановяването на такива разходи се определят от колективния договор или вътрешните документи на организацията (част 2 на член 168 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Заключение: разходите на служител за такси до летището, от което той заминава в командировка, организацията има право да вземе предвид като част от разходите при изчисляване на данъка върху дохода.

В същото време всички разходи за целите на изчисляване на данъка върху дохода се вземат предвид само ако са икономически обосновани и документирани (клауза 1, член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Можете да обосновете необходимостта да се обадите на такси, например: - липсата на директни маршрути от мястото на заминаване на служителя до летището; - прекъсване на работата на обществения транспорт в случай на късно (ранно) заминаване в командировка.

Можете да документирате разходите: - със заповед за предоставяне на автомобил за превоз на пътници и багаж; - квитанция за плащане за използване на пътнически такси или чекове KKT; - бележка, в която служителят ще обоснове причината за повикване на такси и ще посочи маршрута; - вътрешни правила на организацията (например Правила за командировки).

Потвърждение: писма от Министерството на финансите на Русия No 03-03-06/1/621 от 04.10.2011г. , No 03-03-06/2/162 от 27.08.2009г. , No 03-03-06/1/505 от 31.07.2009г.

Така че организацията има право да компенсира командирования служител и да вземе предвид в своите данъци разходите за пътуване с такси до летището и обратно. Това по-специално се посочва в писмото на финансовия отдел.

Разходи за живот

По същия начин плащането за настаняване на служител в командировка не подлежи на всички „данъци върху заплатите“. Между другото, такова облекчение за данъка върху доходите на физическите лица се прилага не само за тези пътувания, когато служител на компанията отива в командировка, представляваща търговските интереси на организацията-работодател, но и когато отива, например, за стаж в за да подобри собствените си умения. Това се казва в писмо на Министерството на финансите на Русия от 12 април 2013 г. № 03-04-06 / 12417.

За да потвърдите разходите за живот на "доходоносна" основа, ще ви трябва първични документи, издадени на името на работодателя от хотела. Съгласно постановление на правителството на Руската федерация от 6 май 2008 г. № 359, това може да бъде строга форма за отчитане, разработена от самия хотел. Този BSO трябва задължително да съдържа такива подробности като името на документа, неговия номер и серия, както и датата на съставяне и плащане, името, юридическия адрес и TIN на организацията, която го е издала, името и цената на услугата , длъжност и фамилия, име и бащино име на лицето, отговорно за дизайна на формуляра, неговия подпис и печат на организацията.

Повечето хотели имат касови апарати, така че вместо BSO, командирован служител ще може да докаже факта на плащане за стая касиерски чек. Освен това хотелите трябва да издават документи, потвърждаващи самия факт на предоставяне на услуги за настаняване, както и фактура, ако са платци на ДДС.

При отразяване на разходите за издръжка следва да се има предвид, че в представените документи не трябва да се включват суми за храна на служителя, която, припомняме, се заплаща за сметка на дневните пари.

Има два варианта: или служителят ще се съгласи с представителите на хотела, така че цената на закуската да бъде включена в цената на настаняването и в документа изобщо да няма препратки към храна в местен ресторант, или счетоводителят ще има да „опакова“ отпуснатите суми в предвидените дневни пари, като ги удържи от последващи плащания.

Други пътни разходи

Може ли една организация да включи като разход разходите за заплащане на бизнес вечеря с партньори, проведена в ресторант по време на командировка?

При изчисляване на данъка върху дохода организацията може да вземе предвид като част от други разходи, свързани с производството и (или) продажбата, представителни разноски, посочени в ал. 2 на чл. 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация (клауза 22, клауза 1, член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Те включват по-специално разходи, свързани с провеждането на официални срещи, приеми (включително закуски, обеди или други подобни събития), обслужване на представители на други организации, участващи в преговорите, с цел установяване и (или) поддържане на взаимно сътрудничество, както и служители на организацията данъкоплатец, участваща в преговорите. В същото време възможността за отчитане на тези разходи не зависи от мястото на провеждане на такива събития.

Заключение: разходите за заплащане на бизнес вечеря с партньори, проведена в ресторант по време на бизнес (производствено) командировка, трябва да бъдат признати при изчисляване на данъка върху дохода по начина, предписан за счетоводни разходи за гостоприемство.

В същото време разходите за гостоприемство за целите на изчисляването на данъка върху доходите се вземат предвид само ако са икономически обосновани и документирани (клауза 1, член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Потвърждение: писма от Министерството на финансите на Русия No 03-03-06/2/11897 от 10.04.2013г. , No 03-03-06/1/675 от 01.11.2010г. , No 03-03-06/1/759 от 16.11.2009г.